Apostila Coordenador

Apostila

Índice

Passo-a-passo para acessar ... 5

Acesso aos dados do aluno ... 6

Consultando o cadastro de alunos ... 9

Consultando a matrícula de alunos ... 10

Registrando e tratando ocorrências de alunos ... 11

Registrando e consultando parecer descritivo de alunos ... 16

Consultando frequência ... 17

Caixa Postal ... 18

Envio de E-mail ... 19

Para seu conhecimento ... 20

Monitorando lançamento dos professores... 21

Anexos ... 22

Anexo 1 (Ficha Cadastral) ... 22

Anexo 2 (Espelho de Notas) ... 23

Anexo 3 (Boletim) ... 23

Anexo 4 (Ficha Individual) ... 24

Anexo 5 (Extrato de Ocorrências) ... 25

Anexo 6 (Gráfico de Ocorrências)... 25

Anexo 7 (Parecer Descritivo) ... 26

Anexo 8 (Parecer Descritivo com Nota) ... 27

Anexo 9 (Frequência) ... 28

Anexo 10 (Alunos Faltantes)... 29

Anexo 11 (Faltas Acumuladas) ... 29

Anexo 12 (Faltas Acumuladas no Período) ... 30

Anexo 13 (Dados Cadastrais) ... 30

Anexo 15 (Grade Curricular) ... 31

Anexo 16 (Corpo Docente) ... 32

Anexo 17 (Quadro de Horário – Professor) ... 32

Anexo 18 (Recuperação – Notas Necessárias) ... 33

Anexo 19 (Alunos em Recuperação – por turma)... 33

Anexo 20 (Alunos em Recuperação) ... 34

Anexo 21 (Ata de Resultado Final) ... 34

Anexo 22 (Recuperação por Frequência)... 35

Anexo 23 (Mapa de Homologação – Médias Anuais) ... 35

Anexo 24 (Relação Alunos Aprovados)... 36

Anexo 25 (Relação Alunos Reprovados)... 36

Anexo 26 (Monitoramento Frequência/Conteúdo Ministrado) ... 36

Utilidades para o Coordenador

Módulo Gestão

Prezado Coordenador, esse sistema também é seu!

Bem-vindo coordenador, o material a seguir foi preparado de forma a atribuir a você a função de gerenciador das possibilidades pedagógicas de uso do ASP Gestão Educacional Online. Entendemos que um caminho possível para a concretização de uma proposta de gestão on-line eficiente reside no redimensionamento do papel do coordenador. Por estar presente no cotidiano das escolas, atuando diretamente com alunos, pais, professores, funcionários e comunidade, este educador pode e deve ser instrumentalizado para sensibilizar os demais atores a se apropriarem desta importante ferramenta.

Consideramos fundamental que todos desenvolvam a capacidade de entender interações e relações em

sistemas escolares.

Nesse sentido, apostamos inicialmente na disponibilidade do grupo de coordenadores das instituições que utilizam o ASP Gestão Educacional Online, como organizador do trabalho. Portanto, será o coordenador o elemento catalisador deste processo, o responsável por colher e repassar informações, suscitar discussões acerca das decisões a serem tomadas sobre a alimentação do sistema. Em outras palavras, quando você consegue compreender as ferramentas do ASP como aliadas para a potencialização do trabalho, você agrega “seguidores”.

Com este material você poderá ficar bem informado acerca das possibilidades e vantagens do uso do sistema.

Algumas boas razões para o setor pedagógico usar esta ferramenta:

Melhoria na organização do ensino: maior precisão no armazenamento de informações (frequência, notas, conteúdos trabalhados, ocorrências, etc.); acesso rápido à vida escolar do aluno; flexibilidade no registro do planejamento; praticidade, atualização constante e acompanhamento processual do rendimento dos alunos por meio da média parcial e dos relatórios referentes à vida escolar; possibilidade de estruturação de simulados.

Favorecimento do trabalho em equipe: possibilidade de maior interação e fluência na comunicação entre professores e coordenadores quanto aos conteúdos trabalhados, à vida escolar da turma e/ou de um aluno em especial; conhecimento e partilha das decisões pedagógicas tomadas por cada professor; melhoria no processo de acompanhamento e intercâmbio do trabalho entre coordenação, professores, pais e aluno;

Garantia de transparência do processo educativo: possibilidade de acompanhamento constante dos envolvidos no processo por meio do fácil acesso à vida escolar do aluno; melhoria na qualidade do atendimento à clientela; probabilidade de mudança de atitude do aluno em relação a sua aprendizagem, em virtude do conhecimento da sua situação escolar (o que precisa dar mais atenção, em que pode melhorar, quais são as dificuldades específicas...);

Atuação coerente com a legislação educacional: maior segurança quanto à avaliação (uma vez que as situações de aprendizagem do aluno são registradas e comunicadas processualmente); documentação concreta das decisões educativas tomadas (o que possibilita maior visibilidade às ações do corpo docente); utilização precisa dos registros (documentação oficial) referentes à vida escolar do aluno; maior profissionalização e ética na ação docente.

Sua colaboração é muito importante!

Alguns dados que são necessários para alimentar a fonte da qual serão gerados todos os documentos e possibilitará o funcionamento adequado do ASP Gestão Educacional Online.

Os dados relacionados abaixo são importantíssimos e devem ser repassados por você, Coordenador, à pessoa (Gestor ASP) que irá passar para o sistema. São eles:

Número de turmas e sua classificação (A, B, C...);

As disciplinas que serão ministradas em cada turma (Português, Matemática...); Os períodos (bimestral, trimestral, semestral...);

Os turnos (matutino, vespertino, noturno);

Os cursos (Educação infantil, Ensino fundamental, Ensino médio, Ensino superior); Periodicidade (duração do curso: anual, semestral);

Calendário Anual (com feriados, recessos, férias, reinício das atividades); Relação dos professores por turma, com suas respectivas disciplinas; Grade de horário;

Carga horária das disciplinas por série; Fórmulas de avaliação;

Fórmulas para determinar a recuperação e periodicidade (se houver);

Número de avaliações por matéria para cada período (se preferir pode deixar este número livre); Conteúdos programáticos para cada série;

Relação de ocorrências que deseja parametrizar (definir junto aos professores).

Parece muita coisa, mas não é. Todo o coordenador tem em mãos todos estes dados, pois fazem parte de seu trabalho. Repasse para a pessoa indicada o quanto antes e logo o sistema poderá ser utilizado sem problemas e de acordo com o real funcionamento de sua Instituição.

Tendo isso em mente, você verá a seguir passos que visam lhe orientar em como obter, todas as informações necessárias para auxílio e melhoria de seu trabalho. Você irá navegar entre as possibilidades do ASP Gestão Educacional Online que são mais importantes para seu dia-a-dia na instituição, viabilizando assim um maior conhecimento e melhor aplicação destas ferramentas do sistema.

Passo-a-passo para acessar

1. Acesse a página do sistema por intermédio do endereço www.gennera.com.br.

2.Acione a opção “Login”.

As informações de Instituição, Login, Senha e Resposta Secreta deverão ser repassadas a você pelo responsável do sistema na Instituição de Ensino.

3. Se você não souber ou tiver esquecido sua senha e/ou resposta secreta, clique em “Esqueci Minha Senha” e informe seu e-mail, exatamente o mesmo que está cadastrado no seu registro no Módulo Gestão, e o sistema encaminhará a senha e a resposta secreta ao seu e-mail.

4. Se este for o seu primeiro acesso ao módulo, o sistema solicitará alteração de senha:

Acesso aos dados do aluno

5. É de grande importância que o coordenador da instituição possua fácil e direto acesso às informações

acadêmicas dos alunos matriculados. A forma mais simples e ágil para acessar esses dados é por meio da tela Gerencial\Consulta Genérica.

Assim, será apresentada a tela abaixo, que servirá para consulta

.

Basta informar o código do aluno, ou efetuar a pesquisa utilizando o nome do aluno (+Ana Carolina+), selecionando a série e ano desejados. Desta forma, a tela a seguir será apresentada com informações sobre a matrícula do aluno no ano e série selecionados, sendo que estas serão subdivididas em pastas para melhor visualização.

5.1 Na pasta Matrícula são apresentadas informações sobre a matrícula do aluno, como a data em que foi

feita, a situação, a informação de quem é o responsável acadêmico do aluno, assim como a turma em que está matriculado. Além dessas informações serão apresentados três links de acesso rápido:

- Cadastro – direcionamento para a tela de cadastro do aluno pesquisado (detalhado a seguir); - Ficha Cadastral – direcionamento para o relatório de ficha cadastral do aluno pesquisado (ver anexo 1).

- Matrícula – direcionamento para a tela de matrícula do aluno pesquisado (detalhado a seguir).

5.2 Em Disciplina é apresentada a relação das disciplinas em que o aluno está matriculado:

5.3 Na pasta Notas Parciais é apresentada a nota registrada para cada avaliação aplicada pelo professor

no decorrer do período. Permite também a emissão direta do Espelho de Notas, por intermédio do link de acesso rápido (ver anexo 2).

5.4 Após o cálculo das médias de determinado período, é possível verificar as informações do boletim do

aluno por meio da pasta Médias e Frequência, onde, além da apresentação das médias, são disponibilizados também links de acesso rápido ao Boletim e a Ficha Individual do aluno (ver anexos 3 e 4).

5.5 Outra possibilidade disponibilizada pela “Consulta Genérica” é uma lista das ocorrências registradas

para o aluno consultado, permitindo emitir um relatório de Extrato de Ocorrências utilizando novamente o link de acesso rápido (ver anexo 5).

5.6 Na tela de “Consulta Genérica” você pode verificar os protocolos solicitados pelo aluno junto à

Secretaria.

Consultando o cadastro de alunos

6. A tela a seguir também pode ser acessada por meio do link de acesso rápido ”Cadastro aluno” da

consulta genérica, pasta matrícula. É a tela onde são registradas todas as informações pessoais do aluno e onde podem ser consultadas e editadas.

6.1 Nesta tela a pesquisa é efetuada informando o código ou nome do aluno e clicando em pesquisar, com

isso os campos da tela serão apresentados com as informações que foram previamente cadastradas para ele.

Nela você encontra informações de endereço, filiação, enfermaria, entre outros.

Consultando a matrícula de alunos

7. Além dos dados da matrícula visualizados na consulta genérica, pasta matrícula, há a possibilidade de

consultar outras informações pertinentes utilizando a tela abaixo, que também é acessada pelo link direto “Matrícula do Aluno”.

7.1 Ao pesquisar uma matrícula já registrada no sistema, várias informações serão mostradas em cinza,

pois não são passíveis de alteração. Aqui aparecerão novamente as informações separadas por pastas, permitindo uma visualização mais organizada.

Nesta tela é possível emitir ou reemitir alguns relatórios de utilização necessária no momento da matrícula.

Registrando e tratando ocorrências de alunos

8. As ocorrências listadas na pasta “Ocorrências” da consulta genérica devem ser previamente registradas

para que possam ser apresentadas nesta tela. O coordenador é uma das pessoas que pode efetuar esse registro, tendo também a possibilidade de atender ocorrências registradas por outros funcionários e setores da Instituição. Algumas ocorrências já estarão previamente cadastradas no sistema.

8.1 Veja como efetuar o registro de uma ocorrência no sistema, seja para um único aluno ou para um

grupo deles.

Para registrar uma ocorrência cometida por um aluno ou por uma turma, você deve primeiramente acessar o item de menu “Ocorrência”.

8.2 Nesta tela você deverá primeiro informar o código do aluno, e ao ser apresentados os demais campos

da tela registrar o tipo de ocorrência (neste caso a ocorrência é individual), colocar também a data de acontecimento, bem como o professor e disciplina na qual esta aconteceu.

8.3 Feito isso você pode salvar a tela. A ocorrência será registrada para o aluno determinado e caso seja

solicitado o envio de e-mail, será apresentada, além da mensagem de salvamento, uma mensagem de que o mesmo foi enviado com sucesso.

8.4 Outra possibilidade para registro de ocorrências é a opção “Ocorrência por Turma”. Quando uma

ocorrência é cometida por mais alunos ou por toda a turma, utilize esta tela para registrar. Ela tem funcionamento um pouco diferente da anterior.

8.5 Ao inserir os dados da série e turma, os campos para inserção dos dados da ocorrência serão

apresentados.

8.6 Passe as informações da ocorrência e vá para a pasta “aluno”.

8.7 Aqui serão selecionados os alunos relacionados à ocorrência cadastrada na pasta anterior. Para isto,

basta clicar sobre o quadrado à esquerda do nº de diário de cada aluno.

8.8 Feito pode-se salvar a ocorrência. Desta forma ela estará registrada no sistema e poderá ser tratada

9. A próxima tela é de “Atendimento” e serve para verificar como proceder para atender uma ocorrência:

9.1 Nesta tela serão visualizadas apenas as ocorrências que estão vinculadas ao setor de seu usuário

(coordenador), ou seja, um usuário de coordenação poderá ver apenas as ocorrências para as quais a coordenação pode efetuar atendimento ou receber aviso.

9.2 Selecione a ocorrência que irá atender, marcando o campo no início da linha e passe à pasta

“Ocorrência”.

9.3 Nesta tela crie uma ocorrência de atendimento (campo “Tipo”) à ocorrência cometida pelo aluno. Faça

isso preenchendo os campos pertinentes e marcando, no fim da tela, a qual ocorrência se refere a este atendimento.

Para a ocorrência ir para atendimento, ela deve exceder um limite de registros que deve ser definido previamente junto ao Gestor ASP.

9.4 Nesta tela você também poderá apenas encaminhar a ocorrência para ser tratada por outro setor,

selecionando o campo “setor”, bem como agendar uma nova data para atendimento, utilizando o campo “data agendamento”.

9.5 Feito isso, salve para registrar o atendimento da ocorrência ou consultar as demais pastas da tela, que

9.5.1 HISTÓRICO: Traz um histórico das ocorrências registradas para esse aluno.

9.5.2 PUNIÇÃO: Apresenta as ocorrências que resultaram em afastamento do aluno da Instituição de

Ensino. Para o sistema esse afastamento significa uma punição.

9.5.3 ESTATÍSTICAS: Mostra uma estatística básica das ocorrências relacionadas a esse aluno, para

rápida visualização. Apresenta a quantidade total de ocorrências de cada tipo.

9.5.4 CARTA: Possibilita cadastrar o motivo da carta que será gerada automaticamente pelo ASP para

9.5.5 OCORRÊNCIAS POR SETOR: Apresenta uma lista com todas as ocorrências do aluno

vinculadas ao setor (setor do seu usuário).

9.6 Depois de registrar ou tratar uma ocorrência você poderá emitir alguns relatórios de verificação como

gráficos e extratos de ocorrências.

9.6.1 Primeiramente veja a tela de “Ocorrência de Aluno”:

Nesta tela você poderá emitir extratos das ocorrências cometidas pelo aluno, informando os dados solicitados na tela e selecionando o modelo de relatório que gostaria de emitir (ver anexo 5).

9.6.2 Outra opção para visualização e controle de ocorrências é a parte de “Gráficos”, sendo que por

intermédio desta tela você poderá emitir alguns gráficos para verificação do tipo de ocorrência cometido com mais frequência na Instituição. A emissão pode ser feita por turma ou série (ver anexo 6).

Registrando e consultando parecer descritivo de alunos

10. O parecer descritivo de alunos pode ser cadastrado pelo professor diretamente pelo Módulo Professor,

mas você, Coordenador, também pode ter acesso a essas informações para edição ou cadastro. O acesso é feito pela tela Acadêmico \ Notas/Frequência \ Parecer Descritivo:

10.2 Com isso serão listados os alunos da turma. Clique no ícone “folha em branco” , ao lado do campo, para cadastrar os pareceres. Depois de incluído, deve-se clicar no ícone “duas páginas” para ler o parecer total e incluir novas informações.

10.3 Esta é a tela apresentada ao se clicar no ícone “folha em branco” , onde é digitado o parecer descritivo.

10.4 Após o cadastramento ou edição dos pareceres, salve as informações. Lembre que o sistema possui

relatórios adequados para emissão desse parecer, podendo ser apresentado sozinho ou acompanhado de notas (ver anexos 7 e 8).

Consultando frequência

11. Levando em consideração que a frequência dos alunos é digitada pelo professor diariamente no Módulo Professor, ela também torna-se disponível para que você as visualize diariamente. Essa visualização se dá

11.1 Dentro de cada subitem do menu apresentado acima existem vários modelos diferentes de relatórios

para serem consultados, de acordo com sua necessidade (ver anexos 9, 10, 11 e 12). As telas para emissão possuem funcionamento bastante similar, onde você deve informar os dados solicitados, selecionar o modelo de relatório que vai emitir e acionar o botão pesquisar para efetuar a emissão.

Caixa Postal

12. O coordenador, assim como professores, alunos e demais funcionários da Instituição que utilizam o ASP,

pode ter acesso a uma caixa postal para comunicação entre si. Essa função tem por objetivo melhorar a comunicação interna na Instituição, não servindo para contato com os responsáveis dos alunos, sendo que este contato será feito por intermédio de outra funcionalidade do Módulo Gestão.

12.1 Utilizando a caixa postal você poderá enviar e receber e-mails para esclarecer dúvidas dos alunos,

Pode-se utilizar a função “Caixa de Entrada” para verificar todos os e-mails recebidos e “Caixa de Saída” para todos os e-mails enviados.

Em “Nova Mensagem” pode-se inserir as informações que irão no corpo do e-mail. Em “endereços” você visualiza a lista com os endereços de contato de todos os usuários cadastrados no sistema (professores, alunos, funcionários).

Vale lembrar que a caixa postal é uma forma de comunicação interna do ASP Gestão Educacional Online, ou seja, não é possível enviar nem receber mensagens de e-mails externos (gmail, hotmail, etc.), apenas dos endereços que aparecem na tela “Endereços”, que são e-mails gerados de forma automática pelo sistema para as pessoas cadastradas no módulo gestão (professores, funcionários e alunos).

Envio de E-mail

13. Para comunicação com pais e responsáveis por envio de e-mail, você pode utilizar a tela de “Envio de E-mail”, na qual consegue enviar, de uma única vez, e-mail para todos os pais de uma série ou para todos os

alunos, sem que seja necessário criar um grupo de endereços.

13.1 Nesta opção serão utilizados como destino os e-mails informados no cadastro dos pais e alunos,

sendo que somente receberão este e-mail aqueles que tiverem optado por receber esse tipo de notificação no momento da matrícula.

13.2 Informe nesta tela os dados da série, turma ou aluno para o qual enviará este e-mail, quais pessoas

devem recebê-lo, bem como montar e editar o corpo da mensagem e anexar algum arquivo que os interessados devam receber. Feito isto, clique no envelope e o e-mail será enviado.

Para seu conhecimento

14. No ASP está disponibilizado o Portal Professor e o Portal Aluno, que é a porta de entrada do sistema

para professores e alunos.

Neste portal, tanto os alunos quanto os professores só poderão acessar informações que passarão por prévia autorização. O Gestor irá liberar o que for autorizado pela direção e coordenação da escola.

Portal Professor:

Monitorando lançamento dos professores

15. Para monitorar os lançamentos de notas, frequência e conteúdo programático realizados pelos

professores através do Portal Professor e certificar-se de que as informações estão sendo disponibilizadas em dia, você poderá verificar algumas informações através dos relatórios de monitoramento.

15.1 No menu Relatório \ Escolar \ Acadêmico \ Professor apresentado acima, existem três modelos

diferentes de relatórios para serem consultados, de acordo com sua necessidade (ver anexos 26 e 27). Para emissão você deve informar os dados solicitados, selecionar o modelo de relatório que deseja e acionar o botão “Imprimir” para efetuar a emissão.

Anexos

Serão listados a seguir alguns relatórios tratados nos itens acima e outros que não foram, mas que podem e devem ser utilizado por você, coordenador, para facilitar seu trabalho junto à Instituição de Ensino.

Anexo 1

Anexo 2

Menu: Gerencial \ Consulta Genérica (pasta Nota) ou

Relatório \ Escolar \ Acadêmico \ Espelho de Notas

Anexo 3

Menu: Gerencial \ Consulta Genérica (pasta Boletim) ou

Anexo 4

Menu: Gerencial \ Consulta Genérica (pasta Boletim) ou

Anexo 5

Menu: Gerencial \ Consulta Genérica (pasta Ocorrência) ou

Ocorrência \ Relatório \ Ocorrência de Aluno

Anexo 6

Anexo 7

Menu: Gerencial \ Consulta Genérica (pasta Boletim) ou

Anexo 8

Menu: Gerencial \ Consulta Genérica (pasta Boletim) ou

Anexo 9

Anexo 10

Menu: Acadêmico \ Frequência \ Relatório \ Falta em um dia

Anexo 11

Anexo 12

Menu: Acadêmico \ Frequência \ Relatório \ Planilhas falta Período.

Anexo 13

Anexo 14

Menu: Relatório \ Escolar \ Acadêmico \ Quadro de Horários

Anexo 15

Anexo 16

Menu: Relatório \ Escolar \ Acadêmico \ Professor

Anexo 17

Anexo 18

Menu: Relatório \ Escolar \ Acadêmico \ Recuperação

Anexo 19

Anexo 20

Menu: Relatório \ Escolar \ Acadêmico \ Recuperação

Anexo 21

Anexo 22

Menu: Relatório \ Escolar \ Acadêmico \ Recuperação

Anexo 23

Anexo 24

Menu: Relatório \ Escolar \ Acadêmico \ Recuperação

Anexo 25

Menu: Relatório \ Escolar \ Acadêmico \ Recuperação

Anexo 26

Anexo 27