Minicurso de Excel 2010
Introdução ao Excel: Básico, Fórmulas, Funções,
Gráficos e Tabela Dinâmica
O presente minicurso visa introdução as noções sobre planilha eletrônica Excel voltada para alunos e comunidade.
Julio Francisco Barros Neto Maio de 2013
Expediente
UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEARÁ
DEPARTAMENTO DE ESTATÍSTICA E MATEMÁTICA APLICADA
CURSO DE ESTATÍSTICA
PROGRAMA DE EDUCAÇÃO TUTORIAL – PET - ESTATÍSTICA
Autores:
Julio Francisco Barros Neto
Tutor do PET-Estatística
Petianos
Ageu dos Santos da Silva Xavier
Antônia Izabella Sombra de Santiago
Aristéa Ribeiro Carvalho
Bruna Nadielle Ferreira Brito
Cleiton Ricardo Monteiro
Eduardo Cândido de Oliveira
Cauan Salmito Cruz de Lima
Francisco Jucelino Matos Júnior
Hellano Vieira de Almeida
Jamila Fernandes Moura
Jislayne Rodrigues Cavalcante
Letícia Freire Cruz de Sousa
Lucas Pinheiro de Goes Carneiro
Rodney Vasconcelos Fonseca
Talita Melo Negreiros Freitas
Vinícius Silva Osterne Ribeiro
I.
INTRODUÇÃO
As planilhas eletrônicas são programas que se assemelham a uma folha de trabalho (folha de cálculo), na qual se pode inserir ou importar dados ou valores em forma de tabela e fazer uso da grande capacidade de cálculo e armazenamento em computador para conseguir efetuar trabalhos que dificilmente seriam resolvidos com uma calculadora, lápis e papel. A tela do computador se transforma numa folha onde se pode observar uma sequência de linhas (rotuladas por números) e colunas (rotuladas por letras).
A cada encontro de uma linha com uma coluna tem-se uma célula onde se pode armazenar textos, valores, funções ou fórmulas para os cálculos. Esta estrutura é similar em todas planilhas eletrônicas desde a sua criação nos anos 80 do século passado.
O professor Richard Mattessich (1961) foi o pioneiro com o conceito de planilha eletrônica para uso comercial. Rene Pardo e Remy Landau co-inventaram uma linguagem de desenvolvimento, o "LANPAR" (Language for Programming Arrays at Random), a qual possibilitou o início da junção do conceito de planilha com a computadorização da mesma.
A primeira planilha eletrônica desenvolvida não foi lançada originalmente pela Microsoft. Por volta da década de 1980, a VisiCalc, da VisiCorp, foi a pioneira, utilizando a plataforma DOS. Posteriormente, surgiu a Multiplan (Microsoft), seguida da criação do Lotus 1-2-3 (IBM) e, em 1985, o Excel (Microsoft), aperfeiçoando o conceito de planilha eletrônica e possibilitando fácil acesso tanto em computadores Apple quanto Windows. Uma breve história sobre as planilhas eletrônicas pode ser consultada peloo endereço
http://www.dssresources.com/history/sshistory.html.
O Excel é, atualmente, um dos softwares mais populares dentro das empresas. É praticamente impossível realizar análises de dados sem utilizá-lo ou ter programas similares - que são programas alternativos da solução do Excel. Para profissionais de diversas áreas, inclusive estatísticos, a ferramenta se torna uma das mais acessíveis e indispensáveis para lidar com dados de pesquisas, tendências de mercado e tarefas similares.
O Excel oferece, inicialmente, em uma única pasta de trabalho 3 planilhas, mas é claro que você poderá inserir mais planilhas conforme sua necessidade.
FIGURA I.1. Logo de Inicialização da Planilha Eletrônica Excel 2010
A Interface
A interface do Excel segue o padrão dos aplicativos Office, com ABAS, Botão Office, controle de Zoom na direita. O que muda são alguns grupos e botões exclusivos do Excel e as guias de planilha no rodapé à esquerda.
FIGURA I.2. Ambiente de Trabalho da Planilha Eletrônica Excel 2010
FIGURA I.3. Guias de Planilhas do Excel 2010
Ao iniciar o Excel, um arquivo terá três guias de planilha, estas guias permitem que se possa em um único arquivo armazenar mais de uma planilha, ou seja, tem-se três planilhas inicialmente. Ao final da Plan3 temos o ícone de inserir planilha que cria uma nova planilha. Ao se clicar com o botão direito do mouse em uma planilha existente pode-se realizar manipulações com as planilhas, conforme FIGURA I.4.
FIGURA I.4. Manipulação com Planilhas dos Guias de Planilhas do Excel 2010
Na janela que é mostrada é possível inserir uma nova planilha, excluir uma planilha existente, renomear uma planilha, mover ou copiar essa planilha, ocultar ou reexibir, etc...
Mov iment açã o na p lanilh a
Para selecionar uma célula ou torná-la ativa, basta movimentar o retângulo (cursor) de seleção para a posição desejada. A movimentação poderá ser feita através do mouse ou teclado. Com o mouse pode-se selecionar uma célula, basta dar um clique em cima dela e observer que a célula na qual se clicou é
mostrada como referência na barra de fórmulas. Se você precisar selecionar mais de uma célula, basta manter pressionado o mouse e arrastar, selecionando as células em sequência.
FIGURA I.5. Movimentação na planilha – Seleção de Única Célula e de Múltiplas Células Sequenciadas
Se precisar selecionar células alternadamente, clique sobre a primeira célula a ser selecionada, pressione CTRL e vá clicando nas que você quer selecionar.
FIGURA I.6. Movimentação na planilha – Seleção de Diferentes Células não Sequenciadas
Pode-se também utilizar o teclado para realizar movimentos na planilha, neste caso usa-se a combinação das setas do teclado com a tecla SHIFT ou CTRL.
FIGURA I.7. Movimentação na planilha – Uso do Teclado
Ent rad a de t extos , números e fórmula s
Na área de trabalho do Excel podem ser digitados caracteres (textos), números e fórmulas. Ao finalizar a digitação de seus dados, você pode pressionar a tecla ENTER, ou com as setas mudar de célula, esse recurso somente não será válido quando estiver efetuando um cálculo. Caso precise alterar o conteúdo de uma célula sem precisar redigitar tudo novamente, clique sobre ela e pressione F2, faça sua alteração e pressione ENTER em seu teclado.
Sa lvand o e Ab r ind o Arquivos
Para salvar uma planilha o processo é igual ao feito no Word, clique no botão Office (menu
Arquivo) e clique Salvar ou clique no ícone no formato de “disquete” ou aperte simultaneamente as teclas CTRL e B.
FIGURA I.8. Salvando um arquivo em Excel
Dê um nome ao arquivo, defina o local onde ele deverá ser salvo e clique em Salvar, o formato padrão das planilhas do Excel 2010 é o .xlsx, se precisar salvar em .xls para manter compatibilidade com as versões anteriores é preciso clicar em tipo definir como Pasta de Trabalho do Excel 97 – 2003 ou ainda escolher outros formatos.
Ao se clicar no menu Arquivo, há diversas opções, entre elas Salvar, Salvar Como, Abrir, Fechar, etc, conforme FIGURA I.9.
Para abrir um arquivo existente, clique no botão Office (menu Arquivo) e depois no botão Abrir, localize seu arquivo, clique sobre ele e depois em Abrir (FIGURA I.10), também pode ser usado o atalho
CTRL+A.
FIGURA I.10. Abrindo um Arquivo no Excel
T ec las d e At a lh o
No Excel há inúmeras teclas de atalhos que facilitam a execução de comandos. No endereço
http://office.microsoft.com/pt-br/excel-help/atalhos-de-teclado-no-excel-2010-HP010342494.aspx há detalhamento dos acessos rápidos aos comandos e funções. Por exemplo, CTRL+SHIFT+% aplica o formato Porcentagem sem casas decimais ao conteúdo de célula com informações numéricas.
Op era dores e Funç ões
A função é um método utilizado para tornar mais fácil e rápido a montagem de fórmulas que envolvem cálculos mais complexos e vários valores.
Existem funções para os cálculos matemáticos, financeiros, estatísticos, lógicos, endereçamento, etc. Por exemplo, a função =SOMA(A1:A10) é equivalente a operação
=(A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10), só que com a função o processo passa a ser mais fácil e
rápido.
Ainda conforme o exemplo, pode-se observar que é necessário sempre iniciar um cálculo com sinal de igualdade (=) e usa-se nos cálculos a referência de células (A1) e não somente valores. A quantidade de argumentos empregados em uma função depende do tipo de função a ser utilizada. Os argumentos podem ser números, textos, valores lógicos, referências, etc, dependendo do tipo de função utilizada.
Refer ênc ia
Uma referência no Excel é uma representação de uma célula ou intervalo numa fórmula. Por exemplo, na fórmula =SOMA(A5;B$3) , há duas referências A5 e B$3.
Existem dois tipos de referência no Excel, a relativa e a absoluta. As referências são identificadas numa range (intervalo) de acordo com sua notação, as do tipo absoluta precedem de um sinal de $ em sua notação e relativas não são precedidas por nenhum caractere.
Numa indicação (range) como D$6 interpreta-se que a coluna D está em referência relativa e a
linha 6 está em referência absoluta, uma vez que o mesmo está precedido do sinal $. Todas as
combinações possíveis de referências estão listadas no QUADRO 1.
O sinal de $ significa que o Excel não irá incrementar o(s) valor(es) da(s) coluna(s) e/ou linha(s) especificada(s) (ou decrementar).
QUADRO 1. Tipos de referências no Excel
Estilo de Referência Significado
$A$1 Tanto a referência à coluna e à linha são fixos, ou seja, não serão feitos incrementos ou decrementos durante o procedimento de cópia do Range ou quando se executar uma operação de procedimentos.
$A1 Apenas a referência à coluna é absoluta (fixo). Não ocorrerão incrementos ou decrementos durante operações de cópia/preenchimento, mas nas linhas sim. A$1 Os incrementos ou decrementos só ocorrerão ao nível de colunas em operações
de cópias/preenchimentos.
A1 Linha e coluna são referência relativas, ou seja, incrementos ou decrementos ocorrerão em ambos nas operações de cópias/preenchimentos.
Para ilustrar os casos, considere a configuração apresentada na tabela abaixo: FIGURA I.11. Exemplo de Estilo de Referências
(a) (b)
Na FIGURA 10a, na célula D6 tem-se a soma de duas ranges (células) B2 e B3. Observe a representação dessas células: B$2 significa que a coluna B está inserida em referência relativa e a linha 2 está inserida em referência absoluta. Enquanto que, $B3 significa que a coluna B está inserida em referência absoluta e a linha 5 está inserida em referência relativa. Em relação à FIGURA 10b, ao se copiar o conteúdo de D6 para E7, chega-se a seguinte situação: observe que os valores incrementados foram apenas os que estavam em referência relativa, ou seja, sem o sinal de $. Além disso, os tipos de referência foram preservados durante a cópia da célula, isto é, B$2 passou a ser C$2 (incrementou-se a coluna) e $B3 passou a ser $B4 (incrementou-se a linha)
DICA: No modo de edição da célula, pressione a tecla F4 para alternar seu modo de referência. Se estiver editando, por exemplo, a célula D5 e apertar F4, ela se tornará $D$5. Apertando F4 novamente, torna-se D$5. Repetindo o comando, torna-se $D5. E, finalmente, ao repetir novamente o comando, obtém-se D5.
Existe uma ressalva em se tratando de referências absolutas. Suponha que você possua a situação demonstrada conforme FIGURA I.12 e que se deseja inserir uma linha entre as linhas 10 e 11. Se isso for feito, o Excel automaticamente alterara a referência $B$10 para $B$11, porque ele manterá a célula D12 apontando para o valor 10. Se desejar realmente fazer com que uma célula sempre se refira à B10, mesmo incluindo/excluindo linhas ou colunas, então deverá usar a sintaxe: =INDIRETO("B10"), uma vez que "B10" será interpretado pelo Excel como uma string (cadeia de caracteres), e não como uma referência que possa se reconhecida.
FIGURA I.12. Cuidado com Referências Absoluta e Relativa
Op era dores
Operadores são símbolos matemáticos que permitem fazer cálculos e comparações entre as células. Os operadores no Excel são apresentados na FIGURA I.13
FIGURA I.13. Operadores no Excel para cálculos e comparações
Para melhor se entender a importância dos operadores, considere a Planilha apresentada na FIGURA I.14.
Observe que o conteúdo de algumas células é maior que a sua largura, pode-se ajustar isso da seguinte forma: Se for precisar alargar uma coluna, posiciona-se o mouse entre as colunas, e observe que o mouse fica com o formato de uma flecha de duas pontas, pode-se arrastar o mouse para definir a nova largura, ou pode-se dar um duplo clique que fará com que a largura da coluna ajuste-se ao maior conteúdo de uma linha referente à coluna a ser ajustada. Pode-se ainda clicar com o botão direito do mouse e escolher Largura da Coluna, conforme FIGURA I.14, que resultará no formato apresentado na FIGURA I.15.
FIGURA I.14. PLANILHA EXEMPLO: BALANÇO DE VENDA DE PRODUTOS
FIGURA I.15. Ajustando largura de coluna
O objetivo desta planilha é realizar o balanço de vendas da empresa LPZZ Comércio LTDA, loja 01. Vários cálculos e ajustes deverão ser feitos para que se possam analisar fatores como lucro total, receita, estoque, entre outros. Para tal, utilizamos alguns operadores e comandos do Excel.
Para o cálculo da receita total, deve-se verificar a receita de cada produto (REC) que consiste da multiplicação entre quantidade vendida (QV) e preço unitário de venda (PUV), precise-se, portanto, utilizar o operador de multiplicação (*), no caso, tem-se que a quantidade está na célula D5 e o valor unitário que está na célula E5, multiplicados deve reger o conteúdo da célula F5,ou seja, 1875 sendo a receita com venda do produto CANETA PRETA.
Poder-se-ia fazer o seguinte cálculo =1250*1,5 que traria o mesmo resultado, porém bastaria alterar o valor da quantidade vendida ou do Preço Unitário de Venda para que seja preciso fazer novamente o cálculo. O correto é então é fazer =D5*E5, conforme FIGURA I.17, com isso o cálculo é feito referenciando as células, independente do conteúdo delas, tal operação fará a multiplicação, desde que nelas se tenha um número. Observe que as células do operador ficam destacadas e a fórmula também é apresentada no espaço para relacionar o conteúdo de uma célula.
FIGURA I.17 – Utilização do Operador Multiplicação (*)
Observe que ao fazer o cálculo, este também é colocado na barra de fórmulas, e mesmo após pressionar ENTER, ao clicar sobre a célula onde está o resultado, pode-se ver como se chegou ao resultado pela barra de fórmulas.
O mesmo procedimento poderia ser utilizado para as células F5 a F10, o que seria bastante cansativo, levaria muito tempo e estaria sujeito a erros. Quando se tem uma sequência de cálculos, como no exemplo, o Excel permite que se faça um único cálculo e ao se posicionar o cursor do mouse no canto
inferior direito da célula da primeira fórmula o cursor se transforma em uma cruz (não confundir com a
seta branca que permite mover o conteúdo da célula) e ao se pressionar o mouse e arrastá-lo até onde se deseja, uma cópia da fórmula será feita, poupando-se tempo. A FIGURA I.18 apresenta o procedimento e seu resultado final.
O mesmo poderia ser feito, selecionando-se primeiramente a célula F5, utilizando-se o atalho
CTRL+C, depois, selecionando-se com o mouse as células F6 a F10, e em seguida, utilizando-se o atalho CTRL+V.
FIGURA I.18. Copiando Fórmulas no Excel
Para calcular o total da receita com as vendas dos produtos, poder-se-ia utilizar o seguinte cálculo F5+F6+F7+F8+F9+F10, porém, isso não seria nada prático em planilhas, principalmente em planilhas maiores. Quando se tem sequências de cálculos o Excel permite a utilização de funções. No caso a função a ser utilizada é a função SOMA, a sua estrutura é =SOMA(Celini:Celfim), ou seja, inicia-se com o sinal de igualdade (=), escreve-se o nome da função, abrem-se parênteses, clica-se na célula inicial da soma e arrasta-se até a última célula a ser somada, este intervalo é representado pelo sinal de dois pontos (:), e fecham-se os parênteses.
Embora se possa fazer manualmente na célula o Excel possui um assistente de função que facilita e muito a utilização das mesmas em planilha. Na ABA Página Inicial do Excel, dentro do grupo Edição, existe o botão de função, conforme FIGURA I.19.
FIGURA I.19. Operador de função AUTOSOMA.
A primeira função é justamente Soma, então clique na célula e clique no botão de função. Observe conforme a FIGURA I.20 que o Excel acrescenta a soma e o intervalo de células, ao se pressionar ENTER o resultado da função será apresentado.
FIGURA I.20. Somando os conteúdos das células
O lucro por produto pode ser obtido pela fórmula apresentada na FIGURA I.21. Observe a utilização dos parênteses para composição da fórmula, =(E5-G5)*D5 para o caso do produto CANETA PRETA. O lucro total (célula H11) poderia ser obtido através dos mesmos procedimentos utilizados para a determinação do F11 (receita total), desta forma, pode-se utilizar cópia do conteúdo da F11 na célula H11, utilizando-se dos atalhos CT RL+C e CTRL+V.
FIGURA I.21. Calculando o Lucro por Produto e Lucro Total
O Estoque do mês corrente (EMC) de cada produto é obtido utilizando-se o operador subtração (-), que corresponde ao estoque do mês anterior (EMA) menos a quantidade vendida (QV). A FIGURA I.22 apresenta tal resultado para todos os produtos. Observe que somente a célula I5 apresenta valor negativo. Tal resultado pode ter sido obtido ou pela digitação ou informação errada da EMA ou QV do produto CANETA PRETA. Desta forma o valor deve ser verificado.
FIGURA I.22. Verificando Estoque
F ormataç ão d e Cé lulas
A formatação de células no Excel é muito semelhante a formatação de fonte no Word, basta apenas que a célula ou intervalo de células onde será aplicada a formatação esteja selecionada, se precisar selecionar mais de uma célula, basta selecioná-las. As opções de formatação de célula estão na ABA Página Inicial (FIGURA I.23).
Tem-se o grupo Fonte que é utilizado para alterar a fonte a ser utilizada, o tamanho, aplicar negrito, itálico e sublinhado, linhas de grade, cor de preenchimento e cor de fonte. Ao clicar na faixa do grupo será mostrada a janela de Fonte (FIGURA I.24). Observe que se pode utilizar o atalho CTRL+SHIFT+F.
FIGURA I.24. Janela de Formatação de Fonte de Células
A guia mostrada nesta janela é a Fonte, nela se tem as opções tipo da letra, estilo, tamanho, sublinhado e cor. Observe que há menos recursos de formatação do que no MS Word.
A guia Número permite que se formatem os números de suas células. Ele é dividido em categorias e dentro de cada categoria ele possui exemplos de utilização e algumas personalizações como, por exemplo, na categoria Moeda em que é possível definir o símbolo a ser usado e o número de casas decimais (FIGURA I.25). Na formatação Número pode-se utilizar o recurso de cores distintas para números negativos ou positivos, no caso, vermelho para valores negativos. Na planilha exemplo, na coluna EMC (Estoque o mês corrente), o valor -250 será apresentado em vermelho.
FIGURA I.25. Guias Número e Moeda no procedimento de Formatação de Células
A guia Alinhamento permite definir o alinhamento do conteúdo da célula na horizontal e vertical, além do controle do texto. A guia Bordas permite adicionar bordas a sua planilha, embora a planilha já possua as linhas de grade que facilitam a identificação de suas células, você pode adicionar bordas para dar mais destaque. A FIGURA I.26 ilustra ambos as guias
FIGURA I.26. Guias Alinhamento e Borgas em Células
Há ainda a guia Preenchimento que permite adicionar cores de preenchimento às células e a guia
Proteção que bloqueia ou oculta partes do sua planilha.
FIGURA I.27. Guias Preenchimento e Proteção
Com relação a Planilha exemplo anterior, inicialmente seleciona-se todas as células de valores em moeda. Pode-se utilizar a janela de formatação como visto antes, como se pode também ir ao grupo
FIGURA I.28. Formatando Células de conteúdo monetário (Grupo Moeda)
Utilizando os Grupos de Formatação ou as Guias, a planilha exemplo apresenta um novo visual, o uso do negrito, itálico, bordas, alinhamento, redução do tamanho da fonte, conforme FIGURA I.29.
FIGURA I.29. Nova Formatação da Planilha Exemplo
Est ilos
Esta opção é utilizada para aplicar, automaticamente, um formato pré-definido a uma planilha selecionada (FIGURA I.30).
FIGURA I.30. Grupo Estilo para formação de planilha
O botão estilo de Célula (FIGURA I.31) permite que se utilize um estilo de cor, titulo, tema, formação de números, até mesmo definir novo estilo e mesclar estilo, para a planilha.
FIGURA I.31. Grupo Estilo para Formatação de Planilha
A opção Formatar como Tabela (FIGURA I.32) permite também aplicar uma formatação a sua planilha, porém ela já começa a configurar as informações da planilha. Observe que a área ou intervalo de células foi escolhido.
O Excel acrescenta uma coluna superior com indicações de colunas e abre uma nova aba chamada
Design, que é a formatação da tabela diferente do padrão definido (FIGURA I.33).
FIGURA I.33. Opção Design para Formatação de Tabela
No grupo Opções de Estilo de Tabela desmarque a opção Linhas de Cabeçalho que resultará na supressão do Cabeçalho da Tabela.
Para poder manipular também os dados da planilha, basta selecionar as células que se pretende manipular como planilha e no grupo Ferramentas clique no botão Converter em Intervalo.
Autopreench imento das Células
Foi visto no exemplo que é possível copiar uma fórmula, o Excel entende que se tem uma fórmula e então faz a cópia. Pode-se usar este recurso em outras situações, se se tiver um texto comum ou um número único, e aplicar este recurso, ele copia sem alterar o que será copiado, mas se pode utilizar este recurso para ganhar tempo. Caso se deseje criar uma sequência numérica, por exemplo, na célula A1 o número 1 e na célula A2 o número 2, ao selecionar ambos, o Excel entende que será preciso copiar uma sequência.
Suponha que na célula A1 tenha o número 1 e na célula A2 o número 3, então o Excel entende agora que a sequência é de dois em dois (FIGURA I.34).
FIGURA I.34. Entendendo e aplicando sequencia no Excel
Ins erç ã o e Exc lus ã o de linhas e c olunas
Para adicionar ou remover linhas e colunas no Excel é simples. Para adicionar, basta clicar com o botão direito do mouse em uma linha e depois clicar em Inserir, a linha será adicionada acima da selecionada, no caso as colunas serão adicionadas a esquerda (FIGURA I.35).
Para excluir uma linha ou uma coluna, basta clicar com o botão Excluir direto na linha ou coluna a ser excluída. Este processo pode ser feito também pelo Grupo Células que está na ABA Página Inicial.
Observe que, caso se selecionada mais uma linha ou coluna, o comando Inserir permitirá inserção do mesmo número de linhas ou colunas selecionadas.
FIGURA I.35. Inserção ou Exclusão de Linhas ou Colunas
Através da opção Formatar do Grupo Células da ABA Página Inicial, pode-se também definir a largura de colunas e altura de linhas, bem como ajuste automático, visibilidade, organização e proteção da planilha.
FIGURA I.36. Opção Formatar do Grupo Células da ABA Página Inicial
Cong elar Pa iné is
Algumas planilhas quando muito longas necessitam que sejam mantidas visíveis seus cabeçalhos e primeiras linhas, evitando-se assim a digitação de valores em locais errados e melhor leitura das informações. Esse recurso chama-se congelar painéis e está disponível na ABA Exibição, conforme apresentado na FIGURA I.37. Também é possível se definir o nível de zoom, visualização de linhas de grade, barras de fórmulas, layout da página, etc.
FIGURA I.37. Aba Exibição para Definição de Formas de Visualização da Planilha
No grupo Janela tem-se o botão Congelar Painéis, clique na opção congelar primeira linha e mesmo que se role a tela a primeira linha ficará estática (sempre visível).
Ainda dentro desta ABA, pode-se criar uma nova janela da planilha Ativa clicando no botão Nova
Janela, ou ainda organizar as janelas abertas (arquivos abertos) clicando no botão Organizar Tudo.
Pelo Grupo Mostrar / Ocultar pode-se retirar as linhas de grade, as linhas de cabeçalho de coluna e linha e a barra de fórmulas.
T raba lhand o com Refer ênc ias
Percebe-se que ao se copiar uma fórmula, automaticamente são alteradas as referências, isso ocorreu devido se ter trabalhado até o momento com valores de referência relativos.
Porém, considere que deseja adicionar na planilha mais uma coluna (PERC LC) onde se deseja calcular a porcentagem de lucro para cada produto referente ao lucro total. O cálculo ficaria para o primeiro produto =H5/H11 e depois bastaria aplicar a formatação de porcentagem e acrescentar duas casas decimais, conforme FIGURA I.38.
FIGURA I.38. Utilizando Operador Divisão (/) e Formatação de Porcentagem
Porém, caso se utilize o conceito aprendido de copiar a célula J5 para resolver os demais cálculos nas células J6 a J10, o resultado obtido estará errado. Observe que a célula H11 deve ser um valor absoluto (fixo), mas foi colocado inicialmente como relativo (não fixo). A solução é então travar a célula dentro da fórmula, para isso usa-se o símbolo do cifrão ($). Na célula que foi feito o cálculo (J5) dê clique sobre ela, depois clique na barra de fórmulas sobre a referência da célula H11. Então pressione no teclado a tecla F4. Será então adicionado o símbolo de cifrão antes da letra H e antes do número 11. $H$11, conforme FIGURA I.39.
FIGURA I.39. Fixação de Referência em Fórmulas para realização do Comando Copiar Célula
Agora ao se copiar a célula J5, o denominador H11 estará com referência absoluta (fixa). Veja o resultado na FIGURA I.40. No exemplo foi possível travar toda a célula. Existem casos em que será necessário travar somente a linha e casos onde será necessário travar somente a coluna.
FIGURA I.40. Resultado da Cópia de Fórmulas e Formatação de Células
De finir Nomes a Conjunt o de Células (Refer ênc ia)
Uma estratégia simples para simplificar a relação das células nas fórmulas ou funções do Excel é a utilização do Grupo de ferramentas Nomes Definidos localizado na guia Fórmulas do Excel 2010. Pois este grupo tem a capacidade de nomear intervalos de células ou células individuais para facilitar o entendimento dos usuários na hora de realizar cálculos complexos.
A função importante deste grupo é a Definir Nomes (FIGURA I.41), pois através dela se poderá utilizá-la para transformar a exibição complexa das células (ex: A1, A1:A10, B2) para nomes criados aleatoriamente.
FIGURA I.41. Gerenciador de Nomes
Considere a seguinte planilha da FIGURA I.42. Pode-se definir nomes específicos para as colunas, por exemplo, a relação de países pode-se determinar para células B5 a B16 com o nome PAÍSES. Isto pode ser feito de duas maneiras acessando o Guia Fórmulas e clicando o botão direito do mouse (FIGURA I.43). Uma janela como apresentado na FIGURA I.44, surgirá para definição do nome PAÍSES para a referência $B$5:$B$16 da Planilha Plan1. Agora qualquer fórmula ou função que precisar desta referência basta utilizar a denominação PAÍSES para consulta. Por exemplo, se denominarmos por PIBNom a referência C5 a C16, pode-se utilizar a função =SOMA(PIBNom) para se somar os valores do PIB Nominais dos países.
FIGURA I.42. Definir Nomes para Células
FIGURA I.44. Janela de Definição de Nome para Referência
De finir L ista Sus p ensa – Rest ring ind o Ent ra da de Dad os em Células
Para facilitar a entrada de dados, ou para limitar as entradas a certos itens definidos previamente, é possível criar uma lista suspensa de entradas válidas que é compilada a partir de células de qualquer local da pasta de trabalho. Ao criar uma lista suspensa para uma célula, ela exibe uma seta naquela célula. Para inserir informações na célula, clique na seta e, em seguida, clique na entrada desejada.
Para criar uma lista suspensa a partir de um intervalo de células, use o comando Validação de
Dados no grupo Ferramentas de Dados na guia Dados (FIGURA I.45)
FIGURA I.45. Validação de Dados no Excel utilizando Lista Suspensão
A janela conforme apresentada na FIGURA I.46. permite restringir entradas de dados em células, para somente número inteiro, Data, Hora, Comprimento do Texto, Lista, Número de decimais, bem como apresentar um mensagem de erro caso sejam inseridos valores errados na célula.
Será utilizado aqui, LISTA SUPENSA ou LISTA, como exemplo. Considere que na Célula C24 deseja-se selecionar um PAÍS da lista de países definida na referência PAÍSES. Para tal, seleciona-se a opção Lista no campo Fonte seleciona-se a referência =PAÍSES, conforme FIGURA I.47. Observe que há as opções de
Ignorar em Branco e Menu suspenso na célula que podem ou não estar habilitadas.
FIGURA I.47. Validade de Dados por Lista Suspensa
A FIGURA I.48. apresenta o resultado de Validação de Dados com Lista Suspensa, na Célula
B24 só será aceito um dos nomes dos países contido na referência PAÍSES.
II. FUNÇÃO
Uma função é caracterizada pelo seu nome (escrita em letras maiúsculas, por convenção), seguido por parênteses. Ela pode, opcionalmente, conter argumentos (entre parênteses), isto é, um conjunto de valores separados por ponto e vírgula, aos quais a função se aplica. Assim, uma função chamada FUNÇÃO será notada da seguinte maneira:
FUNÇÃO (argumento1; argumento2; ...)
Normalmente, as planilhas fornecem um grande número de funções inclusas para a realização de manipulação de dados (Excel e Calc propõem mais de 400). As principais categorias disponíveis:
• Matemática e trigonometria: funções matemáticas e trigonométricas com ferramentas básicas para a manipulação de dados digitais.
• Data e Hora: usado para inserir, manipular e converter datas e horas. • Texto: função de manipulação de cadeias de texto.
• Informação: funções de informação sobre o conteúdo das células. • Lógica: funções lógicas para manipular dados lógicos (E, OU, etc). • Estatística: funções estatísticas com ferramentas de análise.
• Financeira: funções financeiras para manipulação de dados monetários.
• Científica: funções científicas avançadas que, geralmente, exigem a instalação de um módulo adicional.
• Banco de Dados: funções usadas com dados organizados em uma única linha de dados para cada registro.
• Engenharia: funções usadas em engenharia.
Mais informações sobre a lista de funções pode-se acessar o seguinte endereço:
http://office.microsoft.com/pt-br/excel-help/lista-de-funcoes-de-planilha-por-categoria-HP010079186.aspx?CTT=1
Para fins de abordagem de funções no Excel considere a seguinte planilha:
Para a análise dos indicadores algumas funções permitirão saber um pouco mais de informações. O Excel possui muitas funções, você pode conhecer mais sobre elas através do assistente de função.
FIGURA II.2. Acesso ao assistente de Função
Ao clicar na opção Mais Funções abre-se a tela de Inserir Função, pode digitar uma descrição do que se gostaria calcular, ou pode buscar por categoria, e ao escolher uma categoria na caixa central serão mostradas todas as funções relativas a essa categoria, por exemplo, categoria Estatística.
FIGURA II.3. Funções da Categoria Estatística no Excel
Ao selecionar, por exemplo, a categoria Estatística e dentro do conjunto de funções desta categoria a função Máximo abaixo é apresentado uma breve explicação da utilização desta função. Se precisar de mais detalhes da utilização da função clique sobre o link Ajuda sobre esta função.
MÁXIMO
Mostra o valor MAIOR de uma seleção de células. Em nossa planilha, deseja utilizar essa função para saber qual é a maior PIB Nominal entre os Países, bem como PIB per capita, IDH e Ranking Mundial de IDH. Na planilha clique na célula abaixo da coluna de PIB Nominal na linha de valores máximos C18 e monte a seguinte função =MÁXIMO(C5:C16). Com essa função se estar buscando no intervalo das células C5 a C16 qual é valor máximo encontrado, cujo resultado será 2.252,51, ou seja, o maior PIB nominal é um pouco mais de 2,25 trilhões de dólares.
FIGURA II.4. Funções da Categoria Estatística no Excel – uso da Função MÁXIMO
Pode-se repetir o processo para os valores máximos das demais variáveis citadas anteriormente.
MÍNIMO
Mostra o valor mínimo de uma seleção de células. Está função será utilizada está função para o cálculo das variáveis citadas.
Na planilha clique na célula abaixo da coluna de PIB Nominal na linha de valores máximos, ou seja, célula C19 e monte a seguinte função =MÍNIMO(C5:C16). Essa função buscará no intervalo das células C5 a C16 o valor mínimo encontrado, que corresponde a 29,09 bilhões de dólares.
MÉD IA
Calcula a média aritmética de uma seleção de valores. Na planilha clique na célula abaixo da coluna de PIB Nominal na linha de valores mínimos C21 e monte a seguinte função =MÉDIA(C5:C16).
SOMA
Calcula a soma de uma seleção de valores. Na planilha clique na célula abaixo da coluna de PIB Nominal na linha de valores mínimos C20 e monte a seguinte função =SOMA(C5:C16).
Para os quatro indicadores, PIB Nominal entre os Países, PIB per capita, IDH e Ranking Mundial de IDH, tem-se a seguinte planilha:
FIGURA II.5. Funções da Categoria Estatística no Excel – uso das Funções MÁXIMO, MÍNIMO, SOMA e MÉDIA
Pode-se aproveitar também o exemplo para se utilizar um recurso muito interessante do Excel que é o aninhamento de funções, ou seja, uma função fazendo parte de outra.
A função para o cálculo da média da PIB Nominal é =MÉDIA(C5:C16). Clique na célula onde está o cálculo e depois clique na barra de fórmulas. Altere a função para =ARRED(MÉDIA(C4:C13);1). Com isso é feito com que caso exista números após a vírgula o mesmo será arredonda a somente uma casa decimal. Caso você não queira casas decimais coloque após o ponto e vírgula o número zero.
Nesta situação deve-se ter uma atenção grande em relação aos parênteses, observe que foi aberto após a função ARRED e um após a função MÉDIA então se deve ter o cuidado de fechá-los corretamente. O que auxilia no fechamento correto dos parênteses é que o Excel vai colorindo os mesmos enquanto você faz o cálculo.
Funçã o SE
Esta é com certeza uma das funções mais importantes do Excel e provavelmente uma das mais complexas para quem está iniciando. Esta função retorna um valor de teste lógico que permite avaliar uma célula ou um cálculo e retornar um valor verdadeiro ou um valor falso.
Sua sintaxe é =SE(TESTELÓGICO;VALOR VERDADEIRO;VALOR FALSO). =SE -> Atribuição de início da função;
TESTELÓGICO ->Teste a ser feito par validar a célula;
VALOR VERDADEIRO -> Valor a ser apresentado na célula quando o teste lógico for verdadeiro, pode ser outra célula, um cálculo, um número ou um texto, apenas lembrando que se for um texto deverá estar entre aspas.
VALOR FALSO -> Valor a ser apresentado na célula quando o teste lógico for falso, pode ser outra célula, um caçulo, um número ou um texto, apenas lembrando que se for um texto deverá estar entre aspas.
Para exemplificar o funcionamento da função pode ser acrescentada em nossa planilha de análise, quais países da América Latina tem Expectativa de Vida superior ou inferior ao Brasil, cujas categorias serão Superior, Inferior ou Igual.
Então a lógica da função terá como referência a Expectativa de Vida do Brasil que é igual a 73,5.
Convertendo isso para a função e baseando-se que a L7, a função ficará:
=SE(L5<$L$7;"Inferior";SE(L5>$L$7;"Superior";"Igual")).
FIGURA II.7. Função SE no Excel
Explicando a função.
=SE(L5<$L$7 ... : início da função e teste lógico, aqui é verificado se o conteúdo da célula L5 é menor que
valor de referência absoluta da célula L7, ou seja, 73,7. Observe que se utilizou funções encadeadas, duplo SE.
“Inferior”: Valor a ser apresentado como verdadeiro na primeira condição.
“Superior”: Valor a ser apresentado como falso da primeira condição e verdadeiro na segunda. “Igual”: Valor a ser apresentado como falso na primeira e na segunda condições.
Funçã o SE
Pode-se utilizar a função CONT.SE para buscar em nossa planilha quantos países apresentam Expectativa de Vida superior ou inferior ao Brasil. Isto pode ser feito de três maneiras, mas será apresentado inicialmente duas formas, e terceira será apresentada mais tarde por meio de tabela dinâmica. Forma 1 : =CONT.SE($N$5:$N$16;"Inferior") para contagem de países com Expectativa de Vida Inferior ao Brasil e =CONT.SE($N$5:$N$16;"Superior") para o Superior.
Forma 2 : =CONT.SE($L$5:$L$16;"<"&$L$7) para contagem de países com Expectativa de Vida Inferior ao Brasil e =CONT.SE($L$5:$L$16;">"&$L$7) para o Superior.
A FIGURA II.8 apresenta o resultado das duas formas.
FIGURA II.8. Utilização da Função CONT.SE no Excel
Funçã o d e Data e Hora
Pode-se trabalhar com diversas funções que se baseiam na data e hora de seu computador. As principais função de data e hora são:
=HOJE( ) Retorna a data atual. =MÊS(HOJE()) Retorna o mês atual =ANO(HOJE()) Retorna o ano atual =HORA(AGORA()) Retorna à hora atual =MINUTO(AGORA()) Retorna o minuto atual =SEGUNDO(AGORA()) Retorna o segundo atual =AGORA( ) Retorna a data e à hora
=DIA.DA.SEMANA(HOJE()) Retorna o dia da semana em número
Considere a planilha montada da seguinte forma:
FIGURA II.9. Planilha de Controle de Horário para Utilização das Funções de Data e Hora.
Em V. Diário, deseja-se calcular quantas horas foram trabalhadas durante cada dia.
=(C6-C5)+(C8-C7), pega-se a data de saída e subtrai-se da data de entrada de manhã, com isso sabe-se
quantas horas foram trabalhadas pela manhã, e na mesma função faz-se a subtração da saída no período da tarde pela entrada do período da tarde e soma-se os dois períodos.
Repete-se o processo para todos os demais dias da semana, somente no sábado é preciso apenas calcular a parte da manhã, ou seja, não precisa ser feito o cálculo do período da tarde.
Suponha que o V. da hora (R$/Hora) que o funcionário recebe seja R$ 15,00, valor da célula C11 no formato Moeda.
Pode-se agora então calcular quanto foi gasto por dia (A receber), visto que se tem quantas horas o funcionário trabalhou durante o dia e se sabe o valor da hora. Como se tem dois formatos de números precisa-se durante o cálculo fazer a conversão.
Para a segunda-feira o cálculo fica da seguinte forma: =HORA(C10)*$C$11 +
MINUT O(C10)*$C$11/60, conforme FIGURA II.10. Inicialmente se utiliza a função HORA e se pega como
referência de hora o valor da célula C10, multiplica-se pelo valor que está em C11, essa parte calcula somente à hora cheia, então se precisa somar os minutos que pega a função MINUTO e multiplica a quantidade de horas pelo valor da hora, como o valor é para a hora divide-se ele então por 60. Após isso se coloque o valor em formato Moeda.
Para os demais cálculos o V.Hora será igual há todos os dias então ele precisa ser fixo para que o cálculo possa ser copiado, o número 60 por ser um número não é muda.
Para se saber quantas horas o funcionário trabalhou na semana, faça a soma de todos os dias trabalhados. FIGURA II.11. Utilização da SOMA de Células no Formato Horas
Ao observar atentamente FIGURA II.11, o valor calculado ele mostra 19:09:00, porém nessa semana o funcionário trabalhou mais de 40 horas, isso ocorre pois o cálculo de horas zera ao chegar em 23:59:59, então preciso fazer com que o Excel entenda que ele precisa continuar a contagem.
Clique na faixa do grupo número na ABA Inicio, na janela que se abre clique na categoria Hora e escolha o formato 37:30:55 esse formato faz com que a contagem continue, conforme FIGURA II.12.
O resultado será 43:09:00, quarenta e três horas e 9 minutos trabalhos, Ver FIGURA II.13. FIGURA II.13. Resultado da Formatação de SOMA de Células no Formato Horas
Crie um novo campo abaixo da Tabela e coloque Valor a receber e faça a soma dos valores totais, ou seja, R$ 647,25.
Funções d e pr ocura (P ROCV e PROCH)
O Excel permite fazer pesquisas baseadas em uma determinada lista de dados, usando determinado argumento para retornar um valor correspondente a ele. Sendo que a procura pode ser feita de duas maneiras diferentes: procura vertical (coluna) ou procura horizontal (linha), conheça estas duas funções:
• procura vertical (PROCV) • procura horizontal (PROCH)
Para que se possa decidir qual das duas funções utilizar, deve-se observar na sua planilha como estão distribuídos os valores que poderão ser o resultado da busca: se os valores estiverem em uma coluna utilize a função PROCV, e se os valores estiverem em uma linha utilize a função PROCH.
Sintaxes das funções PROCV E PROCH
• =PROCV(valor_procurado; matriz_tabela; num_coluna; procurar_intervalo) • =PROCH(valor_procurado; matriz_tabela; num_linha; procurar_intervalo) Onde:
• valor_procurado é o argumento que deseja fornecer como base para a procura ser feita;
• matriz_tabela é o intervalo onde se realizará a pesquisa;
• num_coluna ou num_linha é a coluna ou a linha que se deseja obter o resultado, considerando que
as colunas e linhas são contadas a partir do intervalo estipulado em matriz_tabela;
• procurar_intervalo é a precisão da pesquisa, podendo ser exata ou por aproximação do valor desejado.
Sendo que:
• Busca aproximada = 1
Oberservação importante: O valor_procurado deve estar na primeira coluna ou na primeira linha do
intervalo, caso contrário a pesquisa conterá erro.
O que faz a função PROCV?
Esta função realiza uma pesquisa verticalmente, ou seja ela faz a busca de um determinado argumento usando como critério colunas.
A função PROCV pesquisa um valor da primeira coluna de uma lista de dados especificado em
valor_procurado. Ela então procura o número da coluna que foi determinado em num_coluna e retorna o
valor que encontrar lá.
Considere que se denominado na planilha de indicadores econômicos o nome Indicadores para as informações B5 a N16.
Considere aplicar a função PROCV na célula D24, onde ela irá avaliar a célula C24, e assim irá procurar este valor na primeira coluna do intervalo Indicadores, e ao encontra-lo irá retornar o valor da coluna 2 (PIB Nominal) para o país selecionado em C24 (FIGURA II.14).
FIGURA II.14. Função PROCV com referência pré-definidas.
Pode-se utilizar o assistente de função para facilitar, clique em fx ou acesse o menu Inserir e clique no item Função. A FIGURA II.15 apresenta o assistente de função para função PROCV.
FIGURA II.15. Assistente de Função para Função PROCV
Observe:
• valor_procurado: é a célula C24;
• matriz_tabela: é o intervalo de referência Indicadores (B5:N16);
• num_coluna: é 2, pois veja que o intervalo começa na coluna B, sendo que os valores a serem retornados estão na coluna C, ou seja a coluna 2;
• procurar_intervalo: é 0 "zero", pois se quer o valor exato da pesquisa. • Clique em OK após finalizar.
O que faz a função PROCH?
Esta função realiza uma pesquisa horizontalmente, ou seja ela faz a busca de um determinado argumento usando como critério linhas. A função PROCH pesquisa um valor da primeira linha de uma lista de dados especificado em valor_procurado, ela então procura o número de linhas que você determinou em
num_linha e retorna o valor que encontrar lá.
Considere aplicar a função PROCH na célula G24, onde ela irá avaliar a célula G23, a referência de células INDICADORES1 e uma função CORRESP(F24;PAÍSES;0;1)+1. A função CORRESP faz a busca correspondente ao número que se encontra o país selecionado na célula F24 na lista denominada anteriormente de PAÍSES, assim irá procurar este valor no intervalo INDICADORES1 (B4:N16), e ao encontra-lo irá retornar o valor da linha correspondente à coluna Saldo (US$ em milhões), conforme FIGURA II.16.
Pode-se utilizar o assistente de função para facilitar, clique em fx ou acesse o menu Inserir e clique no item Função. Em seguida selecione a categoria Procura e referência e clique na função PROCH e relacione os dados da planilha na janela “Argumentos da função”, conforme FIGURA II.17.
FIGURA II.16. Função PROCH
FIGURA II.17. Assistente de Função da Função PROCH
Observe:
• valor_procurado: é a célula G23;
• matriz_tabela é o intervalo de INDICADORES1 (B4:N16);
• num_linha: é CORRESP(F24;PAÍSES;0;1)+1;
III. PLANILHA 3D
O conceito de planilha 3D foi implantado no Excel na versão 5 do programa, é chamado dessa forma pois permite que se façam referências de uma planilha em outra. Pode-se, por exemplo, fazer uma soma de valores que estejam em outra planilha, ou seja, quando na planilha matriz algum valor for alterado então na planilha que possui referência com ela também sofrerá mudança.
Considere uma planilha para conversão de valores, então na planilha 1 se tem um campo para que se coloque o valor em real de uma moeda e automaticamente se terá a conversão para outras moedas. Considere a planilha conforme a FIGURA III.1.
FIGURA III.1. Planilha de conversão de unidade monetária Real para outras moedas
Renomeado a planilha para Resultado. Para isso, dê um duplo clique no nome de sua planilha Plan1 e digite o novo nome conforme FIGURA III.2.
FIGURA III.2. Renomeando Planilha
Salve o arquivo e clique na guia Plan2 e digite a seguinte planilha.
Renomeie essa planilha para Valores. Retorne a planilha resultado e coloque um valor qualquer no campo onde será digitado valor, R$ 50,00, conforme FIGURA III.4.
FIGURA III.4. Entrada da quantidade em Real a converter
Clique agora no campo onde será colocado o valor de compra do dólar na célula C6 e clique na célula onde está o valor que acabou de digitar célula D4, aperte F4 para torná-la referência absoluta ($D$4), adicione o sinal de divisão (/) e depois clique na planilha Valores. Ele vai colocar o nome da planilha seguido de um ponto de exclamação (!) e clique onde está o valor de compra do dólar. A função ficará da seguinte forma =$D$2/Valores!D6, conforme FIGURA III.5.
FIGURA III.5. Fórmula em Planilha 3D
Com isso, toda vez que eu alterar na planilha valores o valor do dólar, ele atualiza na planilha resultado. Faça o cálculo para o valor do dólar para venda, a função ficará da seguinte forma: =$D$4/Valores!E6.
Para poder copiar a fórmula para as demais células, bloqueie a célula D4 que é referente ao valor em real, resultando planilha conforme FIGURA III.6.
FIGURA III.6. Resultado da Conversão em Planilha 3D
O ideal nesta planilha é que a única célula onde o usuário possa manipular seja a célula onde será digitada o valor em real para a conversão, então vamos bloquear a planilha deixando essa célula desprotegida.
Clique na célula onde será digitado o valor em real depois na ABA Início no grupo Fonte clique na faixa e na janela que se abre. Em seguida clique na guia Proteção. Desmarque a opção Bloqueadas, isso é necessário, pois esta célula é a única que poderá receber dados, conforme FIGURA III.7.
FIGURA III.7. Opção Bloqueadas em Proteção de Células
Clique agora na ABA Revisão e no grupo Alterações clique no botão Proteger Planilha (FIGURA III.8).
FIGURA III.8.Proteção de Planilha
Digite na janela uma senha (recomendável), conforme FIGURA III.9. FIGURA III.9. Protegendo Planilha com Senha
Se precisar alterar alguma célula protegida basta clicar no botão Desproteger Planilha no grupo Alterações.
IV. INSERÇÃO DE OBJETOS
A inserção de objetos no Excel é muito semelhante ao Microsoft Word, as opções de inserção de objetos estão na ABA Inserir.
FIGURA IV.1. Aba Inserir do Excel
Pode-se inserir Tabela Dinâmica, Imagens, Clip-arts, Formas, SmartArt, Links, Caixas de Texto, WordArt, Objetos, Símbolos, Equações, etc.
Gráfic os
A utilização de um gráfico em uma planilha além de deixá-la com uma aparência melhor também facilita na hora de se apresentar os resultados. As opções de gráficos estão no grupo Gráficos na ABA
Inserir do Excel.
FIGURA IV.2. Inserção de Gráficos em Planilha Excel
Para criar um gráfico é importante decidir quais dados serão avaliados para o gráfico. Será utilizada a planilha nomeada Indicadores Socioeconômicos de Países da América Latina para se criar gráficos. Suponha que se deseja planejar um gráfico que mostre os Países x PIB Nominal.
Selecione a coluna com o nome dos Países, pressione CTRL e selecione os valores do PIB Nominal, conforme FIGURA IV.3.
Ao clicar em um dos modelos de gráfico no grupo Gráficos você poderá selecionar um tipo de gráfico disponível, no exemplo cliquei no estilo de gráfico de colunas (FIGURA IV.4).
FIGURA IV.4. Opçôes de Gráficos de Coluna
Escolha no subgrupo coluna 2D a primeira opção e seu gráfico será criado (FIGURA IV.5). FIGURA IV.5. Gráfico de Coluna 2D
Para mover o gráfico para qualquer parte de sua planilha basta clicar em uma área em branco do gráfico, mantenha o mouse pressionado e arraste para outra parte.
Na parte superior do Excel é mostrada a aba Design (Acima dela Ferramentas de Gráfico), FIGURA IV.6.
FIGURA IV.6. Aba Design para Formatação de Gráficos.
Caso se deseje mudar o estilo de seu gráfico, basta clicar no botão Alterar T ipo de Gráfico (FIGURA IV.7). FIGURA IV.7. Janela de Alteração de Tipo de Gráfico
Para alterar a exibição entre linhas e colunas, basta clicar no botão Alterar Linha/Coluna.(FIGURA IV.8) FIGURA IV.8. Alterar Linha/Coluna em Gráfico de Colunas
Ainda em Layout do Gráfico pode-se modificar a distribuição dos elementos do Gráfico (FIGURA IV.9).
0 500 1000 1500 2000 2500
PIB Nominal (US$ bilhões)*
Argentina Bolívia Brasil Chile Colômbia Equador México Paraguai Peru Uruguai
FIGURA IV.9. Layout do Gráfico
Pode-se também modificar o estilo do gráfico através do grupo Estilos de Gráfico (FIGURA IV.10). FIGURA IV.10. Estilos de Gráficos
FIGURA IV.11. Mudança do Estilo do Gráfico
FIGURA IV.12. Opção Mover Gráfico
V. MANIPULANDO DADOS
O Excel possui uma ABA chamada Dados que permite importar dados de outras fontes, ou trabalhar (manipular) os dados de uma planilha do Excel.
FIGURA V.1. Aba Dados do Excel para Manipulação de Dados
Clas s if ic açã o
Vamos agora trabalhar com o gerenciamento de dados criados no Excel. Vamos utilizar para isso a planilha de Tabela_Enade_CPC_2011.
Classificar uma lista de dados é muito fácil, e este recurso pode ser obtido pelo botão Classificar e
Filtrar na ABAInício, ou pelo grupo Classificar e Filtrar na ABA Dados.
FIGURA V.2. Aba Dados para Classificação e Filtro
Na planilha há várias informações da avaliação dos cursos de graduação que participaram do ENADE em 2011. Clique no botão Classificar e um janela aparecerá conforme FIGURA V.3..
É precisa definir quais serão os critérios de sua classificação, onde diz Classificar por clique e escolha Sigla UF, depois clique no botão Adicionar Nível e coloque IES. Novamente adicione mais um nível e escolha CPC Faixa.
FIGURA V.4. Escolhendo Nível de Classificação
Antes de clicar em OK, verifique se está marcado a opção Meus dados contêm cabeçalhos, pois selecionamos a linha de títulos em nossa planilha e clique em OK.
FIGURA V.5. Planilha Classificada segundo Critérios Definidos
Você pode mudar a ordem de classificação sempre que for necessário, basta clicar no botão de Classificar.
Auto F iltr o
Este é um recurso que permite listar somente os dados que você precisa visualizar no momento em sua planilha. Com seus dados selecionado clique no botão Filtro e observe que será adicionado junto a cada célula do cabeçalho da planilha uma seta.
FIGURA V.6. Auto Filtro de Dados
Estas setas permite visualizar somente os dados que te interessam na planilha, por exemplo caso eu precise da relação dos cursos do Estado do Ceará, basta clicar na seta do cabeçalho Sigla UF e marcar somente CE, que os demais dados da planilha ficarão ocultos.
FIGURA V.7. Auto Filtro por Unidade da Federação
Posso ainda refinar mais a minha filtragem, caso precise saber dentro da UF CE quantos cursos estão na categoria PÚBLICA. Faça um novo filtro na coluna Categoria Administrativa, conforme Figura V.8.
FIGURA V.8. Auto Filtro por Categoria Administrativa
Observe que as colunas que estão com filtro possuem um ícone em forma de funil no lugar da seta . Para remover os filtros, basta clicar nos cabeçalhos com filtro e escolher a opção selecionar tudo. Também é possível personalizar os filtros através da opção Filtros de Texto e Filtro de número (quando conteúdo da célula for um número), conforme Figura V.9
Subt ot a is
Podemos agrupar nossos dados através de seus valores, vamos inicialmente classificar nossa planilha por Município relacionado com a Sigla IES (Figura V.10).
FIGURA V.10. Classificando por Município e Sigla IES
Depois clique no botão Subtotal. Em A cada alteração em: coloque Município e em Adicionar
subtotal a deixe marcado apenas Número docentes, depois clique em OK, conforme Figura V.11.
FIGURA V.12. Resultado da Janela Subtotais
Para remover os subtotais, basta clicar no botão Subtotal e na janela que aparece clique em Remover
Todos.
Impres são
O processo de impressão no Excel é muito parecido com o que é feito no MS Word. Clique no botão Office e depois em Imprimir e escolha Visualizar Impressão.
FIGURA V.13. Impressão de Planilha no Excel
No caso escolhi a planilha Tabela_Enada_CPC, podemos observar que a mesma não cabe em uma única página. Clique no botão Configurar Página.
FIGURA V.14. Configurando Página de Impressão
VI. TABELA DINÂMICA
Ao usar um relatório de Tabela Dinâmica, é possível pode resumir, analisar, explorar e apresentar um resumo dos os dados de uma planilha ou de uma fonte de dados externa. Um relatório de Tabela Dinâmica é especialmente útil quando se tem uma longa lista de valores para serem somados, e os dados ou subtotais agregados ajudam a analisar os dados segundo perspectivas diferentes e comparar valores de dados similares.
De finir a orig em d os d ados para o relat ór io de Tab ela Dinâ mic a
Para usar os dados de planilha como fonte de dados, clique em uma célula no intervalo de células que contém os dados. Para usar os dados de uma tabela do Microsoft Excel como a fonte de dados, clique em uma célula dentro da tabela do Excel.
Observação: Verifique se o intervalo tem títulos de coluna ou se os cabeçalhos são exibidos na tabela, e que não há linhas em branco no intervalo ou na tabela.
Cria r o re lat ório d e Tabe la D inâmica
Na guia Inserir, no grupo Tabelas, clique em Tabela Dinâmica, conforme Figura VI.1. FIGURA VI.1. Tabela Dinâmica no Excel
Dica: Para criar uma Gráfico Dinâmica que seja baseada no relatório de Tabela Dinâmica ao mesmo tempo, clique na seta abaixo de Tabela Dinâmica e clique em Gráfico Dinâmico.
Na caixa de diálogo Criar Tabela Dinâmica, verifique se Selecionar uma tabela ou intervalo está selecionado e na caixa Tabela/Intervalo, verifique o intervalo das células.
FIGURA VI.2. Caixa de diálogo Criar Tabela Dinâmica
O Excel determina automaticamente o intervalo do relatório de Tabela Dinâmica, mas você pode substituí-lo digitando um intervalo diferente ou um nome que você definiu para o intervalo.
Para dados em outra planilha ou pasta de trabalho, inclua o nome da pasta de trabalho e planilha usando a seguinte sintaxe [nomedapastadetrabalho]nomedaplanilha!intervalo.
Dica: Você também pode clicar em Recolher Caixa de Diálogo para ocultar temporariamente a caixa de diálogo, selecionar o intervalo na planilha e clicar em Expandir Caixa de Diálogo .
Siga um destes procedimentos:
• Para colocar o relatório de Tabela Dinâmica em uma nova planilha começando na célula A1, clique em Nova Planilha.
• Para posicionar o relatório de Tabela Dinâmica em um local específico de uma planilha existente, selecione Planilha Existente e na caixa Local, especifique a primeira célula no intervalo de células onde você deseja posicionar o relatório de Tabela Dinâmica.
Agora clique em OK.
O Excel adiciona um relatório de Tabela Dinâmica vazio ao local especificado e exibe a Lista de Campos da Tabela Dinâmica para que se possa adicionar campos, criar um layout e personalizar o relatório de Tabela Dinâmica.
Observação: Se você tiver criado uma Tabela Dinâmica ao mesmo tempo, ela será exibida na parte superior do relatório de Tabela Dinâmica associado. Um Gráfico Dinâmico e seu relatório de Tabela Dinâmica devem sempre estar na mesma pasta de trabalho.
Ad ic ionar os ca mpos a o relat ório d e Tab ela D inâ mica
Na Lista de Campo da Tabela Dinâmica, realize um ou mais dos seguintes procedimentos:
• Para localizar um campo na área padrão da seção de layout, marque a caixa de seleção ao lado do nome do campo na seção do campo.
Por padrão, campos não numéricos são adicionados à área Rótulos de Linha, campos numéricos são adicionados à área Valores e hierarquias de data e hora OLAP (processamento analítico online) são adicionadas à área Rótulos de Coluna.
FIGURA VI.3. Lista de Campo da Tabela Dinâmica
1) A seção de campo contém os nomes dos campos que você pode adicionar à seção Layout
2) A seção de layout contém a área Filtro de Relatório, a área Rótulos de Coluna, a área Rótulos de Linha e a área Valores.
• Para posicionar um campo em uma área específica da seção de layout, clique com o botão direito do mouse no nome do campo na seção do campo e selecione Adicionar ao Filtro de Relatório, Adicionar ao Rótulo de Coluna, Adicionar ao Rótulo de Linha ou Adicionar aos Valores.
• Para arrastar um campo para a área que você deseja, clique e mantenha o nome de campo na seção do campo e arraste-o para uma área na seção de layout.
Dica: Você pode usar a Lista de Campos da Tabela Dinâmica para reorganizar os campos posteriormente, conforme necessário, clicando com o botão direito nos campos da seção de layout e depois selecionando a área desejada, ou arrastando os campos entre as áreas na seção de layout.
Próxima s etapas
Para ter uma boa ideia do que você pode fazer em seu relatório de Tabela Dinâmica, clique nas guias Opções e Design das Ferramentas de Tabela Dinâmica que se tornam disponíveis quando você clica em qualquer lugar de uma Tabela Dinâmica e explore os grupos e opções que são fornecidas em cada guia. Você também pode acessar as opções e os recursos que estão disponíveis para elementos específicos da Tabela Dinâmica clicando com o botão direito do mouse nesses elementos.
Para obter informações detalhadas sobre como trabalhar com relatórios de Tabela Dinâmica e relatórios de Tabela Dinâmica, consulte Visão geral de relatórios de Tabela Dinâmica e Gráfico Dinâmico, Criar ou excluir um relatório de Tabela Dinâmica ou Gráfico Dinâmico e Dados dinâmicos em um relatório de Tabela Dinâmica ou Gráfico Dinâmico no Office.com.
VII. FERRAMENTAS DE ANÁLISE
A Ferramenta de Análise é um programa de suplemento do Microsoft Excel, disponível quando você instala o Microsoft Office ou o Excel. Entretanto, para usá-la no Excel, é necessário carregá-la primeiro.
1. Clique na guia Arquivo e em Opções.
2. Clique em Suplementos e, na caixa Gerenciar, selecione Suplementos do Excel. 3. Clique em Ir.
4. Na caixa Suplementos disponíveis, selecione a caixa Ferramentas de Análise e clique em OK. a. Dica: se as Ferramentas de Análise não estiverem listadas na caixa Suplementos
disponíveis, clique em Procurar para localizá-la.
b. Se você for avisado de que as Ferramentas de Análise não estão atualmente instaladas no computador, clique em Sim para instalá-la.
5. Depois que você carregar as Ferramentas de Análise, o comando Análise de Dados estará disponível no grupo Análise da guia Dados.
Observação Para incluir funções de VBA (Visual Basic for Application) nas Ferramentas de Análise, você carrega o suplemento de Ferramentas de Análise - VBA da mesma forma que carrega as Ferramentas de Análise. Na caixa Suplementos disponíveis, marque a caixa de seleção Ferramentas de Análise - VBA e clique em OK.
FIGURA VII.2. Instalação do Suplemento Ferramenta de Análise e Ferramenta de Análise - VBA
FIGURA VII.3 Grupo Análise da guia Dados
Est at ística Desc rit iv a
A Figura VII.5. apresenta a janela de Estatística Descritiva do Excel. Para execução deve-se definir: Intervalo de entrada
Insira a referência de célula para o intervalo de dados que você deseja analisar. A referência deve consistir em dois ou mais intervalos adjacentes organizados em colunas ou linhas.
Agrupado por
Para indicar se os dados do intervalo de entrada estão organizados em linhas ou colunas, clique em
Linhas ou Colunas.
Rótulos na primeira linha/Rótulos na primeira coluna
Se a primeira linha do intervalo de entrada contiver rótulos, marque a caixa de seleção Rótulos na
Primeira Linha. Se os rótulos estiverem na primeira coluna do intervalo de entrada, marque a caixa de
seleção Rótulos na Primeira Coluna. Essa caixa de seleção estará desmarcada se o intervalo de entrada não tiver rótulos; o Microsoft Excel gera os rótulos de dados apropriados para a tabela de saída.
Nível de confiabilidade p/ média
Selecione esta opção se desejar incluir uma linha na tabela de saída para o nível de confiança da média. Na caixa, insira o nível de confiança a ser usado. Por exemplo, um valor de 95% calcula o nível de confiança da média a uma significância de 5%.
Enésimo maior
Selecione esta opção se desejar incluir uma linha na tabela de saída para o enésimo maior valor de cada intervalo de dados. Na caixa, insira o número a ser usado para N. Se você inserir 1, esta linha conterá o máximo do conjunto de dados.
Enésimo menor
Selecione esta opção se desejar incluir uma linha na tabela de saída para o enésimo menor valor de cada intervalo de dados. Na caixa, insira o número a ser usado para N. Se você inserir 1, esta linha conterá o mínimo do conjunto de dados.
Intervalo de saída
Insira a referência para a célula superior esquerda da tabela de saída. Esta ferramenta gera duas colunas de informações para cada conjunto de dados. A coluna esquerda contém rótulos de estatísticas e a coluna direita contém as estatísticas. O Excel cria uma tabela de estatísticas de duas colunas para cada coluna ou linha do intervalo de entrada, dependendo da opção Agrupado Por Selecionada.
Nova planilha
Clique nesta opção para inserir uma nova planilha na pasta de trabalho atual e colar os resultados começando pela célula A1 da nova planilha. Para nomear a nova planilha, digite um nome na caixa.
Nova pasta de trabalho
Clique nesta opção para criar uma nova pasta de trabalho e colar os resultados em uma nova planilha na nova pasta de trabalho.
Resumo estatístico
Selecione esta opção se desejar que o Excel gere um campo para cada uma das seguintes estatísticas na tabela de saída: Médio, Erro padrão (da média), Mediana, Modo, Desvio padrão, Variância, Curtose, Distorção, Intervalo, Mínimo, Máximo, Soma, Contagem, Maior (n), Menor (n) e Nível de confiança.
FIGURA VII.5. Janela Estatística Descritiva
Como exemplo, tem-se as estatísticas descritivas do número de docentes da Planilha Tabela_Enade_cpc_2011. A Figura VII.6. mostras os resultados.
