30/10/2012. Ciclo de vida típico. Módulo: Projeto de Investimento e Financiamento 2º sem Objetivos

(1)

Gestão financeira

GESTÃO DE PROJETOS 2

Planejamento execução e

Planejamento, execução e

conclusão do projeto

Módulo: Projeto de Investimento e

Financiamento

2º sem 2012

Objetivos

¾Compreender os passos e requisitos de

um plano de projeto;

¾Detalhar cronograma e custo;

¾Conhecer as ferramentas de controle

durante a execução do projeto;

¾Refletir sobre a importância de concluir

adequadamente cada projeto.

Ciclo de vida típico

R E C U

FASES:

I. Conceitual

II. Planejamento

III. Execução

IV. Conclusão

U R S O S I II III IV TEMPO

(2)

Preparação (conceitual) Ideia inicial Definição do produto Estruturação (planejamento) Montagem da equipe Detalhamento dos planos Execução Realização das atividades Controle do progresso Apresentação do produto Conclusão Aprovação do cliente Definição das atividades, prazos e custos Proposta básica Aprovação Aprovação Mobilização dos recursos Início do projeto Administração de mudanças no escopo, prazo e custo Conclusão do produto Fechamento administrativo – relatórios, balanços Desemobiliza‐ ção dos recursos Início de novo ciclo de vida

Escopo (com subprodutos)

Custo: De R$ 600 a R$ 900 De R$ 20 a R$ 30 por pessoa Transporte R$ 100 a R$ 150 Comida R$ 200 a R$ 300 $ $ Música R$ 100 a R$ 150 $ $ Bebida R$ 100 a R$ 150 Local R$ 100 a R$ 150 Novo custo: De R$ 400 a R$ 600 De R$ 14 a R$ 20 por pessoa Preparação (conceitual) Ideia inicial Definição das atividades, Estruturação (planejamento) Equipe ‐ especialistas Detalhamento dos planos Execução Realização das atividades Controle do progresso Apresentação do produto Aprovação do cliente Conclusão prazos e custos Proposta básica Aprovação Aprovação Mobilização dos recursos Início do Administração de mudanças no escopo, prazo e custo Conclusão do produto Fechamento administrativo – relatórios, balanços Desemobiliza‐ ção dos recursos

(3)

R E C

FASES:

I. Conceitual

II. Planejamento

III. Execução

IV. Conclusão

Ciclo de vida típico

I II III IV TEMPO U R S O S Novo sistema de carreira

Políticas Re‐enquadramento Sensibilização Sistema Tecn

EAP – Estrutura Analítica do Projeto

Definir diretrizes estratégicas junto ao Corpo Diretivo

Analisar o impacto financeiro e de desenvolvimentos dos funcionários Analisar o impacto financeiro e de desenvolvimentos dos funcionários Negociar e fazer ajustes nas políticas junto ao sindicato e aos funcionários Escrever a política Aprovar a política

1. Listar todas as tarefas do subproduto;

2. Estipular tempo (em horas de trabalho) para

cada uma das atividades;

3 fi i

í

l

(d

dê i )

Elaboração do cronograma

3. Definir os vínculos (dependências) entre as

tarefas.

(4)

Cronograma

Item Tarefa Duração 1 Definir diretrizes 1 semana (40 hs)

Políticas

( ) 2 Analisar o impacto 6 semanas (240 hs) 3 Fazer ajustes nas

políticas 2 semanas (80 horas) 4 Escrever a política 3 semanas (80 horas) 5 Aprovar a política zero (é um marco no projeto, mas sem

tempo)

Dependências (TI, II, TT, IT)

Dependências (vínculos)

Item Tarefa Duração Predeces-sora 1 Definir diretrizes 1 semana (40 hs) -2 Analisar o impacto 6 semanas (240 hs) 1 (TI) 3 Fazer ajustes nas

políticas 2 semanas (80 horas) 2 (TT) 4 Escrever a política 3 semanas (120 horas) 3 (TT) 5 Aprovar a política zero (é um marco no

projeto, mas sem tempo)

(5)

Cronograma (manual)

Item Tarefa Duração Vínc Início Término

1 Definir diretrizes 1 sem - Seg 23/04 Sex 04/05

2 Analisar o impacto 6 sem 1 (TI) Seg 07/05 ???

3 Fazer ajustes nas _políticas 2 sem 2 (TT) 4 Escrever a política 3 sem 3 (TT)

5 Aprovar a política 0 4 (TI)

Seg Ter Qua Qui Sex Sab Dom

23

24

25

26

27

28

29 In1

RECESSO

30

1

2

3

4

5

6 REC

Tm1

7

8

9

10

11

12

13 In2

1 SEMANA = 5 DIAS

Graficamente (Excel)

Item Tarefa Duração Vínc Início Término Item Tarefa Duração Vínc Início Término

1 Definir

diretrizes 1 sem - Seg 23/04 Sex 04/05 2 Analisar o

impacto 6 sem 1 (TI) Seg 07/05

INTERVALO

Softwares para Gestão de Projetos

Aproveite para anotar os links ou baixar:

MS Project: R$ 1.973,99 (em 3 out 2012)

http://www.microsoftstore.com.br/shop/pt‐

/

f /

f

l

(

)

BR/Microsoft/Project‐Professional‐2010‐(em‐Portugues)

OpenProject: free (muito semelhante ao MS‐Project)

http://sourceforge.net/projects/openproj/

GanttProject: free

http://sourceforge.net/projects/ganttproject/

Tempo: 5 minutos.

(6)

Open Project

91º Definir data de início

92º Definir dias de folga

93º Inserir tarefas e durações

94º Inserir vínculos

Definir data de início

• Menu Projeto ‐> Informações do projeto

Alterar período de trabalho

• Menu Ferramentas ‐> Alterar período de trabalho

(7)

Inserir tarefas e durações

1 s = 1 semana

Ele converte para dias

Inserir vínculos

• Vínculo padrão = TI

Alterar vínculo

• Duplo clique sobre o vínculo (na figura) e

seleciona o tipo desejado

(8)

Resultado – Gráfico de Gantt

ORÇAMENTO

• Quanto vai custar o projeto?

• Quem fará qual atividade?

• Quanto essa pessoa recebe por hora, dia,

ê ?

mês?

• Há mais recursos além da mão‐da‐obra?

• A pessoa se dedicará exclusivamente à tarefa

(100%) ou só duas horas por dia (25%)?

Recursos disponíveis

Id

Recurso

Disponi‐

bilidade

Custo

A

Analista de

cargos

100%

R$ 20 / h

cargos

B

Gerente de RH

25%

R$ 30 / h

C

Advogado

‐

R$ 1500 pela tarefa

(9)

Atribuição dos recursos às tarefas

Item Tarefa Duraç_ão Recurso Dedic Custo RH Custo _fixo Custo da _tarefa

1 _{diretrizes 1 sem}Definir

Analista 100% 1 sem = 40 h x _{R$20 = R$800}

- R$ 1.100 Gerente 25% 1 sem = 40 h x 25% = 10h x R$30 =

R$300

2 Analisar o _impacto_p 6 sem Analista 100% 6 x 40 x 20 = _R$4800_$ R$ 4.800 3 ajustes nas Fazer

políticas 2 sem Analista 100%

2 x 40 x 20 =

R$1600 R$ 1.600

4 Escrever a _política 3 sem Analista 100%

3 x 40 x 20 =

R$2400 R$ 3.900 Advogado - R$ 1.500

5 Aprovar a _política 0 Gerente - Registros no Min. _Trab: R$ 10 _mil R$ 10.000

Total R$ 21.400

INTERVALO

Resolva os dois exercícios abaixo:

1. Um pintor pinta um apartamento por dentro em 1 semana (40

horas ou 5 dias de trabalho). Quanto tempo levarão para pintá‐lo

dois pintores? Quantas horas são trabalhadas na tarefa? Qual a

variação do custo da tarefa?

2. A tarefa de definir políticas do plano de carreira dura uma semana

e é executada por um analista (R$20/h) com dedicação integral

(100%). Em determinados momentos, ele precisa da ajuda do

gerente (R$30/h), que dedica 25% do seu tempo. Quanto tempo

levarão para realizá‐la? Quantas horas são trabalhadas na tarefa?

Qual a variação do custo da tarefa?

Tempo: 5 minutos.

RESPOSTA

Exercício 1

1. Um pintor pinta um apartamento por dentro em 1 semana (40 horas ou 5 dias de trabalho). Quanto tempo levarão para pintá‐lo dois pintores? Quantas horas são trabalhadas na tarefa? Qual a variação do custo da tarefa?

Levarão metade do tempo, porque um ajuda o outro (2,5 dias). A tarefa tem TRABALHO FIXO (40 horas). A tarefa dividida por dois, dá 20 horas para cada pintor. O total de horas trabalhadas é o mesmo: 2 pintores x 20 horas cada = 40 horas Não há variação no custo da tarefa, pois se o custo/hora (10 reais) dos pintores é igual... Custo inicial: 40 h x 10 reais/h x 1 pintor = 400 reais Custo final: 20h x 10 reais/h x 2 pintores = 400 reais.

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RESPOSTA

2. A tarefa de definir políticas do plano de carreira dura uma semana e é executada por um analista (R$20/h) com dedicação integral (100%). Em determinados momentos, ele precisa da ajuda do gerente (R$30/h), que dedica 25% do seu tempo. Quanto tempo levarão para realizá‐la? Quantas horas são trabalhadas na tarefa? Qual a variação do custo da tarefa?

Exercício 2

Levarão o mesmo tempo, porque o trabalho de um não tira o trabalho do outro (mesmo caso de reuniões). A tarefa continua durando uma semana (DURAÇÃO FIXA). 40 horas trabalhadas pelo analista + 25% x 40 horas do gerente = 50h trabalhadas (em uma semana de 40h). Custo inicial: 40h x 20/h = 800 reais Custo final: 800 + 10h x 30/h = 1100 reais Variação de 300 reais (custo do gerente).

No Open Project

1. Cadastrar os recursos disponíveis

2. Definir o tipo de tarefa (duração fixa ou

trabalho fixo)

3 l

à

f

3. Alocar os recursos às tarefas

4. Analisar a tabela de custos

Cadastrar os recursos disponíveis

• Menu Exibir ‐> Recursos

(11)

IMPORTANTE

• Quando há mais de um recurso na mesma tarefa,

por padrão, ele considera que um ajuda o outro e

reduz o tempo da tarefa.

• Quando é para os dois trabalharem juntos, sem

redução do tempo, é preciso configurar a tarefa

como DURAÇÃO FIXADA, sem ESFORÇO

DIRIGIDO.

• Seleciona a tarefa e clica em Projeto ‐>

Informações sobre tarefa/recurso ‐> Guia

Avançado.

Alteração do tipo de tarefa

1 2 3 4 5

Alocar os recursos às tarefas

• Menu Exibir – Gráfico de Gantt

• Selecionar cada tarefa

• Clicar no ícone “Alocar recursos”

(12)

Custo fixado

• Registro no Ministério do Trabalho – não

envolve pessoas, mas tem custo

Inserir coluna ‐> custo fixado

Na frente do item Aprovar política colocar o valor 10.000

Visualização do orçamento

• Menu Exibir ‐> Relatórios

• Tipo de relatório: Task information

• Coluna Custo

Orçamento total

• Menu Projeto ‐> Informações do projeto

• Guia Estatísticas

(13)

Execução e conclusão

FASES:

I. Conceitual

II. Planejamento

III. Execução

IV. Conclusão

R

e

c

u

r

s

o

s

I II III IV _TEMPO

Fase III - Execução

Atividades próprias de cada projeto, porém, em

geral, abordam:

• Ativar a comunicação entre os membros da

equipe do projeto;

• Executar as etapas previstas e programadas;

p

p g

;

• Utilizar os recursos humanos e materiais, dentro

do que foi programado;

• Efetuar as reprogramações no projeto conforme

as diretrizes iniciais sobre os planos mutáveis.

Preparação (conceitual) Ideia inicial Definição do produto Estruturação (planejamento) Montagem da equipe Detalhamento dos planos Execução Realização das atividades Controle do Apresentação do produto Conclusão Aprovação do cliente Definição das atividades, prazos e custos Proposta básica Aprovação Mobilização dos recursos Início do projeto progresso Administração de mudanças no escopo, prazo e custo Conclusão do produto Fechamento administrativo – relatórios, balanços Desemobiliza‐ ção dos recursos Início de novo

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Caminho crítico

• Sequência de tarefas críticas

• Tarefa crítica: uma tarefa sem folga. Se ela

atrasar, atrasa o término do projeto.

Tarefas em vermelho são críticas.

(Automático no Open Project)

Controle do progresso: linha de base

• É o projeto de referência para comparar o que

for executado com o projeto planejado;

• Serve para tomada de decisões de controle e,

Se e pa a to ada de dec sões de co t o e e,

• Para registros de aprendizado em projetos

(ativos de processos organizacionais).

No Open Project

• Menu Ferramentas ‐> Acompanhamento ‐>

Salvar linha de base

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Inserir dados da execução

• Ex: Simulações só começam dia 10 e estão

40% completadas

Fase IV - Conclusão

• Aceleração das atividades que, eventualmente, não

tenham sido concluídas;

• Realocação dos RH para outras atividades ou

projetos;

El b

ã d

ó i

é i

d

j

• Elaboração da memória técnica do projeto;

• Elaboração dos relatórios e transferência dos

resultados finais do projeto;

• Emissão de avaliações globais sobre o desempenho

da equipe e os resultados alcançados.

Conclusão – comparar com linha de base

Projeto atual (sendo realizado com as modificações) Projeto linha de base (planejado)