PLANO DE AÇÃO E ORÇAMENTO
2014
INTRODUÇÃO
O Plano de Ação do Instituto Português de Educação e Investigação Pedagógica (IPEIP) para 2014 sistematiza as diversas propostas de acção definidas para concretizar os objectivos estratégicos e para responder às necessidades da organização e das diferentes partes interessadas.
As actividades apresentadas foram definidas, tendo em conta a Missão e a Visão do IPEIP, as orientações estratégicas para o período 2013-2015 e os resultados das actividades desenvolvidas nos anos anteriores.
Face à conjuntura nacional actual e ao desenvolvimento das actividades planeadas para 2013, pretende--se para 2014 a optimização dos serviços prestados pelo IPEIP, através da racionalização dos recursos existentes e a criação de formas de diversificação das fontes de financiamento, ações estas geradoras dos recursos indispensáveis ao funcionamento e à perenidade da instituição, assim como a redução das despesas ao nível da estrutura e do funcionamento, procurando melhorar a qualidade dos serviços prestados e o reforço da imagem do IPEIP.
As linhas de ação para 2014 têm em conta critérios de eficiência, eficácia e qualidade, tendo em vista a existência de uma organização sustentável por via da sua ação operacional, com o objetivo de melhorar o desempenho do IPEIP, no cumprimento da sua missão e atribuições, criando meios que permitam uma diminuição do nível de dependência dos apoios públicos e, em particular, tendo em consideração o agravamento das condições económicas e sociais existentes no país e o seu impacto na organização.
Assim, pretendemos que o Plano de Ação seja uma ferramenta de planeamento, visando a melhoria contínua da qualidade de vida dos clientes do IPEIP, e um instrumento que responde aos problemas diagnosticados. Pretende-se que seja um documento exequível e não uma mera manifestação de intenções, o que implica uma dimensão de compromisso entre os intervenientes e exige um processo participado
Breve Enquadramento
Fundado em 1973 como colégio particular, o Instituto Português de Educação e Investigação
Pedagógica (IPEIP), associação sem fins lucrativos, alcançou em 2009 o estatuto de Instituição Particular de
Solidariedade Social com registo nº 28/2009, averbamento nº 1, livro 12 das associações, folhas 119 e 119
Missão
Potenciar as competências mentais, cognitivas, motoras e psicossociais de pessoas com necessidades
especiais, através de intervenções individuais nas áreas de educação, reabilitação e desenvolvimento,
promovendo a melhoria da qualidade de vida.
Visão Igualdade na Diferença. Valores I novação G lobalização de serviços U nião A legria L egado D edicação A fecto D inamismo E ducação Política de Qualidade
É política de Qualidade do IPEIP promover serviços de qualidade e melhoria constante dos níveis de satisfação dos seus clientes. A Instituição assume o compromisso de desenvolvimento sustentável, proporcionando qualidade, confiança e segurança aos clientes e parceiros, através da optimização das sinergias criadas com profissionais qualificados e motivados, envolvendo sempre os clientes no cumprimento da missão e valores institucionais.
Dada a sua missão e valores sociais, o IPEIP desenvolve, neste momento, duas respostas sociais:
Resposta Social Educativa e Resposta Social Ocupacional:
• Resposta Social Educativa, constituída pelo “Colégio As Descobertas – Ensino Especial”, para clientes entre os 6 e os 18 anos com o objectivo de incrementar projectos individuais para
Procuramos sempre inovar nos serviços que prestamos aos nossos clientes, quer do ponto de vista técnico quer humano, apostando claramente num ambiente de união, dinamismo e dedicação da equipa de trabalho, de alegria e afecto para com os nossos clientes, tentando abranger os serviços necessários para os mesmo, de acordo com as suas necessidades, atingindo assim a igualdade de tratamento e de oportunidades dos clientes e respeitando o legado que os fundadores da Instituição criaram no IPEIP.
• Resposta Social Ocupacional, através do “Centro de Actividades Ocupacionais As Descobertas”, com a finalidade de apoiar os clientes com idade superior a 18 anos, nas áreas de
desenvolvimento das actividade de vida diária, desenvolvimento global, através de actividades
socialmente úteis e estritamente ocupacionais.
O Plano de Ação apresenta ações e atividades, de acordo com a metodologia de gestão “Balanced Scorecard” (BSC), que vem sendo aplicado nos últimos anos nesta Instituição. O BSC é uma construção interativa, neste sentido, é sempre indispensável ter o envolvimento e compromisso de todos os responsáveis pelas decisões. A aplicação da metodologia BSC assenta numa visão organizativa dinâmica com preocupação relativamente aos recursos humanos e financeiros, aos alunos, aos processos e à capacidade de aprender e crescer.
Os vetores de análise para definição dos objetivos e projetos de cada perspetiva foram adaptados por se julgarem mais apropriados à atividade do IPEIP.
Vetores de Análise Perspetiva Clientes
Esta perspetiva tem por base a satisfação dos alunos e famílias, na consolidação das relações instituição/família e demais instituições do sistema e, a criação de atividades e projetos que visem aumentar a qualidade e o crescimento da instituição com respostas mais adequadas aos alunos.
Posição Estratégica
- Potenciar a relação família/cliente/IPEIP;
- Otimizar as atividades de apoio e serviços prestados às famílias e seus clientes.
Perspetiva Financeira
A nível financeiro pretende-se contribuir para o aumento dos proveitos, direta ou indiretamente e, controlo dos custos, contribuindo para a divulgação clara e objetiva dos resultados alcançados. Pretende-se contribuir para a qualidade e sustentabilidade da instituição, rentabilizando os recursos existentes.
Posição Estratégica
- Atingir um modelo sustentável e equilibrado financeiramente;
Perspetiva dos Recursos Humanos
Nesta área pretende-se analisar, formar e melhorar e eficiência do desempenho dos colaboradores, em todos os setores e, melhorar a eficácia na utilização dos recursos.
Posição Estratégica
- Envolver e qualificar os recursos humanos para o modelo de gestão de qualidade;
- Aumentar o número de recursos humanos no IPEIP, direta ou indiretamente.
Perspetiva Processos Internos
Esta perspetiva prende-se com o potencial humano e suas formas de capacitação de competências. Relaciona-se ainda com a implementação de projetos que visem a melhoria, inovação e desenvolvimento dos serviços, por via da constante avaliação da qualidade dos documentos e processos de trabalho implementados.
Posição Estratégica
- Consolidar o processo de gestão de qualidade;
- Dinamizar a imagem do IPEIP junto da comunidade;
PLANO DE AÇÃO PARA 2013
O presente Plano de Ação visa a programação da atividade do IPEIP ao longo do ano 2014, bem como, a divulgação das atividades programadas e a participação ativa de todos os intervenientes da comunidade (parceiros, trabalhadores, alunos e significativos).
Certamente que este plano não será estanque, estando sujeito a alterações em virtude de novos eventos/acontecimentos que surjam ao longo do ano, pelo que poderão ainda surgir alterações sempre que a Direção julgar conveniente e a equipa técnica o aconselhar.
A escassez de recursos humanos, materiais e financeiros poderão ser entraves à concretização das atividades propostas, contudo procurar-se-á manter sempre como objetivo a permanente melhoria dos processos de gestão e funcionamento, e o reforço das competências dos profissionais da nossa Instituição.
Perspectiva Clientes
Perspectiva Financeira
Objectivo
Estratégico Objectivo Operacional Prazo Meta Indicador
Conhecer a especificidade de cada cliente e sua família 30 dias desde data inscrição 100% novos clientes Nº de entrevistas realizadas Promover a participação activa das famílias
nas actividades do IPEIP Julho 2014 4
Nº de atividades realizadas Potenciar a relação
família/cliente/IPEIP
Apoiar no encaminhamento dos clientes com
plano individual de transição (PIT) Julho 2014 100%
nº de clientes sinalizados e apoiados Cumprir os planos de actividades de cada
grupo Julho 2014 90%
Nº de atividades no plano do grupo Promover a distribuição de cabazes
alimentares ao abrigo do PCAAC
Dependente da Seg. Social 100% Cabazes distribuídos às famílias Optimizar as atividades de apoio e serviços prestados às famílias e
clientes Participar e promover a participação das famílias nas actividades das entidades parceiras do IPEIP Dependente de calendário dos parceiros 60% Nº de atividades desenvolvidas pelos parceiros Objectivo
Estratégico Objectivo Operacional Prazo Meta Indicador
Manter equilíbrio entre os prazos médios de recebimento e de pagamento Dezembro 2014 PMR inferior ao PMP Rácio de prazos de pagamento Colocar e manter as margens de segurança em
níveis positivos Dezembro 2014 Nível positivo Rácio Margem de Segurança Melhorar o valor da margem unitária das
valências do IPEIP. Dezembro 2014 Valores positivos Valor da margem unitária mensal Atingir um modelo sustentável e equilibrado financeiramente
Diminuir o custo da rubrica “transportes” no peso geral do orçamento
Dezembro
2014 10%
Diminuição da % na rubrica, face média dos últimos 2 anos Candidatura a projectos de financiamento para
desenvolvimento de actividades e/ou apoio a tesouraria. Dezembro 2014 4 nº de candidaturas efectuadas Diminuir a dependência financeira da DGEstE
Desenvolver um projecto para angariação de fundos junto da comunidade.
Dezembro
2014 10%
% de receitas na rubrica donativos face receitas globais.
Perspectiva Recursos Humanos
Perspectiva Processos Internos
Objectivo
Estratégico Objectivo Operacional Prazo Meta Indicador
Promover reuniões gerais de trabalhadores com o intuito de implementar o modelo de gestão e qualidade
Julho 2014 2 nº de reuniões
realizadas Envolver e qualificar os
recursos humanos para o modelo de gestão de qualidade
Diagnosticar as necessidades de formação e realizar acções de formação e sensibilização para o modelo de gestão e qualidade
Dezembro 2014 De acordo com plano de formação nº de formações realizadas
Aumentar o número de voluntários a colaborar com o IPEIP nas áreas directamente relacionadas com os clientes
Setembro 2014 3
nº de voluntários a colaborar com o
IPEIP
Promover a realização de estágios curriculares Novembro
2014 5 nº de estágio realizados Aumentar o número de recursos humanos no IPEIP.
Melhorar a proporção de nº de colaborador por
cada cliente. Dezembro =>0.4
nº colaboradores/ nº clientes
Objectivo
Estratégico Objectivo Operacional Prazo Meta Indicador
Auditar a implementação do processo de
gestão e qualidade Junho 2014 2
nº de auditorias efectuadas Consolidar o processo
de gestão e qualidade
Potenciar a participação dos clientes e/ou seus significativos no processo de gestão e qualidade, através de pedidos de avaliação ou sugestão de melhoria Dezembro 2014 >=5 Nº de sugestões e avaliações com a finalidade de melhoria de serviço Divulgação do IPEIP, através de cartazes,
email e outros meios de comunicação, pela comunidade, com especial foco na freguesia.
Março 2014 100% % de alcance comunidade escolar da freguesia Dinamizar a imagem do IPEIP junto da
comunidade Promover a visita de elementos da
comunidade aos espaços do IPEIP, em momentos de festas e convívios
Julho 2014 2
nº de actividades com participação de
elementos da comunidade
Orçamento - Ano 2014
(Valores em Euros) (Valores em Euros)
ACTIVIDADES 2014 2013
SALDO DO PERÍODO ANTERIOR 44.686,00 996,91 FLUXOS DA ACTIVIDADE OPERACIONAL
-Recebimentos
Prestações de Serviços 507.842,77 620.173,01
Outros:
Subsidios do IEFP 17.490,94
Reembolsos pedidos de IVA/IRC
Contrato cedência carrinhas Polibus 40.903,09
Clientes N-1 16.786,44 9.432,82
Total dos recebimentos 524.629,21 687.999,86 -Pagamentos
Fornecedores (FSE) 186.115,00 195.898,28
Fornecedores (CMVMC) 6.231,94 16.662,18
Recibos Verdes 2.750,00 3.813,00
Gastos com o pessoal 194.533,22 260.193,19
IRS 32.468,34 20.395,58
Segurança Social + CGA 65.191,03 93.728,40
IVA IRC
Pagamentos N-1
Fornecedores 49.395,04 14.271,06
Estado e outros entes públicos 9.309,01 15.708,97
Outros
Total dos pagamentos 545.993,58 620.670,66
FLUXOS DA ACTIVIDADE OPERACIONAL -21.364,37 67.329,20
FLUXOS DA ACTIVIDADE DE INVESTIMENTO -Recebimentos
- Alienação de Investimentos
- Recebimentos de Subsidios de Investimento - Outros
Total dos recebimentos -Pagamentos
- Fornecedores de Investimentos - Outros
Total dos pagamentos
FLUXOS DA ACTIVIDADE DE INVESTIMENTO
FLUXOS DA ACTIVIDADE DE FINANCIAMENTO -Recebimentos
- Aumentos de Capital - Prestações Suplementares
- Constituição/Utilização de empréstimo - Outros (Sócios)
Total dos recebimentos -Pagamentos
- Amortização de capital (Leasing e Financiamentos) 26.226,71
- Juros e outros similares 1.057,81
- Outros (IVA leasing) 6.275,42
- Outros encargos financeiros 1.586,76
- Amortização de Capital (reembolso da dívida linha de crédito) 16.666,92
- Juros e Outros similares (linha de crédito) 4.105,44
- Livranças
Total dos pagamentos 20.772,36 35.146,70 -20.772,36 -35.146,70
SALDO DE TESOURARIA ACUMULADA 2.549,27 33.179,41
Enquadramento
O orçamento do exercício de 2014 foi elaborado com base nos valores esperados no final do ano de 2013 e as perspetivas/pressupostos para o ano de 2014. Assim, é importante sublinhar que os dados apresentados na coluna 2013, sofreram já modificações desde a sua apresentação em Novembro de 2012.
Para o ano de 2014, o principal fator de análise é a grande imprevisibilidade que, à data, existe perante as constantes alterações na panorâmica politico-económico, em especial nas modificações legislativas no Ministério da Educação. Este fator foi já determinante para os resultados esperados para 2013 e será igualmente crítico para o ano de 2014.
Fruto deste panorama, terão de ser adotadas medidas estruturais que envolvem a área dos recebimentos (Enc. Educação, Seg. Social, DGEstE), em especial devido aos consecutivos atrasos de recebimentos e ao aumento do valor em dívida esperada. Na área dos pagamentos a fornecedores, estes terão que implicar a gestão decorrente dos fatores mencionados, ou seja, espera-se o aumento dos valores em dívida.
Uma das áreas onde, necessariamente, terão que existir alterações é no serviço de transportes, uma vez que é imperativo equilibrar os valores recebidos e os custos que o mesmo acarreta, por forma a melhorar a margem de segurança, uma vez que foram atingidas todas a possibilidades de redução de custos nas restantes áreas.
Fluxos da Atividade Operacional
Estima-se para o exercício de 2014 um decréscimo na rúbrica "Prestações de Serviços" na ordem dos 18,11%, por via da diminuição das verbas por parte de DGESTE.
Está previsto um aumento no valor das dívidas, na rúbrica "Clientes" de 77,96% e na rúbrica "fornecedores" um aumento de 246,12%.
Relativamente aos Fornecimentos e Serviços Externos, estima-se uma diminuição dos gastos de 4,99%, e nas matérias-primas um decréscimo de 62,60%. Relativamente à rúbrica "honorários" prevê-se uma redução de gastos na ordem dos 27,88%.
Na rúbrica "IRS" (Estado e outros entes Públicos) a discrepância de 59,19% dá-se em virtude de à data do fecho do orçamento de 2013, não serem conhecidas as tabelas de IRS vigentes para o mesmo ano, estando prevista uma diminuição comparativamente com os valores reais de 2013.
Na rúbrica "Segurança Social" (Estado e Outros Entes Públicos) está previsto um decréscimo de 30,45%, este valor não corresponde a uma igual percentagem do decréscimo na rúbrica "Gastos com o Pessoal" (25,24%), devido ao facto de coexistirem diferentes taxas de Segurança Social aplicadas ao pessoal.
A diminuição de 40,74% na rúbrica "Estado e Outros Entes Públicos relativamente ao ano N-1, ocorre devido à integração dos subsídios de férias e de natal em duodécimos que leva a uma diluição também dos impostos a pagar no período seguinte.
Fluxos da Atividade de Investimento
Em 2013 terminaram os contratos de leasing de ambas as viaturas pertencentes ao IPEIP, sendo que os gastos relativamente às mesmas, bem como os respetivos seguros, deixam de existir em 2014.
Relativamente à restante atividade de Financiamento, os valores previstos para 2014, são referentes à linha de crédito concedida pela Segurança Social ao IPEIP e que não estava prevista no orçamento para 2013.
CONCLUSÃO
Agimos na convicção de que a valorização pessoal e a integração social é para todos sem exceção e, partimos do pressuposto de que a Qualidade, Transparência e Sustentabilidade na Instituição só será possível se for desejada e construída por todos os actores envolvidos – alunos, pais, funcionários e associados. Assim consideramos fundamental e estaremos sempre disponíveis para a criação de momentos de diálogo e reflexão participada durante os quais, em conjunto, nos questionemos sobre os principais obstáculos à sua concretização e as formas de os ultrapassar, bem como, sobre a missão da Instituição e o contributo de cada um para com a mesma.
As mudanças até então implementadas deveram-se muito à compreensão e confiança que os membros da associação depositaram nos Órgãos Sociais, bem como, ao esforço e dedicação dos colaboradores da instituição, sabendo estar à altura da exigência e contribuindo de forma positiva para o desenvolvimento dos processos de crescimento e melhoria contínua. Os esforços que teremos de fazer no sentido de encontrar soluções financeiras são enormes e temos de o fazer sem pôr em risco o normal funcionamento da nossa Instituição. Tal situação obriga-nos a solicitar a ajuda de todos, já que estes equipamentos são essenciais para a melhoria das condições e da qualidade de vida das pessoas que deles necessitam. Esperamos que ao longo do ano 2013, se continue a consolidar as metodologias implementadas, possibilitando assim o avanço da Instituição.
Lisboa, 11 de Novembro de 2013
A Direcção
