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UNIVERSIDADE FERNANDO PESSOA
Est udo Sobre a Comunicação Int erna (Proj Est -Q)
PLANO DE COMUNICAÇÃO INTERNA
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Índice
Índice ... 2
1. Introdução ... 3
2. O Estudo Sobre Comunicação Interna ... 5
2.1 - Descrição ... 5
2.2 - Result ados ... 6
2.3 - Pont os a melhorar ... 10
2.4 – Font es, Alvos e Meios Int ernos ... 11
3. O Plano de Comunicação Interna ... 13
3.1 – Obj ect ivos ... 13
3.2 - Acções por obj ect ivo ... 14
3.3 – Implement ação das acções ... 15
3.4- Diagrama de Acções: calendarização ... 20
3.5- Avaliação e act ualização do ECI ... 21
4. Conclusão ... 21
Anexo A ... 23
Plano de Comunicação Int erna da Universidade Fernando Pessoa ... 23
Guia de Acção (explicado) ... 23
Anexo B ... 24
Plano de Comunicação Int erna da Universidade Fernando Pessoa ... 24
Guia de Acção (preenchido) ... 24
Anexo C ... 25
Plano de Comunicação Int erna da Universidade Fernando Pessoa ... 25
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1.
Introdução
A Comunicação Int erna, ent endida como conj unt o de processos, agent es e inf ra-est rut uras responsáveis pela circulação da informação dent ro de uma inst it uição, é hoj e uma realidade e uma necessidade incont ornável em qualquer empresa.
No caso da Universidade Fernando Pessoa (UFP), uma eficient e circulação da informação ent re colaboradores docent es e não-docent es e órgãos inst it ucionais é indispensável em t ermos de produt ividade, resolução de problemas, sat isf ação e mot ivação dos mesmos.
A nível concept ual, a boa Comunicação Int erna é clara, at empada, oport una, relevant e, út il, coerent e com out ros cont eúdos (ant eriores ou cont emporâneos) e recíproca. Em t ermos de volume e complexidade t em que ser moderada, de modo a poder ser correct ament e recebida e processada.
A UFP possui um número considerável de canais e inf ra-est rut uras dedicados à Comunicação Int erna. Por esse mot ivo, est á at ent a ao crescent e grau de complexidade e volume de inf ormação que diariament e é t rocada ent re pessoas e órgãos inst it ucionais, e t em f eit o um esforço para t ornar est e f luxo mais eficient e e acessível.
Uma das iniciat ivas inst it ucionais para melhor compreender e int ervir nos processos da Comunicação Int erna f oi a criação, sob os auspícios do Gabinet e de Proj ect os de Gest ão Est rat égica e Qualidade (Proj Est -Q) da UFP e sob direcção do Dout or Miguel Trigo, de uma comissão de Est udo Sobre a Comunicação Int erna na UFP.
A primeira acção dest a comissão com vist a ao invent ário e análise de necessidades foi a realização de um inquérit o, at ravés de grupos de discussão. Toda a informação ret irada dest e inquérit o foi devidament e t rabalhada e aplicada num quest ionário const ruído para o ef eit o, o QUESCI©, que f oi administ rado aos colaboradores docent es e não-docent es. Os result ados dest a averiguação foram divulgados à comunidade da UFP a 18 de Abril de 2008 por meio elect rónico (um resumo) e em versão impressa (result ados det alhados). Os result ados permit iram ident if icar um conj unt o signif icat ivo de áreas que necessit am de melhoria.
4 obj ect ivo, umas dirigidas à melhoria de mecanismos exist ent es, out ras à criação de novos mecanismos e f az-se uma primeira abordagem à sua implement ação e calendarização.
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2. O Estudo Sobre Comunicação Interna
2. 1 - Descrição
O Est udo sobre a Comunicação Int erna na UFP (ECI) f oi pensado em 3 fases: - 1ª Fase – Diagnóst ico
- 2ª Fase – Elaboração de um Plano de Comunicação - 3ª Fase – Implement ação de Melhorias
Na primeira f ase (Diagnóst ico), o est udo recorreu a uma met odologia mist a, qualit at iva (grupos de discussão - f ocus groups, pergunt as abert as em quest ionário) e quant it at iva
(quest ionário com pergunt as f echadas). Pret endeu-se ident if icar e caract erizar a problemát ica da Comunicação Int erna, assim como as sit uações problema ao nível da organização e gest ão da rede de comunicação na UFP. Opt ou-se pela const it uição de 6 grupos de discussão (f ocus groups), compost os cada um por 6 colaboradores docent es e não-docent es convidados para o ef eit o, num t ot al de 36 part icipant es. Cada grupo reuniu uma vez, por não mais de 2 horas. Aos grupos de discussão f oi pedido que debat essem sobre os seguint es pont os:
− opiniões e percepções sobre a Comunicação Int erna na UFP; − as font es de inf ormação (inst it ucional ou não);
− os meios de comunicação; − as barreiras à comunicação.
6 A segunda fase, de Elaboração do Plano de Comunicação, t eve por base a informação recolhida na f ase ant erior at ravés dos Grupos de Discussão e da análise das respost as ao QUESCI©. A nível met odológico procedeu-se à elencagem dos pont os menos posit ivos, à sua adapt ação em forma de obj ect ivos est rat égicos, f azendo-lhes corresponder as ideias de melhoria propost as. Na ausência de uma ideia de melhoria compat ível, a equipa sugere uma medida adequada.
Simult aneament e, nest a f ase, não é de est ranhar que t enham surgido pequenas recomendações mas com grande import ância que, pela sua simplicidade e prat icidade, poderão ser dif undidas para a Comunidade UFP sem mais delongas via e-mail, não carecendo de medidas mais elaboradas.
Com a aprovação t ot al ou parcial do Plano aqui propost o, dar-se-á início à f ase 3 dest e est udo, a de Implement ação das Melhorias discriminadas e explicadas nest e Plano.
2. 2 - Result ados
Responderam ao QUESCI© 270 suj eit os (correspondent e a 43,6% do universo de pessoas que t rabalham na UFP). Dos respondent es, 70% são docent es (equivalent e a cerca de 40% de t odos os docent es da UFP), e 30% são docent es (equivalent e a cerca de 55% de t odos os não-docent es). Em t ermos de género, 58,9% são homens e 41,1% são mulheres. Predomina a f aixa et ária dos 35 aos 45 anos (41,4%) e o t empo de serviço na f aixa ent re 4 e 6 anos (30,4%). Em t ermos est at íst icos, uma amost ra dest e t amanho é considerada como produzindo result ados clarament e significat ivos, razão pela qual se j ust if ica a evolução dest e t rabalho para a act ual f ase de elaboração do Plano de Comunicação Int erna.
Globalment e, os result ados demonst raram que o quest ionário não produziu it ens que possam ser classificados como “ ext remament e negat ivos” (em que a percent agem de respost as desfavoráveis é superior a 90%), “ clarament e negat ivos” (em que as respost as desf avoráveis variam ent re 75% e 90% exclusive) ou “ negat ivos” (it ens em que as respost as desf avoráveis variam ent re 60% e 75% exclusive). No ent ant o e porque f oram analisados t odos os aspect os que result aram de respost as desfavoráveis com percent agem superior a 20%, serão est es os que merecerão part icular at enção dest e plano.
Assim, dada a inexist ência de it ens clarament e negat ivos, foram analisados os it ens de acordo com a sua relat iva negat ividade, merecedores de evident e int eresse t ant o int erpret at ivo como int ervent ivo, correspondent es às f ases 2 e 3 do proj ect o.
7 número superior às f avoráveis (47,5% para a Reit oria e 49,1% para a Direcção da Faculdade), conforme ilust ra o Gráfico 1.
Gráfico 1 - Consulta na Decisão
A análise dest a informação conduziu a uma out ra, especificament e relacionada com a consideração de sugest ões ou opiniões por part e dos diversos órgãos. Nest e domínio, a Reit oria e a Direcção da Faculdade são os órgãos ident if icados como os que menos consideram as sugest ões e opiniões dos dif erent es element os da Comunidade UFP (62,3% e 62,6% respect ivament e).
A encerrar o primeiro grupo de quest ões procurou-se avaliar as t axas de respost a a solicit ações dirigidas aos dif erent es órgãos. Apesar dos dados se revelarem muit o posit ivos (Superior Hierárquico 87,1%; Reit oria 81,3%) há um índice carecedor de at enção, superior a 30% de respondent es, que ref erem nem sempre receberem respost a às solicit ações dirigidas à Direcção da Faculdade.
Cada aspect o da informação emanada dos diversos órgãos e agent es foi t ambém classif icado at ravés de uma not a global t ransversal. Assim, por exemplo, a “ clareza” da inf ormação f oi calculada t endo em consideração as not as de clareza da informação produzida pela Reit oria, Direcção da Faculdade e Superior Hierárquico. O pont o médio (pont o em que as opiniões passam de desf avorável ou negat ivas a favoráveis ou posit ivas) é o valor 2,50. O valor 2 represent a “ discordo” e o valor 3 “ concordo” .
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Tabela 1 - Características da informação interna (média)
Não-docent es n = 74 - 75
docent es n = 174 - 186
t ot al n = 248 - 261 Órgão respeit a as
hierarquias 3,1622 3,1264 3,1371
Inf ormação t em aplicação
prát ica 3,0644 2,9811 3,0050
Inf ormação é coerent e 2,9338 2,7984 2,8378 Inf ormação é clara 2,9122 2,7988 2,8315 Inf ormação é suf icient e 2,8589 2,7055 2,7496 Inf ormação é at empada 2,7884 2,7188 2,7392 Órgão consult a part es
envolvidas 2,7676 2,4091 2,5169
Já no segundo grupo de quest ões, foi de 20% a percent agem de respondent es que considerou que os procediment os inst it ucionais não são respeit ados, pelo que f oram analisadas as possíveis razões (Gráf ico 2).
Gráfico 2 - Razões do não cumprimentos de procedimentos
9 dif iculdade de t ransmissão de informação e no relacionament o int erpessoal e a predominância da perspect iva individual de t rabalho.
Já quant o aos impediment os para o bom relacionament o com os diversos serviços da UFP, as 3 razões of erecidas aparecem com semelhant e import ância: desconheciment o das at ribuições dos out ros serviços (64,5% dos casos); predomínio do t rabalho individual (61,6 %); e dif erent es horários de f uncionament o (60,6%).
No últ imo grupo f oram avaliados os meios de comunicação disponibilizados pela UFP (Gráfico 3). Os meios de comunicação int erna apresent am, globalment e, t axas de ut ilização posit iva. Dois meios t êm ut ilizações neut ras (bolet ins elect rónicos, revist a da UFP) e um meio t em ut ilização negat iva (o número de pessoas que usa é inf erior ao número de pessoas que não usa), como é o caso dos placares inf ormat ivos nos edif ícios pedagógicos.
Gráfico 3 – Meios de Comunicação (eficácia e utilização)
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2. 3 - Pont os a melhorar
Os pont os menos posit ivos result ant es da f ase 1 do ECI e passíveis de melhorias ao nível da Comunicação Int erna são os seguint es:
− Ausência de respost as; inf ormações pouco esclarecedoras e pouco at empadas (por part e da Reit oria, Vice-Reit oria e Direcções das Faculdades)
− Comunicação insuficient e ent re f aculdades
− Desconheciment o da inf ormação sobre as f unções dos out ros − Dif iculdade de acesso à cent ral t elef ónica
− Dif iculdade na ident if icação do correio int erno
− Dif iculdade na t ransmissão e circulação da informação − E-mails mal direccionados
− E-mails muit o longos − Excesso spam
− Homepage pouco apelat iva e conf usa − Horários dos serviços desadequados
− Inf ormação inst it ucional insuf icient e, pouco esclarecedora e pouco at empada
− Insuf icient e consult a das part es envolvidas na t omada de decisão (por part e da Reit oria)
− Não cumpriment o dos procediment os por benef ício / lucro pessoal (por t odos em geral)
− Placares de inf ormação pouco ut ilizados − Predomínio do t rabalho individual − Procediment os pouco ef icazes − Revist a da UFP pouco apelat iva − Sinalét ica pouco ef icaz
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2. 4 – Font es, Alvos e Meios Int ernos
O quadro que se segue permit e visualizar os Fluxos de Inf ormação exist ent es na UFP nos sent idos descendent e, ascendent e, horizont al e diagonal int erna ret irados da análise do QUESCI©, os emissores (f ont es) e recept ores (alvos) envolvidos e os meios mais ut ilizados para o ef eit o.
Quadro de Análise 1: Fluxos de Informação, Fontes, Alvos e Meios de Comunicação na UFP
FLUXO INFOR. FONTE ALVOS MEIOS
E-mail Site Reuniões Newsletters Revista Correio
interno
UFP-UV
Formal
Descendent e1 Reit oria Vice-reit oria, Dir. Facs.,
Chef ias Int ermédias, Colaboradores Docent es, Colaboradores não-docent es
• • • •
VR Chef ias Int ermédias,
Colaboradores Docent es, Colaboradores não-docent es
• • •
Direcção Facs. Colaboradores Docent es • • • •
Chef ias Int ermédias
Colaboradores não-docent es • •
Ascendent e2 Colaboradores
Docent es
Direcção Facs., Reit oria • •
Direcção Facs. Reit oria • •
Colaboradores não-docent es
Chef ias Int ermédias.,
Vice-reit oria • • •
Chef ias
Int ermédias Vice-reit oria e Reit oria • • •
Horizont al3 Direcção Facs. Direcção Facs. • •
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Int ermédias
Colaboradores Docent es
Colaboradores Docent es, • • • •
Colaboradores não-docent es
Colaboradores não-docent es • • • •
Diagonal4 Chef ias
Int ermédias
Colaboradores não-docent es de det erminado grupo de t rabalho dif erent e do seu
• • •
Direcção Facs Colaboradores Docent es de
out ras f aculdades • • •
Colaboradores não-docent es
Chef ias Int ermédias de det erminado grupo de t rabalho dif erent e do seu
• • •
Colaboradores
Docent es, Direcção Facs de out ras f aculdades • • •
1 – De cima para baixo, dos níveis superiores hierárquicos at é aos colaboradores. Tem a f inalidade de inf ormar, inst ruir e dirigir;
2 – De baixo para cima, dos colaboradores at é à Direcção. Tem como obj ect ivo fornecer informações aos níveis de t opo, mas t ambém, f requent ement e, obt er um f eedback
que permit e criar uma ef ect iva comunicação.
3 – Est abelece-se ent re os element os de um grupo de t rabalho, ao mesmo nível hierárquico e visa a comunicação ent re pessoas que est ão f ora da cadeia de comando, proporcionando uma rápida cooperação e coordenação;
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3. O Plano de Comunicação Int erna
A nível met odológico procedeu-se à elencagem dos pont os menos posit ivos e das ideias de melhoria recolhidas at ravés do QUESCI©. De seguida, reorganizaram-se os pont os menos posit ivos por obj ect ivos est rat égicos de int ervenção que, analisados e resumidos, const it uem a explicação/ descrição do próprio obj ect ivo em que se inserem. As ideias de melhoria mencionadas no QUESCI© f oram adapt adas aos obj ect ivos, j á que na sua maioria apresent am soluções adequadas passíveis de serem t ransformadas em acções a desenvolver.
3. 1 – Obj ect ivos
Assim, passam-se a enunciar e descrever os set e obj ect ivos est rat égicos do Plano de Comunicação Int erna (PCI) da UFP decorrent es da análise dos pont os menos posit ivos:
INFORMAÇÃO PERMANENTE
Fornecer informação aos colaboradores docent es e não-docent es permanent ement e e sempre em primeiro lugar (ant es de se informar o ext erior) sobre t odas as acções e element os inst it ucionais, respondendo às suas necessidades e permit indo-lhes cont ribuir para uma melhoria da comunicação inst it ucional.
PROMOÇÃO DO ENVOLVIMENTO INDIVIDUAL E COLECTIVO
Sensibilizar as chefias para o envolviment o dos colaboradores nos processos de t omada de decisão sempre que est es, pela sua experiência f uncional e/ ou conheciment o, possam cont ribuir para soluções ef icazes.
UNIFORMIZAÇÃO E CUMPRIMENTO DE PROCEDIMENTOS
Criar mecanismos para a unif ormização dos procediment os int ernos bem como dos horários de f uncionament o dos diversos serviços. Zelar pelo cumpriment o de normas, regulament os e procediment os int ernos.
FORTALECIMENTO DA CULTURA ORGANIZACIONAL
Cont ribuir para a criação de uma ident idade inst it ucional única, bem como para o f ort aleciment o e disseminação da cult ura organizacional.
REFORÇO DO ESPÍRITO DE EQUIPA
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PROMOÇÃO DA EXPRESSÃO INDIVIDUAL
Garant ir meios que permit am a expressão individual.
PREPARAÇÃO DA MUDANÇA
Facilit ar a compreensão e implement ação dos processos de mudança.
3. 2 - Acções por obj ect ivo
Enunciados os set e grandes obj ect ivos dest e PCI, no próximo quadro pode-se visualizar a dist ribuição das acções a desenvolver por obj ect ivo e que irão permit ir a concret ização do mesmo. Dada a int erdisciplinaridade dos obj ect ivos do PCI, uma mesma acção poderá servir e t er repercussões em vários obj ect ivos.
Quadro de Análise 2 – Acções por Objectivo
Objectivos Acções
INFORMAÇÃO PERMANENTE
− Adequação dos horários dos serviços − Cont role do SPAM
− Criação da Int ranet e promoção da sua melhoria cont ínua
− Criação da Newslet t er UFP disponível via Int ranet (com not ícias sociais e canal RSS)
− Criação de e-mails por grupos específ icos apenas no ufp.pt (com a criação da Int ranet , est a necessidade é, de cert a forma, suprida) − Criação do novo sit e e promoção da sua melhoria cont ínua − Criação do Mapa Geral da UFP – SINALETICA
− Desenvolviment o de Acções de Formação nas seguint es áreas: Missão, Valores e Est rat égias Organizacionais; Est rat égias de Comunicação; Qualidade no At endiment o; ut ilização da UFPUV
− Inclusão das várias Newslet t ers por Depart ament o na Int ranet − Divulgação do Manual de Descrição de Funções
− Permissões de acesso à Cent ral Telef ónica
PROMOÇÃO DO ENVOLVIMENTO INDIVIDUAL E
COLECTIVO
− Criação da Int ranet e promoção da sua melhoria cont ínua
− Desenvolviment o de Acções de Formação nas seguint es áreas: Missão, Valores e Est rat égias Organizacionais; Relacionament o Int erpessoal; Gest ão Const rut iva de Conf lit os; Gest ão de Equipas.
15 UNIFORMIZAÇÃO E
CUMPRIMENTO DE PROCEDIMENTOS
− Criação da Int ranet e promoção da sua melhoria cont ínua
− Criação de e-mail com inst ruções para a ef icácia do correio int erno − Criação de e-mails por grupos específicos
− Desenvolviment o de Acções de Formação nas seguint es áreas: Boas Prát icas e Procediment os.
FORTALECIMENTO DA CULTURA ORGANIZACIONAL
− Criação da Int ranet e promoção da sua melhoria cont ínua − Criação do novo sit e e promoção da sua melhoria cont ínua
− Desenvolviment o de Acções de Formação nas seguint es áreas: Missão, Valores e Est rat égias Organizacionais; Relacionament o Int erpessoal − Melhoria da Revist a da UFP
REFORÇO DO ESPÍRITO DE
EQUIPA
− Desenvolviment o de Acções de Formação nas seguint es áreas: Missão, Valores e Est rat égias Organizacionais; Gest ão Const rut iva de Conf lit os; Relacionament o Int erpessoal; Gest ão de Equipas, et c.
PROMOÇÃO DA EXPRESSÃO INDIVIDUAL
− Implement ação de uma Caixa de Sugest ões por Edif ício e virt ual via Int ranet
PREPARAÇÃO DA MUDANÇA
− Criação da Int ranet e promoção da sua melhoria cont ínua
− Desenvolviment o de Acções de Formação nas seguint es áreas: Missão, Valores e Est rat égias Organizacionais; Gest ão de Proj ect os; Gest ão de Equipas; Int ra Empreendedorismo; Relacionament o Int erpessoal, et c.
3. 3 – Implement ação das acções
16 Dado que as acções por obj ect ivo descrit as no Quadro de Análise 2 se repet em em alguns dos obj ect ivos, segue-se uma list agem numerada das acções por ordem alf abét ica que, no seu t ot al perf azem dezasseis, seguida do Guia resumido para cada acção:
1. Adequação dos horários dos serviços 2. Cont role do SPAM
3. Criação da Int ranet
4. Criação da Newslet t er UFP disponível via Int ranet (com not ícias sociais e canal RSS) 5. Criação de e-mails por grupos específicos
6. Criação do Mapa Geral da UFP – SINALETICA 7. Criação do novo sit e
8. Desenvolviment o de Acções de Formação nas seguint es áreas: At endiment o, Cult ura Organizacional, Formação UFP-UV (em curso), Gest ão Const rut iva de Conf lit os (Docent es e Não-Docent es), Gest ão de Equipas, Gest ão de Proj ect os, Int ra Empreendorismo (Cult ura Organizacional), Missão, Valores e Est rat égia Organizacional e O Rost o das Emoções na Vida da Organização, Boas Prát icas e Procediment os. 9. Divulgação do Manual de Descrição de Funções
10. Implement ação de uma Caixa de Sugest ões por Edifício 11. Inclusão das várias Newslet t ers por Depart ament o na Int ranet 12. Melhoria do acesso à Cent ral Telef ónica, aument ando a sua ef icácia
Guia da Acção Nº 1 Objectivo(s) do PCI Inf ormação Permanent e.
Acção Adequação dos horários dos serviços.
Justificação Possibilit ar a comunicação ent re os dif erent es serviços e responder às necessidades dos ut ilizadores dos mesmos.
Equipa de trabalho Recursos Humanos + represent ant es dos serviços.
Público-Alvo Público int erno e ext erno.
Prioridade Curt o prazo (1 a 6 meses).
Guia da Acção Nº 2 Objectivo(s) do PCI Inf ormação Permanent e.
Acção Cont role do SPAM.
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Equipa de trabalho Cent ro de Inf ormát ica.
Público-Alvo Público int erno.
Prioridade Curt o prazo (1 a 6 meses).
Guia da Acção Nº 3
Objectivo(s) do PCI Inf ormação Permanent e; Promoção do Envolviment o Individual
e Colect ivo; Unif ormização e Cumpriment o de Procediment os; Fort aleciment o da Cult ura Organizacional e Preparação da Mudança.
Acção Criação da Int ranet e promoção da sua melhoria cont ínua.
Justificação Necessidade de criar um canal de Comunicação Int erna abrangent e e poderoso, que f acilit e e possibilit e o acesso f ácil à informação.
Equipa de trabalho Proj Est -Q.
Público-Alvo Público int erno.
Prioridade Longo prazo (+ 12 meses).
Guia da Acção Nº 4 Objectivo(s) do PCI Inf ormação Permanent e.
Acção Criação da Newslet t er UFP disponível via Int ranet .
Justificação Criação de uma Newslet t er disponível via Int ranet com not ícias de cariz social e direccionada exclusivament e para o público int erno. Est a Newslet t er poderá t er canal RSS possibilit ando que cada um subscreva o que mais lhe int eressa (promoções, conclusões de mest rado, de dout orament o, nasciment os, aniversários, et c.).
Equipa de trabalho Recursos Humanos + equipa a designar.
Público-Alvo Público int erno.
Prioridade Longo prazo (+ 12 meses).
Guia da Acção Nº 5
Objectivo(s) do PCI Inf ormação Permanent e e Uniformização e Cumpriment o de Procediment os.
Acção Criação de e-mails por grupos específicos.
18 inf ormação não necessária.
Equipa de trabalho Cent ro de Inf ormát ica + Recursos Humanos
Público-Alvo Público int erno
Prioridade Curt o prazo (1 a 6 meses).
Guia da Acção Nº 6 Objectivo Inf ormação Permanent e.
Acção Criação do Mapa Geral da UFP – Sinalét ica.
Justificação Necessidade de uniformizar e corrigir a sinalét ica, para f acilit ar a orient ação e mobilidade nas inst alações da UFP.
Equipa de trabalho Gabinet e de Comunicação e Imagem + Sr. Fernando Fernandes
Público-Alvo Público int erno.
Prioridade Curt o prazo (1 a 6 meses).
Guia da Acção Nº 7
Objectivo(s) do PCI Inf ormação Permanent e e Fort aleciment o da Cult ura Organizacional.
Acção Criação do novo sit e e promoção da sua melhoria cont ínua.
Justificação Necessidade de act ualização gráf ica, t écnica e f uncional do sit e, t ornando-o mais at ract ivo e navegável.
Equipa de trabalho Proj Est -Q.
Público-Alvo Público int erno e público ext erno.
Prioridade Curt o prazo (1 a 6 meses).
Guia da Acção Nº 8
Objectivo(s) do PCI Inf ormação Permanent e; Promoção do Envolviment o Individual e Colect ivo; Fort aleciment o da Cult ura Organizacional; Ref orço do Espírit o de Equipa e Preparação da Mudança.
Acção Desenvolviment o de Acções de Formação nas seguint es áreas:
At endiment o, Cult ura Organizacional, Formação UFP-UV (em curso), Gest ão Const rut iva de Conf lit os (Docent es e Não-Docent es), Gest ão de Equipas, Gest ão de Proj ect os, Int ra Empreendorismo (Cult ura Organizacional), Missão, Valores e Est rat égia Organizacional e O Rost o das Emoções na Vida da Organização, Boas Prát icas e Procediment os.
19 compet ências no público int erno com o obj ect ivo de t ornar a comunicação mais célere e mais eficaz.
Equipa de trabalho Gabinet e de Pessoas e Compet ências.
Público-Alvo Público int erno.
Prioridade Curt o prazo (1 a 6 meses); Médio prazo (7 a 12 meses); longo prazo (+ 12 meses).
Guia da Acção Nº 9 Objectivo(s) do PCI Inf ormação Permanent e.
Acção Divulgação do Manual de Descrição de Funções.
Justificação Increment ar o conheciment o global da inst it uição e melhorar o seu f uncionament o, melhorando o conheciment o que cada um t em sobre as f unções dos out ros colegas e/ ou gabinet es.
Equipa de trabalho Grupo Est rat égico de Recursos Humanos.
Público-Alvo Público int erno.
Prioridade Curt o prazo (1 a 6 meses).
Guia da Acção Nº 10
Objectivo Promoção do Envolviment o Individual e Colect ivo e Promoção da Expressão Individual.
Acção Implement ação de uma Caixa de Sugest ões por edif ício.
Justificação Permit ir a manif est ação individual com recurso a caixas de sugest ões abert as a colaboradores docent es e não-docent es. Poderá haver uma avaliação das ideias nelas deposit adas com ent rega de prémios às melhores ou inclusão na Newslet t er UFP ou algo semelhant e.
Equipa de trabalho Est udo sobre Comunicação Int erna.
Público-Alvo Público int erno.
Prioridade Médio prazo (7 a 12 meses).
Guia da Acção Nº 11 Objectivo Inf ormação Permanent e.
Acção Inclusão de Newslet t ers por depart ament o na Int ranet .
20 at ravés de Canal RSS, evit ando que t odos os Depart ament os enviem as suas Newslet t ers a t oda a comunidade aleat oriament e.
Equipa de trabalho Proj Est -Q - Equipa Int ranet .
Público-Alvo Público int erno.
Prioridade Longo prazo (+12 meses).
Guia da Acção Nº 12 Objectivo Inf ormação Permanent e.
Acção Melhoria do acesso à Cent ral Telef ónica.
Justificação Necessidade de at ribuir mais permissões, f acilit ando a realização de chamadas para o ext erior sem depender da Cent ral Telef ónica.
Equipa de trabalho Vice-Reit oria + Telef onist as.
Público-Alvo Público int erno.
Prioridade Curt o prazo (1 a 6 meses).
3. 4- Diagrama de Acções: calendarização
Uma f orma de t er uma perspect iva geral das acções envolvidas num Plano de Comunicação Int erna é o recurso a um Diagrama de Acções. No Anexo D, é disponibilizado est e inst rument o que é de grande ut ilidade. Ent ret ant o, a t ít ulo de exemplo, é aqui apresent ado o Diagrama de Acções com base nos Guias de Acções resumidos sugeridos no pont o ant erior.
Diagrama de Acções
Acções Objectivo
Meses 2009 Meses
2010 Jan. Fev. Mar. Abr. Mai. Jun. Jul. Ago. Set. Out. Nov. Dez.
Acção 1 IP Acção 2 IP Acção 3 IP, PEIC,
21 Acção 6 IP, UCP
Acção 7 IP, UCP Acção 8 IP, UCP, REE Acção 9 IP Acção 10 IP, FCP Acção 11 IP, PEIC,
FCO, REE, PM Acção 12 IP
Legenda Obj ect ivos: IP - INFORMAÇÃO PERMANENTE,
PEIC - PROMOÇÃO DO ENVOLVIMENTO INDIVIDUAL E COLECTIVO
UCP - UNIFORMIZAÇÃO E CUMPRIMENTO DE PROCEDIMENTOS FCO - FORTALECIMENTO DA CULTURA ORGANIZACIONAL REE - REFORÇO DO ESPÍRITO DE EQUIPA
PEI - PROMOÇÃO DA EXPRESSÃO INDIVIDUAL PM - PREPARAÇÃO DA MUDANÇA
Legenda cores:
CURTO PRAZO (1 A 6 MESES).
MÉDIO PRAZO (7 A 12 MESES).
LONGO PRAZO (MAIS DE 12 MESES).
3. 5- Avaliação e act ualização do ECI
Para a melhoria e evolução const ant es da Comunicação Int erna na Universidade Fernando Pessoa, a revisão e aplicação periódica do inst rument o QUESCI© são f undament ais. Só assim se t erão os element os necessários à adapt ação do Plano de Comunicação Int erna às ef ect ivas necessidades da UFP.
4. Conclusão
Os Est udos sobre a Comunicação Int erna revest em-se, indubit avelment e, de uma grande import ância est rat égica para a UFP. Nest e Est udo específico, os result ados não const it uem grande novidade, j á que não se afast am muit o do que é globalment e percepcionado mas, conf erem legit imidade à assumpção de alguns pont os menos posit ivos na Comunicação Int erna da inst it uição, permit indo o reconheciment o da consequent e e emergent e acção reparadora.
22 − Acção Nº 3 – Criação da Int ranet .
− Acção Nº 10 – Criação do novo sit e.
− Acção nº 11 - Desenvolviment o de Acções de Formação nas seguint es áreas: Formação UFP-UV.
Out ras, pela sua simplicidade serão desenvolvidas imediat ament e aquando da aprovação do plano como é o caso das seguint es acções:
Acção Nº 5 - Criação de e-mail com inst ruções para a ef icácia do correio int erno. Acção nº 6 - Criação de e-mails por grupos específicos.
Finalment e, a implement ação das rest ant es acções só poderá ser f eit a com recurso a equipas de t rabalho criadas especif icament e para o efeit o onde exist a um element o dinamizador que f aça a coordenação dos t rabalhos.
O reconheciment o, a assumpção e a prossecução das acções aqui sugeridas t erão um f ort e impact e posit ivo não só ao nível dos set e obj ect ivos do PCI aqui propost o, como aos mais variados níveis de gest ão da UFP.
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Anexo A
Plano de Comunicação Interna da Universidade Fernando Pessoa
Guia de Acção (explicado)
Objectivo Ident if icação do obj ect ivo.
Acção Ident if icação da acção a desenvolver.
Justificação Explicação do porquê da acção.
Equipa de trabalho Sugest ões da equipa responsável pela prossecução da acção.
Público-Alvo Quem benef icia com est a acção.
Prioridade Curt o prazo (1 a 6 meses); médio prazo (7 a 12 meses); longo prazo (+ 12 meses).
Recursos Humanos Recursos humanos a implicar na acção.
Recursos Materiais Recursos mat eriais a af ect ar à acção.
Promoção/ Comunicação Campanha de promoção e comunicação da acção.
Desenvolvimento da acção Ident if icação dos passos necessários à prossecução da acção.
Cronograma de execução Est imat iva de prazos de implement ação.
Orçamento Est imat iva dos cust os envolvidos.
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Anexo B
Plano de Comunicação Interna da Universidade Fernando Pessoa
Guia de Acção (preenchido)
Objectivo Inf ormação Permanent e; Promoção do Envolviment o Individual e Colect ivo; Fort aleciment o da Cult ura Organizacional; Ref orço do Espírit o de Equipa e Preparação da Mudança.
Acção Desenvolviment o de Acções de Formação nas seguint es áreas:
At endiment o, Cult ura Organizacional, Formação UFP-UV (em curso), Gest ão Const rut iva de Conf lit os (Docent es e Não-Docent es), Gest ão de Equipas, Gest ão de Proj ect os, Int ra Empreendorismo (Cult ura Organizacional), Missão, Valores e Est rat égia Organizacional e O Rost o das Emoções na Vida da Organização, Boas Prát icas e Procediment os.
Justificação Implement ação de acções de f ormação que visam aperf eiçoar compet ências no público int erno com o obj ect ivo de t ornar a comunicação mais célere e mais eficaz.
Equipa de trabalho Gabinet e de Pessoas e Compet ências
Público-Alvo Público int erno.
Prioridade Curt o prazo (1 a 6 meses); Médio prazo (7 a 12 meses); longo prazo (+ 12 meses).
Recursos Humanos Gest or da formação, Técnico de Formação
Recursos Materiais Salas devidament e equipadas, Sof t ware de gest ão
Promoção/ Comunicação Int egrada na divulgação associada à Academia UFP e à promoção dos seus programas e cursos.
Desenvolvimento da acção 1ª Fase – Diagnóst ico de necessidades de f ormação; 2ª Fase – Def inição de Obj ect ivos;
3ª Concepção da f ormação;
4ª Fase – Met odologias pedagógicas; 5ª – Implement ação da formação; 6ª – Avaliação da f ormação.
Cronograma de execução De acordo com o plano de f ormação da UFP para o biénio 2008/ 2010
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Anexo C
Plano de Comunicação Interna da Universidade Fernando Pessoa
Diagrama de Acções: calendarização
Acções Objectivo
Meses 2009 Meses
2010 Jan. Fev. Mar. Abr. Mai. Jun. Jul. Ago. Set. Out. Nov. Dez.
Acção 1 Acção 2 Acção 3 Acção 4 Acção 5 Acção 6 Acção 7 Acção 8 Acção 9 Acção 10 Acção 11 Acção 12 Acção 13 Acção 14 Acção 15 Acção 16
