Reduza custos e aumente a liquidez com processos mais
ágeis
Departamentos comerciais são a principal área de atuação do DocuWare. A obrigatoriedade
de comprovação documental torna urgente a utilização de um arquivamento eletrônico.
Outras vantagens: diminuição significativa do trabalho de consulta, grande economia de
espaço, altas garantias de descontos e recebimento agilizado de pagamentos.
Contabilidade
Solution Info
Devido a exigências legais e administra- tivas, uma grande quantidade de documentos contábeis deve ser obrigato-riamente arquivado. O arquivamento sistemático de documentos sem um sistema de gerenciamento de docu-mentos (DMS) custa muito tempo e espaço físico. Além disso, a consulta dos documentos é frequentemente preju- dicada quando os documentos são organizados incorretamente ou estão fora do arquivo.
Exigências legais
- Princípios Fundamentais de Contabilidade: Integralidade, oportunidade, competência e a máxima "Não há registro
Benefícios
Trabalho de consulta reduzido Economia de espaço
Arquivamento correto de versões Cumprimento de exigências legais Maiores descontos
Processos internos
O acesso a informação como centros de custo ou códigos contábeis deve ser garantida a qualquer momento. Somente assim asseguramos a correta provisão de dados pela contabilidade de custos e resultados.
Efetividade com DocuWare
Com o registro do DMS DocuWare é possível alcançar um
alto nível de transparência em contabilidade. O DocuWare organiza o processo de verificação interno de modo seguro e em tempo real. O tempo de fluxo, transporte e armazenamento de documentos são diminuídos ou desaparecem por completo. Possibilita o trabalho simultâneo e descentralizado. O fornecimento de informação atualizada a todos os responsáveis é assegurada, uma vez que todos os documentos podem ser consultados a qualquer momento.
Controles são conduzidos de modo melhor e mais simples, salas de arquivo se tornam desnecessárias e auditorias são preparadas muito mais rapidamente.
DocuWare
O DMS DocuWare (Document Management System) reúne sua documentação de qualquer formado e origem em um pool de documentos - por exemplo, recibos, cartas, listas, atas, arquivos ou e-mails. O DocuWare permite a você escanear, indexar, exibir, editar, imprimir e enviar por fax e e-mail esses documentos. O arquivo central pode ser acessado via internet de todos os pontos do planeta e a qualquer momento.
Os processos
Contas a receber
Desde a emissão de uma fatura, passando pela cobrança, até o recebimento do pagamento normalmente há um longo caminho. Sempre surgem as mesmas centenas de perguntas, antes que o cliente quite sua mercadoria.
Benefícios do DocuWare
Quando todos os documentos relevantes se encontram em um pool central de documentos, as dúvidas são imediata- mente esclarecidas e cópias podem ser enviadas com um clique, atrasos no pagamento não são mais um problema. O cumprimento de contratos de garantia, assim com um melhor controle e atuação em conjunto das unidades operacionais descentralizadas, são vantagens compe- titivas. Com a diminuição do esforço de consulta de arquivo, os colaboradores têm mais tempo disponível para tarefas relevantes. A motivação e a satisfação aumentam consideravelmente.
Contas a pagar
Desde o recebimento de uma fatura, até o seu pagamento, perde-se um tempo maior que o prazo do fabricante para a concessão de descontos. Cópias de faturas passam por várias estações de trabalho até sua liberação, e não é raro que faltem informações importantes como contratos ou recibos de entrega; a regra é que o processo leve muito tempo. Frequentemente, não se conhece o status atual do processo. As consultas dos fornecedores geram consultas despen- diosas e mais cópias. Arquivamento em duplicidade de originais e cópias são fonte de confusão.
Benefícios do DocuWare
O pool de documentos DocuWare mantém prontas todas as informações necessárias e garante um fluxo de trabalho transparente, e os descontos são assegurados. O processo de liberação é reduzido sensivelmente e o arquivamen- to em duplicidade de originais e cópias é eliminado. Leia na página 3 como o DocuWare controla de forma efetiva o fluxo de trabalho na contabilidade. Também no Contas a receber, os colaboradores ganham mais tempo para suas atividades principais. A empresa lucra com custos gerais mais baixos para a verificação
contábil. Melhores condi- ções para os fornecedores, assim como o aproveitamento de outras modalidades de contratos são vantagens claras da utilização do DocuWare. Taxas de cobrança e pagamentos duplicados são coisas do passado.
Análise de inconsistência
Regularmente o Controlling disponibiliza aos responsáveis análises detalhadas de centros e unidades de custos para o controle do fluxo do negócio. A partir desse material, surgem questões que o responsável pelo centro de custos só pode responder com a consulta aos documentos.
Benefícios do DocuWare
Todos os documentos relevantes, alterações de planos e budgets, estão prontos para consulta com um clique no pool de documentos DocuWare, e as questões podem ser respondidas com agilidade. As possibilidades de controle de inconsistências são melhoradas, e o custo é imediatamente reduzido. A consequência é um controle efetivo da empresa. Os dados corretos são disponi- bilizados no momento certo e no lugar correto.
Planejamento
Em um planejamento de budget estão envolvidas diversas pessoas e departa- mentos, o que exige perfeita coordena- ção e sintonia.
Benefícios do DocuWare
O DocuWare disponibiliza no pool de documentos todas as premissas de planejamento, agenda de projeto e cronograma, e administra a versão dos documentos do status de planejamento. O DMS, capaz de controlar facilmente determinadas sub-etapas por meio de funções de fluxo de trabalho, como autorizações, ainda garante acesso ao planejamento dos anos anteriores, assim como de outros departamentos. O acesso rápido às análises de centro de custos, faturas, estatísticas e relatórios do período atual é assegurado. O DocuWare eleva
Controle a verificação de faturas com DocuWare
O CONTENT-FOLDER DocuWare e as funções de carimbo do DMS controlam o processo de verificação de faturas de forma efetiva, rápida e econômica. Defina listas de tare- fas e delegue-as a determinados colaboradores com o módulo adicional CONTENT-FOLDER. As funções de carimbo enviam os documentos automaticamente à lista de tarefas do próximo colaborador, de acordo com cada etapa do processo. Por exemplo: com a entrada de documentos, aparecem novas faturas na lista de tarefas do primeiro
colaborador. Este aloca cada fatura ao respectivo centro de custos, por meio de um carimbo. Automaticamente, as faturas surgem na lista de tarefas do responsável pelo centro de custo. Após a verificação, as faturas são aceitas com um carimbo e são enviadas, também automaticamente, para a lista de tarefas do contador responsável. O fluxo de trabalho é definido de modo muito simples. Cada etapa do trabalho é facilmente identificada nos documentos, graças aos carimbos.
O carimbo de papel não tem mais utilidade. Carimbos eletrônicos controlam a verificação de processos de forma confiável e transparente.
Na área de trabalho do CONTENT-FOLDER, você controla e supervisiona o processo de verificação de faturas - Abra e edite os documentos com um clique no mouse.
Os carimbos eletrônicos determinam o status da entrada de faturas e controlam o processo
Na prática
BARTECA empresa especialista em segurança BARTEC Componenten und Systeme GmbH integrou o DMS DocuWare com a ferramenta gerencial SAP. Os processos se tornaram mais transparentes, e os colaboradores não perdem tempo consultando arquivos em papel. Assim, eles podem se concentrar totalmente nas suas tarefas principais. Antes do arquivamento eletrônico, a administração de
documentos era realizada por especialistas em segurança na cidade de Bad Mergentheim exclusivamente em papel. Em alguns postos de trabalho, os documentos eram arquivados em duplicidade no arquivo central. Os colaboradores sem arquivo próprio perdiam muito tempo para encontrar a compilação de documentos central. Hoje, todos os documentos são automa- ticamente arquivados, imediatamente após a emissão. Cada
documento recebido é identificado com um código de barras em forma de etiqueta. Eles são verificados, e em seguida inseridos no sistema R/3. Somente então, os documentos são arquivados e atribuídos automaticamente no registro, de acordo com seu código de barras. Com isso, o processo não precisou ser reestruturado. Os colaborados acessam os documentos diretamente do seu aplicativo de trabalho, sem a necessidade de trocar para o DMS. Os documentos são visualizados na tela com um clique, por exemplo, durante uma conversa telefônica com um cliente ou fornecedor. A BARTEC ainda assegura o seguinte aspecto de segurança: água e fogo não representam mais um perigo.
Tarefas
Economia de espaço e arquivamento organizado de documentos
Diminuição do tempo de consulta e arquivamento
Acesso simples, diretamente do aplicativo de trabalho
Vantagens
Redução significativa do tempo de consulta Melhora do fluxo de informação
Melhora do serviço prestado, Redução de custos
"Graças ao DocuWare economizamos espaço para arquivo e todos os documentos relativos aos clientes são disponibili- zados diretamente no SAP/R3. Nossos colaboradores têm mais tempo para realizar um ótimo serviço"
Wolfgang Hornung, Diretor de TI
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