Sobre o Reserva Fácil

Sobre o Reserva Fácil

O Reserva Fácil simplifica o dia a dia do cliente

corporativo no trabalho de

busca, reserva e emissão de passagens.

Ferramenta ágil e versátil, o RF oferece tecnologia avançada e amplos

recursos, capazes de atender seus clientes em todas as suas expectativas.

Com rapidez e segurança, o usuário recebe informações sobre as melhores

tarifas e opções de voo em tempo real, fornecidas diretamente por todas as

companhias aéreas que operam no Brasil e no mundo.

Seu sistema também dispõe de vários recursos que ajudam a gestão de

viagens como: múltiplos centros de custos, política de viagens, relatório de

políticas de viagens.

Vantagens e Diferenciais

Informações de todas as companhias aéreas reunidas em um único lugar. Dados apresentados em tempo real. É possível acessar o Reserva Fácil na empresa, em casa ou pelo celular, a qualquer momento. Funcionalidades específicas para o agente e para o cliente corporativo. Personalização de acessos de acordo com as necessidades do perfil. Todo o processo de reservas é realizado em ambiente seguro, com proteção total aos agentes de viagens, ao cliente corporativo e às companhias aéreas. Ferramenta única para gerenciar todas as reservas. Todos os estágios são controlados e gerenciados 100% dentro do programa. Facilita todo o processo de busca, reserva e emissão de passagem. Isso permite que o cliente trabalhe com foco no negócio. Interface amigável para facilitar toda a operação, tanto para o agente de viagens quanto para o cliente corporativo. FLEXIBILIDADE MOBILIDADE CONTEÚDO SEGURANÇA EFICIÊNCIA CONTROLE

Sumário

1. Como acessar o Reserva Fácil

Pág. 8

2. Tela inicial

Pág. 9

A. Abas de acesso

B. Nome do usuário

C. Grupo de trabalho

D. Senha, painel de controle, sair e idiomas

3. Início

Pág. 10

A. Fila

B. Comunicados

C. Câmbio

4. Nacional

Pág. 11

A. Companhias Aéreas

B. Dados da busca

5. Internacional

Pág. 13

A. Dados da busca

6. Tipos de buscas

Pág. 14

A. Tipos de buscas

S U

M

Á R I

O

Sumário

7. Visualizar a lista de voos

Pág. 15

A. Visualizar a lista de voos nacionais e internacionais

B. Lista de voos nacional/internacional

C. Valores

8. Reserva nacional

Pág. 17

A. Escolher e selecionar os voos

B. Reserva

9. Reserva internacional

Pág. 18

A. Escolher e selecionar os voos

B. Reserva

10. Confirmação dos dados da reserva

Pág. 19

A. Confirmação dos dados da reserva

B. Detalhes do passageiro

C. Cartão de fidelidade

11. Reserva efetuada / detalhes da reserva

Pág. 21

A. Loc

B. Prazo

C. Criação

D. Segmentos

E. Passageiros

F. Reserva assentos

S U

M

Á R I

O

Sumário

12. Enviar OP, transferir ou emitir

Pág. 24

A. Enviar OP

B. Autorizador de Reservas

C. Observações e confirmação de leitura

D. Enviar OP

E. Número de pedido

F. Emitir

Pág. 28

13. Enviar para autorização

(disponível apenas na versão corporativa)

A. Violação de política de viagem

B. Centro de custo

C. Enviar para autorização

13. Autorizar e enviar para emissão (disponível apenas na versão corporativa)

Pág. 32

A. Fila

B. Pedido de autorização

C. Violação da política de viagem

D. Autorizar e enviar para emissão

14. Gerenciador de reservas

Pág. 36

A. Companhia

B. Criação, embarque e prazo

C. Como editar uma Reserva

S U

M

Á R I

Sumário

S U

M

Á R I

O

16. OP

Pág. 39

A. Status OPs no Reserva Fácil

B. Usuário Agência

C. Responsável consolidador

17. E-mail/impressão

Pág. 41

18. Consultas

Pág. 42

19. Corporativo

Pág. 43

A. Módulo autorizador

B. Política de viagem

C. Centro de custo

D. Relatórios

1. Como acessar o Reserva Fácil

Como utilizar

Para acessar a página inicial do RF, digite seu login e senha nos campos indicados na figura ao lado.

2. Tela inicial

A. Abas de acesso

Após inserir o login e senha você será direcionado à tela inicial, que apresentará as seguintes abas de acesso:

- Início - Reservas - OP - Nacional - Internacional - Assistência Viagem - E-mail / Impressão - Consultas

As abas de acesso para cada grupo são determinadas pelo administrador da agência, dentro do Painel de Controle. B. Nome do usuário

C. Grupo de trabalho

Aponta todos os grupos aos quais o usuário tem acesso. D. Senha, painel de controle, sair e idiomas

Senha: Altere a senha de acesso ao Reserva Fácil

PC: Painel de controle (disponível apenas na versão administrador)

Idioma: Escolha o idioma desejado Sair: Clique para fazer logout

Como utilizar

A

3. Início

A. Fila

Permite visualizar de forma rápida o status de todas as solicitações de autorização, notificações de companhias aéreas e de sistemas GDS´s.

Versão Corporativa: É possível controlar todas as solicitações realizadas pela Secretária e aprovadas pelo Autorizador da Empresa. É um canal de comunicação solicitante/autorizador. B. Comunicados

Área destinada para agentes com informações comerciais e operacionais das companhias aéreas. (Disponível apenas para agências)

C. Câmbio

Permite visualizar a cotação em dólar dos últimos 5 dias ou escolher uma data dentro do período de 11 meses anteriores.

Como utilizar

A

B

4. Nacional

Buscas Nacionais

Permite efetuar buscas por um ou mais trechos em diversas companhias aéreas ao mesmo tempo.

A. Companhia Aéreas

Selecione as companhias que deseja incluir na busca.

Todas: Seleciona todas as companhias aéreas.

Nenhuma: Desmarca a seleção de todas as companhias. Inverter: Inverte a seleção atual.

Como utilizar

4. Nacional

B. Dados da busca

Indique a quantidade de passageiros, de acordo com a faixa etária de cada um. As tarifas podem variar, conforme a companhia aérea.

Para definir a origem e/ou destino de um voo, digitar as iniciais da cidade nos campos indicados. O RF apresentará uma lista com todas as opções de aeroportos. Selecione o que for mais

adequado.

Ao clicar no campo data, será exibido um calendário. Clicar na data escolhida para ela ser exibida.

Clique em “trecho” para adicionar um novo trecho (segmento) ao voo escolhido. O sistema trará automaticamente a opção (ida e volta) selecionada.

Para alterar o destino da volta, desmarcar a seleção do botão ida e volta e preencher o campo indicado com o nome da cidade escolhida.

Quando o trecho que envolver viagem de avião contida na reserva, clicar em “surface” e incluir o local de origem do voo de volta.

Como utilizar

5. Internacional

Buscas Internacionais

Permite pesquisar e reservar todas as cias. aéreas internacionais on line (saída do Brasil) e off line.

A. Dados da busca

Defina a cabine (Primeira, Executiva e Econômica), insira as Cias de preferência e depois escolha as cidades que deseja fazer conexão, ou desmarque todas para visualizar somente os voos diretos.

Para definir a origem e/ou destino de um voo, digitar as iniciais da cidade nos campos indicados. O RF apresentará uma lista com todas as opções de aeroportos. Selecione o que for mais

adequado.

Ao clicar no campo data, será exibido um calendário. Clicar na data escolhida para ela ser exibida no campo indicado.

Como utilizar

6. Tipos de buscas

A. Tipos de buscas

Filtre suas buscas e deixe o resultado mais próximo da solicitação desejada. Ordene por Tarifa, Classe, Valor, Saída, Chegada ou por Conexões.

É possível escolher o modo de apresentação dos resultados: Sem conexões, só disponíveis e/ou só o menor preço.

Como utilizar

A

7. Visualizar a lista de voos

A. Visualizar a lista de voos nacionais e internacionais Após indicar as companhias aéreas, locais de origem, destino e respectivas datas, clicar no botão “buscar”, para as opções de voos serem apresentadas.

Como utilizar

A

7. Visualizar a lista de voos

B. Lista de voos nacional/internacional

Cia: Traz o nome (logotipo) da companhia aérea da respectiva reserva. Voo: Número do voo.

Saída: Data e horário de saída do voo. Chegada: Data e horário de chegada do voo. Origem: Local de origem do voo.

Destino: Local de destino do voo.

Esc.: Escalas previstas para o voo escolhido. Equip.: Modelo do avião (tipo de equipamento).

Tipo: RT (Round Trip) = tarifa aplicada em viagens de ida e volta / OW

(One Way) = tarifa aplicada em viagens com apenas um trecho.

Base: Leia com atenção as regras tarifárias do voo em questão. Total: Valor total a ser pago pelo passageiro, incluindo a taxa de

embarque.

: Ver detalhes do valor da passagem.

C. Valores

Passar o mouse sobre a lupa para mostra os valores separados de Tarifa, Taxa de Embarque, RAV e Total.

Como utilizar

B

B

C

8. Reserva nacional

A. Escolher e selecionar os voos

Para selecionar o voo, clicar na linha desejada. Ele aparecerá em destaque no topo da lista.

B. Reserva

Após ter escolhido os trechos (voos), o próximo passo é efetivar a reserva.

Clicar em Reservar.

Como utilizar

A

9. Reserva internacional

A. Escolher e selecionar os voos

Para selecionar o voo, clicar na opção desejada. Ele aparecerá em destaque no topo da lista.

B. Reserva

Após ter escolhido os trechos (voos), o próximo passo é efetivar a reserva.

Clicar em Reservar.

Como utilizar

A B

10. Confirmação dos dados da reserva

Como utilizar

A. Confirmação dos dados da reserva

A tela de confirmação da reserva será visualizada, com o resumo do voo selecionado.

Observe a tela com a mensagem de alerta “A única garantia de

qualquer tarifa é a emissão”.

Nenhuma reserva garante a tarifa e/ou disponibilidade, pois a própria companhia aérea pode alterá-las a qualquer momento.

A

Ao clicar a opção “sim”, o usuário será automaticamente direcionado para a tela de confirmação dos dados dos passageiros.

B

C

10. Confirmação dos dados da reserva

B. Detalhes do passageiro

Nome e Sobrenome: Preenchimentos obrigatórios. Sobrenome/ nome do passageiro. Ex. Ana Lucia de Almeida. Sobrenome = Almeida; nome = Ana Lucia. Não utilizar apelidos.

Sexo: Preenchimento obrigatório.

Ao clicar em Efetuar a Reserva, a solicitação será confirmada. C. Cartão de fidelidade (Preenchimento opcional)

Algumas companhias aéreas oferecem programa de fidelidade. Inserir o número do cartão do passageiro no campo. Outra opção é pesquisar com o número do CPF clicando em “...”. Inserir o número do CPF e clicar em “pesquisar” . Todos os dados do passageiro serão exibidos.

11. Reserva efetuada / detalhes da reserva

A. Loc

É o código localizador da reserva. É com ele que a agência de viagens e a companhia aérea identificarão a reserva.

B. Prazo

Inclui a data e a hora limite para a emissão e validade da tarifa. Após esse prazo, a reserva não poderá mais ser emitida.

C. Criação

Data em que a reserva foi criada. D. Segmentos

 Todos os detalhes do voo selecionado.  Para excluir um trecho, clicar em X.

 Para adicionar um novo trecho, clicar em “adicionar segmento”. Será redirecionado para a página de busca. E. Passageiros

Dados pressoais dos passageiros.

Como utilizar

B C

A D

11. Reserva efetuada / detalhes da reserva

F. Reservar assentos

Algumas companhias aéreas disponibilizam o mapa de assentos da aeronave. Clicar em Reservar para escolher, entre as opções assinaladas em roxo, tanto o voo de ida como o de volta.

Como utilizar

11. Reserva efetuada / detalhes da reserva

G. Imprimir/E-mail

Imprimir a folha de resumo da reserva. Permite enviar os dados da reserva por e-mail. H. Fechar/ignorar (ig)

Não salva as alterações da reserva. E fecha a tela. Recarregar (ir)

Não salva as alterações feitas. Volta à reserva com os dados contidos antes da abertura da tela.

Finalizar (et)

Salva as alterações da reserva. E fecha a tela. Salvar (er)

Salva as alterações da reserva e mantém a tela aberta.

12. Enviar OP, transferir ou emitir

A. Enviar OP

Ao enviar OP a aprovação da compra segue para os responsáveis pela autorização da aquisição do bilhete.

Transferir

Transferir reservas entre grupos Emitir

O botão só estará habilitado se a agência tiver autorização para emitir.

Cancelar reserva

Clicar neste botão para cancelar a reserva.

Observação: Apenas finalize (ET) ou salve (ER) se houver

alterações

Atenção: Tela versão corporativa do RF no slide 32

12. Enviar OP, transferir ou emitir

B. Autorizador de Reservas (enviar OP)

Após clicar para autorização, conferir os dados da reserva. C. Observações e confirmação de leitura

Preencher com as informações e comentários complementares necessários à solicitação de autorização.

Confirmação de leitura das Regras Tarifárias: Campo obrigatório. Clicar no link indicado e conferir todas as regras tarifárias da companhia. Em seguida, assinalar o campo indicado e confirmar a leitura.

D. Enviar OP

Clique para enviar o pedido de autorização.

Como utilizar

B

12. Enviar OP, transferir ou emitir

E. Número de pedido

Será gerado um número de pedido, que é usado para controle interno do sistema.

Como utilizar

12. Enviar OP, transferir ou emitir

F. Emitir

A emissão é a finalização do processo de compra dos bilhetes. Confirmação de leitura das Regras Tarifárias: campo obrigatório. Clicar no link indicado e conferir todas as regras tarifárias da companhia. Em seguida, assinalar o campo indicado e confirmar a leitura.

Clique no botão emitir para fazer a emissão.

13. Enviar para autorização

A

A. Enviar para autorização

Ao clicar em “enviar para autorização”, o pedido segue automaticamente para os responsáveis pela autorização da compra do bilhete.

13. Enviar para autorização

B. Violações de política de viagem

Em algumas empresas existem políticas de viagem para compra de bilhetes de viagem como por exemplo:

- Menor preço

- Apenas pela companhia de preferência - Antecedência de reserva

Caso a solicitante escolha uma reserva que não esteja dentro da política de viagem estabelecida pela empresa, uma mensagem de alerta apontará a violação, como o exemplo ao lado.

Quando não for possível cumprir a política de viagem, incluir o motivo para aprovação do autorizador.

Observação: O exemplo ao lado mostra que duas políticas de viagem foram violadas:

- Cia Aérea - Menor preço

Como utilizar

13. Enviar para autorização

C. Centro de custo

Selecione o centro de custo referente a reserva do bilhete. Observação: A configuração de centro de custo é feita pelo administrador da agência .

Como utilizar

13. Enviar para autorização

E

Como utilizar

Enviar para autorização

Após clicar em enviar para autorização, conferir os dados da reserva.

D. Observações e confirmação de leitura

Preencher com as informações e comentários complementares necessários à solicitação de autorização.

D

Confirmação de leitura das Regras Tarifárias: Campo obrigatório. Clicar no link indicado e conferir todas as regras tarifárias da companhia. Em seguida, assinalar o campo indicado e confirmar a leitura.

E. Enviar para autorização

14. Autorizar e enviar para emissão

A A. Autorizar e enviar para emissão

O autorizador deve clicar no pedido de autorização para ver os detalhes.

Observação: Todas os pedidos de autorização ficam disponíveis na fila.

14. Autorizar e enviar para emissão

B

Como utilizar

B. Pedido de autorização

Clicar em “pedido de autorização” para proseguir com a autorização

14. Autorizar e enviar para emissão

C. Violação da política de viagem

Quando a política de viagem não foi seguida pela solicitante, serão apresentados na tela de autorização quais foram as violações.

O exemplo ao lado mostra duas violações da política de viagem - Por companhia de preferência

- Menor preço D. Observações

Descrever em observações os motivos da rejeição ou da autorização para controle e histórico.

Para ativar, clique “Ao autorizar...” para liberar a emissão violando a política de viagens.

Clicar em “Autorizar e enviar para emissão” Clicar em “fechar”.

Como utilizar

C

14. Autorizar e enviar para emissão

E. Autorizar e enviar para emissão

A emissão é a finalização do processo de compra dos bilhetes. Clicar em “Autorizar e enviar para emissão”

Clicar em “fechar”

15. Gerenciador de reservas

Gerenciador de Reservas

O Gerenciador de Reservas permite total controle sobre as reservas aéreas. É nele que fica registrado o histórico das reservas dos últimos (e dos próximos) 11 meses.

Para acessar, clicar na aba Reservas, no cabeçalho do RF à esquerda.

Ao lado de cada item do cabeçalho encontra-se o botão “ ” Clicar nele para classificar a lista em ordem alfabética.

Clicar novamente para inverter a ordem (ascendente para descendente e vice-versa).

Na busca, filtros poderão ser adicionados de forma cumulativa.

15. Gerenciador de reservas

A. Cia

Traz o nome (logotipo) da companhia aérea da reserva. Loc

Código localizador do voo. Criação

Data de criação da reserva. Embarque

Data do embarque. Prazo

Data de expiração da reserva. Sobrenome/Nome

Nome e sobrenome do passageiro. Status

Status da reserva.

Como utilizar

15. Gerenciador de reservas

B

B. Criação, embarque e prazo

Os campos Criação - Embarque - Prazo - Status oferecem a opção de filtro. Clicar em “ ” para exibir as opções.

Cia, Loc e Sobrenome/Nome

Campos Cia – Loc - Sobrenome/Nome: busca simplificada. Digitar o nome da companhia e/ou loc e/ou passageiro e clicar em “buscar” ou digitar <<ENTER>>.

Borracha

Clicar na borracha à direita do botão buscar para limpar os filtros adicionados e voltar à lista completa.

C. Como editar uma Reserva

Escolher a reserva a ser editada e clicar em “ ”. Você irá para a tela de resumo da reserva e poderá fazer alterações, conforme apresentado no item Reserva.

Não se esqueça: não é possível alterar os nomes dos

passageiros.

Como utilizar

16. OP

Como utilizar

A

Op

Permite visualizar todas as OPs que o agente enviar para emissão.

A. Status das OPs no Reserva Fácil

Em triagem: Verificação das informações da reserva e condição

aplicada e em emissão.

Grupo Triagem: Processo de verificação das informações da

reserva e condição aplicada e em emissão.

Em edição: Cartão de crédito não aprovado; precisa ser

reeditada; entrar em contato com o agente e inserir em observação.

Aguardando documentação: Algum documento está pendente

para abertura de cadastro.

Em negociação: Negociando tarifas, Adm´s entre outros Em aprovação: Quando não há crédito disponível para emissão.

16. OP

Em emissão: Quando a triagem foi concluida e a emissão será

realizada.

Emitido: Status para as OP´s emitidas Cancelado: Status para as OP´s canceladas.

O sistema irá verificar o purchase e o prazo das reservas para dar as seguintes prioridades: 1 - Prioridade Baixa 2 – Prioridade Média 3 – Prioridade Alta B. Usuário Agência C. Responsável Consolidador

Como utilizar

B C

17. E-mail/impressão

E-mail/impressão

Permite imprimir as cotações dos voos nacionais, internacionais e seguro viagem, ou enviá-las por e-mail.

18. Consultas

Consultas

Vendas/Emissões: permite visualizar todas as emissões de até

11 meses anteriores.

Relatório de Aproveitamento: é para verificar qual o resultado

de buscas da agência / colaboradores.

Faturas e Boletos: permite visualizar as faturas e boletos a

vencer ou vencidas nos últimos 120 dias.

Reembolso: para solicitar reembolso diretamente no site. Violação de Política de Viagem: Mostra todos os casos em que

a política de viagem foi violada.

Consulta de bilhetes: permite consultar os bilhetes emitidos

pela agência.

Senha Emergencial: permite que o atendente verifique a senha

emergencial.

19. Corporativo

Principais funcionalidades: versatilidade e fácil manuseio operacional; permite

atender clientes de todos os portes; política de viagens; multiplos centro de

custo; autorizador de compras; relatórios gerenciais.

19. Corporativo

A. Módulo Autorizador

Autorizador do Grupo (Nacional e Internacional) Clique em novo e preencha com os dados necessários Escolha o tipo do autorizador, que poderá ser:

Modo e: Todos os autorizadores que estiverem selecionados

precisam autorizar a viagem.

Modo ou: Apenas 1 autorizador precisa autorizar a viagem (ou 1

ou outro) – Esta é a melhor opção.

Modo seq: Existirá uma sequência de aprovação entre os

aprovadores selecionados.

Modo escolha: Insira vários autorizadores para a secretária ter

opções de escolha.

Como utilizar

19. Corporativo

A. Módulo Autorizador

Após definir o Tipo de autorizador, insira no campo “quem autoriza” os usuários escolhido pela empresa.

O mesmo procedimento deverá ser feito para o Autorizador Nacional e Internacional. Caso os autorizadores sejam diferentes, basta criar um Autorizador.

Após salvar os dados inseridos, o usuário será direcionado à tela Módulo Autorizador.

Selecionar o autorizador criado para que fique registrado na tela inicial do grupo.

Como utilizar

19. Corporativo

B. Política de Viagem

O sistema disponibiliza 3 políticas que podem ser cadastradas:

Antecedência de reserva: informa com quantos dias de

antecedência a compra deve ser solicitada.

Cia. Aérea: escolha da companhia de preferência da empresa. Menor Preço: mostra o valor selecionado, comparado com todos

os valores disponíveis.

As políticas podem ser implantadas de forma individualizada ou simultaneamente.

Como utilizar

19. Corporativo

C. Centro de custo

Permite segmentar as compras de bilhetes por múltiplos centros de custos (operação, vendas, marketing, diretorias, por

exemplo), com ou sem autorização eletrônica. Para criar o centro de custo

1º passo: clicar na aba centro de custo para criar os centros de

custos da empresa;

2º passo: clicar em novo e preencher com os dados necessários.

Poderão ser criados quantos centros de custos forem necessários, bem como autorizadores para cada centro de custo.

Como utilizar

19. Corporativo

D. Relatórios

Permite segmentar as compras de bilhetes por múltiplos centros de custos (operação, vendas, marketing, diretorias, por

exemplo), com ou sem autorização eletrônica. Para criar o centro de custo:

1º passo: clicar na aba centro de custo para criar os centros de

custo da empresa;

2º passo: clicar em novo e preencher com os dados necessários.

Poderão ser criados quantos centros de custos forem necessários, bem como autorizadores para cada centro de custo.

Como utilizar