HISTÓRICO DAS REVISÕES

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SGQ – Sistema de Gestão da Qualidade CÓPIA CONTROLADA

HISTÓRICO DAS REVISÕES

REVISÃO DATA DESCRIÇÃO

00 06/02/2015 Emissão inicial

1. OBJETIVO

Criar uma sistemática de produção e disseminação de notícias institucionais para os diversos públicos da instituição.

2. CAMPO DE APLICAÇÃO

Inspetoria São João Bosco.

3. RESPONSABILIDADES

RESPONSÁVEL ATIVIDADES

Delegado do SSCS • Alinhar as diretrizes e linhas de atuação;

• Zelar para que as produções mantenham o carisma e filosofia de instituição.

Coordenador • Alinhar e ajustar as agendas de atividades com as demandas;

• Direcionar as demandas;

• Avaliar o conteúdo. Analista • Gerenciar o mailing;

• Apurar as informações;

• Construir as informações;

• Assessorar as unidades;

• Formar salesianos e colaboradores. Profissionais e/ou

referências de comunicação

(unidades da ISJB)

• Executar os procedimentos da área de gestão da informação.

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SGQ – Sistema de Gestão da Qualidade CÓPIA CONTROLADA 4. DEFINIÇÕES

Assessoria de imprensa: relacionamento e troca de informações com a imprensa.

Briefing: é um conjunto de informações (como prazo, escopo objetivo) coletadas em um formulário, para o desenvolvimento de um trabalho.

Canais de comunicação: sites, blogs, revistas, jornais.

Clipagem: processo de selecionar notícias que fazem menção à instituição e que foram publicadas em jornais, revistas, sites e outros meios de comunicação (como mídias digitais).

Clipping: é um arquivo ou documento, resultado da clipagem, que contém todas as notícias e informações da instituição que foram publicadas pelos meios e veículos de comunicação.

ISJB: Inspetoria São João Bosco.

Notícia: informação que apresenta um acontecimento ou divulga algo novo.

Núcleo de Comunicação: profissionais de comunicação que atuam no Centro Inspetorial, em prol de toda a Inspetoria São João Bosco.

Mailing: Lista de contatos (canais de comunicação, grupos ou pessoas) que possuem relevância ou interesse na organização.

Newsletter: informativo institucional pelo meio digital.

Público externo: pessoas e grupos que não possuem vínculo direto com a ISJB. Ex.: parceiros em potencial, ex-salesianos/colaboradores, jovens, etc.

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Release: instrumento de comunicação que permite o envio de notícias institucionais para os veículos.

SSCS: Sistema Salesiano de Comunicação Social

5. REFERÊNCIAS

Manual de comunicação e identidade visual da ISJB, (ISJB, 2012); Manual de assessoria de imprensa, (ISJB, 2014);

6. DESCRIÇÃO DO PROCEDIMENTO

O gerenciamento das notícias das ISJB (Centro Inspetorial e unidades mantidas) é de competência da área de Comunicação e Marketing. Gerenciar a informação é manter os públicos interno e externo informados sobre as notícias da instituição e manter os gestores informados sobre as notícias e acontecimentos que têm impacto no negócio.

Compete aos profissionais da área:

6.1 - Produção de informação (para os canais de comunicação institucional): a) Identificar os acontecimentos da unidade de acordo com a relevância para os

públicos específicos;

b) Entrar em contato com os responsáveis por esses acontecimentos (salesianos, gestores ou educadores) para a coleta de mais informações;

c) Construir o conteúdo jornalísticos de acordo com as informações coletadas: i) Escrever textos com base nas informações coletadas;

ii) Produzir, quando possível, fotos de acordo com o contexto da informação. Se não for possível, solicitar aos responsáveis pela notícia, imagens representativas do fato.

iii) Atenção ao conteúdo (imagem, texto e voz) relacionado aos jovens da unidade. Verificar se estes possuem o termo de cessão de imagem assinado pelos responsáveis.

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SGQ – Sistema de Gestão da Qualidade CÓPIA CONTROLADA i) ISJB (Acontece, Elo Salesiano, site, Facebook e Jornal Mural);

ii) Unidades (site da unidade, informativos impressos, newsletter e jornal mural)

e) Produzir clipping do que foi publicado;

i) Verificar quais canais externos publicaram a notícia, baseado na informação original publicada pela unidade;

ii) Imprimir e arquivar as notícias publicadas pelos canais externos. f) Atualizar os indicadores da área;

6.2 - Produção de informação (para os canais de comunicação externos):

a Identificar os acontecimentos da instituição de acordo com a relevância para os públicos específicos (imprensa, órgãos públicos e comunidade);

b Entrar em contato com os responsáveis por esses acontecimentos (salesianos, gestores e educadores) para a coleta de mais informações;

c Construir releases com abordagens específicas para veículos de comunicação e públicos diferentes;

i) Escrever textos com base nas informações coletadas;

ii) Produzir, quando possível, fotos de acordo com o contexto da informação. Se não for possível, solicitar aos responsáveis pela notícia, imagens representativas do fato.

iii) Atenção ao conteúdo (imagem, texto e voz) relacionado aos jovens da unidade. Verificar se estes possuem o termo de cessão de imagem assinado pelos responsáveis.

d Enviar os releases para os contatos do mailing¹;

o ¹Sobre o mailing:

Identificar os veículos de comunicação, grupos e/ou pessoas que tem influência para o negócio;

Colher os dados de contato desses grupos e/ou pessoas e arquivá-los de forma ordenada de acordo com os segmentos e grupos, criando assim o mailing;

Manter o mailing atualizado anualmente;

Manter um bom relacionamento com estas fontes, por meio de contatos e envio de releases regularmente;

e Estar à disposição dos veículos e pessoas para fornecer mais informações ou esclarecer dúvidas a respeito dos acontecimentos;

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SGQ – Sistema de Gestão da Qualidade CÓPIA CONTROLADA f Produzir clipping do que foi publicado;

i) Verificar quais canais externos publicaram a notícia, baseado na informação original publicada pelas unidades;

g Atualizar os indicadores da área;

6.3 - Apurar notícias:

a) Acessar e ler regularmente veículos de comunicação que possuem relevância em âmbito municipal, estadual e nacional e aqueles também que possuem a linha editorial de interesse da instituição;

b) Identificar as notícias/acontecimentos que possam ter impacto (positivo ou negativo) no negócio;

c) Manter os salesianos gestores informados.

6.4 - Assessorar as unidades

(Demanda solicitada ao Núcleo de Comunicação):

a Nas solicitações para atividades e/ou produtos de comunicação, enviar ao requerente o briefing para ser respondido;

i O briefing é um instrumento que auxilia o entendimento da solicitação e servirá para quantificar os atendimentos da área.

b Avaliar a demanda com a equipe do Núcleo de Comunicação;

c Apresentar à unidade uma proposta de acordo com a demanda solicitada; d Auxiliar e/ou executar a proposta em conjunto com a unidade.

e Gerar relatório baseado no briefing e atividade/produto executado.

6.4.1 - Assessorar as unidades

(Demanda criada pelo Núcleo de Comunicação):

a Acompanhar diariamente as atividades e produções de comunicação das unidades com o intuito de avalia-las;

b Avaliar e identificar com a equipe do Núcleo de Comunicação as oportunidades de melhorias ou correções nas atividades e produções das unidades;

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c Propor aos profissionais e referências de comunicação das unidades melhorias e correções nas atividades, bem como o desenvolvimento de novas ações (por exemplo, a assessoria de imprensa).

d Auxiliar as unidades na execução das propostas.

6.5 - Formar salesianos e colaboradores:

a Avaliar as demandas pontuais por cursos na área de comunicação, solicitadas pelo Sistema Salesiano de Formação.

b Avaliar e propor, juntamente com a equipe do Núcleo de Comunicação, a metodologia, conteúdos e enfoques a serem utilizados;

c Acompanhar e auxiliar esse público nas atividades pós-formação.

6.6 - Monitoramento:

(Monitoramento do informativo Acontece)

O monitoramento do informativo Acontece é realizado por meio da ferramenta de envio e mensuração “All In” (serviço terceirizado).

a) Dados analisados e ações.

i) Dados: Quantidade de e-mails enviados e quantidade de e-mails abertos (pelos destinatários).

Ações:

(1) Os e-mails que não são abertos são avaliados a procedência (se é um destinatário colaborador ou um destinatário externo);

(2) Destinatários internos: avaliar junto a unidade e/ou colaborador os motivos.

(3) Destinatários externos: não se aplica. ii) Dias que o informativo é acessado:

(1) Nos dias que tiverem mais acessos, monitorar, junto com o setor de Tecnologia da Informação, a estabilidade da internet para não afetar o acesso à informação pelos leitores, sendo que as notícias são todas armazenadas no site.

iii) Notícias e informações mais acessadas:

(1) Avaliar pelo mapa de notícias mais acessadas, qual são as informações que tem mais adesão pelo público. Com base nestes

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dados, criar uma linha editorial de acordo com as notícias de maior interesse. 7.REGISTROS APLICÁVEIS • Relatório; • Indicadores; • Clipping; • Briefing. ELABORAÇÃO APROVAÇÃO Coordenação de Comunicação e Marketing Delegado SSCS Data: 20/01/2015 Data: 02/03/2015

Nome: Guilherme Tell Barbosa Silva Nome: Ir. Cledson Rodrigues SGQ – Sistema de Gestão da Qualidade CÓPIA CONTROLADA