FEDERAÇÃO PORTUGUESA DE AERONÁUTICA. Departamento de Relações Públicas e Comunicação

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Regulamento DRPC – Aprovado em Reunião de Direcção de 09-02-2006

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Departamento de Relações Públicas e Comunicação

Regulamento

1. Do Departamento de Relações Públicas e Comunicação 1.1 Definição 1.2. Constituição 1.3. Articulação e procedimentos 1.4. Local de funcionamento 2. Funções 2.3 – Relações Públicas 2.4 – Comunicação 2.5 – Relações internacionais 2.6 – Marketing 2.7 - Área comercial 3 – Gestão Financeira 4 – Meios 4.1 – Meios a disponibilizar 4.2 - Equipamentos

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1. Do Departamento de Relações Públicas e Comunicação

1.1 Definição - O Departamento de Relações Públicas e Comunicação (DRPC) é um

órgão de apoio à Direcção, nomeado e destituído por simples deliberação, de acordo com os interesses da federação; e,

1.1.1 - não tem assento, e não participa nas reuniões da direcção, salvo se

convocado;

1.1.2 – apenas será convocado para assuntos do departamento e será representado

pelo coordenador em funções à data;

1.1.3 – não tem direito de voto nas reuniões em que estiver presente;

1.1.4 – cessa funções no final do mandato da direcção que o nomeou, podendo ser

ou não reconduzido, conforme vontade das partes;

1.1.5 – a actuação do DRPC em todas as áreas de intervenção previstas, é

institucional e corporativa, não lhe cabendo, salvo excepções aprovadas e negociadas, quaisquer tarefas sectoriais e específicas de outros órgãos ou associados, não enquadráveis nos projectos em estudo ou em execução;

1.2. Constituição – O DRPC é constituído por um Coordenador, já nomeado pela

Direcção, e por um número de colaboradores a determinar pelo coordenador nomeado;

1.2.1 – o Coordenador é o único responsável, perante a Direcção, pelo

funcionamento do DRPC;

1.2.2 – os colaboradores serão temporários ou permanentes, remunerados ou não,

conforme as necessidades que determinarem a sua nomeação e desde que seja garantido o cumprimento do estipulado em 3.5;

1.2.3 – para a nomeação e destituição de colaboradores, o DRPC não carece de

autorização da Direcção, limitando-se a informar por escrito da decisão, dos motivos e das condições, desde que esteja garantido o cumprimento do estipulado em 3.5;

1.2.4 – em ausências temporárias, o Coordenador poderá, ou não, nomear um

colaborador para desempenhar as suas funções, incluindo a sua representação, dando conhecimento à Direcção, da sua decisão e dos motivos;

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1.3. Articulação e procedimentos

1.3.1 – Articulação - o DRPC actua na dependência directa da Direcção e não tem

quaisquer ligações hierárquicas ou funcionais com outros órgãos da federação; pelo que,

1.3.2 – todas as acções a pedido*, serão apresentadas, pela entidade requerente,

à Direcção, que decidirá sobre a sua execução e apresentação ao DRPC;

1.3.3 – todos os projectos do DRPC, são apresentados à Direcção, antes da sua

implementação, na forma de propostas ou de informações, conforme necessitem ou não de decisão;

1.3.3.1 – nos projectos geradores de verbas, o DRPC deverá apresentar

proposta precisa da afectação futura dos previstos ganhos gerados;

1.3.4 – todos os trabalhos realizados pelo DRPC serão apresentados à Direcção, na

forma de relatórios de execução;

1.3.5 – As propostas, decisões, pedidos e relatórios são, sempre, apresentados por

escrito;

1.3.6 – para uma maior agilização dos processos, em todas as comunicações,

incluindo propostas, decisões, pedidos e relatórios, será utilizado, preferencialmente, o correio electrónico;

1.3.7 – adoptando uma prática corrente, toda a correspondência a emitir, incluindo a

electrónica, obedecerá aos seguintes procedimentos:

1.3.7.1 – numeração própria do DRPC;

1.3.7.2 – menção ao departamento de origem;

1.3.7.3 – arquivo de cópias em “geral” e em “DRPC”, pelo serviço administrativo; 1.3.7.4 – conhecimento prévio e assinatura de um elemento da Direcção;

1.3.7.4.1 – mensagens de correio electrónico estão dispensadas da

assinatura de um director;

* - acções a desenvolver pelo DRPC, executadas ou a executar a partir de pedido de qualquer órgão, comissão, departamento ou associado e autorizados pela Direcção.

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1.4. Local de funcionamento

1.4.1 - o DRPC funcionará, preferencialmente, na sede da FPA;

1.4.1.1 – em caso de condições insuficientes ou inadequadas, poderá adoptar

qualquer outro espaço, próprio ou cedido, exclusivo ou partilhado, desde que tal resolução cumpra com as definições previstas em 3.5;

2. Funções

2.1 – São funções do DRPC, o desenvolvimento de acções, definições e regras nas

áreas de actuação que abaixo se indicam.

2.2 – Tais acções previstas podem ser executadas:

2.2.1 – por decisão do próprio DRPC de acordo com as suas estratégias e planos; 2.2.1.1 - o DRPC financiará estas acções, a partir do seu orçamento anual;

2.2.1.2 – acções especiais, urgentes ou importantes que necessitem de apoio

financeiro, poderão justificar negociações, nesse sentido, com a Direcção;

2.2.2 – a pedido de um órgão, comissão, departamento ou associado, devidamente

autorizado pela Direcção;

2.2.2.1 – o DRPC poderá financiar estas acções por débito ao requerente, da

verba calculada e acordada;

2.3 – Relações Públicas – Sabendo-se que a sobrevivência e a eficácia de qualquer

organização depende do relacionamento com o seu “publico”, entende-se que a decisão de criar uma área vocacionada, especialmente, para esta função, no seio da FPA, é demonstrativo da determinação de melhorar o funcionamento.

No entanto, também é conhecido que não havendo tradição nem definições para um serviço autónomo de RP, a comunicação com o exterior tem sido atribuição ou responsabilidade de cada elemento que colabora na federação.

Assim sendo e apesar de se saber ser a pior das soluções, não é oportuno, não se justifica e não há condições para centralizar este domínio, parecendo sensato que a actuação do DRPC se inicie em funções genéricas e estruturantes que permitam, a prazo, activar tal serviço.

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2.3.1 – o DRPC criará e proporá regras que permitam, no futuro, estruturar o serviço

de Relações Públicas;

2.3.2 – apesar das condições actuais, será função do DRPC, o serviço de RP

institucional, sempre que tal for entendido como mais vantajoso;

2.3.3 – Nos mesmos moldes praticados pelas várias comissões, o DRPC é

autónomo, relativamente às RP das suas áreas de actuação.

2.4 – Comunicação – O trabalho a desenvolver, nesta área, será enquadrado nas

seguintes actuações:

2.4.1 - imagem institucional da FPA; 2.4.2 - divulgação e publicidade; 2.4.3 – campanhas;

2.4.4 – articulação com comunicação social; 2.4.5 – articulação com os associados; 2.4.6 – dinamização do site oficial.

2.5 – Relações internacionais - Embora se tenha iniciado, em S.Tomé e Príncipe

(STP), um processo que poderá ter contornos de algum interesse para a imagem da federação, perante as instituições, os associados e a opinião pública, não é garantido que este tipo de actuação venha a prosseguir em diferentes projectos, pelo que a actuação nesta área, se limitará, para já, à condução do projecto em curso, ainda que possam ser identificadas e exploradas diferentes hipóteses de actuação no exterior. Deste modo, as relações internacionais não carecem de definição apropriada, para já, salvo a que resultar da necessidade imediata, determinada pelo processo STP.

2.6 - Marketing – Na actual fase de desenvolvimento e implantação da FPA e das

respectivas actividades e modalidades, junto do público, dos clubes associados e das empresas, o trabalho a desenvolver, nesta área, está totalmente dependente do que vier a ser concretizado na área da comunicação que é, portanto, prioritária.

Conhecidos os reduzidos meios de que dispomos, a pouca capacidade de reacção da maioria dos associados e, principalmente, a falta de confiança generalizada, verificada no sector, não é de supor que os resultados sejam visíveis a curto prazo.

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2.6.1 – Após um período inicial de avaliação precisa do sector, será elaborado um

plano de marketing plurianual

2.7 - Área comercial – Embora esta terminologia seja constantemente banida, parece

justificado mencioná-la, neste documento interno, para maior facilidade de apresentação dos objectivos.

A FPA está, praticamente, dependente das verbas atribuídas pelo IDP, de que resulta que as quantias recebidas serão, sempre, função das disponibilidades daquele organismo e, não, das actividades que venham a ser desenvolvidas e das reais necessidades da FPA. De qualquer modo, sempre em montante inferior ao que seria desejável ou aconselhável.

Por esta razão, pretende-se activar alguns mecanismos comerciais simples que, enquadráveis na normal actividade de uma associação e cumprindo com o preceito aconselhado pelo IDP, de procurar financiamentos no “exterior”, contribuam com algumas verbas absolutamente necessárias.

O DRPC irá desenvolver e apresentar, a curto prazo, algumas pequenas soluções nesta área.

3 – Gestão financeira

A gestão financeira do DRPC será idêntica ao que tem sido praticado com as comissões, caracterizando-se por uma autonomia relativa, ou seja capacidade para decidir dos mecanismos de obtenção de receitas exteriores e liberdade para decidir da sua aplicação ou investimento nos projectos desenvolvidos.

3.1 - Anualmente, a Direcção determinará a dotação a atribuir a este departamento; 3.2 – Integram o orçamento anual do DRPC, a dotação anual atribuída pela FPA, os

montantes aprovados em candidaturas, as receitas resultantes de acções específicas e os patrocínios;

3.3 - O DRPC poderá “debitar” acções a pedido, sempre que entender que o gasto

envolvido nessas acções, não deve ser abrangido pelo seu orçamento ou se a despesa previsível comprometer a normal execução dos projectos previstos, aprovados ou em execução;

3.4 – O DRPC deverá apresentar candidatura apropriada, anualmente, ao IDP, nos

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3.5 – Os projectos e outras acções ou decisões, desenvolvidos pelo DRPC, atenderão

ao orçamento disponível, de forma a que sua execução não venha afectar verbas além das atribuídas;

3.6 – o controlo será apoiado em conta-corrente mantida pelo serviço administrativo

que informará o DRPC, por email, dos movimentos efectuados.

4 – Meios

Para prossecução dos seus objectivos, o DRPC terá de ser equipado, ainda que de forma faseada. Preferencialmente indicará as aquisições necessárias em cada ano, de acordo com o plano de acções a desenvolver.

4.1 – Meios a disponibilizar 4.1.1 – Prioridades

São considerados prioritários, os seguintes meios:

4.1.1.1 - espaço de trabalho na sede, que poderá ser partilhado com as

comissões técnicas ou, em alternativa, se esta solução não for possível, criar um espaço próprio;

4.1.1.2 - utilização do site da FPA, através de ligações agilizadas com o

webmaster ou, em alternativa, se esta solução não for possível, criar um novo site;

4.1.1.3 - disponibilidade de apoio administrativo através do funcionário existente

ou, em alternativa, se esta solução não for possível, criar uma alternativa externa;

4.1.1.4 - criação de um endereço de correio electrónico para o departamento, no