MANUAL DE TESOURARIA. Fevereiro de 2016

(1)

MANUAL DE TESOURARIA

Fevereiro de 2016

(2)

XDPEOPLE LDA. www.xdsoftware.pt [email protected] 2 Introdução ... 4 Objetivos ... 4 Módulo de Contas ... 5 Contas ... 5 Rubricas ... 6 Categorias ... 6 Tipos de Conta ... 8 Movimentos Manuais ... 8 Listagem de Movimentos ... 9 Detalhes de Movimento ... 9 Transferências ... 10 Reconciliação Bancária ... 11 Criação de Modelo de Reconciliação ... 12 Descriminação de Montante ... 13 Importação de Extrato ... 14 Movimentos Repetidos ... 14 Novos Movimentos ... 15 Configuração de Modelo de Reconhecimento ... 15 Configuração Dicionários de Reconhecimento ... 16 Movimentos Programados ... 18 Recorrência ... 18 Extrato ... 20 Outros relatórios ... 21 Totais Mensais por Rubrica ... 21 Configuração ... 23 Gerar dados base ... 23 Configuração gerais ... 24 Incorporação de faturação com Módulo de Contas ... 25 Conta de Caixa padrão ... 25 Tipos de Pagamento ... 26 Exemplos documentos geradores de movimentos ... 27 Venda em cheque/transferência ... 27 Venda a dinheiro ... 28 Documentos Internos ... 29

(3)

XDPEOPLE LDA. www.xdsoftware.pt [email protected] 3 Depósito de cheques em caixa ... 30 Orçamentação ... 32 Exemplo de Orçamentação ... 34 Geração Automática de Orçamentos ... 34 Orçamento ... 35 Despesas/Receitas ... 35 Médias Mensais ... 35 Orçamentos de Famílias de Artigos ... 35 Perguntas frequentes ... 36

(4)

XDPEOPLE LDA. www.xdsoftware.pt [email protected] 4

Introdução

No universo empresarial, o controlo financeiro é sem dúvida um dos pontos fulcrais na estabilidade e evolução de uma empresa. Controlar as suas despesas, contabilizar ganhos, planear investimentos, determinar cotas de despesas, prever o seu balanço financeiro, são passos essenciais para manter as finanças saudáveis. Todas estas informações cruzadas podem trazer uma enorme mais valia na altura de tomar decisões. No entanto, apesar da facilidade de acesso a informação ser imensa, por vezes é difícil organizar tantos dados provenientes de imensos locais distintos. Assim sendo, este módulo tem como principal intuito auxiliar o utilizador na gestão global das suas contas, ajudando assim na deteção antecipada de riscos ou oportunidades.

Objetivos

Neste manual poderá consultar todas as funcionalidades do módulo de tesouraria e a sua incorporação com as restantes funcionalidades do produto XD - Gestão Comercial. É dada uma especial atenção ao funcionamento dos mecanismos automáticos, de modo a que essas funcionalidades se tornem o mais transparentes e percetíveis possíveis para o utilizador. Em caso de dúvidas de usabilidade, não hesite em comunicar com a nossa equipa de forma a tentarmos ajuda-lo da melhor forma possível.

(5)

Módulo de Contas

O menu principal do módulo de contas é constituído por quatro grupos, Conta, Movimentação, Consulta e Configuração. O primeiro grupo, contem o acesso às janelas de inserção de conteúdo onde

pode criar as contas de negócio, as rubricas, categorias e os tipos de conta. Poderá contornar estas funcionalidades e inserir o conteúdo base disponível no painel de configuração (explicado mais à frente no manual).

O segundo grupo, contem o acesso à gestão de movimentação. Aqui poderá

aceder às janelas de Movimentos Manuais, Movimentos Programados e Orçamentação. O grupo de consulta dá acesso ao relatório de extrato e outros relatórios. Por fim a configuração de tesouraria completa o menu principal.

Contas

Na criação de contas deverá definir obrigatoriamente um nome, descrição e

tipo para a conta. Pode criar o tipo de conta que assim desejar, recorrendo à janela “Tipos”. O tipo “Caixa” e “Banco” são tipos pré-definidos do sistema.

Os campos “Saldo máximo” e “Saldo de Aviso” são utilizados para avisos de

saldo, sendo que o primeiro é lançado se o saldo da respetiva conta exceder o montante definido, e o segundo caso o saldo seja inferior ao mesmo.

(6)

Rubricas

As rubricas têm como campos obrigatórios “Nome” e “Descrição”. Poderá adicionalmente inserir uma imagem que será apresentada nas impressões das listagens. Posteriormente serão atribuídas ou não aos movimentos. O campo “tipo predefinido” dá a possibilidade de escolher um tipo de movimento para associar automaticamente ao movimento aquando da seleção da respetiva rubrica em questão.

Categorias

As categorias têm como campos obrigatórios “Nome” e “Descrição”. Assim

como nas rubricas pode ser introduzida uma imagem. Podem ser inseridas em árvore, ou seja poderá criar sub-categorias de uma categoria principal.

(7)

(8)

Tipos de Conta

Um tipo de conta apenas necessita de uma descrição. De salientar que o tipo

de conta “Caixa” e “Banco”, com os códigos 1 e 2 respetivamente, não podem ser eliminados e/ou editados.

Movimentos Manuais

A janela de movimentos manuais pode ser usada tanto para consulta dos

movimentos como para lançamento dos mesmos. Aqui poderão ser lançados movimentos de forma individual, ou por reconhecimento de extrato. Poderá também realizar transferências de montante ou de movimentos entre contas. De salientar que para realizar qualquer tipo de operação terá de ter selecionada uma conta de negócio.

O menu principal é constituído por seis grupos. O grupo de edição contem as operações básicas de edição. O segundo grupo contem as funcionalidades de transferência, falaremos mais detalhadamente das mesmas mais à frente. De seguida está disponível o botão “Extrato” de conta, se esta estiver selecionada.

O quarto grupo, com importar em rodapé, inicia a funcionalidade de

reconciliação bancária. Esta funcionalidade vai ser explicada detalhadamente mais à frente no manual.

Por fim, o grupo de impressão para criação e visualização de listagens dos movimentos.

Na janela de movimentos manuais destacam-se dois painéis com funcionalidades distintas. O primeiro contem a listagem dos movimentos consoante a conta selecionada e intervalo de datas. O segundo painel contem o formulário para a criação de um movimento ou consulta do mesmo.

(9)

Listagem de Movimentos

A listagem de movimentos apresenta os movimentos na conta selecionada que

contenham o campo “Data de Registo” entre as datas escolhidas no cabeçalho. Adicionalmente poderá agrupar os movimentos da lista por tipo de movimento (crédito e débito).

Quanto às colunas da grelha, o campo “Pendente” demonstra se um dado

movimento é ou não pendente. Movimentos pendentes não são tidos em conta no saldo efetivo. De salientar também que os movimentos gerados a partir de movimentos programados são listados como pendentes e são validados nesta mesma listagem ou nos detalhes do movimento no painel abaixo.

As seguintes colunas da listagem apresentam os dados base dos movimentos, a

descrição, rubrica, categoria, data de registo, data de vencimento, tipo (crédito ou débito) e o valor.

As ultimas duas colunas apresentam o saldo calculado da listagem, divididas em

saldo a crédito e saldo a débito.

Existe uma situação particular para a existência de movimentos anteriores ao

intervalo de datas selecionado. Caso esta situação aconteça é apresentado um movimento com a descrição “Saldo Anterior” na grelha. Como o próprio nome indica, este movimento fictício contem os montantes calculados de todos os movimentos anteriores à data inicial de pesquisa.

Detalhes de Movimento

O painel detalhes de movimento tem como principal intuito criar movimentos.

Os campos obrigatórios dos movimentos são “Data de Emissão”, “Data de Vencimento”, “Valor” e tipo de movimento (crédito ou débito). Os restantes campos podem ser omitidos se assim o desejar.

(10)

XDPEOPLE LDA. www.xdsoftware.pt [email protected] 10 Este painel também serve para edição de movimentos, de salientar que apenas

movimentos manuais podem ser editados. Para editar um movimento, selecione-o com um duplo clique na grelha de movimentos.

Transferências

Para realizar uma a transferência de montante, clique no botão no menu

principal desta janela (“Movimentos Manuais”). Assim que aparecer a janela de transferência selecione a conta de destino e o montante a transferir. Após confirmar a transferência, irá ser gerado um movimento em cada conta em questão (origem e destino). Para atribuir rubrica e categoria automaticamente aos movimentos resultantes, terá de ir à configuração do módulo de contas.

Para efetuar um transferência de movimentos, primeiramente selecione os movimentos a transferir da listagem de movimentos. De seguida clique na opção “Transferência de Movimentos” no menu principal e escolha a conta de destino na

(11)

XDPEOPLE LDA. www.xdsoftware.pt

[email protected]

11

janela de transferência. Os movimentos serão então transferidos na integra para a conta de destino e serão gerados os contra movimentos na conta de origem. O campo "Observações" será adicionado à descrição do movimento original e do movimento resultante da transferência. Caso a transferência seja apagada uma outra observação será adicionada à descrição do movimento original salientando que a transferência foi apagada.

Reconciliação Bancária

A reconciliação bancária consiste na importação de extratos de movimentos

para o sistema de contas. Estes movimentos a importar são cruzados com os movimentos já existentes afim de executar a reconciliação. De forma a facilitar a integração de movimentos, é necessário configurar um modelo dos dados a importar para estes serem reconhecidos de forma automática.

Esta funcionalidade é acionada na janela de “Movimentos Manuais”, pressionando a combinação de teclas “CTRL+V” ou a arrastar o conteúdo para a listagem de movimentos. A janela de configuração do modelo também pode ser acionada no menu principal. O reconhecimento de rubricas e categorias de forma automática é possível caso se definam os respetivos dicionários de reconhecimento. Estes dicionários recorrem a expressões regulares para identificar padrões de texto na descrição do movimento a importar. Ao gerar os dados base da modulo de tesouraria ou no momento de criação de um conta, serão adicionadas algumas das expressões para as rubricas e categorias já existentes.

(12)

[email protected]

12

Criação de Modelo de Reconciliação

O modelo de reconciliação serve para identificar os campos dos movimentos

com os campos do extrato a importar. Para iniciar a configuração terá de previamente de copiar uma linha (pelo menos) de exemplo do seu extrato ou pdf de “home

banking” (qualquer conteúdo desde que seja texto dividido em colunas ou seja ‘\t’).

Também pode copiar o cabeçalho da tabela de extrato, mas certifique-se que este é consistente com o conteúdo nas linhas seguintes da tabela.

Os campos obrigatórios simbolizados a negrito não podem ser ignorados, “Data de Criação”, “Descrição” e “Montante”. A “Data de Vencimento” pode ser ignorada, sendo assim é atribuído o valor da data de criação à data de vencimento.

(13)

Descriminação de Montante

A identificação do Montante pode ser feita de três formas diferentes,

“Montante com sinal”, “Colunas Débito e Crédito” e “Coluna de Tipo”.

A imagem acima mostra a janela de “Novo Modelo” de importação com a descriminação de Montante com sinal. Neste caso a identificação do tipo de montante (débito ou crédito) é feita pelo sinal do montante, se for negativo é um débito, positivo será um crédito.

A descriminação de montante “Colunas Débito e Crédito” identifica os tipos de montante em colunas distintas. Para cada tipo terá de identificar a coluna respetiva como no exemplo seguinte. A descriminação de montante “Coluna de Tipo” identifica o tipo de montante pela identificação de texto especifico na coluna que representa o tipo. O campo tipo de movimento vai identificar a coluna onde a expressão que representa o tipo de movimento vai aparecer. O campo “Expressão Regular” serve para identificar o texto representativo de um débito, caso não seja reconhecida a expressão é atribuído o tipo crédito. Por fim será necessário identificar a coluna do montante. No caso da expressão regular do exemplo acima apresentado, o movimento a importar será reconhecido como “Débito” se na coluna “Tipo de Movimento” estiver contido “debt”, “debito” ou “débito”. As expressões regulares podem ser testadas na respetiva janela de testes de expressões, caso tenha alguma incerteza quanto à mesma, falaremos mais particularmente acerca deste tópico mais à frente.

(14)

Importação de Extrato

Para inicializar a importação de extrato copie o conteúdo do mesmo e

pressione ‘CTRL+V’ na janela de movimentos manuais, ou arreste o conteúdo para cima da grelha de movimentos manuais. Atenção o conteúdo a importar terá de ser consistente com o modelo que definiu, se assim não for nenhum movimento será reconhecido ou os valores serão inconsistentes com os valores reais.

Caso um modelo de importação já estiver definido para a conta em questão

uma nova janela aparecerá com os movimentos reconhecidos automaticamente. Desta janela também tem acesso à reconfiguração do modelo.

Os movimentos reconhecidos aquando da importação podem ser distinguidos como repetidos ou novos. Para que um movimento seja reconhecido como repetido a data de emissão, o montante e o tipo de montante terão de coincidir com um movimento já existente (ou estarem dentro do intervalo de tolerância de datas e montante, se definidos).

Movimentos Repetidos

Os movimentos repetidos que forem escolhidos serão atualizados no respetivo movimento já existente, substituindo parcialmente o conteúdo do mesmo.

(15)

[email protected]

15

Para os movimentos que não forem escolhidos serão apagados os respetivos

movimentos já existentes.

Para criar um movimento novo em vez de substituir o conteúdo do repetido ou

apaga-lo, clique no botão “Novo Movimento” para mover o movimento repetido selecionado.

Novos Movimentos

Os movimentos novos que forem escolhidos são gerados normalmente. Os

movimentos que não forem escolhidos serão ignorados.

Movimentos que foram previamente listados como repetidos podem ser

transferidos de novo para a tabela repetidos, clique no botão “Movimento Repetido”.

Configuração de Modelo de Reconhecimento

A janela de Configuração do Modelo permite definir a rubrica e categoria geral,

assim como as tolerâncias de datas e montante nos reconhecimentos.

A rubrica e categoria geral é atribuída caso não seja encontrada nenhuma

ocorrência nos respetivos dicionários.

As tolerâncias são usadas para auxiliar a identificação dos movimentos

repetidos. Caso não sejam definidas, um movimento repetido só é reconhecido como tal se tiver o montante e data exatamente correspondentes ao movimento já existente.

Em relação ao reconhecimento de repetidos e ao funcionamento que as

tolerâncias têm no reconhecimento, seguimos o seguinte exemplo: se definir uma tolerância de montante de 10€, o movimento a importar será reconhecido como

(16)

[email protected]

16

repetido se o seu montante estiver a uma distância de 10€ do movimento original (tanto no sentido positivo como negativo). A mesma lógica é usada na tolerância de datas.

De salientar também que a cada tolerância é acrescentado um desvio de forma a identificar movimentos que estejam fora mas muito perto do intervalo das tolerâncias. Se forem identificados vários movimentos correspondentes ao movimento a inserir, o movimento que estiver mais próximo do novo será o escolhido.

Para cada rubrica existente no sistema poderão ser atribuídas as respetivas tolerâncias, para tal terá de se dirigir à opção dicionário de rubricas. No próximo tópico iremos aprofundar mais este aspeto.

Configuração Dicionários de Reconhecimento

Os dicionários de reconhecimento são usados para atribuir aos movimentos a

importar as respetivas rubricas e categorias. Verificam através de expressões regulares a ocorrência de determinados padrões de texto nas descrições dos movimentos a importar. À primeira correspondência atribuem automaticamente a respetiva rubrica/categoria. No caso do dicionário de rubricas poderá definir as tolerâncias especificas para cada rubrica. O comportamento será idêntico as tolerâncias gerais, sendo que neste caso se estiverem definidas as tolerâncias de rubrica, as tolerâncias gerias serão ignoradas.

(17)

XDPEOPLE LDA. www.xdsoftware.pt [email protected] 17 Para verificar se a expressão regular é válida poderá clicar no botão verificar na lista do dicionário, ou na palavra “aqui” na caixa de texto de ajuda.

A janela de teste de Expressões regulares (figura acima), mostra alguns

exemplos básicos da aplicação de expressões regulares. Poderá testar a ocorrência da sua expressão na caixa com o texto a ser reconhecido, para tal insira a expressão a testar no campo “Expressão” e clique no botão procurar. Caso a expressão corresponda a algum padrão da caixa de texto, o respetivo texto será selecionado.

Terá de ter em atenção que se uma expressão não for suficientemente

complexa pode fazer com que esta seja sempre reconhecida em qualquer descrição dos movimentos, o que resultará no reconhecimento da mesma categoria/rubrica para todas as importações. Tente distinguir nas expressões os padrões de texto contidos na descrição que são únicos e característicos da respetiva categoria/rubrica.

Estas expressões regulares utilizam símbolos para dar lógica à identificação do

texto. Existem imensos símbolos para estas expressões, mas o mais útil para utilizar neste caso é a barra vertical. A barra vertical simboliza um “ou”, assim poderá distinguir várias palavras na mesma expressão.

(18)

Movimentos Programados

Os movimentos programados são utilizados para gerar movimentos de forma

recorrente. Como campos obrigatórios temos a conta, valor, tipo e prazo de pagamento, assim como a recorrência.

Como exemplo, na imagem acima podemos ver um movimento programado do

pagamento da luz. Em particular, a recorrência é definida como mensal, com o intervalo de datas a conter o ano de 2015 e o lançamento a cada dois meses. Isto resulta em seis movimentos gerados que após a gravação são adicionados à listagem de movimentos manuais, no entanto estes movimentos são gerados como pendentes.

Como já foi explicado no tópico dos movimentos manuais, para validar estes

movimentos gerados através de movimentos programados, na janela “Movimentos Manuais” terá de retirar a flag pendente.

Recorrência

A recorrência varia entre quatro tipos, Diária, Semanal, Mensal e Anual. No caso de ser Semanal, Mensal ou Anual a seleção da recorrência é idêntica

para estas três. A imagem acima apresenta o caso de uma recorrência Mensal, são definidas duas datas, inicial e final, e um intervalo entre ocorrências, ou seja “a cada”. O caso da recorrência diária já varia um pouco do contexto das anteriores, sendo que em vez de selecionar um “a cada dia”, é possível selecionar os dias da semana que querem que o movimento ocorra. Os intervalos de datas mantêm-se

(19)

[email protected]

19

iguais aos outros casos. O seguinte exemplo demonstra o lançamento de uma recorrência para todos os dias úteis do ano de 2015.

Após todos os movimentos recorrentes serem validados, poderá renovar a

recorrência do movimento, sendo que o intervalo de datas será incrementado com a mesma diferença de datas anterior e o mesmo tipo de recorrência. Assim que renovar a recorrência, os movimentos manuais gerados anteriormente, perderão a referência ao seu movimento programado e passarão a ser tratados como movimentos manuais.

(20)

Extrato

O relatório de extrato apresenta todos os movimentos contidos no sistema.

Pode descriminar a pesquisa pelos seguintes parâmetros: conta, intervalo de datas, rubrica, categoria e tipo de movimento. Para os parâmetros conta, rubrica, categoria e tipo, poderá incluir todos os valores, selecionando ‘[Todas]’ ou no caso do tipo “Ambos”.

Existe também a possibilidade de incorporar a faturação validando o campo

faturação. Para definir a atribuição das rubricas de faturação poderá ir à configuração da tesouraria, este passo será explicado mais à frente no tópico configuração.

Após o clique em “Executar” ou “F5” a respetiva listagem dos movimentos

aparece segundo os parâmetros escolhidos. Os movimentos obtidos geram dois gráficos que descriminam as rubricas por tipo de movimento (débito e crédito). No sumário dos dados apresentados também é identificado o saldo efetivo e o saldo projetado. O saldo efetivo representa todos os movimentos válidos até à data final de pesquisa, o saldo projetado incluí para além dos movimentos válidos, os movimentos pendentes.

(21)

XDPEOPLE LDA. www.xdsoftware.pt [email protected] 21 A listagem dos movimentos neste relatório é idêntica à janela de “Movimentos Manuais”.

Outros relatórios

Totais Mensais por Rubrica

Este tipo de relatório relaciona os dados selecionados da tabela com um gráfico de linhas. Selecionando um linha da grelha de valores(se existir valores) poderá consultar o gráfico relativo à linha da tabela selecionada. Os valores apresentados neste relatório, tal como no nome indica, representam os movimentos distinguidos por mês e ano. Poderá também consultar o valor total para o respetivo ano no último atributo da grelha de valores.

(22)

XDPEOPLE LDA. www.xdsoftware.pt [email protected] 22 Em relação aos filtros existentes neste relatório, poderá distinguir a Rubrica assim com a Conta dos movimentos que pretende consultar. Adicionalmente tem a possibilidade de escolher se quer que o gráfico represente os valores orçamentados (orçamento de rubrica descrito mais à frente) e/ou o balanço dos totais em relação ao que foi orçamentado.

(23)

Configuração

A janela de configurações de contas pode ser acedida clicando no último item do menu principal do mesmo módulo. Nesta janela poderá inserir dados base para uso deste módulo, assim como configurar rubricas e categorias a serem atribuídas às transferências entre contas e faturas apresentadas no relatório de extrato.

Gerar dados base

Para gerar os dados base para este módulo, no menu principal da janela de configuração estão disponíveis dois botões, “Criar Dados Pessoais” e “Criar Dados Empresariais”.

Os dois tipos de dados são coexistentes se assim desejar. Após o clique no respetivo botão, uma janela de seleção dos dados aparece com todos os dados selecionados por defeito.

(24)

XDPEOPLE LDA. www.xdsoftware.pt [email protected] 24 A criação de movimentos base também insere automaticamente algumas expressões regulares para o reconhecimento de rubricas e categorias aquando da reconciliação bancária.

Configuração gerais

A categoria e rubricas de transferências são aplicadas a movimentos

resultantes de transferências de montante entre contas. Este tipo de movimento pode ser efetuado na janela de “Movimentos Manuais”.

As faturas apresentadas no relatório podem adquirir temporariamente uma

rubrica para facilitar a análise dos dados. Para tal defina uma rubrica a atribuir para as faturas de venda e compra.

(25)

[email protected]

25

Incorporação de faturação com Módulo

de Contas

A quando da emissão de um documento, poderá configurar a aplicação para automaticamente serem gerados os respetivos movimentos referentes ao documento criado.

Dependendo do tipo de documento e tipo de pagamento, poderá atribuir diferentes contas de negócio como destino da cópia do documento.

As contas caixa e banco (contas de tipo padrão), serão automaticamente criados na inserção de dados base. Caso não tenha contas dos referidos tipos padrão, poderá criar manualmente as mesmas.

Se existir uma conta de caixa/banco no sistema, no ato de gravação dos documentos poderá escolher a conta de destino que pretender, mesmo que já tenha configurado uma padrão.

Todos os documentos que não entrem em conta corrente são válidos para a integração no módulo de contas.

Conta de Caixa padrão

Para configurar a conta de caixa padrão, terá de aceder à janela de configuração de posto (“Diversos” – “Postos” – Escolha o seu terminal). No campo “Conta de Caixa Padrão” poderá então atribuir um conta do tipo caixa para ser atribuída automaticamente. Grave a configuração de posto para finalizar a configuração.

(26)

Tipos de Pagamento

Como foi dito acima consoante o tipo de pagamento o movimento poderá ter destinos diferentes. Mais especificamente, os modos de pagamento de “Cheque” e “Transferência Bancária” têm destinos diferentes dos restantes. Um cheque resultante duma venda entra em caixa e poderá depois ser depositado numa conta bancária se assim entender. Pelo contrário, uma Compra paga em cheque entra numa conta bancária. Transferências bancárias entram sempre em contas bancárias, podendo distinguir uma conta para entradas de dinheiro e outra para saída, ou a mesma para as duas funções.

Para configurar as contas padrão a atribuir aos tipos de pagamento acima referidos, aceda à janela tipos de pagamento ( “Tabelas” – “Tipos de Pagamento”), selecione o tipo de pagamento a configurar, por exemplo “Cheque bancário”. No formulário apresentado encontrará a referência a “Conta de Pagamentos” e “Conta de Recebimentos”. Apenas aparecem na lista as contas válidas para o tipo de operação que está a definir. Se nenhuma conta aparecer na lista, deve adicionar uma conta com o tipo específico necessário.

(27)

XDPEOPLE LDA. www.xdsoftware.pt [email protected] 27 De salientar que esta configuração não é obrigatória, poderá selecionar um conta que se encontre dentro dos parâmetros a quando da edição do documento.

Exemplos documentos geradores de

movimentos

Venda em cheque/transferência

No seguinte exemplo, vamos criar uma fatura simplificada seguindo os procedimentos normais para a criação de documentos. Depois de definir um montante de pagamento em cheque ou se selecionar o tipo de pagamento em cheque, uma janela de “Dados do cheque” aparecerá.

(28)

Neste exemplo, visto que se trata de um cheque apenas terá como opção contas do tipo caixa. No caso de ser uma transferência, as opções serão contas do tipo banco.

Se previamente configurou a conta de recebimentos/pagamentos padrão, nos tipos de pagamento, a respetiva conta será automaticamente escolhida de forma a facilitar a usabilidade. Depois de gravar o documento, o respetivo movimento será registado na conta a que estiver associado.

Venda a dinheiro

No caso de uma venda a dinheiro, na janela de pagamento poderá selecionar a conta de caixa para a qual será enviada a copia do documento. Por defeito a conta selecionada será a mesma que escolheu na configuração de terminal.

(29)

Caso grave o documento sem recorrer à janela de pagamento, se estiver definida a conta de caixa padrão, será enviada para a mesma a copia do documento atual.

Documentos Internos

Todos os documentos internos podem ser atribuídos a uma conta específica. Esta conta em particular não poderá ser do tipo banco nem caixa. Para atribuir uma conta a um documento interno , na janela de criação do documento, procure o painel “Outras informações” e dentro do mesmo encontrará a referência a “Conta de negócio”. Depois de definida e após a gravação do documento, os movimentos serão gerados na respetiva conta selecionada.

(30)

Depósito de cheques em caixa

Para consultar ou efetuar um depósito de cheques em caixa, abra a janela de “Movimentos Manuais” que se encontra no módulo de contas. Selecione a conta de caixa à qual foi registado o(s) cheque(s) que pretende depositar. Clique na opção “Transferência de Montante”.

(31)

XDPEOPLE LDA. www.xdsoftware.pt [email protected] 31 Se existirem cheques a depositar, uma grelha com os detalhes dos mesmos aparecerá na janela de transferências. Neste caso, apenas contas de destino do tipo banco serão válidas. Valide na grelha os cheques que pretende depositar. Pode também depositar um montante adicional que será adicionado ao total do depósito. Tenha em atenção que a data de transferência terá de ser igual ou maior que a maior data de criação dos documentos a depositar. A transferência/depósito resulta num novo movimento na conta de destino com o valor de entrada igual ao total do deposito. Assim como, os respetivos contra movimentos dos cheques e montante a descontar na conta de origem.

(32)

Orçamentação

A orçamentação possibilita ao utilizador projetar o balanço anual de uma certa

entidade. Neste módulo, as entidades utilizadas para orçamentação são: Rubricas, Contas de Negócio e Categorias. Adicionalmente poderá consultar a orçamentação de famílias de artigos.

Um orçamento só poderá ser associado a um ano, sendo que dentro desse ano

e para cada valor da entidade são descriminados todos meses. Os valores de orçamentação (montantes de limite) de cada mês podem ser registados como débitos ou créditos.

O balanço do orçamento é representado em dois gráficos distintos. O primeiro,

cruza os valores de orçamento com os valores reais, calculando uma linha de crescimento esperado ao longo dos meses. O segundo gráfico mostra os desvios mensais das despesas/receitas em relação ao valor orçamentado. Para consultar os valores respetivos de cada mês, clique na coluna do gráfico respetiva ao mês que quer consultar. Os seguintes detalhes são apresentados: Total: representa os valores reais de despesas/receitas para o respetivo mês do ano a ser orçamentado; Orçamento: representa o valor de orçamento;

Saldo: representa o saldo acumulado até ao mês em questão; na imagem

anterior pode-se verificar que no ano de 2016, até março os resultados atuais excederam em 125895€ o valor orçamentado;

(33)

XDPEOPLE LDA. www.xdsoftware.pt [email protected] 33 Desvio: representa o desvio atual das despesas/receitas em relação ao que foi orçamentado para o mês;

Consoante a célula selecionada na grelha de orçamentação um pequeno

sumário, aparece no painel “Detalhes de Orçamento”. Poderá usar o gráfico para selecionar a célula da tabela correspondente, basta clicar no ponto que pretende consultar para tal. O exemplo seguinte demonstra os detalhes do orçamento, de salientar que o desvio encontra-se a -100% porque não existe qualquer valor orçamentado para esta célula.

No seguinte exemplo, podemos verificar que foi orçamentado um prejuízo de

60,000€, com um total em prejuízo de 49,438€ o desvio resultante é equivalente a 21,36%, ou seja os totais em relação ao orçamento estiveram 21,36% acima das expectativas. No caso do valor de orçamento ser positivo a lógica é inversa, ou seja se um valor total exceder o orçamentado o desvio será positivo, caso contrário será negativo.

(34)

XDPEOPLE LDA. www.xdsoftware.pt [email protected] 34 No menu principal de orçamentação, poderá gravar o orçamento se este tiver alterações. Também poderá limpar todos os valores, limpar um coluna ou uma linha.

Exemplo de Orçamentação

O funcionamento é idêntico para qualquer uma das entidades anteriores, sendo que neste manual vamos especificar o caso de uma orçamentação de Rubricas.

O ano de orçamento é apresentado acima da grelha, sendo que deve ser

mantida a ordem cronológica entre os orçamentos. Ou seja. à medida que são gravados os orçamentos, é incrementando o ano para o próximo orçamento a ser lançado.

Ainda no topo do painel orçamento, poderá escolher se quer listar apenas os

valores para os quais um orçamento está definido, ou seja entidades que estão orçamentadas. Caso não esteja validada esta opção, as entidades sem orçamentação não serão apresentadas. Esta opção só será válida se o orçamento estiver gravado.

A descriminação dos valores da entidade são apresentados na primeira coluna

da grelha. De seguida são apresentados os valores e tipos de montantes a orçamentar para cada mês. O tipo de montante poderá ser editado de forma mais simples, pressionando as teclas ‘C’ para crédito e ‘D’ para débito.

Geração Automática de Orçamentos

De forma a facilitar a inserção de valores na grelha de orçamentação, a mesma

pode ser gerada automaticamente aplicando taxas que ampliam/diminuem os valores segundo a percentagem que assim entender.

(35)

[email protected]

35

Existem várias formas de gerar novos orçamentos automaticamente, em

destaque as seguintes:

Orçamento

Se já tiver orçamentos anteriores definidos, poderá atualizar a grelha de orçamentação com valores desse mesmo orçamento. A esses valores pode acrescentar as taxas de crescimento.

Despesas/Receitas

Se já existirem movimentos para as respetivas entidades apresentadas, poderá atualizar a grelha com base nos valores respetivos do ano que selecionar.

Médias Mensais

As médias mensais representam as médias de despesas/receitas num

determinado mês. De salientar que só contam para esta média, meses que registem algum movimento, se não existir movimentos esse mês é ignorado no cálculo da média.

Orçamentos de Famílias de Artigos

A orçamentação também poderá ser consultada e aplicada a famílias de

artigos. Para tal, na janela de Família de Artigos (Menu Principal – Tabelas – Famílias) existe um botão “Orçamento Famílias de Artigos”.

Poderá selecionar a família que entender e apenas será apresentada a

respetiva família selecionada e as suas sub-famílias.

Este tipo de orçamento diferencia-se dos restantes (contidos no Módulo de

Tesouraria). A principal e única diferença é o facto dos totais usados para calcular o balanço do orçamento serem provenientes de documentos lançados e não dos movimentos de contas.

(36)

Perguntas frequentes

Como criar um movimento recorrente apenas para os dias úteis ou

dias de fim de semana?

Crie um movimento recorrente do tipo diário, e selecione os dias da semana a que o movimento se repete.

Como importar um extrato bancário com formato diferente do que é

esperado?

Para que um extrato possa ser importado para a aplicação através da funcionalidade de reconciliação bancária necessita de estar formatado em colunas. Assim sendo, caso o seu extrato se encontre num formato diferente, tente copiar o mesmo para um ficheiro “excel” de forma a que cada atributo do extrato fique agrupado por colunas e cada movimento seja representado por uma linha.

A todos os meus movimentos importados através da reconciliação

bancária são atribuídos a mesma Rubrica/Categoria.

Neste caso a primeira coisa que deve verificar é o dicionário de rubricas ou categorias. O mais certo é que exista uma expressão regular que se esteja a sobrepor a todas as outras. Lembre-se que as expressões regulares devem ser suficientemente complexas para que identifiquem apenas os movimentos que realmente pertencem à respetiva categoria/rubrica.