GUIA CORPORATIVO DO GOOGLE DRIVE PRINCIPAIS USOS PARA EMPRESAS

(1)

GUIA CORPORATIVO

DO GOOGLE DRIVE

(2)

INTRODUÇÃO

AFINAL, QUAIS SÃO OS PRINCIPAIS

USOS E BENEFÍCIOS PARA EMPRESAS

GRANDE VARIEDADE DE FORMATOS DOS

ARQUIVOS

ARMAZENAMENTO NA NUVEM: ACESSIBILIDADE

DE QUALQUER LUGAR

OTIMIZA O TRABALHO EM EQUIPE

SALVAMENTO AUTOMÁTICO DE DOCUMENTOS

COMPARTILHAMENTO RÁPIDO DE

DOCUMENTOS

PERMITE QUE VOCÊ CRIE UM ÓTIMO

SISTEMA DE BACKUP

COMO ORGANIZAR OS DOCUMENTOS NO

DRIVE E AUMENTAR A PRODUTIVIDADE

NA EMPRESA?

A ORGANIZAÇÃO DE PASTAS

CORES E MARCADORES

SUMÁRIO

04 |

03 |

09 |

12 |

13 |

14 |

08 |

05 |

06 |

07 |

(3)

GUIA CORPORATIVO DO GOOGLE DRIVE

PRINCIPAIS USOS PARA EMPRESAS

Atualmente, o Google Drive é um dos serviços de armazenamento de dados mais seguros e vantajosos para empresas de todos os portes.

Por meio da computação em nuvem, documentos podem ser facilmente alterados, de qualquer lugar e a qualquer hora.

Além das vantagens já citadas, o Google Drive tem sido amplamente utilizado no mercado, uma vez que sua eficácia vem sendo comprovada

por empresas de todo o mundo e em velocidade incrivelmente alta.

GUIA CORPORATIVO

DO GOOGLE DRIVE:

PRINCIPAIS USOS PARA EMPRESAS

Neste eBook, você irá compreender o porquê da abrangência do Google Drive no meio corporativo e quais são as principais vantagens e usos para empresas. Confira!

3 GUIA CORPORATIVO DO GOOGLE DRIVE

(4)

AFINAL, QUAIS SÃO

OS PRINCIPAIS USOS

E BENEFÍCIOS PARA

EMPRESAS?

Além de prático e eficiente, o Google Drive também oferece um ótimo custo-benefício. Na maioria dos casos, a utilização é

inteiramente gratuita. Os dois únicos casos de cobrança são a compra de mais espaço de armazenamento ou a customização

do serviço para a sua empresa, com endereços de e-mail personalizados.

GRANDE VARIEDADE DE

FORMATOS DOS ARQUIVOS

Um dos benefícios do Google Drive é a sua universalidade de formatos. Com ele, você consegue criar, editar e visualizar mais de 40

diferentes tipos de arquivos, incluindo Word, Excel e PowerPoint. E, por ser um serviço online, você precisa apenas de uma conta da Google para acessar. Ou seja, não precisa se preocupar em instalar a última versão de softwares.

(5)

ARMAZENAMENTO NA

NUVEM: ACESSIBILIDADE

DE QUALQUER LUGAR

Uma das principais vantagens do Google Drive é o armazenamento na nuvem — o que permite o acesso de qualquer lugar do mundo, utilizando apenas nome de usuário e senha.

Ou seja: você consegue visualizar e editar os seus arquivos até do seu smartphone!

Além disso, por ter uma interface organizada baseada nos próprios

computadores, fica fácil organizar os seus arquivos em pastas. Encontrar

documentos também é fácil, afinal, você conta com o eficiente mecanismo de

(6)

OTIMIZA O TRABALHO

EM EQUIPE

O Google Drive é a ferramenta

ideal para quem precisa trabalhar em equipe. Quando você cria um

documento, é muito fácil compartilhar com colegas — e você ainda pode

definir quem pode editar e quem pode apenas visualizar. Assim, fica muito mais fácil dividir tarefas e construir relatórios em conjunto sem criar duplicatas ou perder importantes

alterações.você conta com o eficiente mecanismo de busca do Google.

Para facilitar esse trabalho em

equipe e garantir que você não perca nenhuma informação importante, o Google Drive oferece um completo e eficaz controle de versão. Com

ele, você consegue voltar à versão anterior de um documento caso

alguém faça uma modificação errada, por exemplo, e acompanhar todos os momentos da edição do documento, registrando inclusive quem foi o

responsável por cada ajuste.

Por fim, outro importante recurso para o trabalho em equipe é o

chat existente dentro do próprio aplicativo. Com ele, você não

precisa abrir um outro programa para conversar com as outras pessoas que estão editando o documento. Tudo está ali, naquele momento, facilitando a integração e diminuindo o

ruído na comunicação entre os participantes do projeto.

(7)

SALVAMENTO

AUTOMÁTICO DE

DOCUMENTOS

À medida que as edições são feitas, elas vão sendo automaticamente

registradas e sincronizadas no Google Drive. Assim, todas as pessoas

convidadas para o documento têm acesso instantâneo à versão mais

atualizada do documento, além de ser possível saber quem editou cada parte. Além da plataforma, também é possível salvar o arquivo e trabalhar em modo offline diretamente no Google Drive. Na próxima vez que o aparelho se conectar com a internet, as edições serão

automaticamente atualizadas e ficarão disponíveis para todos.

(8)

COMPARTILHAMENTO

RÁPIDO DE

DOCUMENTOS

Para compartilhar um documento no Google Drive, basta convidar outras pessoas por e-mail e escolher se elas poderão visualizar e/ou editar o arquivo, de acordo com as preferências de quem criou o documento.usados, além da

(9)

devem ser tomados ao se realizar

esse tipo de operação, evitando algum eventual extravio de arquivos e o

comprometimento da segurança de suas pastas.

Por isso, agora, vamos ensinar a criar

um sistema de backup campeão a partir do Google Drive. Quer saber como?

Então, confira! Guardar e proteger seus arquivos é

uma das principais preocupações de qualquer empresa, não é

mesmo? Pois, com o Google

Drive, fazer o backup de todos os documentos de texto, planilhas, apresentações, imagens e vídeos ficou muito mais fácil e prático. Enviar e gravar tudo na nuvem proporciona diversas vantagens aos usuários, que vão muito

além da pura praticidade. Entretanto, alguns cuidados

PERMITE QUE VOCÊ CRIE UM

ÓTIMO SISTEMA DE BACKUP

(10)

GERENCIANDO ARQUIVOS

Salvar seus documentos de forma

organizada e personalizada é a maneira mais fácil de localizá-los quando for

preciso. Criar pastas e dividir seus

trabalhos por assunto, tema, setor ou projeto, como achar mais coerente, é a forma mais eficiente para facilitar uma posterior busca.

É preciso pensar que, provavelmente, nem só uma pessoa precisará acessar, trabalhar e editar esses arquivos. Então preze pelo trabalho coletivo!

SINCRONIZANDO TODAS

AS INFORMAÇÕES

Instale o Google Drive em seu dispositivo para sincronizar

automaticamente seus arquivos e mantê-los seguros e fáceis de

acessar, quando e onde você estiver. São 30 GB ou armazenamento

ilimitado, dependendo do plano contratado.

QUAIS SÃO AS

PRIORIDADES?

Antes de mais nada, é preciso

definir quais arquivos precisam ser guardados, priorizando os mais

importantes. Mas, além de guardar todos esses documentos na nuvem, armazene-os em sua máquina de

origem, como uma alternativa para eventuais casos de necessidade.

(11)

BACKUP DEVE SER CHECADO

COM FREQUÊNCIA

Para evitar que algum arquivo se perca ou seja esquecido, é recomendável realizar checagens periódicas — mensais ou

semanais — em suas pastas de backup. Isso certamente evitará dores de cabeça futuras. E como a estrutura principal já está criada e devidamente sistematizada, essa verificação acaba ficando muito

mais rápida e fácil de se fazer.

O Google Drive certamente chegou para facilitar a vida de todos os seus usuários com seu pacote completo de ferramentas e aplicativos para escritório. E com os constantes

novos lançamentos de facilidades e atualizações, esse trabalho fica ainda mais fácil, rápido e prático, servindo como base de atuação para muitas pessoas e grandes empresas.

(12)

COMO ORGANIZAR OS DOCUMENTOS

NO DRIVE E AUMENTAR A

PRODUTIVIDADE NA EMPRESA?

O Google Drive é uma ferramenta essencial para quem pretende

armazenar e compartilhar arquivos de forma eficiente, sem precisar fazer backups ou se preocupar em carregar dispositivos móveis como pendrives ou HDs. A facilidade de acessar e

editar seus documentos online — e até offline — é fundamental para quem busca agilidade e segurança.

Talvez o que você ainda não saiba é que é possível melhorar ainda mais o uso que você faz do Drive. Você pode otimizar o gerenciamento de seus documentos e pastas seguindo algumas dicas simples. Veja a seguir!

(13)

Atente-se para não salvar todos os arquivos aleatoriamente para não gerar confusão.

Crie subpastas — para o caso das contas — com o mês e ano de referência, por exemplo: “JAN_2014” e assim por diante. As pastas que armazenarão cópias de documentos pessoais devem aparecer com o nome daquele a quem pertencem os arquivos, como: “Doc. João”, “Doc. Marília”, etc.

Com essa postura, ficará mais organizado e, consequentemente, ganhará tempo ao buscar arquivos do seu interesse.

Você pode criar pastas como desejar. Basta clicar em “Novo”, escolher a opção “Pasta”, nomeá-la e salvar. Parece simples, mas pode ficar ainda melhor se o

título atribuído a ela for claro e específico. Por exemplo: Se você deseja criar uma pasta para arquivar comprovantes

antigos de pagamento de contas e documentos pessoais, ao

invés de usar um nome genérico como “Comprovantes”, prefira “Comprovantes e Documentos Pessoais” ou “Comprovantes e Documentos da Família”.

A ORGANIZAÇÃO

DE PASTAS

(14)

As cores sempre foram de grande ajuda no quesito gestão e organização. Todas as pastas criadas no Drive podem receber cores diferentes. Essa estratégia é uma ótima forma de categorizá-las. Uma

sugestão é que você atribua cores aos setores — e pastas — da sua vida, da seguinte maneira:

CORES E MARCADORES

• Azul: para todas as pastas que

contêm arquivos de uso profissional;

• Verde: para aquelas que contêm documentos financeiros e

pessoais, como contas, recibos, extratos e planilhas;

• Amarelo: para tudo que for

Gostou das informações sobre o Google Drive? Entre em contato conosco e

tenha mais detalhes de como utilizar a ferramenta na sua empresa!

Além de tornar sua página principal do Drive bem colorida, esse processo facilita a visualização e a busca por documentos. Aos poucos você irá

memorizar e associar cada cor a seu assunto.

(15)

GUIA CORPORATIVO DO GOOGLE DRIVE

Parceira Premier da Google no Brasil, a Qi Network é pioneira no Brasil por ser uma das primeiras

empresas a conquistar a certificação Google. Dentre nossos serviços prestados, estão a

implementação, migração, Customer Success, suporte e treinamento das soluções G Suite e

Google Cloud Platform para empresas em todo o território nacional.

Nossos produtos e serviços auxiliam os

negócios de nossos clientes com aumento de produtividade, melhoria de processos, comunicação, colaboração e mobilidade.