Orientações para preenchimento da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

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APRESENTAÇÃO ...3

ENTENDENDO AS MUDANÇAS ...4

1. NOTAS FISCAIS REFERENTES A PEDIDO DE COMPRA ...5

2. NOTAS FISCAIS REFERENCIADAS ...6

3. NOTAS FISCAIS COMPLEMENTARES ...7

4. NOTAS FISCAIS REFERENTES A RELATÓRIO DE MEDIÇÃO (RM) ...7

5. NOTAS FISCAIS REFERENTES A RELATÓRIO DE COMPLEMENTO (RC) ...8

6. NOTAS FISCAIS REFERENTES A FOLHA DE REGISTRO DE SERVIÇO (FRS) ...9

7. NOTAS FISCAIS REFERENTES A RELATÓRIO DE CONSOLIDAÇÃO ...9

8. NOTAS FISCAIS DE FORNECEDORES OPTANTES PELO SIMPLES ...10

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APRESENTAÇÃO

A Nota Fiscal eletrônica já é uma realidade em todo o território brasileiro. Diante disso, a Petrobras implementou melhorias em seus processos de com-pra e pagamento buscando aproveitar ao máximo as oportunidades de auto-mação que surgem nesse cenário atual.

Esta cartilha visa orientar os fornecedores quanto às obrigações e proce-dimentos na emissão da Nota Fiscal eletrônica (NF-e) modelo 55 e no envio do respectivo arquivo digital (no formato “XML”) para a Petrobras.

As orientações aqui descritas se baseiam em campos que foram disponi-bilizados a partir do layout 2.00 da NF-e. Sendo assim, podem existir progra-mas geradores da NF-e que tenham que passar por alguma adaptação para poderem atendê-las.

Dessa forma, é importante alinharmos as definições de três conceitos pri-mordiais para um melhor entendimento das mudanças do processo:

• Nota fiscal eletrônica (NF-e)

É um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletro- nicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de cir-culação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes. • DANFE

É o documento auxiliar da NF-e e tem a principal função de acompanhar o transporte da carga. É um papel que contém o código de barras e os dados da nota fiscal. Em resumo, o DANFE é mera representação gráfica da NF-e, e não é a Nota Fiscal eletrônica (documento fiscal).

• Arquivo XML

O nome “XML” identifica o padrão de documento utilizado pelo órgão responsável pela implantação do sistema de NF-e do Governo. A extensão “.xml” caracteriza o arquivo eletrônico onde constam os dados referentes ao documento fiscal.

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ENTENDENDO AS MUDANÇAS

A Petrobras utiliza a Petronect (www.petronect.com.br), portal res-ponsável pela comunicação com o mercado fornecedor, para receber as Notas Fiscais eletrônicas. Veja a seguir o passo-a-passo das duas opções de envio do arquivo XML de NF-e pela Petronect:

Via Portal

1. Faça login no Portal Petronect. 2. Acesse o menu “Pagamento”.

3. Clique na opção “Carregar Documentos Fiscais”.

4. Selecione o tipo de documento: “Nota Fiscal Eletrônica” para envio. Uma vez iniciado o envio, o sistema efetuará validações das NF-e, junto à Receita Federal.

Via e-mail

1. Envie a NF-e para o e-mail nfe@petronect.com.br.

Obs.: Cada e-mail pode conter no máximo 50 NF-e anexadas nos formatos XML ou ZIP. Todos os arquivos somados não podem ul-trapassar 2MB.

fornecedor

Envio do arquivo XML Validação da estrutura Petronect do arquivo XML

Petrobras

Criação automática e validação do protocolo

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Para automatizar o processo de recebimento das Notas Fiscais eletrônicas e realizar todas as validações necessárias, faz-se necessário o envio do arquivo XML seguindo as orientações a seguir:

1.

NOTAS FISCAIS REFERENTES A PEDIDO DE COMPRA

Existem campos específicos no arquivo XML para informar o número do pedido e item do pedido de compra. Estes campos, quando preenchidos corretamente pelo emissor, permitirão a identificação automática do item faturado pelo destinatário. Estas informações costumavam ser preenchidas no campo “informações adicionais” da NF-e. A partir de agora elas deverão ser preenchidas em seus respectivos campos estruturados:

xPed: Deverá ser preenchido o número do Pedido referente a nota fiscal. nItemPed: Deverá ser preenchido o número do Item do Pedido referente a nota fiscal.

Segue abaixo um exemplo de como deverá ser o conteúdo do arquivo “XML” gerado com as informações correspondentes do Pedido e do Item:

Exemplo <prod> <xPed>4505805887</xPed> <nItemPed>10</nItemPed> </prod> Cada linha do arquivo XML representa uma informação da nota fiscal. É fundamental que cada NF-e emitida seja referente a apenas um único Pe-dido de Compras da Petrobras, ou seja, uma NF-e não pode se referenciar a dois ou mais pedidos de compra.

Cada item da nota emitida deverá apresentar esses dois campos preenchi-dos conforme as orientações acima.

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O preenchimento dos Itens do Pedido deverá seguir a formatação de inter-valos decimais (exemplo: 10, 20, 30) conforme padrão do Pedido de Compras da Petrobras, visualizado abaixo:

Item

2.

NOTAS FISCAIS REFERENCIADAS

São notas fiscais que se referem a uma outra nota fiscal (Nota Principal). A chave de acesso da NF-e referenciada deverá ser preenchida em campo espe-cífico, conforme mostrado abaixo:

refNFe: Deverá trazer a chave de acesso da NF-e principal.

Cada nota fiscal referenciada poderá fazer referência a apenas uma nota principal.

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Exemplo <ide> <NFref> <refNFe>35090200000000000000550010000062820046403273</refNFe> </NFref> </ide>

3.

NOTAS FISCAIS COMPLEMENTARES

Ao emitir uma NF-e complementar, tanto a chave de acesso da NF-e re-ferenciada quanto a informação de que a mesma se trata de uma nota com-plementar deverão ser preenchidas em campos específicos, conforme abaixo:

finNFe: Deverá ser preenchido com o número 2.

refNFe: Deverá trazer a chave de acesso da NF-e referenciada. Exemplo <ide> <finNFe>2</finNFe> <procEmi>0</procEmi> <verProc>1.58_23</verProc> <NFref> <refNFe>35090200000000000000550010000062820046403273</refNFe> </NFref> </ide>

4.

NOTAS FISCAIS REFERENTES A RELATÓRIO DE MEDIÇÃO (RM)

Para NF-e emitidas com base em um Relatório de Medição (RM), as in-formações referentes tanto ao RM quanto ao Contrato deverão ser preen-chidas no campo destinado às informações adicionais, conforme abaixo:

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infCpl: Deverá trazer o número do Contrato e do RM.

Para possibilitar a leitura automática dessas informações, tanto o preen-chimento do número do contrato quanto o do RM deverão vir precedidos das palavras CONTRATO e RM respectivamente.

Exemplo

<infCpl>CONTRATO: 4612345678, RM: 4</infCpl> </infAdic>

5.

NOTAS FISCAIS REFERENTES A RELATÓRIO DE COMPLEMENTO (RC) Para NF-e emitidas com base em um Relatório de Complemento (RC), as informações referentes tanto ao RC quanto ao RM e ao Contrato deverão ser preenchidas no campo destinado às informações adicionais, conforme abaixo:

infCpl: Deverá trazer o número do Contrato, do RM e do RC.

Para possibilitar a leitura automática dessas informações, tanto o preenchimento do número do contrato, quanto o do RM e do RC, deverão vir precedi-dos das palavras CONTRATO, RM e RC respectivamente.

Exemplo

<infCpl>CONTRATO: 4612345678, RM: 4, RC:2 </infCpl> </infAdic>

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6.

NOTAS FISCAIS REFERENTES A FOLHA DE REGISTRO DE SERVIÇO (FRS) Para NF-e emitidas com base em uma Folha de Registro de Serviço (FRS), as informações referentes à FRS deverão ser preenchidas no campo destinado às informações adicionais:

infCpl: Deverá trazer o número da FRS.

Para possibilitar a leitura automática dessas informações, o preenchimento do número da FRS deverá vir precedido da palavra FRS.

Exemplo

7.

NOTAS FISCAIS REFERENTES A RELATÓRIO DE CONSOLIDAÇÃO Para NF-e emitidas com base em um Relatório de Consolidação (CONSPED), as informações referentes a esse relatório deverão ser preenchidas no campo destinado às informações adicionais:

infCpl: Deverá trazer o número do CONSPED.

Para possibilitar a leitura automática dessa informação, o preenchimento do número do CONSPED deverá ser precedido da palavra RELATORIO.

Exemplo

<infCpl>RELATORIO: 1012345678</infCpl> </infAdic>

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8.

NOTAS FISCAIS DE FORNECEDORES OPTANTES PELO SIMPLES

Para Notas Fiscais eletrônicas emitidas por fornecedores optan-tes pelo Simples Nacional, a informação referente à essa opção de-verá ser preenchida no respectivo campo, conforme indicação abaixo:

CRT=> Deverá trazer as opções 1 ou 2.

A opção 1 ou 2 deverá ser utilizada pelo optante pelo Simples Nacional. IMPORTANTE: Ao carregar um arquivo XML com a opção 1 ou 2, o for-necedor optante pelo Simples Nacional também deverá carregar a de-claração no Portal Petronect. O portal é o único canal para recebimento da declaração.

Ao enviar o arquivo sem a declaração, será encaminhada uma notificação para o e-mail cadastrado no Portal Petronect informando que o documento deverá ser carregado em até 24 horas. Caso seja optante pelo Simples e decida não enviar a declaração, isto implicará no recolhimento dos devidos impostos por parte da Petrobras.

Exemplo

<emit>

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OUTROS PONTOS DE ATENÇÃO NA EMISSÃO DA NF-E

Além das informações específicas mencionadas nos itens anteriores, exis-tem outras mais genéricas que já são de preenchimento obrigatório e que tam-bém são de fundamental importância para o processo de leitura automatizada das Notas Fiscais eletrônicas:

> Valor Unitário > Valor Total

> Unidade de medida > NCM

> CNPJ do destinatário

> Impostos (alíquota/montante/base de cálculo)

Em caso de dúvidas com relação ao preenchimento da NF-e e estrutura do arquivo XML, procure o responsável pelo sistema em sua empresa ou acesse o manual disponível na página referente a Nota Fiscal Eletrônica do portal da Secretaria da Fazenda, no menu Documentos > Manuais > Manual de Integra-ção do Contribuinte - versão 4.0.1 - NT2009.006.

Em caso de dúvidas com relação ao envio do arquivo XML pelo Portal Petronect e o andamento do processo de pagamento, entre em contato através dos ca-nais de atendimento disponíveis no Portal.

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