A Câmara Técnica de Avaliação da Tabela de Temporalidade e Destinação de

O mesmo decreto que instituiu a Tabela de Temporalidade criou a Câmara Técnica de Avaliação de Documentos de Arquivo da Prefeitura de Belo Horizonte. Trata-se de uma comissão multidisciplinar composta de representantes de diversas secretarias municipais. Nessa seção será apresentada a composição dessa comissão desde 1997 até os dias atuais.

A Câmara Técnica instituída no ano de 1997 contava com três servidores, sendo um da Secretaria Municipal de Administração/Departamento de Desenvolvimento Administrativo, um da Secretaria Municipal de Cultura/Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte e um Advogado Procurador da Procuradoria Geral do Município. Os servidores nomeados para compor essa Câmara, pela Portaria 3.554/1997 (PREFEITURA DE BELO HORIZONTE, 1997), tinham as seguintes formações: Pela Secretaria Municipal de Administração/Departamento de Desenvolvimento Administrativo, uma administradora; pela Secretaria Municipal de Cultura/Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte, a chefe do Serviço de Gestão de Documentos, graduada em Biblioteconomia e especialista em Arquivos; pela Procuradoria Geral do Município um advogado, Procurador da Procuradoria Geral do Município.

No ano de 2000, houve uma substituição da servidora representante da Secretaria Municipal de Administração/Departamento de Desenvolvimento Administrativo por outra servidora lotada na Secretaria, também com formação na área de Administração (PREFEITURA DE BELO HORIZONTE, 2000a). Em 2007, o representante da Procuradoria Geral do Município foi substituído, tendo sido publicada uma nova portaria de nomeação dos membros da Câmara Técnica, pois as atividades relacionadas à área de Organização e Métodos - anteriormente realizadas pela Secretaria Municipal de Administração/Departamento de Desenvolvimento Administrativo - passaram a ser exercidas

pela Secretaria Municipal de Planejamento (PREFEITURA MUNICIPA. DE BELO HORIZONTE, 2007).

No ano de 2009, por meio do Decreto 13.793, a composição da comissão sofreu uma primeira alteração, passando a contar com cinco servidores, sendo dois do Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte, dois da Secretaria Municipal de Planejamento, Orçamento e Informação/ Secretaria Municipal Adjunta de Tecnologia da Informação e um procurador municipal. (BELO HORIZONTE, 2009b). O decreto indicou, ainda, que os representantes da Secretaria Municipal de Planejamento, Orçamento e Informação/ Secretaria Municipal Adjunta de Tecnologia da Informação deveriam atuar na área de modernização administrativa. Com essa nova composição, o Arquivo ganhou mais dois representantes, tal acréscimo favoreceu um intercâmbio maior de ideias entre os participantes.

A comissão nomeada por meio da Portaria 5.102/2009 tinha profissionais de diversas áreas. A presidente da Comissão, então chefe do Departamento de Gestão de Documentos, era graduada em história e mestre em Administração Pública. O outro representante do Arquivo era um funcionário desse mesmo departamento, graduado em Direito. As representantes da Secretaria Municipal Adjunta de Tecnologia da Informação eram graduadas em Administração e tinham grande experiência na área de modernização administrativa; a área de Direito também estava representada pela Procuradoria Geral do Município (PREFEITURA DE BELO HORIZONTE, 2009).

No ano de 2011, por meio do Decreto Nº 14.759/2011, foi novamente alterada a composição da Câmara, que passou a ter os seguintes membros: dois servidores da Fundação Municipal de Cultura/Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte; um servidor da Secretaria Municipal de Governo/Secretaria Municipal Adjunta de Modernização, que atuasse na área de modernização administrativa; um Procurador Municipal; um servidor da Empresa de Informática e Informação do Município de Belo Horizonte S/A (PRODABEL). Com a publicação desse decreto, houve então a saída de um representante da Secretaria Municipal de Governo/ Secretaria Municipal Adjunta de Modernização para a inclusão de um representante da PRODABEL. A participação dessa autarquia na comissão agregou valores, trazendo mais segurança na avaliação de documentos digitais. Um importante avanço na Tabela e Temporalidade nesse período foi a inclusão do banco de dados do sistema SACWEB na Tabela do Município. Assim, a nova Câmara Técnica passou a ser composta por uma administradora que participou da comissão desde a elaboração da primeira Tabela de

Temporalidade; pelo chefe do Departamento de Gestão de Documentos, graduado em Direito e com larga experiência no trabalho de gestão de documentos; por um procurador municipal, graduado em Direito, especialista em Advocacia Pública e Direito Tributário; por uma analista de sistemas, funcionária de carreira da PRODABEL, graduada em Ciência da Computação, com especializações nas áreas de Análise de Sistemas, Criptografia e Segurança em Rede e em Comunicação de Dados; e pela então diretora do Arquivo, historiadora com mestrado em Administração Pública e experiência na área de gestão de documentos.A presidência da Câmara, nesse período, esteve a cargo da diretora do Arquivo. (PREFEITURA DE BELO HORIZONTE, 2011).

No ano de 2013, com a mudança de governo, houve a substituição de membros da Câmara, sem alteração em sua composição. O diretor do Arquivo, que assumiu a presidência da Câmara Técnica, é graduado e mestre em História (PREFEITURA DE BELO HORIZONTE, 2013a). Nesse mesmo ano, também aconteceu a troca da representante da Secretaria Municipal Adjunta de Modernização, entrando na Câmara outra funcionária da mesma área, graduada em biblioteconomia, mestre e doutora em Ciência da Informação (PREFEITURA DE BELO HORIZONTE, 2013b).

No ano de 2014, nova mudança aconteceu com a troca do chefe do Departamento de Gestão de Documentos. O novo chefe, que passou a integrar a Câmara Técnica, como um dos representantes do APCBH, juntamente com o diretor da instituição, é graduado em História (BELO HORIZONTE, 2014). Em 2015, novamente houve troca do chefe do Departamento de Gestão de Documentos. Esta Câmara passou a ter então como representantes, pelo Arquivo Público, o diretor do Arquivo, graduado e mestre em História e o chefe do Departamento de Gestão de Documentos, graduado em Letras; pela Secretaria Municipal de Governo/ Secretaria Municipal Adjunta de Modernização, uma bibliotecária, mestre e doutora em Ciência da Informação; pela PRODABEL, uma analista de sistemas, graduada em Ciência da Computação, com especializações nas áreas de Análise de Sistemas, Criptografia e Segurança em Rede e em Comunicação de Dados; pela Procuradoria Geral do Município, um Procurador Municipal, graduado em Direito, especialista em Advocacia Pública e Direito Tributário (BELO HORIZONTE, 2015).

Em 2016, nova alteração aconteceu na composição da Câmara Técnica, por meio do Decreto 16.375, que altera o Decreto nº 9.223/97. A nova composição, estabelecida, incorporou, pela primeira vez, suplentes ao grupo, além disso, a câmara deixou de ser

permanente e passou a ter mandado de dois anos, com possibilidade de recondução. Assim, o Art. 4º do Decreto nº 9.223 passou a ter a seguinte redação:

Art. 4º - A Câmara Técnica de Avaliação da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo da Prefeitura de Belo Horizonte – CTA-BH – é composta por 6 (seis) membros, indicados para mandato de 2 (dois) anos, podendo ser reconduzidos, sendo:

I - O Diretor do Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte;

II - 2 (dois) representantes da Diretoria do Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte, sendo um servidor membro do Departamento de Gestão de Documentos e um servidor membro da Divisão de Arquivos Permanentes; III - 1 (um) representante da Secretaria Municipal Adjunta de Modernização, que atue na área de modernização administrativa;

IV - 1 (um) representante da Procuradoria Geral do Município;

V - 1 (um) representante da Empresa de Informática e Informação do Município de Belo Horizonte S/A – Prodabel.

§ 1º- Para cada membro titular será escolhido um membro suplente, exceto quanto ao Diretor do Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte, que observará as regras previstas nos §§ 2º e 3º deste artigo.

§ 2º- A presidência da CTA-BH será exercida pelo Diretor do Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte, membro permanente, sem suplente, e que terá voto de qualidade na hipótese de empate nas deliberações da CTA- BH.

§ 3º - No caso de ausência ou impedimento do presidente, a presidência da CTA-BH será exercida pelo membro titular representante da Procuradoria Geral do Município.

§ 4º- O quórum para deliberação será de no mínimo 3 (três) membros.(BELO HORIZONTE, 2016).

Em relação a nessa nova composição, cabem algumas observações. O número de membros é par, o que pode gerar empate no caso de uma votação, ainda que a as decisões em uma instância pequena como a Câmara Técnica sejam domadas, via de regra, por meio do consenso. Além disso, a Diretoria Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte passa a ter metade dos representantes, alterando o equilíbrio entre as áreas participantes. Outra diferença é a inédita inclusão de membros suplentes na Câmara. Acredita-se que esse último recurso possa prejudicar os trabalhos de avaliação, comprometendo a continuidade das discussões, já que, em alguns casos, a avaliação de conjuntos documentais acontece em mais de uma reunião. Nesses casos, se os participantes do processo de avaliação não forem os mesmos, haverá dificuldades para o entendimento dos documentos dentro do conjunto a que pertencem. Até a data do término da pesquisa, ainda não tinham sido nomeados os novos membros da Câmara com base na nova composição.

Destaca-se que, desde 2009, além dos membros nomeados, as reuniões da Câmara Técnica contam com a participação de servidores lotados na Assessoria Jurídica da Fundação Municipal de Cultura – FMC, com o objetivo de garantir maior segurança jurídica ao processo avaliativo. Outro ponto importante é a regularidade com que a Câmara Técnica se reúne, desde sua criação. Tal fato pode ser verificado a partir da leitura dos relatórios anuais produzidos pelo APCBH.

4.5 O processo de avaliação de documentos no Poder Executivo Municipal de Belo