4. Instrumentos para o desenvolvimento de soluções inovadoras
4.3 Método
635
Palavras-Chave
Brainstorming, brainwriting, método 635, técnica criativa, resolução de problemas, produção de ideias
Objectivos de aprendizagem
Depois de ler esta componente você deverá ser capaz de entender o processo de implementação do “Método 635”, uma técnica criativa de grupo. Deverá, ainda, ser de entender esta técnica, e perceber onde e como pode ser utilizada no desenvolvimento de ideias para novos produtos, na descoberta de soluções para um problema actual ou no aperfeiçoamento dos seus procedimentos habituais.
O estudo deste componente deverá tomar-lhe aproximadamente 20 minutos e a aplicação real do Método 635 deverá, num grupo de seis elementos, demorar entre 40 a 60 minutos a aplicar.
Introdução
Estudamos a técnica do Brainstorming no módulo 4.2, e descobrimos que envolve a cooperação de um grupo de pessoas que trabalham juntas de forma a produzir ideias e potenciais soluções para uma problema. Todavia, pensa que esta técnica é demasiado vaga ou que os elementos da sua equipa poderão necessitar de maior orientação?
Teme que alguns elementos da sua equipa não participem activamente neste processo, por medo de falar em público, receio que as suas ideias não sejam apreciadas, ou no pior caso, por desconfiança que as suas ideias sejam roubadas? Se sim, o Método 635, pode ser a solução ideal para si.
O Método 635 é a forma escrita de brainstorming, vulgarmente conhecida como “brainwriting”, e envolve basicamente, o registo das ideias iniciais em papel. Os outros elementos do grupo tentarão expandir e melhorar as ideias iniciais geradas pelos seus parceiros de grupo.
4.3.1 O que é o Método 635?
O Método 635 é uma técnica criativa desenvolvida a partir da técnica de brainstorming. O Método 635 é comummente conhecido como brainwriting e envolve a participação de um grupo de pessoas que utilizam um método específico na idealização de soluções de para um problema específico.
• 5 Minutos
• 6 Elementos
• 3 Soluções possíveis
Fonte da imagem 1
Este processo consiste em pedir a 6 pessoas, que escrevam num papel 3 soluções possíveis para um problema, em 5 minutos. Depois de decorrido o período de tempo definido (normalmente 5 minutos), cada um dos participantes entrega as suas ideias a um vizinho que deverá desenvolver as ideias recebidas, ou então conceber três ideias completamente novas. O processo de transmissão das ideias ao parceiro vizinho continua até que todos os elementos tenham a tido a oportunidade de visualizar as três soluções iniciais apresentadas e de ter contribuído para o documento.
1
O Método 635 foi inicialmente concebido por Rohrbach em 1969.
4.3.2 Porquê utilizar o Método 635?
Tal como muitas outras técnicas criativas, o Método 635 pode ser utilizado num número variado de situações, tais como:
• Produção de Ideias – aproximadamente 108 ideias podem ser produzidas em menos de uma hora
• Na descoberta de soluções para um problema
• Aperfeiçoamento dos Sistemas e Processos actualmente em uso
• Reforço do espírito de equipa (possibilita que os elementos da equipa se conheçam melhor entre si e reconheçam as capacidade dos colegas, facilitando o trabalho em equipa na procura de uma solução)
• Melhoria da comunicação no interior de uma equipa ou organização
• No encorajamento dos membros de uma equipa a compartilhar ideias e soluções, visto que a origem da ideia pode ser facilmente identificada
Esta técnica pode também ser utilizada em situações mais complexas, e é de particular utilidade quando é necessário que todos convirjam e se envolvam no processo da mesma forma.
Há alguns prós e contras associados à utilização do Método 635. Estes encontram-se sumariados na Tabela 1:
Tabela 1: Prós e contras da utilização do Método 635
Possíveis vantagens
• O método é muito fácil de aplicar
• O método não requer um moderador
Possíveis desvantagens
• Alguns participantes podem não
conseguir explicar a sua ideia da forma mais concisa possível, para que
especialmente qualificado
• O potencial de inovação de um grupo pode ser explorado/utilizado (participação de especialistas em diferentes campos do saber)
• Troca mútua de conhecimentos
(aprendizagem pelo convívio com outros)
• Todos os elementos participam
activamente (o que não poderá ser necessariamente conseguido num sessão de brainstorming)
• É útil aquando da existência de
conflitos no interior de um grupo – conflitos no interior de um grupo podem ter um impacto negativo quando utilizado o método oral de brainstorming, já que pode levar a que alguns participantes evitem/ hesitem em apresentar as suas ideias
• Uma ideia útil é sistematicamente desenvolvida e melhorada
• O “autor” de uma ideia criativa pode ser facilmente identificado. Isto pode cifrar-se num importante factor motivacional.
seja clara o suficiente para os outros participantes (a escrita também deverá ser clara!)
• Como é fixado um tempo limite de 5 minutos, é possível que os participantes se sintam pressionados e restringidos no seu processo criativo individual.
• Pode gerar um menor número de
soluções criativas, visto que a maioria das contribuições são de natureza individual, não tirando partido das discussões de grupo.2
Na prática, o Método 635 tem uma maior taxa de sucesso que o brainstorming devido à supressão dos factores “emocionais”.
2
Consegue identificar uma situação em particular em que o Método 635 consiga obter um melhor resultado que outras técnicas de brainstorming?
4.3.3 Onde pode o Método 635 ser utilizado?
O Brainwriting ou Método 635 podem utilizados como uma alternativa ao Brainstorming quando:
• Uma equipa precisa de uma nova técnica de produção de ideias.
• As personalidades individuais obrigam a uma aproximação diferente.
• Os membros da equipa são provenientes de diversos níveis de uma organização.
• O número de participantes torna o brainstorming clássico impraticável: quando há a participação de demasiados elementos podem ser constituídos vários grupos 635, ou a folha que contém as ideias pode ser passada menos vezes.
4.3.4 Como utilizar o Método 635?
O objectivo do Método 635 é o de encontrar e desenvolver ideias e/ou soluções para um problema em particular
Pré-requisitos
• 6 Participantes (provenientes de diferentes campos do saber). Os participantes devem-se apresentar individualmente.
• Formulários pré-definidos (ver tabela 4.3.2 abaixo)
• Uma sala com o ambiente controlado (os telemóveis devem ser desligados!)
• Entre 30-40 minutos, ou mais se necessário, para a discussão
Dica: Misture os formulários antes de os passar ao próximo participante. Os autores originais das ideias podem, ainda assim, ser distinguidos quando o processo for finalizado.
Tabela 2: Um exemplo de um Formulário pré-definido
Definição do problema: Como…
Nome Ideia 1 Ideia 2 Ideia 3
Nome
Nome
Nome
Nome
Tabela 3: Passos do procedimento
Dica:
Os passos de 5 a 8 devem ser conduzidos silêncio
Passo 10
Discussão das ideias e processo de decisão!
Passo 4
O problema é escrito no cabeçalho do formulário por cada participante
Passo 5
Cada participante anota em 5 minutos 3 propostas na primeira fila do formulário
Passo 6
Cada participante passa o seu formulário ao participante mais próximo
Passo 7
Cada participante apresenta 3 novas ideias/melhorias/variações
Passo 8
O formulário é passado ao próximo participante (Nas últimas 3
passagens, demorará mais tempo a ler todas as propostas presentes no formulário, portanto podem ser necessários entre 6 – 7 minutos
Existe um problema que precisa ser resolvido
Passo 1
6 Participantes encontram-se numa mesa
Passo 2
Cada participante recebe um formulário pré-definido que contém um cabeçalho, filas e colunas. Ver exemplo abaixo
Passo 3
O problema é apresentado e definido (pelo líder do grupo).Por exemplo, “ Como melhorar…?”
Passo 9
Depois de finalizado o “círculo”, os formulários
são analisados.
Dicas
As sugestões mais úteis devem ser marcadas e discutidas Transparências podem ser
4.3.5 Exemplo de Aplicação
Tabela 4: Exemplos de ideias produzidas com a utilização do Método 635
Definição do Problema: Como conseguir melhorar o nível de conhecimentos de Inglês no Departamento de Serviços
Nikos Aulas nocturnas Forma de motivação
para ir passar férias ao estrangeiro
A criação de um “Dia da Língua Inglesa” no departamento
Vald Aulas nocturnas pagas
pela empresa Motivação para frequentar a Universidade de Verão em Inglês As reuniões de projecto passam a decorrer em inglês
Aideen Aulas nocturnas reembolsadas como férias
Universidade de Verão no Reino Unido, Irlanda ou EUA, com o contributo financeiro da empresa Criação de um “círculo de conversação” em inglês, em horário pós-laboral, uma vez por mês
Linda 2 Horas de aulas por
semana com uma professora na empresa
Maior remuneração para quem for certificado nesta língua
Criação de uma versão em inglês dos documentos de trabalho
Lalia E-learning com um tutor
e aulas na empresa Criação de uma biblioteca de livros em inglês na empresa Criação de um “círculo de conversação” com colegas estrangeiros da empresa
Caron Curso intensivo, duas
vezes por ano, ao fim de semana
Frequentar o bar irlandês sempre que possível
Instituição de noites interculturais com colegas estrangeiros da
Resultados Obtidos
• Máximo de 6 x 3 x 6 = 108 ideias de solução
• Um número alargado de documentos contendo soluções que podem ser
investigadas mais profundamente por intermédio de grupos de convergência direccionada, etc.
E porque não praticar o Método 635 com alguns dos seus colegas de trabalho? Escolha um problema hipotético ou um de simples resolução, antes de tentar resolver um problema mais complexo.
E porque não adaptar outros meios a este modelo – usando meios electrónicos como o e-mail ou salas de aulas virtuais para fazer circular os formulários, em vez de utilizar uma sala de reuniões?
4.3.6 Sumário dos pontos-chave
O Método 635 é uma Técnica Criativa utilizada para encontrar soluções para um problema específico. Baseia-se em três princípios básicos:
• 6 Participantes anotam
• 3 Ideias num período de 5 minutos
• 5 Vezes
A técnica pode ser usada para gerar ideias, encontrar soluções para um problema, encontrar novas formas de executar os procedimentos habituais, reforçar o espírito de equipa, melhorar e encorajar os membros da equipa a partilhar do processo de produção de ideias e soluções
Depois de ler este módulo terá aprendido o que é a técnica criativa Método 635, como e onde a utilizar em situações específicas onde haja a necessidade de gerar novas ideias, encontrar soluções para um problema ou encontrar novas formas de
executar os seus procedimentos habituais.
Questões de Teste
Responda a estas questões e reflicta sobre elas, antes de as comparar com as soluções fornecidas
1. Porque é esta técnica denominada por “635”?
Resposta:
• 6 Participantes anotam • 3 Ideias num período de • 5 Minutos, cinco vezes
2. Indique alguns dos pré-requisitos necessários para a implementação desta
técnica
Resposta: Alguns dos seguintes pré-requisitos devem ser mencionados: • 6 Participantes (de diferentes ramos do saber)
• Formulários pré-definidos (ver parágrafo do exemplo de implementação) • Uma sala imune a distracções
• Entre 30-40 minutos, ou mais se necessário, para a discussão
3. Para que pode o Método 635 ser utilizado?
Resposta: As seguintes possibilidades podem ser mencionadas • Criação de novas ideias
• Transformação do conhecimento tácito em conhecimento explicito • Reforço do espírito de equipa
• Construção de relações em rede • Transferência de Conhecimento
BIBLIOGRAFIA
Method 6-3-5, InnoSupport Project Platform, visitado a 26 de Maio de 2008 <www.innosupport.net>
Pahl and W. Beitz (1996), Engineering Design: A Systematic Approach.
Professor Schuh, Production Management I– Lecture 3 – Production Planning & Engineering, can be found at <www.wzl.rwth-aachen.de/en/080d8d8c949a1ac0c1256f190035d886/pm_a_l03.pdf> visitado a 26 de Maio de 2008
Madara Ogot and Gul Okundan-Kremer (2004), Engineering Design: A Project-based Introduction
Jack B Revelle, 2004, Quality Essentials: A Reference Guide from A-Z
Brainstorming 2008, Wikimedia Foundations Inc, visitado a 26 de Maio de 2008, <http://en.wikipedia.org/wiki/Brainstorming>
Creativity Techniques 2008, Wikimedia Foundations Inc, visitado a 26 de Maio de 2008, <http://en.wikipedia.org/wiki/Creativity_technique>
Leitura Complementar
Carol Kinsey Goman, Ph.D. (1999), Creativity in Business: A Practical Guide for Creative Thinking
Bjrn Andersen, Tom Fagerhaug (2006), Root Cause Analysis: Simplified Tools and Techniques
Arthur B. VanGundy (2007), Getting to Innovation: How Asking the Right Questions Generates the Great
Websites
Pode pesquisar no Google por “method 635”. Os termos “brainwriting”, “brainwriting 635” e “brainstorming 635” podem ser também utilizados, já que diferentes autores utilizam diferentes terminologias. Alguma dessa pesquisa deve incluir:
www.mycoted.com/Brainwriting#BrainWriting_6-3-5 http://creatingminds.org/tools/brainwriting.htm
http://cqi.ucok.edu/brainpres.pdf
http://ezinearticles.com/?Brainwriting,-A-More-Perfect-Brainstorm&id=510585 http://www.creativityatwork.com/articlesContent/brainwriting.htm>
Fontes em língua alemã
GLOSSÁRIO
Brainstorming é uma técnica de criatividade de grupo que foi concebida para gerar um grande número de ideias de solução para um problema. Este método foi concebido e dado a conhecer ao mundo no final dos anos 30 por Alex Faickney Osborn, um executivo ligado ao mundo da publicidade, num livro denominado por "Applied Imagination”. Osborn alvitrou que os grupos conseguiriam duplicar o seu potencial criativo ao utilizar o método de brainstorming. Apesar de o brainstorming tradicional poder não ser capaz de aumentar a produtividade de um grupo, pode no entanto, potenciar outros benefícios como o aumento da satisfação do trabalho em grupo e a melhoria da moral. Pode também servir como um bom exercício para o reforço do espírito de equipa. (tradução da fonte: http://en.wikipedia.org/wiki/Brainstorming).
O termo Brainstorming Clássico é frequentemente utilizado para descrever o brainstorming tradicional.
Brainwriting é uma variante de brainstorming, na qual as ideias são escritas por indivíduos ou grupos de discussão.
Técnica criativa - É o termo genérico dado a uma vasta gama de técnicas ou métodos, que podem ser utilizados individualmente, ou em situações de equipa. O objectivo destas técnicas é o de tornar implícitas as experiências, conhecimentos e ideias criativas
individuais tácitas (armazenadas no cérebro de cada um), de forma que possam ser transferidas para outros e utilizadas para criar novo conhecimento e encontrar soluções inovadoras. (fonte: http://en.wikipedia.org/wiki/Creativity_technique)
