UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE – UFF
INSTITUTO DE ARTE E COMUNICAÇÃO SOCIAL - IACS DEPARTAMENTO DE CIENCIA DA INFORMAÇÃO – GCI CURSO DE GRADUAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA
DANIELA GALDINA MACHADO
NITERÓI 2013
ESTUDO DE CASO DA TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DA CEHAB-RJ
DANIELA GALDINA MACHADO
ESTUDO DE CASO DA TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DA CEHAB-RJ
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Universidade Federal Fluminense, como requisito para obtenção do Grau de Bacharel. Área de Concentração: Arquivologia.
ORIENTADORA:Professora Ana Célia Rodrigues
Niterói 2013
M149 Machado, Daniela Galdina.
Estudo de caso da Tabela de Temporalidade de Documentos da CEHAB-RJ / Daniela Galdina Machado. – 2013.
78 f.
Orientador: Ana Célia Rodrigues.
Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em
Arquivologia) – Universidade Federal Fluminense, 2013. Bibliografia: f. 74-78.
1. Gestão de documento. 2. Avaliação de documentos. 3. Documento de arquivo. I. Rodrigues, Ana Célia. II. Universidade Federal Fluminense. Instituto de Arte e
Comunicação Social. III. Título.
DANIELA GALDINA MACHADO
ESTUDO DE CASO DA TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DA CEHAB-RJ
Trabalho de Conclusão de Curso
apresentado à Universidade Federal Fluminense, como requisito para obtenção do Grau de Bacharel. Área de Concentração: Arquivologia.
APROVADO EM: / /
BANCA EXAMINADORA
______________________________________________ Professora Ana Célia Rodrigues - Orientadora
Universidade Federal Fluminense
______________________________________________ Professora Renata Regina Gouvêa Barbatho
Universidade Federal Fluminense
______________________________________________ Professor Alexandre de Souza Costa
Universidade Federal Fluminense
NITERÓI 2013
DEDICATÓRIA
Dedico aos meus pais, Francisco José Machado (in memorian) e Maria Galdina Sobreira (in memorian). A minha irmã Regina Maria e ao meu marido Marcelo de Melo Monteiro.
AGRADECIMENTOS
Agradeço a Deus, pela força concedida nos momentos de dificuldades, não permitindo que eu desanimasse em alguns momentos.
Aos meus pais Francisco e Maria, pelo amor demonstrado no pouco tempo que convivi com eles.
A minha irmã Regina, por me ensinar a ter perseverança, me incentivar para alcançar meus objetivos, e por interceder diante do nosso bom DEUS ao meu favor.
Ao meu esposo Marcelo, que ficou ao meu lado nos momentos de fraqueza, tristeza, impaciência e por ter demonstrado todo o seu amor e carinho nos momentos que mais precisei.
As minhas amigas Enaile, Luana, Tatiane, Daniela Santos, por todos os momentos que passamos juntas, pelos nossos encontros, nossas conversas, conselhos e por todo apoio e compreensão.
Destaco também meu agradecimento especial a professora Ana Célia Rodrigues, pela partilha de saberes, pela orientação e por toda sua paciência demonstrada nos momentos em que não cumpri prazos estabelecidos. Com certeza sua ajuda foi fundamental para a conclusão deste projeto.
Gostaria de agradecer a Universidade Federal Fluminense, por todo ensinamento concedido e pela oportunidade de me tornar uma Arquivista,
Agradeço, ainda, ao Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro – principalmente toda equipe da Divisão de Gestão de Documentos, Mariana, Patrícia, Cristiane e Nádia pelo apoio, por me permitirem investigar a metodologia adotada para o Programa de Gestão de Documentos do Governo do Estado do Rio de Janeiro, fato que contribuiu muito para a minha pesquisa.
A Companhia Estadual de habitação – CEHAB, por sua colaboração fundamental, como objeto para esta pesquisa.
Enfim, o muito obrigado para todos aqueles que direta ou indiretamente contribuiu de alguma forma para a conclusão deste trabalho.
EPÍGRAFE
Que darei eu ao SENHOR, por todos os benefícios que me tem feito?. Tomarei o cálice da salvação, e invocarei o nome do
RESUMO
O estudo tem como proposta apresentar a relevância da Identificação como premissa para o desenvolvimento das metodologias arquivísticas que sustentam um Programa de Gestão de Documentos do Estado do Rio de Janeiro. Expõe a Tabela de temporalidade de documentos como instrumento de apoio ao desempenho da Gestão de documentos de uma instituição. Contextualiza a Identificação Arquivística no interior do Programa de Gestão de Documentos do Governo do Estado do Rio de Janeiro, descrevendo os métodos empregados para identificação, classificação e avaliação dos documentos da Companhia Estadual de Habitação (CEHAB-RJ), apresentando como produto da avaliação a Tabela de Temporalidade de Documentos deste órgão.
Palavras Chave: Gestão de Documentos. Identificação Arquivística. Tipologia Documental. Avaliação. Tabela de Temporalidade de Documentos.
ABSTRACT
The proposed study is to present the importance of identification as a premise for the development of archival methodologies supporting a Document Management Program Management Program Documents of the State of Rio de Janeiro. Exposes the Table of temporality document as a tool to support the record management documents of an institution. Contextualizes the identification Archives within the Program Management Program Documents of the State of Rio de Janeiro, describing the methods used for identification, classification and evaluation of the Companhia Estadual de Habitação (CEHAB-RJ), presenting as product of the evaluation the table Document temporality of this organ.
Keywords: Record management documents. Identification Archives. Document Type. Evaluation. Table Document temporality.
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 – Ilustração da hierarquização ________________________________________ 25 Figura 2 – Quadro de Valores Documentais ____________________________________ 46 Figura 3 - Quadro de Valores Documentais _____________________________________ 48 Figura 4 – Ilustração da hierarquização de identificação de atribuições _______________ 53 Figura 5 – Ilustração das especificações da tabela de temporalidade__________________ 56 Figura 6 – Quadro de Identificação de Atribuições _______________________________ 63 Figura 7 – Quadro de Atribuições da CEHAB-RJ (sem revisão da redação do texto) ____ 64 Figura 8 – Quadro de Atribuições da CEHAB-RJ (texto da redação já revisado) _______ 65 Figura 9 – Sistema de Identificação de Tipologia Documental do Rio de Janeiro (SITD)/ Mod. I __________________________________________________________________ 65 Figura 10 – Sistema de Identificação de Tipologia Documental do Rio de Janeiro (SITD)/ Mod. II _________________________________________________________________ 67 Figura 11 – SITD/ Plano de Classificação da CEHAB-RJ __________________________ 68 Figura 12 - SITD/ Tabela de Temporalidade de Documentos da CEHAB-RJ ___________ 69
LISTA DE NOMENCLATURAS E SIGLAS APERJ - Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro
CEHAB-RJ - Companhia Estadual de Habitação CONARQ – Conselho Nacional de Arquivo CIA - Conselho Internacional de Arquivos IETI - Índice de Efetividade da Gestão de TI ITR - Índice de Transparência
PGD-RIO - Programa de Gestão de Documentos do Governo do Estado do Rio de Janeiro PRODERJ – Processamento de dados do Estado do Rio de Janeiro
PNAGE-RJ - Programa Nacional de Apoio à Modernização da Gestão e do Planejamento dos Estados Brasileiros e do Distrito Federal
SITD - Sistema de Identificação de Tipologia Documental SAI - Sistema de Arquivos Institucional
TTD - Tabela Temporalidade Documental UFF – Universidade Federal Fluminense
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO --- 12
2 GESTÃO DE DOCUMENTOS: FUNDAMENTOS TEÓRICOS E METODOLÓGICOS --- 15
2.1 O conceito de gestão de documentos na literatura arquivística --- 16
2.2 A gestão de documentos na legislação brasileira --- 18
2.3 O Programa de gestão de documentos e a sistematização dos arquivos --- 19
2.4 Metodologias da gestão de documentos: identificação, produção, classificação e avaliação --- 27
3 A IDENTIFICAÇÃO NO CONTEXTO DO PROGRAMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS --- 30
3.1 O conceito e objeto da identificação arquivística --- 32
3.2 Procedimentos metodológicos da Identificação --- 35
3.3 A Tipologia Documental e seu método de análise para os documentos --- 41
4 AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS --- 43
4.1 O conceito de Avaliação --- 44
4.2 A Classificação e sua relação com a Avaliação --- 50
4.3 Avaliação e Tipologia Documental --- 54
5 O PROGRAMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO (PGD-RJ): METODOLOGIA E RESULTADOS --- 57
5.1 A Companhia Estadual de Habitação do Estado do Rio de Janeiro (CEHAB-RJ) --- 60
5.2 A Tabela de Temporalidade de Documentos da Companhia Estadual de Habitação (CEHAB-RJ) --- 62
6 CONSIDERAÇÕES FINAIS --- 71
1 INTRODUÇÃO
A grande quantidade de documentos produzidos rotineiramente no interior das instituições públicas, tem se tornado cada vez mais motivo de preocupação para os governos. Diante da situação apresentada, a exemplo de experiências internacionais o Governo do Estado do Rio de Janeiro instituiu o Programa de Gestão de Documentos (PGD-RJ), que tem por fundamentação metodológica as funções arquivísticas: identificação, classificação e avaliação.
No cerne do conjunto de operações arquivísticas empregadas para o tratamento dos documentos de uma instituição, a Identificação arquivística é considerada a premissa do trabalho arquivístico. Essa tarefa arquivística oferece fundamentação metodológica suficiente para embasar o desenvolvimento das demais etapas da Gestão de Documentos, a saber, a Classificação, Descrição e Avaliação de Documentos arquivísticos de uma instituição pública ou privada.
Analisando os procedimentos empregados na Gestão de Documentos, buscamos compreender como são os procedimentos para elaboração dos instrumentos técnicos de Gestão de Documentos, em especial a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), que auxiliarão o trabalho arquivístico no âmbito do Programa de Gestão de Documentos, possibilitando que a administração institucional agilize seus procedimentos com eficiência e eficácia. Observando a literatura arquivística percebemos que a construção da Tabela de Temporalidade de Documentos pode ser embasada na Identificação, com ênfase na Tipologia Documental e na Avaliação de Documentos.
A partir dos estudos realizados, são apresentadas as definições formuladas por diversos teóricos da área referentes à Gestão de Documentos; a exposição das tarefas arquivísticas que dão embasamento metodológico ao Programa de Gestão de Documental; a relação direta e fundamental da Identificação com as demais funções arquivísticas e, consequentemente com a elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos.
Apresentar a TTD da Companhia Estadual de Habitação do Estado do Rio de Janeiro, como produto da Avaliação realizada no contexto do PGD-RJ, a partir, dos procedimentos inerentes à Identificação, é o principal objetivo desse trabalho. Acredita-se que é a partir da TTD que será possível a racionalização do volume de documentos que são produzidos e recebidos no curso das atividades da CEHAB-RJ e, portanto, estabelecer o controle dos documentos dessa instituição.
No primeiro capítulo será tratado o conceito de gestão de documentos, sua formulação no período do pós II Guerra Mundial, fim do século XIX, no qual a produção de documentos aumentou absurdamente, preocupando as administrações hegemônicas da época, a saber, Estados Unidos e Canadá. O acúmulo de documento e a necessidade de tornar essa massa documental em instrumento de apoio às administrações foram os motivadores para a busca de soluções destes problemas.
Nessa ocasião aventou-se o conceito de Gestão de Documentos (Records
Management), originário dos Estados Unidos. A instituição do conceito e as diversas
discussões sobre o tema elevaram as questões dos arquivos, que antes eram apenas órgãos de apoio à pesquisa histórica, após o advento da Gestão de Documentos tornaram-se órgãos de apoio à administração.
Em seu escopo a Gestão de Documentos requer a instituição de um Programa de Gestão de Documentos, que abrange todas as etapas dos documentos arquivísticos, desde a criação até a destinação final. Para tanto, o PGD supõe o desenvolvimento das metodologias que o sustentam, entre as quais, a identificação arquivística, a classificação e a avaliação de documentos. Estas metodologias possuem objetivos e produtos, a tabela de temporalidade e o plano de classificação de documentos que se relacionam e se complementam apoiando as tarefas nos arquivos.
No segundo capítulo abordaremos como fundamento metodológico do programa de gestão de documentos, a identificação arquivística, que consiste em identificar o órgão produtor por meio da pesquisa exaustiva de suas funções e atividades desenvolvidas para cumprir a finalidade do órgão. A relevância dessa função arquivística para o desempenho da gestão de documentos e suas respectivas metodologias são objetos de estudo nesse trabalho. No cerne de um programa de gestão documental a identificação é considerada por muitos teóricos da área como a premissa para gestão de documentos institucionais arquivísticos.
A tipologia documental está inserida no contexto da Identificação, consiste na adoção dos métodos diplomáticos em direção aos propósitos arquivísticos. Considerada como uma etapa da Identificação, diferente da Diplomática Histórica, a Tipologia analisa o documento a partir do contexto de produção e organicidade dos documentos de um organismo.
No âmbito da Arquivística contemporânea a Tipologia propõe a identificação dos tipos documentais produzidos a partir do desempenho das atividades do organismo, sendo os documentos parte da ação desenvolvida e que, portanto, é a materialização da mesma.
Já no terceiro capítulo discutiremos a avaliação como a tarefa arquivística que tem por função identificar e definir os valores dos documentos de arquivo, para fins de determinar os prazos de temporalidade, as transferências e a destinação final dos documentos administrativos. Mantendo estreita relação com a classificação, principalmente com a identificação, logo, a avaliação conta com procedimentos peculiares á identificação para sua realização adequada. Pode-se dizer que identificação e a avaliação são metodologias que fundamentam o programa de gestão de documentos e, portanto, podemos afirmar que essas funções são complementares.
Em suma, a identificação levanta elementos do documento que são fundamentais para elaboração da tabela de temporalidade dos documentos. Desta forma, podemos dizer que a avaliação, por meio dos resultados apresentados, atende aos propósitos de economia e eficácia para as administrações e a sociedade ao garantir que os documentos de guarda permanentes sejam preservados.
Por fim, no quarto capítulo descreveremos o emprego das metodologias arquivísticas no decurso do Programa de Gestão de Documentos do Governo do Estado do Rio de Janeiro (PGD-RJ), que tem por finalidade a gestão dos documentos produzidos e recebidos nos órgãos que compõem o Poder Executivo do Estado.
As funções arquivísticas, principalmente, a identificação é fundamental para as boas práticas de gestão de documentos. A classificação e a avaliação dentro do PGD-RJ são tarefas essenciais que também sustentam o programa por meio dos instrumentos que são os produtos esperados dessas etapas e, que guiarão a continuidade das atividades arquivísticas da gestão documental.
Em suma, a tabela de temporalidade, é um instrumento técnico de gestão de documentos, que é produzido (diretamente) a partir da avaliação e, indiretamente a partir da identificação tipológica que recolhe os elementos necessários para a definição de valor dos documentos, facilitando os procedimentos de avaliação, além disso, a identificação garante que a tabela de temporalidade de documentos tenha fundamentação teórica e metodológica para sua produção.
O conjunto de metodologias arquivísticas é fundamental para os resultados previstos no que se refere à gestão de documentos da Companhia Estadual de Habitação, que tem na tabela de temporalidade o instrumento necessário para iniciar a racionalização de seus documentos.
2 GESTÃO DE DOCUMENTOS: fundamentos teóricos e metodológicos
No fim do século XIX a documentação pública tornou-se objeto de preocupação e de estudo, visando sua correta organização para permitir seu uso a serviço da administração pública. A preocupação com a quantidade de documentos produzidos e acumulados é perceptível principalmente no período entre guerras, essa inquietação deriva da deficiência dos órgãos públicos, no que diz respeita à sua documentação.
Os avanços científicos e tecnológicos desencadeados pela II Guerra Mundial são responsáveis pelo crescimento da documentação e, movimentação de grandes massas documentais, por motivações políticas, ideológicas e estratégicas. Os problemas com o acúmulo documental que se formou durante esse período revelaram a necessidade de se criar técnicas e procedimentos de trabalho para controlar a produção dos documentos e tratar a massa acumulada.
Nos Estados Unidos e Canadá, na segunda metade do século XIX, houve o aumento da preocupação com o controle das informações produzidas e acumuladas por estas administrações. Tal acontecimento está ligado à posição dos Estados Unidos no cenário da II Guerra Mundial, onde se tornou um dos centros hegemônicos do poder mundial. Por ocasião destes acontecimentos, a informação tornou-se uma das principais fontes de poder.
Diante das dificuldades enfrentadas pelas administrações públicas dos Estados Unidos e Canadá, surgiu a necessidade de encontrar soluções para os problemas apresentados, a fim de tornar eficaz o uso e guarda dos documentos administrativos. Segundo afirma Jardim (1987, p. 36), neste período as instituições arquivísticas se ocupavam apenas com os documentos de valor histórico, sendo caracterizadas como órgãos de apoio à pesquisa. Enquanto os documentos produzidos pela administração pública ficavam a cargo desta.
O cenário pós-guerra está fortemente ligado ao surgimento do conceito de gestão de documentos, já que nesse período incidiu a necessidade de se produzir documentos como registros fiéis das atividades dos países envolvidos nos conflitos, sobretudo os Estados Unidos. O grande volume documental produzido para registrar as atividades do tempo de guerra salientou a premente carência de controle da produção, tramitação, uso e guarda destes documentos, dando origem à gestão de documentos como solução para os problemas documentais.
O desafio de reduzir a massa documental acumulada levou a administração pública, principalmente americana, a realizar diversas ações no intento de solucionar tais problemas e
estimular a aplicação da gestão de documentos. A criação de comissões aptas a tratar a calamitosa situação dos arquivos, atividades censitárias, expedição de atos normativos para autorizar a eliminação de documentos, estudos de técnicas para calcular o volume documental, construção do arquivo nacional (INDOLFO, 2007, p. 32).
Esse período de grandes dificuldades documentais foi relevante para ascensão da disciplina arquivística, ampliando as áreas de atuação profissional, colaborando para elevação da área no campo científico, transformando o caráter dos arquivos antes considerados apenas como instituições de guarda permanente e de apoio à pesquisa. O novo cenário exposto trouxe a renovação do papel dos arquivos, colocando-os na condição de órgãos de apoio à administração (RODRIGUES, 2007, p. 3).
Pioneiro na formulação do conceito de gestão de documentos (records management), os Estados Unidos consideram o recente conceito de gestão documental do ponto de vista, principalmente, administrativo e econômico, desconsiderando a ótica arquivística, levando em conta apenas a necessidade de aperfeiçoar o serviço das administrações, utilizando, controlando o crescimento e prazo de guarda dos documentos. A visão americana fica clara na própria formulação do conceito, onde define que:
[gestão de documentos é] o planejamento, o controle, a direção, a organização, o treinamento, a promoção e outras atividades gerenciais relacionadas à criação, manutenção, uso, e eliminação de documentos, com a finalidade de obter registro adequado e apropriado das ações e transações do Governo Federal e efetivo e econômica gestão das operações das agências (44 U.S.C. Chapter 29 apud FONSECA, 2004, p. 73, tradução da autora apud INDOLFO, 2007, p. 31).
2.1 O conceito de gestão de documentos na literatura arquivística
A gestão de documentos é um conjunto de práticas técnicas, apoiadas por metodologias específicas, que devem fazer parte das rotinas administrativas no desempenho das atividades de uma instituição. Segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística do Conselho Internacional de Arquivos (1984), gestão de documentos é o “conjunto de medidas e rotinas que tem por objetivo a racionalização e eficiência na produção, tramitação, classificação, avaliação, arquivamento, acesso e uso das informações registradas em documentos de arquivo".
A Gestão de Documentos desenvolve processos pré-definidos, assegurando a correta administração dos registros documentais arquivísticos de um órgão, não sendo recomendado
ignorar nenhum desses procedimentos. O conceito de gestão de documentos é definido pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 100) como “Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, avaliação, arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação e recolhimento. Também chamado administração de documentos”.
Há autores que defendem a ideia de que a gestão de documentos se estende ao âmbito dos arquivos permanentes. Essa opinião fica registrada na definição de Antônia Heredia Herrera (apud RODRIGUES, 2002, p.29), ao tratar a gestão documental como “[...] processo arquivístico que articula todas as funções relacionadas com a vida dos documentos, desde sua produção até sua eliminação, sua conservação e ainda depois. Ou seja, não fica na porta dos arquivos histórico, mas entra dentro deles”. Com isso pode-se dizer que, de certa forma, a gestão dos documentos nas fases corrente e intermediária tem por resultado a gestão dos documentos permanentes.
A gestão documental torna possível à administração pública e privada a melhoria da qualidade dos serviços prestados, garantindo a preservação e recuperação da informação. Tendo em vista que constantemente a administração utiliza sua documentação para apoiar suas decisões, desenvolver suas atividades administrativas, legais e fiscais, entende-se que os documentos e informações devem estar organizados, e disponíveis para o acesso sempre que solicitado. Para Jardim (1987, p. 37), esse entendimento fica claro “aplicando-se o principio básico de gestão de documentos, segundo o qual a informação deve estar disponível no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas e com o menor custo possível”.
A aplicação dos princípios de economia e eficácia ao campo dos arquivos proporcionou a arquivística grandes alterações de ordem conceitual e prática. A revolução arquivística e dos arquivos deu origem ao conceito de gestão de documentos, como modelo de sistematização organizacional dos arquivos (RODRIGUES, 2007, P. 3). Os procedimentos da gestão de documentos se dividem a partir das três fases, produção, utilização e destinação de documentos.
A gestão de documentos encarrega-se da produção, uso, tramitação, conservação e organização técnica, controlando assim o fluxo documental, da criação até a destinação final, evitando a perda ou extravio de informações, que causaria prejuízos irreparáveis ao cidadão e a própria administração pública e/ou privada. Para a administração, a gestão de documentos apresenta como resultado a celeridade e economia, no que diz respeito ao
gerenciamento e utilização de seu acervo documental. Segundo Rodrigues (2007, p.4), “a aplicação dos procedimentos de gestão torna os arquivos colaboradores das administrações”. A adoção dos procedimentos de gestão de documentos proporciona a redução do espaço ocupado pelos arquivos; diminuição do gasto com material para a guarda e conservação dos documentos e informações; e controle da produção de documentos e formulários desnecessários. Na opinião de Jardim (1987, p. 36-37), a gestão de documentos apóia a administração pública:
Ao garantir que as políticas e atividades dos governos fossem documentadas adequadamente; ao garantir que menor número de documentos inúteis e transitórios fossem reunidos a documentos de valor permanente; ao garantir a melhor organização desses documentos, caso atingissem a fase permanente; ao inibir a eliminação de documentos de valor permanente; ao garantir a definição de forma criteriosa da parcela de documentos que constituíssem o patrimônio arquivístico do país, ou seja, 2% a 5% da massa documental produzida, segundo a UNESCO.
2.2 A gestão de documentos na legislação brasileira
A gestão de documentos relaciona-se com os princípios da administração pública de racionalização, eficiência e celeridade administrativa. Os procedimentos da gestão documental visam a otimização do desempenho das atividades da administração pública e privada, através da rápida disponibilização das unidades de registros de informações.
Os procedimentos realizados na gestão de documentos objetivam a organização de acervos e o acesso aos mesmos, garantindo ao usuário seu direito constitucional de acesso à informação. O reconhecimento da relevância e necessidade de assegurar ao cidadão o acesso às informações governamentais e, incumbir a administração pública de gerir adequadamente os documentos por ela produzidos, está contido na Constituição Federal de 1988, art. 216, parágrafo 2º, "compete à administração pública na forma da lei, a gestão de sua documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem".
A administração pública tem a responsabilidade constitucional de gerir os documentos e, portanto, as informações registradas, produzidas organicamente no exercício de suas atividades. Legitimando o disposto na Constituição Federal, a Lei de arquivos nº 8.159 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, no art. 1º expõe que “É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção
especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação”.
A determinação exposta no Art. 1° da Lei de Arquivos 8.159, além de obrigar o governo a administrar seu acervo documental, também eleva a posição dos arquivos ao colocá-los como órgãos de apoio administrativo, dando plena relevância para os documentos arquivísticos no contexto das administrações públicas e privadas.
Corroborando com a Constituição Federal (1988), a Lei de arquivos nº 8.159 de 08 de janeiro de 1991, trata as questões relacionadas ao tratamento documental e, no artigo 3º define a gestão de documentos como um “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. Os processos de gestão de documentos influenciam diretamente no acesso à informação. Segundo assegura a Constituição Federal art. 5º, XXXIII:
Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado.
Os processos que compõem a gestão de documentos visam a correta e eficaz administração das informações e documentos institucionais, bem como garantir que o cidadão desempenhe seu direito constitucional de acesso às informações.
2.3 O Programa de gestão de documentos e a sistematização dos arquivos
Em virtude da produção desenfreada de documentos e da falta de métodos e técnicas adequados, que resultam em perda e dispersão do acervo acumulado, o desenvolvimento de Programas de Gestão de Documentos pelos órgãos públicos e privados dinamiza a recuperação da informação, reduz o espaço ocupado por documentos e preserva o patrimônio documental da instituição.
A Gestão de Documentos propõe-se administrar a documentação desde o seu nascimento, incidindo pelo gerenciamento dos estoques documentais, até que sejam avaliados, onde são destinados à guarda permanente ou a eliminação. Cada fase do ciclo de vida dos documentos corresponde a um procedimento da gestão de documentos.
Cada um desses estágios corresponde a procedimentos técnicos diferenciados e, como uma reação em cadeia, o tratamento dispensado aos documentos na idade corrente condiciona, de forma direta, o desempenho das atividades arquivísticas nas idades intermediária e permanente. A partir dessas transformações (...) a arquivística passa a ser conceituada como o conjunto de princípios e técnicas adotadas na produção, organização e uso dos arquivos (ARQUIVO NACIONAL, 1995).
De acordo com Jardim (1987, p. 35), abrangendo todas as fases dos documentos, a gestão documental visa o tratamento dos documentos a partir da sua produção até à sua destinação final, eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente. Os processos e princípios da gestão de documentos são aplicáveis às duas fases documentais: fase corrente, ou administrativa; e a fase intermediária ou fiscal, legal, implicando diretamente na preservação dos documentos de guarda permanente.
As diretrizes para implantação de um programa de gestão de documentos foram apontadas pelo Conselho Internacional de Arquivos (CIA), através dos estudos RAMP de Rhoads (1983), segundo o qual, o programa de gestão de documentos divide-se em três fases: produção, utilização e conservação e destinação (eliminação). Desta forma, um programa geral de gestão de documentos deve abranger todas as etapas dos documentos, para alcançar os resultados desejados da administração científica: economia e eficácia. Corroborando com a afirmação de Rhoads (1983 apud JARDIM, 1987), em seu texto Jardim (1987, p. 36), afirma que estas fases dividem-se em:
Produção: concepção e gestão de formulários, preparação e gestão de correspondência, gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gestão da informação e aplicação de tecnologias modernas a esses processos; utilização e conservação: criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de recuperação de dados, gestão de correio e telecomunicações, seleção e uso de equipamento reprográfico, análise de sistemas, produção e manutenção de programas de documentos vitais e uso de automação e reprografia nestes processos; destinação: a identificação e descrição das séries documentais, estabelecimento de programas de avaliação e destinação de documentos, arquivamento intermediário, eliminação e recolhimento dos documentos de valor permanente às instituições arquivísticas.
Na fase de produção é necessária a prevenção na criação de documentos não essenciais. Definindo-se normas de criação, visando não só a racionalização de recursos materiais e financeiros, mas principalmente a integridade, autenticidade, fidedignidade e unicidade documental.
A utilização abrange o controle, uso e armazenamento de documentos necessários ao desempenho das atividades de uma organização, referem-se ao fluxo dos documentos necessários para cumprir a função administrativa do órgão. Enquanto a fase de destinação
envolve decisões sobre quais documentos devem ser preservados ou eliminados. Compreende a análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos.
De acordo com Bellotto (1992, p. 18 apud MARTINS; OLIVEIRA, 2006, p.113), a criação do programa de gestão de documentos deve considerar a necessidade de integração do fluxo documental, levando em conta o ciclo de vida dos documentos, que compreende as três idades arquivísticas: corrente, intermediária e permanente, meio pelo qual será possível conhecer o conteúdo dos documentos. Segundo afirma Rosseau e Couture (apud MARTINS; OLIVEIRA, 2006, p. 113), a arquivística integrada, rompendo com a tradição, defende o tratamento documental a partir da criação até o destino final do documento.
Podemos dizer que um programa de gestão de documentos adequado possibilita organizar a produção, a utilização, a manutenção e a destinação final dos registros documentais. Uma vez que a administração desse programa garante o acesso à informação e permite a eliminação daqueles destituídos de valor secundário, além de garantir o acesso e a preservação dos documentos de valor permanente.
Embora o objetivo principal do programa de gestão de documentos seja a satisfação das necessidades administrativas organizacional, a adequada gerência dos documentos é por si só uma motivação necessária para a instituição do programa de gestão documental, através de procedimentos simples, que possibilitem o controle da produção documental, da tramitação até o destino final dos documentos institucionais. Segundo e-Arq Brasil (2006), o programa de gestão de documentos deve considerar a política arquivística, o contexto jurídico administrativo, a missão da instituição e a legislação vigente.
O planejamento do programa requer a adoção de algumas tarefas relevantes para esse processo, a identificação da realidade institucional, a instituição de diretrizes para cumprimento do órgão, a projeção do sistema de gestão documental e a elaboração de instrumentos de gestão arquivística. De acordo com as diretrizes do e-Arq Brasil (2006, p. 20):
A implantação do programa de gestão arquivística de documentos envolve a execução e o acompanhamento de ações e projetos, efetuados simultaneamente. Deve atender aos objetivos definidos no planejamento do programa no que se refere à capacitação de pessoal, implantação de sistemas de gestão arquivística, integração com os sistemas de informação existentes e os processos administrativos do órgão ou entidade. Essa etapa pode incluir a suspensão de atividades e procedimentos vigentes que forem considerados inadequados.
O programa de gestão de documentos sustenta-se nas funções arquivísticas de identificação, avaliação e classificação, essas etapas garantem normas e padrões para produção, uso e acumulação, independente do suporte. De acordo com orientações do e-Arq
Brasil (2006), visando a implantação assertiva do programa de gestão, este deve ser acompanhado através de relatórios, gráficos e reuniões, que detectarão a necessidade de revisão e correções de operações e estratégias, que resultarão em decisões, providências e medidas de aperfeiçoamento do programa de gestão arquivística de documentais.
Rodrigues (2007. p.7) afirma que os objetivos a serem alcançados pelo programa de gestão documental são: a avaliação e seleção de documentos, distinguindo aqueles que são de guarda permanente e os que podem ser descartados sem maiores prejuízos; coordenação dos sistemas de arquivos da instituição garantindo rotinas de transferências, recolhimento e acesso aos documentos e normatização para os aspectos que envolvam a produção dos documentos da instituição.
A concepção da teoria das três idades dos documentos foi um fator determinante para a construção do programa de gestão de documentos, pois a partir desta foi possível a,
[...] confecção de diferentes ferramentas para o controle das transferências entre os diferentes tipos de arquivos e fazendo com que o volume de documentos ao longo do tempo diminuísse permitindo conservar a informação valiosa para a organização permanente (PRADA MADRID, 2009, p. 3, tradução nossa).
A teoria das três idades determina a diferença entre as três etapas suportadas pelos documentos. Segundo Prada Madrid (2009, p. 2) as fases dos documentos são definidas a partir da frequência de uso e do trâmite documental e diferenciam os três tipos de arquivos existentes: corrente, intermediário e permanente.
A Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, em seu artigo 8º, define os documentos públicos consecutivamente como correntes, intermediários e permanentes:
§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam de consultas frequentes.
§ 2 º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
No arquivo corrente sugere-se a produção apenas de documentos essenciais, com vida útil, produzidos para registrar e apoiar as ações administrativas são caracterizados pelo uso frequente, e que, portanto, são de responsabilidade dos seus produtores (PRADA MADRID, 2009, p. 2-3).
O arquivo intermediário corresponde à etapa de menor utilização, conservação; compreende a seleção, utilização, controle e armazenamento em arquivos centrais, inclui os
documentos que já atenderam os fins administrativos para os quais foram produzidos, e, portanto, aguardam apenas o cumprimento dos prazos legais e ou fiscais para que após sejam destinados ao descarte físico ou ao arquivo permanente (PADRA MADRID, 2009, p. 3).
No arquivo permanente estão os documentos após serem avaliados, e, portanto, destinados ao arquivo permanente, onde serão preservados por razões históricas ou de pesquisas científicas e de prova (PRADA MADRID, 2009, p. 3). Tais documentos compreendem uma pequena parcela dos documentos produzidos nas instituições
Após a definição das fases dos documentos, foi possivel a produção de ferramentas que permitem a racionalização dos documentos, e, portanto, alcaçar os objetivos reais do programa de gestão documental, considerados ainda como instrumentos de gestão. Segundo Prada Madrid (2009, p. 3-4), entre as ferramentas de um programa de gestão destacam-se: o quadro de classificação de documentos, a tabela de retenção e a tabela de avaliação documental.
O plano de classificação de documentos corresponde ao instrumento que através de códigos identifica hierarquicamente a estrutura da instituição, definindo suas séries, subséries, observando as funções e atividades determinadas do geral para o particular. A tabela de retenção de documentos constitui-se de uma lista composta pelas séries e subséries da estrutura documental da instituição, fixando prazos de guarda e a destinação final de acordo com o valor que correspode ao documento, primário ou secundário (PRADA MADRID, 2009, p.4).
Em seu texto Parada Madrid (209, p. 4) distingue a tabela de avaliação documental, da tabela de retenção de documentos, ao tratá-la como instrumento necessário para o tratamento de massas documentais acumuladas decorrentes da falta de organização adequada, geralmente depositados em galpões, logo, esta ferramenta possibilita a distinção entre os documentos, que dentre a massa, devem ser descartados e quais são dignos de guarda permanente.
A implantação de um programa de gestão de documentos impõe-se em razão da necessidade de se estabelecer procedimentos comuns que visem uma boa administração da produção da produção documental, a fim de que seja controlada desde o momento de sua criação, nos diversos setores da instituição, da tramitação até a sua destinação final.
Assim como diversos setores da sociedade, como o social, político e econômico, o campo arquivístico também necessita de integração de suas atividades. Objetivando um
resultado em comum, a integração dos arquivos proporciona o fortalecimento das ações para o avanço na área, e para o tratamento documental.
Na sociedade e no campo arquivístico, as ações de integração geralmente buscam resultados que propiciam a redução de custos e principalmente prestação de serviço eficaz. Como conclui Jaén García (2003, p. 122, tradução nossa) “Portanto, a quantidade de esforços parece ser a chave para o sucesso em qualquer campo. Esta situação também afeta o nível de centros de informação e arquivos”.
Segundo Jaén García (2003, p. 122), os movimentos de integração que permeiam todos os campos da sociedade alcançaram de forma efetiva o campo dos arquivos, já que estes também representam um setor importante para sociedade e dentro das instituições, deixando seu primeiro caráter de lugar reservado para guarda de papéis sujos e sem nenhuma importância.
A nova caracterização dos arquivos permite que este setor adote uma potencial posição dentro das instituições, como possíveis Centros de Informação Arquivística. Para Jaén García (2003, p. 122, tradução nossa), “então, sem dúvida, os arquivos estão deixando de serem depósitos escuros de informações caducas ou inúteis, para tornarem-se instrumentos eficazes de gestão do governo e consciência social”.
A sistematização dos arquivos de uma instituição tem por objetivo a integração das ações desenvolvidas por este setor e consequentemente a uniformidade da informação institucional.
Segundo a definição do DIBRATE (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 156) o Sistema de Arquivos Institucional (SAI), é um “conjunto de arquivos que, independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na persecução de objetivos comuns”. Corroborando com essa definição Jaén García (2003, p. 123, tradução nossa), afirma que um Sistema de Arquivo Institucional “é o modelo pelo qual são unificados ou integrados todos os arquivos de uma entidade, pública ou privada, estabelecida como tal”.
Como qualquer sistema, o SAI possui três elementos básicos na sua estrutura: A instituição, o fundo documental e a organização do fundo.
Figura 1 – Ilustração da hierarquização
Para a criação de um Sistema de Arquivos, a instituição é fundamental. Segundo afirma Jaén García (2003, p. 123), a instituição é responsável pela produção e consecutiva acumulação dos documentos que são produtos finais da execução das funções e atividades desempenhadas pelas instituições públicas ou privadas. Da acumulação documental origina-se o Fundo Arquivístico Institucional, formado por documentos produzidos e recebidos no exercício das competências de uma instituição.
De acordo com a definição do DIBRATE (2005, p. 97) o fundo arquivístico é “Conjunto de documentos de uma mesma proveniência”. Corresponde a informação arquivística institucional que será utilizada pelo público interno ou externo. Para tanto se faz necessário melhor estruturação dessa informação para que esta esteja disponível para atender as necessidades dos usuários.
A organização do fundo é essencial para o adequado estabelecimento e funcionamento do Sistema de Arquivo Institucional. Como afirma Jaén García (2003, p. 124), A sistematização da informação requer a adoção dos princípios e fundamentos arquivísticos, somados aos princípios de outras áreas do conhecimento como a Biblioteconomia, História, Informática, Administração, a soma dos esforços destas disciplinas tem por objetivo que o fundo documental torne-se um instrumento de apoio à execução das atividades administrativas da instituição produtora.
Segundo as orientações de Jaén García:
Sua sistematização requer o tratamento metodológico arquivístico, de gestão, ou antes, de ser concebido através de uma série de regulamentos para produção para o
serviço de clientes. Assim, o estabelecimento de um modelo de organização, uniforme e metódico do fundo de uma instituição, cujo, o escopo deve ser geral e compartilhado por todas as unidades produtoras de documentos dessa entidade. (2003, p. 124, tradução nossa)
Estabelecidos os elementos básicos do SAI, a instituição, o fundo e a organização do fundo, cabe ressaltar outros elementos necessários para estruturação do Sistema de Arquivo Institucional, que incluem os arquivos e centros arquivísticos, unidades responsáveis pelo tratamento dos documentos em suas diversas fases arquivísticas.
Em seu texto Jaén García (2003, p. 124, tradução nossa), elenca os demais elementos que contribuem para o estabelecimento e adequado funcionamento do Sistema de Arquivo Institucional:
[...] arquivos apropriados e centros de arquivamento que compõem o sistema, o departamento administrativo responsável pela gestão e planejamento, serviços técnicos que servem de suporte, as regras legais e regulamentares que regulam e, ˙ Finalmente, todos os recursos necessários para fazê-lo funcionar, ou seja, instalações, pessoal, técnica e meios tecnológicos.
As unidades setoriais e os protocolos são responsáveis pela administração e proteção dos documentos correntes, tendo em vista que, são nessas unidades que os documentos são produzidos e acumulados durante a primeira fase arquivística do documento. Enquanto no arquivo central, concentra-se toda documentação da instituição.
Além disso, o arquivo central é responsável pela normalização dos procedimentos técnicos aplicados aos setores de arquivo e protocolo da instituição e pela custódia dos documentos em fase intermediária e permanente. Responsável pelo gerenciamento do Sistema de Arquivo Institucional, o arquivo central será encarregado por elaborar, emitir e assegurar o cumprimento das diretrizes arquivísticas estabelecidas. (JAÉN GARCÍA, 2003, p. 124).
Somando esforços, para dar conta da demanda documental administrativa, os setores de protocolo unem-se às unidades administrativas da instituição. Logo, a sistematização dos arquivos abrange os protocolos. As atividades dos arquivos sobrevêm às atividades do protocolo institucional, tendo em vista que é no protocolo que se origina, tramita e acumula-se parte dos documentos administrativos e técnicos de uma instituição. Por definição, o protocolo é “setor encarregado do recebimento, registro, distribuição e tramitação de documentos”. (CAMARGO & BELLOTTO, 1996, p. 105 apud MARTINS;OLIVEIRA, 2006, p.104).
A partir da definição e compreensão da relevância desse setor para o bom funcionamento dos processos de informação de uma instituição, é possível entender sua função no contexto da gestão de documentos, possibilitando o controle efetivo da emissão, tramitação e destino dos documentos. Pode-se observar a relação do protocolo com a gestão documental por meio da definição abaixo:
Denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação de documentos em curso, denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento, e livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. (CONARQ apud PERES, 2009, p.135).
Assim compreendemos que a sistematização dos arquivos institucionais tem por finalidade a integração dos arquivos de uma instituição pública ou privada, objetivando a estruturação da informação institucional, desde a criação até a destinação final dos documentos, por meio da qual se torna possível à disponibilização das informações que tramitam no órgão, para acesso do público interno e externo.
2.4 Metodologias da gestão de documentos: identificação, produção, classificação e avaliação
A instituição de metodologias é fundamental para a consolidação dos objetivos da gestão de documentos, que tem por finalidade a racionalização, normalização e planejamento adequado do tratamento documental, independente do suporte. Como metodologias necessárias à gestão documental, destacam-se a identificação, produção, classificação e avaliação (RODRIGUES, 2007, p. 7).
A produção corresponde à ocasião em que os processos administrativos resultam na produção dos documentos que registram as ações desempenhadas para cumprimento das finalidades da instituição. Segundo o entendimento de Rodrigues (2007, p. 9), na fase de produção, a identificação dos tipos documentais promove a interdisciplinaridade profissional, que possui a finalidade de simplificar os procedimentos da administração e normatizar a produção somente de documentos necessários à execução das atividades institucionais.
Segundo define Bernardes (1998, p. 13), a “Produção dos documentos: inclui a elaboração de formulários, implantação de sistemas de organização da informação, aplicação de novas tecnologias aos procedimentos administrativos”.
A identificação oferece em seus princípios condições suficientes para a padronização e controle da produção dos documentos, seja no ambiente eletrônico ou convencional. No sistema eletrônico de documentos, a identificação das tipologias documentais que o integrarão tem seus metadados registrados e normalizados, a fim de representar a relação orgânica entre o órgão produtor e os documentos (RODRIGUES, 2007, p. 9).
A identificação é a metodologia arquivística que consiste em realizar a análise minuciosa do órgão e dos documentos por ele produzidos. Essa função arquivística encarrega-se do levantamento da competência, das funções e atividades do órgão produtor e sobre os tipos documentais produzidos o desempenho das atribuições do órgão (RODRIGUES, 2007, p. 7).
O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005) define a identificação como “processo de reconhecimento, sistematização e registro de informações sobre arquivos, com vistas ao seu controle físico e/ou intelectual”.
Para sua aplicação a identificação requer a análise profícua da finalidade e objetivos do órgão, nisso essa função arquivística apresenta o caráter intelectual do processo de gestão documental. Fundamentada na teoria e metodologia da Diplomática Arquivística, a identificação apresenta como resultado informações minuciosas sobre os tipos documentais produzidos e recebidos pela instituição no decorrer da execução de suas atividades administrativas (RODRIGUES, 2007, p. 9).
Os dados levantados após a identificação permitem perceber o fluxo documental desde a sua origem até o destino final à eliminação ou guarda permanente. Nisso, a identificação pode ser considerada como função fundamental para o desenvolvimento das demais funções arquivísticas. Rodrigues (2008), por sua vez, considera que a identificação “É premissa e condição para a realização das metodologias de produção, avaliação e classificação no âmbito dos programas de gestão documental”.
A Classificação é uma tarefa relevante para transparência administrativa, para a comunicação da informação e para o exercício social. Segundo Renato Tarcísio (2007), a Classificação é “matricial”, embora careça de estudos teóricos aprofundados é reconhecida por diversos autores como a primeira atividade que antecede qualquer outra tarefa arquivística em um programa de gestão de documentos. Para alguns autores a classificação ocupa a primazia do trabalho arquivístico, objetivando a organização dos documentos do órgão.
Deste modo podemos dizer que a classificação é a função arquivística que consiste na representação da estrutura do órgão produtor e dos documentos produzidos no
desempenho das atividades inerentes a instituição (RODRIGUES, 2007, p. 10). Esta tarefa incide respectivamente na separação e reunião de documentos de um acervo, objetivando a formação das séries documentais, em que são reunidos os documentos semelhantes.
A classificação define, por meio da análise, as características do órgão, sua competência, funções e atividades que, se concretizam na produção de documentos. Apresenta as atribuições do produtor através do Plano de Classificação, onde o conjunto documental de uma instituição é hierarquizado de forma lógica.
Considerada uma das principais atividades arquivísticas, a avaliação é responsável por determinar se o documento possui valor primário ou secundário. A atribuição de valor tem por finalidade, definir os prazos de guarda e a destinação final dos documentos, eliminação ou preservação permanente. (RODRIGUES, 2007, p. 10).
A avaliação consiste na análise minuciosa das características do documento, observando a função e atividade que o gerou, para determinar o valor dos documentos arquivísticos produzidos no contexto das atividades do órgão. De acordo com a definição do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística é o “processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos” (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.41).
Por meio dessa função arquivística, lançando mão das normas pré-estabelecidas, é possível identificar, separar e preservar aqueles documentos de valor probatório ou de pesquisa que, eventualmente se misturam aos demais documentos desprovidos de valor. Nesse sentido, a avaliação é relevante para tornar possível a racionalização da massa documental. Essa tarefa arquivística possui por instrumento a Tabela de Temporalidade de Documentos. Segundo entendimento de Rodrigues (2007, p. 10), “este instrumento é indispensável para administrar eficaz e economicamente o volume documental de um órgão e proteger os conjuntos de valor histórico (permanente)”.
3 A IDENTIFICAÇÃO NO CONTEXTO DO PROGRAMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
O conceito de identificação surgiu na década de 80, a partir das experiências metodológicas de arquivistas de países ibero-americanos, como a finalidade de solucionar problemas de acúmulo de documentos nos arquivos (RODRIGUES, 2011, p.109-110). As experiências dos países ibero-americanos proporcionaram muitas e significativas inovações metodológicas do trabalho arquivístico.
As mudanças ocorridas no período foram possíveis a partir das inúmeras reuniões para discussões exaustivas, sobre identificação, seu objeto e metodologia. Para Rodrigues (2008, p. 48), “As experiências realizadas no âmbito de sistemas de arquivos na Espanha geraram estudos teóricos e aplicações práticas que acabaram destacando o país no panorama arquivístico internacional”.
No entanto, segundo Rodrigues (2008, p. 49), a consolidação do conceito só foi possível após apresentação nas Primeiras Jornadas de Metodologia para a Identificação e Avaliação de Fundos Documentais das Administrações Públicas, realizadas em Madri, em 1991,a partir daí a influencia da identificação ampliou-se no tratamento arquivístico dos documentos da Espanha.
Segundo a definição do Dicionário Brasileiro de Arquivos (2005, p. 104), a identificação é concebida como, “processo de reconhecimento, sistematização e registro de informações sobre arquivos, com vistas ao seu controle físico e/ou intelectual”. Alguns autores da área consideram que a identificação é o primeiro passo do processo de gestão de documentos. Por definição a identificação é:
[...] o processo de investigação e sistematização de categorias administrativas e arquivísticas nas quais se sustenta a estrutura de um fundo, sendo um dos seus objetivos principais, assegurar através dos seus resultados a avaliação das séries documentais. (CARMONA MENDO, 2004, p.41 tradução nossa).
Corroborando com a ideia de que a identificação é a primeira fase do tratamento documental arquivístico, a aplicação desta fase pode ser realizada em qualquer idade do ciclo de vida documental, seja em massas acumuladas ou durante a produção dos documentos, ampliando, desta forma, o campo de aplicação da identificação, ao garantir a produção adequada e padronização dos documentos. Rodrigues (2002, p.54) afirma que,
A identificação da tipologia documental pode ser utilizada como ponto de partida metodológico, transformando-se num recurso útil para:
1. organizar massas acumuladas, onde os textos legais referentes a estrutura e funcionamento dos órgãos produtores se encontrem dispersos entre os volumes a serem manuseados;
2. identificar as funções e a produção documental que não estão previstas no nível formal legal, (...);
3. classificar e avaliar os documentos no momento da produção, no caso em que as competências estabelecidas legalmente não correspondam com a prática desenvolvida para registrá-los.
Analisando as discussões teóricas sobre a identificação, a importância desta função arquivística para o tratamento dos documentos já é consagrada no meio. Em sua maioria, ao expor suas definições do conceito, os autores equiparam a identificação ao nível de metodologia, fase, processo, função arquivística, da mesma forma que a classificação, descrição, avaliação e destinação; para outros é um processo que antecede a classificação. Desta forma, a identificação antecede e subsidia a aplicação das demais funções arquivísticas.
Como consta do dicionário de termos arquivísticos do Serviço Regional de Arquivos da Comunidade de Madri, a definição do conceito a seguir:
uma operação prévia à classificação que conduz ao conhecimento do órgão, das unidades administrativas, que produzem os documentos e suas funções, leis e atos normativos, que o originaram, tipos documentais e séries documentais produzidas no exercício de suas funções. (DUPLÁ DEL MORAL. Apud RODRIGUES, 2008, p. 52)
Segundo afirma Sierra Escobar (2006, p. 84), a identificação não depende da classificação. Desta forma, a identificação assume um espaço particular (particularizada) dentro do tratamento arquivístico, ao passo que se equipara à classificação. A definição de identificação como metodologia afasta a ideia, antes considerada, de que esta apenas precede o processo da classificação. Ambas as tarefas do fazer arquivístico, a identificação e classificação, mantém relações intensas, embora sejam distintas e relevantes para a gestão de documentos. Estas fases apresentam um caráter intelectual paralelo. (SIERRA ESCOBAR, 2006, p. 84)
Sierra Escobar (2006, p. 84), aborda a identificação como uma fase do tratamento arquivístico, na qual é realizada a pesquisa e sistematização das categorias administrativas e arquivísticas que sustentam a estrutura de um órgão. Tendo em vista que é necessário conhecer o órgão produtor e da documentação produzida.
De acordo com o proposto por Martin-Palomino y Benito e Torre Merino (2000, p.14), o objetivo da identificação consiste no “conhecimento exaustivo da instituição que
produziu o documento, sua evolução orgânica, competências administrativas e tipos documentais em que se materializam, procedimentos administrativos e demais disposições que afetam o trâmite”, estes elementos são indispensáveis para definir as série de documentos. Por meio da identificação é possível revelar a organicidade natural dos documentos produzidos por um órgão, tal possibilidade demonstra a relevância dessa metodologia para o trabalho arquivístico.
3.1 O conceito e objeto da identificação arquivística
No campo da Identificação Bellotto (2008, p.30) afirma que, “Aliás, a análise tipológica pode tornar eficiente o fazer arquivístico em múltiplos aspectos, como a avaliação, classificação e descrição”.
Deste modo, identificar as atribuições do órgão e os documentos por ele produzidos é essencial para elaboração de instrumentos adequados, a saber, o plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos arquivísticos. Para tanto, ambos os instrumentos contemplam a estrutura do órgão, abrangendo a competência, as funções e atividades desempenhadas para o cumprimento da finalidade do órgão.
Nesse sentido, Mendo Carmona (2004, p.43) faz as seguintes definições:
A competência é o conjunto de questões ou assuntos que incumbem a um órgão administrativo; quer dizer a função atribuída a um órgão, autoridade ou funcionário para conhecer em determinadas questões ou assuntos; se delimita de forma hierárquica, territorial ou material. (...). A função é a capacidade de atuação dos organismos e se concreta em cada uma das atividades e tarefas materiais, técnicas ou de prestação de serviços que preparam o exercício das potencias.
Observando as definições formuladas por diversos teóricos, pode-se dizer que a identificação objetiva a demarcação da competência, das funções e atividades da instituição, nisto consiste processo de identificação. É importante destacar a opinião de Janice Gonçalves (1998, p. 20-21), segundo a qual, a identificação deve ser realizada a partir dos instrumentos administrativos e ou legais do órgão, nomeados como “fontes de informação privilegiadas para a realização do estudo”.
A partir dessa afirmação, entende-se que as atribuições do órgão, são habitualmente registradas nesses instrumentos. Embora em alguns casos deve-se contar apenas com o conhecimento não registrado, a experiência de funcionários do órgão que conheçam bem o
funcionamento e os fluxos administrativos da organização, para identificar suas respectivas funções, atividades e os documentos decorrentes do desempenho destas, o que requer a adoção de uma série de procedimentos e investigação junto aos produtores diretos dos documentos por meio de entrevistas acerca da instituição.
Ao mencionar as fontes de informações específicas Carmona Mendo (2004, p.42
tradução nossa), considera como fonte, os próprios documentos produzidos pelo órgão e a
participação dos responsáveis pela criação dos registros documentais:
As fontes que devemos consultar são as externas e internas. Entre as primeiras podemos citar: boletins oficiais, legislação, estudos históricos realizados...; entre as internas: a própria documentação que é objeto de estudo, ou seja, as normas internas produzidas pelas instituições, e quando seja possível, realizar entrevistas com os responsáveis pela gênese dos documentos.
Ainda referente a essa questão, Janice Gonçalves (1998, p. 21), também elenca as possíveis fontes de informações estruturais da instituição, especificando o âmbito de utilização destas, de acordo com os tipos de instituições: pública ou privada.
No caso de instituições públicas, as informações sobre sua criação e sobre suas principais transformações estruturais deverão estar contidas na legislação, podendo ser complementadas através da consulta de relatórios de atividades (indicando em que medida as disposições legais se efetivaram) e atas de reuniões das instâncias internas de poder. No caso de instituições particulares, ao invés da legislação, outros documentos de constituição são frequentemente, mais decisivos (estatutos sociais, por exemplo), mas o estudo da estrutura e do funcionamento do organismo também costuma se apoiar em atas de reuniões e relatórios de atividades, ou outros documentos correlatos (planos de metas, projetos institucionais etc.).
Em sua aplicação, os processos de identificação mantêm relação direta com os princípios básicos da arquivística, principalmente, o princípio da proveniência que é muito considerado nos estudo arquivísticos. Este princípio reflete o procedimento administrativo que determina a origem documental. Logo, torna-se praticamente impossível não ponderar tais princípios. Considerando as definições:
1) o da proveniência é a marca de identidade do documento relativamente ao produtor/acumulador, o seu referencial básico, o ‘princípio, segundo o qual os arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, não sendo misturados aos de origem diversa’;
2) o da unicidade, ligado à qualidade ‘pela qual os documentos de arquivo, a despeito da forma, espécie ou tipo, conservam caráter único em função de seu contexto de origem’ [...];
3) o da organicidade, sua condição existencial. As relações administrativas orgânicas refletem-se no interior dos conjuntos documentais [...];
4) o da indivisibilidade, sua especificidade de atuação. Fora do seu meio genético, o documento de arquivo perde o significado, principalmente [...]. (BELLOTO: 2002, p. 23-24)
A afirmação de Gómez López (1998, p. 39) sobre a observação dos princípios básicos da arquivística reforça a ideia da importância destes para o desenvolvimento das metodologias arquivísticas, inclusive para a identificação, deste modo,
é importante dizer que o uso do ‘princípio de origem’ deve ser uma diretriz núcleo do nosso trabalho em conjunto, quando necessário, com o princípio da ‘estrutura’ e ‘ordem original’, que são complementares, e não simplesmente se considerar uma extensão do princípio anterior.
Comparada às outras metodologias, a identificação também é caracterizada como uma função arquivística interdisciplinar, já que exige a cooperação de um conjunto de pessoas envolvidas no processo de gestão de documentos. Para a realização da identificação é necessária a colaboração de profissionais de diversas áreas, relacionadas ao desempenho das atribuições do órgão produtor e que conheçam o contexto de produção dos documentos.
O desempenho das atividades relativas à identificação atribui ao arquivista o papel de pesquisador. A identificação “[...] confere ao trabalho arquivístico a dimensão da qualidade científica”. (Rodrigues, 2011, p.126).
Tal afirmação se confirma observando a opinião de Gómez López (1998, p. 39,
tradução nossa):
[...] agora, que o arquivista é um pesquisador por ofício, mas não uma pesquisa sobre qualquer assunto. Ele é um pesquisador das instituições cujos documentos têm custódia e deve organizar e descrever mediante uma metodologia arquivística, que com bases científicas, lhe permite pisar um terreno firme e seguro.
Desta forma, espera-se que o arquivista aproprie-se dessa imprescindível atribuição para desenvolvimento das funções que lhe são peculiares. Segundo a opinião de Gómez López (1998, p.39, tradução nossa):
Este método tem de ser combinado com a ‘análise documental’, por um processo analítico dos documentos, podemos, a partir do conhecimento das características internas e externas, chegar à identificação das séries de documentais a que pertencem, mediante um processo de síntese, por meio do estudo das suas associações documentárias, reconstruir tanto a organicidade como a funcionalidade dos arquivos e, portanto, as instituições que lhes deram origem.
Os estudos de identificação arquivística, a partir da diplomática como metodologia, permitem a apresentação de resultados teóricos e práticos, contribuem para a concepção de
