Gerência de Projetos
Gerenciamento das Partes Interessadas
Marcelo Marinho
Introdução
Todos os projetos têm partes interessadas
que são afetadas ou podem afetar o projeto
de uma maneira positiva ou negativa.
A habilidade do Gerente de Projetos de
identificar e gerenciar essas Partes de
maneira apropriada pode fazer a diferença
entre o êxito e o fracasso. A satisfação das
Partes é o objetivo.
Principais STAKEHOLDERS
Processos da Gerência das Partes
Interessadas
Identificar as Partes Interessadas Planejar a Gerência das Partes Interessadas Gerenciar o Engajamento das Partes interessadas Controlar o Nível de Engajamento das Partes InteressadasIdentificar as Partes Interessadas
Processo de identificar
pessoas, grupos ou
organizações que podem ter impactos ou
serem impactados por uma decisão, atividade
ou resultado do projeto.
É fundamental para o sucesso do projeto
identificar as partes interessadas desde o
início do projeto e analisar seus níveis de
interesse, expectativas individuais, assim
como sua importância e influência.
Identificar as Partes Interessadas
::Entradas
- Termo de Abertura do Projeto
Fornece os Patrocinadores, clientes, membros de equipes, grupos e departamentos, organizações.
- Documentos de Aquisição
- Fatores Ambientais
Cultura e estrutura da organização, padrões, Regionalismo, Globalização.
- Ativos de Processos Organizacionais
Lições e registros das Partes Interessadas em projetos anteriores.
Identificar as Partes Interessadas::
Ferramentas e Técnicas
- Análise de Partes Interessadas
Coleta e análise de informações para identificar interesses, expectativas, influências e relacionamento das partes interessadas.
- Opinião Especializada
Auxilia na identificação das partes interessadas. Gerentes de Projetos, ONG, Consultores, etc.
- Reuniões
Usadas para troca ou análise de informações sobre papéis, interesses, conhecimentos, situação atual de cada Parte.
Identificar as Partes Interessadas::
Saídas
- Registro das Partes Interessadas
Contém os detalhes, tais como: nome, local,
papel no projeto
, posição organizacional,
fase de maior interesse no ciclo do projeto,
influência potencial no projeto,
expectativas,
se é de apoio / neutra / resistente, interna ou
externa, etc.
Planejar o Gerenciamento das
Partes Interessadas
Planejar o Gerenciamento das
Partes Interessadas
Processo
de
desenvolver
estratégias
apropriadas de gerenciamento para
envolver
as partes interessadas de maneira eficaz no
decorrer de todo o ciclo de vida do projeto,
baseado em suas necessidades, interesses,
e impacto potencial no êxito do projeto.
É um processo iterativo que é revisto
regularmente pelo Gerente de Projetos.
Planejar o Gerenciamento das
Partes Interessadas
Planejar o Gerenciamento das
Partes Interessadas
Planejar o Gerenciamento das
Partes Interessadas ::Entradas
- Plano de Gerenciamento do Projeto
Ciclo de vida, processos de cada fase, o Como fazer para atingir os objetivos, cumprimento dos requisitos de RH, gestão de mudanças, comunicação entre as Partes.
- Registro das Partes Interessadas
Maneiras apropriadas para engajar as partes interessadas.
- Fatores Ambientais
Planejar o Gerenciamento das
Partes Interessadas ::Ferramentas
e Técnicas
-Opinião Especializada
Conhecimento especializado de grupos ou pessoas com treinamento ou conhecimento especializado na área em questão. Obtida por consultas individuais ou em grupo.
- Reuniões
Especialistas + Equipe de Projeto.
- Técnicas Analíticas
Classificação do nível de engajamento das Partes em:
Planejar o Gerenciamento das
Partes Interessadas ::Ferramentas
Planejar o Gerenciamento das
Partes Interessadas ::Saídas
- Plano
de
Gerenciamento
das
Parte
Interessadas
Fornece o nível de engajamento ideal e atual das Partes, âmbito e impacto das mudanças nas Partes, requisitos de comunicação entre as Partes, método de atualização e refino do Plano de Gerenciamento das Partes à medida que o projeto progride.
- Atualização dos Documentos do Projeto
Cronograma do projeto e Registro das Partes Interessadas.
Gerenciar o Engajamento das Partes
Interessadas
Gerenciar o Engajamento das
Partes Interessadas
Processo de se
comunicar
e
trabalhar
com
as partes interessadas para
atender
às suas
necessidades / expectativas,
abordar
as
questões
à medida que elas ocorrem,
promover
o engajamento das Partes nas
atividades do projeto.
Permite que o Gerente de Projetos aumente o
nível de apoio às Partes e minimize a sua
resistência, ampliando as chances de êxito do
projeto.
Gerenciar o Engajamento das
Partes Interessadas
Gerenciar o Engajamento das Partes
Interessadas:: Entradas
- Plano de Gerenciamento das Partes
Orienta sobre a melhor maneira das Partes se envolverem no projeto. Determina o nível de interações das várias Partes,
ajuda a definir uma estratégia de identificação e gerenciamento das Partes durante o ciclo.
- Plano de Gerenciamento das Comunicações
Fornece orientações e informações sobre o gerenciamento das expectativas das Partes, dentre elas: requisitos de comunicações, informações a serem enviadas às Partes, Pessoas e Grupos que receberão as informações, processo de
Gerenciar o Engajamento das
Partes Interessadas ::Entradas
- Registro de Mudanças
Usado para documentar as mudanças que ocorrem durante o projeto. Os impactos (tempo, custo, risco) dessas mudanças são comunicadas às Partes.
- Ativos de Processos Organizacionais
Requisitos de comunicação da Org, procedimentos de gerenciamento das questões, de controle das mudanças, informações históricas de projetos anteriores.
Gerenciar o Engajamento das
Partes Interessadas ::Ferramentas
e Técnicas
- Métodos de Comunicação
Os métodos de comunicação identificados para cada Parte são usados pelo Gerente de Projeto para decidir como, quando e quais desses métodos de comunicações serão usados no projeto.
- Habilidades Interpessoais
Estabelecimento de confiança, solução e conflitos, superação da resistência à mudança.
- Habilidades de Gerenciamento
Facilitar o consenso para alcançar os objetivos, influenciar pessoas a apoiar o projeto, negociar acordos, modificar o comportamento organizacional para aceitar os resultados.
Gerenciar o Engajamento das
Partes Interessadas ::Saídas
- Registro das Questões
Atualizado quando são identificadas novas questões e as questões atuais são resolvidas.
- Solicitações de Mudança
Mudança do produto ou do projeto. Ações corretivas preventivas no projeto ou na interação com as Partes impactadas, conforme necessário.
- Atualizações no Plano de Gerenciamento do
Projeto
Atualizado quando são identificados requisitos de comunicação novos ou modificados. Resultado das soluções das preocupações e resolução das questões.
Gerenciar o Engajamento das
Partes Interessadas ::Saídas
- Atualização nos Documentos do Projeto
Atualizado quando há mudanças nas informações sobre as Partes, quando são identificadas novas Partes, quando as Partes não estiverem mais envolvidas.
- Atualização nos Ativos de Processos
Organizacionais
Notificações das Partes, Relatório do Projeto, Apresentações do projeto, Registros do Projeto, Feedback das Partes, Documentação de Lições Aprendidas.
Controlar o Nível de Engajamento
das Partes Interessadas
Controlar o Nível de Engajamento
das Partes Interessadas
Processo de monitorar os relacionamentos
das Partes projeto em geral, e
ajustar
as
estratégias
e
planos
para o engajamento
das mesmas.
Permite a manutenção ou aumento da
eficiência e eficácia das atividades de
engajamento das Partes à medida que o
projeto prossegue ou muda.
Controlar o Nível de Engajamento
das Partes Interessadas
Controlar o Nível de Engajamento
das Partes Interessadas ::Entradas
- Plano de Gerenciamento do Projeto
Usado para desenvolver o plano de gerenciamento das Partes. Principais informações: Ciclo de vida do projeto e processos, o Como fazer os trabalhos para atingir os objetivos, o Como cumprir os requisitos de RH, o Como monitorar e controlar as mudanças.
Controlar o Nível de Engajamento
das Partes Interessadas ::Entradas
- Dados de Desempenho do Trabalho
Observações e medições básicas identificadas durante a execução das atividades realizadas para levar a cabo os trabalhos do projeto.
- Documentos do Projeto
Cronograma do Projeto, Registro das Partes, Registro das Questões e das Mudanças, Comunicações do Projeto.
Controlar o Nível de Engajamento das
Partes Interessadas::
Ferramentas e
Técnicas
- Sistemas de Gerenciamento de Inform.
Usados para coletar, armazenar e distribuir as informações para as Partes sobre os custos, o andamento e o desempenho do projeto.
- Opinião Especializada
- Reuniões
Controlar o Nível de Engajamento
das Partes Interessadas ::Saídas
-Informações sobre o Desempenho do Trabalho
Dados coletados de vários processos de controle, analisados em contexto e integrados. Fornece base para decisões no projeto.
-Solicitações de Mudança
Mudanças que alinhem o desempenho futuro esperado.
