APOSTILA
LIVRO DE PONTO
DOCENTE
Jun / 2011
Diretoria Regional de Educação
Campo Limpo
Antes de Iniciar a digitação dos dados dos professores, não
se esqueça de salvar no seu computador uma cópia de
segurança
Livro de Ponto Docente
Base de Dados
Selecione o local desejado e mande salvar
Quando abrir o arquivo, fique atento as “guias”. Cada uma tem sua “função específica” e a única na qual se deve editar os dados (digitar, excluir, incluir) é na guia “DIGITAÇÃO”.
Os dados a serem digitados são:
Observe que foi incluído um novo grupo de dados. Nele deverá constar as nomenclaturas de todas as turmas de JEX ATRIBUIDOS do professor (com a mesma nomenclatura que deverá constar na FFI complemento).
Os campos em aberto (se o professor não possuir JEX e caso não seja necessário a utilização de todos os campos) deverão ser
OBRIGATÓRIAMENTE CANCELADOS. (utilize um dois ou três asteriscos. Ex: “***”)
No campo do horário, colocar o “horário exato” de cada hora aula (seu “início” e “fim”)
OBS: utilizar a letra “h” como separador.
Quando efetuar toda a digitação, verifique se os professores estão por ordem de RF (caso seja necessário execute o passo abaixo):
Na discriminação das salas, colocar exatamente a que o professor estará em regência no momento (nomenclatura padrão). Inclusive, “Horários Coletivos”, “Horas Atividades”, “TEX” e/ou “3ªA JEX”.
- selecione na guia de digitação todas as linhas que contenham dados (conforme explicativo da folha anterior), clique em “dados” – “classificar” (selecione RF e CL conforme imagem ao lado e clique em OK)
O Excel irá classificar todos os dados preservando a integridade das linhas.
OBS: Classificar “números e números armazenados como texto separadamente”
Pronto! Sua planilha já está pronta para ser transportada para o livro de ponto. Clique no espaço que existe entre o número da “primeira linha” e a “letra” da primeira coluna: você estará selecionando toda a planilha.
Clique em “editar”, “copiar” (ou clique ao mesmo tempo Ctrl+C), retorne para a guia de digitação e clique no número da primeira linha
Clique na guia de transferência, clique no espaço que existe entre o número da primeira linha e a letra da primeira coluna. “você estará selecionando toda a planilha. Clique em “editar”, “colar” (ou clique ao mesmo tempo Ctrl+V). Pronto! Os dados já estão transportados.
SEU LIVRO ESTÁ QUASE PRONTO
Todos os dados que foram digitados, já foram transportados para as duas folhas do livro, portanto...
OBSERVAÇÃO IMPORTANTE – na GUIA DE TRANFERÊNCIA, não se pode editar nenhum dado.
Nesta guia, na primeira folha, altere datas no cabeçalho, dias da semana, os dados do Secretário e do Diretor (respeitando o formato existente). Automaticamente, os dados necessários serão transportados para todas as demais folhas.
F.F.I. Complemento
Existe a possibilidade de utilização da numeração da página, mas lembre-se, este é um livro oficial, não pode tem dois
números “1 “(hum) no mesmo livro.
Clique na guia de “F.F.I. única”.
A estrutura Hierárquica deverá, “obrigatoriamente”, ser digitado na primeira folha da F.F.I. Única
Sábado e Domingo
O campo de Observação da F.F.I. Única, já esta vinculado com a F.F.I. Suplementar, retornando automaticamente os sábados e domingos (inclusive anulando o campo de assinatura)
Selecione a célula em que estiver escrito “Domingo”.
Observe que no campo da formula - “fx”, aparecerá a formula existente, e que “domingo” é apenas o resultado
Quando clicar no campo de assinatura, poderá verificar os “valores” que podem ser digitados para que o campo seja anulado.
Vale lembrar, que qualquer digitação deverá ser efetuada na coluna de observação e somente na primeira folha da aba.
A digitação deverá ser “exata” para obter o retorno desejado
Inserindo observações no Livro de Ponto
Sempre que ocorrerem eventos como: Férias, Recesso, Feriado, Ponto Facultativo e Ponte, digite no campo de observação da F.F.I. Única, o nome da ocorrência, que este automaticamente retornará para todo o livro. .
Termos utilizados para o preenchimento do Livro
de Ponto
Quando tratamos de preenchimento de livros oficiais devemos nos atentar aos termos previsto na legislação e nos sistemas utilizados para gerenciamento da vida escolar e da vida funcional. Ex: As nomenclaturas das classes do EOL, os Mnemônicos do SIGPEC, as especificidades das Jornadas , etc.
Vejamos alguns exemplos:
Quando discriminamos o horário de um professor com aulas atribuídas na EJA, podemos utilizar: 4ª ET A, 2ª ET A, etc.
Quando discriminamos o horário de um professor com aulas atribuídas no Ensino de 9 anos podemos utilizar: 3ªA (9A), 1ª A (9A), etc.
Quando discriminamos o horário de um professor readaptado podemos utilizar: LMD 1ºT, LMD 3ºT, etc.
Ou seja, as aulas constantes no livro de ponto deverão se reportar as nomenclaturas existentes na atribuição do EOL.
Quando discriminamos o horário de um professor de CEI, podemos utilizar: B II 2C, MG I 3A, etc.
PARA IMPRIMIR
Retorne para a guia “F.F.I. única”, e mande imprimir o número de professores existentes na sua escola, mais umas duas ou três folhas em branco (para serem utilizadas, caso entre um novo professor na escola)
Retire a primeira folha e coloque, novamente, as folhas na impressora, de forma que a “F.F.I. complementar de SME”, comece a ser impressa no verso da segunda folha.
Entre na guia “F.F.I. complementar de SME”, e mande imprimir o mesmo número de folhas que no passo anterior.
Mande imprimir a CAPA, o TERMO DE ABERTURA e o
TERMO DE ENCERRAMENTO. Agora é só juntar as folhas,
seguindo sua ordem de impressão e encadernar.
IMPORTANTE: antes de mandar imprimir todas as folhas, faça um
teste com duas ou três, verificando a forma correta de impressão do “verso do modelo da sua impressora”.
O EXCEL tem a peculiaridade de só conseguir efetuar a leitura adequada quando os dados são digitados corretamente e na forma como foi solicitado.
Não tenha pressa na execução de cada passo. Observe os detalhes de cada etapa e um ótimo trabalho!!!
Controle de Presença
No Controle de Presença serão necessários apenas três dados: 1ª Definição do Ano
2ª Definição do Semestre
3ª Definição do Mês (este irá determinar se é o CP frente e/ou verso) Digite o Ano.
selecione as opões de semestre: de JAN/JUN e/ou de JUL/DEZ.
Neste campo, digite apenas os meses de JANEIRO e/ou ABRIL.
PARA IMPRESSÃO DOS CPs
1º Semestre: Selecione a opção JAN/JUN, digite o mês de JANEIRO e
imprima a frente do CP, depois digite – ABRIL e o arquivo estará pronto para a impressão do verso.
2º Semestre: Selecione a opção JUJ/DEZ, digite o mês de JANEIRO e imprima a frente do CP, depois digite – ABRIL e o arquivo estará pronto para a impressão do verso.
Ponto Administrativo
No ponto administrativo, após digitação dos dados dos servidores no base de dados (guia de digitação)e copiá-los na área de transferência (igual ao livro docente).
Após essa etapa, entre na guia F.F.I e altera somente na primeira página os seguintes dados:
Nome na Unidade Estrutura Hierárquica
Os meses do período da F.F.I. – aqui os meses devem ser digitados
integralmente, sem abreviações.
Ano (com o formato de 4 dígitos)
Para o apontamento das aulas, nunca utilizar a letra “X”, pois esta, dependendo de interpretação poderá gerar pagamento e ou desconto.
Convencionalmente, as horas aulas não dadas no livro de ponto deverá ser registrada circulando-se a mesma com um traço vermelho (a famosa “bolinha”)
O saldo de horas aulas não dada deverá ser atualizado a cada nova ocorrência e até o mês de dezembro.
As nomenclaturas das classes para o livro de ponto poderão ter de 6 a 8 caracteres (dependendo da utilização de letras em CAIXA ALTA)
Todos os campos sem dados deverão ser inutilizados. (com exceção dos campos de registro das aulas dadas, horário, assinatura e observações)
As ausências do servidor durante o mês, deverão ser assinaladas no campo de observação manualmente.
NOTA: É essencial constar no livro de ponto as ocorrências de
frequências e da vida funcional do servidor, como: licenças, férias, afastamentos, faltas, designações, nomeações, exonerações, enquadramentos, evolução, penalidade, decretos (que alterem os dias de trabalho), reposições, etc. (sempre com o período e/ou a publicação do DOC)
O livro decente deverá ter a assinatura do Diretor e do Secretário de Escola. O livro administrativo deverá ser assinado pelo Diretor. (com exceção de sua própria folha que deverá ser assinada pelo Supervisor)
Os apontamentos (no SIGPEC), deverão constar no livro em seu respectivo mês.
A abertura e fechamento do livro deverá ser realizado na mesma dada, bem como as rubricas no numero das folhas.
Os horários do livro de ponto administrativo deverão ser os fixados para o ano letivo, salvo as alterações permitidas pela legislação em vigor. (não é permitido horas suplementares) .
IMPORTANTE: Lembre-se que as ocorrências, anotações e apontamentos constantes no livro de ponto reflete diretamente em toda a vida funcional do servidor
LEMBRETES
Patrícia Lacerda Jun / 2011
Diretoria Regional de Educação Campo Limpo RH Pagamento
