Administração de Sistemas Empresariais: Exposição de
Conceitos Aplicados ao Departamento de Tecnologia da
Informação da Autarquia Municipal de Saúde da Prefeitura
Municipal de Londrina – AMS/PML.
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LondrinaANDRÉ LUCIANO NADAL - Nº 101023050 PATRICK DA COSTA SILVEIRA - Nº 081023038
Administração de Sistemas Empresariais: “
Sistema Empresa na
AMS/PML - Conceitos, Funções, Organização, Ambientes e a
Tomada de Decisão”
.Apresentada ao curso de Sistemas de Informação na Disciplina de Administração de Sistemas Empresariais.
Prof.ª Mª.: Janaina Vanzo Berto
Londrina 2010
1 SISTEMA EMPRESA
1.1 Conceito de Administração / Introdução
Administração é o alcance de metas organizacionais de maneira eficaz e eficiente por meio de planejamento, organização, liderança e controle dos recursos organizacionais.
Eficácia: o que fazer (fazer a coisa certa);
Eficiência: como fazer - é fazer as coisas de maneira correta = produtividade; O resultado depende de fazer certo as coisas certas
1.2 Conceito de Empresa
1) E que o que seria então uma empresa?
Resposta: existem inúmeros conceitos, entre eles: empreendimento, tarefa, atividade,
organização que se destina a um fim econômico ou não. Uma empresa é uma organização formal cujo objetivo é produzir produtos ou prestar serviços a fim de gerar lucro – isto é, vender produtos a um preço superior aos custos de produção
2 FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS
Conforme vimos na definição de Daft, existem quatro funções básicas da administração: planejamento, organização, liderança e controle. Vejamos cada um deles:
2) Qual a relação que podemos estabelecer com os Sistemas de Informação?
Resposta: planejamento de um sistema compatível com as necessidades e tamanho da
empresa, organização das atribuições que cada usuário terá dentro da alimentação do sistema (utilização), identificar e manter registros dos trabalhos que estão sendo executados de forma a manter a liderança para que em seguida se possa ter o controle dos dados que estão sendo obtidos mediante feedbacks do sistema criado. Isto normalmente é feito via produção de relatórios sendo ideal a utilização de ferramentas de datamining para obtenção de tendências insuspeitas.
2.1 Planejamento
O planejamento é feito mediante relatórios comparativos, periódicos, com base nos prazos orçamentários do município. As necessidades levantadas pelo secretariado e outras instâncias organizacionais.
Muitas vezes provenientes da própria comunidade são planilhadas e compõem o primeiro documento de metas a serem atendidas ou revistas e avaliadas.
Mapa-Conceitual: definição de metas de desempenho, decisão sobre tarefas, uso de recursos
e meios de obtenção.
2.2 Organização
A atribuição de tarefas é feita pelas gerências que procuram destinar as tarefas aos setores e departamentos encarregados por cada demanda de serviço – especializações.
Os recursos para a concretização das tarefas devem ser buscados por cada setor, sendo disponibilizados pelas chefias e coordenações, conforme possível.
Mapa-Conceitual: atribuição de tarefas, agrupamento por departamentos, alocação de
recursos e atribuição de responsabilidade.
2.3 Liderança
As equipes são constituídas por escalões. Os secretários determinam às gerências, que por sua vez determinam às coordenações que delegam aos seus funcionários as tarefas a serem desempenhadas. A supervisão é constante, há lideranças concretas e há simples chefias hierárquicas.
Mapa-Conceitual: influenciar e motivar os funcionários para alcançar as metas estabelecidas,
necessário que se possua líderes capazes de motivar o trabalho, dito de outra forma: o uso de influência para motivar funcionários a alcançarem as metas.
2.4 Controle
O acompanhamento das tarefas é realizado pelo contato direto com o setor responsável pela concretização da mesma. Uma das ferramentas utilizadas para controle é o Dotproject, um sistema de gerência de projetos em software livre de fácil utilização, com um conjunto de funcionalidades e características que o tornam indicado para implementação em ambientes corporativos, pois atende a diversas necessidades de gerentes e Escritórios de Projetos. O dotProject é uma aplicação web e seu acesso é feito através de um navegador, assim sua utilização independe de sistema operacional e instalação na máquina do usuário, pois é executado em um servidor. Em termos mais técnicos, o dotProject é um sistema escrito em PHP, que utiliza banco de dados MySQL.
O dotProject unifica:
1. Informações de empresas;
2. Informações de projetos de cada empresa;
3. Todas as tarefas necessárias à execução de cada projeto; 4. Saber quanto de cada tarefa já foi realizado;
5. Diagrama de gantt;
6. Informação de usuários e colaboradores de cada tarefa;
8. Lembretes popup sobre prazos próximos ao fim; 9. Uma lista de contatos relacionados;
10. Calendários com visões diferentes: mensal, semanal e diária; 11. Fóruns relacionados a projetos;
12. Repositório de arquivos relacionados a projetos.
Mapa-Conceitual: acompanhar as atividades desenvolvidas, verificar se está no caminho
certo para as metas ou seja monitorar atividades, mantendo a organização no trilho em direção às metas, também fazer correções necessárias. Função administrativa que tem maior relação com a tecnologia de informação, ajuda os gerentes a proporcionarem o controle organizacional.
3 AMBIENTES EMPRESARIAIS
O ambiente empresarial atual está altamente competitivo e, a empresa que deseja se manter no mercado, precisa monitorar constantemente seus ambientes a fim de se prevenir de ameaças e aproveitar as oportunidades existentes. Para isso, é necessário conhecer o ambiente
organizacional e seus componentes, como veremos a seguir.
O ambiente organizacional constitui todos os elementos que existem fora dos limites da organização e que têm o potencial de afetá-la, sendo composto de:
3.1 Ambiente Geral - ambiente externo que afeta a organização indiretamente – políticas de
saúde centralizadas, Sistema único de saúde SUS, tendências, epidemias e pandemias como a do H1N1. Subdivide-se em:
3.1.1 Fatores Tecnológicos: parque tecnológico de londrina (pólo tecnológico). Anel de fibra
óptica que integra a rede pública de serviços de saúde, biblioteca e transportes;
3.1.2 Socioculturais: imigração japonesa e italiana e cidade pólo-universitário regional, com
grande aporte de estudantes do estado de São Paulo;
3.1.3 Econômicos: cidade já foi a segunda potência econômica do sul do país (café);
3.1.4 Político-legais: embate administrativo entre os partidos PT (Luís Inácio Lula da Silva) e
PP(Antônio Casemiro Belinati);
3.1.5 Internacionais: projeção da telefonia e tecnologia de informação baseada no conceito
wireless, rede;
3.2 Ambiente Operacional: camada do ambiente externo que influencia diretamente as
operações e o desempenho da organização. Inclui os clientes, concorrentes, fornecedores e mercado de trabalho.
Na AMS: na Autarquia Municipal de Saúde a clientela é a população de Londrina, a
concorrência são as empresas privadas de software e o interesse na privatização dos serviços públicos, a tendência à terceirização, ocasionada pelas pressões da política neoliberal.
3.3 Ambiente Interno: ambiente dentro dos limites da organização. Inclui funcionários,
cultura e gerência.
Na AMS: o ambiente interno compreende equipes que contam com um quadro funcional
bastante diverso, heterogêneo desde os pontos de vista etários, de formação, de capacitação profissional, estendendo-se ao problema das gerências onde se pesem as escolhas políticas X critérios técnicos.
3.4 Incerteza ambiental: as organizações precisam administrar a incerteza do ambiente de
fim de serem eficazes. Os sistemas de informações podem auxiliar a criar um fluxo de informações dentro da organização.
Na AMS: este nível de incerteza, crônico dentro dos mecanismos do estado, tem seu maior
peso na questão da continuidade das políticas públicas, quer administrativamente ou diretamente no atendimento de saúde.
4 SISTEMAS E EMPRESAS
A competitividade atual dos mercados, obriga as empresas a se adequarem às mudanças do ambiente empresarial. Essas mudanças são acompanhadas por mudanças também nas profissões e postos de trabalho, dando origem a uma nova realidade organizacional.
4.1 Nesse contexto os sistemas de informação têm papel fundamental - ajudar a empresa a
atingir seus objetivos organizacionais: Excelência operacional;
Na AMS: metas em saúde pública; Novos produtos;
Na AMS: projetos e campanhas;
Novos Serviços;
Na AMS: ex atendimento: anti-tabagismo, hiv-aids;
Novos modelos de negócio;
Relacionamento mais estreito com clientes e fornecedores;
Na AMS: atratividade para serviços especializados de saúde, empresas de software, área
de saúde, serviços em geral; Melhor tomada de decisões;
Na AMS: agir rapidamente com concisão, resolver questões orçamentárias e de saúde
pública;
Vantagem competitiva;
Na AMS: no setor público, melhor utilização de recursos, para alocação a outros setores
mais carentes e melhor distribuição de renda; Sobrevivência;
Na AMS: manutenção da saúde da sociedade, atratividade da força de trabalho e no
campo político – plataforma política e formação de parque eleitoral, satisfação profissional;
4.2 Contexto Atual
Neste contexto as empresas passaram a adotar a internet como parte de sua estratégia de mercado. A partir daí, surgiram alguns recursos provenientes dessa incorporação, os quais estão presentes em grande parte das organizações.
4.3 A participação da tecnologia da informação e os sistemas de informação
4.3.1 Internet: coleção global de redes de computadores conectadas para a troca de dados e
Informações;
4.3.2 World Wide Web (www): coleção dos servidores centrais para acessar as informações
na internet;
4.3.3 E-business: qualquer negócio que acontece pelos meios eletrônicos por uma rede de
computadores, em vez de em um espaço físico;
Na AMS: pregões eletrônicos, núcleo de jornalismo;
4.3.4 E-commerce: trocas comerciais que ocorrem eletronicamente;
Na AMS: contabilização e pagamento de exames feitos pelos laboratórios prestadores
externos mais os sistema de compras do município e de negociação de dívidas (ex: programa Profis – recuperação de R$1,4 milhão em dívidas do contribuinte);
4.3.5 Intranet: sistema de comunicações internas que usa a tecnologia e os padrões da
internet mas é acessível apenas para as pessoas dentro da organização;
Na AMS: extensivamente utilizada para registro de ponto, troca de arquivos e manutenção da
estrutura administrativa
4.3.3 Extranet: sistema de comunicações externas que usa a internet e é compartilhada por
duas ou mais organizações;
Na AMS: a utilização de VPNs possibilita que 29 municípios tenham acesso aos recursos do
pólo médico Londrinense, a citar:
Alvorada do Sul, Apucarana, Assaí, Bela Vista, Cafeara, Cambé, Centenário do Sul, Cianorte, Cornélio, Florestópolis, Guaraci, Ibiporã, Ivaiporã, Jacarezinho, Jaguapitã,
Jataizinho, Lupionópolis, Maringá, Miraselva, Paranavaí, Pitangueiras, Porecatu, Prado Ferreira, Primeiro de Maio, Rolândia, Sertanópolis, Tamarana, Telêmaco-Borba,Umuarama,
5-IMPLICAÇÕES ADMINISTRATIVAS DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Os sistemas de informação possibilitam aos gerentes uma melhor conexão com os colaboradores da empresa e com o ambiente empresarial.
5.1 Citando algumas contribuições do sistema de informação
Eficácia do funcionário: fornece variados tipos de dados a respeito de clientes,
concorrentes, mercados e serviços; além do compartilhamento de informações e opiniões;
Na AMS: clientes e fornecedores são melhor classificados. Há histórico de transações em
pregões passados, o que permite melhor decisão por exemplo nos processos de licitação tomadas de preços e concorrências públicas.
Eficiência: acelera os processos de trabalho, reduz custos, automatiza tarefas
Rotineiras;
Na AMS: aumento da agilidade na tomada de dados, permitindo decisões mais acertadas e
rápidas. Os relatórios automatizam o trabalho repetitivo na regulação de consultas médicas e solicitação de exames.
Empowerment de colaboradores: os colaboradores recebem, cada vez mais, informações e
conhecimento. Proporciona portanto, crescimento a todos os níveis hierárquicos;
Na AMS: parcerias são estabelecidas com consórcios intermunicipais como o CISMEPAR,
consórcio intermunicipal do médio Paranapanema, possibilitando maior controle do atendimento em saúde.
Intensificação da colaboração: proporciona que os colaboradores intensifiquem sua
comunicação e colaboração com o restante da empresa e com o ambiente externo;
Na AMS: fator presente.
Melhoria geral da organização: rápida identificação de problemas e oportunidades,
proporcionando agilidade na tomada de decisão;
Na AMS: fator presente.
5.2 Tendências
A cada dia, novos benefícios surgem com a presença da tecnologia da informação e os sistemas de informação nas empresas. Exemplos disso, são as mensagens instantâneas e o compartilhamento de arquivos de pessoa a pessoa, o que agiliza muito nas atividades diárias.
Na AMS: o programa de Chat do servidor integra as ferramentas de comunicação entre
políticas de rede. Hoje todas as unidades de saúde e também administrativas têm possibilidade de acesso ao Chat via Internet.
6 ORGANIZAÇÃO PARA INFORMATIZAÇÃO
Existem diversas maneiras de organizar a empresa para a informatização, cada uma delas se destina a um tipo de empresa:
6.1 Empresas pequenas podem ter apenas um profissional responsável pelos
sistemas de informação;
6.2 Empresas grandes geralmente têm necessidade de um departamento de sistemas
de informação;
Esta é a escolha no caso da AMS. O departamento de TI atende a Autarquia toda enquanto que outros setores da administração direta são atendidos pelo departamento chamado DTI – Departamento de Tecnologia da Informação.
6.3 Existem arranjos descentralizados, em que cada área da empresa tem seu próprio
departamento de sistemas de informação;
Em outros arranjos, o sistema de informação funciona como um departamento separado (assim como RH, Marketing etc);
A escolha da forma como a empresa vai trabalhar o sistema de informação vai depender portanto, do tamanho da empresa e dos seus objetivos.
7 O PROCESSO DECISÓRIO E OS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO 7.1 Tomada de decisão administrativa
Diariamente, muitas decisões são tomadas em uma empresa. Uma vez que existem diferentes níveis hierárquicos em uma empresa, cada um desses níveis necessita de informações diferentes para apoiar as suas decisões.
Podemos classificar as decisões em três tipos:
7.2 Decisões não-estruturadas: são aquelas em que o responsável pela tomada de decisão
deve usar seu bom senso, sua capacidade de avaliação e sua perspicácia na definição do problema, ex.: decidir metas, entrada ou saída de mercados;
Na AMS: realizadas pelas coordenações e gerências.
7.3 Decisões estruturadas: são repetitivas e rotineiras e envolvem procedimentos
predefinidos”. Ex.: determinar ofertas especiais.
7.4 Decisões semi-estruturadas: nesses casos, apenas parte do problema tem uma resposta
clara e precisa, dada por um procedimento aceito, ex.: orçamento departamental.
Na AMS: realizadas em reuniões ou pelos coordenadores de setores. 7.5 Importância das informações no processo de tomada de decisões
As empresas precisam de informações em diversas situações como: desenvolver planejamentos, identificar problemas, trocar experiências com outras empresas, tomar
decisões, entre outras. Para que essas informações possam realmente ser úteis, elas devem ter qualidade e atender a três aspectos básicos:
7.5.1 Tempo: devem estar disponíveis no momento necessário, além de serem atualizadas; Na AMS: na compra de um novo servidor requer informações atuais e no momento certo; 7.5.2 Conteúdo: Não devem conter erros, devem ser adequadas ao usuário, completas e
relevantes;
7.5.3 Forma: devem ser apresentadas de forma que seja fácil para o usuário entender e que,
também, satisfaça suas necessidades;
Na AMS: os relatórios são setoriais, formatados para cada público-alvo. Ex: vacinas, exames,
agendamentos de consultas médicas.
7.6 O processo de tomada de decisão e a Participação dos Sistemas de Informação
A tomada de decisão se dá por meio de um processo que envolve diversas variáveis. Para entender esse processo, precisamos antes destacar alguns conceitos colocados por:
Decisão: escolha feita de alternativas disponíveis.
Tomada de decisão: processo de identificar os problemas e as oportunidades e, em
seguida, solucioná-los.
O processo de tomada de decisão consiste em etapas distintas. Em 1960, Simon descreveu que existem quatro estágios que fazem parte desse processo:
Inteligência: descoberta do problema; Concepção: descoberta da solução; Seleção: escolha das opções;
Implementação: fazer a alternativa escolhida funcionar;
Com o passar dos anos, esse processo evoluiu para seis etapas, como descreve Daft (2007):
1. Reconhecimento da necessidade de decisão.
Na AMS: decidido através de reuniões;
2. Diagnóstico e análise das causas.
3. Desenvolvimento de alternativas.
Na AMS: reuniões com as equipes técnicas
4. Seleção da alternativa desejada.
Na AMS: reuniões com a coordenação e gerencia;
5. Implementação da alternativa escolhida.
Na AMS: equipe de desenvolvimento de software;
6. Avaliação e feedback.
Na AMS: equipe de produção - administrativa e coordenação;
O que acontece se após esse processo a decisão falhar?
Pode ser que seja necessário investigar e rever onde o processo falhou. Pode ser que a empresa tenha prejuízos por essa decisão errada. Pode ser que a empresa perca
posições competitivas no mercado, muitas coisas podem acontecer.
Por isso, é tão importante a participação dos Sistemas de Informação no processo de tomada de decisão.
Dentre as muitas contribuições dos sistemas de informação, podemos citar como uma das mais importantes à melhora na tomada de decisão.
Mas qual será a importância da melhoria na tomada de decisões da empresa?
Essa importância está, por exemplo, em manter ou conquistar uma posição competitiva no mercado, e, também, retornos monetários.
Muitas vezes, o valor de uma única decisão pode ser pequeno ou insignificante, no entanto, a melhora em diversas pequenas e insignificantes decisões tomadas ao longo do ano podem gerar um grande valor anual para a empresa.
Fontes: Material Proposto Pela Disciplina:
Daft, Richard L., 2007;
