ÍNDICE
1. INTRODUÇÃO ...2
2. DEFINIÇÕES E CONCEITOS ...2
3. OBJETIVO ...2
4. DIRETRIZES ...3
5. MELHORES PRÁTICAS DE GOVERNANÇA CORPORATIVA ...4
6. DIVULGAÇÃO DE INFORMAÇÕES E FATOS RELEVANTES ...4
7. CONTROLES INTERNOS ...4
8. COMPLIANCE ...5
8.1. PILARES DO PROGRAMA DE COMPLIANCE ...5
8.2. CÓDIGO DE ÉTICA ...5
8.3. POLÍTICAS CORPORATIVAS ...5
8.4. TREINAMENTOS ...6
8.5. COMPROMETIMENTO DA ALTA ADMINISTRAÇÃO ...6
8.6. CANAL DE DENÚNCIA ...6
8.7. MEDIDAS DISCIPLINARES ...7
8.8. LGPD ...7
9. PREVENÇÃO E COMBATE À CORRUPÇÃO ...7
10. SOCIOAMBIENTAL ...7
11. DISPOSIÇÕES FINAIS ...8
1. INTRODUÇÃO
A Governança Empresarial da Rodobens S/A tem por finalidade agregar valor aos seus acionistas, contribuir para a perenidade da empresa e estabelecer um nível adequado de transparência.
2. DEFINIÇÕES E CONCEITOS
Governança Corporativa Governança Corporativa é o sistema de gestão pelo qual uma empresa é dirigida e monitorada. Envolve o relacionamento entre acionistas, Conselho de Administração, Comitê de Auditoria, Auditoria Externa, Conselho Fiscal e Diretoria Executiva com as demais partes interessadas da Companhia.
Responsabilidade
Corporativa É a constante diligência da alta administração no sentido de zelar, com ética e transparência, pela perenidade da Rodobens S/A contemplando, para a sua sustentabilidade no longo prazo, o relacionamento com a comunidade de sua área de abrangência e a incorporação de aspectos sociais e ambientais na gestão de seus negócios.
Alta Administração Diretores e Conselheiros de Administração da Rodobens S/A.
Partes Interessadas Compreendem todos os entes envolvidos com os negócios e/ou operações da Companhia: acionistas, clientes, fornecedores, público interno, poderes públicos, a comunidade e o meio ambiente.
3. OBJETIVO
I. Aprimorar o relacionamento e a comunicação com todas as partes interessadas.
II. Garantir a efetividade da estrutura administrativa da Organização, que compreende as esferas estratégica, tática e operacional, mediante o estabelecimento de suas funções e responsabilidades.
III. Assegurar a adoção de práticas que busquem a perenidade da Organização, considerando os aspectos regulamentares, econômicos, sociais e ambientais envolvidos.
IV. Estabelecer estrutura de gestão e processos de tomada de decisão compatíveis com sua natureza e complexidade, resguardando a delegação de autoridade e a segregação de função.
V. Assegurar a divulgação tempestiva, precisa e clara de comunicados e de atos ou fatos relevantes inerentes às atividades da Rodobens.
VI. Respeitar os direitos dos acionistas, investidores, clientes, funcionários e demais stakeholders, com tratamento justo e igualitário, não permitindo, sob qualquer hipótese,
atitudes discriminatórias.
VII. Garantir conduta ética e transparente em todas as atividades e relacionamentos da Organização.
VIII. Garantir processos efetivos e independentes de gestão de riscos, de controles internos e de auditoria interna.
4. DIRETRIZES
A atuação da Rodobens S/A está baseada em princípios éticos, aderentes à sua Missão, Visão e Valores, cujas estratégias são elaboradas pelos seus dirigentes e compartilhadas por todos os seus empregados e colaboradores, de forma a garantir o fortalecimento, a reputação e a integridade do Grupo no mercado.
Quanto à Governança Corporativa, além das diretrizes estabelecidas pelo Código de Ética da Rodobens, são observados também os seguintes princípios:
• Transparência
Consiste no desejo de disponibilizar para as partes interessadas as informações que sejam de seu interesse e não apenas aquelas impostas por disposições de leis ou regulamentos. Não deve restringir-se ao desempenho econômico-financeiro, contemplando também os demais fatores (inclusive intangíveis) que norteiam a ação gerencial e que conduzem à preservação e à otimização do valor da organização.
• Equidade
Caracteriza-se pelo tratamento justo e isonômico de todas as partes interessadas (stakeholders), levando em consideração seus direitos, deveres, necessidades, interesses e expectativas.
• Prestação de contas
Os agentes de governança devem prestar contas de sua atuação de modo claro, conciso, compreensível e tempestivo, assumindo integralmente as consequências de seus atos e omissões e atuando com diligência e responsabilidade no âmbito dos seus papéis.
• Responsabilidade corporativa
Os agentes de governança devem zelar pela viabilidade econômico-financeira da organização, reduzir as externalidades negativas de seus negócios e de suas operações e aumentar as positivas,
levando em consideração, no seu modelo de negócios, os diversos capitais (financeiro, manufaturado, intelectual, humano, social, ambiental, reputacional etc.) no curto, médio e longo prazos.
• Decisões Colegiadas
As decisões mais relevantes no âmbito da Rodobens S/A são discutidas nos Comitês de Assessoramento, que recomendam definições ao Conselho de Administração (órgão colegiado).
5. MELHORES PRÁTICAS DE GOVERNANÇA CORPORATIVA
Como pilares da gestão, salientam-se o compromisso da alta administração da Rodobens S/A em todas as atividades e a realização constante de treinamentos, comunicados, campanhas sobre o tema e tratamento de incidentes, além da definição de objetivos e metas para a Gestão de Compliance e Integridade consistentes com a presente Política.
6. DIVULGAÇÃO DE INFORMAÇÕES E FATOS RELEVANTES
A Divulgação de informações e fatos relevantes no âmbito da Rodobens S/A possui diretrizes estabelecidas Política De Divulgação de Ato Ou Fato Relevante da Rodobens S. A, aprovada pelo Conselho de Administração, que disciplina o uso e a propagação de informações que, por sua natureza, possam ser classificadas como Fato Relevante.
A Rodobens S/A adota procedimentos que visam garantir a qualidade, transparência, veracidade, equidade e tempestividade na prestação de informações aos investidores e ao mercado de capitais em geral.
7. CONTROLES INTERNOS
Os Controles Internos da Rodobens S/A possuem diretrizes estabelecidas em manual próprio, aprovado pelo Conselho de Administração, que estabelece aos administradores, gestores e empregados, a adoção de procedimentos que visam propiciar a adequada segregação de funções, de modo a reduzir e monitorar, com a devida independência requerida, potenciais conflitos de interesses existentes nas áreas.
O Sistema de Controles Internos do Grupo é segmentado em linhas de defesa, cabendo a todos os integrantes dessas linhas a execução do gerenciamento dos controles internos.
8. COMPLIANCE
O Compliance da Rodobens S/A possui diretrizes, princípios e melhores práticas estabelecidas em Política própria, com o intuito de garantir o atendimento aos requisitos previstos em normas legais e regulamentares, o cumprimento dos seus objetivos negociais e institucionais e o atendimento às expectativas das partes interessadas, observando os padrões éticos e de integridade esperados.
8.1. Pilares do Programa de Compliance
O Programa de Integridade da Rodobens tem sido desenvolvido ao longo dos anos, sendo a área de Compliance responsável pela sua gestão.
• Prevenção: Conjunto de ações que tem por objetivo a mitigação de riscos empresariais;
• Monitoramento: Conjunto de ações que tem por objetivo detectar possíveis falhas ou descumprimento das políticas.
8.2. Código de Ética
É a consolidação da filosofia empresarial, construída desde a fundação da organização e ao longo das várias décadas de sua história. Define o comportamento esperado de todos os seus colaboradores na condução ética de suas atividades diárias. Seu cumprimento é obrigatório e demonstra a postura social da Rodobens frente os diferentes públicos com os quais interage.
8.3. Políticas Corporativas
As políticas internas representam regras complementares, subordinadas ao Código de Ética, que auxiliam no desenvolvimento e organização da atividade empresarial, estruturando responsabilidades e operações, estabelecendo fluxos de informações, alçadas de aprovação, competências, entre outras questões, visando evitar desvios ou inconformidades que possam ocorrer na execução dos objetivos corporativos.
Em alinhamento com as regras de governança estabelecidas pelo Conselho de Administração, toda política de alçada diretiva é validada pela Diretoria da área e posteriormente aprovada pela Diretoria Colegiada, sendo que as Políticas de alçada do Conselho de Administração são submetidas previamente para apreciação do Comitê de Auditoria e Riscos; Comitê de Estratégia e Transformação Digital, Comitê de Pessoas e Comitê de Integridade e Conduta Ética, que manifestam a sua recomendação ou não da respectiva ao referido órgão estatutário, que deliberará, na sequência, sobre a sua aprovação final.
8.4. Treinamentos
Os treinamentos são realizados com base nos temas de maior complexidade e atenção, visando a capacitação dos colaboradores e parceiros de negócio nas políticas internas, procedimentos operacionais e orientação básica nas leis de combate a corrupção.
Os treinamentos disponíveis podem ser encontrados na plataforma online da Universidade Rodobens, uma instituição corporativa de ensino técnico e de gestão do negócio. Os treinamentos fazem parte da Trilha Integridade e são obrigatórios a todos os colaboradores.
8.5. Comprometimento da Alta Administração
O programa é patrocinado e fomentado pela alta administração da Rodobens, com participação direta em comunicados e acompanhamento periódico dos resultados e dos riscos operacionais identificados, definindo estratégias para aboli-los.
8.6. Canal de Denúncia
A partir das melhores práticas do mercado, o Canal de Denúncia é disponibilizado para todos os colaboradores, clientes, parceiros, representantes, fornecedores e público em geral. Este é um canal de comunicação exclusivo para o relato de condutas antiéticas ou que violem a legislação vigente. O uso responsável do Canal de Denúncia é importante para a consolidação e o aperfeiçoamento da cultura ética na Rodobens.
As informações são registradas por uma empresa independente e especializada, assegurando sigilo absoluto e o tratamento adequado de cada situação pela alta administração, sem conflitos de interesses.
8.7. Medidas Disciplinares
O cumprimento de todas os documentos publicados é exigido de todos os Colaboradores da Companhia constituindo-se em violação a não observância aos preceitos nelas descritos, podendo acarretar a aplicação de medidas disciplinares, conforme diretrizes do Código de Ética da Rodobens S/A.
8.8. LGPD
A lei geral de Proteção de Dados é um compromisso assumido pela Rodobens S/A com clientes, fornecedores, parceiros e colaboradores. A governança em privacidade e proteção de dados pessoais ficará a cargo da área Compliance, cujo Encarregado é integrante.
9. PREVENÇÃO E COMBATE À CORRUPÇÃO
A Rodobens S/A dispõe de Política de Anticorrupção, com o intuito de adotar padrões mínimos de comportamento, procedimentos e controles de prevenção e combate à corrupção e atos lesivos praticados contra a administração pública, nacional ou estrangeira, dotar a instituição de procedimentos e controles para prevenir, monitorar e combater atos ou tentativas de corrupção, bem como reforçar o compromisso da Rodobens de cooperar com iniciativas nacionais e internacionais para prevenir essa prática, dentre outros princípios e diretrizes especificados em política própria.
As diretrizes estabelecidas na Política Anticorrupção devem ser observadas por todos os administradores, empregados, parceiros de negócios, fornecedores e prestadores de serviço da Rodobens S/A sociedades controladoras, controladas e sob o mesmo contrato, direta e indiretamente, e, terceiros que ajam em nome, em interesse ou em benefício da Rodobens.
10. SOCIOAMBIENTAL
Para garantir a preservação do meio ambiente e a prevenção das lesões e doenças, a Rodobens tem uma área dedicada para Responsabilidade Socioambiental que compreende que atuar com responsabilidade social é agir de maneira ética e transparente em todas as suas esferas e, por meio
de seu negócio contribuir para o desenvolvimento econômico da sociedade, zelando para que todos os recursos sejam utilizados de maneira consciente e sustentável.
A Rodobens identifica e controla os seus impactos ambientais significativos, assim como, os seus riscos substanciais de segurança e saúde, através do método estabelecido nos procedimentos fundamentais de aspectos e impactos ambientais e análises de riscos de segurança e saúde ocupacional.
11. DISPOSIÇÕES FINAIS
Esta Política está sujeita a revisões a cada dois anos, podendo ser revisada em periodicidade menor, caso necessário, em decorrência de alterações na regulamentação e/ou legislação aplicável ou, ainda, para refletir alterações nos procedimentos internos da Rodobens S/A.
