Unidade Auditada: INST.BRAS.DE INFORM. EM CIENCIA E TECNOLOGIA Exercício: 2013 Processo: 01210.000441/2014-11 Município: Brasília - DF Relatório nº: 201405620
UCI Executora: SFC/DICIT - Coordenação-Geral de Auditoria das Áreas de Ciência e Tecnologia
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Análise Gerencial
Senhor Coordenador-Geral,
Em atendimento à determinação contida na Ordem de Serviço n.º 201405620, e consoante o estabelecido na Seção III, Capítulo VII da Instrução Normativa SFC n.º 01, de 06/04/2001, apresentamos os resultados dos exames realizados sobre a prestação de contas anual apresentada pelo INSTITUTO BRASILEIRO DE INFORMAÇÃO EM CIENCIA E TECNOLOGIA.
1. Introdução
Os trabalhos de campo foram realizados no período de 13/03/2014 a 04/04/2014, por meio de testes, análises e consolidação de informações coletadas ao longo do exercício sob exame e a partir da apresentação do processo de contas pela unidade auditada, em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal.
Nenhuma restrição foi imposta à realização dos exames.
O Relatório de Auditoria encontra-se dividido em duas partes: Resultados dos Trabalhos, que contempla a síntese dos exames e as conclusões obtidas; e Achados de Auditoria, que contém o detalhamento das análises realizadas. Consistindo, assim, em subsídio ao julgamento das contas apresentadas pela Unidade ao Tribunal de Contas da União – TCU.
Registra-se que os Achados de Auditoria apresentados neste relatório foram estruturados, preliminarmente, em Programas e Ações Orçamentárias organizados em
títulos e subtítulos, respectivamente, segundo os assuntos com os quais se relacionam diretamente. Posteriormente, apresentam-se as informações e as constatações que não estão diretamente relacionadas a Programas/Ações Orçamentários específicos.
2. Resultados dos trabalhos
Conforme Ata de Reunião realizada em 13/11/2013, entre Coordenação-Geral de Auditoria da Área de Ciência e Tecnologia – DICIT/SFC/CGU-PR e a SecexDesenvolvimento/TCU, definiu-se que o escopo da auditoria anual de contas enfocaria a verificação dos seguintes itens do anexo IV à DN-TCU 132/2013):
- Item 1 – Avaliação da conformidade das peças;
- Item 2- Avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da ação 4132 – Pesquisa e Desenvolvimento no IBICT;
- Item 3 - Avaliação de Indicadores instituídos pela Unidade, pactuados em Termo de Compromisso de Gestão firmado entre o IBICT e a SCUP/SE/MCTI;
- Item 4 – Avaliação da gestão de pessoas, com foco na adequabilidade da força de trabalho da unidade frente às suas atribuições;
- Item 5 – Avaliação da gestão de transferências voluntárias;
- Item 6 – Avaliação da gestão de compras e licitações, com foco nas aquisições efetuadas por meio de procedimentos de dispensa e de inexigibilidade de licitação e na adoção de critérios de sustentabilidade ambiental nas licitações;
- Item 8 – Avaliação sobre a gestão de tecnologia da informação;
- Item 9 – Avaliação da gestão do patrimônio imobiliário de responsabilidade do IBICT; e
- Item 11 – Avaliação dos controles internos administrativos.
Analisou-se, também, a implementação de determinações do Tribunal de Contas da União (TCU) nos casos em que os acórdãos continham determinação expressas para que fossem verificadas pelo Controle Interno; a implementação das recomendações do Órgão de Controle Interno; a implementação da Carta de Serviços ao Cidadão, em função do estabelecido no Decreto nº 6.932/2009; a implementação e uso do Sistema CGU-PAD; e a contratação de consultores modalidade “produto” advindas de recursos externos em decorrência do Projeto de Cooperação Técnica nº 914BRA2015, intitulado Atualização dos Processos de Gestão e Disseminação de Informações em C&T no IBICT, firmado com a Organização das Nações Unidades para a Educação, a Ciência e a Cultura (UNESCO).
2.1 Avaliação dos Resultados Quantitativos e Qualitativos da Gestão
A fim de atender ao estabelecido pela Corte de Contas nesse item considerou-se a seguinte questão de auditoria: (i) Os resultados quantitativos e qualitativos da gestão, em especial quanto à eficácia e eficiência dos objetivos e metas físicas e financeiras, planejados ou pactuados para o exercício, foram cumpridos?
A metodologia da equipe de auditoria consistiu na análise da ação 4132 – Pesquisa e Desenvolvimento no IBICT, em função da materialidade (responsável por 58% dos recursos empenhados) e em função de ser a única ação finalística de responsabilidade do titular do IBICT, conforme o estabelecido no anexo à Portaria MCTI nº 397/2012.
UG 240121 - IBICT
Programa 2021 – Ciência, Tecnologia e Inovação
Ação 4132 - Pesquisa e Desenvolvimento no IBICT Meta física Previsão Informação disseminada (unidade) Execução Informação disseminada (unidade) Execução/Previsão (%) 3.631.732 193.264 5,31 Meta financeira
Previsão Execução Execução/Previsão (%)
8.868.400,00 6.837.710,02 (*) 77,10
Fonte: SIAFI Gerencial – Consulta Relatório Orçamentário e Public Mensal.
(*) Inclui o montante de R$ 4.285.635,91, executados por meio de inscrição em restos a pagar não processados.
Do valor consignado na Lei Orçamentária Anual do exercício de 2013 para a Ação Orçamentária 4132, a Coordenação Geral de Orçamento e Finanças- CGOF/SPOA/SE/MCTI descentralizou ao IBICT o montante de R$ 7.348.400,00.
Do montante descentralizado ao IBICT, foi empenhado o valor de R$ 6.837.710,02 e liquidado e pago o montante de R$ 2.552.074,11. Outros R$ 4.285.635,91 foram executados por meio da inscrição em restos a pagar não processados.
Quanto à meta física, verificou-se que o quantitativo de meta física estabelecida para o exercício de 2013, 3.631.732 unidades de informação disseminada, foi o mesmo estabelecido para a LOA/2011 e também o mesmo estabelecido na LOA/2014.
O Instituto informou que no exercício de 2013 foi alcançado o quantitativo de 193.264 unidades de informação disseminada e que o acumulado nos exercício de 2012 e 2013 alcançou a soma de 913.273 unidades de informação disseminada.
Sobre o assunto, informou o Instituto, em seu relatório de Gestão o seguinte: Os números apurados no quadro em questão são o resultado da disseminação automática, mediante um canal Web, de itens de informação, registros/informações/documentos, relativos a assuntos específicos incorporados num ponto central de armazenamento, coleção ou base de dados, dispostos de modo a permitir o acesso dos usuários, pessoas e entidades, e que correspondem à atividade-fim do produto/serviço ofertado. Com base nesses números, sugere-se que a meta, dificilmente será alcançada; pois, com 50% do período do PPA transcorridos, apenas 25,15% da meta foram atingidas. Isso se deu devido a uma interpretação equivocada no que concerne à meta prevista, haja vista que o conceito entendido atualmente como “informação disseminada” é distinto do que fora utilizado quando da previsão do PPA.
Considerando os montantes alcançados da meta física nos exercícios de 2012 e 2013, informados pelo Instituto, observou-se significativa redução no exercício de 2013 em relação ao de 2012, já que no exercício em referência foram disseminadas 193.264 unidades de informação, enquanto no exercício de 2012 foram disseminadas 720.009 unidades de informação.
Sobre o assunto, o Instituto, por meio do OFÍCIO/IBICT/GAB nº 151/2014, transcrito em ponto específico deste Relatório, prestou esclarecimentos e firmou compromissos para a regularização da situação, a saber:
- Criação de um grupo de trabalho com o intuito de rever todos os indicadores da Instituição, observando rigorosamente as características de cada produto e serviço oferecido, de forma a se ter mecanismos adequados e coerentes de medição da ação 4132; e
- estabelecimento de compromisso de fazer a alteração adequada quando da fixação da LOA de 2015, ajustando-a de acordo com os parâmetros atualmente utilizados.
#/Fato##
2.2 Avaliação dos Indicadores de Gestão da UJ
A fim de atender ao estabelecido pela Corte de Contas nesse item considerou-se a seguinte questão de auditoria: Os indicadores da unidade jurisdicionada atendem aos seguintes critérios:
(i) Completude (capacidade de representar, com a maior proximidade possível, a situação que a UJ pretende medir e de refletir os resultados das intervenções efetuadas na gestão).
(ii) Comparabilidade (capacidade de proporcionar medição da situação pretendida ao longo do tempo, por intermédio de séries históricas).
(iii) Confiabilidade (confiabilidade das fontes dos dados utilizados para o cálculo do indicador, avaliando, principalmente, se a metodologia escolhida para a coleta, processamento e divulgação é transparente e reaplicável por outros agentes, internos ou externos à unidade).
(iv) Acessibilidade (facilidade de obtenção dos dados, elaboração do indicador e de compreensão dos resultados pelo público em geral).
(v) Economicidade (razoabilidade dos custos de obtenção do indicador em relação aos benefícios para a melhoria da gestão da unidade).
O IBICT celebrou com o Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação Termo de Compromisso de Gestão - TCG, com vistas a estabelecer, formalmente, metas de desempenho a serem alcançadas em 2013 e a assegurar ao Instituto as condições necessárias ao cumprimento de sua missão e de seu Plano Diretor – PDU 2011 – 2015, com excelência científica e tecnológica em sua área de atuação.
Conforme o TCG, o desempenho de gestão do IBICT, diante dos compromissos assumidos, é acompanhado semestralmente e avaliado anualmente, por meio da
verificação objetiva do cumprimento das metas acordadas para os indicadores explicitados no Anexo 3 ao TCG. Cabe à Subsecretaria de Coordenação das Unidades de Pesquisa – SCUP/SE/MCTI a convocação de reuniões semestral de acompanhamento e anual de avaliação, com a finalidade de análise dos relatórios de desempenho apresentados pelo IBICT.
Constaram do anexo 3 do TCG dois grupos de indicadores: 1) grupo referente às metas do Plano Diretor da Unidade 2011-2015 e 2) grupo de indicadores referentes ao desempenho da Unidade.
No grupo de indicadores referentes à gestão da unidade, foram estabelecidos 18 indicadores, sendo 11 Físicos e Operacionais, 3 Administrativo-financeiros, 3 de recursos humanos e 1 de inclusão social. O Instituto fez constar, às fls 61 a 62 do Relatório de gestão, tabela contendo a relação dos indicadores e as metas pactuadas para o exercício de 2013. Não constaram, porém, os resultados obtidos com a aplicação dos indicadores.
Em resposta à Solicitação de Auditoria, o Instituto apresentou o relatório de cumprimento do Termo de Compromisso de Gestão. Das análises efetuadas, tendo por base os resultados apresentados pelo IBICT, foram identificadas inconsistências na base de cálculo de Indicador IGPUB – Índice Geral de Publicações - o que compromete, em parte, a confiabilidade, haja vista que na coleta dos dados foram utilizadas obras não aderentes aos conceitos utilizados na definição do indicador. Esta situação dificulta que o cálculo do indicador seja reaplicável por outros agentes.
Destaque-se, contudo, a divulgação transparente dos dados coletados para cálculo do indicador e, ainda, a aferição dos resultados alcançados por comissão composta com a participação mínima de dois representantes da SCUP, de dois representantes do IBICT e de um membro do Conselho Técnico Científico externo ao IBICT.
Considerando que o Instituto informou não haver manual para preenchimento dos indicadores e para a coleta dos dados, entende-se que a ocorrência de tais inconsistências poderia ser mitigada com a adoção de manual para o preenchimento dos indicadores e a formalização de metodologia para a coleta dos dados utilizados no cálculo dos indicadores.
#/Fato##
2.3 Avaliação da Conformidade das Peças
A fim de atender ao estabelecido pela Corte de Contas nesse item consideraram-se as consideraram-seguintes questões de auditoria: (i) A unidade jurisdicionada elaborou todas as peças a ela atribuídas pelas normas do Tribunal de Contas da União para o exercício de referência? (ii) As peças contemplam os formatos e conteúdos obrigatórios nos termos da DN TCU nº 127/2013, da DN TCU nº 132/2013 e da Portaria-TCU nº 175/2013?
Com esse objetivo, avaliou-se a conformidade das peças do processo de contas nº 01210.000441/2014-11 e constatou-se que o Instituto não incluiu o relatório do órgão, instância ou área de correição com relato sucinto dos fatos apurados no exercício ou em apuração pelas comissões de inquérito em processos administrativos disciplinares instaurados na unidade jurisdicionada no período a que se refere o relatório de gestão com o intuito de apurar dano ao Erário, fraudes ou corrupção, conforme estabelece o item 6 do anexo III da DN TCU nº 132/2013. Cabe registrar que tal ausência não
Relatório, onde se registrou que, por meio do Ofício/IBICT/GAB nº 112 /2014, de 24/03/2014, o Instituto encaminhou cópia do Relatório do Sistema CGU-PAD, no qual se constata que não foram instaurados, apurados ou concluídos processos apuratórios no período sob análise.
Sobre o assunto, o Instituto informou que a não inclusão decorreu do entendimento de que se não houve instauração, apuração ou conclusão de processos administrativos disciplinares no ano de 2013, confirmou-se a não-incidência de fato gerador, o que os habilitaria a não incluir o item.
Quanto ao conteúdo do Relatório de Gestão, verificaram-se inconsistências na formatação e no preenchimento de quadros previstos na Portaria TCU nº 175/2013 e ausência de análise crítica em alguns itens. Verificou-se, também, que o Instituto informou na introdução do relatório os itens que não se aplicavam à realidade da UJ sem, contudo, apresentar as razões da não aplicação.
Sobre o assunto, informou que houve entendimento equivocado do Instituto quanto à necessidade de explicitar as justificativas para os itens que não se aplicavam à natureza do IBICT. Entendeu o Instituto que apenas os itens que se aplicariam à natureza do IBICT más que não tiveram ocorrência em 2013 precisariam de tais justificativas. O Instituto informou, também, que efetuará as gestões necessárias para que este equívoco não se repita quando da elaboração dos próximos Relatórios e as medidas a serem adotadas abrangerão as inconsistências apontadas concernentes à formatação e ao preenchimento dos quadros, bem como da ausência de análise critica de alguns itens.
Ainda em relação ao conteúdo do Relatório de Gestão, verificou-se que o Instituto não incluiu o conteúdo previsto no item 8 da Parte B do Anexo II da DN TCU nº 127/2013.
Sobre este item, transcreve-se a seguir, orientação contida no tópico 20.1 – Indicadores de Gestão das ICT nos Termos do Acórdão TCU nº 2.267/2005 da Portaria TCU nº 175/2013:
O Acórdão TCU nº 2.267/2005 determinou que a partir do exercício de 2005 as Instituições Federais de Pesquisa Científica e Tecnológica informassem nos seus relatórios de gestão um conjunto de indicadores de gestão que possibilitasse a avaliação dessas instituições.
Para efeito desse Acórdão, as ICT deverão apresentar o resultado dos indicadores conforme estabelecidos no Quadro B.8.1, considerando-se o exercício de referência do Relatório de
Gestão e os quatro (4) exercícios imediatamente anteriores. Ocorre que a determinação contida no item 9.1 do Acórdão TCU nº 2.267/2005 – Plenário foi direcionada às Instituições Federais de Educação Tecnológica (Ifets) vinculadas à Secretaria de Educação Tecnológica do Ministério da Educação (Setec/MEC), conforme transcrito a seguir:
9.1. determinar às Instituições Federais de Educação Tecnológica (Ifets) vinculadas à Secretaria de Educação Tecnológica do Ministério da Educação (Setec/MEC) que:
9.1.1. incluam, no relatório de gestão das contas anuais, a partir do exercício de 2005, os seguintes indicadores de gestão, acompanhados dos dados primários relativos aos componentes necessários ao seu cálculo:
Assim, considerando o foco da determinação contida no Acórdão TCU nº 2267/2005 – Plenário, entende-se que os conteúdos previstos nas alíneas “a” e “b” do item 8 da Parte B do Anexo II da DN TCU nº 127/2013 não se aplicam ao IBICT visto o Instituto ser uma ICT vinculada ao Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação.
Quanto ao conteúdo previstos na alínea “c” do item 8 da Parte B do Anexo II da DN TCU nº 127/2013, cabe registrar que por meio da Portaria Interministerial SESU/MEC e SEPED/MCTI nº 59, de 22/10/201, a Fundação de Desenvolvimento à Pesquisa – FUNDEP, CNPJ 18.720.938/0001-41, foi autorizada a atuar como Fundação de Apoio ao IBICT pelo período de 1 ano.
Em decorrência da citada Portaria, o IBICT firmou contratos com a FUNDEP, relacionados a seguir, cujas vigências iniciaram em 31/12/2013, e que não houve liberação financeira no exercício de 2013, sendo que os recursos empenhados em função desses contratos foram inscritos em restos a pagar:
Processo Dispensa Objeto Vigência Valor R$
01210.002540 /2013-48
2540/2013 Contratação da Fundep com a finalidade de dar apoio ao Projeto "Brasília 2060 - Desenvolvimento de Pesquisa para Criação de um Sistema de Informações para Gestão Estratégica e Sustentabilidade de Cidades”. 31/12/2013 a 31/12/2014. 1.500.000,00 01210.002548
/2013-12 2548/2013 Organização, troca e disseminação de informações na área de energia entre Brasil e Reino Unido. 31/12/2013 a 31/12/2014. 212.000,00 01210.002596 /2013-01
2596/2013 Contratação da Fundep com a finalidade de dar apoio ao Projeto "Estudos de revitalização da difusão e popularização da Ciência no IBICT”. 31/12/2013 a 31/12/2014. 333.620,00 01210.002597
/2013-47 2597/2013 Contratação da Fundep com a finalidade de dar apoio ao Projeto "Pesquisa e Desenvolvimento para Manutenção e Validação do Sistema de Inventário do Ciclo de Vida do Brasil (upgrade do SICV)”. 31/12/2013 a 31/12/2014. 666.380,00 01210.002648
/2013-31 2648/2013 Contratação da Fundep com a finalidade de dar apoio ao Projeto Desenvolvimento de Pesquisa para Criação de um Sistema de Informações para Gestão Estratégica e Sustentabilidade de Cidades, Meio Ambiente, Cultura, Esporte, Lazer e Ciência, Tecnologia e Inovação
31/12/2013 a
31/12/2014.
1.500.000,00
Sobre o assunto, informou o Instituto, no que concerne aos itens "a" e "b", não houve falha do IBICT uma vez que na Introdução do Relatório explicitou-se que estes itens não se aplicariam à natureza do Instituto. O que ocorreu como já justificado no parágrafo anterior, foi a falta de justificativas que demonstrassem a não aplicação.
Quanto ao item "c", o Instituo informou que optou pelo não preenchimento do quadro uma vez que as vigências dos contratos firmados com a FUNDEP iniciaram-se no dia 31/12/2013. Assim, não haveria informações, principalmente aquelas envolvendo os recursos envolvidos nos projetos, uma vez que não houve qualquer liberação financeira no período compreendido pelo Relatório de Gestão em análise. Desta forma, houve o entendimento de que o quadro em questão também não se aplicaria à natureza do IBICT em 2013.
#/Fato##
2.4 Avaliação da Gestão de Pessoas
Para avaliar a gestão de pessoas do IBICT, quanto à adequabilidade da força de trabalho da Unidade frente às suas atribuições, foram consideradas as seguintes questões de auditoria:
1. A força de trabalho existente atende às necessidades da UJ? 2. Houve ganho/perda da força de trabalho no decorrer do exercício?
3. Qual a qualificação da força de trabalho, em relação à idade e à escolaridade?
Com base nas informações extraídas do Relatório de Gestão do exercício de 2013, verificou-se que o quadro de pessoal do IBICT estava assim constituído ao término do exercício em foco.
Quadro 1 – Situação da força de trabalho em 31/12/2013
Tipologias dos Cargos Lotação Ingressos no
exercício Egressos no exercício
Servidores em cargos efetivos 114 18 13
Servidores sem Vínculo com a
Administração Pública 1 - 3
Total de Servidores 115 18 16
Fonte: Quadro A.5.1.1.1 Relatório Gestão 2013
Destaca-se que, no decorrer do exercício de 2013, houve a saída de 16 servidores e o ingresso de 18, totalizando uma reforço na força de trabalho de 2 servidores.
Vale ressaltar que o Instituto, no exercício em foco, contou também com os serviços de:
a) 34 consultores contratados por meio do Projeto de Cooperação Técnica UNESCO 914BRA2015;
b) mão de obra terceirizada, totalizando 44 empregados, atuando nas áreas de apoio técnico administrativo (34) e informática (10);
c) estagiários, sendo que no primeiro trimestre/2013 havia 15 e no quarto trimestre/2013 havia 6; e
d) bolsistas: 42 bolsistas vinculados ao Programa de Capacitação Institucional – PCI.
Portanto, um incremento de 120 pessoas na força de trabalho (sem considerar os estagiários devido à variação no quantitativo no exercício em foco).
Em relação aos afastamentos, as situações que reduziram a força de trabalho foram as seguintes:
Quadro 2 – Situação dos afastamentos em 31/12/2013
Tipologias dos afastamentos Quantidade
Cedidos 17
Para Participação em Programa de Pós-Gradução Stricto Sensu no País
1
Removidos 4
Licença Interesses Particulares 1
TOTAL 23
Fonte: Quadro A.5.1.1.2 Relatório Gestão 2013
No que diz respeito à escolaridade, a quantidade de servidores do Instituto por nível de escolaridade estava assim constituída:
Quadro 3 - Nível de escolaridade
Nível de escolaridade Quantidade de pessoas
Primeiro grau 2
Segundo grau ou técnico 24
Superior 1
Aperfeiçoamento / Especialização / Pós-Graduação
46
Mestrado 18
Doutorado/Pós Doutorado/PhD/Livre Docência 25 Fonte: Quadro A.5.1.2.3 Relatório Gestão 2013
Da análise do nível de escolaridade, observa-se que 80% do quadro funcional do IBICT possui nível superior, inclusive com Aperfeiçoamento/ Especialização/Pós-Graduação, Mestrado ou Doutorado/Pós Doutorado/PhD/Livre Docência.
Quanto à faixa etária dos servidores, a força de trabalho do Instituto está composta da seguinte forma:
Quadro 4 – Faixa Etária
Faixa Etária Quantidade
Até 30 anos 3
De 31 a 40 anos 21
De 41 a 50 anos 37
De 51 a 60 anos 40
Acima de 60 anos 14
Fonte: Quadro A.5.1.2.2 Relatório Gestão 2013
Conforme o quadro acima, verifica-se que, do atual efetivo de servidores, 54 têm mais de 51 anos de idade, ou seja, 48% dos servidores com previsão de aposentadoria nos próximos anos.
Questionado acerca da suficiência quantitativa e qualitativa do seu quadro de pessoal, o IBICT informou que o número de servidores para manter a qualidade do trabalho realizado é insuficiente, tendo em vista que os servidores estão se aposentando, sem a reposição necessária do capital intelectual perdido.
Esclareceu ainda que, por ser uma Unidade de Pesquisa, está subordinado ao MCTI, o qual estabelece a política de recursos humanos, solicita a abertura de concursos ao MPOG e distribui as vagas disponíveis entre ele e todos seus Institutos de Pesquisa. Informou também que a alternativa encontrada para a insuficiência de pessoal é a utilização das bolsas do Programa de Capacitação Institucional (PCI), que são mantidas pelo CNPq e proporcionam o uso de mão de obra qualificada no Instituto.
Em relação à expectativa de reforço no quadro de pessoal, o Instituto informou que o concurso homologado pelo MCTI em dezembro de 2012, o qual previa vagas específicas para o Instituto, teve como prazo de validade um ano, prorrogável pelo mesmo período, entretanto o concurso não foi prorrogado. Assim, não há perspectiva para reforço no quadro de pessoal do IBICT.
Cabe destacar que, apesar de informar que o número de servidores é insuficiente, o IBICT não apresentou as providências adotadas perante o MCTI para a recomposição do quadro de pessoal do Instituto.
Dessa forma, é importante salientar que o déficit do atual quantitativo de servidores e a previsão de futuras aposentadorias poderão comprometer o desempenho das atribuições institucionais. Apesar do ingresso de novos servidores concursados no exercício de 2013, o incremento na força de trabalho foi de apenas dois servidores, tendo em vista o quantitativo de aposentadorias ocorridas no exercício em foco.
#/Fato##
2.5 Avaliação da Situação das Transferências Voluntárias
A fim de atender ao estabelecido pela Corte de Contas nesse item considerou-se as seguintes questões de auditoria: os Controles Internos Administrativos relacionados à gestão das transferências da UJ estão instituídos de forma:(i) a identificar o alcance dos objetivos definidos nos respectivos instrumentos? (ii) a identificar gargalos na análise a prestação de contas dos convenentes ou contratados? (iii) a identificar dificuldades na execução do planejamento para a fiscalização da execução do objeto da avença, inclusive quanto à utilização de verificações físicas e presenciais.
O IBICT não firmou, no exercício de 2013, instrumentos destinados a transferência voluntária de recursos. Esta situação foi evidenciada por meio de consultas efetuadas no Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal – SIAFI e no Sistema de Gestão de Convênios e Contratos de Repasse do Governo Federal – SICONV.
Verificou-se que a realização de transferências voluntárias não é atividade rotineira no âmbito do IBICT, e que havia um único convênio pendente de conclusão de análise de prestação de contas.
Cientificado da situação, o Instituto reconheceu a impropriedade e está adotando providências visando à regularização do caso concreto. Assim, entendeu a Equipe de
Auditoria que a atuação pontual era suficiente para sanar a impropriedade detectada e recomendou ao Instituto que encaminhasse a esta CGU a conclusão da análise da prestação de contas do Convênio SIAFI nº 136.364, firmado com a ABNT.
#/Fato##
2.6 Avaliação da Regularidade dos Processos Licitatórios da UJ
A fim de atender ao estabelecido pela Corte de Contas nesse item foram consideradas as seguintes questões de auditoria: (i) os processos licitatórios realizados na gestão 2013 foram regulares? (ii) os processos licitatórios e as contratações e aquisições feitas por inexigibilidade e dispensa de licitação foram regulares? (iii) os critérios de sustentabilidade ambiental foram utilizados na aquisição de bens e na contratação de serviços e obras? (iv) os controles internos administrativos relacionados à atividade de compras e contratações estão instituídos de forma a mitigar os riscos?
O Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia apresentou, em 2013, o registro dos seguintes montantes de empenho por modalidade de licitação, na conta contábil 1.9.2.4.1.02.00: Modalidade Montante Dispensa de licitação R$ 418.526,34 Licitação inexigível R$ 150.915,44 Não aplicável R$ 4.377.860,65 Suprimentos de fundos R$ 5.839,75 Pregão R$ 6.780.730,74 Total R$ 11.733.333,03 Fonte: SIAFI
Quando da execução dos trabalhos de auditoria de acompanhamento da gestão, realizados por meio da Ordem de Serviço nº 201317540, evidenciou-se que o Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia apresentava, em 24/10/2013, o registro dos seguintes montantes de empenho por modalidade de licitação, na conta contábil 1.9.2.4.1.02.00: Modalidade Montante Dispensa de licitação R$ 522.583,89 Licitação inexigível R$ 169.384,71 Não aplicável R$ 152.624,90 Suprimentos de fundos R$ 11.526,79 Pregão R$ 7.518.150,37 Total R$ 8.374.270,66 Fonte: SIAFI
Os apontamentos decorrentes daquele trabalho de auditoria foram os seguintes:
Dispensa de Licitação:
Vinte e nove entidades foram beneficiárias de empenhos efetuados em decorrência de dispensa de licitação, sendo que 26 foram beneficiárias de montantes empenhados até o limite previsto no Inciso II do artigo 24 da Lei nº 8.666/93, totalizando R$ 58.565,36.
As entidades beneficiárias de empenhos por dispensa de licitação acima do limite previsto no Inciso II do artigo 24 da Lei nº 8.666/93 foram: Companhia
Energética de Brasília, Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos e Imprensa Nacional, para as quais foram empenhados os montantes de R$ 371.018,53, R$ 51.000,00 e R$ 42.000,00 respectivamente.
Tendo por base as 26 entidades que foram beneficiárias com montantes empenhados até o limite previsto no Inciso II do artigo 24 da Lei nº 8.666/93, foram selecionados os empenhos de maior materialidade, perfazendo cerca de 50% do total empenhado, a saber:
Empresa Montante
empenhado
72588080000159 - POWER Engenharia Comércio de Serviços Ltda - EPP R$ 7.980,00
61573796000166 - ALLIANZ SEGUROS S/A R$ 5.368,70
00505990000110 - DULAR Transportes Gerais Ltda - ME R$ 4.300,00 08874665000136 - AEROCARGAS Transportes e Logística Ltda. R$ 5.200,00 72602303000195 - PURISSIMA Água Mineral Ltda - EPP R$ 6.513,10
Total R$ 29.361,80
Durante a análise desses cinco processos de dispensas de licitação, no valor de R$ 29.361,80, observou-se que todos os procedimentos adotados estavam compatíveis com a legislação aplicável e orientações emanadas pelos órgãos de controle. Cabe ressaltar que os valores empenhados referentes às dispensas analisadas enquadram-se no limite previsto no Inciso II do artigo 24 da Lei nº 8.666/93.
Inexigibilidade de Licitação:
Seis entidades foram beneficiárias de empenhos efetuados em decorrência e inexigibilidade de licitação, sendo a maior beneficiária a Companhia de Saneamento Ambiental do Distrito Federal, a qual foi aportado o montante de R$ 107.000,00.
Foram selecionadas para análise, com base na natureza dos serviços a serem prestados, as seguintes empresas contratadas por inexigibilidade de licitação: SOPHO Business Comunication – Soluções Empresariais, Telemar Norte Leste S/A e Empresa Brasileira de Telecomunicações S/A, as quais foram empenhados os montantes de R$ 25.320,00, R$ 21.000,00 e R$ 2.820,00, respectivamente.
Após apreciação desses três processos de inexigibilidade, foram verificadas as seguintes situações:
- Os contratos firmados com a Telemar Norte Leste S/A e com a Empresa Brasileira de Telecomunicações S/A não estavam instruídos com documentos que caracterizam o atendimento ao disposto no artigo 26 da Lei nº 8.666/93, quais sejam justificativas para a situação de inexigibilidade, as razões da escolha do fornecedor e a justificativa de preço; além disso, os processos não foram submetidos à apreciação da Consultoria Jurídica, conforme o disposto no parágrafo único do artigo 38 da Lei nº 8.666/93.
- Com relação ao contrato firmado com a SOPHO Business Comunication – Soluções Empresariais, verificou-se que, a partir do terceiro termo aditivo, não houve justificativa acerca da permanência da situação de inexigibilidade, como a razão da escolha do fornecedor e a justificativa do preço, nem tampouco as minutas dos termos aditivos foram submetidas à apreciação da Consultoria Jurídica.
Tendo em vista o reconhecimento das impropriedades detectadas e o compromisso assumido pelo Instituto, conforme o consignado no Memorando nº
27/2013/COASD/IBICT, de 26/11/2013, entendeu a equipe que as providências adotadas eram suficientes para sanar a questão e evitar a reincidência.
Controles internos:
No tocante aos controles internos, observou-se que não houve mapeamento dos fluxos administrativos referentes à gestão de licitações e contratos e, consequentemente, não houve identificação de pontos críticos e riscos que pudessem impactar o alcance dos objetivos quando da execução das atividades identificadas nos fluxogramas. Observou-se, também, que não foram instituídos indicadores para monitorar a eficácia e eficiência do processo de compras e de gestão de contratos.
Cabe registrar que o Instituto informou o uso de modelos padronizados de editais, termos de referência e contratos elaborados pela Advocacia Geral da União, o que possibilitou: maior celeridade da análise dos processos pela CONJUR/MCTI; maior segurança jurídica, em função da baixa ocorrência de impugnações desses modelos de editais; iii) maior celeridade, desde o 2º semestre de 2013, aos processos de compras e contratações do Instituto.
Com base nas análises efetuadas e nas manifestações do Instituto, entende-se que há mecanismos de controles internos administrativos instituídos, relacionados à atividade de compras e contratações. Contudo, há espaço para aprimoramento, haja vista as fragilidades verificadas.
#/Fato##
2.7 Avaliação da Gestão de Passivos sem Previsão Orçamentária
Conforme ata de reunião realizada em 13/11/2013, com a participação de representantes da 6ª SECEX/TCU e da DICIT/DI/SFC/CGU-PR, acordou-se que o Item Item 7 - Avaliação de passivos assumidos sem prévia previsão orçamentária, do anexo IV à DN-TCU 132/2013, não seria objeto de verificação na Auditoria Anual de Contas do exercício de 2013. Vide transcrição da ata a seguir:
a) Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia:
Foi discutido o escopo da auditoria de gestão no Ibict ficando definida a verificação dos itens 1, 2, 3, 4, 5, 6, 8, 9 e 11 do anexo IV à DN-TCU 132/2013. No tocante a avaliação da gestão de pessoas o foco seria a adequabilidade da força de trabalho da unidade frente às suas atribuições.
#/Fato##
2.8 Avaliação da Gestão de Tecnologia da Informação
A fim de atender ao estabelecido pela Corte de Contas nesse item consideraram-se as consideraram-seguintes questões de auditoria por tema:
Tema 1 - Governança de TI: (i) O PDTI abrange o conjunto mínimo de itens definido no modelo de referência do Guia de Elaboração de PDTI do SISP? (ii) O órgão definiu e documentou a Política de Segurança da Informação e Comunicação - POSIC, com apoio da alta gestão da UJ, em conformidade com as recomendações do GSI e normas aplicáveis? (iii) O órgão definiu, documentou e implantou um processo de desenvolvimento software, utilizando padrões de gestão para o monitoramento dos projetos de desenvolvimento e adotando métricas para mensuração de esforço e custo
Tema 2 - Contratações de TI: (i) As contratações de Soluções de TI, realizadas no período de exame, foram baseadas nas necessidades reais do órgão/entidade, estão alinhadas com o PDTI ou documento similar e estão em conformidade com a IN04 2010 da SLTI? (ii) Os processos licitatórios para contratação de Soluções de TI foram baseados em critérios objetivos, sem comprometimento do caráter competitivo do certame, e realizados preferencialmente na modalidade pregão, conforme dita a IN04 2010 da SLTI? (iii) Os controles internos adotados para gestão dos contratos de Solução de TI foram suficientes e adequados para garantir, com segurança razoável, a mensuração e o monitoramento dos serviços efetivamente prestados, segundo a IN04 2010 da SLTI?
Das análises empreendidas pela equipe de auditoria, constatou-se que o IBICT não formalizou PDTI para o período de 2012/2013 e que, apesar da ausência deste plano, foram realizadas contratações de tecnologia da informação, inclusive de grande materialidade, considerando o montante de recursos geridos pelo Instituto.
Constatou-se, também, a inexistência de tratamento estratégico das questões de segurança da informação do IBICT, haja vista: não ter sido estabelecida Política de Segurança da Informação; não ter sido instituído Comitê de Segurança da Informação e Comunicações; e de não existir Gestor de Segurança da Informação e Comunicações nomeado, o que contraria disposições contidas na Instrução Normativa GSI/PR nº 01/2008.
Sobre o assunto, informou o gestor, conforme ponto específico deste Relatório, que a aprovação das Políticas de Segurança da Informação aguarda a formação do comitê gestor de segurança, bem como a nomeação do servidor para o cargo de gestor de segurança. As politicas de segurança que disponibilizamos, elaboradas pelo consultor contratado para este fim, serão devidamente reavaliadas dentro das recomendações das normas atuais de segurança da Presidência da República e então serão apresentadas ao Comitê para deliberações.
Na contratação efetuada por meio do Pregão Eletrônico nº 10/2012, constatou-se: inadequação da definição e da especificação de requisitos da solução computacional de gerenciamento de serviços de TI; ausência de comprovação da economicidade na escolha contratação de serviço de manutenção de software sob a métrica de Unidade de Serviços Técnicos (UST) juntamente com o suporte à infraestrutura de TI do IBICT; e a ausência de comparação entre diferentes estratégias de terceirização e do respectivo cálculo do custo total de propriedade no âmbito do planejamento da contratação decorrente do Edital de Pregão Eletrônico nº 10/2012.
Os fatos verificados evidenciaram fragilidades nos controles internos adotados na contratação de serviços de tecnologia da informação efetuada pelo Instituto e resultaram na formulação de recomendações que visam o aprimoramento dos procedimentos adotados.
/Fato##
2.9 Avaliação da Gestão do Patrimônio Imobiliário
A fim de atender ao estabelecido pela Corte de Contas nesse item consideraram-se as consideraram-seguintes questões de auditoria: (i) existe estrutura de pessoal e tecnológica capaz de gerenciar o patrimônio imobiliário de responsabilidade da UJ? (ii) Os registros contábeis relacionados à gestão do patrimônio imobiliário de responsabilidade da UJ
estão corretos? (iii) Os controles internos administrativos apresentam qualidade suficiente para a referida gestão?
Verificou-se que o IBICT não possui bens imóveis de uso especial cadastrados no Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da União – SPIUnet. Questionado sobre o assunto, informou o Instituto, por meio do Mem. 25/2013/COAD, de 14/11/2013, que a sede atual corresponde ao uso de parte de prédio de 14 pavimentos (do subsolo ao 7º andar) de propriedade do Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico – CNPq, cedido ao Instituto por meio de “Termo de Cessão de Uso de Bem Imóvel”, de 30/12/2002. Informou ainda que no decorrer dos últimos anos o 7º andar foi cedido em definitivo para a Rede Nacional de Ensino e Pesquisa – RNP.
#/Fato##
2.10 Avaliação da Gestão Sobre as Renúncias Tributárias
Conforme ata de reunião realizada em 13/11/2013, com a participação de representantes da 6ª SECEX/TCU e da DICIT/DI/SFC/CGU-PR, acordou-se que o Item 10 - Avaliação da gestão da unidade jurisdicionada sobre as renúncias tributárias praticadas, do anexo IV à DN-TCU 132/2013, não seria objeto de verificação na Auditoria Anual de Contas do exercício de 2013. Vide transcrição da ata a seguir:
a) Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia:
Foi discutido o escopo da auditoria de gestão no Ibict ficando definida a verificação dos itens 1, 2, 3, 4, 5, 6, 8, 9 e 11 do anexo IV à DN-TCU 132/2013. No tocante a avaliação da gestão de pessoas o foco seria a adequabilidade da força de trabalho da unidade frente às suas atribuições.
#/Fato##
2.11 Avaliação do Cumprimento das Determinações/Recomendações do TCU
A fim de atender ao estabelecido pela Corte de Contas nesse item consideraram-se as consideraram-seguintes questões de auditoria: (i). A CGU foi instada, em decisão do TCU, a tratar de deliberação dirigida à unidade jurisdicionada na auditoria anual sobre as contas do exercício de 2013? (ii) As deliberações do TCU foram cumpridas pela unidade?
A metodologia consistiu no levantamento de todos os Acórdãos em que houvesse determinação para a UJ e em que a CGU tenha sido citada, com posterior verificação do atendimento dos mesmos. Entretanto, em consulta ao Sítio do TCU, em 29/10/2013, verificou-se a existência de apenas dois Acórdãos – nº 906/2013 - TCU - 2ª Câmara e nº 1.760/2012 - TCU – Plenário – nos quais não constam determinações expressas a esta Controladoria-Geral da União para acompanhamento das determinações proferidas.
##/Fato##
2.12 Avaliação do Cumprimento das Recomendações da CGU
O Órgão de Controle Interno optou por incluir a avaliação do cumprimento das recomendações emitidas, considerando a seguinte questão de auditoria: A UJ mantém uma rotina de acompanhamento e atendimento das recomendações emanadas pela CGU especialmente quanto: à instauração de TCE, à apuração de responsabilidade, ao fortalecimento do controle interno administrativo?
Após levantamento, foi identificada a existência de recomendações emitidas pela CGU no Relatório de Auditoria nº 208.753, referente à auditoria anual de contas do exercício de 2007 do Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia, no qual foram consignadas 3 constatações e 5 recomendações, listadas a seguir:
Constatação Recomendação
(003) Falta de controle dos periódicos internacionais e nacionais.
001: Apresentar comprovantes de devolução dos valores pagos, referentes aos periódicos que tiveram assinatura cancelada.
003: Adotar providências referentes a periódicos que tiveram sua assinatura cancelada, com vistas ao ressarcimento dos valores pagos e ainda não devolvidos. (004) Superfaturamento
em aquisição de periódicos.
001: Apure responsabilidades dos servidores que deram causa ao pagamento a maior, referente a assinaturas dos periódicos contratados pelo IBICT.
005: Adotar providências com vistas ao ressarcimento dos valores pagos indevidamente.
(010) Falhas na medição de serviço executado, utilizada para subsidiar pagamentos.
001: Incluir nas Ordens de Serviço descrição dos produtos desenvolvidos/em desenvolvimento, responsáveis, horas utilizadas e período.
Emitiu-se a Nota Técnica nº 2.462/2013/DICIT/DI/SFC/CGU-PR, de 05/11/2013, encaminhada ao IBICT por meio do Ofício nº 33.740/2013/DICIT/DI/SFC/CGU-PR, de 06/11/2013, na qual foram consolidadas as informações acerca das providências adotadas pelo Instituto na implementação das recomendações. A seguir, resume-se a situação de atendimento das recomendações:
Quantidade de recomendações – relatório nº 208.753
Expedidas Atendidas – (%) Reiteradas – (%) Não atendidas – (%)
05 04 – (80%) 01 – (20%) 00
Na citada Nota Técnica, foi reiterado o atendimento à recomendação 005 da constatação 004, em função de as informações prestadas pelo IBICT não contemplarem os resultados obtidos em decorrência dos levantamentos efetuados pelo Instituto no sentido de adotar providências com vistas ao ressarcimento dos valores pagos indevidamente.
O IBICT, por meio do Ofício IBICT/GAB nº 520/2013, de 04/12/2013, encaminhou resposta ao Ofício nº 33.740/2013/DICIT/DI/SFC/CGU-PR, cuja análise foi consignada na Nota Técnica nº 2.800/2013/DICIT/DI/SFC/CGU-PR, de 13/12/2013, encaminhada ao Instituto por meio do Ofício nº 38.038/2013/DICIT/DI/SFC/CGU-PR, de 13/12/2013.
Considerando a manifestação do IBICT e o posicionamento do Tribunal de Contas da União no Acórdão nº 1577/2011 – 2ª Câmara, optou-se pelo encerramento do acompanhamento da recomendação 005 da constatação 004 e concluiu-se que não há recomendação pendente de atendimento em relação ao relatório de Auditoria nº 208753. Resume-se, a seguir, a situação de atendimento às recomendações consignadas no Relatório de Auditoria nº 208753:
Quantidade de recomendações – Relatório nº 208753
Expedidas Atendidas – (%) Encerradas – (%) Não atendidas – (%)
05 04 – (80%) 01 – (20%) 00
/Fato##
2.13 Avaliação da Carta de Serviços ao Cidadão
O Órgão de Controle Interno optou por incluir a avaliação da Carta de Serviços ao Cidadão considerando a seguinte questão de auditoria: A unidade possui Carta de Serviço ao Cidadão nos moldes do Decreto nº 6.932/2009?
A metodologia consistiu na avaliação da Carta de Serviço ao Cidadão conforme prescreve o Decreto nº 6.932/2009.
Sobre o assunto, o instituto informou que presta vários tipos de serviços ao cidadão e oferece vários produtos na área de informação em Ciência e Tecnologia e que apesar de cada serviço/produto estar elencado no Portal do Instituto, com todas as informações necessárias ao seu acesso e uso, não foi instituída a Carta de Serviços ao Cidadão, nos termos do artigo 11 do Decreto nº 6.932/2009.
Informou, ainda, que o Instituto iniciará a criação no seu Portal da Carta de Serviços ao Cidadão, nos termos do Decreto nº 6.932/2009. Informou, contudo que, dada à complexidade de adaptação técnica e de conteúdo do Portal haverá necessidade de aproximadamente seis meses de trabalhos.
/Fato##
2.14 Avaliação do CGU/PAD
O Órgão de Controle Interno optou por incluir a avaliação do Relatório de Correição considerando as seguintes questões de auditoria: Consta no Relatório de Gestão informação da designação de um coordenador responsável pelo registro no Sistema CGU-PAD de informações sobre procedimentos disciplinares instaurados na unidade? Existe estrutura de pessoal e tecnológica capaz de gerenciar os procedimentos disciplinares instaurados e a devida utilização do Sistema CGU-PAD na UJ? A UJ está registrando as informações referentes aos procedimentos disciplinares instaurados no sistema CGU-PAD?
A metodologia consistiu na avaliação do Relatório de Correição fornecido pelo Sistema CGU-PAD.
A partir dos exames aplicados concluiu-se que o Instituto incluiu o Relatório de Correição a partir do CGU-PAD. Observou-se ainda que os PADs instaurados foram registrados no Sistema CGU-PAD e que a estrutura de pessoal e tecnológica é suficiente para gerenciar os PADs instaurados e o devido uso do Sistema CGU-PAD.
/Fato##
2.15 Avaliação do Conteúdo Específico do Relatório de Gestão
A fim de atender ao estabelecido pela Corte de Contas nesse item consideraram-se as consideraram-seguintes questões de auditoria: (i) O Relatório de Gestão da unidade auditada atende completamente ao demandado na Parte B do Anexo II da DN TCU nº 127/2013?
(ii) Há inconsistência nas informações apresentadas em atendimento à Parte B do Anexo II da DN TCU nº 127/2013 no Relatório de Gestão?
A metodologia consistiu na avaliação do Conteúdo Específico do Relatório de Gestão encaminhado no Processo de Contas nº 01210.000441/2014-11.
Constatou-se que o Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia apresentou no Relatório de Gestão informações acerca das contratações de consultores modalidade “produto”, efetuadas em decorrência do Projeto de Cooperação Técnica 914BRA2015, intitulado Atualização dos Processos de Gestão e Disseminação de Informações em C&T no IBICT, firmado com a Organização das Nações Unidades para a Educação, a Ciência e a Cultura.
Conforme o consignado no Relatório de Auditoria CGU nº 201317540, referente ao acompanhamento da gestão do exercício de 2013, constatou-se que o Instituto não publicava os extratos dos contratos firmados com consultores modalidade “produto” no Diário Oficial da União, situação que contraria o disposto no parágrafo 2º artigo 18 da Lei nº 12.708/2012 (LDO para 2013).
Cientificado da impropriedade detectada, o Instituto firmou compromisso de cumprir o disposto no parágrafo 10 do artigo 4º do decreto nº 5.151/ 2004, qual seja, providenciar a publicação no Diário Oficial da União do extrato do contrato de consultoria até vinte e cinco dias a contar de sua assinatura. Em função do compromisso assumido, entendeu a equipe que as providências a serem adotadas pelo IBICT foram suficientes para evitar a reincidência.
Ainda com base no consignado no Relatório de Auditoria CGU nº 201317540, da análise das contratações efetuadas, com base nas atividades a serem desenvolvidas e nos produtos a serem apresentados pelo consultor, observou-se, em somente uma das contratações analisadas, que as atividades e produtos a serem entregues eram coincidentes e inerentes à gestão do projeto. Entendeu-se, assim, que tal contratação contrariava o disposto nos artigos 16 a 18, 20 e 24 da Portaria MRE nº 717/2006.
Para a solução do fato constatado, recomendou-se ao IBICT atentar para os dispositivos que regem a contratação de consultores na modalidade produto, abstendo-se de efetuar contratação para atividades referentes à gestão de projetos de cooperação técnica internacional.
/Fato##
2.16 Avaliação dos Controles Internos Administrativos
Com o objetivo de verificar a estrutura de controles internos instituída pela unidade auditada, selecionou-se a área de gestão de licitações e contratos e de gestão da tecnologia da Informação, as quais estão ligadas aos macroprocessos finalísticos da entidade.
Com base na amostra selecionada para cada área selecionada, foram avaliados os seguintes componentes do controle interno: ambiente de controle, avaliação de risco, procedimentos de controle, informação e comunicação e monitoramento, conforme demonstrado a seguir:
I - Ambiente de Controle:
O instituto adota, em suas contratações, modelos padronizados de editais, termos de referência e contratos elaborados pela AGU. Constatou-se que o Instituto não dispunha de mapeamento dos fluxos administrativos atinentes à área de licitação e contratos, bem como que não havia política de capacitação dos servidores envolvidos na área.
Constatou-se, também, que o Instituto não dispunha de Plano Diretor de Tecnologia da Informação – PDTI e Política de Segurança da Informação e Comunicação - POSIC instituída e em vigor para o exercício em referência.
II - Avaliação de Risco
Quanto à identificação de pontos críticos e riscos informou o instituto que não houve o mapeamento dos fluxos administrativos, com identificação de atividades. Como consequência, não houve identificação de riscos e de medidas para mitigá-los. III - Informação e Comunicação
Constatou-se que o Instituto dispõe de correio eletrônico institucional, de intranet e de página na internet, em que são divulgados atos normativos e informações relacionadas às ações relevantes desenvolvidas.
Quanto à adoção de indicadores de gestão de compras e contratações, informou o Instituto, que apesar de não haver uma formalização de indicadores (bem como mensuração dos mesmos), há que se ressaltarem as atividades desenvolvidas em decorrência da fiscalização dos contratos, uma vez que as penalidades são detalhadas nos editais de contratação relacionando-as a situações específicas de descumprimento de obrigações previstas e explicitando suas formas de cálculo, levando em consideração os princípios da proporcionalidade e razoabilidade.
IV - Monitoramento
Verificou-se que o Instituto vem atendendo as recomendações desta CGU, e que não há recomendação pendente de implementação.
V - Atividades de Controle
Relacionadas a este item, identificaram-se fragilidades na gestão de Tecnologia da Informação, a saber:
a) inadequação da definição e da especificação de requisitos da solução computacional de gerenciamento de serviços de TI adquirida em decorrência do Edital de Pregão Eletrônico nº 10/2012;
b) contratação de serviço de manutenção de software sob a métrica de Unidade de Serviços Técnicos (UST) juntamente com o suporte à infraestrutura de TI do IBICT sem comprovação da economicidade da escolha;
c) impropriedades na gestão do contrato de suporte à infraestrutura de TI do IBICT possibilitam tributação indevida sobre a Contratada; e
d) ausência de comparação entre diferentes estratégias de terceirização e do respectivo cálculo do custo total de propriedade no âmbito do planejamento da contratação decorrente do Edital de Pregão Eletrônico nº 10/2012..
Todas essas impropriedades demonstram a necessidade de aperfeiçoamento dos controles internos administrativos, não apenas dos recursos humanos envolvidos, mas também dos procedimentos e métodos adotados para desenvolvimento das atividades da unidade.
##/Fato## #/Fato##
2. 17 Ocorrências com dano ou prejuízo
Entre as análises realizadas pela equipe, não foi constatada ocorrência de dano ao erário.
3. Conclusão
Os fatos tratados no presente relatório de auditoria contemplam, também, os resultados do trabalho de auditoria de acompanhamento da gestão do exercício de 2013, realizados na sede do IBICT no período de 13/11/2013 a 03/12/2013, consignados no Relatório de Auditoria CGU nº 201317540. A implementação das recomendações consignadas naquele relatório de auditoria estão sendo acompanhadas por meio do respectivo Plano de Providências Permanente (PPP).
A partir dos exames realizados entende-se pela necessidade de aprimoramento dos controles internos, haja vista as impropriedades verificadas na gestão de tecnologia da informação, em decorrência da ausência de Plano Diretor de Tecnologia da Informação – PDTI e Política de Segurança da Informação e Comunicação - POSIC instituída e em vigor para o exercício em referência, bem como de impropriedades verificadas nos procedimentos licitatórios e na gestão de contrato decorrente do Pregão Eletrônico nº 10/2012.
Tendo sido abordados os pontos requeridos pela legislação aplicável, submetemos o presente Relatório à consideração superior, de modo a possibilitar a emissão do competente Certificado de Auditoria.
Informamos que os servidores listados abaixo, cujas assinaturas não foram apostas neste relatório, não estavam presentes quando da geração final deste documento por motivo previsto legalmente, apesar de terem efetivamente atuado como membros da equipe de auditoria.
Brasília/DF, 16 de julho de 2014.
Relatório supervisionado e aprovado por:
_____________________________________________________________ ALEXANDRE GOMIDE LEMOS
_______________________________________________
Achados da Auditoria - nº 201405620
1 CIENCIA, TECNOLOGIA E INOVACAO
1.1 PESQUISA E DESENVOLVIMENTO NO INSTITUTO BRASILEIRO DE
INFORMACAO EM CIENCIA E TECNOLOGIA - IBICT 1.1.1 RESULTADOS DA MISSÃO INSTITUCIONAL
1.1.1.1 CONSTATAÇÃO
Inconsistências na base de dados utilizada no cálculo de indicador. Fato
O IBICT celebrou com o Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação Termo de Compromisso de Gestão - TCG, com vistas a estabelecer, formalmente, metas de desempenho a serem alcançadas em 2013 e a assegurar ao Instituto as condições necessárias ao cumprimento de sua missão e de seu Plano Diretor – PDU 2011 – 2015, com excelência científica e tecnológica em sua área de atuação.
Conforme o TCG, o desempenho de gestão do IBICT, diante dos compromissos assumidos, é acompanhado semestralmente e avaliado anualmente, por meio da verificação objetiva do cumprimento das metas acordadas para os indicadores explicitados no Anexo 3 ao TCG.
Cabe à Subsecretaria de Coordenação das Unidades de Pesquisa – SCUP/SE/MCTI a convocação de reuniões semestral de acompanhamento e anual de avaliação, com a finalidade de análise dos relatórios de desempenho apresentados pelo IBICT, com a participação mínima de dois representantes da SCUP, de dois representantes do IBICT e de um membro do Conselho Técnico Científico externo ao IBICT.
No TCG foram estabelecidos dois grupos de indicadores: 1) as metas do Plano Diretor da Unidade 2011-2015 e 2) e indicadores previstos no Termo de Compromisso de Gestão assinado com o Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação.
Foram estabelecidos 18 indicadores no TCG, sendo 11 Físicos e Operacionais, 3 Administrativo-financeiros, 3 de recursos humanos e 1 de inclusão social, relacionados, a seguir:
Quadro de Indicadores
Indicadores Peso Série Histórica
Físicos e Operacionais Unidade 2009 2010 2011 2012 2013
01. IGPUB – Índice Geral de Publicações Pub/téc 1 2 1,3 1,88 2,41 4,1
02. PPACI – Programas, Projetos e Ações de cooperação Internacional
Nº 2 4 02 03 04 04
03. PPACN – Programas, Projetos e Ações de Cooperação Nacionais
04. IDT – Índice de Desenvolvimento Tecnológico % 3 167 117 54,6 118,26 154,54 05. ITTI – Índice de Transferência de tecnologia da
Informação
% 3 59,3 74 119 29,8 329,8
06. IPPTA – Índice de Participação em Projeto de Pesquisa Teórica e Aplicada Desenvolvidas
Nº/téc 2 8,3 7,2 14 10,08 14,4
07. IODT – Índice de Orientação de Dissertação e Teses Defendidas
Nº/téc 2 5,2 1,6 7,4 5,75 7,6
08. ICTI – Itens de Capacitação em tecnologia da Informação e Comunicação
Nº 3 NA 54 49 92 43
09. IVI – Índice de Visibilidade Institucional Nº 3 23,1 18,6 21,96 20,52 17,79
10.PDNI – Projetos de Desenvolvimento de Natureza Instrumental que Geram Produtos e serviços de Informação
Nº 2 NA NA 0,16 0,22 0,28
11. IDI – Itens de Informações Disseminados pelo IBICT
Nº 3 997.845 1.011.403 276.476 720.009 193.264
Administrativo-Financeiro
12. APD – Aplicação em Pesquisa e Desenvolvimento
% 2 47 33 38 42 25
13. RRP – Relação entre Receita própria e OCC % 1 74 69 12 18 02
14. IEO – Índice de Execução Orçamentária % 3 95 112 85 74 56
Recursos Humanos
15. ICT – Índice de Investimento em Capacitação e Treinamento
% 2 0,4 1,5675 0,64 0,18 0,5
16. PRB – Participação Relativa de Bolsistas % - 20 32,52 28,45 33,89 32
17. PRPT – Participação Relativa de Pessoal terceirizado
% - 66 62,60 60,97 67,79 66
Inclusão Social
18. PAID – Programa de Aprendizagem Informacional e Digital
Nº 3 721 937 1.109 6.450 6.874
Fonte: Relatório TCG IBICT 2013
Objetivou-se, com esse trabalho, verificar a aderência dos indicadores estabelecidos pelo IBICT em relação ao disposto no item 3 do quadro I do Anexo IV da DN/TCU nº 132/2013, a saber:
- Completude (capacidade de representar, com a maior proximidade possível, a situação que a UJ pretende medir e de refletir os resultados das intervenções efetuadas na gestão);
-Comparabilidade (capacidade de proporcionar medição da situação pretendida ao longo do tempo, por intermédio de séries históricas);
-Confiabilidade (confiabilidade das fontes dos dados utilizados para o cálculo do indicador, avaliando, principalmente, se a metodologia escolhida para a coleta,
processamento e divulgação é transparente e reaplicável por outros agentes, internos ou externos à unidade);
-Acessibilidade (facilidade de obtenção dos dados, elaboração do indicador e de compreensão dos resultados pelo público em geral);
-Economicidade (razoabilidade dos custos de obtenção do indicador em relação aos benefícios para a melhoria da gestão da unidade).
Da análise do relatório de cumprimento do Termo de Compromisso de Gestão, verificaram-se inconsistências em relação aos dados utilizados pelo Instituto para o cálculo do indicador IGPUB – Índice Geral de Publicações, cuja fórmula de cálculo é apresentada a seguir:
1. IGPUB = NGPB / TNSE
Unidade: Nº de publicações por TNSE, com duas casas decimais.
NGPB = (Nº de artigos publicados em periódico com ISSN indexado no SCI ou
em outro banco de dados) + (Nº de artigos publicados em revista de divulgação científica nacional ou internacional) + (Nº de artigos completos publicados em congresso nacional ou internacional) + (Nº de capítulo de livros), no ano.
TNSE = ∑ dos Técnicos de nível superior vinculados diretamente à pesquisa
(pesquisadores, tecnologistas e bolsistas), com doze ou mais meses de atuação na Unidade de Pesquisa/MCT completados ou a completar na vigência do TCG.
As inconsistências verificadas referiam-se, na apuração do indicador:
(i) ao uso, no cálculo do NGPB, de obras cujos nomes dos autores não constam do apêndice no qual estão relacionados os técnicos de nível superior diretamente relacionados à pesquisa – TNSE;
(ii) ao uso, no cálculo do NGPB, de obras cujos autores, apesar de possuírem titulação de Mestre ou Doutor, são ocupantes de cargo de Analista de Ciência e Tecnologia, cargo que não está discriminado na descrição do TNSE;
(iii) à não inclusão de bolsistas no Apêndice no qual estão relacionados os técnicos de nível superior vinculado diretamente à pesquisa – TNSE, já que esta função integra a relação de cargos considerados vinculados diretamente à pesquisa, quais sejam: pesquisadores, tecnologistas e bolsistas;
(iv) ao uso de obras publicadas no exercício de 2012, sendo que no anexo ao TCG referente à conceituação técnica dos indicadores foi consignada a seguinte observação para este indicador: “Obs: Considerar somente as publicações e textos efetivamente publicados no período. Resumos expandidos não devem ser incluídos”.
Sobre o assunto, por meio do Ofício/IBICT/GAB nº 116/2014, de 27/03/2014, o Instituto apresentou a seguinte manifestação:
“A pesquisa e a publicação de material técnico/científico pelo Ibict não se restringe aos pesquisadores, tecnologistas e bolsistas.
Muitos Analistas em Ciência e Tecnologia são oriundos da área de Ciência da Informação (área de conhecimento na qual se insere o Ibict)
e produzem importantes documentos técnicos/científicos de interesse para o Instituto e para toda a comunidade brasileira de informações. Assim sendo, esses trabalhos são reconhecidos pelo MCTI como indicadores para o Índice Geral de Publicações – IGPUB”
Verificaram-se, também, possíveis inconsistências no cálculo do indicador 4– Índice de desenvolvimento Tecnológico (IDT), cuja fórmula de cálculo é:
IDT = PMTD / PMTPP *100
Unidade: %, sem casa decimal.
PMTDV = Nº de pacotes de metodologias e tecnologias desenvolvidos e/ou
atualizadas.
PMTPP = Nº de pacotes de metodologias e tecnologias previstos nos projetos:
47
O PMTD apurado foi 17 e o PMTPP utilizado foi 11. Assim, obteve-se o resultado de 154,54 para o indicador IDT, conforme o informado por esse Instituto. (17/11) * 100 = 154,54.
Observou-se que no relatório consolidado do TCG foi informado que o índice
PMTPP = Nº de pacotes de metodologias e tecnologias previstos nos projetos era 47 e
que na tabela referente à pactuação e realização das metas deste indicador foram relacionados 19 metodologias ou tecnologias com pacotes a serem implementados e que foram pactuadas metas para 12 dessas metodologias ou tecnologias.
Considerando que não constava do relatório consolidado do TCG esclarecimento quanto ao valor definido pelo IBICT para o PMTPP, solicitou-se ao Instituto esclarecer como foi estabelecido o valor de 11 para o PMTPP.
Sobre o assunto, por meio do Ofício/IBICT/GAB nº 116/2014, de 27/03/2014, o Instituto apresentou a seguinte manifestação:
“De fato está incorreta a informação quanto ao número de pacotes de metodologias e tecnologias previstos nos projetos (PMTPP). O número utilizado foi 11, mas o correto seria 12, isto é, o quantitativo de pacotes a serem implementados com indicativo de valores pactuados. O IDT pactuado correto é 125 e o realizado 142.”
Ainda em relação aos indicadores, solicitou-se ao Instituto informar:
- se há manual para preenchimento dos indicadores;
- se há manual ou metodologia formalizada para coleta dos dados utilizados no cálculo dos indicadores;
- se há razoabilidade dos custos de obtenção do indicador em relação aos benefícios para a melhoria da gestão do Instituto;
- se há facilidade na obtenção e na coleta de dados utilizados no cálculo dos indicadores; e
- se estão definidos em normativos internos os responsáveis pelo preenchimento dos indicadores.
Sobre o assunto, por meio do Ofício/IBICT/GAB nº 116/2014, de 27/03/2014, o Instituto apresentou a seguinte manifestação:
“Não há manual para preenchimento de indicadores; não há manual para coleta dos dados; os custos envolvidos na obtenção dos indicadores não são mensurados; não há dificuldades na obtenção e na coleta de dados; e Não existem normativos internos definindo os responsáveis pelo preenchimento dos indicadores.”
Das análises efetuadas, entende-se que as inconsistências verificadas na base de cálculo do Indicador IGUPB comprometem, em parte, a confiabilidade, haja vista que na coleta dos dados foram utilizadas obras não aderentes aos conceitos utilizados na definição do indicador. Esta situação dificulta que o cálculo do indicador seja reaplicável por outros agentes.
Destaque-se, contudo, a divulgação transparente dos dados coletados para cálculo do indicador.
Entende-se que a ocorrência de tais inconsistências poderia ser mitigada com a adoção de manual para o preenchimento dos indicadores e a formalização de metodologia para a coleta dos dados utilizados no cálculo dos indicadores.
##/Fato##
Causa
Ausência de manual de preenchimento e de metodologia de coleta de dados para os indicadores estabelecidos no Termo de Compromisso de Gestão.
Recomendações:
Recomendação 1: Elaborar manual de preenchimento e metodologia de coleta dos dados para os indicadores consignados no Termo de Compromisso de Gestão.
1.1.2 ORIGEM DO PROGRAMA/PROJETO 1.1.2.1 INFORMAÇÃO
Informação básica da Ação 4132 - Pesquisa e Desenvolvimento no IBICT. Fato
Trata-se da Ação 4132 – Pesquisa e Desenvolvimento no Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia – IBICT, que tem por finalidade o desenvolvimento de atividades de ensino e pesquisa de natureza teórica e aplicada em Ciência da Informação e Tecnologia da Informação e Comunicação, e de produtos e serviços de informação em Ciência, Tecnologia e Inovação, para uso pelas comunidades de ensino e pesquisa e a sociedade em geral.
