Manual Sage Retail
Instalação
ÍNDICE MA N U A L SA G E RE T A I L ... 1 IN S T A L A Ç Ã O (S I M P L I F I C A D O) ... 1 INTRODUÇÃO ... 1 Objectivos ... 1 Condições de Utilização ... 1
O PACOTE SAGE RETAIL ... 2
Conteúdo ... 2 Acordo de licenciamento ... 2 SAGE RETAIL 2011 ... 3 Cuidados iniciais ... 3 Instalação ... 3 Arranque da aplicação ... 9 As pastas de dados... 9
O porquê das pastas de dados ...10
Criação de empresas ...11
Multi-empresa / Multi-base de dados ...11
Uma nova empresa... ...11
Acesso à aplicação ...19
Acesso nos postos ...21
Upgrade aplicação Gespos ...22
Versão 3.x ou 2007 ...22
Versão anterior instalada na pasta default ...22
Versão anterior instalada em pasta diferente da default ...22
Base de dados Access ...23
Base de dados SQL ...23
Versão 2008, 2009 ou 2010 ...23
Layout’s de documentos ...24
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Introdução
Face ao novo contexto nacional e internacional em que operam as organizações portuguesas, contexto esse que obriga a uma permanente adaptação e modernização, cada vez mais é necessário apostar na aquisição de novos equipamentos e novas tecnologias, uma vez que a capacidade de resistir e competir reside na potencialidade dos recursos informáticos.
Deste modo, a actualização desses recursos deverá sempre ser pensada tendo em consideração qual o seu contributo para uma maior produtividade, consequência directa da eficácia na implementação e utilização dos mesmos. As aplicações informáticas só terão interesse se estiverem inseridas na estratégia da organização e em pleno funcionamento, contribuindo de forma inequívoca para o seu desenvolvimento.
Objectivos
O presente manual foi elaborado com o objectivo de auxiliar no processo de instalação da aplicação Sage Retail.
Na concepção deste manual existiu a preocupação de não o tornar demasiado exaustivo, de modo que a sua leitura seja o mais agradável possível. Toda a estrutura foi elaborada tendo sempre presente a figura do utilizador, por se considerar que é este último aquele que irá retirar o máximo proveito da sua leitura, de modo a que todos os procedimentos possam ser explorados.
Condições de Utilização
Para maior comodidade e para obter melhores resultados na exploração da aplicação, concebemos este manual para ser consultado pelos operadores em geral e pelos administradores do sistema informático.
Ao longo do manual os exemplos dados têm como base a empresa de demonstração, cujo objectivo é mostrar as funcionalidades do sistema.
Convenções usadas no manual
Texto a verde ou “negrito” – Indica ficheiros, tabelas, opções de menu ou outras secções do manual, cuja leitura deve fazer de forma a completar a informação;
Texto a verde em itálico – Refere botões, campos ou zonas das tabelas ou dos ecrãs;
Texto a verde com o símbolo ou sublinhado – Notas e chamadas de atenção; Texto em itálico – Exemplos das funcionalidades documentadas.
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O pacote
Sage Retail
PARABÉNS PELA SUA ESCOLHA!
Adquiriu o produto Sage Sage Retail, uma ferramenta de gestão de alta qualidade e poderosa, que, ao mesmo tempo, é de uso fácil e intuitiva. Desenvolvemos os nossos aplicativos com qualidade e excelência e iremos fazer o melhor para continuarmos a oferecer software que satisfaça as suas necessidades.
Os seus comentários e sugestões são bem-vindos.
Conteúdo
O pacote Sage Retail contém um DVD com o setup de instalação e diversos manuais, incluindo este manual de instalação simplificada Sage Retail 2011, permitindo assim a instalação completa de todos os componentes necessários ao correcto funcionamento das aplicações Sage Retail.
Acordo de licenciamento
1. Os produtos Sage Sage Retail estão licenciados para um ou vários postos, dependendo da licença, podendo, desta forma, serem utilizados em sistemas de rede. Para instalar mais postos que o permitido pela licença inicial é necessário adquirir uma licença de "Node Extra".
Para adquirir a referida licença, por favor contacte o seu fornecedor de software.
2. Copyright e outros direitos de autor: o software e a documentação são propriedade da Sage Portugal - Software S.A., protegidos pelas Leis Portuguesas de Direitos de Autor. Deverá realizar uma cópia do software unicamente para efeitos de cópia de segurança ou arquivo, podendo transferir o software para um disco duro ou outro dispositivo de armazenamento desde que mantenha na sua posse o dispositivo original com o software. A Sage Portugal - Software S.A. retém todos os direitos, interesses e posse sobre o software, cópias do software e documentação deste, reservando-se ainda no direito de alterar e/ou realizar o upgrade do software sem a obrigação de notificar sobre estas modificações.
Está proibida a instalação do Software Sage Sage Retail num disco rígido e utilizá-lo sem um comprovante de autorização, utilização esta que só pode ser feita em estrita conformidade com as instruções da Sage Portugal - Software S.A.
3. Restrições adicionais: não deve alugar, vender ou distribuir o software e/ou documentação. Não pode transferir esta licença sem obter uma permissão por escrito da Sage Portugal - Software S.A.. Não deve descompilar ou desassemblar este software, bem como modificar, traduzir ou criar trabalhos derivados dele ou da sua documentação. Deve proteger este software e documentação de publicações não autorizadas, uso, reproduções e/ou distribuição.
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Sage Retail 2011
Cuidados iniciais
A instalação do Sage Retail 2011 deverá ser feita no Windows 2000 SP4, Windows XP SP3, Windows Vista SP1, Windows Server 2003 SP2, Windows Server 2008 SP2 ou Windows 7.
Caso o Sistema Operativo usado para a instalação do Sage Retail não possua os Services Packs referidos, deverá instalar os seguintes componentes pela ordem apresentada:
Microsof Script 5.6 “mínimo”
Microsoft Data Access Components (MDAC) 2.8 (mínimo)
Jet 4.0 Service Pack 8 (SP8) (mínimo)
MSXML 4.0 Service Pack 2 (SP2) (mínimo)
Microsoft .Net Framework 2.0
Windows Installer 3.1
Internet Explorer 6 SP1 (mínimo)
Poderá encontrar as últimas versões no site oficial da Microsoft.
Certifique-se que o utilizador tem permissões de administrador e, antes de iniciar a instalação do Sage Retail, desactive qualquer aplicação de antivírus; verificamos que, com a utilização de determinados antivírus em memória, alguns componentes do Sage Retail não ficam registados correctamente.
Será ainda aconselhável desactivar o UAC (User Account Control) caso este impeça a instalação de algum dos serviços.
Instalação
Caso possua uma versão anterior do Sage Retail instalada, efectue uma cópia de segurança dos seus dados.
Depois dos cuidados acima referidos, inicie a instalação executando o setup que se encontra no DVD.
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A instalação é efectuada de forma quase automática e inicia-se pela verificação dos pré-requisitos necessários ao produto.
Se um ou mais dos pré-requisitos não se encontrar instalado, é apresentado ecrã informativo para que possa confirmar a instalação dos mesmos.
Uma vez instalados os pré-requisitos obrigatórios será então iniciada a instalação do Sage Retail propriamente dita...
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Leia atentamente os termos da licença de utilização e esclarecimentos sobre a certificação de software de facturação...
De seguida indique o utilizador e organização.
A rotina de instalação avança sugerindo a directoria C:\Programas\Sage\Retail2011 como sendo a localização onde será instalada a aplicação. Caso pretenda instalar o Sage Retail noutra directoria, clique em Alterar.
www.sage.pt 6 De seguida deverá indicada a pasta de dados.
Na pasta de dados irão constar os ficheiros alteráveis pelo utilizador, nomeadamente os layouts de documentos, imagens, licença e base de dados (quando Access).
O instalador irá sugerir a pasta C:\Sage Data, se pretender indicar outra localização clique em
Alterar.
Não deverá indicar como pasta de dados a pasta Program files (Programas) nem tão pouco qualquer sua sub-pasta, aqui deverá apenas estar instalado o próprio produto.
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Completa - para instalação de todas as funcionalidades da aplicação
Personalizada – para seleccionar as funcionalidades que pretende instalar
Se optar pela instalação personalizada terá que seleccionar quais os componentes que pretende...
A selecção ou remoção de componentes efectua-se pressionando o componente pretendido e seleccionando a opção desejada do menu de opções indicado.
Após confirmar o tipo de configuração e/ou os componentes a instalar, dê seguimento à instalação clicando em Instalar...
www.sage.pt 8 A instalação prosseguirá, sendo o utilizador informado assim que concluído o processo.
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Arranque da aplicação
O instalador cria no ambiente de trabalho o ícone que permitirá o acesso
aos diversos módulos da aplicação.
Após a instalação do Sage Retail deverá executar o Sage Retail Gestão Comercial para iniciar a criação de uma empresa/base de dados.
As pastas de dados
Uma vez executado o Sage Retail Gestão Comercial, deverá indicar quais as pastas de dados utilizadas pela aplicação. Existem dois tipos de pastas:
Pasta de dados de rede: directoria da rede onde irão residir todos os ficheiros alteráveis:
desenho dos documentos, imagens, licença e base de dados (quando Access) A pasta de rede terá que estar partilhada com direitos de leitura e escrita.
Pasta de dados local: directoria no computador onde estarão os ficheiros locais alteráveis
(desenho dos documentos, imagens e licença). Esta pasta torna mais rápido o funcionamento do Sage Retail na medida em que, embora a base de dados possa estar na rede, todos os ficheiros de configuração são carregados mais rapidamente
Os ficheiros contidos nesta pasta serão actualizados diariamente, ou sempre que sejam detectadas diferenças entre os ficheiros existentes na “pasta de dados de rede” e os ficheiros existentes na “pasta de dados local”, aquando arranque da aplicação.
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Se for indicada como pasta de rede uma pasta não partilhada, o utilizador será alertado para o facto.
Caso se trate de uma instalação monoposto, poder prosseguir confirmando a mensagem. Se é um sistema de rede, terá que indicar uma pasta partilhada na rede.
Caso a máquina servidor possua o Sage Retail instalado, a directoria de dados local tem de ser, obrigatoriamente, diferente da directoria de dados de rede.
O porquê das pastas de dados
Sempre que o utilizador alterar ou criar um layout de documento, uma imagem de produto/cliente ou alterar o ficheiro de licenciamento (Sage Retail.log), por exemplo, estes serão gravados simultaneamente na “Pasta de dados de rede” e na “Pasta de dados local” de forma automática.
Aquando arranque da aplicação, em qualquer terminal, será efectuada a verificação de dados de ambas as pastas. Caso haja ficheiros na pasta de rede com data posterior aos da pasta local, será efectuada a sincronização, sendo actualizada a pasta local com os ficheiros mais recentes. O mesmo se verificará caso haja novos ficheiros na pasta de rede.
Além da sua importância no funcionamento em modo off line, a pasta de dados local permite que os ficheiros de configuração sejam carregados localmente tornando a aplicação mais rápida.
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Criação de empresas
Multi-empresa / Multi-base de dados
O conceito Multi-empresa / Multi-base de dados permite ao utilizador dispor de apenas um Sage Retail instalado na máquina e gerir várias empresas (ou várias bases de dados).
Uma nova empresa...
Para criar uma nova empresa/base de dados - botão Adicionar - o utilizador terá ao seu dispor um Wizard que o ajudará em todo o processo.
A opção Passagem de Dados diz respeito ao processo vulgarmente chamado de “fecho de ano”. Para mais informações relativamente a esta funcionalidade consulte o manual Sage Retail “Passagem de Dados/Fecho de Ano”.
www.sage.pt 12 O primeiro passo na criação da nova empresa será o licenciamento.
A opção de licença demonstrativa permitirá apenas o registo de 100 movimentos, sendo os documentos impressos sem qualquer valor contabilístico. Conforme o próprio nome indica, deverá ser apenas seleccionado para demonstrações (ou testes).
O licenciamento poderá ser efectuado de duas formas:
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www.sage.pt 14 De seguida apenas terá que confirmar a licença...
Uma vez efectuado o licenciamento, deverá ser denominada a empresa...
A sigla da empresa – campo Empresa – será usada na denominação de ficheiros e pastas. Uma vez confirmados os dados da empresa, será definida a base de dados.
www.sage.pt 15 Aqui o utilizador poderá optar por:
Utilizar uma base de dados existente: usar uma base de dados Sage Retail anteriormente
criada pela aplicação
Criar nova base de dados vazia: criar uma nova base de dados
Criar nova base de dados com dados demonstrativos: criar uma base de dados Sage Retail
com alguns dados demonstrativos, nomeadamente produtos e famílias
Em qualquer uma das opções poderá ser escolhida a tecnologia Access ou SQL Server, optando pela tecnologia SQL terá que ser usada licença compatível.
Caso opte pela tecnologia SQL será aconselhável a leitura do manual Sage Retail “SQL Server 2005 Express”.
A localização da base de dados e respectivo nome será sugerido de acordo com a sigla da empresa e a pasta local definidas.
Seguindo o exemplo acima, a pasta sugerida será:
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Caso seja seleccionada a criação de base de dados SQL Server terá que ser identificado o servidor e os dados de início de sessão do mesmo.
Uma vez definida a base de dados e sua localização, resta indicar qual será o terminal e idioma/país usado.
Clicando em Concluir será dado início à criação da empresa propriamente dita. Concluído o processo, no ecrã inicial passará a constar também a nova empresa criada.
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Os botões e permitem a edição e eliminação da empresa, respectivamente.
Apenas será eliminada a empresa do catálogo de empresas. A base de dados e ficheiros a ela associados serão mantidos nas respectivas pastas.
Até este momento apenas foram criados os ficheiros na pasta de rede. A sincronização/actualização da pasta local apenas será efectuada aquando “acesso” à empresa.
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Companies.xml: empresas existentes
Ads: ficheiros do AdsViewer
FileLayouts: layout’s de documentos e etiquetas
Images: imagens usadas na aplicação (clientes, produtos, touch...)
Rendering: renderização das imagens do touch
Reports: layout’s de relatórios
Textures: texturas usadas no touch
UI: ficheiros de cache dos gráficos do dash board
CompanySettings.ini: parametrização da empresa
Sage Retail.log: ficheiro de licença
EmpresaXData.mdb e ReportViewsData.mdb: base de dados
Se seleccionada a tecnologia Access.
Os ficheiros de imagens, layout’s, etc... criados na pasta de rede são cópia dos default existentes na pasta de instalação C:\Program Files\Sage\Retail2011.
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Acesso à aplicação
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Caso pretenda aceder a uma empresa/base de dados sem utilizar o ecrã de selecção de empresa, deverá criar um atalho e colocar os seguintes parâmetros:
"C:\Program Files\sage\Retail2011\POSTouch.exe" [nº posto] /EMP:[sigla da empresa]
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Acesso nos postos
Ao aceder à aplicação nos diversos postos, serão automaticamente identificadas as empresas criadas assim que definida a pasta de rede.
Apenas terá que indicar a localização da base de dados e nº de posto...
É então efectuada a sincronização de dados para a pasta local do posto em questão.
Será ainda criado um ficheiro CompanyPreferences que corresponde às preferências do posto – tamanho das janelas de pesquisa, opções dos assistentes, etc...
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Upgrade aplicação Gespos
Se detectada a instalação da aplicação Gespos na máquina, será apresentada ao utilizador a possbilidade de migrar as empresas.
Versão 3.x ou 2007
Versão anterior instalada na pasta default
Caso o Gespos 3.x ou 2007 tenha sido instalado na pasta sugerida pelo instalador - C:\Program Files\GesPOS3 –, ao aceder ao Sage Retail será verificada a existência da instalação Gespos.
As pastas de empresas serão criadas automaticamente com base no ficheiro INI existente. Indique a sua localização e defina uma sigla e descrição para a empresa.
Para mais informações relativamente ao sistema de pastas leia As pastas de dados e O porquê das
pastas de dados.
Será automaticamente iniciado o processo de upgrade dos dados...
Além de actualizada a versão das base de dados, serão transferidos para a pasta de dados os layout’s, reports, imagens, texturas, ficheiro de licença e INI. Terá então que licenciar a aplicação...
O nº de posto definido na empresa Gespos será respeitado. Versão anterior instalada em pasta diferente da default
Se o Gespos 3.x ou 2007 não foi instalado na pasta sugerida pelo instalador - C:\Program Files\GesPOS3 – o processo de upgrade terá que ser efectuado manualmente.
www.sage.pt 23 Base de dados Access
Caso esteja a ser usada a tecnologia Access, deverá ser iniciada a aplicação Sage Retail, definidas as pastas de dados e criada uma nova empresa.
As base de dados GesPOSData.mdb e ReportViewsData.mdb deverão ser copiadas para a pasta da empresa criada, substituindo as base de dados entretanto criadas no Sage Retail.
Ao aceder de seguida à aplicação Sage Retail será automaticamente efectuado o upgrade às base de dados.
Para mais informações relativamente ao sistema de pastas leia As pastas de dados e O porquê das
pastas de dados.
Base de dados SQL
Caso a aplicação Gespos esteja a usar a plataforma Microsoft SQL Server, deverá ser iniciada o Sage Retail, definidas as pastas de dados e criada uma nova empresa seleccionando Utilizar uma
base de dados existente do tipo Microsoft SQL Server e indicando o servidor, login e password,
bem como a base de dados SQL Gespos.
Versão 2008, 2009 ou 2010
Uma vez que a versão 2008, e posteriores, já usa o conceito de multi-empresas, as pastas de dados já estão definidas bem como as diversas empresas, sendo automaticamente apresentadas as empresas a migrar...
Optando pela migração, será efectuada a cópia dos dados da empresa para a nova pasta de dados. Terá então que licenciar a aplicação...
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Layout’s de documentos
Após upgrade, ao arrancar a primeira vez com a aplicação, será apresentado um wizard para associação dos novos layout’s de documentos de forma a que a impressão respeite as regras da certificação.
Cada layout default da aplicação Gespos será associado automaticamente ao respectivo layout de Sage Retail.
Ainda que esta “associação” seja efectuada automaticamente pela aplicação, o utilizador poderá definir um mapeamento de layout’s diferente se assim o entender.
Caso algum dos layout’s não seja um dos default, será assumido PTGFactura Retail(1).LST ou PTGTalao Retail.TPL, consoante se trate de um layout A4 ou talão, respectivamente.
No caso dos layout’s de talão de stub, caso esteja configurado um diferente de PTGLavandarias STUB Servico.TPL, PTGLavandarias STUB TM Matricial.tpl ou PTGLavandarias STUB.TPL, será assumido o layout PTGTalao Retail.TPL
Séries de documentos
Este wizard ajudará ainda o utilizador a definir as novas séries de documentos a usar em substituição das existentes. Deverá ainda ser parametrizada a série default.
