Archiving. SaaS Archiving. Guia do Utilizador Revisão D

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Guia do Utilizador

Revisão D

SaaS Email Archiving

Email Archiving

O Email Archiving é um serviço baseado em nuvem que arquiva automaticamente o correio electrónico num local centralizado e seguro. Para além disso, o Email Archiving permite-lhe pesquisar as

mensagens de correio eletrónico arquivadas, para que possa localizar e recuperar rapidamente as suas

mensagens quando precisa delas.

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Pesquisar no arquivo

Pode localizar, visualizar e exportar mensagens de correio eletrónico que estão a ser armazenadas atualmente no arquivo.

Para criar uma pesquisa, introduza aquilo que sabe sobre a mensagem (ou mensagens) nos campos dos critérios e clique em Pesquisar.

Melhorar os resultados das pesquisas

Pode melhorar os resultados das pesquisas, seguindo algumas boas práticas e orientações. Use a combinação correta de termos de pesquisa e funcionalidades de filtragem para localizar rapidamente as mensagens de correio eletrónico de que necessita.

Regras básicas de pesquisa

• Preencha pelo menos um campo de pesquisa para iniciar uma nova pesquisa. Quantos mais campos preencher, mais específica será a pesquisa e, desta forma, mais limitado será o número de resultados.

• Os campos de pesquisa não são sensíveis a minúsculas e maiúsculas. A pesquisa relativa a

Relatórios Vendas é igual à de relatórios vendas.

• Selecione os termos de pesquisa cuidadosamente. Utilize palavras ou frases exclusivas das

mensagens que pretende localizar. Evite utilizar palavras ou frases comuns tais como um, uma e o.

Mais regras para pesquisas complexas

• A maior parte dos carateres especiais (incluindo +-&!><) é interpretada como texto simples quando utilizada numa palavra ou frase. Os restantes carateres especiais (incluindo #) são ignorados.

• A pesquisa suporta dois carateres universais: o asterisco à direita (*) e o ponto de interrogação (?). Uma pesquisa com um asterisco procura um ou mais carateres. Um ponto de interrogação procura um único caráter.

• Os endereços de correio eletrónico podem ser pesquisados utilizando a totalidade do endereço, apenas o domínio ou qualquer parte do endereço.

• Selecione Frase, Qualquer palavra ou Todas as palavras para determinar de que forma pretende que a pesquisa interprete o texto que introduzir.

Diretrizes relativas a carateres especiais

• Não utilize carateres especiais individualmente.

• Alguns carateres especiais são permitidos e podem ser interpretados como texto simples quando incluídos como parte de uma cadeia alfanumérica.

• Os carateres especiais no início ou final de uma cadeia são frequentemente ignorados.

Tabela 1 Carateres especiais interpretados como texto simples

Nome do caráter Nome

+ Sinal de adição

- Traço

& "E" comercial

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Tabela 1 Carateres especiais interpretados como texto simples (continuação)

Nome do caráter Nome

! Exclamação

) Parêntesis direito

( Parêntesis esquerdo

{ Chaveta esquerda

} Chaveta direita

[ Parêntesis reto esquerdo

] Parêntesis reto direito

^ Acento circunflexo

" Aspas

~ Til

: Dois pontos

Pesquisas com carateres universais

A pesquisa de arquivos suporta dois tipos de carateres universais, o asterisco (*) e o ponto de interrogação (?), quando localizados numa cadeia ou no final de uma cadeia.

• Um caráter universal não pode ser colocado no início de uma cadeia de texto.

• É melhor evitar colocar um caráter universal muito cedo na pesquisa de um termo ou com muito poucos carateres. Por exemplo, uma pesquisa de cavalo* terá resultados melhores e mais rápidos do que c* ou c*o.

• Os carateres universais não podem ser usados numa pesquisa por frase.

Combinar carateres universais com carateres especiais pode originar resultados de pesquisa inconsistentes. Por exemplo .doc* e doc* apresentarão diferentes resultados.

Exemplos de utilização do asterisco (*)

A pesquisa com asterisco (*) procura um ou mais carateres.

Tabela 2 Exemplos de utilização do asterisco (*)

Termo de pesquisa apresenta o resultado...

greg* greg, gregs, gregg, gregory, gregorian

gre* greg, gregs, gregg, gregory, gregorian

grey, green, greenhouse

gr*n grin, green, grain, groan

*gre Não é permitido

Exemplos de utilização do ponto de interrogação (?)

A pesquisa com ponto de interrogação (?) procura um caráter único.

Tabela 3 Exemplos de utilização do ponto de interrogação (?)

greg? gregs, gregg

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Tabela 3 Exemplos de utilização do ponto de interrogação (?) (continuação)

gr?n grin

gr??n green, grain, groan

?gre Não é permitido

Endereços de correio eletrónico

Os campos De e Destinatário permitem pesquisar endereços de correio eletrónico nos campos Para e De do cabeçalho de mensagem. É possível pesquisar um endereço de correio eletrónico completo, como

John.Smith@example.com, apenas a parte local (John.Smith) ou apenas o domínio (example.com).

Além disso, é possível pesquisar no local e no domínio utilizando partes de cada expressão, como

John, Smith, example ou com.

Utilize as diferentes opções de pesquisa de forma estratégica para expandir ou limitar os resultados de pesquisa.

• Utilize o endereço completo para limitar os resultados a um endereço específico.

• Utilize a parte local para localizar todas as mensagens associadas a uma conta ou nome de utilizador específico.

• Utilize a parte do domínio para localizar todas as mensagens associadas a um domínio específico.

• Utilize apenas as partes de um endereço para expandir a pesquisa de forma a localizar todos os endereços associados a um ou vários termos.

É possível pesquisar num endereço de correio eletrónico uma parte ou um termo cuja existência se deva à alteração das maiúsculas/minúsculas ou do tipo de texto.

• Texto separado por um caráter especial.

• Uma alternância entre maiúsculas e minúsculas;

• Uma alternância entre carateres alfabéticos e numéricos.

É possível utilizar carateres universais com temos de pesquisa num endereço de correio eletrónico. Não é possível pesquisar por qualquer combinação de termos de pesquisa que não formem uma parte local, um domínio ou um endereço completo.

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Tabela 4 Pesquisas pelo endereço de correio eletrónico: JohnH.Smith7@sub.example.com

Pesquisar partes do endereço de correio

eletrónico...

Os termos de pesquisa válidos

incluem... Os termos de pesquisa inválidosincluem...

O endereço de correio eletrónico completo

• JohnH.Smith7@sub.example.com • JohnH.Smith7@sub.example • Smith7@sub.example.com A parte local • JohnH.Smith7 • Smith

• John • 7 • H • JohnH • Smith7 • JohnH.Smith O domínio _{• sub.example.com} • sub • example • com • sub.example • example.com

Em alguns casos, é incluído um nome de apresentação com o endereço de correio eletrónico. Por exemplo, John Smith <admin@example.com>. Neste caso, uma pesquisa pelo primeiro nome John ou pelo apelido Smith devolve mensagens associadas a John Smith e ao endereço de correio eletrónico

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Exemplos de pesquisa de endereços de correio eletrónico

Tabela 5 Exemplos de pesquisa de endereços de correio eletrónico

gustavo • Greg Brown

<greg@company.co m> • GregJones <gj99@special.com> • Gustavo Silva <gustavo.silva@outr o.com> • Joe Smith <greg111@special.c om> • Gustavo Silva <gsilva@teste.com> • Joe Jones <joe.jones@greg.co m> • Greg Jones <greg99@test.com>

greg smith _{• Greg Brown}

<greg@company.co m> • Joe Jones <joe.jones@greg.co m> • Gregory Smith <greg@other.com> • João Silva <jsilva99@teste.com > • Gustavo Silva <gsilva@teste.com> • Joaquim Silva <jsilva@empresa.co m> • Greg Jones <greg99@test.com> • FredericoS <fred_silva@outro.c om> • GregJones <gj99@special.com> • João Borges <j.borges@silva.com > • João Silva <gustavo111@espe cial.com>

company.com • Gustavo Borges <gustavo@empresa.com> • Joaquim Silva <jsilva@empresa.com> sub.company.com • Greg Brown <greg@sub.company.com>

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Tabela 5 Exemplos de pesquisa de endereços de correio eletrónico

(continuação)

greg@company.com • Gustavo Borges <gustavo@empresa.com> • Tom Jones <greg@company.com>

gr* • GregJones <gj99@special.com> • Pedro Guilherme <guilherme333@em presa.com> • Guilherme Cardoso <gc@teste.com> • Joe Jones <joe.jones@greg.co m> • Joe Smith <greg111@special.c om> • Pedro Guilherme <mguilherme@greg oriano.com>

Pesquisa com frase, qualquer palavra ou todas as palavras

A pesquisa de arquivos permite procurar palavras ou expressões específicas no correio eletrónico. Além disso, é possível aplicar regras a alguns campos de texto para filtrar os resultados. Ao introduzir vários termos de pesquisa num campo de texto, pode conseguir que os mesmos sejam tratados como uma expressão exata, termos individuais ou um grupo de termos.

Evite utilizar palavras comuns como, por exemplo, um, uma ou o nas pesquisas. Normalmente, a pesquisa ignora as palavras comuns. Ao invés, utilize palavras e expressões específicas das mensagens de correio eletrónico que pretende visualizar ou transferir.

• Pesquisa por frase — Localiza mensagens de correio eletrónico que incluem a frase exata com a ordem de palavras exata.

• Pesquisa por qualquer palavra — Localiza mensagens de correio eletrónico que incluam uma ou mais palavras independentemente da ordem.

• Pesquisa por todas as palavras — Localiza mensagens de correio eletrónico que incluam todas as palavras em qualquer ordem.

Não é possível utilizar carateres universais numa pesquisa por expressão.

Exemplos de frase, qualquer palavra e todas as palavras

A pesquisa com os termos memorando Lisboa devolve diferentes conjuntos de resultados consoante a forma como aplicar as regras.

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Tabela 6 Pesquisa de memorando Lisboa por frase, qualquer palavra ou todas as palavras

Regra Devolve o texto... Mas não...

Frase • terça-feira memorando Lisboa • comentários memorando Lisboa • memo rando trans porte Lisbo a • memo rando trans porte • memo rando Porto • trans porte Porto • memo rando para Lisbo a Qualquer

palavra • terça-fe_ira memora ndo Lisboa • memora ndo Porto • coment ários memora ndo Lisboa • memora ndo para Lisboa • memora ndo transpo rte Lisboa • memora ndo transpo rte • transporte Porto Todas as

palavras • terça-feira memorando_Lisboa • comentários memorando

Lisboa

• memorando transporte Lisboa

• memorando para Lisboa

• memorando Porto • transporte Porto • memorando transporte

Evitar palavras de paragem

As palavras de paragem incluem palavras comuns que são ignoradas pelo sistema quando submete uma pesquisa, por ser pouco provável que devolvam resultados exclusivos. Ao introduzir uma

pesquisa, deve utilizar palavras e frases específicas das mensagens de correio eletrónico que pretende localizar e evitar palavras e frases genéricas ou demasiado utilizadas. O Email Archiving suporta vários idiomas e mantém uma lista de palavras de paragem para cada um deles.

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Visualizar uma mensagem

Abra e visualize mensagens de correio eletrónico para ler o conteúdo, obter anexos e rever informações sobre o cabeçalho e metadados.

Antes de começar

Primeiro, terá de executar uma pesquisa e depois ordenar os resultados, para encontrar a mensagem de correio eletrónico que pretende ver.

• Abra a mensagem a partir do painel Resultados executando um dos seguintes procedimentos: • Faça duplo clique na mensagem para ver a mensagem na janela Mensagem.

• Selecione uma opção no menu Pré-visualizar para abrir a mensagem no painel Mensagem.

Se selecionar Pré-visualizar, a mensagem é apresentada no painel Mensagem. Caso contrário, a mensagem surge numa janela separada.

Visualizar uma mensagem de correio eletrónico arquivada

Pode abrir e visualizar qualquer mensagem de correio eletrónico no arquivo diretamente a partir do painel de resultados da pesquisa.

Tanto a pré visualização da mensagem, como a janela da mensagem permitem visualizar o conteúdo da mensagem, os títulos da mensagem, os anexos associados à mensagem e arquivar informação específica, incluindo o ID e a data de validade.

Localizar mensagens de correio eletrónico através da pesquisa

Use o formulário de pesquisa para encontrar mensagens de correio eletrónico baseadas num endereço de correio eletrónico, num intervalo de datas ou em texto.

Siga estes passos:

• Preencha um campo para encontrar mensagens que correspondam a um valor único. • Preencha vários campos para encontrar mensagens que correspondam a todos os valores.

• Combine campos adicionais com uma pesquisa de Texto da mensagem para filtrar os resultados numa pesquisa por Frase, Qualquer palavra ou Todas as palavras.

• Não pode usar carateres especiais ao selecionar uma pesquisa por Frase.

Tarefa

Para consultar as definições da opção, clique em Ajuda na interface. 1 Selecione Email Archiving | Mensagens Arquivadas.

A pesquisa é apresentada por predefinição. 2 Preencha um ou mais campos seguintes:

• De

• Destinatário • Intervalo de datas • Texto da mensagem

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3 Clique em Pesquisar.

As mensagens de correio electrónico que correspondem aos seus critérios de pesquisa são apresentadas no painel Resultados.

Exemplos de pesquisa

Os seguintes exemplos comparam os resultados de duas pesquisas semelhantes, uma usando Frase e a outra Qualquer palavra numa pesquisa de Texto da mensagem.

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Tabela 7 Exemplos de pesquisa

Critérios apresenta o

resultado... Mas não...

• Destinatário:

joao@dominio.com • Intervalo de datas:

07/01/2009 a 11/01/2009

• Texto da mensagem com Frase: memorando Lisboa

Mensagem de correio eletrónico enviada para o João entre Julho e Outubro de 2009 incluindo a frase

memorando Lisboa.

• Mensagem de correio eletrónico enviada para o João em Junho de 2009 incluindo a frase

memorando Lisboa.

• Mensagem de correio eletrónico enviada para o João em Agosto de 2009 incluindo a frase

memorando Lisboa.

• Mensagem de correio eletrónico enviada para o Esteves entre Julho e Outubro de 2009 incluindo a frase memorando

Lisboa. • Destinatário: joao@dominio.com • Intervalo de datas: 07/01/2009 a 11/01/2009

• Texto da mensagem com Qualquer palavra: memorando Lisboa

Mensagem de correio eletrónico enviada para o João entre Julho e Outubro de 2009 incluindo as palavras Lisboa ou memorando, incluindo: • memorando Lisboa • viagem a Lisboa • memorando Porto

• Mensagem de correio eletrónico enviada para o João em Junho de 2009 incluindo as palavras

Lisboa ou memorando,

incluindo: memorando Lisboa, viagem a Lisboa, memorando

Porto.

• Mensagem de correio eletrónico enviada para o Esteves entre Julho e Outubro de 2009 que contém as palavras Lisboa ou

memorando, incluindo: memorando Lisboa,viagem a Lisboa,memorando Porto. • Destinatário: joao@dominio.com • Intervalo de datas: 07/01/2009 a 11/01/2009

• Texto da mensagem com Todas as palavras: memorando Lisboa

Mensagem de correio eletrónico enviada para o João entre Julho e Outubro de 2009 incluindo as palavras Lisboa ou memorando, na linha de assunto, incluindo: • memorando Lisboa • memorando para o escritório de Lisboa • memorando sobre o software de Lisboa

• Mensagem de correio eletrónico enviada para o João em Junho de 2009 que contém ambas as palavras Lisboa e memorando na linha de assunto, incluindo:

memorando Lisboa e

memorando para o escritório de Lisboa.

• Mensagem de correio eletrónico enviada para o João entre Julho e Outubro de 2009 que contém apenas uma das palavras

Lisboa ou memorando na linha

de assunto, incluindo:

congresso de Lisboa, viagem a Lisboa, memorando Porto.

• Mensagem de correio eletrónico enviada para o Esteves entre Julho e Outubro de 2009 que contém ambas as palavras na linha de assunto, incluindo

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Tabela 7 Exemplos de pesquisa (continuação)

Critérios apresenta o

resultado... Mas não...

memorando para o escritório de Lisboa e memorando sobre o software de Lisboa.

• Mensagem de correio eletrónico enviada para o João entre Julho e Outubro de 2009 que contém a palavra Lisboa na linha de assunto e memorando no corpo da mensagem.

Exportar mensagens

Pode transferir uma ou várias mensagens que encontrar numa pesquisa e visualizá-las num cliente de correio eletrónico. Quando exporta mensagens, estas são comprimidas num ficheiro zip.

As mensagens podem ser exportadas a partir do painel Resultados ou da vista Mensagem.

Orientações relativas a ficheiros ZIP

As regras que regem o ficheiro .zip que transfere quando exporta mensagens determinam o tamanho total do ficheiro, as mensagens de correio eletrónico incluídas, a forma como os ficheiros de correio eletrónico são nomeados e o formato das mensagens de correio eletrónico.

• O tamanho total do ficheiro transferido não pode ser superior a 2 GB. Se o conjunto de resultados for maior, deve restringir os critérios de pesquisa e limitar os resultados.

• No momento da transferência, o sistema volta a realizar a pesquisa original. Por isso, o conjunto de mensagens no ficheiro ZIP poderá ser diferente dos resultados iniciais, devido a alterações no arquivo.

• As mensagens são armazenadas como ficheiros .eml. Cada nome de ficheiro corresponde ao ID de arquivo único da mensagem.

• O formato de cada mensagem de correio eletrónico varia consoante a função do utilizador: • A função de Utilizador recebe a mensagem original.

• A função de Administrador de Cliente recebe o diário de envelope, bem como a mensagem original que é incluída sob a forma de anexo.

É necessário um utilitário de ficheiros .zip para extrair os ficheiros de correio eletrónico.

Visualizar ficheiros .eml

Os ficheiros de correio eletrónico que transfere usam o formato de ficheiro .eml e exigem um cliente de correio eletrónico compatível.

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Tabela 8 Clientes de correio electrónico para visualizar ficheiros .eml

Sistema operativo Os clientes de correio eletrónico sugeridos incluem... Mac OS • Microsoft Outlook 2011

• Apple Mail

• Mozilla Thunderbird Windows • Microsoft Outlook 2010

• Microsoft Outlook 2007 com KB 956693

Para mais informações, consulte http://support.microsoft.com/kb/956693 • Microsoft Outlook Express

• Microsoft Windows Live Mail • Mozilla Thunderbird

Linux Mozilla Thunderbird

Exportar mensagens

É possível transferir mensagens de correio eletrónico do arquivo e visualizá-las no cliente de correio eletrónico. Esta opção está disponível tanto a partir do painel de resultados (para múltiplas

mensagens) como a partir da vista de mensagem (para mensagens individuais).

Antes de começar

Necessita do seguinte:

• Um utilitário ZIP para extrair as mensagens de correio eletrónico depois de transferidas • Um cliente de correio eletrónico que seja capaz de visualizar ficheiros .eml

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Tarefa

Para consultar as definições da opção, clique em Ajuda na interface. 1 Execute uma pesquisa no painel Critérios.

2 Execute um dos seguintes procedimentos para selecionar mensagens para transferir.

Opção Definição

Exportar tudo a partir do painel Resultados Clique em Exportar | Exportar tudo para transferir todos os resultados da pesquisa.

Exportar seleção no painel Resultados Clique na caixa de verificação de cada mensagem e clique em Exportar | Exportar seleção para transferir os resultados da pesquisa.

Exportar a partir da vista Mensagem Faça duplo clique na mensagem ou selecione a mensagem e clique em Pré-visualizar. Em seguida, clique em Exportar para transferir a mensagem individual.

Aparece uma caixa de diálogo no browser.

3 Siga as instruções do browser para Abrir ou Guardar o ficheiro. O ficheiro é guardado no sistema local.

4 Localize o ficheiro e abra-o utilizando o utilitário ZIP. É apresentado o ficheiro ZIP e o seu conteúdo.

5 Extraia as mensagens do ficheiro ZIP e guarde-as numa pasta. As mensagens individuais estão agora armazenadas no sistema local.

A partir daqui, pode agora abrir e ver as mensagens no cliente de correio eletrónico.

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