Aplicação do Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) como instrumento de Gestão em Saúde
Roberto Galdino1, Karina Camasmie Abe 2
1. Bacharel em Enfermagem, Especialista em Gestão em Enfermagem e Docência em Enfermagem. Especializando em Informática em Saúde, Universidade Aberta do Brasil, Universidade Federal de São Paulo - UNIFESP, São Paulo (SP), Brasil.
2. Professora Doutora, Universidade Aberta do Brasil, Universidade Federal de São Paulo - UNIFESP, São Paulo (SP), Brasil.
Resumo
Objetivo: Este estudo tem como objetivo investigar o impacto do uso do Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) sob a melhoria dos processos de gestão em serviços de saúde. Método: O estudo consiste em uma pesquisa descritiva que tem como base a revisão da literatura científica existente nas bases de dados: LILACS (Literatura Latino- Americana e do Caribe em Ciências da Saúde) e nas bibliotecas eletrônicas: SCIELO (Scientific Eletronic Library Online e BVS (Biblioteca Virtual em Saúde) entre o período de 2006 e 2016. Resultados: os estudos levantados indicam que o PEP é uma importante ferramenta de gestão, desde que as equipes e gestores da saúde saibam extrair desse instrumento sua total potencialidade no que concerne à produção de informações acerca do processo de saúde e doença. Conclusão: o processo de gestão exige a disponibilidade de informações, nessa perspectiva, o PEP representa uma ferramenta para a produção e disseminação de informação; o que subsidia o processo de gestão em saúde.
Descritores: Sistemas Automatizados de Registros Médicos; Registros Médicos Computadorizados; Prontuários Médicos Eletrônicos; Prontuário Eletrônico.
Introdução
O prontuário do paciente é a forma de registro mais utilizada nos serviços de saúde, ele constitui um organizado e conciso acervo documental dos registros dos cuidados prestados ao paciente pela equipe multiprofissional 1.
O surgimento dos registros eletrônicos e dos sistemas de informação ocorreu em meados de 1960. Seu objetivo não era apenas o de facilitar os registros da atenção, mas também sistematizar os dados gerenciais, bem como àqueles relativos aos cuidados dos pacientes 2.
Ao pensarmos sobre o contexto de seu surgimento – e também na sua franca expansão nos tempos de hoje – devemos considerar a nítida necessidade da sociedade em utilizar cada vez mais informações, de forma rápida e em um curto espaço de tempo 1.
Nessa perspectiva, o Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) permite o registro dos dados de saúde e doença do paciente, como por exemplo, informações referentes aos exames, procedimentos e demais documentos comprobatórios acerca da assistência prestada. Tais informações são imprescindíveis para o acompanhamento do estado de saúde, além de facilitarem a comunicação entre paciente e equipe multiprofissional, possibilitando assim maior segurança e favorecendo a gestão eficiente das organizações de saúde; através da geração de conhecimento de ordem administrativa, de ensino, de pesquisa e sobre os aspectos legais 1,2.
Portanto, o PEP deve ser entendido como estrutura eletrônica que possibilita a manutenção da informação acerca do estado de saúde e do cuidado recebido por um paciente durante todo seu tempo de vida. Tais informações devem estar disponíveis e atualizadas para que possam ser acessadas pelo médico e demais membros da equipe, quando se fizer necessário. Diferentemente do prontuário convencional, essas informações são mais claras, sempre legíveis, estando disponível para todos os membros da equipe, o que reduz o tempo gasto nas consultas e erros médicos 2,3.
Algumas das questões importantes envolvidas na implementação do Prontuário Eletrônico (PE) - e que podem inviabilizar sua instauração - são a resistência dos profissionais e gestores no uso da tecnologia como forma única de gerar informação clínica, a criação e adequação da ferramenta às diferentes áreas da saúde, o custo da implantação do sistema e dos equipamentos, a manutenção e a capacitação dos profissionais que utilizarão a plataforma4.
Método
Para este estudo, foi realizada a análise da fundamentação teórica com a revisão da literatura. Esta modalidade de pesquisa foi escolhida por permitir a investigação através de elementos subjetivos, sendo que a revisão da literatura consiste no exame da bibliografia para o levantamento e análise do que já foi produzido sobre o assunto tema da pesquisa científica.
Dessa forma, foi realizado o levantamento bibliográfico e, em seguida, a coleta de informações, dados, fatos e informações contidas na bibliografia selecionada. Os descritores utilizados serão: Sistemas Automatizados de Registros Médicos; Registros Médicos Computadorizados; Prontuários Médicos Eletrônicos; Prontuário Eletrônico.
O levantamento da fundamentação teórica foi realizado em bases de dados LILACS (Literatura Latino-Americana e do Caribe em Ciências da Saúde) e nas bibliotecas eletrônicas: SCIELO – Scientific Eletronic Library Online (que abrange uma coleção selecionada de periódicos científicos brasileiros), BVS – Biblioteca Virtual em Saúde (site composto por fontes de informação em ciências da saúde).
Foi realizada uma leitura exploratória e seletiva, para verificar se existem, ou não, informações a respeito do tema proposto e a coerência com o objetivo do estudo. Foram selecionados os artigos que abordaram o tema da pesquisa, na língua portuguesa, disponíveis online gratuitamente e que foram publicados a partir do ano de 2006 até agosto de 2016. Foram excluídos, portanto, os artigos que não estavam dentro deste período, bem como aqueles que não abordaram a temática em questão ou não estavam no idioma selecionado.
Resultados
Quadro 1 – Distribuição de artigos localizados nas bases de dados SCIELO, LILACS, BVS (2006-2016), sobre a aplicação do Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) como instrumento de Gestão em Saúde.
Título do Artigo / Referência
Objetivos Resultados
Desenvolvimento e implantação do
módulo de
Prontuário
Eletrônico do Paciente para as unidades da SMS da cidade de SÃO PAULO 5.
Apresentar a experiência do desenvolvimento e implantação do
“Prontuário Eletrônico do Paciente” (SIGA- PEP) na cidade de SP.
O projeto ocorreu através das seguintes fases:
1º Fase: “Registro Completo do Atendimento”;
2º Fase: Aprimoramento desse módulo original (construção da versão 14.9 do SIGA-PEP);
3º Fase: Expansão, tem previsão de término em 2016;
4º Fase: Evolução da maturidade e em alinhamento com o Projeto RES Nacional.
Registro eletrônico de saúde e produção de informação da atenção à saúde no SUS 6.
Construir uma revisão crítica sobre a produção de informações
relacionadas à atenção à saúde ao longo dos últimos 40 anos, analisando-se o papel destas informações em saúde e dos SIS correspondentes no escopo do RES-SUS Nacional.
Vantagens do PEP:
Fácil recuperação da informação de interesse;
Possibilidade de transposição de informações não suportadas pelo papel ao meio digital;
Possibilidade de transposição de informações não suportadas pelo papel ao meio digital;
Facilidade e agilidade no acesso aos dados de atendimentos prévios;
Possibilidade de agendamento de consultas, exames e outros procedimentos na mesma plataforma;
Disponibilidade de acesso remoto;
Acesso simultâneo - serviços e profissionais;
Total legibilidade de informações textuais;
Atualização instantânea e contínua das informações;
Maior possibilidade de sistematização e codificação de informações;
Ganho em comparabilidade entre casos por meio de utilização de mesma codificação para todos pacientes;
Conhecimento do fluxo de pacientes entre os serviços de saúde disponíveis;
Não há deterioração ou extravio de conteúdo;
Eliminação na redundância de informações;
Eliminação de pedidos de exames repetidos;
Flexibilidade para alterar o modelo de informações utilizada;
Facilidade de estruturar e reestruturar relatórios;
Aumento na qualidade do preenchimento dos prontuários decorrente da padronização e exigência de dados obrigatórios;
Possibilidade de integração com outros sistemas de informação do hospital;
Prontuário
Eletrônico do Paciente:
Avaliar as principais
vantagens e
desvantagens da
Vantagem do PEP:
Acesso rápido ao histórico do paciente;
conhecendo as experiências de sua implantação 3.
adoção de um
sistema de
prontuários
eletrônicos – na perspectiva dos profissionais da saúde e dos pacientes
Facilidade na consulta de dado em atendimentos futuros;
Redução no tempo de atendimento;
Melhoria no controle e planejamento hospitalar;
Melhoria na qualidade do atendimento.
Desvantagem do PEP:
Resistência dos profissionais da saúde quanto ao uso de novas tecnologias -, o que se deve, normalmente, à falta de domínio de informática dos usuários.
Vantagens e desvantagens do prontuário eletrônico para instituição de saúde 7.
Identificar as
vantagens e
desvantagens da implantação do PEP.
Vantagens do PEP:
Agilidade no atendimento;
Facilidade para pesquisas coletivas;
Facilitar a leitura;
Fácil acesso às informações;
Segurança;
Disponibilidade.
Desvantagens do PEP:
Custo;
Desumanização;
Sistema “fora do ar”;
Necessidade de treinamento;
Sigilo.
Desafio da
implantação do prontuário eletrônico do paciente 8.
Descrever as etapas percorridas e procedimentos realizados no
processo de
implantação do Prontuário Eletrônico do Paciente.
Fases de Implementação do PEP:
Fase de planejamento.
Fase de análise funcional;
Fase de determinação de requisitos;
Fase de desenho e desenvolvimento;
Fase de implementação;
Fase de avaliação.
As compreensões que o prontuário eletrônico do paciente assume no coletivo de trabalhadores de uma Unidade Básica de Saúde 9.
Descrever as diversas
compreensões que o prontuário eletrônico do paciente assume no coletivo de trabalhadores da Unidade Básica de Saúde.
Vantagens do PEP:
Diminui a quantidade e os gastos com papeis;
Libera espaço físico;
Diminui o extravio de prontuários e informações;
Letra legível;
Qualidade no registro e no atendimento;
Otimização do tempo / Agiliza o trabalho;
Facilidade na coleta e sistematização dos dados;
Auxilia na auditoria;
Diminui os custos com impressão;
Auxilia nos programas e rotinas da unidade;
É uma ferramenta de planejamento;
Uniformização dos registros / Dados fidedignos;
Pode-se monitorar o absenteísmo, o tempo das consultas e as solicitações de exames;
Desvantagens do PEP:
Necessita investimento em informática;
Precisa de manutenção apropriada, investimento;
Se houver pane, falha no computador, faltar luz;
Qualificação profissional para operar o sistema;
Precisa ter adesão da equipe;
Resistência a mudanças;
Falta de espaço físico para os equipamentos.
Discussão
A pesquisa resultou na seleção de seis artigos que tratam sobre o tema principal.
Desses seis artigos, quatro deles (66,7%) abordam o tema sob a ótica das vantagens e desvantagens do uso do PEP nas diferentes situações do dia a dia dos serviços de saúde.
Os outros dois artigos (33,3%) descrevem experiências de implantação do PEP em ambientes de saúde, abordando os desafios e expectativas desse processo, mas também descrevendo as estratégias utilizadas para que a utilização dessa ferramenta se torna-se viável dentro da realidade das unidades de saúde.
Quando se analisa as principais vantagens do emprego do PEP como instrumento de gestão, identificamos que a possibilidade de acesso rápido às informações do paciente, constitui um ponto essencial para a gestão dos serviços de saúde. Por exemplo, através do acesso rápido e organizado ao histórico do paciente, os profissionais da saúde evitam a solicitação de exames já realizados recentemente, mas que estariam fisicamente em outro serviço de saúde; o que inviabilizaria o acesso. Com a utilização do PEP, esses exames estarão disponíveis para o todos os profissionais autorizados em uma única plataforma; o que agiliza o atendimento e reduz os custos da assistência 3, 6, 7, 9.
Outro ponto importante é que a informação está sempre clara e acessível, evitando- se os inconvenientes decorrentes da ilegibilidade e da deterioração do prontuário de papel 6,
7, 9. Além disso, o sistema permite a geração de relatórios diversos que podem contribuir para a análise dos fatores de risco e perfil de morbidade; não apenas de um indivíduo, mas de uma dada comunidade. Isso permite um melhor direcionamento das estratégias de saúde, bem como a construção sistemática de políticas e programas de saúde – fazendo com que o PEP se constitua em uma ferramenta de planejamento em saúde 3, 6, 7, 9.
A instauração do PEP libera ainda espaço físico dentro das instituições, uma vez que deixa de ser necessário o arquivamento de uma imensa quantidade de prontuários. Esse
“espaço extra” pode ser direcionado para outras atividades de assistência ou gestão do cuidado em saúde 9.
Devido à melhor organização das informações, o atendimento aos pacientes passa a ser mais ágil, otimizando assim o trabalho dos profissionais da saúde 6, 7, 9.
O PEP permite ainda a comunicação entre diferentes sistemas, o que possibilita a integração entre setores assistenciais, administrativos e da qualidade, a fim de sistematizar o cuidado provendo segurança ao paciente e disponibilidade de insumos aos serviços de
saúde – como no caso da integração entre o PEP e os serviços de farmácia e almoxarifado
6. Ademais, esse sistema facilita os processos de auditoria – interna e externa – traçando perfis de qualidade dos atendimentos prestados 3, 9.
No que concerne à implementação do PEP e das desvantagens do sistema podemos inferir que os custos de instalação, as falhas do sistema, a resistência das equipes e a necessidade de treinamento representam os principais entraves na expansão do sistema; o que pode ser superado através da disseminação de informações relativas a economia a longo prazo e por meio da sensibilização e políticas de aperfeiçoamento profissional em relação a utilização das tecnologias de informação.
Conclusões
Pode-se concluir que o PEP representa uma importante ferramenta de gestão em saúde, todavia, esse recurso ainda é pouco explorado para esse fim.
Essa pesquisa identificou uma profunda escassez de estudos que versem sobre esse tema. Embora existam números estudos que sintetizam as vantagens e desvantagens do uso do PEP em unidades de saúde, bem como o relato de experiências bem-sucedidas da implantação dessa ferramenta, a relação entre o PEP e a gestão dos serviços é pouco explorada; o que evidencia a necessidade de mais publicações que abordem essa temática.
O PEP possibilita uma maior organização das informações, bem como a consolidação de dados e a integração de sistemas o que resulta em um maior controle dos processos assistenciais e gerenciais, como a auditoria do processo de cuidado em saúde.
Além disso, sistematiza as informações acerca de um determinado indivíduo ou grupo de indivíduos, o que possibilita o direcionamento de estratégias e políticas de saúde.
Assim, é inegável que o PEP viabiliza a melhor organização das informações e uma redução dos custos institucionais a médio e longo prado. É óbvio que existem inúmeros desafios para sua implementação, contudo, seu sucesso ou fracasso dependem essencialmente do planejamento do programa e da sensibilização e capacitação das equipes de saúde envolvidas em sua utilização.
Referências
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