A definição conceitual de avaliação é bastante recente, antes a discussão girava em torno somente da seleção e eliminação que costumeiramente se confundiam com avaliação. A caracterização da avaliação a diferencia da seleção e da eliminação que são etapas intrínsecas e posteriores à avaliação.
De acordo com exposto por Rosales Bada (2004, p. 54), “portanto não podemos
identificar avaliação como eliminação ou seleção e menos como expurgo, antes devemos entender as anteriores como diferentes processos de uma fase muito mais ampla”.
A avaliação consiste na análise e determinação dos valores primários ou secundários dos documentos, tais valores determinam o destino final compreendido entre: eliminação ou guarda permanente. A partir da avaliação é possível determinar os prazos de guarda e de transferências entre os arquivos correntes e intermediários e por fim o prazo de recolhimento ao arquivo permanente ou à eliminação.
Segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 41) a avaliação é definida como “Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos”. Como uma função arquivística necessária ao tratamento documental, a avaliação relaciona-se diretamente com a identificação, ao realizar a análise minuciosa das características dos documentos e do órgão produtor a fim de definir valores dos documentos. A partir da identificação é possível o conhecimento das séries documentais que compõem o fundo e de suas respectivas características. Logo, é de suma importância a
identificação do produtor e dos documentos produzidos, para que sejam avaliados os valores e definido o destino final dos documentos. Segundo afirma Heredia Herrera (1999, p. 21, tradução nossa) “Na verdade, dificilmente se poderá avaliar sem a identificação. Somente a partir de um conhecimento profundo que só pode vir do rastreamento de documentos ligados a sua origem e análise dos seus elementos mais representativos”.
Em seu sentido prático, a avaliação pode ser caracterizada como um avanço das perspectivas arquivísticas, uma vez que possibilita a prevenção da produção documental desnecessária dentro das instituições produtoras, desta forma, essa função arquivística funciona e contribui para atuação dos arquivos e de seu papel, como apoio a administração institucional (HEREDIA HERRERA, 1999, p. 22).
Analisando as discussões a respeito, é possível dizer que a avaliação é um processo do tratamento documental no qual é realizada a análise minuciosa dos documentos, com a finalidade de definir os valores, os prazos de guarda e de transferências e o destino final dos documentos produzidos e recebidos no exercício das funções e atividades do órgão.
A avaliação é uma etapa incisiva dentro da gestão de documentos. Possibilita a redução em massa de documentos desprovidos de valor, incide sobre a produção e utilização de documentos das fases corrente e intermediária, garantindo a preservação de documentos de valor secundário e destinados ao arquivo permanente. (RODRIGUES, 2002, p. 55). Corroborando com essa idéia, significa dizer que na Arquivística Contemporânea o ato de avaliar consiste essencialmente em julgar e decidir, o valor, o prazo de conservação e o vínculo permanente existente entre o produtor e seus documentos. (ROSALES BADA, 2004, p. 54,)
Os valores dos documentos dividem-se em dois: primário e secundário. O valor primário corresponde ao motivo pelo qual o documento foi criado, para fins administrativos, acabando-se a finalidade administrativa, deve ser guardado por algum tempo por motivos fiscais, jurídicos, legais ou contábeis, ao fim do prazo de guarda administrativa, supõem- se que este deve ser descartado. Desse modo, os documentos de valor primário “são os que têm os documentos a partir de sua criação e se define por importância e ou uso que tem a documentação para a instituição geradora”. (PARRA BETANCOURT, p. 75, tradução nossa).
Já o valor secundário corresponde ao valor informativo ou de testemunho do documento. Segundo Parra Betancourt:
são os que adquirem os documentos uma vez que perdem seus valores primários e tem utilidade histórica e social, porque a informação que contem é relevante para a sociedade por ser testemunho da origem, desenvolvimento e evolução de um acontecimento e serve como fonte para futuras investigações. (2004, p. 75,
tradução nossa).
Ambos se desdobram em categorias, segundo aponta Parra Betancourt (2004, p. 76), valor primário divide-se em administrativo, valor legal e fiscal; valor secundário divide-se em informativo, de testemunho e histórico institucional. Como é apresentado no quadro a seguir:
Figura 2 – Quadro de Valores Documentais
Quadro de Valores Documentais VALOR
PRIMÁRIO
Arquivo Corrente
Valor Administrativo: aquele que está relacionado com trâmite ou assunto que motivou a sua criação. Este valor é atribuído aos documentos produzidos ou recebidos para responder as necessidades administrativas durante seu processamento e são relevantes para a tomada de decisões e planejamento institucional.
Arquivo Intermediário
Valor Legal: aquele que tem os documentos que servem de testemunho perante a lei, deriva de direitos e obrigações legais regulados pelo direito comum.
Valor Fiscal: é a utilidade que os documentos têm para as finanças públicas, é a adequação dos documentos que dão suporte ao conjunto de contas, registros de receitas e despesas e os movimentos econômicos de uma entidade pública.
VALOR SECUNDÁRIO
Arquivo Permanente
Valor de Testemunho, informativo ou Histórico: são aqueles que servem de referência para a reconstrução histórica social; como fonte primária para a história e como testemunho da memória coletiva. Manifestam a origem, organização e desenvolvimento das instituições públicas e privadas e, evidenciam acontecimentos relevantes para a instituição. Fonte: Parra Betancourt (2004, p. 76).
O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística propõe a seguinte definição dos valores atribuídos aos documentos de arquivo considerando a importância que estes possuem para a instituição produtora:
Valor primário: ‘Valor atribuído a documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais’.
Valor secundário: ‘Valor atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua
utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido’. (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.171-172, grifo nosso).
Com base nesses dados, é possível afirmar que os documentos de guarda permanente constituem-se como patrimônio documental da instituição. E ainda que, alguns documentos antes de serem criados de fato, são imbuídos de valor secundário, segundo sua natureza intrínseca, já outros adquirem esse valor a medida que é realizada a avaliação.
Os prazos de guarda em cada tipo de arquivo são definidos a partir da frequencia de uso, segundo as normas e legislação que regulamentam a produção dos documentos. Analisando esses critérios podemos determinar as fases dos documentos como: ativa, semiativa ou inativa que, correspondem respectivamente ao arquivo corrente, arquivo intermediário e ao arquivo permanente. A fase ativa e semiativa estão relacionadas com o valor primário do documento. Enquanto a terceira fase relaciona-se com o valor secundário.
Os documentos que têm valor primário são destinados à eliminação que corresponde ao descarte físico definitivo do documento, o que significa que o documento deixará de existir dentro do conjunto do qual fez parte.
O ciclo de vida dos documentos começa no arquivo corrente, no contexto das unidades administrativas, continua no arquivo intermediário, onde aguardam a destinação final. Após cumprir a finalidade pela qual foi produzido, encerrando sua participação nas ações administrativas, é no arquivo de guarda permanente que os documentos os de valor secundário encerram seu ciclo de vida documental. (PARRA BETANCOURT, 2004, p. 75).
As diversas etapas do processo de avaliação indicam que a tarefa de avaliar possui um caráter interdisciplinar, ou seja, coletivo, assim como as demais funções arquivísticas. Segundo propõe Parra Betancourt (2004), é necessária a criação de uma comissão de avaliação, composta por funcionários das diversas áreas da instituição, onde alguns membros são permanentes e outros não.
Bernardes (1998) em sua análise afirma que a complexidade e relevância dos trabalhos de avaliação exigem a criação de comissões de avaliação: central e setorial, cada uma com respectivas responsabilidades.
Figura 3 - Quadro de Valores Documentais
Fonte: Bernardes (1998, p. 19).
Em sua composição a comissão de avaliação deve ter representantes da direção para que tenha autoridade suficiente e suas decisões sejam acatadas por toda a instituição. Como indica Parra Betancourt (2004, p. 90), deve compor à comissão os seguintes perfis: diretor dos arquivos intermediário, corrente e permanente (arquivo de concentração, arquivo de tramitação e arquivo histórico); um assessor jurídico, um responsável de assuntos financeiros ou especialista em temas econômicos; um representante da unidade administrativa a qual pertence os documentos a serem avaliados e um historiador especialista na área que corresponde o conteúdo dos documentos.
Corroborando com a idéia de coletividade e interdisciplinaridade Bernardes (1998, p. 20), discursa sobre a composição das comissões de avaliação, afirmando que:
As comissões de avaliação deverão ser compostas por profissionais com conhecimentos das funções, atividades e estrutura organizacional de seus respectivos órgãos, sendo recomendável que faça parte da comissão um técnico de nível superior da área específica de competência do órgão, um procurador ou assessor jurídico e um arquivista.
À comissão é atribuída a função de instituir as políticas de avaliação, seleção e eliminação. Para chegar ao êxito de seu trabalho, é importante que a comissão de avaliação disponha de informações satisfatórias referentes ao contexto de produção (produtor) e, sobre os documentos produzidos. (PARRA BETANCOURT, 2004, p. 91).
Os resultados esperados dependem da execução de algumas atividades de responsabilidade da comissão, como indica Parra Betancourt (2004, p. 91, tradução nossa), estas atividades são:
• realizar análises e emitir juízos de valor dos tipos documentais gerados pelas unidades administrativas da instituição, para determinar sua conservação permanente ou sua eliminação física;
• formular pareceres acerca da conservação dos documentos; • ditar políticas para a avaliação e eliminação dos documentos;
• oferecer assistência técnica em matéria de seleção e depuração de documentos das unidades administrativas;
• autorizar, através da ata respectiva, a eliminação de todos aqueles documentos em valor informativo;
• elaborar o catálogo de disposição documental que é o instrumento de consulta oficial para realizar a seleção e depuração de documentos em qualquer unidade administrativa da instituição;
• testificar a destruição física dos documentos cuja eliminação tenha sido autorizada.
Referindo-se ainda às atribuições das comissões, como propõe Bernardes (1998, p. 20-21) que as atribuições das comissões de avaliação são divididas pela autora em: competências da Comissão Central de Avaliação de Documentos e competências das Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos. Com base na relação das atividades destacadas pela autora podemos afirmar que estas são distintas e complementares:
São competências da CCAD:
√ coordenar e orientar as atividades desenvolvidas pelas Comissões Setoriais de Avaliação, respeitada a legislação específica de cada órgão; avaliar, adequar e aprovar as propostas de Tabelas de Temporalidade elaboradas pelas Comissões Setoriais de Avaliação; orientar a execução das decisões registradas na Tabela (eliminação, transferência, recolhimento, reprodução); supervisionar as eliminações de documentos ou recolhimentos ao Arquivo Permanente, de acordo com o estabelecido nas Tabelas de Temporalidade; aprovar as amostragens; propor critérios de organização, racionalização e controle da gestão de documentos e arquivos.
√ promover o levantamento e a identificação das séries documentais produzidas, recebidas ou acumuladas por seu respectivo órgão; elaborar a proposta de Tabela de Temporalidade, encaminhando-a, acompanhada das necessárias justificativas, para a apreciação e aprovação da CCAD; solicitar a colaboração de auxiliares temporários para o desenvolvimento dos trabalhos, em razão de sua especificidade ou volume; acompanhar os trabalhos de organização, racionalização e controle de arquivos e documentos de seu órgão, visando o estabelecimento de rotinas de eliminação ou envio para guarda permanente; propor as modificações cabíveis para a Tabela de Temporalidade, atualizando-a sempre que necessário; elaborar a relação dos documentos a serem eliminados ou remetidos para guarda permanente; coordenar o trabalho de seleção e preparação material dos conjuntos documentais a serem eliminados, deixando-os disponíveis para eventuais verificações; presenciar a eliminação dos documentos, lavrando a respectiva ata.
Portanto, a avaliação consiste em um trabalho que interdisciplinar objetivando a definição de valor dos documentos produzidos no cumprimento das atividades institucionais, permitindo sua destinação final para o arquivo permanente ou eliminação, assim como, estabelecer os prazos de guarda e transferência e recolhimento de acordo com as fases do ciclo documental. Preferencialmente a Avaliação deverá ser feita a partir da produção dos documentos. Os objetivos desta tarefa arquivística são elencados por Bernardes (1998, p. 15), como:
redução da massa documental, agilidade na recuperação dos documentos e das informações, eficiência administrativa, melhor conservação dos documentos de
guarda permanente, racionalização da produção e do fluxo de documentos (trâmite), liberação de espaço físico e incremento à pesquisa.
Segundo a opinião de Bernardes (1998, p. 13), a avaliação serve aos propósitos da administração, ao garantir a eliminação de documentos inúteis, liberando espaço físico e proporcionando economia. E à sociedade, a avaliação proporciona a identificação e preservação dos documentos permanentes, relevantes para história social e administrativa. Neste sentido, podemos dizer que a Avaliação satisfaz os interesses dos atores envolvidos com a produção, acumulação e utilização dos documentos arquivísticos.
Portanto, é correto afirmar que o processo de avaliação requer a adoção dos princípios e métodos da identificação arquivística para alcançar seus principais objetivos, de forma a garantir o correto julgamento de valor dos documentos, por meio da análise do contexto de produção e, dos registros documentais criados a partir do exercício das atividades desempenhadas no âmbito do organismo de origem.