Relatório de Análise DRAPLVT Questionário de Satisfação para os Colaboradores. Agricultura Presente, um Projecto com Futuro

Relatório de Análise

da

DRAPLVT 2010

“Agricultura Presente, um Projecto com Futuro”

Direcção de Serviços de Planeamento e Controlo 4 de Março 2011

2 Período de recolha: 17 a 28 de Fevereiro de 2011

Dando cumprimento à Lei 66-B/2007 alínea f do nº2 do artigo 15, foi realizado o inquérito de satisfação aos colaboradores, cujo resultado constará no relatório de actividades da DRAPLVT.

Foi utilizado o modelo do inquérito do ano de 2010, modelo adaptado da DGAEP, e disponibilizado on-line, garantindo-se o anonimato e reduzindo despesas.

O inquérito pretendeu avaliar a opinião que os colaboradores têm da organização e da forma como ela esta a ser liderada, contribuindo para um melhor desempenho com as sugestões apresentadas.

Universo da amostra – 277 colaboradores

Foram estabelecidos seis conjuntos de questões temáticas

1. Satisfação global dos colaboradores com a organização 2. Satisfação com a gestão e sistemas de gestão

3. Satisfação com as condições de trabalho 4. Satisfação com o desenvolvimento da carreira 5. Satisfação com o estilo de liderança

6. Satisfação com as questões de higiene, segurança, equipamentos e serviços

A cada uma das questões apresentadas foi aplicada uma escala com quatro graus de satisfação:

1 = Muito Insatisfeito 2 = Insatisfeito 3 = Satisfeito 4 = Muito Satisfeito

Relatório de análise do Questionário de Satisfação para os

colaboradores da DRAPLVT - 2010

3 Do Universo da amostra apenas se apuraram 122 respostas, pelo que os resultados apresentados se reportam a 44% do universo existente.

44% 56% Universo da Amostra Questionários Recepcionados % 275 122 44

Constata-se que 56% dos trabalhadores não aderiram a este método de avaliação da Organização, ou porque não se sentem motivados ou por terem algumas reservas quanto ao anonimato das respostas.

Com os inquéritos obtidos, foi feito o tratamento dos resultados por grupos de questões de respostas, para evidenciar dentro de cada grupo a média do grau de satisfação.

No ano de 2009, o universo da amostra era representado por 303 trabalhadores e foram obtidas 153 respostas, equivalente a 51%.

4 Verifica-se que a média de respostas relativamente à satisfação global dos trabalhadores com a Organização, se situa num grau de satisfação = 4.

Comparativamente com os resultados obtidos no ano anterior, grau de satisfação =3, verifica-se uma maior satisfação.

Indicadores Média das respostas

1.1 Imagem da DRAPLVT] 3,84

1.2 Desempenho global da DRAPLVT 3,84 1.3 Nível de envolvimento dos colaboradores na organização e respectiva

missão

3,81

1.4 Nível de conhecimento que tem dos objectivos da DRAPLVT] 3,83 1.5] Envolvimento dos colaboradores para soluções de melhoria 3,67

MÈDIA 3,79 3,55 3,6 3,65 3,7 3,75 3,8 3,85 1 2 3 4 5

5 As respostas obtidas no grupo de questões relacionadas com a satisfação com a gestão e sistemas de gestão, apresentam-nos uma média geral de 3,69, o que equivale a um nível de satisfação = 4.

Em termos comparativos com o ano transacto houve uma evolução significativa, passando de um nível de satisfação = 2 para 4, verificando-se uma maior satisfação nas questões relacionadas com os dirigentes de topo (2.1.1. e 2.2.1) e na forma como são recompensados os esforços individuais (2.5), que passam de um grau de satisfação = insatisfeito, para muito satisfeito.

Indicadores Média das respostas

2.1.1 Dirigente de topo 3,92

2.1.2

Aptidão da liderança para conduzir a

organização (estabelecer objectivos, afectar

recursos, acompanhar actividades, etc) Dirigente intermédio 3,76

2.2.1 Dirigente de Topo 3,89

2.2.2

Aptidão dos Dirigentes para comunicar

Dirigente intermédio 3,85 2.3 Forma como o sistema de avaliação de desempenho tem sido realizado 3,1 2.4 Forma como os objectivos individuais e partilhados são fixados] 3,36 2.5 Forma como são recompensados os esforços individuais] 3,97

Média 3,69 0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 2.1.1 2.1.2 2.2.1 2.2.2 2.3 2.4 2.5

6 3,2 3,3 3,4 3,5 3,6 3,7 3,8 3,9 4 4,1 4,2 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5

O grupo de respostas relacionadas com a satisfação com as condições de trabalho, indicam que todas as respostas revelam um grau de satisfação = 4.Também neste grupo de questões e comparativamente com o ano anterior o grau de satisfação aumenta de 3 para 4.

De realçar que as questões 3.4 e 3.5 passam de um grau de insatisfeito para muito satisfeito.

Indicadores Média das respostas

3.1 Ambiente de Trabalho 4,12

3.2 Modo como a organização lida com os conflitos, queixas ou problemas pessoais _3,77

3.3 Horário de trabalho 4

3.4 Igualdade de oportunidades para o desenvolvimento de novas competências

profissionais _3,58

3.5 Igualdade de tratamento na organização 3,55

Média _3,80

7 2,7 2,8 2,9 3 3,1 3,2 3,3 3,4 3,5 4.1 4.2 4.3 4.4

Na satisfação com o desenvolvimento da carreira, as respostas situam-se num grau de satisfação =3, sendo o grupo de questões do inquérito que apresenta um grau de satisfação mais baixo, contudo, ao comparar os resultados com o ano de 2009, consta-se que todos os itens passaram de insatisfeito para satisfeito.

Indicadores Média das Respostas 4.1 Politica de gestão de recursos humanos existente 3,36 4.2 Oportunidades criadas pela DRAPLVT para desenvolver novas competências 3,45 4.3 Acções de formação que realizou até ao presente 3,38 4.4 Igualdade de oportunidades nos processos de promoção 3,01

Média _3,30

8 Com excepção da questão 5.8, em que se obtém satisfeito, nas restantes questões relacionadas com a satisfação com o estilo de liderança, os colaboradores sentem-se muito satisfeitos.

Relativamente ao ano anterior passou-se de um grau de satisfação = 3 para um grau de satisfação = 4

Indicadores Média das Respostas 5.1 Lidera através do exemplo 3,72 5.2 Demonstra empenho no processo de mudança 3,81 5.3 Aceita criticas construtivas 3,83 5.4 Aceita sugestões de melhoria 3,87 5.5 Estimula a iniciativa das pessoas 3,72 5.6 Promove acções de formação 3,55 5.7 Promove a divulgação das orientações da tutela junto dos colaboradores 3,83 5.8 Reconhece e premeia os esforços individuais e da equipa 3,34

Média 3,70 3 3,1 3,2 3,3 3,4 3,5 3,6 3,7 3,8 3,9 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8

9 3,45 3,5 3,55 3,6 3,65 3,7 3,75 3,8 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5

Os colaboradores da DRAPLVT, de 2009 para 2010 passaram de satisfeitos a muito satisfeitos com as condições que dispõem no seu local de trabalho

Indicadores Média das respostas 6.1 Condições das instalações 3,58

6.2 Condições de higiene 3,63

6.3 Equipamentos de comunicação disponíveis 3,7 6.4 Equipamentos informáticos disponíveis 3,73

6.5 Software disponível 3,76

Média 3,68

6. Satisfação com as condições de higiene, segurança, equipamentos e serviços

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Avaliação Global Média das Respostas 1 Satisfação global dos colaboradores com a Organização 3,79 2 Satisfação com a gestão e sistemas de gestão 3,69 3 Satisfação com as condições de Trabalho 3,80 4 Satisfação com o desenvolvimento da carreira 3,30 5 Satisfação com o estilo de liderança 3,70 6 Satisfação com as condições de higiene, segurança, equipamento e

serviços 3,68 Média 3,66 3,00 3,10 3,20 3,30 3,40 3,50 3,60 3,70 3,80 1 2 3 4 5 6

Os seis agrupamentos de questões apresentam uma média de satisfação = 3,66 o que equivale a muito satisfeito.

Comparativamente com o ano anterior, regista-se um maior grau de satisfação, em todos os grupos de questões, só o grupo de questões nº4 (Satisfação com o desenvolvimento da carreira), se encontra num nível de satisfação =3, passando no entanto de insatisfeito, para Satisfeito.

Sugestões, por grupos de questões:

Ao contrário do ano anterior, verificou-se uma participação elevada dos colaboradores na apresentação de sugestões e/ou comentários à actividade da DRAPLVT. Dos questionários respondidos, foram retiradas as sugestões/comentários e agrupadas conforme o formato do inquérito, tentando apresentar todas as ideias expressas, de uma forma global.

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GRUPO 1

- Maior responsabilização dos colaboradores e maior liberdade de acção;

- Melhorar a divulgação das competências e responsabilidades da DRAPLVT junto dos destinatários;

- Aumentar a interacção entre colaboradores e dirigentes, nomeadamente fomentando a realização de reuniões entre a cadeia hierárquica;

- Aumentar a abertura e envolvimento entre os vários departamentos e actividades valorizando o reconhecimento e troca de experiencias profissionais;

- Consolidar a utilização de normativos a nível nacional;

- Melhorar os canais de comunicação interna de modo a envolver todos os colaboradores, desenvolvendo acções que estimulem e fortifiquem o relacionamento interpessoal, espírito de grupo e partilha de conhecimento;

- Melhorar as condições do atendimento através da concentração das várias competências, evitando as deslocações do utente pelas várias unidades orgânicas e diminuindo o tempo de espera;

GRUPO 2 –

- Maior envolvimento dos dirigentes intermédios nas decisões. Maior delegação de competências e de poder de decisão;

- Maior conhecimento dos dirigentes intermédios das áreas funcionais de que são responsáveis e formação, ao nível da motivação dos seus colaboradores;

- Estabelecimento de objectivos “em cascata “ e de modo a envolver todos os colaboradores; - Definição dos objectivos de forma partilhada e participativa, de modo a que os mesmos sejam reconhecidos pelo colaborador;

12 - Motivar e recompensar os esforços individuais, sem reduzir estas acções a iniciativas que se traduzam num aumento de despesa;

- Definição de objectivos em função não só da quantidade mas também da qualidade do serviço prestado, uma vez que esta se reflecte nos utilizadores da DRAP;

- Maior critério na definição dos objectivos, tendo em conta que estes reflectem apenas uma parte do trabalho desenvolvido, uma vez que existem actividades com peso e que não são consideradas nos objectivos definidos;

- Acompanhamento e avaliação semestral dos objectivos definidos, com reuniões sectoriais e relatórios mensais do trabalho desenvolvido, para análise de problemas e soluções dos mesmos.

- Salvaguardar o interesse dos trabalhadores para que o notador quando tenha requerido a aposentação seja obrigado a notar os colaboradores de acordo com a lei.

GRUPO 3 – Satisfação com as condições de trabalho

- Alteração do horário rígido para o flexível com existência de uma plataforma fixa e possibilidade de fazer apenas uma hora de almoço em vez de hora e meia;

- Aproveitamento das competências existentes para a formação interna dos recursos; - Respeitar as competências técnicas dos colaboradores;

- Maior envolvimento dos dirigentes em todos os processos de trabalho de modo a melhor percepção das necessidades, de soluções dos problemas permitindo ultrapassar os obstáculos; - Incrementar o trabalho de equipa;

- Possibilitar a igualdade de oportunidades de desenvolvimento de novas competências profissionais.

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GRUPO 4 –

- Promover a valorização profissional dos colaboradores; - Tornar mais transparente o processo de avaliação;

- Assegurar a gestão de recursos humanos de modo a garantir de uma forma eficiente a transmissão de conhecimentos das tarefas desenvolvidas pelos trabalhadores que se reformam;

- Reactivar as actividades ligadas à promoção da cooperação inter-empresarial e à sociedade do conhecimento;

- Melhorar a divulgação das prioridades e objectivos anuais da DRAPLVT; - Colmatar a falta de colaboradores em áreas específicas;

- Adequar a formação profissional ministrada às habilitações dos participantes; - Criar oportunidades de progressão na carreira;

- Critérios de avaliação objectivos, em resultado do desempenho patenteado;

- Melhorar a política de recursos humanos desenvolvendo abordagens mais amplas no sentido da promoção da igualdade de oportunidades de todos os trabalhadores;

- Aumentar as competências dos colaboradores na área da informática; - Implementar medidas que promovam a motivação dos colaboradores; - Reconhecer o esforço individual para desenvolver novas competências;

- Sensibilizar os colaboradores para a participação em congressos, Seminários ou colóquios, organizados pela DRAPLVT ou por outras instituições, na sua área de actuação;

- Estabelecer objectivos exequíveis, claros e mensuráveis; - Melhorar o diálogo entre avaliadores e avaliados.

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GRUPO 5 –

- Reconhecimento do trabalho prestado e estímulo à iniciativa pessoal;

- Dirigente intermédio dotado do conhecimento relativo aos processos de trabalho de cada colaborador, para que possa fazer uma avaliação justa.

- Fomentar o trabalho de equipa; que nalguns sectores é imprescindível;

- Reconhecer a formação e informação como fundamentais ao bom desempenho; - Desenvolvimento de acções/encontros de formação ou reciclagem periódicas.

GRUPO 6 –

- Melhoria do sistema de comunicações e actualização dos softwares disponíveis;

- Melhorar a gestão do espaço das salas de forma adequada ao nº de funcionários existentes /sala.

- Instalações antigas, sem condições de higiene e segurança no trabalho. – Melhorar a rapidez das ligações informáticas;

- Melhorar a manutenção e limpeza das viaturas.

- Substituição dos aparelhos de ar condicionado FNAC, com mais de 20 anos, existentes nas salas do Edifício B, alguns dos quais já deixaram de funcionar.

- Na maioria das instalações existem deficiências ao nível de: Iluminação; climatização; pintura; mobiliário (nomeadamente cadeiras para funcionários e utentes); área de trabalho individual muito reduzida, não permitindo a privacidade do atendimento; acesso a pessoas portadoras de deficiência, salas de espera;

15 - Nas Caldas da Rainha, isolar (calafetar) as janelas do edifício para melhorar o ambiente dentro das instalações. Durante grande parte do Inverno a temperatura das salas está bastante abaixo do limiar do conforto, o que inevitavelmente baixa a produtividade dos trabalhadores.

- Equipamentos com mais capacidade de resposta para que o trabalho se torne mais célere; - Cumprimento pelas imposições legais, nomeadamente no que diz respeito às acessibilidades para deficientes;

- Maior exigência ao nível da limpeza das instalações; - Climatização e manutenção dos edifícios;

- Disponibilização de equipamentos ergonomicamente adequados à postura e conforto de alguns locais de trabalho;

Outras sugestões: (Este item pretendia obter dos colaboradores sugestões relativas a redução de custos)

- Racionalização na utilização dos recursos não só ao nível do papel e energia mas também das comunicações e deslocações;

- Melhorar a organização de trabalho, criando condições para que o arquivo esteja mais acessível e as respostas às solicitações sejam mais rápidas;

- Calafetação das janelas (em mau estado de conservação), para manutenção da temperatura interior;

- Não permitir o uso das instalações fora do horário de trabalho (sendo ele rígido) pois implica mais luzes ligadas, pc's, ar condicionado e aquecedores. Havendo necessidade para um alargamento excepcional desse horário o mesmo teria de ser autorizado superiormente. O acesso ao sistema pelos utilizadores também seria "barrado" fora desse horário e permitido com orientações superiores;

- Utilização do GPL nas viaturas, mais económico, mais amigo do ambiente;

- Instalação de painéis fotovoltaícos nos edifícios, de modo a reduzir a factura da EDP e, se possível fornecer energia excedente, originando assim uma fonte de receita;

- Colocação de sensores de iluminação, nos corredores e casas de banho, de modo a que as luzes permaneçam acesas o tempo estritamente necessário.

16 - Substituição de todo o sistema de iluminação tradicional, por sistemas economizadores de energia;

- Instalar em todos os serviços centrais e locais, equipamentos de reciclagem de papel, tinteiros e outros equipamentos;

- Auditorias internas à forma como cada um trabalha e gere o seu tempo e a forma como são usados os recursos que a DRAP disponibiliza;

- Verificação dos quilómetros efectuados para a realização das actividades; - Redução do número de fotocópias;

- Realização de protocolos com empresas que dêem contrapartidas relativamente ao material a reciclar;

- Uma boa e atempada manutenção de instalações, equipamentos e viaturas, evita a deterioração dos bens reduzindo assim os custos de grandes intervenções;

- Fazer um investimento controlado na aquisição de viaturas, de modo a que anualmente o valor utilizado em reparações seja convertido em viaturas novas sem custos de manutenção, de modo a renovar a frota pelo menos de cinco em cinco anos.

- Maior controlo na utilização das Ajudas de Custo e uso de viaturas para serviço pessoal; - Elaboração de Ordens de Serviço, Circulares e Instruções de Procedimentos;

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Conclusão

Do Universo de 275 colaboradores, apenas 44% aderiram a dar a sua opinião sobre a Organização e o modo como está a ser gerida, propondo soluções de melhoria.

Comparativamente com o ano anterior, verificou-se uma diminuição de 7% das respostas, manifestando no entanto uma evolução positiva no grau de satisfação dos colaboradores passando de Satisfeito, para Muito Satisfeito.

Relativamente ao pedido de sugestões, verificou-se que os colaboradores para além de aderirem a essa formulação, aproveitaram esta oportunidade para fazer comentários que traduzem o desânimo resultante dos constrangimentos ao nível da aplicação do SIADAP, nomeadamente a forma da classificação de serviço, aplicação de quotas, desigualdade de oportunidades, definição dos objectivos individuais, etc.

A análise realizada centrou-se apenas nas sugestões.

É intenção da Direcção proceder, à semelhança do que foi efectuado relativamente às propostas no inquérito de 2009, à implementação das medidas sugeridas pelos colaboradores, desde que devidamente enquadradas e dentro das suas atribuições.

Terminamos este Relatório com a sugestão deixada por um colaborador:

“ A minha melhor sugestão é para que todos os colaboradores da DRAPLVT continuem com a sua dedicação extraordinária, para que todos juntos e com espírito de equipa consigamos ultrapassar todos os desafios que temos pela frente, e assim conseguir atingir todos os objectivos individuais e colectivos da DRAPLVT. Se isso acontecer, eu tenho a certeza que iremos, todos, sair vencedores “

Santarém, 11 de Março de 2011 DSPC

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MODELO DE QUESTIONÁRIO UTILIZADO

Este inquérito é anónimo e, destina-se a avaliar a opinião que os colaboradores têm sobre a DRAPLVT, de modo a aferir o seu grau de satisfação com o serviço.

O seu contributo é indispensável.

1= Muito Insatisfeito, 2 = Insatisfeito, 3 = Satisfeito, 4= Muito Satisfeito

* - Dirigente directo do trabalhador

1. Satisfação Global dos colaboradores com a organização Grau de

Satisfação Satisfação com ….

1 2 3 4

Sugestões de melhoria que queira fazer

1.1 – Imagem da DRAPLVT

1.2 – Desempenho global da DRAPLVT

1.3 – Nível de envolvimento dos colaboradores

na organização e respectiva missão

1.4 – Nível de conhecimento que tem dos objectivos da DRAPLVT

1.5 – Envolvimento dos colaboradores para

soluções de melhoria

2. Satisfação com a gestão e sistemas de gestão

Grau de Satisfação Satisfação com ….

1 2 3 4

Sugestões de melhoria que queira fazer

Dirigente de Topo 2.1 – Aptidão da liderança para

conduzir a organização (estabelecer objectivos, afectar recursos, acompanhar

actividades, etc) Dirigente Intermédio *

Dirigente de Topo 2.2 – Aptidão dos Dirigentes para comunicar

Dirigente Intermédio* 2.3 – Forma como o sistema de avaliação de desempenho tem sido realizado

2.4 – Forma como os objectivos individuais e partilhados são fixados 2.5 – Forma como são recompensados os esforços individuais

19 1= Muito Insatisfeito, 2 = Insatisfeito, 3 = Satisfeito, 4= Muito Satisfeito

3. Satisfação com as condições de trabalho

Grau de Satisfação Satisfação com ….

1 2 3 4

Sugestões de melhoria que queira fazer

3.1 – Ambiente de Trabalho

3.2 – Modo como a organização lida com os conflitos, queixas ou problemas pessoais

3.3 – Horário de trabalho

3.4 – Igualdade de oportunidades para o

desenvolvimento de novas competências profissionais 3.5 – Igualdade de tratamento na organização

4 . Satisfação com o desenvolvimento da carreira

Grau de Satisfação Satisfação com ….

1 2 3 4

O que falta para que o seu grau de satisfação seja 4?

4.1 – Politica de gestão de recursos humanos existente 4.2 – Oportunidades criadas pela DRAPLVT para desenvolver novas competências

4.3 – Acções de formação que realizou até ao presente 4.4 – Igualdade de oportunidades nos processos de promoção

5 . Satisfação com o estilo de liderança

Grau de Satisfação Satisfação com …

1 2 3 4

Sugestões de melhoria que queira fazer

5.1 – Lidera através do exemplo

5.2 – Demonstra empenho no processo de mudança 5.3 – Aceita critica construtivas

5.4 – Aceita sugestões de melhoria 5.5 – Estimula a iniciativa das pessoas 5.6 – Promove acções de formação

5.7 – Promove a divulgação das orientações da tutela junto dos colaboradores

5.8 – Reconhece e premeia os esforços individuais e da equipa

20 1= Muito Insatisfeito, 2 = Insatisfeito, 3 = Satisfeito, 4= Muito Satisfeito

MUITO OBRIGADO PELA SUA COLABORAÇÃO

6 . Satisfação com as condições de higiene, segurança, equipamentos e serviços Grau de Satisfação Sugestões de melhoria

que queira fazer Satisfação com ….

1 2 3 4

7.1 – Condições das instalações 7.2 – Condições de higiene

7.3 – Equipamentos de comunicação disponíveis 7.4 – Equipamentos informáticos disponíveis 7.5 – Software disponível