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Elaboração:
Departamento de treinamentos.
APRESENTAÇÃO DO MÓDULO: GESTÃO DE AUTORIZAÇÕES
Este módulo permite o gerenciamento das necessidades de autorizações geradas por eventos como: internação de pacientes, agendamentos, prescrições de exames e cirurgias. O sistema controle desde a abertura da necessidade até a conclusão do processo de autorização, interagindo de forma totalmente integrada com os demais módulos.
Principais funcionalidades:
Permite registrar o envio da solicitação de guias/autorizações manualmente ou pelo TISS.
Permite registrar o retorno das guias/autorizações manualmente ou pelo TISS. Permite consultar as guias por convênio, tipo de guia, tipo de atendimento, médico,
setor solicitante, estágio atual das guias, paciente e período de referência. Permite registrar o histórico do andamento de cada guia.
Possibilita o controle de dias corridos e úteis de internação.
Demonstra a necessidade de guias de internação, prorrogação, exames, cirurgias e OPME, gerados pelo sistema.
Permite registrar a data em que foi enviada para o convênio, bem como a data de retorno e pessoa que liberou a autorização.
Permite o controle dos itens dependentes de justificativa médica.
O sistema facilita a identificação da situação das guias através de cores diferenciadas para cada status.
VANTAGENS & BENEFÍCIOS
Centralização do gerenciamento de guias para um setor e/ou usuário. Visualização eficiente da situação atual das autorizações.
Maior segurança no acompanhamento de todas as autorizações. Redução de glosas pelo gerenciamento eficaz.
SUMÁRIO
1. ESTRUTURA DO SISTEMA...4
1.1 Entrando no Sistema através do Ícone...4
1.1.1 Efetuando Login...4 1.2 Arquivo...4 1.2.1 Trocar de Senha...4 1.2.2 Trocar de Setor...5 1.2.3 Troca de Estabelecimento...5 1.2.4 Comunicação Interna...6 1.2.5 Acesso...7
1.2.6 Alterações Sistema Tasy...7
1.3 Opções...8
1.4 Estrutura...10
1.5 Funções...11
1.5.1 Minha área de trabalho...11
1.5.2 Cadastros...12
1.5.3 Relatórios...12
1.5.4 Localizar Função e Executar...13
1.6 Perfis e Funções...13
1.7 Teclas de Atalho...14
1.8 Utilitários das funções...14
1.8.1 Botões...14
1.8.2 Mouse...15
2 Cadastros do Módulo: Gerenciamento de Autorizações...16
2.1 Regra Plano Proced/Material...16
2.2 Regra de geração de autorização...19
2.3 Cadastro de estágio de autorização ...20
2.4 Bloqueio de prescrição de um procedimento para determinado convenio. . .21
3 Função Gerenciamento de Autorizações...23
3.1 Pendencias de Autorização...23
3.2 Autorização ...24
3.2.1 Autorização – Procedimento...25
3.2.2 Autorização – Materiais...29
3.2.3 Autorização – Para Pacientes Internados...31
4 Relatórios do Módulo...34
1. ESTRUTURA DO SISTEMA
1.1 Entrando no Sistema através do Ícone
1.1.1 Efetuando Login
Ao clicar no ícone em sua área de trabalho irá aparecer a tela para fazer o login (usuário e senha).
Seu usuário e sua senha são adquiridos junto ao Administrador do Sistema na área de TI.
Para usuários que tenham acesso em mais de um Banco de Dados, deverão ser informados além do usuário e senha, o serviço e o banco.
1.2 Arquivo
1.2.1 Trocar de Senha
O usuário poderá trocar de senha inserindo a senha anterior e duas vezes a nova senha. A senha deverá ter letras e números, com no mínimo 6 dígitos e no máximo 15.
1.2.2 Trocar de Setor
Há possibilidade de um usuário trabalhar em mais de um setor. O usuário poderá trocar de setor, selecionando o setor liberado.
Caso tenha apenas um setor e deveria ter liberado mais de um setor contactar o Administrador do Sistema – TI.
1.2.3 Troca de Estabelecimento
Há a possibilidade de trabalhar com multi-estabelecimentos.
O usuário poderá selecionar a empresa e o estabelecimento destino, conforme liberações estabelecidas pelo Administrador do Sistema – TI.
1.2.4 Comunicação Interna
O usuário poderá comunicar-se com todos outros usuários do sistema, através da comunicação interna. Esta função segue o padrão de e-mail.
• Clicar no Botão (ícone) - “novo”;
• O sistema já ativa automaticamente o título (assunto da comunicação interna); • Selecionam-se os usuários que irão receber a comunicação. Clicando duas vezes
seguidas no campo “Usuários Destino”. Para escolher os usuários, deverão dar dois cliques no nome, para aparecer no texto abaixo na tela. Pode-se selecionar mais de um usuário destino;
• Quando quiser selecionar a comunicação para um Setor, Perfil ou Grupo, segue a mesma ordem;
• Importante: Não é necessário estar preenchido os campos usuário, setor, perfil ou grupo, para encaminhar a ordem de serviço, basta apenas um dos campos.
• Ao salvar o sistema questiona se quer enviar a mensagem.
• Assim que os usuários destinos entram no sistema, é mostrada a comunicação interna.
Obs.: não é possível o usuário entrar no sistema sem passar pela comunicação interna. • Para comunicação não aparecer sempre que o usuário entrar no sistema, o usuário
deverá marcar a comunicação como lida (clicar com botão direito do mouse, opção “Marcar como Lida” ou Tecla F11).
1.2.5 Acesso
Onde o usuário poderá efetuar o logoff do sistema, preparando a tela para outro usuário entrar.
Esta funcionalidade pode ser substituída pelo ícone de uma chave na tela principal.
1.2.6 Alterações Sistema Tasy
Podem ser consultadas todas as alterações que o sistema sofre semanalmente através de suas versões.
A consulta pode ser feita por função, aplicação, tipo de alteração em um período (tempo/data) ou por uma palavra chave.
Após a seleção realizada, clicar com o botão direito do mouse “Atualizar consulta” ou tecla F5.
1.3 Opções
Informações do usuário, dados que somente serão vigentes para o usuário que estiver logado.
a) O usuário pode informar dados pessoais, como Ramal, e-mail, senha do e-mail (objetivo de receber o e-mail pelo Tasy);
b) Função Inicial: ao entrar no Tasy o usuário poderá escolher uma função para abrir diretamente, após digitar a senha;
c) Perfil inicial: ao entrar no Tasy o usuário poderá escolher um perfil para abrir diretamente, após digitar a senha;
d) Texto padrão para as comunicações internas (ex: cabeçalho, assinatura, rodapés);
e) Comunicação Interna > classificação: Ao criar uma comunicação interna qual a classificação (tipo de comunicação) será o padrão do usuário.
f) Cadastro: Esta tela o usuário poderá atualizar os seus dados cadastrais.
g) Endereço usuário: O usuário poderá atualizar seu endereço de correspondência e pessoal.
1.4 Estrutura
Onde estão dispostas todas as funções dos Módulos. Em cada estrutura estão dispostas as funções vinculadas, ficando ativas apenas as que são liberadas para o usuário, conforme liberações estabelecidas pelo Administrador do Sistema – TI.
1.5 Funções
Onde estão dispostas as funções dos Módulos e outras funcionalidades.
1.5.1 Minha área de trabalho
Função que disponibiliza uma agenda pessoal, onde também podem ser registrados e consultados ramais telefônicos da instituição.
1.5.2 Cadastros
Os Cadastros são utilizados para subsidiar as funções do Tasy, nomeado também como cadastros básicos.
Exemplos: Bancos, Condição de pagamento, Intervalo de Prescrição, Local de estoque, Moedas, Motivos de alta, Tipo de Acidente, Tipos de baixa.
Os cadastros estão disponíveis conforme liberação de cada perfil e/ou usuário, conforme parametrizações estabelecidas pelo Administrador do Sistema – TI.
1.5.3 Relatórios
Os relatórios disponíveis nesta funcionalidade, são relatórios não vinculados a uma função específica, ou relações de funcionalidades e processos.
Exemplo: Lista de Ramais, Pertences Paciente, Solicitação de compras.
1.5.4 Localizar Função e Executar
Digitando o nome da função, o sistema encontra e executa a função instantaneamente. Pode ser digitada apenas parte da palavra (nome da função).
1.6 Perfis e Funções
Os perfis armazenam as ferramentas de trabalho, que serão as “funções”, conforme o processo das unidades de trabalho.
Funções são os ícones, presentes nos perfis. Onde serão executados os processos de trabalho dos usuários.
1.7 Teclas de Atalho
Com a opção (Shift + F1), poderá ser consultado a lista de atalhos do sistema Tasy. Estes atalhos podem ser utilizado através de qualquer função.
1.8 Utilitários das funções 1.8.1 Botões
Os botões poderão ser vistos e utilizados nas funções.
Para agilizar o processo, além de clicar no botão, pode ser utilizada a opção (tecla alt + a letra que estiver sublinhada).
Exemplo:
Alt + S
Caso seja necessária alguma ação, e o botão esteja desabilitado, deve-se contactar o Administrador do Sistema – TI para ajustar parametrizações.
1.8.2 Mouse
Nas funções temos funcionalidades no mouse (botão do lado direito), onde mostra funcionalidades que possam ser utilizadas.
2 Cadastros do Módulo: Gerenciamento de Autorizações 2.1 Regra Plano Proced/Material
Cadastro dos itens que necessitam de autorização. • Procedimentos
Bloqueio atendimento : Ao gerar o atendimento consiste as informações conforme a regra definida e após Salvar os dados de convênio na Entrada única de pacientes ou efetuar a execução do item através da função Conta Paciente, apresenta a inconsistência "[404] Este Plano Não Permite Este Tipo de Atendimento".
E ao agendar, executar ou prescrever o item da regra, apresentará a consistência "Este procedimento não é autorizado para este convênio!".
Bloqueio execução : Permite a execução do item através da função Conta Paciente,
apresentando a inconsistência "[405] Este Plano Não Permite Este Procedimento", porém, em uma conta particular.
Ao agendar o item ou executar através da função Execução Prescrição, apresenta a
consistência "Este procedimento não é autorizado para este convênio!", abortando o processo. Ao prescrever, apresenta mensagem informativa "O convênio deste atendimento bloqueia a execução deste procedimento", permitindo a finalização da prescrição, e para liberação desta prescrição se faz necessário analisar o parâmetro [2] Consistir Prescrição na Liberação da Mesma da função Prescrição Eletrônica.
Libera c/ Autorização (Consiste na execução e glosa particular): ao efetuar o lançamento a partir da função Conta Paciente, o sistema verifica a existência de uma autorização para o item, se existir, executa normalmente, se não existir autorização para o item, apresenta a inconsistência "[406] Falta Guia Para Este Procedimento", permanecendo em uma conta particular com o item glosado.
Ao efetuar o lançamento pela função Execução da prescrição, é apresentada a mensagem "Este procedimento deve ter autorização especial", permite continuar a execução deixando o item em destaque como inconsistente.
Ao prescrever, apresenta a mensagem "O convênio deste atendimento exige o pedido de autorização para este procedimento.", permitindo a finalização da prescrição, e para liberação desta prescrição se faz necessário analisar o parâmetro [2] Consistir Prescrição na Liberação da Mesma da função Prescrição Eletrônica.
Ao agendar o item, apresenta mensagem "O procedimento deve ter autorização especial" Ao prescrever através da função Entrada única de pacientes é apresentada a mensagem "Este procedimento deve ter autorização especial", e a liberação da prescrição dependerá do
parâmetro [213] Permite liberar prescrições com procedimentos/exames com inconsistências Liberado : Liberado para atendimentos, agendamento, prescrição e execução.
Bloqueia prescrição: A prescrição do item através da Entrada única de pacientes apresenta a mensagem "O convênio deste atendimento não permite prescrever este procedimento.", e a liberação da prescrição dependerá do parâmetro [213] Permite liberar prescrições com procedimentos/exames com inconsistências.
Através da função Prescrição, bloqueia a liberação da prescrição do procedimento da regra, apresentando a mensagem "O convênio deste atendimento não permite prescrever este procedimento.".
Libera c/ Autor. (Consiste na conta):
Ao efetuar a execução do item a partir da função Conta Paciente, Execução Prescrição ou Gestão de Exames, sistema verifica a existência de uma autorização para o item, se existir, executa normalmente, se não existir autorização para o item, apresenta a inconsistencia "[406] Falta Guia Para Este Procedimento", permanece na mesma conta executado e também na pasta "Autorização pendente" da função Conta Paciente.
Ao prescrever, apresenta a mensagem "O convênio deste atendimento exige o pedido de autorização para este procedimento.", permitindo a finalização da prescrição, e para liberação desta prescrição se faz necessário analisar o parâmetro [2] Consistir Prescrição na Liberação da Mesma da função Prescrição Eletrônica.
Ao agendar o item, apresenta mensagem "O procedimento deve ter autorização especial". Ao prescrever através da função Entrada única de pacientes é apresentada a mensagem "Este procedimento deve ter autorização especial", e a liberação da prescrição dependerá do
parâmetro [213] Permite liberar prescrições com procedimentos/exames com inconsistências. Executa somente após autorizado: Para o procedimento ser executado é preciso que tenha uma autorização autorizada.
Neste caso é recomendado o processo de "Regra de geração automática de pendencia de autorização".
Ao efetuar a execução do item a partir da função Conta Paciente, Execução Prescrição ou Gestão de Exames, sistema verifica a existência de uma autorização para o item, se existir, executa normalmente, se não existir autorização para o item, apresenta a inconsistência "[406] Falta Guia Para Este Procedimento", executa porém, em uma conta particular. Ao agendar o item, apresenta mensagem "O procedimento deve ter autorização especial". Ao prescrever através da função Entrada única de pacientes é apresentada a mensagem "Este procedimento deve ter autorização especial", e a liberação da prescrição dependerá do
parâmetro [213] Permite liberar prescrições com procedimentos/exames com inconsistências.
• Materiais
2.2 Regra de geração de autorização
Esta regra irá gerada um pedido autorização para o convênio.
Tipos de autorização: INTERNAÇÃO e PRORROGAÇÃO DE INTERNAÇÃO.
Campos:
Tipo autorização: Identifica qual o tipo de autorização o sistema está configurado para gerar.
Os tipos podem ser:
Cirurgia Internação
Materiais/Medicamentos Procedimentos
Prorrogação internação
Tipo atendimento: qual o tipo de atendimento que a regra se aplica;
Classificação setor: qual classificação do setor de atendimento que a regra se aplica; Tipo acomodação: qual o tipo de acomodação que a regra se aplica;
Edição: qual a edição do convênio que a regra se aplica; Evento: quando a autorização será gerado;
Os eventos podem ser:
− Job no banco: irá gerar a autorização através de um job que será rodado na hora informada no campo "Hora execução"
− Liberação da prescrição: irá gerar a autorização na liberação da prescrição
− Agenda paciente: Ao escolher e salvar algum procedimento na agenda e este se encaixar em alguma das regras da pasta "Regra plano proced/material" irá consistir se deve gerar ou não autorização convênio (regras "Libera com autorização"). Se o procedimento se encaixar em uma destas regras, muda o status de autorização da agenda para "Pendente de autorização" e gera uma autorização convênio para aquele procedimento. Ao marcar a autorização gerada como autorizada, muda automaticamente o status de autorização da agenda para "Autorizado".
Somente Internados: Identificar se a regra refere-se somente aos pacientes internados durante a execução do Evento
Exige justificativa médico: Identificar se para esta autorização o convênio exige uma justificativa do médico responsável pelo paciente ou pela prescrição;
Horas antecedência: Identifica a partir de quantas horas antes de vencer vigência da autorização, o sistema deverá gerar uma autorização para o convênio.
Horas execução: Hor em que o job deverá ser executado.
"Cadastro de convênios -> Regras -> Regra geração autorização", deve ser criada uma regra do tipo procedimentos e o evento deve ser
2.3 Cadastro de estágio de autorização
2.4 Bloqueio de prescrição de um procedimento para determinado convenio
3 Função Gerenciamento de Autorizações
A função Gerenciamento de Autorizações trata-se somente de uma função de gestão das necessidades de autorização que foram geradas por meio das regras de necessidade de autorização.
Funções que poderão gerar pendencias: Agenda Cirúrgica, Gestão de Vagas, Execução
Prescrição, Atendimento da Prescrição, Entrada Única de Pacientes, e outros possíveis módulos do TASY.
O registro da autorização será realizado na através da função: Autorização Convênio, que veremos em seguida.
3.1 Pendencias de Autorização
A partir das regras cadastradas, o sistema irá gerar as pendencias de autorização. Ao abria a função, o sistema já traz o filtro “Necessidade”.
Podemos realizar a pesquisa através de uma combinação de parâmetros do filtro.
Após o sistema listar os pacientes, podemos clicar em Detalhe para maiores informações sobre a necessidade de autorização.
3.2 Autorização
A partir da função Gerenciamento de Autorizações, é possível chamar a função "Autorização Convênio", onde poderá encaminhar, autorizar ou reprovar a autorização.
Neste caso selecionar uma pendencia de autorização e acionar ENTER ou dois cliques.
3.2.1 Autorização – Procedimento
É nesta função onde vamos cadastrar as informações necessárias para que o convênio autorize o procedimento/material.
Para completar os dados clique em Detalhe:
Campos:
Atendimento: número do Atendimento do cliente, só vai aparecer caso o cliente já tenha sido admitido na Entrada Única de Pacientes;
Tipo autorização: o sistema trata as autorizações por tipo, são elas: Procedimento, Consulta, Internação, Prorrogação de Internação, Materiais/Medicamentos;
Caráter internação: selecionar Eletiva ou Urgência/Emergência;
Tipo acomodação: acomodação que se deseja para o paciente ou a que ele já está acomodado;
Médico solicitante: médico responsável pela solicitação do
procedimento/internação/material;
Autorizado por: nome do responsável pela autorização junto ao convênio;
Tel central atend: virá diretamente do cadastro do convênio, telefone de contato para autorizações no convênio;
Prescrição: número da prescrição do Tasy que originou esta solicitação. Por ex. no caso de um medicamento de alto custo.
Dt pedido médico: data da prescrição.
Procedimento: trata-se do procedimento principal do atendimento e não o que se deseja autorização – Tratamento Clínico por ex.
Estágio da autorização: estágio que se encontra a necessidade da autorização - são eles: Pendente de Autorização, Aguardando Intercâmbio, Aguardando Justificativa do Médico, Autorizado, Cancelado, Encaminhado, Reprovado.
Indicação clínica: preencher a indicação clínica para o procedimento/internação; Observação: preencher alguma informação adicional necessária para autorização.
Dt inclusão pedido: gerado automaticamente sistema. Tipo de guia: selecionar tipo de guia Exames/Internação; Guia autorização: número da guia a ser autorizada;
Senha: senha fornecida pelo convênio em caso de aprovação da autorização;
Dt Envio: preenchido automaticamente ao alterar o status do agendamento para encaminhado;
Dt Retorno: preenchido automaticamente em caso de retorno eletrônico da autorização (TISS);
Início vigência: início da vigência da autorização; Fim vigência: final da vigência da autorização;
Dt entrada prevista: data de entrada/internação prevista do paciente no hospital
Dias solicitados/autorizados: quantidade de dias solicitados pelo médico/autorizados pelo convênio
Autor origem: neste campo vão constar as senhas anteriores do atendimento – será utilizado em casos de prorrogação;
Tipos de dias autorizados: especificar se a quantidade de dias são: úteis ou corridos;
Resp autorização: selecionar se o responsável pela autorização foi o Hospital ou o próprio Cliente;
Após preencher todos os dados, iniciamos as etapas da autorização:
Com o botão direito do mouse, podemos trocas as etapas da autorização:
Encaminhar (F6) – momento em que a solicitação é enviada ao convênio (E-mail/Fax/Telefone);
Reprovar (F8) – caso a autorização tenha sido reprovada pelo convênio; Autorizar (F7) – caso a autorização seja aprovada pelo convênio;
Aguardar justificativa do médico (F3) – caso o convênio tenha solicitado justificativa médica;
Cancelar (F2) – caso a autorização não seja mais necessária;
Os estágios podem também ser alterados pela opção – Alterar Estágio (F9).
Em cada troca de estágio, o sistema registra históricos com o data/hora e nome do usuário automaticamente na pasta histórico.
Também podemos criar os próprios históricos, clicando em NOVO e SALVAR após registro do histórico.
Na pasta anexos, podemos anexar documentos relacionados a autorização como (guias digitalizadas, e-mails, etc). Clicar na pasta anexos, NOVO – o sistema irá abrir a tela para localização do seu arquivo, que de preferencialmente deve estar gravado em um local de rede:
Basta localizar o arquivo no diretório desejado.
Atenção: o campo anexar mail deve estar = SIM somente quando desejamos enviar este arquivo por e-mail para o cliente. Quando tratar-se de um retorno do convênio por ex. o mesmo deve estar = NÃO.
3.2.2 Autorização – Materiais
Para autorização de materiais, realizamos os mesmos processos descritos anteriormente, mas os materiais são tratados na pasta “material” antes de ser iniciado o processo de autorização:
Detalhe:
Campos:
Fornecedor: dar dois cliques sobre o campo fornecedor e o sistema abrirá o localizador de Pessoa Jurídica;
Fabricante: dar dois cliques sobre o campo fornecedor e o sistema vai abrirá o localizador de Fabricantes;
Quantidade solicitada: informe a quantidade solicitada;
Quantidade aprovada: informe a quantidade autorizada após retorno do convênio; Usuário aprov: preenche automaticamente após aprovação;
Dt aprov: preenche automaticamente após aprovação; Vl unitário: informar o valor unitário;
o valor unitário também pode ser obtido através do botão direto mouse: • Obter preço material convênio
• Obter preço última compra
• Obter preço convênio para todos os materiais (quando tratar-se de mais de um material)
Obter preço última compra para todos os materiais (quando tratar-se de mais de um material)
3.2.3 Autorização – Para Pacientes Internados
Quando a vigência da guia expirar, o sistema entende que esse atendimento necessita de uma nova autorização. A partir desse momento é que o setor Central de Guias conseguirá visualizar esse atendimento como pendente de autorização.
Para obter a informação de quais são os atendimentos que necessitam de prorrogação da guia de atendimento utilizar no filtro “Tipo de Autorização a opção Prorrogação Internação” e escolher um período para filtrar a informação. Depois de registrar essas informações clicar no botão direito do mouse e escolher a funcionalidade “Atualizar consulta” (F5).
Internação:
Para autorizar, utilizar o mouse lado direito "Autorizar", o sistema irá automaticamente alterar a data de fim de vigência (Entrada Única) internação/prorrogação conforme os dados da autorização.
Conta Paciente – Doc (Guia)
Com o campo "Gerar doc item na autorização convênio", Função Cadastro de convênios, pasta Relacionamento checado, indicará se o documento do convênio dos itens lançados na conta devem ser gerados conforme a autorização convênio do item.
Se não houver autorização gerada para o item, o documento será gerado conforme o campo "Doc item".
Se houver autorização gerada, porém ainda não autorizada, o documento do item ficará vazio e só será atualizado ao "Autorizar" a autorização convênio correspondente.
Lembrando que esse tratamento só funciona se o procedimento/material foi prescrito antes de ser executado.
Processo do sistema:
• Ao executar um procedimento:
1) Verificará se já possui alguma autorização gerada para este procedimento: Sim) 2) Verificará se a autorização já está autorizada:
Sim) Atualiza o número da guia conforme a autorização Não) Deixa o número da guia em branco
Não) Atualiza o número de guia conforme a do atendimento • Ao autorizar a autorização convênio:
1) Verificar se possui algum item já lançado na conta referente a autorização Sim) Atualiza o número da guia conforme autorização.
Não) Não faz nada
4 Relatórios do Módulo
• [WATE 1747] Autorização Convênio
