Claustro central do edifício sede do Ministério das Finanças Foto de Luís Grancho, SGMF
Secretaria-Geral do Ministério das Finanças Rua da Alfândega n.º 5 1100-016 Lisboa Tel.: 21 884 66 95 Fax: 21 884 66 55 [email protected] Maria Júlia Fonseca Cardoso Neves Murta Ladeira
Assinado de forma digital por Maria Júlia Fonseca Cardoso Neves Murta Ladeira
DN: c=PT, o=Ministério das Finanças, ou=Secretaria-Geral do Ministério das Finanças, cn=Maria Júlia Fonseca Cardoso Neves Murta Ladeira Dados: 2014.04.15 17:43:38 +01'00'
INDICE
1. Introdução………. 3
2. Autoavaliação………. 7
2.1. QUAR 2013 – resultados e desvios………. 9
2.2. Apreciação dos serviços prestados por parte dos utilizadores………. 28
2.3. Avaliação do sistema de controlo interno (SCI)……… 32
2.4. Ações ou projetos não executados ou com resultados insuficientes………… 36
2.5. Medidas para um reforço positivo do desempenho………. 41
2.6. Comparação com o desempenho de serviços idênticos……… 43
2.7. Audição de dirigentes intermédios/as e trabalhadores/as – autoavaliação…. 44 2.8. Atividades desenvolvidas e resultados alcançados……… 48
2.9. Recursos humanos e financeiros – afetação real e prevista………. 81
3. Avaliação final………. 84
3.1. Apreciação dos resultados alcançados………... 85
3.2. Proposta de menção qualitativa………...…… 85
3.3. Conclusões prospetivas……… 86
4. ANEXOS:
ANEXO A – Balanço Social
ANEXO B – Relatório de execução orçamental ANEXO C – Relatório BSC
O presente relatório de atividades, elaborado nos termos das determinações ínsitas na alínea e) do nº 1 do artigo 8º e no artigo 15º da Lei nº 66-B/2007, de 28 de dezembro, e organizado segundo a estrutura recomendada pelo GPEARI, inclui a demonstração qualitativa e quantitativa dos resultados alcançados, o balanço social e o relatório de autoavaliação do serviço, este último de caráter obrigatório.
Ao longo da exposição, procuram avaliar-se e analisar-se os resultados alcançados, referentes à prossecução dos objetivos estratégicos e operacionais programados, com especial relevância para os inscritos no Quadro de Avaliação e Responsabilização anual, e ainda fazer o balanço relativo ao grau de execução de projetos ou iniciativas e de outras atividades desenvolvidas pela SGMF no decurso do ano de 2013.
Para a elaboração deste relatório reuniram-se, entre outros, os contributos das unidades orgânicas internas, os dados do acompanhamento e monitorização do desempenho setorial e institucional da SGMF, bem como os elementos relativos à avaliação e autoavaliação efetuadas pelos utilizadores externos e internos, registadas na base de dados de questionários.
Inserem-se neste documento os resultados anuais do QUAR 2013, que atestam a manutenção sustentada do nível de “performance” institucional no triénio 2011-2013, se se tiverem em conta as taxas de realização global registadas nos Quadros de Avaliação e Responsabilização anuais, expurgadas dos valores de superação excessivos, conforme determinação do CCAS - 2011: 115,63%; 2012: 114,66%; 2013:114,28%.
O resultado é tanto mais significativo e assinalável, quanto se contabilizar e salientar o aumento exponencial do volume, da diversidade e da complexidade dos trabalhos, que foi necessário executar garantida e atempadamente - (effectiveness) - com a assunção e a operacionalização das atribuições e competências determinadas pelos artigos 19º e 20º do Orçamento do Estado para 2013, Lei n.º 66-B/2012, de 31 de dezembro.
Efetivamente, em 2013, verificaram-se acrescidas exigências de gestão e coordenação internas, especialmente nas áreas de gestão de recursos, pois foi concretizada a alteração do modelo organizativo e funcional do Ministério das Finanças, nos termos da Secção II, artigos 18º a 21º da Lei do Orçamento de Estado para 2013 (LEO 2013).
Introdução
Operou-se a centralização na SGMF de atribuições comuns nos domínios da gestão dos recursos humanos, financeiros e patrimoniais do GPEARI, da IGF, da DGO, da DGTF e da DGAEP, foram criadas duas unidades contabilísticas, AG – Ação Governativa, que engloba os orçamentos dos gabinetes ministeriais, e GAF – Gestão Administrativa e Financeira, com os orçamentos dos organismos do MF, atrás mencionados.
Estas novas responsabilidades passaram a ter um papel crítico e prioritário no conjunto de atividades desenvolvidas pela SG, pelo que, naturalmente, tiveram tradução no QUAR 2013, através da modificação e atualização do objetivo estratégico 4. Garantir a prestação centralizada de serviços comuns nas áreas de recursos humanos, financeiros, logísticos e patrimoniais e da correspondente definição do objetivo operacional 7 - Garantir os serviços comuns às entidades do MF.
Para além desta opção, continuou a ter especial relevância o incremento da qualidade dos serviços prestados aos clientes, não tendo sido negligenciadas, quer a importância específica da utilização cada vez mais eficaz e eficiente dos recursos financeiros, quer a continuação dos esforços de inovação e reconversão de procedimentos internos, quer ainda a melhoria das condições de segurança do edifício e das pessoas.
Apesar da operacionalização da prestação de serviços comuns às entidades do MF ter sido o aspeto que, no decurso do ano de 2013, protagonizou a ação gestionária e o empenhamento das áreas operacionais mais diretamente envolvidas da SGMF, a saber, a Divisão de Gestão de Recursos Humanos (DGRH), a Divisão de Planeamento e Gestão Financeira (DPGF) e a Divisão de Gestão de Aprovisionamento e Património (DGAP), os resultados atingidos, neste e noutros domínios, podem considerar-se muito satisfatórios, já que, dos 14 indicadores selecionados para o QUAR 2013, foram superados 10, ou seja, 71,43%, e atingidos 4, o que corresponde a 28,57%, conforme se pode verificar mais pormenorizadamente no ponto 2.1.
Quanto aos 8 objetivos selecionados para o QUAR 2013, conseguiu-se a superação de 6 (75%), tendo sido atingidos 2 (25%).
Garantiu-se, complementarmente, a execução de outras atividades previstas e não previstas no planeamento, tendo sido atingidos 7 e superados 29 dos 42 objetivos operacionais das Direções de Serviços e Divisões programados, o que se traduz numa taxa de realização de 85,71%.
Foram ainda desenvolvidos 57,14% dos projetos que figuravam no planeamento, bem como outras iniciativas ou projetos não previstos inicialmente, que se referem no ponto 2.8.
Estes e outros resultados atingidos, apesar de algumas condicionantes em que foi desenvolvida a atividade, comprovam o empenhamento e esforço de todos os colaboradores e dirigentes da SGMF em prol do desempenho institucional.
Abordam-se neste capítulo, em primeiro lugar, concretamente no ponto 2.1, quer a avaliação global da execução do QUAR 2013, quer os resultados atingidos, referentes aos objetivos fixados, com base na taxa de realização dos respetivos indicadores, discriminando-se ainda a sua incidência nos parâmetros de eficácia, eficiência e qualidade.
Seguindo o modelo preconizado pelo GPEARI, nos pontos 2.2 a 2.8, abordam-se as matérias relativas:
à apreciação dos serviços prestados, efetuada por clientes ou utilizadores externos;
à avaliação do sistema de controlo interno;
aos resultados de outros objetivos programados pelas unidades orgânicas da SGMF;
à taxa de concretização de projetos e iniciativas planeadas;
à comparação com serviços idênticos (benchmarking);
aos resultados da autoavaliação do serviço, com base na auscultação dos/as dirigentes intermédios/as e dos/as trabalhadores/as;
a outras atividades desenvolvidas, previstas e não previstas no Plano de Atividades;
a medidas de reforço positivo do desempenho institucional;
e, por fim, aos recursos humanos e financeiros de que foi possível dispor em 2013 para garantir a execução do planeamento ou para desenvolver outras atividades ou ações extra Plano.Os Anexos A e B ao presente relatório, respetivamente o Balanço Social e o Relatório de Execução Orçamental, contêm informação adicional mais extensa e específica sobre a caraterização e gestão dos meios humanos e financeiros no ano transato.
QUAR - resultados 2.1. QUAR 2013 – resultados e desvios
O QUAR da SGMF para 2013, foi aprovado pelo Despacho do Senhor Ministro de Estado e das Finanças nº 000264/12/MEF, de 12 de dezembro de 2012, tendo obtido previamente a necessária validação por parte do GPEARI, nos termos dos números 1 e 2 do artigo 81º da Lei nº 66-B/2007, de 28 de dezembro.
Os resultados da execução anual podem considerar-se muito positivos, já que, dos 14 indicadores selecionados para o QUAR 2013, foram superados 10 (71, 43%) e atingidos 4 (28,57%), conforme se pode verificar em detalhe no Quadro 3, na página 17.
Quadro 1 - QUAR 2013 da SGMF – Objetivos mais relevantes Peso dos parâmetros
na avaliação final
Peso dos objetivos no respetivo parâmetro
Peso de cada objetivo na avaliação final Eficácia 0,40 OB1 0,25 0,10 OB2 0,25 0,10 OB3 0,25 0,10 OB4 0,25 0,10 Eficiência 0,40 OB5 0,40 0,16 OB6 0,30 0,12 OB7 0,30 0,12 Qualidade 0,20 OB8 1,00 0,20 Avaliação Final 1,00 1,00 Objetivos mais relevantes 0,60
Relativamente aos 8 objetivos aprovados, verificou-se a superação de 6, (dos quais 3 considerados dos mais relevantes, na área de eficiência), o que corresponde a 75% do total. Foram atingidos 2, ou seja, 25%, sendo 1, (na área de qualidade), também dos mais relevantes – cf. Quadro 1 da pág. anterior.
Verifica-se que as taxas de superação “efetiva” das metas associadas a 2 dos objetivos de eficiência foram superiores a 35%, - 68,13% e 45,65% -, pelo que foi corrigido o desvio nos respetivos indicadores dos objetivos 5 e 6, conforme se pode confirmar no Quadro 3, na página 17, de acordo com a taxa máxima de realização determinada pelo CCAS (135%), resultando taxas de superação corrigidas dos 2 objetivos de 22% e 19%, respetivamente.
Os elementos constantes do Quadro infra permitem demonstrar também a maior contribuição dos resultados atingidos na concretização dos objetivos da área de eficiência (secundados por 3 dos 4 objetivos do domínio da eficácia) para conduzir com êxito a operacionalização da estratégia, que se traduziu num bom nível de desempenho alcançado pela Secretaria – Geral.
Quadro 2 - QUAR 2013 da SGMF – Taxa de realização dos objetivos
Taxa de Realização dos Objetivos
Objetivos Planeado Taxa de realização ClassificaçãoEFICÁCIA 100% 113,90% Superou
OB 1 - Redesenhar processos e
modernizar os sistemas de informação 100% 113,12% Superou OB 2 - Criar melhores condições de
funcionamento e de ocupação de espaços 100% 100,00% Atingiu OB 3 - Contribuir para a sustentabilidade
das contas públicas 100% 125,00% Superou
OB 4 - Qualificar e valorizar os recursos
humanos da SGMF 100% 117,50% Superou
EFICIÊNCIA 100% 148,45%(efetiva)
121,79% (corrigida) Superou OB 5 - Garantir uma gestão financeira
eficiente 100%
168,13% (efetiva)
122,00%(corrigida) Superou OB 6 - Melhorar a economia dos recursos
afetos ao serviço 100%
145,65%(efetiva)
119,00%(corrigida) Superou OB 7 - Garantir os serviços comuns às
entidades do MF 100% 125,00% Superou
QUALIDADE 100% 100,00% Atingiu
OB 8 - Promover a excelência na
prestação de serviços 100% 100,00% Atingiu
TAXA DE REALIZAÇÃO GLOBAL 100% 124,94%%(efetiva)
QUAR - resultados
No Quadro 3, inserto nas páginas seguintes, especificam-se dados discriminados sobre os resultados atingidos no QUAR 2013, comprovando-se que:
foram mantidos 6 indicadores com histórico no QUAR 2013, o que corresponde a perto de 43% do total, que se cifra em 14;
a percentagem de indicadores superados ascende a 71,43%, ou seja, 10 no total de 14;
as taxas de superação de 2 dos indicadores de eficiência foram superiores a 35% - 128,25% e 88,40% -, pelo que foi corrigido este desvio, em conformidade com a determinação do CCAS sobre a taxa máxima de realização.
Observa-se ainda o maior contributo dos 7 indicadores de eficiência superados para o apuramento de um resultado final em linha com os registados nos dois anos anteriores, – ver gráfico, na página 21 - pese embora não seja despicienda a pontuação obtida em 3 dos 5 indicadores de eficácia, igualmente superados.
Eficiência na prestação de serviços comuns
De entre aqueles 7 indicadores de eficiência, são de salientar os resultados relativos à prestação de serviços comuns às entidades do MF: os 3 indicadores em questão, abaixo indicados, apresentam metas superadas, tendo as taxas de realização (125%) igualado os valores críticos planeados.
Ind 10 - Tempo médio de resposta às solicitações na área de gestão de RH (pessoal, remunerações e apoio técnico) - Meta: 8; VC: 6
Resultado anual: 6
Ind 11 - Prazo médio de cabimento (dias úteis) - Meta: 4; VC: 3 Resultado anual: 3
Ind 12 - Tempo médio de resposta às solicitações na área de gestão de recursos patrimoniais e logísticos (dias úteis) - Meta: 8; VC: 6
Resultado anual: 6
A operacionalização da centralização na SGMF de atribuições comuns de 5 entidades do MF estava prevista para 2013, tendo-se, no ano de 2012, iniciado os trabalhos de preparação desta mudança de paradigma organizacional.
Apesar de ser o 1º ano de concretização da centralização, aquando do planeamento, foi clara a assunção de níveis de serviço aos clientes, através da fixação de prazos médios de resposta concretos nas 3 áreas de gestão de recursos (DGRH, DPGF e DGAP), que decorreram do relatório de consultoria, elaborado anteriormente, baseado em “case studies” e na análise dos processos existentes, aquando da preparação da implementação destas novas competências.
QUAR - resultados
Eficiência/ economia: poupança, receita e rentabilização de meios
São também valorizáveis os resultados patentes nos indicadores com histórico que se prendem com a poupança gerada, com a receita angariada e com a rentabilização de outros ativos, concorrendo para a eficiência da despesa e para a economia de recursos.
Tais resultados, com impacto ao nível do MF, correspondem a preocupações advenientes da sensibilização dos dirigentes e colaboradores da SG para a necessidade de contribuir para a contenção da despesa, para a angariação de receita, se possível, e para a gestão e utilização criteriosa e responsável dos recursos financeiros, instrumentais e materiais.
Destacam-se os resultados anuais “efetivos” dos indicadores 7 e 9 (níveis de poupança registada e receita própria contabilizada), o primeiro dos quais suplantou a meta – 4%.
A distância relativa ao resultado apurado no ano de 2012 – 18, 81% -, é de mais de 67 pontos, o que é representativo da dimensão assinalável da poupança em comunicações e consumíveis, em comparação com o ano anterior. A taxa de realização ascendeu a 228,25% e foi corrigida para o limite estabelecido.
Ind 7 - Grau de poupança gerada (comunicações fixas e móveis, consumíveis) Resultado anual – 86,08%
Quanto ao indicador 9 também se registou um resultado superior ao da meta [3;5], bem como ao “score” do ano anterior – 4. A taxa de execução de 188,40%, que houve que corrigir, aumentou o montante de receita efetivamente entrada na SG.
Ind 9 - Taxa de cobrança de receita própria, face ao ano anterior (honorários de patrocínio judicial)Relativamente aos indicadores 6 e 8, cujas taxas de realização se quedaram entre 108,01% e 102,90%, respetivamente, os mesmos sofreram algumas oscilações ao longo do tempo, que se explicitam:
Ind 6 – Grau de poupança gerada entre despesa prevista e despesa efetuada (compras agregadas): o resultado de 2013 – 20,07% –, embora continue a superar a meta, é o mais baixo registado desde 2009, acercando-se do de 2010 – 22%.
Patenteia-se um decréscimo de 3,87 p.p. face ao alcançado em 2012 – 23,94%, mantendo-se a tendência de descida, ainda que menos acentuada, para que apontava o resultado de 2012, face ao atingido em 2011 - 29,19%.
Ind 8 - Taxa de rentabilização das infraestruturas: o resultado alcançado em 2013, 95,58%, é o segundo melhor do triénio, com uma baixa muito ligeira face ao de 2012, 96,65%, mantendo-se quase 6 p.p. acima do obtido no ano de 2011 – 90%;
QUAR - resultados
Eficácia e eficiência versus qualidade
Apesar dos “scores” bastante satisfatórios conseguidos nos objetivos e indicadores de eficácia e eficiência, conforme se encontra documentado nos Quadros 2, 3 e 4, regista-se uma descida de pontuação num dos indicadores com valores históricos, na área da qualidade, a saber:
Ind 13 – Gau de satisfação de clientes(escala 1 a 5) Resultado anual – 4,06
Em 2013, pela primeira vez, desde que se prossegue este indicador, a taxa de realização quedou-se nos 100%, não tendo sido superada a meta planeada – 4 -, com tolerância de 0,2, pois a mesma manteve o patamar de exigência do nível de superação, situado acima de 4,2.
QUAR 2013: evolução do grau de satisfação dos clientes
2009
2010
2011
2012
2013
Metas 4 [3,3;3,7] 3,7 4,2 [3,8;4,2]
Valores críticos ____ 4 5 5 5
Resultados 4,03 4,28 4,18 4,24 4,06
Taxas de realização 100,75% 139% 109,23% 101,25% 100%
Consultados os elementos insertos na Tabela, verifica-se que a taxa de realização do ano de 2012 diferiu da de 2013 apenas em mais 1,25%, o que não é muito significativo, face às variáveis do contexto em que a SGMF teve que atuar e às acrescidas responsabilidades com que se depararam os departamentos internos, que se vêm descrevendo ao longo da exposição. Relativamente aos anos precedentes (2009 a 2011), os resultados atingiram pontuações que oscilaram entre 4,03 e 4,28, o primeiro dos quais, de 2009, se situou abaixo do de 2013, mas as respetivas taxas de realização beneficiaram da definição de metas anuais menos ambiciosas do que as dos dois últimos exercícios.
Refira-se ainda que a SGMF, no âmbito da centralização dos serviços comuns, não obteve, paralelamente, os meios humanos e financeiros que lhe permitiriam manter o grau de satisfação dos clientes nos níveis já anteriormente registados.
As unidades operacionais de gestão de recursos focalizaram-se especialmente no cumprimento dos níveis de serviço propostos às entidades centralizadas, com o desiderato de dar respostas eficazes (objetivo 3, indicador 4) e, sobretudo, eficientes às necessidades dos utilizadores (objetivo 7, indicadores 10, 11 e 12).
Ora, o grau de satisfação dos clientes, sendo um indicador de Qualidade (mais subjetivo), está sujeito à perceção dos auscultados. As respostas aos questionários refletem provavelmente alguma insatisfação com as mudanças implementadas, por parte de alguns dos clientes inquiridos, e podem não ter traduzido a sua avaliação mais objetiva sobre a qualidade dos serviços efetivamente prestados, o que pode explicar a descida marginal de 1,25% na taxa de realização do indicador em equação, face ao ano anterior.
QUAR - resultados Quadro 3 - QUAR 2013 da SGMF – Planeamento/Resultados
QUAR DA SGMF – RESULTADOS OPERACIONAIS 2013
Objetivos Estratégicos
1. Melhorar a qualidade dos serviços prestados aos Gabinetes, membros do Governo e outros clientes da SGMF 30%
2. Contribuir para o aumento da eficiência e eficácia da despesa pública 20%
3. Promover a inovação, modernização e reconversão de procedimentos internos 15%
4. Garantir a prestação centralizada de serviços comuns nas áreas de recursos humanos, financeiros, logísticos e
patrimoniais 20%
5. Melhorar as condições de segurança do edifício e das pessoas 15%
Objetivos Operacionais
Planeamento
Resultados
EFICÁCIA
PESO: 40%
EFICÁCIA
45,56%
OB 1 - Redesenhar processos e modernizar os sistemas de informação 25%
INDICADORES 2011 2012 META 2013 Tolerância Valor crítico PESO RESULTADO ANO 2013 TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO
Ind 1 - Nº de processos redesenhados 3 6 50% 3 100,00% Atingiu
Ind 2 - Prazo médio de tratamento e de pagamento de processos de acidentes de trabalho entrados em 2013 - novo sistema de informação (dias)
85 5 60 50% 58,77 126,23% Superou
OB 2 - Criar melhores condições de funcionamento e de ocupação de espaços 25% Ind 3 - Grau de execução dos projetos
planeados (%) 70 100 100% 70,00 100,00% Atingiu
OB 3 – Contribuir para a sustentabilidade das contas públicas 25%
Ind 4 - Tempo de resposta às solicitações de reforço/alterações orçamentais, no âmbito da coordenação do "Programa 003 - Finanças e
Administração Pública" (dias úteis)
EFICIÊNCIA
PESO 40%
EFICIÊNCIA
59,38% (efetiva) 48,71% (corrigida)OB 5 - Garantir uma gestão financeira eficiente 40%
INDICADORES 2011 2012 META 2013 Tolerância Valor crítico PESO RESULTADO ANO 2013 TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO Ind 6 - Grau de poupança gerada entre
despesa prevista e despesa efetuada (compras agregadas)
29,2 23,94 13,5 1,5 34 50% 20,07 108,01% Superou
Ind 7 - Grau de poupança gerada (comunicações fixas e móveis, consumíveis) 18,81 4 20 50% 86,08 228,25% (efetiva) 135,00% (corrigida) Superou
OB 6 - Melhorar a economia dos recursos afetos ao serviço 30%
Ind 8 - Taxa de rentabilização das
infraestruturas 90 96,65 95 100 50% 95,58 102,90% Superou
Ind 9 - Taxa de cobrança de receita própria, face ao ano anterior (honorários de patrocínio judicial)
4 4 1 25 50% 78,26 188,40% (efetiva) 135,00% (corrigida) Superou
Planeamento
Resultados
O3 - Qualificar e valorizar os recursos humanos da SGMF 25%
INDICADORES 2011 2012 META 2013 Tolerância Valor crítico PESO RESULTADO ANO 2013 TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO Ind 5 - Nº de trabalhadores que
QUAR - resultados
Planeamento
Resultados
INDICADORES 2011 2012 META 2013 Tolerância Valor crítico PESO RESULTADO ANO 2013 TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃOOB 7 - Garantir os serviços comuns às entidades do MF 30%
Ind 10 - Tempo médio de resposta às solicitações na área de gestão de RH (pessoal, remunerações e apoio técnico)
8 6 30% 6 125,00% Superou
Ind 11 - Prazo médio de cabimento
(dias úteis) 4 3 50% 3 125,00% Superou
Ind 12 - Tempo médio de resposta às solicitações na área de gestão de recursos patrimoniais e logísticos (dias úteis)
8 6 20% 6 125,00% Superou
QUALIDADE
PESO 20%
QUALIDADE
20%
OB 8 - Promover a excelência na prestação de serviços 100%
INDICADORES 2011 2012 META 2013 Tolerância Valor crítico PESO RESULTADO ANO 2013 TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO Ind 13 - Grau de satisfação de Clientes 4,2 4,24 4 0,2 5 50% 4,05 100,00% Atingiu Ind 14 - % de etapas concluídas nas
datas aprazadas, referentes à criação do Plano de Classificação de
Documentos do MF e respetiva Portaria de Gestão Documental
No quadro 4 constata-se a superação dos valores planeados nos parâmetros de eficácia e de eficiência, tendo sido atingidas as metas na área da qualidade.
Quadro 4 - QUAR 2013 da SGMF – Taxa de realização dos parâmetros
Taxa de Realização dos Parâmetros
Objetivos Planeado Taxa de realização ClassificaçãoEFICÁCIA 40% 45,56% Superou
OB 1 - Redesenhar processos e
modernizar os sistemas de informação 25% 28,28% Superou OB 2 - Criar melhores condições de
funcionamento e de ocupação de espaços
25% 25,00% Atingiu
OB 3 - Contribuir para a
sustentabilidade das contas públicas 25% 31,25% Superou OB 4 - Qualificar e valorizar os recursos
humanos da SGMF 25% 29,38% Superou
EFICIÊNCIA 40% 59,38% (efetiva)
48,71% (corrigida) Superou OB 5 - Garantir uma gestão financeira
eficiente 40% 48,60% (corrigida) 67,25% (efetiva) Superou OB 6 - Melhorar a economia dos
recursos afetos ao serviço 30% 35,69% (corrigida) 43,70%(efetiva) Superou OB 7 - Garantir os serviços comuns às
entidades do MF 30% 37,50% Superou
QUALIDADE 20% 20,00% Atingiu
OB 8 - Promover a excelência na
prestação de serviços 100% 100,00% Atingiu
TAXA DE REALIZAÇÃO GLOBAL 100% 124,94%%(efetiva)
114,28% (corrigida) Superou A comparação das taxas de execução dos parâmetros no triénio 2011-2013, a partir dos dados do gráfico adiante apresentado, suscita, entre outros, os seguintes comentários:
constata-se o maior equilíbrio entre os resultados de eficácia, eficiência e qualidade no ano de 2011, já que o diferencial entre a pontuação mais elevada (eficácia) e a mais baixa (qualidade) é apenas de 1,67%, distando a pontuação de eficiência 1,45% da de eficácia e 0,22% da de qualidade;
QUAR - resultados
regista-se o melhor resultado do triénio no parâmetro de eficiência em 2013, com um valor sensivelmente idêntico ao de 2012, (este com -0, 43 p.p), mas com uma diferença positiva de +6,70 p.p. face a 2011;
assiste-se a uma manutenção relativamente similar e sustentada dos níveis de eficácia no triénio, mas a acréscimos de eficiência nos 2 últimos anos;
a diminuição dos níveis de qualidade, apesar de não ser despicienda, provém, entre outros fatores, do maior grau de exigência das metas planeadas nos 2 últimos anos, como se explicita na página 15, no ponto sobreEficácia e eficiência versus qualidadeQUAR: taxas de realização dos parâmetros 2011-2013
eficácia eficiência qualidade 116,54 114,67 115,09 121,36 114,87
101,25
113,90 121,79
100,00 2011 2012 2013
Inserem-se nos quadros seguintes as justificações dos dirigentes das unidades orgânicas para as taxas de superação das metas do QUAR 2013:
Objetivo Operacional
Indicador Resultados Meta 2013 Desvio face à meta 2013 (%) Justificação 2011 2012 2013 OB 1 - Redesenhar processos e modernizar os sistemas de informação
Ind 2 - Prazo médio de tratamento e de pagamento de processos de acidentes de trabalho entrados em 2013 - novo sistema de informação (dias) 58,77 [80;90] VC: 60
+26,23 Não obstante o número de processos tratados pela DGRH no novo sistema de informação (SI) não ser o desejável para o ano de 2013, pela tardia implementação integral da aplicação, o prazo médio de tratamento dos processos na mesma foi superado.
O novo SI dos acidentes de trabalho entrou em produção em julho. No entanto, só em novembro é que a DPGF começou a receber os processos para pagamento.
Na sua integração com o GERFIP existiram alguns problemas, nomeadamente com o número de linhas mínimas que o ficheiro deveria conter, códigos dos fornecedores/beneficiários, que têm vindo a ser ultrapassados.
Assim, foram recebidas 47 informações para pagamento, que corresponderam a 1828 processos de despesa, tendo sido ultrapassada a meta prevista deste indicador.
QUAR - resultados
Objetivo Operacional
Indicador Resultados Meta 2013 Desvio face à meta 2013 (%) Justificação 2011 2012 2013 OB 3 – Contribuir para a sustentabilidade das contas públicas Ind 4 - Tempo de resposta às solicitações de reforço/alterações orçamentais, no âmbito da coordenação do "Programa 003 - Finanças e Administração Pública" (dias úteis) 5 7 VC 5 +25
É atribuição da SGMF, enquanto Entidade Coordenadora do Programa Orçamental P003 (EC), emitir parecer prévio sobre as alterações orçamentais que careçam de autorização da Senhora Ministra de Estado e das Finanças ou do membro do Governo da tutela.
Assim, em 2013 a DPGF elaborou 105 Informações, correspondendo a 181 processos de pedidos de reforço/alterações orçamentais.
Destes processos, 116 necessitaram de obter autorização da Senhora Ministra, e 56 necessitaram de obter autorização da tutela, como se detalha no quadro abaixo.
Estes processos revelam alguma complexidade, na medida em que os Organismos do MF submetem as suas necessidades à EC que, por sua vez, após análise das mesmas, procede à elaboração de uma Informação, propondo o devido parecer da Senhora Secretária Geral. A Informação é depois submetida através de Plataforma Eletrónica da DGO, a quem compete a recolha da competente autorização, depois comunicada à E C. São processos que podem chegar a demorar vários meses.
COMPETÊNCIA MEF
TIPO PROCESSO QUANTIDADE
Abertura de Crédito com transição de Saldos 7 Redução do sub agrupamento Remunerações
Certas e Permanentes e Segurança Social 8
Reforço em dotações cativas 92
Criação de orçamento 2
Objetivo Operacional
Indicador Resultados Meta 2013 Desvio face à meta 2013 (%) Justificação 2011 2012 2013 OB 4 - Qualificar e valorizar os recursos humanos da SGMF Ind 5 - Nº de trabalhadores que frequentaram ações de formação 60 81 64 50 VC 70
+17,5 À semelhança do ano anterior, a negociação de 3 ações de formação agregadas, organizadas em instalações da SGMF, permitiu dar resposta a necessidades de formação de um maior número de trabalhadores, o que explica a superação da meta planeada.
Registou-se um total de 106 participações em ações de formação, 60 das quais em ações organizadas internamente, por razões de economia e uso eficiente de meios, com recurso a prestadores de serviços acreditados, e 46 em cursos ou ações frequentadas no exterior, selecionadas a partir das ofertas formativas adequadas, divulgadas por entidades credenciadas. O somatório das 25 ações frequentadas, 3 das quais internas e 22 externas, abrangeu 64 trabalhadores de todas as carreiras, correspondendo a um volume de 2.066 horas de formação: 1.260h em ações organizadas internamente e 806h em ações frequentadas no exterior.
Pode aceder-se a informação mais detalhada e quantificada sobre a qualificação e formação dos colaboradores e dirigentes da Secretaria-Geral em 2013, quer no Balanço Social, em Anexo A, quer no ponto 2.8.1 - páginas 54 a 55 -, deste relatório.
QUAR - resultados
Objetivo Operacional
Indicador Resultados Meta 2013 Desvio face à meta 2013 (%) Justificação 2011 2012 2013 OB 5: Garantir uma gestão financeira eficiente Ind 6: Grau de
poupança gerada entre despesa prevista e despesa efetuada (compras agregadas)
29,2 23,93 20,7 [12; 15] VC: 34
+8,01 Para os resultados alcançados contribuíram os 27 procedimentos aquisitivos que foi possível realizar, cujo valor global de despesa prevista, no montante de € 11.813.629,29, se efetivou em € 9.442.800,45 de despesa adjudicada, demonstrando uma poupança de € 2.370.828,84. Ind 7: Grau de poupança gerada (comunicações fixas e móveis, consumíveis) 18,81 86,08 4 VC:20 +128,25 (efetivo) +35,00 (corrigido)
Manteve-se o esforço de poupança e de contenção de despesa já prosseguido anteriormente, tendo o resultado agregado da SG assentado, designadamente, na consolidação da desmaterialização processual e da utilização intensiva e quase exclusiva das TICs para comunicação interpessoal e com entidades clientes internas ou externas
Poupança em procedimentos aquisitivos 2012 Indicador 6 - Poupança em procedimentos aquisitivos 2013
.. €- €5.000.000 €10.000.000 €15.000.000 €20.000.000
Despesa Prevista Despesa Efectiva Poupança 17.809.217.04 € 13.548.341,40 € 4.260.875,64 € 11.813.629,29€ 9.442.800,45 € 2.370.828,84 € Despesa Prevista Despesa Efectiva Poupança
Objetivo Operacional
Indicador Resultados Meta 2013 Desvio face à meta 2013 (%) Justificação 2011 2012 2013 OB 6: Melhorar a economia dos recursos afetos ao serviço Ind 9: Taxa de cobrança de receita própria, face ao ano anterior (honorários de patrocínio judicial) 4 78,26 [3;5] VC: 25 +88,40 (efetivo) +35,00 (corrigido)
O valor das receitas apurado em 2012 foi largamente ultrapassado em 2013, considerando não só a proatividade da DSAJC no acompanhamento e controlo rigoroso da apresentação de notas de custas de parte como no posterior cumprimento do prazo de pagamento por terceiros devedores.
No ano findo, como se constata e ao contrário das previsões que sustentaram a métrica aprovada, registou-se um forte movimento de decisões que sendo favoráveis, transitaram em julgado viabilizando a cobrança dos honorários às partes vencidas, as quais, por sua vez, na sua quase totalidade, pagaram voluntariamente os encargos cobrados pelo MF. A DSAJC logrou assim cobrar 11.197.35€ de receita própria a título de honorários, isto é, contabilizando as horas despendidas pelos técnicos com o patrocínio dos processos em causa nas Notas.
QUAR - resultados
Objetivo Operacional
Indicador Resultados Meta 2012 Desvio face à meta 2012 (%) Justificação 2011 2012 2013 OB 7 - Garantir os serviços comuns às entidades do MF
Ind 10 - Tempo médio de resposta às
solicitações na área de gestão de RH
(pessoal,
remunerações e apoio técnico) – dias úteis
6 8
VC: 6
+25 Com a LOE 2013 transitaram para a SG as competências em matéria de RH da DGAEP, DGO, IGF, GPEARI e DGTF. A DGRH tem ainda a seu cargo os procedimentos administrativos relativos aos Gabinetes, CRESAP, UTAP, QREN e Brigada Fiscal.
Antes da centralização a Divisão contava com 20 trabalhadores, depois integraram a mesma, por mobilidade interna, 9 trabalhadores. Contudo a 31-12-2013 a DGRH contava apenas com 23.
Podemos assim concluir que se tratou de fazer mais com menos, e que a superação deste objetivo só foi possível pelo sentido de responsabilidade e compromisso com o serviço dos trabalhadores.
Ind 11 - Prazo médio de cabimento (dias úteis)
3 4
VC:3
+25 Em 2013, em termos orçamentais, tivemos duas entidades contabilísticas: a Ação Governativa (AG), constituída pelos 6 orçamentos dos Gabinetes Governamentais, e a Gestão Administrativa e Financeira (GAF), constituída pelos orçamentos das restantes entidades (12, ou seja mais 5 que em 2012).
Naturalmente houve um aumento de trabalho, tendo o nº de recursos humanos da DPGF sido reforçado com 2 trabalhadores (7 colaboradores antes da Centralização).
Cabimentos SG/GAF AG 2012 8.067 1.095 2013 11.096 986 DIFERENÇA +3.029 -109 Ind 12 - Tempo médio
de resposta às
solicitações na área de gestão de recursos patrimoniais e logísticos (dias úteis)
6 8
VC: 6
+25 Os processos estão consolidados e, a maioria dos constrangimentos processuais que existiam aquando da centralização, eliminados; o workflow está a funcionar conforme o delineado, o que permitiu melhorar também os nossos prazos de resposta e a satisfação dos nossos clientes.
2.2. Apreciação dos serviços prestados por parte dos utilizadores Utilizadores externos do MF Periodicidade dos questionários Dimensão da amostra Taxa de respostas Avaliação dos serviços prestados a) Média semestral b) 6 Gabinetes Governamentais do MF 1º Semestre 4 respostas 66,67 % 4,54 2º Semestre 4 respostas 66,67 % 3,93 11 Interlocutores dos Serviços Centralizados 1º Semestre 7 respostas 63,64% 3,41 10 Interlocutores dos Serviços Centralizados 2º Semestre 4 respostas 40,00% 3,76 452 outros utilizadores 1º Semestre 74 respostas 16,37% 4,13 658 outros utilizadores 2º Semestre 66 respostas 10,03% 4,19 Resultado Anual: 4,05 c) Observações a) Escala de 1 a 5;
b) Média da SGMF, com consideração do peso relativo do número de respostas registadas por cada departamento da SGMF
c) O resultado anual apresentado no QUAR corresponde à média ponderada obtida pela SGMF no indicador “Grau de satisfação dos clientes”, através do tratamento de dados das respostas dos clientes/utilizadores externos aos questionários de avaliação aplicados no final de cada semestre de 2013.
Os fatores de ponderação para a obtenção daquela média ponderada foram os seguintes: 1. (2* o resultado da avaliação média anual efetuada pelos Gabinetes Governamentais) +
(1* o resultado da avaliação média anual realizada pelos Interlocutores dos Serviços Centralizados) + (1* o resultado da avaliação média anual feita pelos outros utilizadores de 5 Direções de Serviços e 3 Divisões) /4, adicionada do 2º fator de ponderação, que corresponde ao peso relativo do número de respostas registadas por cada departamento da SGMF.
Apreciação dos serviços pelos utilizadores
Subjacente ao Objetivo Operacional 8 do QUAR 2013, Promover a excelência na prestação de serviços, definiu-se o indicador 13 - Grau de satisfação dos clientes, que visou apurar a opinião e a avaliação de três grupos de clientes/utilizadores sobre a quantidade e qualidade dos serviços prestados pela Secretaria-Geral, auscultação que vem sendo concretizada e valorizada há vários anos.
Para além de se auscultarem, como habitualmente, os Chefes dos Gabinetes dos membros do Governo e outros utilizadores dos serviços da SGMF, nos anos anteriores, os questionários eram também enviados aos dirigentes máximos dos organismos da Administração Direta do MF.
No entanto, dada a baixa taxa de respostas deste grupo de destinatários, em 2013, foi decidido avaliar o grau de satisfação com os serviços prestados pela SG, mediante inquirição dos interlocutores das entidades do MF cujos serviços foram centralizados.
Discriminaram-se os resultados das três Divisões que protagonizaram mais diretamente a operacionalização da centralização de serviços comuns. Esta opção relacionou-se com a importância do apuramento do impacto da centralização no nível de satisfação dos clientes e na avaliação global da SG, tendo-se constatado que a avaliação média anual de cada uma das Divisões, efetuada pelos interlocutores dos serviços centralizados, se situou em 3,34 para a DPGF, 3,44 para a DGAP e 3,64 para a DGRH, facto que se refletiu efetivamente na diminuição do resultado institucional.
A única Direção de Serviços que se submeteu à avaliação por parte deste grupo de utilizadores, interlocutores dos serviços centralizados, foi a DSIRP, como adiante se explicita, tendo obtido uma média anual superior a 4.
Constaram dos questionários, várias perguntas referentes aos serviços prestados pelas áreas operacionais da SGMF, designadamente:
Inovação e Qualidade (DSIQ)
Gabinetes - Suporte aos serviços (área de informática)
Gestão de Recursos Humanos (DGRH)
Gabinetes – Serviço de publicações, serviço de expediente, informação disponibilizada na extranet e questões relativas à qualidade do atendimento Centralização – Questões relativas à qualidade do atendimento
Outros clientes – Serviço de Acidentes de Trabalho e Doenças Profissionais, Núcleo do SME e questões relativas à qualidade do atendimento
Planeamento e Gestão Financeira (DPGF)
Questões relativas à qualidade do atendimento (para os três grupos de utilizadores)
Apoio Jurídico e Contencioso (DSAJC)
Gabinetes e Outros clientes - Emissão de pareceres jurídicos, patrocínio judicial do MF, processamento de indemnizações
Arquivos e Documentação (DSAD)
Gabinetes e Outros clientes - Atendimento, pesquisa, disponibilização de documentos, no arquivo e biblioteca central
Informação e Relações Públicas (DSIRP)
Gabinetes – Organização de eventos, receção, organização de viagens e anuário
Centralização - Questões relativas à qualidade do atendimento na organização de viagens
Outros clientes – Atendimento, reuniões e eventos, viagens, revista de imprensa, atividades socioculturais, outros serviços (central telefónica, listas de contactos, anuário e programa de fim de semana)
Unidade Ministerial de Compras (UMC)
Serviços partilhados na área das compras públicas (nos dois grupos de utilizadores Gabinetes e Outros clientes)
Gestão de Aprovisionamento e Património (DGAP)
Gabinetes - Gestão de viaturas, apoio logístico, limpeza do edifício, questões relativas à qualidade do atendimento
Centralização - Gestão de viaturas, apoio logístico, questões relativas à qualidade do atendimento
Clientes - Gestão de viaturas, apoio logístico, fornecimento de bens e serviços, questões relativas à qualidade do atendimento
Apreciação dos serviços pelos utilizadores
A meta estabelecida no indicador 13 do QUAR 2013 [3,8;4,2] foi atingida, tendo a Secretaria-Geral alcançado o resultado anual de 4,05.
Avaliação dos serviços da SGMF pelos utilizadores e clientes no triénio 2011-2013
Da análise da satisfação com a qualidade dos serviços prestados pela SGMF e pelas respetivas unidades orgânicas no triénio 2011-2013 depreende-se que:
em 2013, a avaliação global da SGMF, ainda que positiva, apresenta um relativo decréscimo de 0,19 p.p., relativamente a 2012, ano em que se constatara, inversamente, um ligeiro acréscimo face ao ano de 2011;
este resultado da SGMF, advém da descida das pontuações atribuídas em 2013, face a 2012, não somente a 3 das 5 Direções de Serviços (DSAJC - menos 0,42 p.p.; DSIQ - menos 0,25 p.p.; e DSIRP- menos 0,15 p.p), mas também dos valores médios, abaixo do nível 4 da escala, obtidos pelas 3 Divisões envolvidas no processo da centralização dos serviços, embora a DGAP tenha recuperado 0,10 pontos, relativamente ao ano precedente;
a DGRH e a DPGF, avaliadas separadamente em 2013, apresentam, respetivamente, um decréscimo de cerca de 0,50 p.p. e de 0,30 p.p., face às pontuações alcançadas em 2012 e em 2011, quando foram conjuntamente avaliadas sob a égide da Direção de Serviços de Gestão de Recursos Humanos e Financeiros (DSGRHF);
a DSAD e a UMC, contrariando a tendência generalizada, apresentaram a melhor pontuação do triénio – aumento significativo de 0,44 p.p. na média de 2013, face a 2012, por parte da DSAD, e acréscimo de 0,16 p.p. por parte da UMC, relativamente ao ano anterior.
DSIQ DSGRHF DGRH* DPGF* DSAJC DSAD DSIRP UMC DGAP SGMF
2011 4,75 4,21 4,53 4,05 4,35 3,98 4,18
2012 4,64 4,22 4,59 4,12 4,48 4,02 3,69 4,24 2013 4,39 3,70 3,90 4,17 4,56 4,33 4,18 3,79 4,05
2.3. Avaliação do sistema de controlo interno (SCI)
QUESTÕES APLICADO FUNDAMENTAÇÃO
S N NA 1 – AMBIENTE DE CONTROLO
1.1 Estão claramente definidas as especificações técnicas do sistema
de controlo interno? X
Manuais de procedimentos internos - existem Manuais de Procedimentos que garantem a eficiência de todos os fluxos operacionais e de informação (relevância da informação obtida)
Plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas Plano de contingência e Disaster recover
1.2 É efetuada internamente uma verificação efetiva sobre a legalidade,
regularidade e boa gestão? X Manuais de procedimentos internos
1.3 Os elementos da equipa de controlo e auditoria possuem a
habilitação necessária para o exercício da função? X 1.4 Estão claramente definidos valores éticos e de integridade que
regem o serviço (ex. códigos de ética e de conduta, carta do utente, princípios de bom governo)?
X Código de Conduta dos Trabalhadores da Secretaria-Geral do MF, disponível na página internet da SG, em http://www.sgmf.pt/
1.5 Existe uma política de formação do pessoal que garanta a
adequação do mesmo às funções e complexidade das tarefas? X Plano de Atividades, Plano de frequência de ações de Formação e SIADAP 1.6 Estão claramente definidos e estabelecidos contactos regulares
entre a direção e os dirigentes das unidades orgânicas? X
Reuniões periódicas;
Manual de Procedimentos internos 1.7 O serviço foi objeto de ações de auditoria e controlo externo? X
2 – ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
2.1 A estrutura organizacional estabelecida obedece às regras
definidas legalmente? X
Legislação associada ao funcionamento da SG, a saber:
- Decreto Regulamentar nº 37/2012, de 10 de abril - Aprova a estrutura orgânica da Secretaria-Geral do Ministério das Finanças (definiu, entre outras, a natureza, a missão e atribuições e tipo de organização interna da SGMF); - Portaria nº 112/2012, de 27 de abril – Determina a estrutura nuclear da SGMF, estabelece o número máximo de unidades flexíveis do serviço e as competências das respetivas unidades orgânicas nucleares
- Despacho nº 7489/2012, de 31 de maio (republicado em anexo à Declaração de retificação nº1035/2012, de 10 de agosto) – Define e implementa a estrutura flexível da Secretaria-Geral
Avaliação do SCI
2.2 Qual a percentagem de colaboradores do serviço avaliados de
acordo com o SIADAP 2 e 3? X 100%
2.3 Qual a percentagem de colaboradores do serviço que frequentaram
pelo menos uma ação de formação? X 50,79%
3 – ATIVIDADES E PROCEDIMENTOS DE CONTROLO ADMINISTRATIVO IMPLEMENTADOS NO SERVIÇO 3.1 Existem manuais de procedimentos internos? X Manual de procedimentos internos;
Plano de contingência 3.2 A competência para autorização da despesa está claramente
definida e formalizada? X Em normas legais e Despachos de delegações de competências.
3.3 É elaborado anualmente um plano de compras? X
No âmbito do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP), criado pelo Decreto-Lei n.º 37/2007, de 19 de Fevereiro e disciplinado pelo Regulamento n.º 330/2009 da ANCP (DR, II série, n.º 146 de 30 de Julho de 2009), designadamente segundo o previsto no n.º 3 do seu artigo 13º, cabe a cada Unidade Ministerial de Compras (UMC) elaborar e enviar anualmente até 30 de Outubro, à ESPAP,I.P., um Plano Ministerial de Compras (PMC). 3.4 Está implementado um sistema de rotação de funções entre
trabalhadores? X
3.5 As responsabilidades funcionais pelas diferentes tarefas, conferências e controlos estão claramente definidas e formalizadas?
X Manuais de procedimentos internos; Plano de contingência
3.6 Há descrição dos fluxos dos processos, centros de responsabilidade por cada etapa e dos padrões de qualidade mínimos? X
Os manuais de procedimentos foram elaborados segundo a metodologia BPMN, identificando as ações e atores responsáveis pela sua execução, bem como as transições e os pontos de decisão existentes.
Serviços prestados: identificação dos serviços prestados pelo processo à organização. Enumeração dos objetivos específicos do processo. Enumeração de Atores/Intervenientes: identificação dos atores humanos intervenientes no processo.
Enumeração dos documentos envolvidos: documentos envolvidos no decorrer do processo. Esta enumeração complementa o detalhe do modelo conceptual do processo, onde é ou são detalhado(s) por atividade o(s) documento(s) envolvido(s).
Enumeração dos sistemas externos/internos envolvidos: sistemas de informação internos ou externos envolvidos no processo.
Relação com outros processos: relações identificadas com outros processos. Enumeração das relações e dependências entre o processo descrito e outros existentes na organização
3.7 Os circuitos dos documentos estão claramente definidos de forma
a evitar redundâncias? X Manual de Procedimentos internos
3.8 Existe um plano de gestão de riscos de corrupção e infrações
conexas? X Plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas
3.9 O plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas é
executado e monitorizado? X
4 – FIABILIDADE DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
4.1 Existem aplicações informáticas de suporte ao processamento de dados, nomeadamente, nas áreas de contabilidade, gestão documental e tesouraria?
X
Gestão Documental: fabasot components; Contabilidade, património: GeRFIP RH: GeRHuP
Estratégia e planeamento, SIADAP 1e SIADAP 2: Sistema de Monitorização da Estratégia
O sistema de controlo interno gira em torno de aspetos administrativos e está segmentado por cada departamento da SGMF - cada procedimento corresponde a uma parte do conjunto do controlo interno e está suportado por aplicações informáticas. O sistema contabilístico é fiável e está assente num sistema adequado, podendo assim confiar-se na informação por ele gerada. O Sistema de Gestão Documental é transversal a toda a Organização, sendo o suporte para todo o controlo administrativo.
4.2 As diferentes aplicações estão integradas permitindo o cruzamento
de informação? X
Existe interoperabilidade entre as aplicações informáticas (internas)
Existe integração entre o sistema de controlo administrativo e o sistema de controlo contabilístico.
4.3 Encontra-se instituído um mecanismo que garanta a fiabilidade,
oportunidade e utilidade dos outputs dos sistemas? X
Estes mecanismos estão nativos em cada uma das aplicações. As informações extraídas das diversas operações geram resultados fidedignos e atempados que, por sua vez, são o ponto de análise para a tomada de decisão.
4.4 A informação extraída dos sistemas de informação é utilizada nos
processos de decisão? X Através de ferramentas adequadas
4.5 Estão instituídos requisitos de segurança para o acesso de terceiros
a informação ou ativos do serviço? X
Estão instituídos requisitos de segurança para entrada de terceiros no sistema de informação da SGMF, por software e hardware.
Todos os mecanismos de Segurança da informação estão instituídos. Em 2009 assegurámos o acesso seguro aos sistemas internos a todos os funcionários da Organização, através da criação de uma VPN segura.
Avaliação do SCI
Conclusão
O SCI instituído na Secretaria-Geral caracteriza-se pela abrangência, suficiência e complementaridade, garantindo a boa gestão de recursos e acautelamento dos bens patrimoniais e financeiros.
Quanto às respostas às questões do quadro do Sistema de Controlo interno, se se excetuarem os casos não aplicáveis, a SGMF tem desenvolvidas as restantes 24 ferramentas, tendo atingido 100% das ferramentas definidas pelo CCAS.
4.6 A informação dos computadores de rede está devidamente
salvaguardada (existência de backups)? X
Manual de backups: a política nele definida assegura exclusivamente os conteúdos alojados em áreas de partilha; sistema de GD e noutros servidores.
4.7 A segurança na troca de informações e software está garantida? X
Está garantida ao nível tecnológico
Encontram-se identificados e implementados alguns requisitos obrigatórios de segurança, a saber:
Confidencialidade/Integridade/Autenticidade/Autenticação/Não repúdio (é usada a assinatura digital em alguns processos para garantir estes requisitos) /Disponibilidade/Controle de Acessos.
2.4. Ações ou projetos não executados ou com resultados insuficientes
Como vem sendo habitual, o desempenho global da Secretaria-Geral não considera apenas os resultados do QUAR anual que, apesar de ser representativo da atividade desenvolvida, dá especial visibilidade, em determinado ano, a algumas opções na condução das ações necessárias à concretização das prioridades estratégicas plurianuais, mas não inclui outras atividades, projetos, iniciativas e, principalmente, outros objetivos das unidades orgânicas, cujo desenvolvimento e concretização contribui, em maior ou menor grau, para a execução do Plano de Atividades
No ponto 2.4.1 indicam-se razões de natureza exógena ou endógena que levaram ao não cumprimento de alguns objetivos operacionais das Unidades Orgânicas – 6, o que configura uma taxa de incumprimento de 14,28%, similar à da melhor do triénio, registada em 2011 (13,64%), com uma melhoria face à de 2012 - 20%.
No ponto 2.4.2 explanam-se as causas para a não conclusão de 3 dos 7 projetos planeados para 2013 ou para o seu incumprimento, ascendendo a taxa de incumprimento a 42,86%, o que consubstancia um resultado menos positivo face ao verificado no ano anterior (2012 - 33,33%), mas superior aos dos registados nos dois anos precedentes: taxas de incumprimento - 2011 - 59,1%; 2010 - 45%.
2.4.1 - Causas de incumprimento de alguns objetivos das unidades orgânicas
Objetivo: - Otimizar a utilização do sistema de informação da SGMF Meta: 75%
Taxa de realização da DSIQ: 89,98%
Indicador 1: Grau de implementação do projeto criação do processo ad-hoc Resultado: 56,22%
Taxa de realização: 74,96%
Indicador 2: Taxa de atualização do BSC Resultado: 96%
Justificação de resultados insuficientes de ações ou projetos
Como se pode verificar, o não cumprimento do objetivo pela DSIQ advém do resultado do indicador 1 (indicador de processo), sendo justificado pelo facto de não se ter previsto o impacto real da entrada em funcionamento para um processo desta dimensão, transversal a toda a Secretaria-Geral.
O grau de implementação ficou nos 56% o que corresponde à entrada em produção, deste processo, nas seguintes unidades orgânicas: DSIQ, DSAJC, DGAP e DPGF.
Objetivo: Garantir a satisfação dos clientes Meta: [3,8;4,2]
Taxa de realização da DGRH: 97,37%
Indicador: Grau de satisfação dos clientes Resultado: 3,70
Taxa de realização da DGRH: 97,37%
A implementação de um novo SI de R.H., que ainda não se encontra estável, conjugada com resistência à centralização/mudança por parte de alguns dos serviços, levou a algum descontentamento por parte dos nossos clientes.
Objetivo: Efetuar o tratamento dos processos de acidentes de trabalho, entrados até dezembro de 2012
Meta: [500;600]
Taxa de realização da DGRH: 69,20% Indicador: Nº de processos tratados Resultado: 346
Taxa de realização da DGRH: 69,20%;
Sendo a meta deste objetivo, referente a processos tratados na nova aplicação, o facto de a mesma ter integrado com GeRFiP apenas no mês de julho e de só em setembro se ter iniciado o contrato de prestação de serviços de digitalização dos processos, levou a que o objetivo não tenha sido atingido pela DGRH.
Objetivo: Manter tempos de resposta em processos jurídico-administrativos Meta: 12 dias
Taxa de realização da DSAJC: 92,31%
Indicador: Prazo médio de resposta a processos jurídico-administrativos Resultado: 13 dias
Taxa de realização da DSAJC: 92,31%;
Por força da ausência de contratualização, perante a necessidade de dar prioridade ao cumprimento de prazos judiciais e, em determinadas matérias, a delonga na prolação de orientação do membro do Governo, conduziu a que alguns técnicos da DSAJC ultrapassassem o prazo médio de 12 dias (meta), levando à elevação do número de dias no apuramento final de todos os papéis produzidos a solicitação.
Não tendo sido possível realizar o reajustamento da situação no decurso do 2.º semestre, obteve-se um número final que excede a meta anual em 1 dia.
Objetivo: Contribuir para a redução de encargos com comunicações fixas e móveis e com consumíveis
Meta: 4%
Taxa de realização da DSAD: (-1080,50%)
Indicador: Grau de poupança gerada (comunicações fixas, móveis e consumíveis) Resultado: (- 43,22%)
Taxa de realização da DSAD: (-1080,50%)
No que concerne aos encargos com comunicações fixas e móveis, a DSAD despendeu o montante de 1.838,77 euros em 2012. Em 2013 o montante baixou para 1.680,99 euros, o que representa um decréscimo de 9%.
Relativamente aos consumíveis, foram gastos 485,96 euros em 2012 enquanto no ano seguinte o montante subiu para 1.199,282 euros.
Analisados os produtos solicitados durante o ano de 2013, verificou-se que a maior incidência residia em lâmpadas para uma microfilmadora, toner para impressoras e resmas de papel A4 de fotocópia.
Justificação de resultados insuficientes de ações ou projetos
Este aumento significativo deriva diretamente do trabalho desenvolvido pelo serviço relativamente à reprodução de documentos, que consta do objetivo “Contribuir para o aumento de receita própria”.
No ano de 2012 a DSAD facturou o montante de 41.773,34 euros, enquanto em 2013 o valor subiu para 70.278,45 euros, o que necessariamente se reflete nos consumíveis utilizados.
Objetivo: Garantir a satisfação dos clientes Meta: [3,8; 4,2]
Taxa de realização da DGAP: 99,74%
Indicador: Grau de satisfação dos clientes Resultado: 3,79
Taxa de realização da DGAP: 99,74%;
Apesar do resultado não ser insatisfatório importa ter em conta que a DGAP sofreu um forte acréscimo de trabalho com o processo de centralização, sem que para tal tivessem transitado RH adequados e com competências na área da Divisão (salvo raras exceções). Assim, para além do trabalho que detinha, viu-se a braços com processos de integração, adaptação e formação dos trabalhadores para conseguir fazer face às inúmeras solicitações, para não falar da dificuldade que existiu na procura de uniformizar as diferentes formas de trabalhar dos organismos centralizados.
O facto de os Serviços centralizados não terem disponibilizado toda a informação necessária em tempo útil, levou a que a DGAP tivesse que rever procedimentos e refazer processos, o que dificultou e atrasou muitas das tarefas planeadas.
2.4.2 - Causas de incumprimento de alguns projetos planeados Projeto 1/DSIQ – Criação de Processo eletrónico
Os projetos planeados para 2013 pela DSIQ sofreram alguns ajustes na calendarização. A razão principal para este desvio no planeamento foi a quantidade de tarefas associadas à Centralização de Serviços que não permitiram disponibilidade por parte dos trabalhadores da Secretaria-Geral para implementar o projeto.
O grau de implementação ficou nos 56% o que corresponde à entrada em produção, deste processo, nas seguintes unidades orgânicas: DSIQ, DSAJC, DGAP e DPGF.
Projeto 2/DSAD – Adesão à Rede Portuguesa de Arquivos/Portal de Arquivos Portugueses
Como se referia no Plano de Atividades 2013, o projeto só poderia ser executado, caso fosse concretizada a aquisição de um software de Arquivo, sujeita esta a parecer prévio da Agência para a Modernização Administrativa, I.P., ao abrigo do Decreto-Lei 107/2012, de 18 de maio. Como este parecer foi proferido em dezembro, mesmo no final do ano, não foi possível iniciar o projeto.
Projeto 3/DSAD – Arquivo multimédia do MF (2013-2014)
Foi iniciada a transferência, para suporte digital, de informação referente às cerimónias realizadas no MF (conferências de imprensa, tomadas de posse, etc.), que se encontram em cassetes vídeo, áudio e fotografias. Não foi, porém, possível atingir a meta anual, a saber Transferir para ficheiros digitais 50% da informação que se encontra em cassetes vídeo e áudio, pelo que se optou pelo reajustamento da execução deste projeto bianual, pretendendo-se concluí-lo em 2014.
Medidas para reforço do desempenho 2.5. Medidas para um reforço positivo do desempenho
A auscultação dos responsáveis das unidades orgânicas internas permitiu obter um esboço da imagem atual da Secretaria -Geral, refletindo as opiniões, preocupações e propostas dos dirigentes. Dos contributos resultou ainda uma visão prospetiva de curto e médio prazo, alicerçada nos pontos fortes e nas oportunidades para mitigar as fraquezas e as ameaças, mas com a consciência dos constrangimentos jurídico-legais e ao nível da gestão de recursos humanos e financeiros.
Análise SWOT:
Análise Interna
S (Forças)
W (fraquezas)
Análise Externa
O
(Oportunidades)
SO (maxi-maxi) Inovação; Know How nos processos de negócio;
Formação contínua para os funcionários;
Infraestrutura tecnológica moderna; Qualidade dos Serviços de Suporte; Atendimento personalizado; Serviços Centralizados – Expansão
de Clientes;
Planeamento eficiente de aquisições TI;
Reengenharia de Processos; Empowerment
Agregação de novas categorias pela UMC
Aumentar a produção de serviços de que resultem receitas Competência de entidade
Coordenadora do Programa Orçamental
WO (mini-max)
Aperfeiçoar processos internos Conhecimento transversal da SG a
todos os funcionários;
Aproveitar competências internas; Novas atribuições, Serviços
Centralizados versus Quem operacionaliza;
Constrangimentos orçamentais/legais Instalações dispersas
Maus exemplos/comportamentos (eficiência energética/hídrica/resíduos) Permanente alteração da localização
de gabinetes;
Ausência programa gestão de contratos
Pouco aceitação dos sistemas worflow Resistência à mudança
T (Ameaças)
ST (max-min) Dependência da ESPAP para utilização de Sistemas
fundamentais ao negócio da SG; Dificuldades na introdução de novas
tecnologias de suporte ao negócio; Morosidade nos processos de
aquisição com exigência de vários pareceres prévios;
Realização de atividades que possibilitem a divulgação desta “ferramenta” documental (Arquivo online).
Diminuição do n.º de utilizadores que nos contactam para obter documentação
WT (min-min)
Morosidade nos procedimentos aquisitivos de (Hw/Sw); Sobrecarga de trabalho devido a
escassez de RH;
Necessidade de Recursos Humanos especializados
Falta recursos financeiros
Contexto económico-laboral adverso Dispersão geográfica dos clientes Pressão dos clientes internos
Tendo em conta a avaliação de 2013 e os resultados da avaliação de satisfação realizada aos clientes internos e externos da DGAP, apresenta-se um plano de melhoria a médio prazo:
Monitorização dos processos aquisitivos para verificar a possibilidade de redução dos prazos – implementar/adequar níveis de serviço/resposta na área de aprovisionamento e logística e monitorizar o seu cumprimento;
Simplificação/racionalização/desmaterialização de processos – implementação das PAB’s;
A longo prazo, implementar um projeto de gestão de ativos para controlo do inventário que, por força da centralização, cresceu substancialmente.
Benchmarking
2.6. Comparação com o desempenho de serviços idênticos
Durante o ano de 2013 não se registaram desenvolvimentos no âmbito do projeto de trabalho Benchmarking entre SG, devido, nomeadamente, a mudanças e alterações ocorridas nas estruturas de algumas Secretarias- Gerais, acréscimos de exigências e atribuições e nomeação de novos dirigentes.
No entanto, algumas SG acederam a registar e a divulgar entre elas os resultados relativos ao exercício de 2013, usando para o efeito a grelha de indicadores base que tem vindo a ser utilizada desde o início do projeto.
Assim, apesar desta troca de elementos ter sido um pouco tardia, a grelha consolidada dos resultados insere-se no Anexo D ao presente Relatório.
