Analisando ainda o recente surgimento dos estudos de Tipologia, percebe-se a necessidade de se ampliar as discussões teóricas e metodológicas em torno desse assunto. Levando em consideração a especificidade que a Tipologia confere aos documentos arquivísticos, torna-se inviável a elaboração de um instrumento que universalize os tipos de documentos, já que estes são criados a partir das atividades de uma instituição, logo, o contexto de produção difere-se de acordo com a origem do documento. (BELLOTTO, 2002, p. 91).
A Diplomática analisa o documento, ainda que fora do seu contexto de produção, tem por ponto de partida a espécie documental, ou seja, a forma do documento como elemento primário e fundamental para desenvolver a Análise Diplomática. (DURANTI, 1997, p. 4).
Para Bellotto (2002, p. 94), a Análise Diplomática examina os seguintes itens:
1) a expressão Diplomática (espécie) corresponde realmente ao ato jurídico- administrativo para o qual ela está servindo de meio;
2) a tramitação (procedimento de gestão) corresponde correspondeu à expressão Diplomática, já que o ato implícito na espécie tem trâmites obrigatórios;
3) vai abster-se do levantamento das relações internas dentro do conjunto documental ao qual a unidade estudada pertence, porque a verificação Diplomática independe das características do conjunto.
Por outro lado a Análise Tipológica tem como premissa de sua pesquisa o produtor (proveniência), logo, considera os seguintes itens:
1) o conjunto homogêneo de atos está expresso em um conjunto homogêneo de documentos;
2) os procedimentos de gestão são sempre os mesmos quando se dá a tramitação isolada dos documentos isolados;
3) os conjuntos (séries) formados pelas mesmas espécies recebem na avaliação uniformidade de vigência e de prazos de guarda ou eliminação;
4) na constituição do fundo e de suas subdivisões, os conjuntos não estão sendo dispersos;
5) os documentos da série possuem a devida frequência de eliminação. (BELLOTTO, 2002, p. 95).
A identificação tipológica mantém uma estreita relação com a avaliação dos documentos arquivísticos, embora ambas sejam etapas independentes e sucessivas no tratamento documental, ao passo que se pode considerar que a avaliação sucede a identificação. Segundo a opinião de Heredia Herrera (1999, p. 19-20, tradução nossa), “no entanto, pode constatar, por vezes, a partir dos modelos de estabelecidos e difundidos, que
não existe um acordo pleno na fixação e separação das fronteiras entre uma e outra: se identificam se sobrepõem ou se confundem com outras tarefas relacionadas”.
Desta forma, ao analisar a relevância e resultados da identificação e da avaliação, de acordo com afirmação de Heredia Herrera (1999, p.19), ambas as metodologias são consideradas como a primeira fase da gestão de documentos e são fundamentais para alcançar os resultados esperados. Desta forma pode-se dizer que a identificação tem por um dos seus resultados, a garantia da avaliação dos documentos que compõem as séries documentais, sendo a identificação um requisito fundamental para avaliação.
Com a contribuição da identificação tipológica para efeitos da avaliação, se desfaz a ideia de que é necessária a organização (classificação) e a descrição, para então avaliar os documentos. Tal prática torna o processo de avaliação distante, já que ambos os processos documentais são procrastinados demais. No entanto, segundo juízo de Heredia Herrera (1999, p.21), a avaliação tem na identificação o apoio metodológico necessário para sua aplicação eficaz.
Isso significa dizer que a identificação detém a primazia do trabalho por efeitos da gestão de documentos arquivísticos. Logo, esta tarefa possui as premissas necessárias para fundamentar a classificação, a descrição e a avaliação documental arquivística. Segundo Heredia Herrera (1999, p. 20), a identificação é a protagonista e, portanto, obrigatória para fixação da estrutura de fundo de documentos institucional, sendo sua execução indispensável para o desempenho das sucessivas metodologias arquivísticas.
Sobretudo pode-se afirmar que a identificação, no sentido amplo, antecede as demais funções arquivísticas exercidas para fins de gestão documental. A identificação pode ser entendida como uma etapa independente, fundamental e preliminar da gestão de documentos.
4 AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS
Nas últimas décadas os estudos sobre os processos de avaliação vêm crescendo significativamente no meio arquivístico. A preocupação em torno dessa função arquivística justifica-se pela crescente produção de documentos sem nenhum padrão e controle. Esforços são somados para encontrar soluções para este problema documental.
De acordo com afirmação de Heredia Herrera (1997 apud RODRIGUES, 2002, p. 55), a inquietação quanto ao volume documental justifica-se não pela quantidade de documentos e sim pela inutilidade dos mesmos. Tal afirmativa nos permite dizer que as administrações estão encharcadas de documentos que já cumpriram seu propósito inicial.
O histórico documental das sociedades modernas mostra que esta preocupação é antiga. Desde a II Guerra Mundial a produção e o acúmulo de documentos ocasionaram problemas para as administrações. Com isso, foi em decorrência das necessidades de se controlar, organizar e racionalizar a massa acumulada de documentos que surgiu o conceito de Gestão de Documentos.
Entre as metodologias que compõem a Gestão de Documentos está a avaliação de documentos, que é responsável pela eficiência da racionalização dos documentos produzidos no contexto administrativo. Segundo Heredia Herrera (2001, p. 4), somente os países mais avançados nos processos de Gestão Documental, como Estados Unidos, Canadá e Austrália reconhecem que apenas 5% dos documentos produzidos possuem valor secundário, ou seja, destinam-se a guarda permanente.
A partir dessa afirmação significa podemos dizer que 95% da produção documental tem como destino final a eliminação, e que, portanto, para que essa etapa seja eficaz é necessária antes a avaliação. Neste processo arquivístico de análise documental são definidos os valores, os prazos de guarda e transferência em cada fase e o destino final dos documentos.
Segundo Heredia Herrera (2001, p. 4-5), a preocupação com os processos de avaliação assume uma escala internacional, tanto que a filial europeia (EURBICA) do Conselho Internacional de Arquivos, tem a avaliação como uma de suas prioridades a serem discutidas a fim de alcançar soluções possíveis para os desafios do tratamento dos documentos.
Como são perceptíveis, os processos de avaliação são fundamentais para a Gestão de Documentos, já que seus resultados influenciam as diversas etapas pelas quais os
documentos passam a partir da sua concepção até a destinação final. Para Heredia Herrera (2001, p. 4), a avaliação mantém relações diretas com criação, conservação, seleção, transferências e com o acesso aos documentos.
Tal afirmação supõe o trabalho em conjunto para que se obtenham os resultados esperados, “[...] nestes casos, é a consciência necessária para um desempenho consistente cuja área de responsabilidade é administrativa e gestão de documentos, entendida no seu sentido mais amplo”.(HEREDIA HERRERA, 2001, p. 4, tradução nossa). Tendo em vista as implicações deste trabalho a cooperação dos usuários também é necessária nesse
processo. O que importa é a proteção dos documentos contra possíveis alterações,
eliminação indiscriminada ou até mesmo contra a preservação e guarda sem critérios adquados.