ONESHARE® – GUIA DE IMPLEMENTAÇÃO 1
Guia de implementação
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BEM-VINDO AO ONESHARE®
O OneShare® é composto por dois módulos, o OneShare® Web e OneShare® Desktop.
§ O OneShare® Web pode ser acessado de qualquer computador pelo browser e contém as rotinas operacionais e
de configuração do sistema.
§ O OneShare® Desktop é instalado nos computadores da empresa e sincroniza os arquivos dos computadores
locais ou do servidor corporativo, com o servidor do OneShare® na nuvem, mantendo a integridade de todas as informações.
E mais, o OneShare® Desktop opera integrado com o Word, Excel, Powerpoint e Explorer.
Diretamente do Word você pode salvar arquivos no OneShare® e compartilhar com pessoas, sem precisar usar o e-mail. Desta mesma forma, você pode selecionar um arquivo, salvar no OneShare® e compartilhar com pessoas pelo Explorer.
O OneShare® Web, mais o OneShare® Desktop, formam uma solução completa trazendo mais produtividade e gestão para a empresa.
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FLUXO DE IMPLEMENTAÇÃO
Para implantar o OneShare® é fundamental que os usuários envolvidos assistam os tutoriais e realizem as tarefas descritas a seguir.
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ASSISTIR TUTORIAIS
O OneShare® contém vídeos que demonstram o uso de todas as suas rotinas e vídeos conceituais descrevendo a
lógica dos processos do sistema.
As rotinas do OneShare® são muito intuitivas e você pode assistir os seus tutoriais quando tiver alguma dúvida, mas para utilizar bem o OneShare®, é fundamental assistir os vídeos relacionados abaixo:
Apresenta todos os recursos do portal do OneShare®, que irão possibilitar utilização completa da solução. (Duração do vídeo: 03m 25s)
Define o conceito e mostra como cadastrar as comunidades no sistema. (Duração do vídeo: 03m 26s)
Mostra como cadastrar usuários, dar permissões de acesso às pastas e compartilhar arquivos (Duração do vídeo: 06m 29s)
Descreve as regras do OneShare® para salvar e visualizar arquivos e as funcionalidades associadas a pastas e arquivos.
(Duração do vídeo: 02m 44s)
Demonstra como sincronizar automaticamente os arquivos dos computa-dores locais e como salvar e compartilhar automaticamente arquivos do
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PASSO A PASSO DA IMPLEMENTAÇÃO
O processo de implantação é realizado em apenas 8 passos e a forma de execução varia em função do porte e da estrutura da sua empresa.
As atividades a serem realizadas são distribuídas pelos usuários, com base nas comunidades que pertencem, que são: Administrador, Gerencial, Criação e Inativação de usuários e demais comunidades.
Estas comunidades estão relacionadas no cadastro de cada usuário.
Por isso, é fundamental planejar quais pessoas da empresa realizarão cada tarefa, e sugerimos a seguinte sequên-cia:
§ Definir os usuários administradores. Sugerimos que estes usuários sejam gestores, que tenham acesso ilimitado às informações da empresa.
§ Definir os usuários gerenciais e as pastas que eles irão gerenciar e ter acesso. Sugerimos que estes usuá-rios sejam gestores da empresa, que tenham responsabilidades sobre subordinados.
§ Definir quais usuários farão a criação e inativação de usuários (por exemplo, uma pessoa do RH ou TI ou mesmo uma pessoa para cada diretoria).
§ Definir quem será responsável pela instalação do OneShare® Desktop nos computadores da empresa e no servidor. Normalmente esta tarefa é realizada individualmente pelos próprios usuários. Contudo, para ins-talar um programa no Windows, o usuário precisa ter direitos de administrador e, em muitas empresas, só a TI tem esta permissão. Neste caso, deve ser definido quais usuários de TI farão as instalações.
Com a estrutura definida, será fácil dividir as tarefas a seguir para implantar rapidamente do OneShare®.
IMPORTANTE:
§ Sempre que alguém for realizar uma tarefa, ele deve assistir o tutorial da rotina.
Administra-dor Gerencial Criação e inativa-ção de usuários usuários Demais
Personalizar o portal com a marca da empresa Configurar o ambiente
Configurar o seu e-mail para envio de notifica-ções
Instalar o OneShare® Desktop
Definir a estrutura de comunidades, funções e usuários do sistema
Cadastrar as comunidades da empresa Importar os usuários do sistema Salvar o seu primeiro arquivo
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PASSO 1: PERSONALIZAR O PORTAL CORPORATIVO COM A MARCA DA EMPRESA
Para personalizar o portal é necessário criar dois arquivos tipo PNG nos seguintes formatos: § 2088 x 70 pixels para a barra superior.
§ 455 x 393 pixels para a tela de login.
Em seguida, execute a rotina Personalizar layout para aplicar as imagens e definir as cores do portal.
PASSO 2: CONFIGURAR O AMBIENTE
O OneShare® utiliza uma conta de e-mail para notificar os usuários das mensagens do sistema. Sem esta
parame-trização, as mensagens não são enviadas, gerando mensagens de erro. Execute a rotina Configuração do ambiente e informe:
§ O nome da aplicação que será exibido no browser quando o OneShare® é executado. Sugerimos usar a marca da sua empresa.
§ A conta de e-mail que será utilizada para o envio das mensagens automáticas geradas pelo sistema. § A assinatura destas mensagens. Sugerimos usar o nome da empresa.
PASSO 3: CONFIGURAR O SEU E-MAIL PARA ENVIO DE NOTIFICAÇÕES
Este processo deve ser realizado obrigatoriamente e individualmente por todos os usuários.
Sempre que alguém salva e compartilha arquivos com outras pessoas, elas recebem um e-mail de notificação. Se a conta de e-mail não for configurada, será utilizada a conta genérica da empresa, ao invés do e-mail do usuário. Isso dificulta a identificação do remetente nas mensagens de compartilhamento dos arquivos.
Por isso, é extremamente importante que todos os usuários informem a sua conta de e-mail corporativa e a sua senha, para que as mensagens sejam enviadas da sua conta.
Este processo é realizado através da rotina Meus Dados.
PASSO 4: INSTALAR O ONESHARE® DESKTOP
É fundamental instalar o OneShare® Desktop nos computadores de todos os colaboradores e no servidor central da empresa.
A cada instalação, é criada a pasta OneShare® no computador local ou no servidor.
Todos os documentos salvos nesta pasta OneShare® e nas suas subpastas são sincronizados automaticamente com o servidor na nuvem.
Além disso, o OneShare® Desktop opera integrado com o Word, Excel, PowerPoint e Explorer permitindo salvar e compartilhar arquivos automaticamente.
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Siga os passos:
§ Através do OneShare®, execute a rotina OneShare® Desktop. É exibida uma tela com todos os equipamen-tos nos quais você instalou o OneShare® Desktop (por exemplo, o seu computador da empresa e um note-book).
§ Clique em Novo equipamento e informe uma descrição para identificar este equipamento.
§ Clique em Gerar chave e salve este arquivo em uma pasta local deste computador. § Faça o download do OneShare® Desktop e instale o aplicativo no computador. § Execute o OneShare® Desktop e informe os dados de login (usuário e senha) § Selecione a pasta e o arquivo com a chave de registro.
§ Selecione as pastas que serão sincronizadas.
IMPORTANTE:
§ O processo de sincronização pode demorar. Não desligue o equipamento até que esteja concluído. Se ocorrer algum problema com o link da internet, acesse novamente a rotina do OneShare® Desktop e repita a operação.
§ Para garantir que todos os arquivos da empresa sejam salvos no OneShare®, sugerimos que as pastas lo-cais sejam bloqueadas, ficando liberado o uso exclusivamente da pasta OneShare®. Desta forma, todos arquivos gerados na empresa estarão salvos no OneShare®.
PASSO 5: CADASTRAR AS COMUNIDADES
As comunidades definem as categorias dos usuários do OneShare®, indicando as rotinas do sistema e as funções de cada rotina que os usuários desta comunidade poderão utilizar, e organizam os usuários em grupos agilizando o compartilhamento de arquivos.
As comunidades administrador, gerencial e criação e inativação de usuários são comunidades reservadas e já vêm cadastradas no sistema.
A comunidade Colaboradores é uma comunidade operacional e também já vem cadastrada. Recomendamos que todos os colaboradores da empresa sejam relacionados nesta comunidade para que você possa salvar arquivos ou publicar informativos que devem ser acessados por todos.
Normalmente, as comunidades operacionais são criadas com base nos departamentos e setores da empresa. Você também pode criar comunidades genéricas, representando filiais, e comunidades externas, representando clientes, fornecedores, contadores, advogados, investidores e representantes comerciais entre outros.
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PASSO 6: IMPORTAR USUÁRIOS
Esta rotina é muito importante no processo de implantação do sistema ou quando você trabalha com projetos e precisa incluir diversos usuários externos de clientes para compartilhar documentos e dar acesso ao portal da sua empresa.
Para realizar esta atividade, realize as atividades: § Acesse a rotina Importar Usuários.
§ Clique em Baixar template.
§ Preencha e salve planilha com os dados dos usuários. § Acesse a rotina Importar Usuários.
§ Clique em Upload template.
§ Clique em Importar usuários.
É muito importante seguir uma sequência para preencher a planilha com os dados dos usuários.
Na coluna na coluna Comunidades você deverá informar todas as comunidades as quais o usuário pertente, sepa-radas por vírgula. Por exemplo, um usuário pode pertencer às comunidades Gerencial, Financeiro e Colaboradores. O importante é que, na sequência de usuários informados na planilha, um usuário gestor seja informado nas linhas anteriores aos usuários que se subordinarão a ele. Caso contrário, o sistema fará uma crítica informando que o usu-ário gestor não existe.
Por exemplo, se o Paulo é gestor do João, o registro do Paulo deve estar obrigatoriamente antes do registro do João na planilha.
Por isso, siga a sequência:
§ Comece pelos usuários da comunidade Administrador, pois estes usuários não possuem gestor. Todos os demais usuários terão que estar relacionados a um gestor.
§ Em seguida, informe os usuários da comunidade Gerencial. Em geral, são gestores da empresa que vão gerenciar os usuários das suas áreas.
§ Por fim, cadastre os usuários da comunidade Criação e inativação de usuários, que são as pessoas que fa-rão a tarefa de manutenção do cadastro de usuários da empresa, cadastrando novos usuários, alterando permissões de acesso e inativando usuários.
IMPORTANTE:
§ Caso você tenha poucos usuários para cadastrar no sistema, é mais rápido fazer os cadastros diretamente pela rotina Usuários, seguindo as orientações deste documento.
PASSO 7: RELACIONAR ACESSO ÀS PASTAS DOS USUÁRIOS IMPORTADOS
Depois que os usuários são importados, será necessário acessar o cadastro de cada usuário e informar as pastas que eles poderão utilizar para salvar seus arquivos.
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Esta tarefa pode ser feita pelos gestores dos usuários, no processo de homologação destes, ou pelos usuários que pertencem à comunidade Criação e Inativação de Usuários
IMPORTANTE:
§ A rotina Usuários tem o recurso de copiar as permissões de acessos de outro usuário.
Por exemplo, se cinco usuários de um departamento têm permissão de acessar um mesmo grupo de pas-tas para salvar os seus arquivos, basta relacionar as paspas-tas no cadastro do primeiro usuário e, nos outros quatro, copiar as permissões do primeiro. Caso necessário, faça alguma alteração, excluindo ou adicio-nando outras pastas.
Por isso, quando for fazer este trabalho, classifique os usuários pela semelhança de acesso a pastas.
§ O sistema só permite relacionar pastas para um usuário que o seu gestor tem acesso.
Para realizar esta atividade, realize as atividades: § Acesse a rotina Usuários.
§ Clique em “Alterar”. § Localize o usuário.
§ Marque as pastas que ele pode acessar ou clique no ícone . § Salve as alterações.
PASSO 8: HOMOLOGAR USUÁRIOS
Todos os usuários importados ou cadastrados pelos usuários da comunidade Criação e inativação de usuário preci-sam ser homologados pelos seus gestores.
O processo de Importação de usuários e a rotina Usuários enviam um e-mail para os respectivos gestores, infor-mando que existem usuários para serem homologados.
IMPORTANTE:
§ Se um usuário administrador cadastra um usuário, independentemente de ele ser o gestor deste usuário, ele já é automaticamente homologado.
§ Se um usuário gerencial cadastra um usuário e ele é o seu gestor, este usuário também é automaticamente homologado.
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TRANSFORME A ROTINA DA SUA EMPRESA
É uma prática nas empresas as pessoas salvarem arquivos em diversos lugares e usar o e-mail para compartilhar arquivos.
É mais frequente as pessoas procurarem informações no seu e-mail do que nos servidores da empresa, e isto causa toda a dispersão e falta de controle que justificou a ação da empresa implantar o OneShare®.
Por isso, é muito importante implementar a mudança operacional para que os usuários se conscientizem e percebam que o uso do OneShare® é mais eficiente e proporciona inúmeras vantagens para a empresa.
A quebra de paradigma é fazer com que os usuários parem de usar o e-mail para compartilhar arquivos, deixando de usá-lo como repositório das suas informações.
Por isso é muito importante:
Divulgar o uso do OneShare® na empresa e junto à rede de parceiros. Capacitar os usuários para a utilização adequada da ferramenta. Fomentar o uso do OneShare® em todas as áreas da empresa.
Divulgar e fomentar o uso do OneShare® Desktop, demonstrando a sua integração com Word, Excel,
Power-Point e Explorer tornando a tarefa de compartilhar arquivos mais rápida do que através do e-mail.
Que os executivos e gestores cobrem esta mudança de hábito, para que a empresa tenha efetivamente todas as suas informações centralizadas e disponíveis e com a segurança e controle necessários.
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CHECKLIST FINAL
Parabéns! Você concluiu a implantação do OneShare® na sua empresa! Antes de começar a usar, que tal fazer um checklist?
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Você cadastrou os usuários das comunidades Administrador, Gerencial e Criação e inativação de usuários?• Acesse a rotina Comunidades
• Clique em Alterar cadastro
• Consulte cada uma das comunidades
• Verifique se os usuários cadastrados estão de acordo com as diretrizes da sua empresa
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As pastas e os arquivos dos computadores foram sincronizados com o OneShare®?• Oriente os usuários a verificar se os seus arquivos da pasta local OneShare® estão sincronizados com o diretório OneShare® Web
• Verifique se os arquivos das pastas OneShare® do servidor estão sincronizados com as pastas no
OneShare® Web
