PLANO DE COMUNICAÇÃO - 7º CONGRESSO INTERNO
Público-alvo
• Trabalhadores da Fiocruz em geral, com ações específicas para
servidores públicos, delegados e observadores do 7º Congresso Interno. Objetivo geral
• Divulgação e mobilização para o 7º Congresso Interno. Objetivos específicos
• Informar a comunidade sobre todas as etapas do processo de construção e realização do 7º Congresso Interno;
• Mobilizar para o debate e incentivar a participação nos seminários e grupos de discussão;
• Dar transparência e visibilidade ao processo;
• Adequar a linguagem técnica da área de planejamento e gestão aos diversos níveis de entendimento dos participantes do evento.
Palavras-chave
Gestão, participação, integração, democracia, transparência, construção colaborativa, instituição pública estratégica, plano quadrienal, futuro.
Abrangência das ações propostas
Ações de comunicação Identidade visual
Criação de identidade visual para todo o material produzido para o 7º Congresso Interno (testeira para mensagens da lista Fiocruz-L, materiais impressos e digitais).
Impressos
1. Guia 1: Guia do 7º Congresso Interno
Descrição:
O impresso tem caráter informativo, de prestação de serviço especialmente para os delegados e observadores, com descrição sintética do processo de construção do 7º Congresso Interno e orientações sobre organização, temas e votações. Terá referências de documentos importantes e números representativos.
Periodicidade: única. Previsão: abril de 2014, 30 dias antes da data de realização do Congresso;
Especificações: formato 14 x 20 cm – 500 exemplares/versão em PDF para meios eletrônicos;
Público-alvo: delegados e observadores. Distribuição:
2. Guia 2: O que é o Congresso Interno da Fiocruz
Descrição:
O impresso explicativo do Congresso Interno, com histórico, importância e números representativos. Terá indicação de documentos importantes e números representativos, além de um texto sobre o status atual (caso o 6º não tenha sido concluído, explicar o motivo e os encaminhamentos; explicar o que será discutido no 7º Congresso Interno).
Periodicidade: única. Previsão: março de 2014;
Especificações: formato 14 x 20 cm –XXX exemplares/versão em PDF para meios eletrônicos;
Público-alvo: 850 novos servidores, do concurso de 2010. O Guia também ficará disponível para consulta de todos no site do Congresso. Distribuição: envio da versão digital pelo mailing do GAIS (e os impressos)
3. Cartas do Presidente/CD Fiocruz
Descrição:
Carta do presidente Paulo Gadelha e/ou Conselho Deliberativo da Fiocruz endereçada aos integrantes do Conselho Superior e carta para os ex-presidentes, comunicando sobre a realização do 7º Congresso Interno. Obs: será um convite?
Público-alvo: Conselho Superior da Fiocruz e ex-presidentes da Fundação.
4. Banners Descrição:
4.1. Banners de divulgação dos debates prévios e do Congresso, que serão afixados uma semana antes dos eventos nos campi do Rio de Janeiro. Confecção de 7 banners para as portarias dos campi de Manguinhos (principal e de pedestres da Avenida Brasil, Leopoldo Bulhões, Expansão), Farmanguinhos, IFF e Mata Atlântica. Dez dias antes da realização do Congresso, produzir banners também para alguns pontos dentro do Campus de Manguinhos (a definir).
Periodicidade: sempre na semana anterior aos eventos pré-congressuais e à plenária, cujas datas ainda não foram definidas.
Especificações: (obs: especificar tamanho maior, como o produzido para a campanha do presidente Paulo Gadelha, porque permite leitura melhor).
5. Filipetas Descrição:
Filipeta para divulgação da carta política de apresentação do documento de referência, assinada pelo presidente Paulo Gadelha. Outras filipetas, em tamanho menor, também poderão ser impressas e distribuídas nos campi do Rio de Janeiro para reforçar a divulgação dos eventos prévios e do próprio congresso, conforme avaliação caso a caso.
Periodicidade: na divulgação do documento de referência (previsão: fevereiro de 2014);
Especificações: para a carta política, formato A5, tiragem de 5.000 exemplares; para as demais filipetas, formato A7, tiragem de 3.000 unidades.
6. Cartazes Descrição:
Cartazes para divulgação do Congresso, com datas e programação, para serem afixados no transporte coletivo Fiocruz Saudável e nos ônibus de Bio-Manguinhos. Obs: Avaliar se as unidades regionais usariam cartazes. Periodicidade: 10 dias antes do Congresso Interno, que será em maio; Especificações: formato A3 (20 ônibus Fiocruz Saudável, X Bio-Manguinhos, Y para as unidades). A princípio, 50 cartazes.
Meio Eletrônico
7. Site Descrição:
Construção de um novo site com base na plataforma Drupal – a mesma usada pelo Icict no Portal da Fiocruz e pela CCS na Agência Fiocruz de Notícias -, ferramenta com mais recursos que a usada atualmente (Publique). O site Congresso Interno será o principal suporte para divulgação de notícias, publicação de documentos, armazenamento de fotos e de memória dos eventos anteriores, espaço para onde serão remetidos os links das mensagens enviadas pela lista de e-mails institucionais. Na testeira, terá o nome Congresso Interno, sem o número da edição do evento, permitindo que seja usado continuamente. Novidade: entrevistas /encontros on line, gravados ou em tempo real, sobre temas em discussão, na fase de preparação. Será divulgado um link para que as pessoas acompanhem a partir de suas estações de trabalho/computadores (como uma webconferência).
Prazo previsto: site no ar em março de 2014.
8. Correio eletrônico (listas Fiocruz-L e Delegados-L) Descrição:
O correio eletrônico de mensagens institucionais, com testeira do 7º Congresso Interno, será usado de forma permanente para divulgação de notícias, discussões preparatórias, documentos e do evento em si, em todas as suas fases. O objetivo é dar transparência, manter informados e contribuir para a participação dos trabalhadores da Fundação, por meio de mensagens enviadas para a lista Fiocruz-L; e mobilizar, com informações específicas, os delegados e observadores, que receberão também mensagens pela nova lista Delegados-L.
9. Intranet Fiocruz e das unidades Descrição:
Propor ao Icict a manutenção de um banner eletrônico na primeira página que remeta ao site do 7º Congresso Interno. Replicar com destaque as mensagens do evento enviadas à Lista Fiocruz-L para manter o público interno informado sobre cada fase do processo. Banner igual nos sites das unidades (link para site oficial).
10. Unidades, diretorias e escritórios Descrição:
A Coordenadoria de Comunicação Social mobilizará os assessores de comunicação da Fiocruz para que os materiais produzidos para o Congresso Interno sejam replicados nos diferentes veículos de comunicação interna das unidades, a exemplo da Intranet e das listas de e-mail, a fim de capilarizar estas ações de comunicação. O assunto será pauta permanente nas reuniões do Fórum de Assessores de Comunicação e nas reuniões do grupo de Comunicação Interna, que reúne CCS e diretorias.
11. WebTV Fiocruz Descrição:
Criação de vinheta e de fundo de tela especial para o Congresso Interno para difusão permanente de notícias sobre evento a partir de março de 2014. Antes desta data, a Comunicação Interna da CCS produzirá matérias para as editorias Notícias e Acontece, já fixas na programação. A WebTV permite veicular vídeos legendados que podem ser produzidos para divulgação.
12. Vídeo institucional
Descrição:
Produção de vídeo institucional/promocional para o 7º Congresso Interno. Argumento e briefing serão de responsabilidade da CCS, em parceria com a VPGDI/Comissão Organizadora. A gravação contaria com a presença do presidente Paulo Gadelha e integrantes da Comissão, estando prevista ainda articulação com o Ministério da Saúde para possibilidade de inclusão de sonora do ministro. Sugere-se que a
produção seja realizada pelo Canal Saúde. O material será veiculado no site do evento, bem como em outras mídias a serem definidas.
Periodicidade: única Especificações: a definir
13. Programas temáticos
Descrição:
A exemplo da última edição, serão preparados programas especiais de debates, a cargo da CCS e do Canal Saúde, com estímulo à participação da comunidade Fiocruz e possibilidade de interatividade durante a transmissão.
Periodicidade: a definir.
14.Vídeorreportagens
Descrição:
Produção de pequenas matérias em vídeo, para postar no Youtube com acesso via link enviado pelas mensagens da Lista Fiocruz-L, sobre discussões prévias e processo de organização. Nos dias do Congresso, matérias sobre os grupos de trabalho e plenárias. Poderão ser produzidos também pela CCS vídeos a partir do conteúdo dos guias impressos.
15. Redes sociais
Inserção de conteúdo institucional sobre o congresso interno nas páginas oficiais da Fiocruz nas redes oficiais (Facebook, Twitter, Flickr, YouTube), com vistas a dar visibilidade ao público externo.
16. Transmissão das plenárias e seminários via Serviço de Comunicação à Distância/Internet (SCD).
A Fiocruz está reestruturando as transmissões de eventos e o serviço de webconferências, de modo que o conjunto de funcionários da instituição, no Rio de Janeiro e em outros estados, acompanhem em tempo real, via computador, diferentes eventos da agenda da Fundação, como recentemente ocorreu nas eleições Fiocruz. Plenárias e seminários preparatórios do 7º Congresso Interno será transmitidos por meio do SCC.
Propaganda institucional - campanha Justificativa:
O 1º Congresso Interno da Fiocruz ocorreu há 25 anos, durante a presidência de Sergio Arouca. De 1988 até hoje, muitas mudanças aconteceram na instituição, que manteve a estrutura de representação por delegados eleitos nas unidades para deliberar sobre assuntos estratégicos relacionados ao macroprojeto institucional, sobre o regimento interno e sobre propostas de alteração do estatuto.
Com o objetivo de manter viva a memória e mostrar aos novos servidores e trabalhadores a importância do Congresso Interno, a proposta é produzir peças de propaganda institucional que remetam aos conceitos de transparência, democracia, participação e construção coletiva, divulgando periodicamente chamadas pelos veículos de comunicação já existentes e criando peças em suportes inéditos.
Proposta:
1. Banners em suportes especiais, que serão espalhados pelas edificações das unidades e diretorias dos campi do Rio de Janeiro. Obs: definir locais e quantidades. A princípio, 8: nos restaurantes do prédio da Asfoc e Bio-Manguinhos, Ensp, ESPJV, INCQS, IOC, IFF, Castelo Mourisco.
Periodicidade: início de maio, mês de realização do evento.
Especificações: modelos já vistos; especificar para compra/execução.
2. Painéis suspensos – os novos suportes de propaganda do Congresso Interno serão colocados em exposição dentro do restaurante do Pavilhão Carlos Augusto da Silva (sede da Asfoc).
Periodicidade: início de maio, mês de realização do evento.
Especificações: (Avaliar material, tamanho, local de fixação, quantidade, etc).
3. E-mails institucionais – produzir mensagens de propaganda, que serão divulgadas de acordo com o planejamento da campanha.
4. Animações para a WebTV – produzir propaganda institucional para a WebTV, com animações.
5. Vídeos de entrevistas – produzir vídeos legendados para a WebTV e Youtube, com pequenos depoimentos dos organizadores e delegados eleitos.
6. Áudios – mensagem de propaganda institucional para ser veiculada nos ônibus do transporte coletivo da Fiocruz, na semana do evento.
Fases programadas: detalhamento Fase 1
Criação da identidade visual;
Produção e divulgação de matérias sobre as etapas preparatórias; Definição do projeto e contratação de empresa para desenvolver o site;
Definição de projeto e viabilização dos banners em suportes especiais e painéis suspensos;
Criação e definição das etapas da campanha/propaganda institucional. Obs: as demais fases e detalhamento do plano de ação e da campanha de propaganda institucional estão sendo planejados. Também dependem do cronograma do próprio congresso.
