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SUMÁRIO
1 OBJETIVO ... 2
2 ABRANGÊNCIA / NÍVEL DE DISTRIBUIÇÃO ... 2
3 SIGLAS UTILIZADAS ... 2
4 GLOSSÁRIO / CONCEITOS ... 2
5 DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA ... 2
6 CONTEÚDO ... 3
7 ANEXOS ... 7
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OBJETIVO
Estabelecer a sistemática de formalização de contratos pelo Núcleo de Compras.
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ABRANGÊNCIA / NÍVEL DE DISTRIBUIÇÃO
Este documento é aplicável ao Núcleo de Compras e Núcleo de Relacionamento com Fornecedores do Setor de Suprimentos e Logística, sendo que ficará disponível fisicamente conforme Lista Mestra de Documentos do setor e eletronicamente via módulo ISODOC do Sistema ISOSYSTEM.
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SIGLAS UTILIZADAS
APC Associação Paranaense de Cultura
DSC Diretoria de Serviços Compartilhados
NRF Núcleo de Relacionamento com Fornecedores
OC Ordem de Compra
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GLOSSÁRIO / CONCEITOS
Alçadas Valores predefinidos por nível de responsabilidade.
Benner Sistema Corporativo de gestão de Suprimentos (Compras), Materiais (Estoque), Contabilidade e Financeiro.
Contrato Documento que estabelece os direitos e obrigações da APC/ ISCMC e
do fornecedor contratado
Cotação Resposta dada pelo fornecedor a um pedido de orçamento.
Iger Sistema Interno para gerenciamento/troca de informações.
Ordem de Compra Documento emitido pelo Benner que, após a devida equalização e negociação junto ao fornecedor, formaliza e confirma a aprovação de uma cotação;
Papirus Ferramenta do IGER. Documento numerado gerado pelo IGER.
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DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA
5.1 Referências Externas
5.2 Referências Internas
SSL.SUP.NPI.001 - Sistemática de Desenvolvimento de Fornecedores SSL.SUP.NPI.003 - Procedimento Específico para a Contratação de Obras SSL.SUP.NPI.027 – Manual do Processo de Compras
SSL.SUP.POP.007 – Tabela Controle de Registro – Núcleo de Compras
SSL.SUP.POP.025 – Tabela Controle de Registro – Núcleo de Relacionamento com Fornecedores.
5.3 Documentos Complementares
SSL.SUP.FOR.005 – Parecer Comercial
SSL.SUP.FOR.018 - Planilha de Itens de fornecimento de Contratos para Memorial Descritivo
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CONTEÚDO
Tem como finalidade normatizar o processo de aquisição de obras, serviços e/ou materiais que necessitem da formalização via contrato, considerando: alto volume de demanda, valor financeiro acima de R$ 60.000,00 e riscos para a Instituição
As solicitações devem ser encaminhadas ao Setor de Suprimentos e de acordo com a especificação da contratação, sendo:
Obras e reformas;
Prestação de serviços – demanda pontual;
Prestação de serviços e fornecimentos – demanda constante;
6.1 Contratos de Obras e Reformas
Para obras e/ou reformas com valor acima de R$ 60.000,00 deverá ser formalizado contrato, conforme Procedimento Específico de Contratação de Obras – SSL.SUP.NPI.003.
6.2 Prestação De Serviços – Demanda Pontual, Superior A R$ 60.000,00
Este é o tipo de contrato para ser utilizado em um ou mais tipos de serviços, estes estabelecidos por meio da Solicitação de compra e/ou Memorial, com local e data pré-definidos.
Para estes serviços a área solicitante deverá inserir no Papirus a informação da documentação exigida ao Fornecedor pela área de Segurança do trabalho, conforme tipo de serviço a ser executado.
Encaminhar Papirus ao Núcleo de Compras por meio de requisição via Sistema IGER – como Solicitação de Compra ou Solicitação de Compra Corporativo;
Enviar um e-mail para o comprador com os seguintes itens em anexo: Memorial Descritivo, Planilha Orçamentária, Projeto Contrato de Serviço Pontual e tipo de Contratação global ou parcial, quando aplicável;
Após Negociação dos serviços e emissão do Parecer Comercial o processo será digitalizado e enviado eletronicamente ao gestor do contrato para trâmites de assinaturas junto ao Núcleo de Contratos da Diretoria de Planejamento, Controladoria e Finanças;
Os Processos de compras finalizados são arquivados conforme cita a Tabela Controle de Registro – Núcleo de Compras – SSL.SUP.POP.007.
O Fluxo a seguir demonstra melhor este processo:
Figura 01 – Fluxo para Contrato Firmado para a Execução de um único Evento
Não Sim Fim Anexar Memorial. Obs.: de Segurança do Trabalho quando aplicável. Início
Envia Papirus ao Núcleo de Compras.
Solicitante ( cliente interno)
Recebe o Papirus, verifica se existem Fornecedores Homologados.
Núcleo de Compras
Há Fornecedores Homologados?
Busca Fornecedores, solicita Documentos, Preenche Ficha
de Solicitação de Homologação – SUP.FOR.031 e encaminha
para o NRF
Núcleo de Compras
Realiza a negociação, emite a OC elabora a montagem do processo eletronicamente, tramita pelas alçadas de aprovações do Compras, e encaminha ao gestor do contrato o
processo digitalizado.
Núcleo de Compras
Após o Processo finalizado, arquiva-o carquiva-onfarquiva-orme Tabela Carquiva-ontrarquiva-ole de
Registro – SUP.PRO.007. Núcleo de Compras Realiza a Homologação de Fornecedores e faz a atualização da Planilha de Fornecedores Homologados e comunica o Núcleo de Compras sobre a inclusão.
NRF
6.3 Contrato De Prestações De Serviços E Fornecimentos – Demanda Constante
Contrato firmado para a execução de uma série de eventos de um ou mais tipos e/ou
fornecimentos de materiais e produtos, por período definido, que pode vigorar de 06 (seis) a 12 (doze) meses ou ainda, por prazo superior desde que seja justificado pela negociação.
A necessidade de contratação é identificada pela área demandante ou pelo próprio comprador devido ao período de utilização do item e volume de demanda.
É necessário que seja preenchido a Planilha de Itens de Fornecimento de Contratos para Memorial Descritivo _SSL.SUP.FOR.018, com todas as especificações dos itens à contratar. A planilha deve ser validada pelo Núcleo de Planejamento – SSL, sendo que, na validação é verificada a nomenclatura dos itens, cadastro no sistema e especificação do item. Após validação, o Núcleo de Planejamento irá devolver ao solicitante, eletronicamente, a planilha aprovada, para que seja anexado o Memorial Descritivo no ato do envio para o NRF. O Fluxo para Contrato de Prestação de Serviços e Fornecimento, explica melhor todo processo de contratação em suas etapas. Figura 02.
Figura 02 – Fluxo para Contrato de Prestação de Serviços e Fornecimento e suas etapas. SSL.SUP.POP.025
6.4Controles Internos Do Processo De Contratação
Todo Processo físico das contratações de Prestações de Serviços e Fornecimentos são arquivados conforme cita a Tabela Controle de Registro – Núcleo de Relacionamento com Fornecedores – SSL.SUP.POP.025. Os documentos necessários para a elaboração da Minuta do Contrato serão digitalizados e enviados ao Gestor do contrato. São Eles: SSL.SUP.FOR.014 - Formulário de Check List de Homologação de Fornecedor; SSL.SUP.FOR.005 - Formulário - Parecer Comercial;
Equalização;
Última Proposta dos Fornecedores.
6.5 Critérios Para Formalização De Contrato
Todos os processos de contratações devem possuir ao menos três cotações, conforme Manual do Processo de Compras – SSL.SUP.NPI.027, salvo situações pertinentes a fornecedores únicos ou exclusivos.
Toda e qualquer contratação somente poderá ser realizada com fornecedores homologados conforme Procedimento Específico: Sistemática de Desenvolvimento de Fornecedores – SSL.SUP.NPI.001.
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ANEXOS
Não Aplicável a este documento.
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HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES DO DOCUMENTO
HISTÓRICO DE
ALTERAÇÕES DESCRIÇÃO (item alterado)
06.12.2011 Em função da Ro 2724: excluído o formulário SUP.FOR.014_Formulário de Avaliação Comercial do Fornecedor.
10.02.2012 - Adequado todo conteúdo do fluxo para Contrato de Prestação de Serviços e Fornecimento e suas etapas.
- Adequado nome do formulário SUP.FOR.018, no item 6.3 e no Fluxo (Figura02).
- Alterado o valor de R$10.000,00 para R$60.000,00, nos itens 6, 6.1 e 6.2.
