Considerando a importância da classificação para a adequada organização dos documentos de arquivos, esta tarefa arquivística deve ser realizada a partir do momento em que se produz o documento, levando em consideração a estrutura da empresa, suas funções e a natureza de seus documentos.
Ademais, confere-se à definição de arquivo como, “uma acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textual, criada por uma instituição ou pessoa, no curso de suas atividades e preservados para consecução de seus objetivos, visando a utilidade que poderão oferecer no futuro” (PAES, 1997, p. 16). Nesse sentido, os documentos são produzidos obedecendo a uma sequencia lógica e orgânica, característica peculiar da produção de documentos arquivísticos.
A organização dos documentos sempre foi alvo do interesse do homem, diante da crescente produção documental esse interesse tornou-se uma latente necessidade. assim afirma Schellenberg (1973, 97p.) “desde que se começou a registrar a história em documentos, surgiu para o homem o problema de organizá-los”. No entanto para a organização satisfatória se fez necessária a instituição de metodologias capazes de dar conta desse desafio.
A classificação pode ser considerada como a metodologia que melhor atende às necessidades imediatas de organização para fins de recuperação da informação registrada, dentro de um Programa de Gestão de Documentos é de suma relevância. Ademais, a classificação tem por produto o Plano de Classificação de Documentos do organismo, que deve impreterivelmente representar a imagem do órgão produtor, sua estrutura e funcionamento. Logo, podemos considerar que a classificação insere-se no do processo documental de organização e ordenação. O resultado desta etapa é a elaboração de um instrumento técnico de Gestão de Documentos: o Plano de Classificação.
A classificação é uma função importante para a transparência e o compartilhamento de informações, que são caminhos seguros para a tomada de decisão, para a preservação da memória técnica e administrativa das organizações contemporâneas e para o pleno exercício da cidadania. (SOUSA, 2003, p. 1).
Os objetivos da classificação são analisados por Ieda Pimenta Bernardes e Hilda Delatorre (2008, p. 14), a saber, são considerados os seguintes objetivos:
a. Organização lógica e correto arquivamento de documentos; b. Recuperação da informação ou do documento;
c. Recuperação do contexto original de produção dos documentos;
d. Visibilidade às funções, subfunções e atividades do organismo produtor; e. Padronização da denominação das funções, atividades e tipos/séries documentais;
f. Controle do trâmite;
g. Atribuição de códigos numéricos.
Identificados os principais objetivos da classificação, podemos considerar a definição segundo a qual classificar consiste em “dar visibilidade às funções e às atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as ligações entre os documentos”. (BERNARDES, 1998, p. 12).
A partir da observação dos objetivos da classificação, pode-se afirmar a relevância do plano de classificação, segundo o qual demanda o profundo conhecimento da estrutura da instituição para sua elaboração. Além disso, a falta de classificação dos documentos tem por consequencia o acúmulo desordenado de documentos, transformando os arquivos em meros depósitos de papéis, impedindo o acesso aos documentos e, portanto, a recuperação de informações essenciais para tomada de decisão nas instituições como um todo.
Assim como as demais atividades de um programa de gestão de documentos a classificação deve observar os princípios que sustentam os fundamentos teóricos da Arquivística. Na literatura da área são destacados os seguintes princípios: princípio da
proveniência: é o “princípio segundo o qual os arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter sua indivisibilidade, não sendo misturados aos de origem diversa” (CAMARGO & BELLOTTO, 1996).
Em sua abordagem Heredia Herrera (2003, p. 3-4), reafirma a relevância do princípio da proveniência para os interesses arquivísticos, faz a seguinte afirmação:
Quando nos confrontamos com o princípio da proveniência temos que reconhecê- lo como primeiro, principal, natural e geral princípio da Ciência Arquivística. Configurará toda nossa metodologia, estando presente em todas as intervenções arquivísticas. Dará especificidade aos arquivos distinguindo-os das Bibliotecas e dos Centros de Documentação.
O princípio da proveniência se constitui como o principal princípio da área arquivística, por sua vez, este representa o referencial para a Diplomática contemporânea na legitimação dos documentos. Contudo, além do princípio da proveniência, o princípio da ordem original também integra a fundamentação teórica das ações de classificação de documentos arquivísticos.
De acordo com Camargo & Bellotto (1996, p.61-62), esse princípio contribui para a classificação, “levando em conta as relações estruturais e funcionais que presidem a gênese dos arquivos, garante sua organicidade”. Com essa afirmação pode-se concluir que a ordem original refere-se ao fluxo natural no qual os documentos são produzidos e acumulados.
A classificação é um processo por meio do qual se permite reunir e ordenar os vários elementos de um conjunto de documentos, de acordo com as suas características, agrupando o que é semelhante e separando o que é diferente. Além disso, é considerada uma etapa fundamental da gestão de documentos. Sousa (2003, p. 251) refere-se à classificação ao afirmar que:
[...] classificar significa distribuir indivíduos em grupos distintos, de acordo com caracteres comuns e caracteres diferenciadores. Pode-se fazer essa distribuição observando- se características superficiais e mutáveis ou então tendo-se em vista caracteres essenciais e permanentes.
Deste modo, a classificação e a produção do plano de classificação pressupõem que as atribuições do organismo produtor são o ponto de partida para a construção do plano de classificação de documentos, pois considera a competência, funções, atividades e tipologias documentais que se apresentam hierarquicamente organizadas e recebem códigos numéricos próprios, como podemos ver na figura abaixo.
Figura 4 – Ilustração da hierarquização de identificação de atribuições
Fonte: Programa de Gestão de Documentos do Estado do Rio de Janeiro (PGD-RJ)
O plano de classificação de documentos deve representar logicamente a estrutura e funcionamento do órgão produtor, de forma a auxiliar a compreensão dos processos e fluxos administrativos do organismo. O plano de classificação diferente da tabela de temporalidade não apresenta mais elementos dos documentos, prioriza aqueles que de imediato representam a estrutura da instituição.
De acordo com a definição disposta na resolução n°14 do CONARQ (2001, p. 182), o plano de classificação é definido como um "esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e funções da instituição e análise do arquivo por ela produzido, pelo qual os documentos são distribuídos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos."
A elaboração do plano de classificação exige o cumprimento de algumas etapas: levantamento de documentos em tabelas e estudos nas unidades e órgãos; levantamento de funções e atividades; adequação à realidade organizacional e aos métodos utilizados; levantamento de sinônimos e determinação dos termos que serão adotados; teste de uso do modelo pela classificação de uma amostra dos arquivos; validação e aprovação pelas instâncias competentes legitimando o processo de classificação.
O plano de classificação pode ter por base a estrutura da instituição (estrutural) ou as funções e atividades desempenhadas no organismo produtor (funcional). A segunda opção mostra-se mais adequada, pois ainda que a estrutura do órgão seja inconstante, as funções e atividades permanecem, podendo ser apenas suprimidas ou criadas novas funções. Diferente das estruturas que no núcleo das instituições públicas, sofrem alterações com frenquencia.
A preparação do plano de classificação funcional pressupõe a identificação da competência, funções e atividades e, por fim, dos tipos documentais produzidos e recebidos no órgão. Para tanto é necessário a realização de estudo minucioso e exaustivo sobre a estrutura funcional do organismo produtor, logo, a tarefa arquivística que dá conta dessa
etapa é a identificação que, é uma fase da metodologia arquivística de caráter intelectual e se distingue pelo levantamento de dados para se proceder ao estudo do organismo produtor e dos documentos por ele produzidos no cumprimento das atividades da instituição.
Na fase de identificação é necessário o levantamento dos elementos que serão considerados para representar o órgão produtor dos documentos no plano de classificação. De acordo com entendimento de Ana Célia Rodrigues (2005) a identificação:
Trata-se de uma tarefa de pesquisa, de levantamento de dados sobre a estrutura e o funcionamento do órgão, compilando dados sobre as competências, funções e atividades desempenhadas e sobre a tipologia documental produzida neste contexto. Em resumo, é um trabalho de investigação e de crítica sobre a gênese do documento.
Portanto, a classificação deverá representar fielmente a imagem órgão que originou os documentos, logo, a competência, funções e atividades somadas ao conjunto de tipos documentais produzidos pelo órgão, serão elementos registrados no plano de classificação. Neste sentido, segundo Rodrigues (2006) o plano de classificação é definido como instrumento que permite a enunciação lógica e hierárquica de um conjunto de documentos produzidos por um órgão.
Tanto a classificação quanto a avaliação configuram-se como metodologias arquivísticas decisórias no cerne dos processos de gestão documental. Contudo, ambas são tarefas possíveis a partir da análise do contexto de produção dos documentos (RODRIGUES, 2002, p. 51). Desta forma, é possível dizer que, somente por meio da análise crítica do contexto de produção dos documentos, poderemos ter êxito na gestão das tipologias documentais em uma instituição através dos instrumentos técnicos, tabela de temporalidade e plano de classificação.