PROCESSO DE PROJETO DE OBRAS DE EDIFICAÇÃO:
A EXTRANET COMO GERADORA DE AMBIENTE INTEGRADO
Carin Maria SCHMITT
Dr. Adm., M.Sc. Eng., Eng.Civil, NORIE / PPGEC / UFRGS. Av. Osvaldo Aranha, 99, 3.andar, CEP 90.035-190, Porto Alegre (RS) - Correio eletrônico: cschmitt@ufrgs.br
Janice Moura Correa Netto GUERRERO
Arq., Mestranda do Curso de Mestrado Profissionalizante NORIE/EE/UFRGS. Av. Osvaldo Aranha, 99, 3.andar, CEP 90.035-190, Porto Alegre (RS) - Correio eletrônico: jmcng@terra.com.br
Leandro BORDIN
Eng., Mestrando do Curso de Mestrado Acadêmico NORIE/PPGEC/UFRGS. Av. Osvaldo Aranha, 99, 3.andar, CEP 90.035-190, Porto Alegre (RS) - Correio eletrônico: lbordin@cpgec.ufrgs.br
RESUMO
Este trabalho apresenta aspectos relevantes da introdução do uso de extranet no processo de projeto de obras de edificação que tornam este complexo relacionamento de profissionais mais integrado, transparente e controlado. Em pesquisas que estão sendo realizadas pode-se observar alguns aspectos do processo tradicional e do processo colaborativo de desenvolvimento de projetos.
1 O PROCESSO DE PROJETO DE OBRAS DE EDIFICAÇÃO
O processo de projeto de obras de edificação está sofrendo alterações bastante marcantes com a utilização de extranet. A substituição do processo tradicional pelo colaborativo - com o uso da extranet – exige postura diferente dos profissionais e os expõe a situações diferentes. Esta nova alternativa de desenvolvimento do projeto nem sempre é facilmente absorvida e entendida pelos participantes.
1.1 O processo tradicional
O processo tradicional de projeto de obras de edificação pode ser caracterizado como aquele que envolve profissionais de arquitetura e engenharia de várias especialidades que são designados por um cliente para desenvolvimento de um produto. Este grupo pode ser formado para um projeto específico ou mantido ao longo de vários projetos para um mesmo ou vários clientes. Como é comum que uma empresa construtora - o cliente, trabalhe com mais de um arquiteto, é usual a alternância dos profissionais ao longo dos projetos. Isto cria, apesar dos esforços de coordenadores de projeto, alguns problemas de integração dos profissionais, podendo ser caracterizado com um processo de comunicação bastante centralizado. Neste modelo de processo a comunicação via telefone é o mais utilizado. Se telefonia fixa, significa entre outras coisas encontrar alguém em algum lugar na hora certa. Caso seja utilizada a telefonia móvel, além de não garantir o contato, ou significar a transmissão de informações no momento menos propício, representa custos mais altos. Muitas vezes, o uso de correio eletrônico (e-mail) é ineficaz, pois ainda muitos profissionais não tem o hábito de utilizá-lo como meio corrente de comunicação. Nesses casos as mensagens enviadas não são lidas ou quando lidas já estão desatualizadas pois outra forma de contato já foi realizada. Esta dificuldade com o uso de
recursos computacionais pode não se restringir ao correio eletrônico. Alguns profissionais, apesar de terem um escritório atualizado quanto a recursos de tecnologia de informação não utilizam pessoalmente esses recursos. Portanto, no processo tradicional, é necessária uma permanente cobrança por parte do coordenador do projeto de tarefas indicadas para cada participante e da incerteza de cada um sobre as definições realizadas pelos outros profissionais.
1.2 O processo colaborativo
O processo colaborativo para desenvolvimento de projetos envolve, assim como no tradicional, um grupo de profissionais para o desenvolvimento de um ou mais projetos de obras de edificação, mas com a diferença de oferecer um canal distribuído de troca de informações – a extranet. A extranet pode ser caracterizado como uma rede onde existe a permanente atualização e disponibilidade on-line de informações. O coordenador de projeto passa a ser um supervisor do funcionamento da extranet e agente que define a necessidade de reuniões para definições com a participação direta destes profissionais. A possibilidade de mais fácil integração entre profissionais e suas atividades, a transparência do processo e o controle efetivo do momento que novas informações são disponibilizadas tem sido vista pelos profissionais como vantagens ou desvantagens. Esta alternância de opiniões reflete o momento de mudança que o grupo enfrenta, principalmente nas primeiras experiências, e que cria controvérsia sobre os reais aspectos positivos deste processo. Exemplos disto são as mais freqüentes solicitações de alterações nos projetos pelos outros projetistas o que causa para alguns, como o responsável pelo projeto arquitetônico, o constante ajuste. Desta forma a flexibilidade no projeto como fruto da fácil e rápida comunicação pode representar, por exemplo, para o profissional que desenvolve o projeto estrutural uma vantagem e para o arquiteto uma desvantagem. A pergunta a ser respondida é: qual a vantagem para o produto? Provavelmente, um resultado mais maduro que apresentará na obra uma menor incidência de problemas originados no projeto.
2 AS VANTAGENS E DESVANTAGENS DO PROCESSO COLABORATIVO
O desenvolvimento de sistemas e tecnologias de informação como a Internet, dentre outros, têm sido utilizados para aumentar a capacidade de integrar informações vindas de múltiplas fontes. A construção civil norte-americana, por exemplo, vem adotando algumas destas tecnologias no sentido de promover a troca de informação entre as organizações envolvidas na execução de um empreendimento, possibilitando o gerenciamento de projetos de forma mais distribuída. Dentre estas tecnologias, uma vem rapidamente ganhando novos adeptos, que são as extranets de projeto (SOIBELMAN & CALDAS, 2000).
No uso da Extranet, as possibilidades de acesso para cada membro são individualizados e controlados individualmente, tendo vários níveis de acesso aos dados. Toda a comunicação a ser desenvolvida no projeto deve ser obrigatoriamente feita através da Extranet, utilizando-se, na maior parte dos casos, de e-mails ou de transferência de arquivos. Isto gera vantagens e desvantagens ao processo e seus participantes.
2.1 Vantagens do processo de projeto baseado em extranet
Podem ser reconhecidas várias vantagens competitivas no processo de projeto baseado em extranet, mas sua real ocorrência depende da adoção integral do sistema por todos os membros do projeto As principais vantagens apresentadas por provedores e adeptos da utilização de extranets são (DOHERTY,1999 apud SOIBELMAN & CALDAS, 2000):
¾ a diminuição nos erros de comunicação entre os membros do projeto; ¾ ter os projetos sempre atualizados;
¾ a redução nos custos com mensageiros, cópias e correio;
¾ a criação de um repositório central de documentos do empreendimento; ¾ acesso controlado e customizado para cada usuário;
¾ a segurança e privacidade na troca de dados; ¾ ter um histórico do empreendimento.
2.2 Desvantagens do processo colaborativo de projeto
De acordo com as experiências já vivenciadas podem ser citadas as seguintes queixas dos usuários (SOIBELMAN & CALDAS, 2001):
¾ falta de adequação do fluxo de informação ao fluxo do processo organizacional, o que cria gargalos nestes processos;
¾ acúmulo excessivo de informação desnecessária pela falta de conhecimento e adoção de critérios para se avaliar a qualidade da informação;
¾ dificuldade de acesso à informação devido a grande variedade de tipos de dados existentes; ¾ dificuldade de entender certas informações gerando a necessidade de esclarecimentos
adicionais, o que provoca novos pedidos de informação, gerando novos fluxos de informação que congestionam o sistema;
¾ tempo excessivo de espera por respostas devido à falta de mecanismos de monitoramento dos fluxos de informação.
3 A IMPLEMENTAÇÃO DE UMA EXTRANET
Alguns fatores e recomendações devem ser salientados para que o processo de criação e uso de uma extranet seja alcançado com sucesso. Isto não é diferente na área de projetos para construção civil.
3.1 Fatores importantes na implementação do novo processo
O centro de preocupação da implementação do processo colaborativo são os profissionais que farão das facilidades disponibilizadas. O’BRIEN (2000) salienta os seguintes fatores:
¾ resistência à mudanças e necessidade de treinamento: a implementação de uma extranet envolve uma série de mudanças, as quais afetam a maneira como as pessoas trabalham. Deve-se levar em consideração que os indivíduos tendem normalmente a resistir as mudanças, especialmente em um setor bastante conservador como o da construção civil. Para implantar com sucesso uma extranet, é necessário definir o trabalho de cada indivíduo da equipe, quando do uso da ferramenta. As pessoas necessitam orientação para integrar o sistema em suas tarefas básicas de trabalho;
¾ problemas com senha e definição do limite do sistema: o problema com as senhas é relativo à definição de quem tem acesso ou não ao web-site. É importante decidir com clareza e responsabilidade a quem será permitida a entrada no sistema, para que o mesmo se mantenha como única forma de comunicação durante a realização das atividades. Na prática, visto o grande número de pessoas envolvidas em um empreendimento, senhas são fornecidas para os principais participantes, não a todos. Além disso, usuários ocasionais, dificilmente sentiriam-se encorajados à usar a extranet. Sendo assim, se cria uma classe de usuários que fica no limite do sistema, ou seja, aqueles que devem se comunicar usando o web-site, assim como usando os meios tradicionais de comunicação com aqueles membros que não tem acesso à extranet. A escolha acertada do limite do sistema também é um fator de suma importância;
¾ uso de outros canais de comunicação: o grande número de canais de comunicação tradicionais, impõe desafios para as redes extranet, uma vez que se torna fácil desviar o uso do web-site com outras tecnologias que são mais familiares aos usuários. Para evitar isso se requer disciplina da equipe de projeto. Neste aspecto, também deve se dar muita atenção à definição do limite do sistema, para que todas as informações realmente importantes estejam no sistema e com isso façam parte do banco de dados central;
¾ trabalho em equipes: outro aspecto importante na implementação de sistemas do tipo extranet, é que os mesmos são genéricos em sua operação. O fato é que nem todos os usuários têm o mesmo trabalho e as mesmas necessidades de comunicação. Sendo uma ferramenta para grupos, uma extranet oferece “pequenas coisas” para todos, mas não é uma solução completa de manuseio de informação para alguém individualmente. Isto faz com que se torne difícil para os membros do grupo integrar o uso de web-sites em seus trabalhos; ¾ maturidade colaborativa: a maturidade colaborativa indica o nível com que os indivíduos se
dispõem a trabalhar em conjunto e compartilhar informações e experiências, visando o sucesso do empreendimento. Um problema que surge, mesmo em ambientes colaborativos, é a tendência de limitar o acesso à informação, centralizando-a em alguém. De uma certa forma tal centralização é necessária para evitar o caos na comunicação, mas ao mesmo tempo ela proporciona um sentimento de poder e controle aos indivíduos, e a perda deste poder se torna desconfortável para os mesmos;
¾ aspectos legais: sistemas do tipo extranet trazem à tona questões legais quanto a validade de informações transitadas por meio eletrônico. Já se tem progredido neste sentido e sabe-se que nos tempos atuais, documentos eletrônicos começam a ser validados perante a lei.
3.2 Recomendações para criação de extranet
Conhecidos os aspectos que devem ser levados em consideração quando da implementação de uma rede extranet, torna-se necessário analisar algumas recomendações que objetivam resolver os problemas acima citados. É válido salientar que as recomendações que seguem são diretrizes gerais, que podem ser usadas para se atingir o sucesso quando da implementação de tais sistemas. As recomendações se concentram nos seguintes aspectos:
¾ designar coordenadores para a equipe de projeto: esses devem ser os membros centrais da equipa com experiência e credibilidade para guiar o grupo na adoção da tecnologia (O’BREIN, 2000; TANG et al., 2001);
¾ usar o sistema para avaliações de desempenho individuais e coletivas: a maioria de tais avaliações têm um caráter subjetivo e relaciona-se com os sucessivos progressos a cada nova atividade ou a novo projeto. O objetivo é proporcionar aos coordenadores a possibilidade de criação de um ambiente que promove e dá suporte à utilização do sistema (O’BREIN, 2000); ¾ definir prioridades antes da implantação definitiva: não se deve esperar ou tentar fazer
com que o sistema resolva todos os problemas desde o início. Pode levar algum tempo até que a equipe de projeto sinta-se “confortável” e assim faça uso de todas as capacidades do sistema. Definir prioridades estimula o uso, permitindo que os usuários definam suas tarefas em relação ao sistema (O’BREIN, 2000; ROJAS & SONGER, 1999; TANG et al.,2001);
¾ cumprir todas as exigências para os usos especificados: devido ao grande número de alternativas de comunicação é fácil se desviar da comunicação via extranet. Todos os membros do projeto e principalmente os coordenadores devem ignorar a comunicação por outros meios e requerer que os membros do grupo usem a extranet como única plataforma de compartilhamento de informação, no início para as prioridades traçadas, depois em um âmbito mais geral (O’BREIN, 2000);
¾ definir os tipos de uso a partir do contexto de cada empreendimento: como uma ferramenta colaborativa, as extranets dão suporte à iniciativas de parceria, sendo necessário definir os objetivos e as responsabilidades organizacionais a partir deste contexto. Sendo assim, será possível estabelecer os tipos de uso e as maneiras de dar suporte à eles (O’BREIN, 2000);
¾ não impor o uso de extranets para projetos em andamento: o motivo para isso é que projetos em andamento já possuem uma sistemática própria, fazendo uso de outros meios para comunicação, o que dificultaria a total adoção do sistema. Somente se o fluxo e o processamento das informações for muito deficiente, a extranet pode ser um meio para melhorar o processo existente (O’BREIN, 2000);
¾ definir claramente quem terá acesso ao sistema e mapear o fluxo de informações: isto especifica quem deve ter acesso ao web-site e também cria um mapa das informações, o qual os membros do projeto podem usar para definir sua comunicação com relação ao web-site e à outros indivíduos (O’BREIN, 2000);
¾ reconhecer que as extranets não são necessariamente dispositivos de economia de
trabalho para todos os indivíduos da equipe de projeto: isso é mais verdadeiro para
aqueles indivíduos que tratam com a informação interna e externa ao web-site, e que necessitam compartilhar em ambas as direções (limites do sistema). Este trabalho deve, de alguma forma, ser compensado (O’BREIN, 2000);
¾ “semear” na extranet informações úteis antes de disponibilizá-la para a equipe de
projeto: a primeira vez que um usuário acessa o sistema, ele não deve estar vazio. O ideal é
que desde o primeiro acesso, o usuário seja capaz de usar a informação para realizar algum trabalho. A primeira impressão é uma das maneiras mais eficazes para acelerar o uso do sistema (O’BREIN, 2000);
¾ criar uma etiqueta para uso: o compartilhamento de informações em uma extranet é um ato público entre os membros do grupo e por isso eles podem se sentir intimidados, pois seus “erros” se tornam visíveis. Para encorajar o uso, então, é importante estabelecer uma etiqueta para as comunicações de projeto. Há duas dimensões para isso, a primeira relaciona-se com aspectos de comunicação (formal ou informal) e que leva ao encorajamento e incentivo ao uso, e a segunda diz respeito a determinação de quem se comunica com quem, o que define e promove as diretrizes de uso (O’BREIN, 2000).
4 CONSIDERAÇÕES
FINAIS
Estudando tecnologia de informação é possível vislumbrar uma ferramenta promissora em relação a troca de informações entre membros de um projeto provenientes de diferentes organizações: a extranet. Utilizada no desenvolvimento de projetos de obras de edificação, deverão significar a real integração do processo. Por se tratar de uma recente tecnologia de informação, as extranets necessitam de uma contínua avaliação, para que sejam definitivamente incorporadas no mercado como uma forte plataforma à trabalhos colaborativos, ditados pela globalização dos atuais empreendimentos de construção.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
O’BRIEN, W. J. Implementation issues in project-sites: a practitioner’s viewpoint. In ASCE Journal of management in Engineering, May 2000.
ROJAS, E.M.; SONGER, A..D. Web-Centrics Systems: a new paradigm for collaborative engineering. In Journal of Management in Engineering. Jan/Feb, 1999. p. 39-45.
SOIBELMAN, L.; CALDAS, C.H.S. O uso de extranets no gerenciamento de projetos: o exemplo norte-americano. In ENCONTRO NACIONAL DE TECNOLOGIA DO AMBIENTE CONSTRUÍDO, 8., 2000, Salvador. Anais... Salvador: Associação Nacional de Tecnologia do Ambiente Construído, 2000. p. 588-595. 1 CD-ROM.
SOIBELMAN, L.; CALDAS, C.H.S. Avaliação da Logística de Informação em Processos Inter-Organizacioanis na Construção Civil. In SIMPÓSIO BRASILEIRO DE GESTÃO DA QUALIDADE E ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO NO AMBIENTE CONSTRUÍDO, 2., 2001, Fortaleza. Anais... Fortaleza: Associação Nacional de Tecnologia do Ambiente Construído, 2001. 1 CD-ROM.
TANG, W.; CHANG, P.; LIU, L. Engineering and Construction Collaboration Using Information Technology. In Civil Engineering Conference in the Asian Region, 2., Tokyo, 2001.
