Manual de Descrição de Cargos
Versão Profissional
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2 Manual de Descrição de Cargos - Versão Profissional
Índice Página
1. Introdução 3
2. Utilidades práticas da descrição de cargo
1. Gestão das equipes 5
2. Planejamento das carreiras e sucessões 7
3. Recrutamento e seleção de pessoal 9
4. Treinamento e desenvolvimento de pessoal 10
5. Administração de Cargos e Salários 11
6. Revisão do organograma 12
3. Conteúdo e formato da descrição de cargo
3.1. Definição do melhor formato de descrição de cargo 15
3.2. Modelos de formulários de descrição de cargo 18
4. Elaborando as descrições de cargo
4.1. Utilizando formulários preenchidos pelos ocupantes dos cargos ou seus superiores hierárquicos
23 4.2. Entrevistas com os ocupantes dos cargos ou seus superiores
hierárquicos
35
4.3. Análise das informações obtidas 39
4.4. Redação das descrições: como utilizar um estilo claro e fácil de entender 43 - Descrição Sumária
- Principais Responsabilidades - Requisitos do Cargo
- Perfil Comportamental ou habilidades comportamentais - Outras informações úteis
4.5. Revisão e ajustes finais da descrição de cargo 48 5. Exemplos de descrições de cargo
3 1. Introdução
A descrição de cargo é um documento bem conhecido na maioria das empresas. Muitas vezes ela chega a ser vista como um documento comum e as pessoas quase não questionam o seu conteúdo e nem pensam em sua utilidade prática no dia a dia da empresa.
A aceitação da descrição de cargo como um documento simples acaba tornando o processo de sua elaboração um tanto automático. Os responsáveis pela preparação das descrições acabam seguindo uma espécie de reflexo condicionado e dedicam pouco tempo para refletir sobre o seu conteúdo e sua utilidade.
As descrições preparadas dessa forma acabam seguindo um padrão “geralmente aceito” no que diz respeito ao seu conteúdo. As descrições têm uma aparência de “razoável” para quem lê, mas mostra um conteúdo insosso, sem vida, para o
observador mais atento. Essa baixa qualidade da descrição só é percebida quando surge uma necessidade que exige a sua leitura, provocando um questionamento do seu conteúdo. Nessa hora, percebe-se que a descrição não reflete aspectos
importantes da realidade do cargo.
Idealmente, a descrição de cargo mais completa e útil é aquela que está na cabeça do superior imediato da pessoa que ocupa o cargo. Como responsável por garantir a execução de todas as tarefas da equipe de forma correta, ele precisa conhecer bem o conjunto de tarefas sob a responsabilidade de cada integrante da sua equipe e saber qual é a melhor forma de organização das atividades da área como um todo.
A pessoa que ocupa o cargo a ser descrito também tem condições de dar informações relevantes para a montagem de uma descrição que tenha alta probabilidade de atender a qualquer necessidade da empresa no que se refere à disponibilidade de informações úteis no momento de uma consulta à descrição.
A descrição de cargo fornece informações relevantes para decisões importantes, como, por exemplo, a contratação de um novo funcionário. As tarefas devem ser descritas de tal forma que permitam definir quais são os requisitos de conhecimentos técnicos e de experiência exigidos para um desempenho satisfatório no cargo. A natureza das tarefas descritas deve também permitir a definição de perfil comportamental da pessoa com a maior probabilidade de se dar bem no cargo.
No campo destinado à definição da formação educacional e experiência, por exemplo, algumas palavras chaves sobre o tipo específico de conhecimento e de
atividades/tarefas que a pessoa precisa dominar bem poderá ajudar muito na hora de avaliar os candidatos disponíveis num processo de recrutamento e seleção. O mesmo ocorre com a descrição do perfil comportamental. Poucas palavras bem escolhidas são suficientes para definir o tipo de pessoa que terá a maior probabilidade de se adaptar ao cargo e apresentar o melhor desempenho possível.
4 O responsável pela área geralmente tem condições de dar as informações sobre os conhecimentos técnicos exigidos por todos os cargos de sua área. Já as informações para descrever os aspectos comportamentais requerem a participação de uma pessoa especializada nesse assunto.
Num processo de elaboração de descrições de cargo, a participação das pessoas que detenham os conhecimentos específicos sobre cada cargo é importante para se evitar a elaboração de descrições repletas de “generalidades” que não ajudam muito.
Por exemplo, a definição de uma longa lista de cursos e um tempo exagerado de experiência como requisitos para uma contratação não ajudará muito na hora de escolher a pessoa mais indicada para o cargo. O mesmo ocorre em relação ao perfil comportamental. Definir que uma pessoa precisa ser ao mesmo tempo “cuidadosa, ousada, extrovertida e reservada” não faz muito sentido, já que não existem pessoas que tenham características de comportamento que não “combinam”. Uma pessoa cuidadosa evitará atitudes ousadas. Uma pessoa extrovertida terá dificuldades em manter uma postura reservada.
A descrição deve conter informações claras e na medida certa sobre os aspectos que sejam relevantes para decisões sobre:
Recrutamento e seleção: uma contratação acertada facilitará o aproveitamento e desenvolvimento da pessoa dentro da empresa.
Planejamento das carreiras: se a pessoa tiver os conhecimentos exigidos e o perfil para ocupar cargos mais altos, o seu crescimento dentro da empresa estará muito facilitado.
Programas de Treinamento e Desenvolvimento: a pessoa terá facilidade para tirar o melhor proveito dos treinamentos programados para o seu cargo. Administração de Cargos e Salários: o planejamento da evolução salarial da
pessoa será coerente, conforme os cargos que vier a ocupar em sua carreira. Revisão do organograma: as mudanças ocorridas nas atividades de cada cargo
facilitarão a melhor forma de reorganização de cada área ao longo do tempo, de forma a manter estruturas enxutas e produtivas.
Por sua natureza, a descrição de cargo é de um documento circunstancial. O seu conteúdo muda conforme a necessidade e evolução dos processos internos da organização, ou do desenvolvimento dos seus negócios e atividades. Por isso, a
redação da descrição deve evidenciar a complexidade e natureza geral de cada tarefa. A qualidade da informação contida na descrição é mais importante do que o volume de informações, na hora de analisar a descrição antes de uma decisão importante.
Este manual foi escrito pensando nos aspectos práticos das descrições de cargo que poderão ser úteis na hora de uma consulta para ajudar numa decisão importante.
5 2. Utilidades práticas da descrição de cargo
2.1. Gestão de equipes
O que é cobrado de um gestor são resultados. No contexto deste manual, gestor de equipe é uma pessoa que tenha entre suas responsabilidades coordenar o trabalho de outras pessoas.
A tarefa de “liderar pessoas” geralmente é supervalorizada. Para obter os resultados esperados de seu cargo, o gestor precisa “administrar” vários outros aspectos da missão do seu cargo.
Na maioria dos casos, o aspecto mais crítico para obtenção de bons resultados está na organização dos trabalhos da equipe: na distribuição das tarefas entre as pessoas que ocupam os cargos da área.
No processo de descrição de cargos, o gestor da equipe poderá fazer uma análise do conjunto das tarefas de todos os cargos e fazer uma espécie de auditoria da natureza e complexidade de cada tarefa.
Por exemplo, fazer uma lista da hierarquia da complexidade das tarefas, como o modelo mostrado abaixo.
Tarefas auxiliares
Aqui são classificadas aquelas tarefas que não exigem um conhecimento específico anterior. As pessoas podem ser rápida e facilmente treinadas para executar essas tarefas. Os títulos dos cargos geralmente contêm a palavra “auxiliar”, quando não há um título bem definido para o cargo. Por exemplo, Auxiliar de Pessoal, Auxiliar de Compras.
Nesse nível de complexidade podem ser incluídas as tarefas das áreas de produção. Por exemplo: Auxiliar de Produção, Operador de Produção (quando não houver necessidade de treinamento específico para a função).
São tarefas que não exigem treinamento especial ou tarefas básicas de apoio a outros profissionais que executam tarefas mais complexas dentro da mesma área.
Tarefas especializadas de nível médio
São aquelas tarefas que a pessoa aprende depois de certo tempo no próprio local de trabalho. O tempo para o domínio completo dessas tarefas geralmente varia de um a dois anos. Os títulos dos cargos geralmente contêm a palavra “assistente”, quando não há um termo bem definido para o cargo.
Nesse nível de complexidade podem ser incluídas atividades administrativas
6 exemplo: Assistente de Pessoal, Assistente de Contas a Pagar, Assistente de Compras etc. Nas áreas de produção, podem incluir cargos como Operador (geralmente de equipamento mais sofisticado), Mecânico de Manutenção, Técnico da Qualidade e outros.
Tarefas especializadas de nível superior
São aquelas tarefas que exigem um conhecimento tipicamente adquirido apenas em curso superior.
A grande maioria desses cargos requer que a pessoa tenha esse tipo de conhecimento que envolve não apenas como fazer a tarefa, mas também por que a tarefa precisa ser feita de certa forma. Ou seja, exige que a pessoa tenha um conhecimento da relação de causa e efeito, e não apenas conhecimento do efeito.
O título genérico utilizado para esses cargos é de Analista, quando não há um título bem definido para o cargo. Por exemplo, Analista de Recursos Humanos, Analista de Sistemas.
Exemplos de títulos bem definidos são: Agrônomo, Dentista, Contador, Engenheiro de Segurança do Trabalho etc.
Por lei, alguns desses cargos só podem ser exercidos por pessoas legalmente habilitadas, como, por exemplo, Engenheiro, Contador, Médico, Arquiteto etc.
Distribuição das tarefas dentro da equipe e revisão dos títulos dos cargos
Feita essa separação e classificação de cada tarefa (tarefas auxiliares, especializadas de nível médio e especializadas de nível superior), o gestor poderá fazer as seguintes análises:
Se as pessoas que estão nos cargos têm as habilidades e conhecimentos necessários para a execução das tarefas.
Se o volume de trabalho atribuído a cada pessoa está adequado, quando se considera a natureza das tarefas e a competência da pessoa que está no cargo. Identificar as possibilidades de redistribuição das tarefas, considerando volume
de trabalho de cada pessoa, complexidade das tarefas e conhecimentos e competência da pessoa que está no cargo.
Como resultado dessas análises, o gestor poderá fazer uma distribuição mais lógica e compatível das tarefas com o perfil de cada pessoa.
Essa análise também ajudará na revisão dos títulos dos cargos.
Idealmente, um cargo de Auxiliar deveria executar apenas tarefas típicas de auxiliar. Um Assistente deveria executar tarefas típicas de Assistente e assim por diante.
7 Quando a maioria das tarefas do cargo estiver dentro de uma determinada categoria (de Auxiliar, Assistente, Analista), o título do cargo fica fácil de definir.
Efeitos práticos de uma distribuição adequada de tarefas
A distribuição adequada das tarefas talvez tenha tanto ou até mais importância para o resultado da gestão da equipe do que o exercício da liderança.
Quando a pessoa ocupa um cargo com um título compatível com as tarefas que ela executa, o líder não precisa de muito esforço para influenciar a pessoa a fazer algo que a pessoa já reconhece como sendo sua atribuição. O mesmo não se pode dizer
quando o título do cargo está inadequado para o tipo de tarefa realizada.
2.2. Planejamento das carreiras e sucessões
Esse é talvez um dos tópicos tratados com certa superficialidade dentro das empresas, no que diz respeito à responsabilidade por organizar e conduzir o planejamento das carreiras e sucessões.
Tipicamente, a carreira de cada pessoa dentro da empresa é responsabilidade da própria pessoa. Só a pessoa é que sabe dos seus interesses mais profundos e anseios de progressão profissional.
A carreira de uma pessoa pode ser feita passando por várias empresas, sempre numa escala ascendente de cargos ou responsabilidades.
O outro lado da mesma moeda é a sucessão nos cargos. Essa é uma responsabilidade da empresa e dos seus gestores.
A sucessão num determinado cargo ocorre quando a pessoa que está no cargo sai e outra pessoa passa a ocupar o cargo. Popularmente, o termo é mais usado para definir as sucessões nos cargos de diretoria. Mas, o mesmo raciocínio pode ser aplicado a qualquer cargo da empresa.
Geralmente, o planejamento das sucessões é feito para os cargos considerados
chaves, de grande importância para a empresa. São cargos tipicamente de Supervisão para cima, cargos de gestão ou altamente especializados.
Como utilizar a descrição de cargos no planejamento das carreiras e sucessões
Essa análise pode ser feita comparando-se as descrições dos cargos dos diversos níveis hierárquicos, tanto dentro de uma mesma área (sucessões na mesma linha hierárquica), quanto dentro de diversas áreas (sucessões mais complexas, de cargos mais altos, que podem envolver mudança de área).
8 Consideremos a seguinte hierarquia dentro de uma área:
Diretor Gerente Coordenador Analista Assistente Auxiliar
Digamos que o cargo de Auxiliar é o “cargo de entrada” e o cargo de “Gerente” é o cargo mais alto dentro do plano de carreiras da empresa.
O planejamento das sucessões, que por tabela inclui o plano de carreiras, deve prever as condições ideais para uma sucessão tranquila em todos esses cargos de qualquer área da empresa.
Para cada cargo dentro da empresa, sempre haverá uma ou mais pessoas com as condições ideais para serem promovidas e conseguirem sucesso no novo cargo. A descrição de um cargo de Gerente, por exemplo, deve indicar os requisitos essenciais de conhecimentos técnicos, bem como o perfil comportamental ideal necessário para um bom desempenho no cargo.
No planejamento da sucessão de um cargo de gerente, poderão ser identificadas
pessoas em cargos de Coordenador e de Analista que tenham o perfil adequado para o cargo de Gerente.
Obviamente, o provável sucessor será uma pessoa que esteja hoje no cargo de Coordenador, por ter a vantagem de já ter uma experiência como “gestor”, ao passo que a pessoa no cargo de Analista poderá ter o conhecimento técnico, mas não ter uma experiência como “gestor”. Mas, é interessante incluir o Analista nesse
planejamento (ou um cargo de um nível hierárquico abaixo de Coordenador),
principalmente em áreas em que há poucas pessoas no cargo de Coordenador, ou não haja pessoas nesse cargo.
As pessoas que tenham os conhecimentos e o perfil adequado poderão ter o
planejamento dos seus treinamentos mais direcionado, tendo em vista a sucessão num cargo mais alto em algum momento no futuro.
É importante salientar que nos processos de sucessão o item que deve merecer uma atenção especial é o perfil comportamental da pessoa. Os conhecimentos para o cargo podem ser adquiridos pela experiência ou estudos formais, mas o perfil
comportamental da pessoa não pode ser modificado por treinamento.
Esse mesmo raciocínio se aplica aos demais níveis hierárquicos, no que diz respeito ao planejamento das sucessões. Uma pessoa que esteja num cargo mais baixo na
9 o potencial para aprender e adquirir num curto espaço de tempo todo o conhecimento técnico exigido pelo cargo “alvo”.
2. 3. Recrutamento e seleção de pessoal
O processo de recrutamento e seleção, dentro de todas as atividades da área de RH, talvez seja a que tenha um potencial maior de influir em diversos aspectos do futuro da organização.
Por exemplo, se a pessoa selecionada tiver os conhecimentos técnicos e o perfil
adequado, ela poderá dar qualidade ao “estoque” dos Recursos Humanos da empresa, facilitando outros processos, como treinamento e desenvolvimento e sucessões.
A seleção da pessoa certa também terá impacto nos custos de pessoal no longo prazo, já que as sucessões internas acabam facilitando o controle desse importante item de custo.
A descrição de cargo fornece as informações que ajudarão as pessoas participantes do processo de seleção, da seguinte forma.
O pessoal de RH terá à sua disposição o perfil comportamental exigido pelo cargo para orientar suas entrevistas e avaliações psicológicas dos candidatos. As demais pessoas que irão entrevistar o candidato, como diretores, gerentes e
supervisores, terão a oportunidade de relembrar as tarefas do cargo ao ler a relação de tarefas do cargo e poderão fazer perguntas pertinentes que gerarão informações de qualidade para basear suas avaliações de cada candidato. Fazer entrevistas com candidatos não está entre as tarefas de rotina dos diretores, gerentes e supervisores. Por isso, eles precisam de um “guia” para orientar a entrevista. E a descrição serve como um guia perfeito para que a entrevista tenha consistência e não se transforme num papo animado (mas sem substância) entre pessoas que acabaram de se conhecer.
Cada contratação é um caso muito particular. As variáveis que influem no resultado de uma contratação não devem ser negligenciadas.
Como resultado de uma análise criteriosa antes da contratação, você poderá obter como benefício:
Melhorar a competência total da equipe Melhorar o desempenho da equipe
Evitar o inchamento do quatro de pessoal ao longo do tempo
As descrições geralmente incluem detalhes sobre os aspectos técnicos da função e os respectivos conhecimentos e experiência exigidos para o ocupar o cargo. Podem também incluir detalhes sobre o perfil do cargo, isto é, algumas características de
10 comportamento que uma pessoa precisaria ter para aumentar sua probabilidade de apresentar o desempenho esperado no cargo.
Na hora de uma contratação para preencher uma vaga e completar uma equipe, por exemplo, outros aspectos importantes devem ser considerados.
Tanto as exigências de conhecimentos técnicos e experiência, quanto os aspectos comportamentais, devem ser analisados em relação ao restante da equipe. Devem ser feitas perguntas como:
Considerando os conhecimentos e experiência do restante da equipe, que tipos de conhecimentos e experiência queremos que o novo funcionário tenha, de forma a que a equipe ganhe em competência total e tenha um desempenho ainda melhor?
Considerando os perfis dos atuais membros da equipe, quais dos
comportamentos exigidos para o cargo deveriam ser considerados como tendo mais peso no preenchimento dessa vaga específica?
Contratações fora do perfil podem criar problemas de comunicação dentro da equipe, atrapalhando o andamento do serviço, além de gerar aumento nos custos de pessoal, pelo fato de que poderão exigir a contratação de mais pessoas.
2.4. Treinamento e desenvolvimento de pessoal
Os campos da descrição de cargo que contêm a relação das tarefas ou
responsabilidades do cargo, juntamente com a descrição dos conhecimentos e experiência e dos detalhes do perfil comportamental exigidos para um bom desempenho no cargo, ajudarão na seleção das pessoas para os programas de treinamento de pessoal.
Para ter algum resultado prático, os treinamentos deverão ser direcionados para aumentar a competência técnica do treinando. Treinamentos “generalistas” podem até ter algum efeito efêmero, no campo motivacional (talvez de até umas 24 horas) ou servir como alguma forma de entretenimento, mas sem nenhum retorno efetivo para a organização.
A descrição de cargo pode ajudar da seguinte forma.
O primeiro item a ser avaliado é o do perfil comportamental do candidato ao treinamento. A pessoa sendo considerada para o treinamento precisa ter um perfil compatível com o tipo de assunto a ser abordado no treinamento.
Em seguida vêm os aspectos técnicos das tarefas do cargo. O treinamento deve levar em conta o tipo específico de conhecimento exigido para um bom
desempenho no cargo. Uma leitura da descrição do cargo ajudará a evitar que sejam feitos treinamentos genéricos que nada agregarão à competência do treinando.
11 As informações contidas na descrição de cargo ajudam a analisar a “carreira” e definir os treinamentos de forma a permitir uma progressão profissional natural, sem “esticar” o tempo necessário para promoção daqueles profissionais que têm potencial.
Antes de investir em programas de treinamento, uma regra de ouro deve ser observada: “não se pode ensinar o porco a cantar como a galinha”. Essa frase foi mencionada por um alto executivo da área de TI e chama a atenção para o fato de que nem todos os profissionais podem aprender qualquer coisa e executar bem qualquer tarefa.
Para melhorar os resultados dos treinamentos, uma boa prática é analisar o perfil da pessoa antes de inclui-la em qualquer programa de treinamento. Simplesmente dizer, numa espécie de piloto automático, que o treinamento foi um sucesso, não serve como “cobertura” para resultados práticos do dia a dia que comprovam o contrário.
Uma pessoa pode estar num determinado cargo e até estar apresentando um bom desempenho porque “tem contas para pagar” e não porque seja algo que ela realmente sinta satisfação em fazer. Ou seja, ela pode estar fazendo bem alguma tarefa enquanto espera a oportunidade de fazer aquilo que realmente gosta de fazer.
Treinar uma pessoa para fazer algo que ela não gosta ou não leva jeito para fazer seria um desperdício de tempo e dinheiro.
2.5. Administração de Cargos e Salários
Aqui também a descrição de cargo ajuda na administração salarial, nos principais procedimentos do dia a dia dessa área.
Geralmente, as empresas possuem um padrão de remuneração para cada cargo. Esse padrão pode ser expresso por uma faixa salarial. A faixa salarial pode ter sido definida com algum critério para todos os cargos da empresa, ou ser apenas uma referência definida internamente pelos costumes internos, sem nenhuma base técnica.
Uma das decisões mais difíceis dos gestores de qualquer nível da estrutura hierárquica da empresa é saber diferenciar o grau de preparo e desempenho dos profissionais de suas equipes e como relacionar essas diferenças de desempenho com os salários pagos.
Pagar salários diferentes para pessoas com desempenhos diferentes é recomendável e até aceitável pelos gestores, mas eles às vezes têm muita dificuldade para falar sobre isso com cada membro de suas equipes. Justificar por que uma pessoa ganha mais do que outra em cargos considerados equivalentes pela empresa é uma tarefa que os gestores costumam fazer com pouco entusiasmo.
A descrição de cargo pode ajudar o gestor a melhorar sua comunicação sobre esse assunto da seguinte forma.
12 Tomemos um cargo bem fácil de entender como Assistentes de Pessoal.
A descrição é bastante clara quanto às tarefas do cargo.
O Supervisor de Recursos Humanos precisa tomar uma decisão de dar um aumento de mérito para uma de duas pessoas que detêm esse cargo na sua área. Ele sabe que uma das pessoas tem um desempenho claramente superior ao da outra pessoa. O problema que o Supervisor de Recursos Humanos tem é como dizer para a pessoa com desempenho inferior por que ela não terá o mesmo aumento.
Essa missão de “comunicação” do Supervisor de Recursos Humanos será
grandemente facilitada se ele pegar a descrição do cargo de Assistente de Pessoal e analisar cada tarefa do cargo. Em seguida, ele pode anotar as tarefas que a pessoa que recebeu o aumento executa de forma perceptivelmente melhor do que a pessoa que não recebeu.
Depois desses procedimentos, o Supervisor de Recursos Humanos notará que sua missão de comunicação ficou muito facilitada. Na verdade, dependendo da habilidade de comunicação dele, ele pode até “fazer alguns pontos” com a pessoa, ao explicar francamente os pontos em que a pessoa precisa melhorar. Ele só precisa deixar claro para a pessoa que esse mesmo procedimento será aplicado novamente quando a pessoa melhorar perceptivelmente seu desempenho no cargo.
Quando as pessoas recebem uma informação clara e lógica de seus superiores
hierárquicos, elas acabam entendendo que há um critério nas decisões sobre salários. Isso ajudar a dar mais segurança às pessoas em relação a seu futuro na organização.
2.6. Revisão do organograma e do quadro de pessoal
As estruturas organizacionais são muito dinâmicas. Elas acabam se ajustando ao longo de tempo de forma quase imperceptível.
O bom desempenho da empresa como um todo ou de qualquer área da empresa depende muito de como a sua estrutura organizacional, basicamente refletida no seu organograma, se adapta a cada estágio da vida da organização.
Decisões aparentemente simples e fáceis de serem tomadas podem causar problemas no futuro próximo.
Na questão do organograma, a criação de “caixinhas” adicionais pode gerar ineficiências se não forem bem analisadas e avaliadas.
A necessidade de uma mudança no organograma pode ter uma infinidade de motivos: desde a necessidade de criação de um novo cargo para atender a demandas
13 específicas do negócio a melhoramentos com o objetivo de dar mais eficiência e
melhorar o desempenho da organização.
Antes de se criar uma nova caixinha no organograma, seria interessante fazer uma relação das atividades ou tarefas previstas para o novo cargo e que hoje ninguém faz na empresa.
Com essa lista de atividades pronta, pode-se fazer uma comparação dessas atividades com as atividades exercidas hoje por cargos existentes na empresa na mesma área ou em áreas relacionadas.
A primeira pergunta a ser feita, um tanto óbvia, é se essas novas atividades não
poderiam ser incluídas em algum cargo já existente, num processo de “enriquecimento” do cargo existente. Esse caminho incluiria a avaliação de se a pessoa que está no cargo existente tem o perfil para assumir as novas responsabilidades.
Depois de algumas análises seguindo essa linha de raciocínio, se ficar claro que há necessidade de mais um cargo, então seria interessante fazer uma descrição desse novo cargo.
No processo de descrição do novo cargo, ao analisar os possíveis detalhes das suas tarefas, surgirá mais uma oportunidade para confirmar a lógica do pensamento inicial que motivou a criação do cargo.
Muitas ideias extremamente lógicas e que fazem sentido no primeiro momento podem não resistir a uma análise mais aprofundada.
Na questão do quadro de pessoal, algumas análises utilizando a descrição de cargo como fonte de informações também podem ajudar a evitar o inchamento do quadro de pessoal com o consequente aumento de custos.
Digamos que, em função do crescimento da organização, o Departamento de RH precisa de contratar mais um funcionário. Digamos também que hoje a empresa tem no seu departamento de RH um Supervisor, um Assistente e dois Auxiliares.
A primeira pergunta que normalmente é feita é sobre as atribuições que serão dadas ao novo contratado. Vamos contratar um Assistente ou um Auxiliar?
Se a preocupação principal for com custos de pessoal, a resposta é automática: vamos contratar um Auxiliar.
Mas, se a preocupação é realmente resolver o problema de aumento de trabalho, uma análise mais detalhada da situação deve ser feita.
Uma análise das tarefas das descrições de Assistente e de Auxiliar mostrarão quais tarefas estão precisando de mãos adicionais. Provavelmente, tanto o cargo de
Assistente quanto o Cargo de Auxiliar mostrarão tarefas que estão exigindo reforço de pessoal.
14 A contratação de mais um Auxiliar poderá aliviar as tarefas dos dois Auxiliares
existentes hoje na empresa, mas não aliviarão a cargo de trabalho do Assistente. A decisão de contratação de um Auxiliar seria recomendável se a maior parte da carga de trabalho adicional fossem tarefas típicas de Auxiliar.
Já numa situação onde tarefas que exigem um conhecimento mais profundo das
rotinas do departamento, como produção de relatórios mais complexos, são o problema principal a ser enfrentado, então talvez a contratação de mais um Assistente seja
recomendável.
Quando um departamento está estruturado em função do tipo e complexidade de tarefas a serem executadas, a probabilidade é de que o quadro de pessoal se manterá também adequado ao longo do tempo, isto é, a empresa terá sempre o menor número possível de funcionários e um menor custo possível de pessoal.
A contratação de pessoas com base no menor salário possível, sem as análises acima sugeridas, acabará por gerar ao longo do tempo um custo de pessoal muito acima do que seria necessário.
A definição do quadro de pessoal e a distribuição das tarefas entre a equipe Para se chegar a uma conclusão sobre o quadro ideal de pessoal para cada seção ou departamento, basta fazer uma análise pormenorizada de cada situação. O quadro ideal é aquele que inclui uma combinação adequada de número de pessoas
necessárias para execução das tarefas e de pessoas com o perfil com as melhores chances de apresentar o nível de produtividade e desempenho desejado para cada cargo.
Com a riqueza de informações gerada por essa análise crítica, você terá subsídios para diversas outras decisões, como as relacionadas com avaliação de necessidade de novos funcionários, definição do quadro de funcionários, planejamento de treinamentos etc.
Para obter sucesso nessa análise crítica da descrição de cargo, é necessária a participação de pessoas que tenham experiência e conheçam as tarefas dos cargos definidos para cada área. Geralmente, os gerentes e supervisores têm as informações que ajudam nessa análise.
15 3. Conteúdo e formato da descrição de cargo
3.1. Definição do melhor formato de descrição de cargo
A definição do modelo de descrição de cargo em alguns casos pode ser simples, com poucos itens. Em outros casos, pode ser necessária a escolha de um modelo com um número maior de itens. Pode ser definido um modelo de formulário de descrição de cargo que será utilizado para a elaboração de todas as descrições, ou poderão ser definidos modelos específicos para certos grupos de cargos. Por exemplo, um modelo para cargos de gestão e outro modelo para os demais cargos.
Quanto mais objetivos e esclarecedores forem os itens ou campos da descrição de cargo, mais útil será a descrição na hora de uma consulta a esse documento. Um formulário com muitos campos, mesmo que aparentemente faça sentido num primeiro momento, acaba dispersando a atenção dos gestores e outras pessoas interessadas no conteúdo da descrição.
A definição do número de itens ou campos do formulário de descrição de cargo pode se basear nas seguintes premissas:
Cada item deve ser fácil de ser entendido por qualquer pessoa em cargo de gestão (supervisores, gerentes, diretores).
Cada item deve facilitar o trabalho das pessoas em cargos de gestão quando tiverem de entrevistar e avaliar um candidato em processos de seleção ou de promoção.
Cada item deve servir de base para a avaliação de desempenho de uma pessoa no cargo.
O conjunto dos itens que compõem a descrição deve dar uma boa ideia do conteúdo do cargo e servir de base para os programas de treinamento e desenvolvimento de recursos humanos e o planejamento das carreiras e sucessões, bem como para orientar a entrevista, no caso de recrutamento e seleção.
Definição dos itens ou campos do formulário de descrição de cargo
Os principais campos que toda descrição de cargo deve conter são mencionados a seguir. Os títulos de cada campo podem variar conforme as preferências da empresa. Os títulos a seguir são os mais comumente utilizados.
16 Identificação
Nesse campo podem ser incluídas informações como: Título do cargo
Nome do ocupante
Título do cargo do superior imediato Nome do superior imediato
Setor/Área/departamento
Data de elaboração da descrição
Descrição Sumária ou Missão do Cargo
O objetivo desse campo é dar uma visão instantânea do que é o cargo. O texto deve ser sucinto e abordar o principal objetivo que o cargo deve atingir ou relatar numa única frase a essência da atividade ou responsabilidade do cargo.
Descrição Detalhada ou Principais Responsabilidades
Esse campo da descrição tem o objetivo de relatar as principais responsabilidades ou tarefas do cargo. Aqui geralmente é utilizada uma frase sucinta e esclarecedora para relatar cada tarefa ou responsabilidade do cargo.
As frases contidas nesse campo servirão para a identificação e definição dos
conhecimentos necessários, da experiência requerida e do perfil da pessoa que terá a probabilidade de apresentar o desempenho esperado no cargo.
Requisitos do Cargo: Qualificações e Experiência
Nesse campo é anotado um conjunto coerente de requisitos exigidos de uma pessoa para ocupar o cargo.
Inclui itens como: Escolaridade
Formação profissional
Conhecimentos técnicos específicos Habilidades técnicas especiais
Treinamentos ou cursos técnicos que a pessoa precisa ter para ocupar o cargo Tempo de experiência na atividade
17 Perfil Comportamental ou Competências Comportamentais
Nesse campo é anotado um conjunto coerente de competências comportamentais ou traços de perfil comportamental que a pessoa precisa ter para ocupar o cargo.
Os itens de perfil comportamental do são descritos por palavras que dão uma boa ideia do comportamento da pessoa agindo naturalmente.
CBO
Essa é uma informação que pode ser consultada em diversas situações. Pode ser incluída na descrição para consultas.
EPI
Em cargos que atuam em áreas industriais ou de serviços perigosos ou insalubres, a identificação dos equipamentos de segurança necessários pode ser útil.
Registro em Órgão de Classe ou Regulador da Atividade
Determinados tipos de empresas (farmacêuticas, por exemplo) podem possuir cargos relacionados com profissões regulamentadas em lei que exigem do seu ocupante um registro específico num órgão autorizado.
Classificação do cargo no sistema de cargos e salários da empresa.
Aqui pode ser incluída a classe em que o cargo se encaixa dentro da estrutura de cargos da empresa. Por exemplo: Classe 10
Faixa Salarial
Este campo poderá mostrar a faixa salarial do cargo.
Outros campos que possam ter utilidade para a empresa
Outras informações gerais que sirvam para dar suporte aos procedimentos internos da empresa.
18 3.2. Modelos de formulários de descrição de cargo
As páginas seguintes mostram alguns modelos de formulário para descrição de cargos. Com pequenas variações, esses são os modelos mais encontrados nas empresas. Tomando por base um desses modelos, você poderá facilmente agregar outras informações que sejam úteis no dia a dia da sua empresa para consultas.
19 DESCRIÇÃO DE CARGO Título do Cargo Ocupante Data: Área
Cargo do Superior Imediato
1. Descrição Sumária
20 3. Requisitos Técnicos do Cargo
Escolaridade, Formação Profissional, Experiência Prática, Habilidades Especiais:
4. Requisitos de Perfil Comportamental
Traços de perfil / habilidades comportamentais:
5. Aprovações:
Ocupante do cargo: Data: ___________
_________________________________________________________________________
Superior Imediato: Data: ___________
21 DESCRIÇÃO DE CARGO
1. Identificação Título do Cargo:
Cargo do Superior Imediato: Setor:
2. Descrição Sumária
22 4. Conhecimentos Técnicos / Experiência / Perfil Comportamental
Conhecimentos Técnicos / Formação.
Tempo de experiência: definir tempo de experiência na área, para que a pessoa tenha um bom desempenho no cargo.
Perfil comportamental ou habilidades humanas.
5. Equipamentos: domínio no uso dos seguintes equipamentos
6. Treinamentos essenciais
7. Aprovações
Ocupante do cargo: Data: __________ __________________________________________________________________ Superior imediato: Data: __________ __________________________________________________________________ Diretoria: Data: __________ __________________________________________________________________
23 4. Elaborando as Descrições de Cargo
4.1. Utilizando formulários preenchidos pelos ocupantes dos cargos e/ou seus superiores hierárquicos
Uma das formas mais práticas e rápidas para a obtenção das informações necessárias para a preparação das descrições de cargo é a distribuição de formulários para serem preenchidos pelos ocupantes dos cargos.
O formulário geralmente é preenchido pelo próprio ocupante do cargo, desde que ele tenha um grau de alfabetização suficiente para entender as instruções e escrever de forma clara.
Para os ocupantes que não tenham condições de preencher o formulário, este deve ser preenchido pelo superior imediato do cargo ou outra pessoa da área que conheça bem o cargo.
Esse processo é útil porque a tarefa de coleta das informações para a descrição é distribuída por várias pessoas, tomando pouco tempo de cada uma.
Para utilizar essa forma de levantamento das informações sobre os cargos, é
recomendável que os formulários que serão entregues às pessoas que irão preenchê-los sejam acompanhados de um texto com orientação clara sobre o elas deverão fazer. O processo de preenchimento de formulário poderá ser complementado por uma
entrevista, quando necessário. A entrevista é especialmente útil no caso dos cargos de gestão e outros de complexidade similar.
No caso dos cargos administrativos e operacionais, de menor complexidade, a revisão dos formulários pode ser feita numa reunião com o gerente ou supervisor da respectiva área.
Cargos de gerência, coordenação, supervisão, analistas e equivalentes Os ocupantes desses cargos podem preencher o formulário de descrição de seus cargos, depois de orientados sobre como fazer essa tarefa. Os formulários de
descrição de cargos entregues aos ocupantes dos cargos podem ser acompanhados de instruções para o seu preenchimento. O modelo de instruções apresentado nesse manual pode ser adaptado para caso específico.
A revisão dos formulários preenchidos pode ser feita por uma pessoa da área de Recursos Humanos, numa entrevista individual com cada ocupante de cargo. Cargos administrativos e operacionais
Estes são os cargos de Auxiliares e Assistentes, na área administrativa, e de
ajudantes, operadores, técnicos, mecânicos etc., na área de produção ou operacional, dependendo do tipo de atividade da empresa. O procedimento para preenchimento do
24 formulário para as descrições desses cargos é o mesmo utilizado para os cargos de gestão, quando os ocupantes dos cargos tenham condições de escrever. Caso alguma pessoa não tenha condições de escrever de forma compreensível, os formulários podem ser preenchidos pelo seu superior imediato, ou pessoa em cargo mais alto dentro da mesma área.
A revisão dessas descrições pode ser feita em entrevistas com os superiores imediatos de cada cargo. Numa única entrevista é possível fazer a revisão de vários cargos de uma mesma área ou departamento.
Para tornar o processo mais eficaz
Para tornar todo o processo de preenchimento dos formulários mais rápido e eficaz, você poderia:
Preparar as instruções para o preenchimento do formulário, numa linguagem que todos os envolvidos pudessem entender.
Para cada cargo, separar um ou mais exemplos de descrições prontas, para servir como modelo e facilitar o preenchimento do formulário. Os exemplos de descrição contidos neste manual podem ajudar nesse aspecto.
Preparar um “kit”, para ser distribuído aos funcionários que irão preencher os formulários, contendo:
O formulário de descrição de cargo em branco; As instruções de preenchimento do formulário; Um ou mais exemplos de descrição de cargo.
Orientar os gerentes e supervisores para acompanhar o trabalho de
preenchimento dos formulários pelos funcionários de suas áreas. Basicamente, essa orientação aos gerentes e supervisores consiste em tirar as suas dúvidas em rápidos contatos ou reuniões com eles.
25 Modelos de instruções para preenchimento do formulário de descrição de cargos
As páginas seguintes mostram dois modelos de instruções para preenchimento dos formulários de descrição de cargo: um modelo para cargos mais complexos, como gerentes, supervisores, analistas e similares, e outro para os cargos administrativos e operacionais.
O texto contendo a orientação para o preenchimento dos formulários pode ser
distribuído juntamente com um formulário em branco, para os funcionários que forem realizar essa tarefa.
Para cargos que tenham muitos ocupantes, apenas dois ou três ocupantes poderiam ser selecionados para preencher o formulário. Na revisão final, as informações contidas nesses formulários preenchidos por diferentes pessoas podem ser integradas numa única descrição.
O responsável pela área (como um supervisor ou gerente) pode decidir quem, na sua equipe, tem condições de preencher o formulário. Para os demais cargos da sua equipe, ocupados por pessoas que não têm condições de escrever de forma compreensível, o próprio supervisor ou gerente pode preencher o formulário.
26 Modelo I - Cargos Administrativos e Operacionais
Instruções para preenchimento do formulário de descrição de cargo
O objetivo deste formulário é colher informações para a elaboração da descrição do seu cargo.
Veja abaixo instruções de como preencher cada campo do formulário.
1. Identificação
Neste campo mencione o título pelo qual o cargo é conhecido hoje na empresa. Preencha esse campo fornecendo as informações solicitadas no formulário, como seu nome, o departamento em que você trabalha e as demais informações solicitadas.
2. Descrição Sumária
Neste campo, procure dizer numa única frase qual a principal tarefa realizada. Se for possível, informe também a finalidade dessa tarefa.
Veja abaixo alguns exemplos de frases típicas utilizadas para preencher o campo Descrição Sumária.
Cargo: Assistente Contábil
Classificar documentos contábeis, de acordo com o sistema de contas, identificando e providenciando os ajustes necessários, bem como realizar outras tarefas pertinentes à contabilidade da empresa.
Cargo: Auxiliar Financeiro
Preparar os processos de contas a pagar, conferindo todos os documentos e respectivas aprovações, conforme procedimentos estabelecidos, encaminhando os processos para pagamento.
Cargo: Eletricista de Manutenção Industrial
Executar a manutenção nos equipamentos elétricos, incluindo motores, dispositivos, máquinas e instalações de produção, visando a mantê-los em perfeitas condições de uso.
27 Cargo: Auxiliar de Manutenção
Executar serviços auxiliares de desmontagem, montagem, substituição de peças e limpeza de motores, máquinas e equipamentos de produção, seguindo as normas e procedimentos da empresa.
3. Principais Responsabilidades
Neste campo mencione as principais tarefas e/ou atividades executadas.
Utilize frases objetivas, indicando quando possível o que é feito e, se necessário, para que é feito. Quando for necessário para compreensão da tarefa, mencione também como é feito. Você pode iniciar a frase por um verbo do tipo:
Preparar, executar, realizar, efetuar, auxiliar, controlar, conferir, digitar, calcular, operar, ajustar, verificar, contatar, etc. Por exemplo:
Veja abaixo alguns exemplos de frases típicas utilizadas para preencher o campo Principais Responsabilidades.
Cargo: Assistente Contábil
Efetuar a classificação de documentos e lançamentos contábeis, observando os procedimentos de uso do plano de contas da empresa e a legislação fiscal-tributária. Efetuar a conciliação de todas as contas de ativo e passivo e de resultados,
identificando eventuais distorções e fazendo as correções necessárias. Cargo: Auxiliar Financeiro
Conferir toda a documentação relativa a pagamentos, verificando se estão de acordo com as normas e procedimentos estabelecidos.
Preparar relatórios sobre a posição financeira da empresa, para efeito de aplicação/resgate, verificando a movimentação diária.
Cargo: Eletricista de Manutenção Industrial
Identificar defeitos em compressores, motores, máquinas, equipamentos e instalações elétricas, procedendo à troca das peças desgastadas ou executando os serviços de reparos necessários, visando a garantir o seu adequado funcionamento.
Fazer a montagem ou reforma de sistemas elétricos, painéis e outros comandos, visando ao perfeito funcionamento desses equipamentos.
28 Cargo: Auxiliar de Manutenção
Auxiliar na operação da caldeira, verificando a temperatura da água, nível do óleo, chave de ignição, e nas demais inspeções necessárias para o bom funcionamento do equipamento.
Efetuar pequenos consertos mecânicos ou elétricos nas partes mais simples de máquinas e equipamentos, fazendo a desmontagem e montagem dos respectivos componentes.
4. Requisitos do cargo
Preencha esse campo com sua opinião sobre o tipo de conhecimento, treinamentos, cursos e tempo de experiência para que uma pessoa possa desempenhar a função de forma plenamente satisfatória.
Conhecimentos técnicos: Treinamentos ou cursos: Tempo de experiência:
5. Perfil Comportamental
Preencha esse campo utilizando palavras que indiquem o tipo de comportamento que uma pessoa precisa ter para que ela possa realizar bem as tarefas do cargo. Consulte a lista de palavras que acompanha o formulário.
Utilize entre seis e dez dessas palavras da lista para indicar o perfil da pessoa. Você pode utilizar palavras diferentes dessas, se você quiser ou achar necessário.
Nota:
Procure incluir nas folhas de instruções todas as informações e exemplos necessários para que a pessoa possa preencher com facilidade todos os campos do formulário específico criado para sua empresa.
29 Modelo II - para cargos de gerência, supervisão e especializados
Instruções Para Preenchimento do Formulário de Descrição de Cargo
O objetivo deste formulário é colher informações para a elaboração da descrição do seu cargo.
Veja abaixo as instruções de como preencher cada campo do formulário.
1. Identificação
Neste campo mencione o título pelo qual o cargo é conhecido na empresa hoje. Preencha esse campo fornecendo as informações solicitadas no formulário, como seu nome, o departamento em que você trabalha e as demais informações solicitadas.
2. Descrição Sumária
Neste campo, tente explicar o principal objetivo que o seu cargo deve atingir. Procure resumir o principal objetivo do cargo numa única frase. Use as frases abaixo como modelos. Faça as adaptações necessárias para o seu caso.
Exemplos de frases para a Descrição Sumária Cargo: Gerente de Controladoria
Planejar e coordenar as atividades da controladoria, incluindo as áreas de
contabilidade, análise de crédito, fiscal-tributária, contas a receber e a pagar, visando a assegurar que todas essas atividades sejam realizadas dentro das normas da empresa e da legislação pertinente e que os relatórios econômico-financeiros reflitam
adequadamente os resultados operacionais e situação patrimonial da empresa. Cargo: Supervisor de Produção
Supervisionar o trabalho das equipes de produção, acompanhando e avaliando o desempenho dos equipamentos e das equipes, visando a garantir a conformidade aos processos de produção e qualidade do produto, bem como as metas estabelecidas de quantidade, tempo e custos.
3. Principais Responsabilidades
Neste campo, mencione as atividades que você realiza para atingir ou realizar a Missão do seu cargo, descrita no campo anterior.
30 Você realiza uma atividade visando a atingir um objetivo.
Descreva entre 6 e 10 frases indicando as principais atividades que você realiza e seus respectivos objetivos.
Use as frases seguintes como modelo e faça as adaptações necessárias para o seu cargo.
Para evitar a repetição da expressão “visando a”, ela pode ser substituída por expressões similares, (“com o objetivo de”, “a fim de”, “para”, etc.). O importante é estabelecer uma relação clara de causa e efeito entre a atividade e o objetivo que a atividade deve atingir.
Cargo: Gerente de Controladoria
Coordenar e orientar a elaboração dos relatórios econômico-financeiros, com o objetivo de garantir a disponibilidade de informações contábeis e gerenciais fidedignas para dar adequado suporte ao processo decisório por parte da direção da empresa.
Coordenar o processo orçamentário anual, analisando, avaliando e organizando as informações relevantes para o planejamento econômico-financeiro e operacional da empresa, visando a contribuir para a consecução dos objetivos e resultados previstos.
Cargo: Supervisor de Produção
Supervisionar cada fase do processo de produção, visando a garantir conformidade às especificações e características do processo e do padrão de qualidade do produto. Identificar necessidades de mudanças nos métodos de trabalho, processos produtivos e no ferramental, fazendo as recomendações de alterações necessárias, visando à obtenção de maior produtividade e qualidade.
Requisitos do cargo
Preencha esse campo com sua opinião sobre o tipo de conhecimento, treinamentos, cursos e tempo de experiência para que uma pessoa possa desempenhar a função de forma plenamente satisfatória.
Conhecimentos Técnicos: Treinamentos ou cursos: Tempo de experiência:
31 Perfil Comportamental:
Preencha esse campo utilizando algumas palavras que você acha que possam dar uma boa ideia do modo de agir de uma pessoa que terá boas possibilidades de apresentar o desempenho esperado dela no cargo.
32 Palavras úteis para facilitar o preenchimento do formulário de descrição de cargo
Algumas palavras ajudam a dar mais clareza às frases utilizadas na descrição de cargo.
Os verbos a seguir, quando usados no início da frase, facilitam a compreensão da tarefa ou responsabilidade. Aconselhar Adotar Ajustar Ajudar Analisar Apoiar Apresentar Aprovar Aprimorar Avaliar Aferir Conduzir Consultar Contatar Controlar Desenvolver Determinar Dirigir Elaborar Especificar Estabelecer Estudar Examinar Executar Facilitar Informar Liderar Manter Motivar Orientar Organizar Participar Pesquisar Planejar Preparar Prever Receber Recomendar Reportar Representar Rever Selecionar Supervisionar Treinar Verificar
Verbos que indicam objetivos a atingir
Os verbos a seguir podem ser utilizados no meio da frase, depois de expressões como “visando a”, “com o objetivo de”, “a fim de” e outras equivalentes. Eles facilitam a compreensão do objetivo da tarefa ou responsabilidade.
Alcançar Apoiar Aprimorar Assegurar Assistir Atingir Aumentar Auxiliar Conseguir Contribuir Controlar Coordenar Criar Cumprir Desenvolver Estabelecer Estimular Facilitar Formular Implementar Garantir Manter Maximizar Minimizar Motivar Obter Otimizar Preservar Promover Proteger Reduzir
33 Lista de palavras e expressões para descrever o perfil comportamental Na maioria dos casos, entre cinco e dez palavras são suficientes para dar uma boa ideia do perfil comportamental do cargo descrito. Cargos simples podem exigir poucas palavras, cargos mais complexos podem exigir um número maior de palavras.
Palavra / expressão Favorece atividades relacionadas com:
Ágil Ação
Alerta Ação
Animado Influência, Ação
Articulado (nas ideias e no falar) Ação, Planejamento, Influência Assertivo (diz o que pensa de forma clara) Influência, Ação
Atencioso Planejamento
Atento Ação, Planejamento
Autoconfiante Ação, Criação, Influência
Calmo Planejamento
Cauteloso Planejamento
Comprometido Ação, Criação
Comunicativo Influência
Concentrado Planejamento, Ação
Convincente Influência
Cooperativo Planejamento, Ação
Criativo Criação
Cuidadoso Planejamento
Curioso Criação
Dedicado Planejamento, Ação
Delegar (saber) Influência, Ação
Determinado Ação, Criação
Diligente Planejamento, Ação
Dinâmico Ação
Diplomático Influência
Disciplinado Planejamento, Ação
Disponível Planejamento, Ação
Disposto Ação
Educado Planejamento, Influência
Eloquente Influência
Empático Influência
Empreendedor Criação, Ação
Entusiasmado Influência, Ação
34 Palavra / expressão Favorece atividades relacionadas
com:
Flexível Influência
Iniciativa (ter) Ação, Criação
Lidar bem com a adversidade Influência, Criação
Mente aberta Influência, Criação
Metódico Planejamento
Negociador Influência, Ação
Observador de normas e regulamentos Planejamento
Organizado Planejamento
Orientado para processos Planejamento
Orientado para resultados Ação
Otimista Influência
Ousado Criação, Ação
Paciente Planejamento
Perseverante Ação, Criação
Persistente Ação, Criação
Perspicaz Criação, Influência
Persuasivo Influência
Planejador (bom) Planejamento
Prestativo Planejamento, Ação
Raciocínio analítico Planejamento
Raciocínio intuitivo Criação
Raciocínio lógico Planejamento, Ação
Raciocínio original Criação
Reservado Planejamento
Sagaz Criação, Influência
Senso de urgência (ter) Ação
Sistemático Planejamento
Sociável Influência
Solucionador de problemas Planejamento, Ação
Trabalhar bem sob pressão Ação
Trabalhar em equipe Influência
35 4.2. Entrevistas com os ocupantes dos cargos ou seus superiores hierárquicos Esse processo consiste na realização de uma entrevista com um ocupante de cada cargo para obter as informações para a descrição do cargo.
A entrevista tem o objetivo de dar ao entrevistador, geralmente uma pessoa da área de RH, uma compreensão de todos os detalhes do cargo necessários para a elaboração da descrição.
O entrevistador pode montar previamente um roteiro básico para nortear a entrevista. Um roteiro básico e eficiente inclui uma sequência de assuntos a serem abordados na entrevista. Esse roteiro vai variar em função do tipo de cargo do entrevistado.
Por exemplo, em entrevistas com ocupantes de cargos de gestão, digamos de supervisor para cima, as perguntas estarão relacionadas com os objetivos das atividades mais importantes do entrevistado.
Nas entrevistas com ocupantes de cargos administrativos, digamos de assistente para baixo, as perguntas estarão relacionadas com as tarefas executadas pela pessoa. Um roteiro básico para as entrevistas com ocupantes de cargos de gestão pode ser o seguinte.
1. Obter um resumo da função básica ou missão do cargo
Se você for o entrevistador, você pode pedir ao entrevistado para dar uma visão bem resumida do que ele considera ser o objetivo principal do cargo.
O objetivo dessa pergunta é obter informações para preencher o campo “Descrição Sumária” da descrição.
Muitas vezes o entrevistado tem dificuldade para responder a essa primeira pergunta, principalmente porque ele esperava que você fosse perguntar coisas supérfluas sobre a atividade dele.
Nos cargos mais altos da hierarquia da organização, os ocupantes geralmente são profissionais experientes e acreditam que são detentores de “segredos da profissão”, os quais eles podem ter resistência em revelar.
Quando o entrevistador logo no início da entrevista faz uma pergunta que de certa forma questiona o motivo da existência do cargo, é natural que a pessoa, mesmo sendo um profissional experiente, fique surpresa e, em alguns casos, tenha alguma tendência para “segurar” as informações.
Com o andamento normal da entrevista, geralmente o entrevistado “se recompõe” de eventuais surpresas iniciais e o restante da entrevista transcorre sem problemas.
36 2. Obter uma relação das principais atividades do cargo para atingir os objetivos mais importantes do cargo
Para manter controle dos assuntos que você quer abordar para obter informações relevantes, uma boa prática é determinar um número de atividades que você quer que ele descreva em detalhes para você.
Geralmente, se você pedir para ele mencionar umas seis atividades importantes do cargo e hierarquizar a importância de cada atividade, você terá definido o campo para as discussões durante a entrevista.
Depois que o entrevistado conseguiu eleger umas seis (mais ou menos) atividades relevantes, você pode pedir para ele falar dessas atividades na ordem que ele considerar mais lógica. Não há necessidade de seguir a ordem de importância das atividades.
Para garantir que você tenha um bom entendimento de cada uma dessas atividades importantes, você poderá perguntar qual o objetivo de cada uma das atividades. Por exemplo, tente obter uma resposta que permita a você montar uma frase com o seguinte formato:
“Exercer a atividade tal, visando a assegurar o atingimento de determinado objetivo” Ou
“Assegurar o atingimento de determinado objetivo, por meio do exercício da atividade tal”.
Seu objetivo é poder redigir uma frase que possa facilitar o entendimento de cada atividade importante do cargo.
3. Explorar assuntos que você acha que devem ser incluídos na descrição Pode ser que durante a explicação de cada uma das atividades identificadas
incialmente como as mais importantes, você tenha percebido que poderá haver outras atividades igualmente importantes. Você poderá então pedir a ele para falar mais sobre essas atividades.
4. Principais desafios do cargo
Uma forma de extrair mais informações do entrevistado, principalmente quando o entrevistado for uma pessoa que não tem muita facilidade para explanações, pode ser a pergunta que invariavelmente “mexe” com os brios de qualquer entrevistado.
Basta pedir a ele um exemplo de pelo menos dois grandes desafios do cargo dele. Se ele não entender a pergunta, diga que você quer dois exemplos de objetivos difíceis de ser atingidos, mas que trazem resultados ou benefícios importantes para a empresa
37 quando atingidos. A resposta a essa pergunta geralmente revela aspectos importantes das atividades do cargo.
5. Principais interações do cargo
Outra pergunta que pode ajudar a entender melhor o cargo está relacionada com os principais contatos que o ocupante do cargo precisa fazer no desempenho de suas atividades. Esses contatos podem ser com outras áreas da própria empresa, com pessoas de fora da empresa ou outras organizações.
Procure saber quem são os contatos e os objetivos dos contatos. Essa informação poderá ajudar no entendimento de alguma atividade do cargo.
6. Fechamento da entrevista
Quando você achar que já anotou as informações relevantes para fazer a redação da descrição, diga ao entrevistado que você poderá contatá-lo novamente para tirar alguma dúvida que surgir quando você for escrever a descrição.
Seria importante dizer também ao entrevistado que ele terá acesso à descrição que você irá elaborar e terá a oportunidade de fazer os ajustes que julgar necessários na descrição, bem como acrescentar informações que não tenham sido passadas na entrevista.
Benefícios proporcionados pela entrevista
As entrevistas costumam ser extremamente interessantes e, em função das discussões que provoca, podem até gerar modificações na forma como o cargo é exercido,
incluindo uma melhor organização ou até uma redistribuição mais apropriada de algumas tarefas e responsabilidades do cargo.
No dia a dia da empresa, as pessoas não param muito para pensar em alterações necessárias na distribuição das responsabilidades dos cargos de gestão. Assume-se que cada cargo já tem todas as responsabilidades pertinentes à sua área.
Cada cargo de supervisão ou gerência geralmente é ocupado por uma única pessoa. A maioria das empresas só tem um Gerente de Recursos Humanos ou um Gerente Financeiro. Todo mundo tem uma ideia razoável do que faz um Gerente de RH ou um Gerente Financeiro: um cuida do pessoal da empresa e o outro cuida das finanças da empresa. Não se entra nos detalhes da responsabilidade de cada cargo.
O processo de elaboração da descrição de cargo oferece uma oportunidade única para “quebrar” as “grandes responsabilidades” de cada cargo em parte menores, permitindo uma visão mais clara de cada função e da importância do cargo como um todo.
Uma melhor compreensão das responsabilidades dos cargos de gestão e uma melhor organização das atribuições de cada cargo podem gerar decisões de grande impacto,
38 tanto para os resultados da empresa, quanto para o ocupante do cargo, em função do reconhecimento da importância do cargo, quando for o caso.
Outras formas de obtenção das informações para as descrições de cargo
Se a pessoa responsável pela coordenação do processo de elaboração das descrições de cargo tiver alguma experiência e familiaridade com o conteúdo de muitos cargos, esses conhecimentos poderão ajudar na elaboração das descrições e melhorar a qualidade das descrições feitas.
Outras formas de coletar as informações para as descrições foram utilizadas no
passado, como a observação direta da pessoa no trabalho e anotação das tarefas e da forma como a pessoa as realizava. Hoje em dia, procedimentos como esses são
inviáveis devido ao tempo que toma e também devido a outras prioridades da empresa. A observação direta poderia ajudar na descrição de cargos que executam tarefas repetitivas. Geralmente são cargos ocupados por funcionários de pouca instrução e sem habilidades para escrever ou falar sobre suas atividades.
As informações obtidas dessa forma devem ser validadas pelo supervisor ou gerente da área. O observador às vezes pode não entender bem o propósito de algumas tarefas do cargo.
Interação do entrevistador com o ocupante do cargo
O entrevistador, ou pessoa responsável pela revisão final das descrições, deveria manter uma linha de comunicação sempre aberta com todas as pessoas entrevistadas ou que preencheram o formulário de descrição de cargo.
Todo o tempo que se puder utilizar no contato com os ocupantes dos cargos,
esclarecendo dúvidas, dando retorno sobre o andamento do trabalho e qualquer outra informação desejada, trará benefícios em termos de credibilidade e aceitação do sistema de administração salarial da empresa.
39 4.3. Análise das informações obtidas
O campo “Identificação” da descrição de cargo contém informações factuais, ou seja, o seu preenchimento requer apenas informações disponíveis no departamento de
pessoal ou no organograma da empresa.
Os campos contendo “outras informações” geralmente contêm informações
relacionadas a grupos de cargos ou todos os cargos. Na maior parte das vezes, são informações já conhecidas e disponíveis.
Os campos que exigirão uma atenção especial na análise das informações colhidas são:
Descrição Sumária ou Missão do Cargo
Descrição Detalhada ou Principais Responsabilidades Requisitos do cargo
Perfil comportamental
As informações colhidas geralmente vieram de duas fontes:
Os formulários preenchidos pelos ocupantes ou seus superiores; As anotações das entrevistas com os ocupantes ou seus superiores. Em ambos os casos, a análise pode seguir a ordem dos campos do formulário de descrição de cargo.
A análise dos formulários preenchidos ou das anotações das entrevistas tem o objetivo de esclarecer qualquer ponto que não tenha ficado claro, de forma a facilitar a próxima etapa do processo, que é justamente a redação da descrição.
Tente identificar em cada formulário preenchido ou nas suas anotações da entrevista se há pontos que você acha que precisam de algum esclarecimento adicional para seu completo entendimento.
Uma vez anotadas todas as dúvidas encontradas, o passo seguinte é pedir ao próprio ocupante do cargo ou seu superior imediato para dar o esclarecimento necessário.
Descrição Sumária
Você terá uma boa ideia sobre a missão do cargo se você conseguir responder à seguinte pergunta: qual a razão de existência do cargo? (Por motivos óbvios, por favor, não faça essa pergunta ao ocupante do cargo).
40 Se você não conseguir ter essa visão clara do principal objetivo do cargo, entre em contato com o ocupante do cargo para obter informações adicionais que possam dar a você uma melhor ideia do peso das responsabilidades do cargo.
Se é um cargo de uma área de apoio administrativo (como financeiro, recursos humanos), a missão do cargo tem a ver com planejamento, estudos de viabilidade, elaboração de projetos. O resultado do trabalho geralmente são relatórios,
recomendações, planos de ação.
Se é um cargo de uma área de produção ou execução final de alguma atividade (como produção, operação, manutenção), a missão do cargo está relacionada com a
execução de uma atividade ligada à atividade fim da empresa.
Os cargos que pouca ou nenhuma especialização técnica geralmente executam tarefas simples. São genericamente chamados de “auxiliares” (auxiliar administrativo, auxiliar de produção). Alguns desses cargos podem tem títulos bem específicos (como
telefonista, porteiro, operador).
As informações colhidas precisam ter apenas uma ou algumas palavras chaves para permitir o entendimento do cargo e a posterior redação da descrição sumária ou missão do cargo.
Os cargos de técnicos de nível médio são geralmente chamados de “assistentes” (assistente de pessoal, assistente financeiro) e executam tarefas que exigem um conhecimento que normalmente é adquirido em cursos técnicos de nível médio, ou depois de algum tempo de experiência no próprio local de trabalho. Alguns desses cargos podem ter títulos bem específicos (como mecânico, desenhista, técnico em segurança do trabalho).
No caso desses cargos de nível médio, as informações colhidas devem permitir o entendimento do conjunto das tarefas executadas.
Principais Responsabilidades
Verifique se as informações colhidas permitem visualizar um conjunto de atividades que facilite o entendimento das atribuições do cargo.
Se você achar que as informações colhidas permitirão a elaboração de uma descrição concisa e esclarecedora, talvez não haja necessidade de buscar mais informações nesse momento.
Verifique se as informações que você tem são suficientes para escrever entre seis e dez frases que descrevam bem o conjunto de atribuições do cargo.
No caso dos cargos de pouca ou nenhuma especialização, as informações colhidas praticamente já descrevem as tarefas executadas.
