SUMÁRIO
1 PALAVRA DA ORGANIZAÇÃO ... Página 3 2 INFORMAÇÕES GERAIS ... Página 4 2.1 DIAS E HORÁRIOS DA FEIRA ... Página 4 2.2 HORÁRIO DE ATENDIMENTO AOS EXPOSITORES, MONTADORAS, E CONTRATADAS ... Página 4
2.3 LOCAL ... Página 4 2.4 ORGANIZAÇÃO ... Página 4 2.5 MONTADORA OFICIAL ... Página 5 2.6 AGÊNCIA DE VIAGENS OFICIAL ... Página 5 2.7 SEGURANÇA ... Página 5 2.8 LIMPEZA ... Página 5 2.9 ESTACIONAMENTO ... Página 6 2.10 TELEFONIA E INTERNET ... Página 6 2.11 SEGURO ... Página 7 2.12 CREDENCIAMENTO ... Página 7 2.13 MONTADORAS E EMPRESAS CONTRATADAS ... Página 7 2.14 FOTOGRAFOS E FILMAGENS ... Página 8 3 RESPONSABILIDADE ... Página 8 4 NORMAS GERAIS ... Página 9
4.1 DIREITOS DA PROMOTORA/ORGANIZADORA ... Página 9 4.2 RESPONSABILIDADE DO EXPOSITOR ... Página 9 4.3 RESPONSABILIDADE DA MONTADORA ... Página 10 4.4 APRESENTAÇÃO DO PROJETO DO STAND ... Página 10 4.5 ALTURAS MÁXIMAS E PISO DO STAND ... Página 11 4.6 PAREDES DIVISÓRIAS ... Página 12 4.7 JARDINS E PLANTAS ... Página 12 4.8 MONTAGEM DE STAND TIPO “ILHA” E “PONTA DE ILHA” ... Página 12
4.9 PAREDES DE VIDROS ... Página 12 4.10 INSTALAÇÕES ELÉTRICAS ... Página 12 4.11 VIAS DE CIRCULAÇÃO ... Página 13 4.12 LOCALIZAÇÃO DOS STANDS ... Página 13 5 MONTAGEM ... Página 14 5.1 ENTRADA DE MERCADORIAS ... Página 14 5.2 GUARDA DE MATERIAL ... Página 15 6 NORMAS DE SEGURANÇA ... Página 15 6.1 OPERAÇÕES DE MATERIAIS ... Página 15 6.2 EXTINTORES DE INCÊNDIO ... Página 15 6.3 OPERAÇÕES DE MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS ... Página 16 6.4 EQUIPAMENTOS PROIBIDOS ... Página 16 6.5 NORMAS PARA MONTADORAS ... Página 16
7 REALIZAÇÃO ... Página 17 7.1 OPERAÇÃO DO STAND ... Página 17 7.2 DISTRIBUIÇÃO PROMOCIONAL E PROMOÇÃO DA MARCA ... Página 17 7.3 SOM E MUSICA AMBIENTE ... Página 17 7.4 ABASTECIMENTO E MANUTENÇÃO DO STAND ... Página 18 7.5 SAÍDA DE MATERIAIS DURANTE A REALIZAÇÃO ... Página 18 7.6 LIMPEZA DO STAND ... Página 18 8 DESMONTAGEM ... Página 18
8.1 DANOS NO CENTRO DE EVENTOS ... Página 19 9 SERVIÇOS DISPONIBILIZADOS NO SITE ... Página 19
9.1CREDENCIAIS DO EXPOSITOR... Página 19 9.2 CREDENCIAIS DE SERVIÇO ... Página 19 9.3 ENTRADA DE PESSOAS E MATERIAIS ... Página 20 9.4 CONSUMO DE ENERGIA ... Página 20 9.5 HIDRÁULICA ... Página 20 9.6 SERVIÇOS DE LIMPEZA ... Página 20 9.7 ALIMENTOS E BEBIDAS ... Página 21 9.8 PROGRAMA OFICIAL ...Página 21 9.9 INSCRIÇÕES DE CORTESIA ... Página 21 9.10 ENVIO DE MATERIAL PARA PASTAS DOS CONGRESSISTAS ... Página 22 10 ATIVIDADES PATROCINADAS ... Página 22
10.1 SIMPOSIO SATÉLITE ... Página 22 11 AÇÕES PROMOCIONAIS ... Página 22 12 TAXAS ... Página 23 13 NORMAS GERAIS E PROVIDENCIAS LEGAIS ... Página 23 14 CONSIDERAÇÕES FINAIS ... Página 23 TERMO DE RESPONSABILIDADE PARA MONTADORAS ... Página 24
1 PALAVRA DA ORGANIZAÇÃO Prezado Expositor,
Bem-vindos ao VIII Congresso Brasileiro de Farmacêuticos em Oncologia.
As normas contidas neste manual são parte integrante do Manual Geral do Expositor 2016.
É importante que o expositor e montador respeitem as normas e prazos estabelecidos nestes documentos para garantir que sua exposição aconteça de forma tranquila e segura.
É de inteira responsabilidade da empresa expositora observar e cumpri as normas impostas neste manual.
A promotora reserva-se o direito de estabelecer, a qualquer momento, novas normas que se façam necessárias para o bom andamento do evento.
Recomendamos que você centralize em um único profissional a responsabilidade de administrar a atividade operacional.
Para mais informações, a organização do evento estará à disposição para atendê-los.
Alexandra Loureiro
Organizadora do VIII Congresso Brasileiro de Farmacêuticos em Oncologia
2 INFORMAÇÕES GERAIS
2.1 DIAS E HORÁRIOS DA FEIRA
MONTAGEM MONTAGEM REALIZAÇÃO REALIZAÇÃO DESMONTAGEM DESMONTAGEM 18 de maio 19 de maio 20, 21 de maio 22 de maio 22 de maio 23 de maio
12h00min às 19h00min 08h00min às 19h00min 08h00min às 18h00min 08h00min às 13h00 14h00min às 19h00min 08h00min às 19h00min
2.2 HORÁRIO DE ATENDIMENTO AOS EXPOSITORES, MONTADORAS E CONTRATADAS.
SECRETARIA DO EVENTO E CAEX
MONTAGEM REALIZAÇÃO REALIZAÇÃO
18 e 19 de maio 20 e 21 de maio 22 de maio 08h00min às 19h00min 08h00min às 17h30min 08h00min às 14h00min 2.3 LOCAL CENTRO SUL
Av. Governador Gustavo Richard, 850 . Centro . CEP:88010-290 Florianópolis . Santa Catarina . BRASIL
www.centrosul.net
Tel: 55 (48) 3251.4000 | Fax: 55 (48) 3251.4009 2.4 ORGANIZAÇÃO
Alê Loureiro Assessoria de Eventos Contato: Alexandra Loureiro
Tel: (011) 2361-9823/ 99265-6670 2.5 MONTADORA OFICIAL
Cardial Stands
Contato: Felicio Silveira – Comercial Email: sobrafo@cardialstands.com.br Tel: (048) 8405-6862
2.6 AGENCIA DE VIAGENS OFICIAL
Levitatur Viagens E-mail: eventos@levitatur.com.br Site: http://levitatur.com.br/viii-congresso-brasileiro-de-farmaceuticos-em-oncologia/hoteis Tel.: (11) 2090-0970 2.7 SEGURANÇA
O serviço de segurança estará disponível durante o período integral de montagem, realização e desmontagem, atuando nas áreas comuns do evento.
É de responsabilidade de cada expositor providenciar segurança para seu stand, objetos e equipamentos expostos na montagem, realização e desmontagem.
A atividade de Segurança Privada ou Desarmada é regida por Lei Federal. Para a Segurança no que diz respeito à contratação de mão-de-obra de Guarda de Estande, alertamos que, conforme determinação da Polícia Federal, não será permitida a prestação de serviço de pessoas e/ou empresas não habilitadas legalmente para a função.
2.8 LIMPEZA
O serviço de limpeza atuará nas áreas de circulação, administração, sanitária e áreas comuns.
O expositor poderá contratar limpeza para seu stand.
É de responsabilidade da empresa montadora entregar o stand limpo para a inauguração.
Durante a montagem e desmontagem é de responsabilidade da montadora recolher e descartar o lixo gerado.
É proibida a utilização dos banheiros para limpeza de materiais ou coleta de água para limpeza de estandes. Para este fim, o Centro Sul disponibiliza de uma lavanderia apropriada.
Obs.: Favor atentar-se a cartilha de Gestão de Resíduos do Centro Sul anexa a este manual.
Dados de contato: Claudia – claudia@centrosul.net – Tel: (48) 3251-4000. 2.9 ESTACIONAMENTO
O estacionamento é de responsabilidade do Centro Sul. Todas as solicitações e pagamentos inclusive para a utilização do mesmo durante a montagem e desmontagem, deverão ser tratados diretamente com a empresa indicada pelo mesmo.
2.10 TELEFONIA E INTERNET
Todos os serviços de telefonia e internet são de responsabilidade exclusiva da FLIN, que disponibiliza a locação de linhas e pontos de internet para os stands.
Rafael Rudoi
Tel.: (48) 3331-3444
2.11 SEGURO
Os stands, bens ou produtos e pessoal a serviços dos Expositores não estão cobertos por seguro, cuja responsabilidade é exclusiva dos Expositores.
Lembramos ao expositor a importância da contratação de seguro com as coberturas de incêndio, roubo, danos elétricos e danos pessoais.
Cabe exclusivamente ao expositor providenciar seus próprios seguros (responsabilidade civil, riscos diversos e acidentes pessoais) durante o período de montagem, realização e desmontagem. A promotora não assumirá qualquer responsabilidade por danos ou custos gerados por ocorrências nos stands, com produtos, materiais, empresas contratadas, montadoras, transportadores, pessoas ou por qualquer outra natureza. A vigência da apólice deve constar de 18 a 23/05/2016.
2.12 CREDENCIAMENTO
O VIII CONGRESSO BRASILEIRO DE FARMACÊUTICOS EM ONCOLOGIA não possui bilheteria. É um evento direcionado exclusivamente a profissionais do setor. A entrada ao evento será permitida somente mediante credencial de: congressista, patrocinador, serviço, organização, palestrantes e comissão.
ATENÇÃO:
É proibida a entrada de menores de 16 anos e pessoas trajando bermudas, camiseta regata, chinelos e trajes de banho.
Todas as credenciais fornecidas pelos organizadores são pessoais e intransferíveis e não dão direito a acompanhantes. O uso indevido implicará na apreensão e cancelamento da referida credencial. Não serão emitidas segundas vias de credenciais apreendidas. O uso da credencial é obrigatório por parte dos expositores, montadores e fornecedores de serviços nos stands.
2.13 MONTADORAS E EMPRESAS CONTRATADAS
É de livre escolha do expositor a contratação da empresa especializada para montagem, decoração, artes gráficas, recepção, transportes, buffet, entre outros.
As empresas contratadas precisam estar registradas nos órgãos legais, possuir técnicos especializados, usar equipamentos adequados e garantir o bom funcionamento do evento, seguindo as normas deste manual, caso contrário a organização do congresso se reserva o direito de interromper a montagem.
Todas as empresas montadoras e outras empresas contratadas pelo expositor deverão ser devidamente cadastradas no site.
A montadora oficial esta disponível para atendê-los e o contato encontra-se no item 2.5 deste manual.
INFORMAÇÕES IMPORTANTES:
Para iniciar a montagem dos stands as montadoras, que não sejam a Montadora Oficial, deverão apresentar obrigatoriamente a RRT/ART para cada stand.
Todos os stands deverão estar totalmente finalizados até as 19hs do dia 19/05/2016. As empresas que por qualquer motivo não conseguirem cumprir o cronograma serão obrigados a cancelar os serviços imediatamente e estará sujeitas ao pagamento de multa no valor de R$ 5.000,00 (cinco mil reais) para a organização do evento.
2.14 FOTOGRAFOS E FILMAGENS
Todo trabalho fotográfico ou de filmagem deverá ser comunicado antecipadamente à Organização do evento.
As solicitações devem ser enviadas para congresso@sobrafo.org.br, informando nome do profissional contratado, dia e horários pretendidos. O profissional terá direito a uma credencial de serviço e sua entrada não será autorizada nas áreas de palestras.
3 RESPONSABILIDADE
A Comissão Organizadora do evento não se responsabiliza por danos ou prejuízos causados a pessoas ou produtos expostos antes, durante ou após a realização do evento, incluindo roubo, deficiência ou interrupções no fornecimento de energia elétrica, água ou sinistros de qualquer espécie.
4 NORMAS GERAIS
4.1 DIREITOS DA PROMOTORA/ ORGANIZADORA
A Promotora se reserva o direito de alterar as normas estabelecidas no manual, ou estabelecer novas regras, em tempo hábil para o bom funcionamento do evento ou por motivo de segurança;
Remanejar ou substituir as áreas de exposição até a data do evento, conforme as normas estabelecidas em contrato, para acomodar eventuais espaços não ocupados e promover uma melhor ambientação geral da feira. A Promotora respeitará obrigatoriamente a dimensão útil da área locada e informará previamente o expositor;
Para iniciar a montagem do stand, a Promotora exige do expositor o pagamento imediato de qualquer pendência financeira referente às parcelas do contrato e serviços obrigatórios e/ou contratados;
A Promotora poderá penalizar ou cessar as atividades dos stands que estejam em desacordo com as normas estabelecidas neste manual e nas condições gerais aplicáveis aos contratos de participação e serviços. 4.2 RESPONSABILIDADE DO EXPOSITOR
Respeitar todas as normas e datas estabelecidas neste manual e orientar seus funcionários e contratados;
Apresentar formalmente à organização do evento a empresa responsável pela montagem do stand
Certificar-se de que o projeto do stand foi elaborado com a supervisão e a participação de um responsável técnico, engenheiro e/ou arquiteto;
Controlar a entrada e saída de produtos, materiais e equipamentos, sendo responsável por qualquer desaparecimento, perda, dano ou furto durante o período de montagem, realização e desmontagem;
Credenciar pelo site www.sobrafo.org.br/congresso2016, até o dia 10/05/2016, todos os funcionários do expositor que trabalharão durante a realização da feira, sendo liberado aos credenciados o acesso também no período de montagem;
Fornecer aos funcionários e contratados os Equipamentos de Proteção Individual – EPI apropriados e orientá-los para a devida utilização.
4.3 RESPONSABILIDADE DA MONTADORA
Respeitar todas as normas, horários e datas estabelecidas neste manual;
Enviar o projeto do stand, de acordo com a exigência feita pela Promotora (normas e prazos);
Entregar o stand limpo para a inauguração (retirar todos os materiais utilizados e lixo gerado durante o período de montagem);
Credenciar pelo site www.sobrafo.org.br/congresso2016 até o dia 10/05/2016, todos os funcionários que trabalharão durante o período de montagem.
Entregar o Termo de Responsabilidade no primeiro dia de atendimento, devidamente preenchido e assinado, válido para todas as montadoras. O formulário está disponível no fim deste manual.
Fornecer aos funcionários e contratados os Equipamentos de Proteção Individual – EPI apropriados e orientá-los para a devida utilização. 4.4 APRESENTAÇÃO DO PROJETO DO STAND
É obrigatória a apresentação do projeto para todo o stand com montagem própria. O projeto deverá conter planta baixa, elevação frontal e lateral, perspectivas com nome legível e assinatura do profissional habilitado e responsável pelo projeto, assim como telefone para contato.
A construção dos stands deve seguir exatamente os projetos enviados e aprovados. Qualquer alteração no projeto deverá ser encaminhada previamente.
Orientamos que todo stand contenha em seu interior sinalização de Proibido Fumar.
IMPORTANTE:
Junto ao projeto, a montadora deverá encaminhar também a promotora o TERMO DE RESPONSABILIDADE, assumindo ser responsável por qualquer dano que venha a ser causado por seu material e/ou pessoal ao Centro de eventos, a terceiros, inclusive pelas penalidades aplicadas à falta de cumprimento das normas de montagem, manutenção e desmontagem, conforme prazos estabelecidos no regulamento da feira e neste manual. DATA LIMITE DO ENVIO DO PROJETO DO STAND: 20/04/2016
OBSERVAÇÕES IMPORTANTES:
Os projetos deverão ser encaminhados para congresso@sobrafo.org.br com cópia para sobrafo@cardialstands.com.br, em arquivo PDF, para aprovação. A promotora é responsável pela avaliação e liberação da montagem de todos os stands.
O projeto deverá conter:
Planta Baixa
Elevação frontal e lateral
Perspectivas de todas as fachadas
Memorial descritivo de materiais e estruturas.
O não cumprimento das determinações acima dentro do prazo estipulado isenta a Promotora do congresso de qualquer responsabilidade e/ou obrigação sobre o projeto e montagem do stand.
O expositor deverá cumprir rigorosamente com as normas técnicas de segurança estabelecidas pela ABEME – Associação Brasileira das Empresas de Montagem de Estandes, bem como em conformidade com as exigências do CREA e Corpo de Bombeiros.
Todos os stands devem conter um extintor de incêndio do tipo ABC 4 kg. IMPORTANTE:
Para os Patrocinadores da (COTA BRONZE) que contém montagem básica, informamos que não serão permitidos furos, pinturas ou uso de colas e fitas nos painéis e acessórios de montagem.
Para contratar complementos de montagem, o expositor deverá entrar em contato com a Montadora Oficial.
4.5 ALTURAS MÁXIMAS E PISO DO STAND
A altura máxima permitida é de 3,00m a partir do piso do centro de eventos. A área de cada stand será demarcada e identificada no piso do centro de eventos. É de responsabilidade do expositor/ montador solicitar o auxílio à Equipe Operacional para solucionar quaisquer dúvidas referentes à área locada.
A elevação do piso do stand é opcional. Quando o piso for elevado, é obrigatória a construção de rampa de acesso para deficientes físicos, independente de sua metragem.
4.6 PAREDES DIVISÓRIAS
É obrigatória a construção de paredes divisórias no limite de sua área (porém dentro dela) com as áreas vizinhas. A altura mínima deve ser de 2,20m, a partir do piso do centro de eventos, até a altura máxima de 3,00m. O expositor deverá dar acabamento de qualidade na face voltada para seus vizinhos ou áreas de circulação.
IMPORTANTE:
Hidrantes que estiverem dentro da área do stand deverão ter fácil acesso e estarem visíveis e bem sinalizados.
4.7 JARDINS E PLANTAS
Jardins, plantas e flores ornamentais serão permitidos quando contidos em vasos, cestos ou outros recipientes, desde que não seja usada terra solta, areia ou pedras para execução de jardins no local.
4.8 MONTAGEM DE STAND TIPO “ILHA” E “PONTA DE ILHA” As paredes dos stands que configurarem “ilha” e “ponta de ilha” deverão obedecer a altura máxima de 3,00m.
É obrigatório fazer o acabamento de todas as paredes no mesmo nível de qualidade de seu stand.
4.9 PAREDES DE VIDRO
Todas as paredes em vidro devem ser construídas em vidro temperado ou laminado.
Os painéis devem estar sinalizados com fita de segurança (adesivo, grafismo, logotipo, etc.), durante os períodos de montagem e desmontagem, a fim de evitar acidentes.
4.10 INSTALAÇÕES ELÉTRICAS
As instalações elétricas dos stands devem ser de baixa tensão. A promotora é responsável pelo suprimento e conexão de energia desde os
quadros de distribuição de eletricidade do centro de eventos até o quadro de distribuição do stand.
Caberá ao expositor ou montadora complementar a instalação e distribuição de energia elétrica no stand provendo a entrada de energia com chave geral e proteção compatível à solicitação de energia elétrica.
Observações:
A energia elétrica estará disponível em 127V fase/neutro e 220V fase/fase, com frequência de 60Hz. Pede-se consultar a Coordenação de Eventos para informações complementares.
Todos os circuitos primários e secundários de força e luz deverão estar protegidos por disjuntores, acondicionados em caixa com tampa e afixados com material isolante
Eventuais cortes de energia elétrica, panes e/ou outros problemas relativos à instalação elétrica inadequada na instalação dos stands ou dela decorrentes, serão de responsabilidade do expositor, devendo este último, arcar com as consequências decorrentes, em qualquer esfera.
4.11 VIAS DE CIRCULAÇÃO
As vias de circulação e entre os stands e a parede do Centro de eventos não poderão ser utilizados para a colocação de materiais, ferramentas, sacos de lixo e produtos a serem instalados no stand.
Toda a operação deverá ser realizada exclusivamente dentro dos limites do stand.
É proibido jogar lixo nas áreas comuns.
4.12 LOCALIZAÇÃO DOS STANDS
Caberá à montadora oficial demarcar a localização dos stands, atendendo a ordem cronológica de solicitações e chegada das montadoras e às necessidades técnico-operacionais de montagem.
O Expositor receberá a área do seu stand demarcada no piso. Atenção
5 MONTAGEM
É de única e exclusiva responsabilidade da empresa expositora a montagem e execução do stand, independente da contratação da empresa montadora.
Todos os funcionários da montadora que estiverem presentes no Centro de eventos durante o período de montagem deverão possuir credencial própria e levar seus documentos pessoais para identificação. Em caso de troca ou substituição de credencial enviar um e-mail com as solicitações para congresso@sobrafo.org.br.
As credenciais deverão ser solicitadas pelo site www.sobrafo.org.br/congresso2016 e serão entregues no dia 18/05/2016. Toda a montadora deve seguir as normas de utilização do Centro de eventos e horários já descritos anteriormente; caso isso não seja cumprido, acarretará em multa, conforme mencionado no Termo de Responsabilidade.
O Termo de Responsabilidade original deverá ser entregue no primeiro dia de atendimento na secretaria do evento.
5.1 ENTRADA DE MERCADORIAS
Toda mercadoria terá livre entrada no Centro de eventos. É responsabilidade exclusiva de o expositor cumprir toda e qualquer exigência legal relativa ao procedimento de remessa de mercadorias, produtos, equipamentos e/ou utensílios.
A promotora não se responsabiliza pelo recebimento das mercadorias. REGRAS:
Toda mercadoria destinada à exposição deverá ter em sua embalagem, claramente identificados o nome do evento, nome do expositor e o número de seu stand.
O expositor deve emitir Nota Fiscal de Simples Remessa ou Declaração de Remessa em nome do próprio Expositor (estabelecimento remetente).
Os expositores são totalmente responsáveis pela entrega e retirada de produtos de seu stand, portanto recomendamos que o agendamento de
entrega e retirada de produtos seja feita com a certeza de que um representante da empresa esteja no stand.
O centro de eventos e a empresa organizadora não são responsáveis pelo recebimento de qualquer material destinado ao expositor ou ao stand.
No pavimento superior é proibido a entrada de graxa, tinta e materiais corrosivos, esse espaço é acarpetado.
5.2 GUARDA DE MATERIAL
A organização do evento disponibilizará uma sala única para guarda de material promocional para os expositores. Todo o material deverá estar fechado em caixas e identificado com o nome do expositor.
É de responsabilidade exclusiva do expositor a guarda do material. Não será permitida a guarda de material das montadoras.
A promotora não se responsabiliza por eventuais perdas ou extravios de materiais armazenados nessa sala.
É expressamente proibido fazer depósito atrás dos stands. 6 NORMAS DE SEGURANÇA
6.1 OPERAÇÕES DE MATERIAIS
Todo trabalho com graxa, tinta, material corrosivo, pó, liquido ou produto químico deverá ser realizado utilizando-se recipiente próprio e adequado, a fim de evitar danos e acidentes com outras pessoas, componentes de montagem e com o próprio centro de eventos.
Qualquer dano causado as instalações do centro de eventos será de responsabilidade exclusiva do expositor.
6.2 EXTINTORES DE INCÊNDIO
Todo expositor deverá manter em seu stand extintor de incêndio do tipo PQS (pó químico seco) ou CO2 (Gás carbônico) compatível com os produtos/ equipamentos expostos e materiais utilizados na montagem de seu stand.
O extintor deverá estar em local de fácil acesso, devidamente sinalizado, e deverá ser levado pelo próprio expositor.
6.3 OPERAÇÕES DE MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS
Não será permitida a exposição e/ou operação de máquinas e equipamentos que não possuam sistema de exaustão ou que produzam som (ruído) superior a 80 decibéis.
6.4 EQUIPAMENTOS PROIBIDOS
É proibido o funcionamento de motores a combustão no interior do Centro de Convenções. É também proibida a utilização de explosivos, gases não inertes, tóxicos e combustíveis.
É expressamente proibido o uso de gás tipo GLP, ou qualquer outro tipo de gás inflamável, no interior do Centro de Convenções.
É proibido fechar as saídas de emergências, acessos a hidrantes e extintores com materiais de montagem, stands e qualquer tipo de objetos, durante montagem, realização e desmontagem do evento.
6.5 NORMAS PARA MONTADORAS
Os funcionários contratados pelos expositores para prestação de serviços de segurança e limpeza deverão estar devidamente uniformizados e informados sobre as regres deste manual.
É obrigatório o uso de EPI – Equipamentos de Proteção Individual, de acordo com os serviços a serem executados
Não permitir que seus funcionários circulem pelas áreas comuns do espaço com roupas inadequadas como bermudas, camisetas regatas, minissaias ou chinelos.
A montadora que não terminar a montagem dos stands dentro do prazo estipulado pela Organizadora estará sujeita ao pagamento de multa.
Não é permitido o consumo de bebidas alcoólicas durante a montagem e a desmontagem do evento.
Qualquer pessoa, por qualquer motivo, que venha a perturbar o ambiente de trabalho será retirada do Centro de Convenções.
CREA – Chamamos a atenção para, no caso de montagem com outra montadora que não a oficial, certificar-se de que esta tenha providenciado junto ao CREA (Conselho Regional de Engenharia e Arquitetura) o recolhimento da ART/RRT (Anotação de Responsabilidade Técnica). É obrigatório manter em seu stand uma cópia desta guia, pois no caso de
fiscalização, poderá haver embargo de stand. Notar que sem a ART/RRT devidamente quitada, a montagem do stand não será permitida.
Não é permitida a utilização de maquinas elétricas, tais como, furadeiras, serras, mosquetas, compressas e etc que provoquem ruídos, barulhos ou vibrações. Também não é permitido lixar ou pintar qualquer tipo de material nas dependências internas do centro de convenções. As peças deverão chegar ao local, com o trabalho de pintura e arte final concluídos.
7 REALIZAÇÃO
7.1 OPERAÇÃO DO STAND
O expositor deverá manter presente no stand pelo menos um funcionário seu, capacitado a prestar informações sobre os produtos expostos.
O horário de chegada deverá observar a antecipação de 30 minutos da abertura do evento, permanecendo todos os dias até o final do evento. O expositor deverá desligar a chave geral do seu stand ao final de cada dia.
7.2 DISTRIBUIÇÃO PROMOCIONAL E PROMOÇÃO DA MARCA É vetado ao expositor manter seu pessoal fora dos limites do stand em operação de venda ou distribuição de folhetos, brindes, etc.
Será permitida a distribuição de brindes, amostras, folhetos e catálogos exclusivamente no interior do stand.
COMERCIALIZAÇÃO DE PRODUTOS:
É vetada a comercialização de produtos ou serviços ao público visitante durante a realização do evento.
7.3 SOM E MUSICA AMBIENTE
Todo som produzido no stand por audiovisuais, gravadores, rádios ou qualquer outro equipamento não deverá exceder o volume normal da voz ou 80 decibéis.
É também proibido o uso de qualquer aparelho de amplificação para a emissão de mensagens de vendas ou promoções.
7.4 ABASTECIMENTO E MANUTENÇÃO DO STAND
Em caso de reposição de material nos stands, o acesso deverá ser feito pelo setor de carga e descarga do Centro de eventos. A reposição de materiais nos stands poderá ser feita somente até uma hora antes da abertura do evento. O mesmo se aplica à manutenção dentro dos stands pelas montadoras.
7.5 SAIDA DE MATERIAIS DURANTE A REALIZAÇÃO
Nenhum produto poderá ser retirado durante o período de funcionamento do evento. Casos especiais devem ser comunicados à organização do evento.
7.6 LIMPEZA DO STAND
Os serviços de limpeza do stand deverão ser realizados das 08h00min às 09h00min.
8 DESMONTAGEM
O expositor deverá retirar todo o seu material de decoração, produtos e equipamentos no dia 22 de maio de 2016, a partir das 14h00min.
Solicitamos ao expositor que mantenha em seu stand, no período de desmontagem, um funcionário responsável até a total retirada de seus equipamentos e/ou produtos, pois a Organização não se responsabiliza por desaparecimentos, danos e/ou furtos que porventura venham a ocorrer. A área deverá ser entregue limpa sem fita dupla face, tinta ou qualquer resquício de sujeira ou material, seja por empresa expositora ou montadora.
Os materiais, equipamentos e produtos eventualmente remanescentes no Centro de eventos após o término do período de desmontagem serão retirados pela organização da feira que cobrará do expositor os custos decorrentes desta operação e ainda executará o Termo de Responsabilidade. A organização não guarda qualquer material após o término da desmontagem.
As empresas que não adotarem esta medida poderão ser multadas de acordo com o dano verificado. É de suma importância orientar o técnico responsável.
8.1 DANOS NO CENTRO DE EVENTOS
Após a desmontagem de todos os stands, será realizada uma vistoria de saída para a entrega da área.
Os expositores/ montadores serão responsabilizados por seus danos e a cobrança será realizada após a desmontagem do evento.
9 SERVIÇOS DISPONIBILIZADOS NO SITE
Cada patrocinador receberá por e-mail, o login e a senha para acesso ao site do congresso.
O e-mail será enviado ao contato da empresa com a organização.
Caso não receba nenhuma comunicação até o dia 16/02/2016 entre em contato com a administração através do e-mail congresso@sobrafo.org.br solicitando o reenvio.
9.1 CREDENCIAIS DO EXPOSITOR
O expositor deverá acessar o site www.sobrafo.org.br/congresso2016 com o login e a senha e credenciar os funcionários (nome e cargo). Em todas as credenciais solicitadas, a empresa será identificada pelo nome fantasia pré-cadastrado.
Cada expositor terá direito a 01 (uma) credencial a cada 3m2 comprados. A credencial de expositor não dará acesso às salas de palestras, a não ser durante o eventual Simpósio Satélite patrocinado pela empresa.
Obs.: a segunda via de credencial será cobrada R$ 40,00 9.2 CREDENCIAIS DE SERVIÇO
As credenciais de serviço também deverão ser cadastradas no site www.sobrafo.org.br/congresso2016, mediante o preenchimento dos dados de cada funcionário e o serviço que prestará no stand.
Cada expositor terá direito a 01 (uma) credencial a cada 3m2 comprados. A credencial de serviço não dará acesso às salas de palestras.
9.3 ENTRADA DE PESSOAS E MATERIAIS
O acesso à área de eventos ocorrerá pelo estacionamento do Centro Sul em área indicada pela equipe do mesmo
Não será permitido descarregar ou carregar materiais e (ou) equipamentos em frente às demais portarias e (ou) entradas do centro de eventos, sem a prévia autorização da equipe operacional do mesmo.
É vedado o acesso de pessoas com sinais de estado etílico
É exigido que o pessoal envolvido na montagem de stands/ exposições, esteja permanentemente uniformizado e asseado
O centro de eventos não dispõe de pessoal para transporte de material. Bem como carrinho para transporte. Os mesmos deverão ser providenciados pelo responsável do stand.
9.4 CONSUMO DE ENERGIA
Todos os expositores devem obrigatoriamente informar o consumo de energia elétrica necessário no stand, em KVAs através do e-mail congresso@sobrafo.org.br até o dia 10/04/2016.
Será cobrada uma taxa de R$ 200,00 por stand referente a instalação do kit de elétrica.
9.5 HIDRÁULICA
Não será permitida instalação hidráulica nos stands. 9.6 SERVIÇO DE LIMPEZA
É de responsabilidade do expositor efetuar ou contratar uma empresa especializada para realizar a limpeza do stand durante a realização do evento.
Empresa Oficial de Limpeza: Contato:
E-mail: Tel:
9.7 ALIMENTOS E BEBIDAS
Não é permitida a entrada de alimentos e bebidas de empresas de fora da oficial do congresso. Somente será permitida a entrada de máquinas de café e carrinhos de sorvete, sendo que os mesmos devem ser avisados à organização do evento.
Mesmo os lunch Box distribuídos no Simpósio Satélite devem ser comprados ou autorizados à compra de fora pela empresa oficial.
Empresa: Contato: E-mail: Tel:
IMPORTANTE: O CentroSul detém a exclusividade na contratação das empresas/serviços abaixo.
Tipo de serviço de alimentação e bebidas diretamente nos estandes e demais áreas do evento.
Não será permitido o acesso ao interior do CENTRO DE CONVENÇÕES de pessoas portando bebidas, comidas ou qualquer outro produto do gênero dentro do CentroSul.
9.8 PROGRAMA OFICIAL
Os anúncios deverão ser enviados para o e-mail congresso@sobrafo.org.br c/c para Andréa - DeAaZdesign az@deaazdesign.com.br, seguindo as orientações abaixo até o dia 15/04/2016. Materiais enviados após essa data não poderão ser utilizados. Os arquivos devem ser enviados em JPG (fechado) ou PDF em 300dpi, escala CMYK, nos seguintes formatos:
Página Dupla (cota platina) – 40x28cm
Página Inteira (cota diamante) – 20x28cm
Meia Página (cota ouro e simpósios satélites) – 20x14cm
¼ de página (cota prata) – 10x14cm 9.9 INSCRIÇÕES DE CORTESIA
As inscrições de cortesia designadas por cada cota deverão ser inseridas diretamente no site do congresso www.sobrafo.org.br/congresso2016. Não serão aceitas inscrições enviadas diretamente no e-mail da organização.
9.10 ENVIO DE MATERIAL PARA PASTAS DOS CONGRESSISTAS O envio de folders para serem encartados na sacola dos congressistas deverá ser enviado diretamente ao centro de eventos do congresso com entrega prevista no dia 17/05/2016 aos cuidados de Alexandra Loureiro na secretaria do evento. Folders entregues após essa data não serão aceitos para encarte sendo entregues ao expositor para distribuição no seu stand. Quantidade: 1000 (hum mil).
10 ATIVIDADES PATROCINADAS 10.1 SIMPÓSIO SATÉLITE
É de responsabilidade do patrocinador o fornecimento de Lunch Box para os participantes do Simpósio, bem como, a limpeza adequada das salas após o consumo do mesmo.
A empresa deverá informar com antecedência a utilização de equipamentos que não estejam no escopo do patrocínio (projetor, tela, microfones).
11 AÇÕES PROMOCIONAIS
Sorteios só serão permitidos após o término das atividades científicas
Não será permitida nenhuma ação promocional do expositor fora dos limites de seu stand
A comissão organizadora reserva-se o direito de impedir a distribuição do material promocional, mesmo no interior do stand, sempre que este fato estiver propositalmente ocasionando distúrbios ou aglomerações.
Não será permitida a instalação de infláveis, de nenhum tipo, forma ou tamanho, a colocação de faixas, painéis, motivos decorativos ou tapetes fora dos domínios do stand.
A Comissão Organizadora poderá sustar a demonstração de todo e qualquer material que não seja produto destinado ao setor, que a seu critério possa apresentar riscos a pessoas, mercadorias ou estruturas e elementos de stands ou da própria área de exposição do evento.
Todo e qualquer material promocional que infringir este regulamento será apreendido e devolvido somente após o término do evento
12 TAXAS
As taxas devem ser quitadas uma semana antes do evento, sob pena do embargo da montagem.
Taxa de energia: será cobrado R$ 200,00 por stand.
Taxa de limpeza: será cobrado R$ 100,00 por stand.
Taxa de credencial extra: cada stand terá direito a uma credencial a cada 3m2 (expositor e serviço), cada credencial extra, será cobrada R$ 50,00 por credencial.
13 NORMAS GERAIS E PROVIDENCIAS LEGAIS
A Agência Nacional de Vigilância Sanitária poderá comparecer ao Congresso para fiscalização direta nos estandes. Solicitamos a todos os expositores manterem cópias das documentações relacionadas abaixo. Informamos que será vedada a montagem do estande que não apresentarem cópia da documentação para: congresso@sobrafo.org.br no primeiro dia da montagem do evento:
a. AFE (Autorização de Funcionamento de Empresa) da ANVISA; b. Se não possuir registro, solicitar autorização especial para exposição na ANVISA;
c. Cópia do Registro do Produto na ANVISA;
d. Cumprir a RDC 13 para identificar com texto o produto incluindo material.
OBS: Providenciar alvara da vigilancia Sanitaria para os expositores
14 CONSIDERAÇÕES FINAIS
A Promotora/ Organizadora, quando necessário, poderá a qualquer momento alterar as normas estabelecidas neste manual, assim como acrescentar informações relevantes ao expositor, montadora ou empresas prestadoras de serviços. Para mais informações ou em caso de dúvidas, entre em contato com a Organização do Evento, pelo telefone (11) 2361-9823 ou por e-mail congresso@sobrafo.org.br.
TERMO DE RESPONSABILIDADE PARA MONTADORAS
O documento original deverá ser entregue na secretaria do evento no 1º dia de atendimento (um formulário para cada stand).
Evento: VIII Congresso Brasileiro de Farmacêuticos em Oncologia Razão Social da Montadora:
__________________________________________________________ Nome Fantasia:_____________________________________________ CNPJ: ____________________________________ Representante Legal: ________________________________________ Expositor Contratante: _____________________________ Numero do Stand: ____________________________ Serviços Prestados: _________________________________________
A Montadora acima qualificada, representada por seu responsável legal, (nome), (profissão), inscrito no CPF ___________________________ e no RG _________________, mediante este instrumento, declara responsabilizar-se perante a SOBRAFO – Sociedade Brasileira de Farmacêuticos em Oncologia, localizada na Av Amaral Gurgel, 447 Sobreloja 1, São Paulo – SP, CNPJ 04.479.562/0001-10, promotora do evento acima identificado, pela conservação da área onde realizará os serviços no stand para o Expositor contratante, conforme acima descrito a partir desta data. A Montadora, assim, obriga-se a devolver a referida área no mesmo estado em que foi entregue e livre de quaisquer materiais ao fim do evento. Em caso de descumprimento, a Montadora pagará a promotora o valor de R$ 2.000,00 (dois mil reais), além dos danos que ocorram nas edificações, instalações, equipamentos e acessórios a sua disposição para a prestação dos serviços.
A montadora declara-se responsável pela montagem do stand, material, equipe e por qualquer outro prestador de serviço contratado durante todo o período de montagem até a desmontagem do evento, alem dos danos que porventura possam ocasionar ao centro de eventos ou a terceiros.
De acordo
_________________________,________de _________________de 2016.
(Carimbo e Assinatura da Montadora) Para uso da Promotora:
Atestamos que o bem foi devolvido em _____/_____/2016, nas seguintes condições:
( ) Em perfeito estado
( ) apresentando o seguinte defeito: ( ) faltando peças ou acessórios
