WORKSHOP MELHORIA DE PROCESSOS WORKSHOP II Mapeamento de Processos

(1)

WORKSHOP

MELHORIA DE PROCESSOS

WORKSHOP II – Mapeamento de Processos Superintendência de Planejamento e Gestão

Escritório de Processos Organizacionais

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Objetivos do Workshop II

1) Feedback da Avaliação

2) Apresentação, pelas unidades, das

expectativas com o trabalho,

do processo priorizado e como foi a

experiência

3) Base conceitual

4) Exercício

(3)

1) Feedback da Avaliação

Qualitativa



Apresentação em letras maiores



Antecipar o término em 10 min.

(4)

1) Feedback da Avaliação

51% 38% 7% 3%

Organização

Muito Bom Bom Regular Ruim Muito ruim Não opinaram

(5)

46% 49% 4% 1%

Desempenho do Expositor

1) Feedback da Avaliação

(6)

53% 32% 9% 6%

Material

1) Feedback da Avaliação

(7)

29% 41% 29%

Auto-Avaliação

1) Feedback da Avaliação

(8)

24% 76% Avaliação Geral Superaram as expectativas Atenderam as expectativas Não atenderam as expectativas

1) Feedback da Avaliação

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Objetivos do Workshop II

1) Feedback da Avaliação

2) Apresentação, pelas unidades, das

expectativas com o trabalho,

do processo priorizado e como foi a

experiência

3) Base conceitual

4) Exercício

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2)

Apresentação, pelas unidades:



Expectativas com o trabalho



Processo priorizado



Experiência (1ª semana)



Impacto do processo escolhido

na área-fim

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Objetivos do Workshop II

1) Feedback da Avaliação

2) Apresentação, pelas unidades, das

expectativas com o trabalho,

do processo priorizado e como foi a

experiência

3) Base conceitual

4) Exercício

5) Prática.

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MACROFLUXO DAS 4 FASES P la n e ja m e n to M a p e a m e n to d e P ro c e s s o s A n á li s e e me lh o ri a d e p ro c e s s o s Imp le m e n ta ç ã o d a s m e lh o ri a s Pré-requisitos Formação e capacitação EPO Definição de Atribuições EPO e Unidades Levantamento das atividades e normas Mapeamento dos processos Identificação dos elementos e do objetivo Desenho do fluxograma atual Análise e melhoria dos processos Identificação dos problemas, causas e soluções Implementação das melhorias Desenho do novo fluxograma Definição dos indicadores e metas FIM Priorização dos problemas Desenvolvimento das soluções Documentação do processo Monitoramento e avaliação do processo Priorização do processo a ser melhorado

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FASE 2 – MAPEAMENTO DE PROCESSOS

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3) Base conceitual

3.1) Mapeamento de processos:

É o levantamento da situação atual (As Is) do processo; serve para diagnosticar e orientar as ações de melhoria nos processos existentes. (Fonte: Manual de Gestão de Processos da ANEEL)

É o conhecimento e a análise dos processos e seu relacionamento com os dados, estruturados em uma visão top down (do topo da organização para a sua base), até um nível que permita sua perfeita compreensão. (Fonte: O Processo Nosso de Cada Dia – Mauriti Maranhão).

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ENTRADAS PROCESSO SAÍDAS

E1 - Informações sobre a incidência ou não de norma legal sobre o processo priorizado E2 - Lista dos 03 processos críticos da área _{Levantar as} atividades Ordenar as atividades Levantar as normas FIM S1 - Processos

identificados com suas atividades ordenadas. S2 - Relação das normas legais aplicáveis ao processo de trabalho. S3 - Relação das sugestões de melhoria identificadas durante esse passo.

S4 - Processo fluxogramado.

Legenda:

1. Enº: Entrada, número da entrada. 2.Snº: Saída, número da Saída

Priorizar o processo Identificar os elementos e o objetivo Desenhar o fluxograma atual FASE 2 – Mapeamento de processos - Detalhamento (pág.15)

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3) Base conceitual

3.2) Atores - Quem executa alguma

atividade no processo. É o responsável

pela atividade.

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3) Base conceitual

3.3) Entrada/Insumo - É a

informação/documento/material

necessários para que se desenvolva a

atividade, sem o qual não é possível

realizá-la.

(18)

3) Base conceitual

3.4) Fornecedor - É a organização/

pessoa/área, que envia/ fornece/disponibiliza

o insumo necessário para a realização de

determinada atividade.

Aquele que fornece insumos para os processos

da organização, seja um produto, seja um

serviço, seja informação ou orientação.

(Fonte: Instrumento de Auto-avaliação –

GESPÚBLICA)

Organização ou pessoa que fornece um

produto (Fonte: ISO 9000:2005)

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3) Base conceitual

3.5) Saída (produto) - É a

informação/documento/material

produzido pelo executor da atividade. É o

resultado do trabalho.

É o resultado de um processo (ISO

9000:2005).

(20)

3) Base conceitual

3.6) Cliente - Organização ou pessoa que

recebe um produto ou serviço.

(Fonte: ISO

9000:2005)

Cidadão-usuário – pessoa física ou jurídica

que demanda ou utiliza serviços ou produtos

fornecidos por organizações públicas. É

também denominado usuário.

(Fonte:

(21)

3) Base conceitual

3.7) Requisitos do cliente

–

são

NECESSIDADES ou expectativas que são

expressas, geralmente, de forma implícita ou

obrigatória. De forma implícita significa que é

uma prática costumeira ou usual para a

organização, seus clientes e outras partes

interessadas, e que a necessidade ou

expectativa sob consideração está implícita

(ISO 9000:2005).

(22)

ATIVIDADES (inter-relacionadas ou interativas) GESTÃO RECURSOS ENTRADA SAÍDA = SATISFAÇÃO DE CLIENTES

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Objetivos do Workshop II

1) Feedback da Avaliação

2) Apresentação, pelas unidades, das

expectativas com o trabalho,

do processo priorizado e como foi a

experiência

3) Base conceitual

4) Exercício

(24)

Versão 01 Versão 01

(25)

(26)

(27)

(28)

(29)

(30)

(31)

ETAPAS DO PROCESSO

(32)

(33)

(34)

(35)

(36)

Preparar o café

Preparar café dentro dos padrões estabelecidos

Quente Forte

Doce

Copa Chefe da copa Copeira

Receita da Dona Benta

Manual garrafa térmica

Nro 10 2009 Estadual Estabelece as regras

para o preparo do café

Nro 5 2008 Federal Estabelece as

regras de utilização e manutenção da garrafa térmica

Consultores internos, Superintendentes Promotores

Visitantes

(37)

Ferver água

Colocar café no filtro Adoçar a água Coar o café Água fervida Filtro com café Água fervida e adoçada Café coado Gás, fogão, fósforo, garrafa, etc Garrafa, colher, filtro de papel e café Serviços Gerais

Colaboradores

Preparar a garrafa

Copeira

Copeira Água Garrafa

preparada Copeira Copeira

Água fervida e açúcar

Garrafa, água fervida e adoçada Copeira Copeira Copeira Copeira Produto do processo – FINAL Cliente do Processo – FINAL Versão 01 Versão 01 ETAPAS DO PROCESSO ETAPAS DO PROCESSO

(38)

3) Base conceitual

3.8) Fluxograma

É um desenho gráfico feito com símbolos padronizados, que mostra a sequência lógica das etapas de realização de um processo de trabalho.

(Fonte: Guia de simplificação – GESPÚBLICA).

Representam, graficamente e de forma detalhada, a sequência lógica dos processos, permitindo a representação de ações e desvios. (Fonte: Gestão por processos – Saulo Barbará)

(39)

3) Base conceitual

Normas de referência para fluxogramas:



BPMN (Business Processes Modeling Notation)



EPC (Event-driven Processes Chains)



IDEF0 (Integration Definition for Function

Modeling)



ISO 1028 (Processamento de informação –

(40)

Fluxograma - Simbologia:

Atividade Início/Fim Decisão Conector Conexão entre páginas

(41)

Processo

Tarefa Sudprocesso

Atividade

Macroprocesso

Relembrando a hierarquia

entre os processos:

As atividades serão

representadas no fluxograma

As tarefas serão descritas nas instruções de trabalho ou procedimentos

(42)

Hierarquia de processos Gestão de pessoas Provimento de cargos Nomeação Publicar a lista dos nomeados no DO Encaminhar documento para órgão responsável pelo DO Macroprocesso Processo Subprocesso Atividade Tarefa

(43)

C

O

P

A

Início _{Ferver a água}

A água está na temperatura ideal? Colocar o café no filtro Colocar açúcar na água

Coar o café Colocar o café _{na garrafa} Não

Sim _{Café pronto na} garrafa MODELO DE FLUXOGRAMA Revisão 01 - Página 01 de 01 Exercício do Café Nome do Processo: PREPARAR O CAFÉ Objetivo do Processo:

PREPARAR O CAFÉ DE DENTRO DOS PADRÕES ESTABELECIDOS PELA INSTITUIÇÃO

Com açúcar? Não

Sim Preparar a

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IMPORTANTE

- O fluxograma deve representar o processo O fluxograma deve representar o processo

exatamente

exatamente como ele acontece (AS IS), e as como ele acontece (AS IS), e as sugestões de melhorias

sugestões de melhorias levantadas nesse passo levantadas nesse passo deverão ser

deverão ser ANOTADASANOTADAS, para posterior utilização e , para posterior utilização e desenho da situação desejada (TO BE)

desenho da situação desejada (TO BE)

- A SUPLAN realizará a diagramação dos A SUPLAN realizará a diagramação dos

fluxogramas na ferramenta adequada –

BizAgi – no padrão BPMN.

(45)

Experiência da SINFO

BPMN – Bussines Process Modeling

Notation – Provê uma notação gráfica para

representar processos de negócios em um

diagrama. Seu objetivo é servir de apoio ao

uso do BPM por não-especialistas,

fornecendo-lhes uma notação bastante

intuitiva que, no entanto, permite representar

processos de negócio complexos.

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Objetivos do Workshop II

1) Feedback da Avaliação

2) Apresentação, pelas unidades, das

expectativas com o trabalho,

do processo priorizado e como foi a

experiência

3) Base conceitual

4) Exercício

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5) Prática

Encaminhar para SUPLAN até

Encaminhar para SUPLAN até 10/0610/06

- Levantamento dos elementos do processo -

Formulário EPO 03

- Fluxograma do processo (situação atual – As Is) - Fluxograma do processo (situação atual – As Is) -

Formulário EPO 04. No caso da unidade já utilizar

alguma ferramenta informatizada, não há

necessidade de utilizar o formulário EPO 04.

Formulários disponíveis na:

http//wikimp.mp.go.gov.br:8000/twiki/bin/view/SUPLAN/EPO/FormulariosEPO)

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Dia

Dia 10/0610/06 - período da manhã – Entrega - período da manhã – Entrega dos formulários pelas unidades

dos formulários pelas unidades

WORKSHOP III –

WORKSHOP III – 17/0617/06

Se você continuar a fazer sempre o que fez,

continuará obtendo sempre o que obteve.

Para conseguir um resultado diferente você

terá de fazer algo diferente...

Autor desconhecido.