CAPÍTULO 4 O ARQUIVO PÚBLICO DA CIDADE DE BELO HORIZONTE E A
4.7 Tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo da Prefeitura de Belo
Ainda que reconhecendo o pioneirismo e todo o esforço para a elaboração e manutenção da Tabela de Temporalidade do município de Belo Horizonte, cabe destacar alguns dos problemas que a autora deste trabalho pôde vivenciar durante sua atuação profissional no Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte. Algumas das críticas aqui apresentadas foram objetos de relatórios elaborados durante o período trabalhado no APCBH e do relatório final de uma pesquisa feita por ocasião dos 20 anos da instituição da qual fez parte da equipe55.
As considerações referem-se tanto à concepção da Tabela, quanto ao sistema criado para abrigá-la. Uma primeira crítica, já apresentada nesta tese de doutorado, é a falta de um plano de classificação anteriormente à elaboração da tabela. Destaca-se, contudo que a tabela de Belo Horizonte tem uma classificação feita por grupos que misturam funções, atividades, assuntos e a própria estrutura organizacional, conforme pode ser visto na listagem dos grupos no ANEXO 11. Essa questão foi explicitada pelo professor Renato Tarciso Barbosa de Sousa, no IV Seminário de Gestão de Documentos promovido pelo APCBH56, no ano de 2002.
Outro problema é a existência de cartas e ofícios não classificados de modo específico, dentro do grupo 011 (Administração – comunicações administrativas).
Essas correspondências (cartas, ofícios internos e ofícios externos) têm os seguintes prazos na TTDD:
a) Cartas recebidas e expedidas: guardar enquanto necessário no arquivo corrente e eliminar. No campo observações consta o seguinte: “As cartas anexadas a outros documentos terão a temporalidade do documento
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Projeto “20 anos do Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte: memória institucional e reflexão sobre as práticas arquivísticas” financiado pela Fundação de Amparo à Pesquisa de Minas Gerais - FAPEMIG.
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APCBH. Comunicação de Renato Tarciso de Sousa. IV Seminário de Gestão de Documentos. Transcrição de fitas.
principal. As cartas recebidas e expedidas pelos gabinetes do prefeito e secretários terão guarda permanente”;
b) “Ofícios expedidos e recebidos relativos à atividade fim”: guardar por 4 anos no arquivo corrente recolher ao arquivo permanente. No campo de observações conta o seguinte: “Os ofícios do gabinete do prefeito, secretários e correlatos terão guarda permanente. Os que forem anexados a outros documentos terão a temporalidade do documento principal”;
c) “Ofícios internos (Memorandos)”: guardar no arquivo corrente por 4 anos e depois eliminar. No campo observações consta: “Os ofícios internos rotineiros, desprovidos de valor probatório ou informativo, resultantes de atividade meio, poderão ser eliminados em 2 anos”;
d) “Ofício Circular”: guardar por 2 anos no arquivo corrente e eliminar.
Nesses casos, as correspondências são tratadas isoladamente e não classificadas como deveriam ser. Cabe destacar que o uso da classificação de correspondências de acordo com esse critério, apesar de duramente criticada pela literatura arquivística, ainda é uma realidade bastante presente nos arquivos brasileiros. Tal classificação prejudica bastante a seleção correta de tais documentos, pois o ato de receber ou enviar uma correspondência ou se seu destinatário ou remetente é interno ou externo nada diz sobre sua importância e necessidade de guarda. Corre-se o risco de eliminar documentos de grande importância para a administração e para a história ou de se guardar documentos desnecessários. Note-se, também, que o fato de serem correspondências dos secretários e correlatos pode não corresponder a sua importância, uma vez que os ocupantes desses cargos podem enviar e receber correspondências rotineiras e gerentes de níveis inferiores podem enviar e receber outras de grande valor. Percebe-se também o uso da codificação “I” - enquanto necessário- nas cartas. O Quadro 3 traz a legenda da Tabela de Temporalidade. Acredita-se que deixar para que o usuário da tabela defina pela eliminação ou guarda pelo tempo que achar necessário não é uma boa prática, pois esta é uma atribuição da comissão de avaliação. O uso do prazo “enquanto necessário” também aparece em outros documentos e sua utilização deixou de ser uma prática da Câmara Técnica há um tempo.
Ressalta-se, contudo, que alguns ofícios são classificados em outros grupos da Tabela de Temporalidade e possuem prazos diferenciados. Dentro do próprio grupo 011, há o seguinte documento.
• “Ofício interno de contestação de contas telefônicas”: guardar por 2 anos após o exercício (E) no arquivo corrente e eliminar.
Nesse caso, trata-se de um documento específico, sobre o qual é possível determinar uma temporalidade.
Em outros grupos também aparecem ofícios mais específicos sobre os quais é possível realizar uma seleção mais consciente. Alguns ofícios classificados são listados a seguir.
No Grupo 037 (Governo – Técnico-legislativo):
• “Ofício - encaminhado pelo gabinete dos vereadores, deputados e outros – dossiê”: guardar no arquivo corrente por 1 ano e recolher ao arquivo permanente.
No grupo 060 (Recursos Humanos):
a) “Ofício referente a concurso”: guardar 8 anos no arquivo corrente e recolher ao arquivo permanente;
b) “Ofício-pedido de nomeação, exoneração ou disposição- negado”: guardar 1 ano após o exercício e eliminar;
c) “Ofício-pedido de nomeação, exoneração ou disposição- atendido”: Original (suporte papel): Legenda (L) da Tabela de Temporalidade. “Conservar no prontuário da Gerência de Recursos Humanos e/ou unidade correlata até a aposentadoria e/ou desligamento do servidor. Após, encaminhar à Gerência de Pessoal – GEPE, para conferência dos dados e eliminação dos documentos em duplicata. No Prontuário da GEPE, os documentos deverão ser conservados por mais 35 anos após a aposentadoria e/ou desligamento, em seguida microfilmar e eliminar. O microfilme será conservado na GEPE para guarda permanente”;
d) “Ofício-pedido de nomeação, exoneração ou disposição- atendido”: Microfilme – guarda permanente na unidade (J).
Nesse último caso, um problema detectado é o fato de se exigir a guarda permanente de um microfilme, mesmo depois de considerado o documento sem valor probatório ou informativo, o que do ponto de vista legal autorizaria sua eliminação. Além disso, a Tabela prevê que o documento seja microfilmado 35 anos após a aposentadoria do servidor, quando o documento pode estar em péssimas condições de conservação. Esse procedimento também é definido para outros documentos da Tabela de Temporalidade.
No grupo 090 (Governo – organização e funcionamento):
• “Ofício de autorização e execução de serviços”: guardar 6 anos do arquivo corrente e eliminar.
No grupo 105 (Educação – Caixa escolar):
• “Ofício – encaminhamento de orientações”: O original fica arquivado 1 ano do arquivo corrente, um ano no arquivo intermediário da Secretaria de Educação e depois vai para o arquivo permanente;
• “Ofício – encaminhamento de orientações”: A cópia fica um ano após o exercício no arquivo corrente da escola e depois é eliminado.
Conforme pode ser visto pelos exemplos acima, os ofícios podem e devem ser classificados de acordo com as atividades que os geraram. Nesses casos, a destinação é dada com segurança e evitam-se problemas com a eliminação incorreta ou a guarda desnecessária de documentos.
Quadro 3 - Legenda utilizada na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo da Prefeitura de Belo Horizonte
Código Descrição A Após julgamento definitivo - decisão da Câmara Municipal de Belo Horizonte
e/ou Poder Judiciário.
B Após a aprovação das contas do repasse ao SUS.
C Após a decisão.
D Após a execução do serviço.
F Após o término do contrato ou convênio.
G Após o término do livro, caderno ou ficha.
H Após o vencimento da licença.
I Conservar na unidade administrativa enquanto necessário. J Conservar na unidade administrativa para guarda permanente.
L
Conservar no prontuário da Gerência de Recursos Humanos e/ou unidade correlata até a aposentadoria e/ou desligamento do servidor. Após, encaminhar à Gerencia de Pessoal - GEPE, para conferência dos dados e eliminação dos documentos em duplicata. No Prontuário da GEPE, os documentos deverão ser conservados por mais 35 anos após a aposentadoria e/ou desligamento, em seguida microfilmar e eliminar. O microfilme será conservado na GEPE para guarda permanente.
Fonte: PREFEITURA DE BELO HORIZONTE (2000b).
Outro problema detectado é o grande número de cópias de documentos que são contempladas na Tabela. Nesse caso, é necessário rever se estas cópias produzidas pela administração realmente são necessárias ou refletem a insegurança do agente público com relação ao arquivamento de documentos. Em alguns casos, pela falta de confiança no sistema de gestão de documentos, é comum a prática de se produzir cópias como um garantia de que a informação seja preservada. Essa situação foi verificada dentro do próprio APCBH, quando da avaliação de seus arquivos administrativos. Vários documentos encaminhados à Fundação Municipal de Cultura, à qual o Arquivo se subordina, são copiados e tais cópias ficam arquivadas no APCBH, como recurso de segurança, caso o documento se perca ao longo de sua tramitação.
Outras questões pontuais também foram apontadas no relatório final do projeto apresentado à FAPEMIG, como a desatualização de nomes de formulários padronizados. Destaca-se, também a falta de uma publicação no Diário Oficial do Município de versões atualizadas desse instrumento periodicamente. Esse problema foi detectado durante o período em que a autora deste trabalho esteve à frente da equipe de gestão de documentos do arquivo e não foi possível solucioná-lo devido às grandes inconsistências encontradas na Tabela de difícil solução, algumas delas provocadas por falhas do banco de dados da Tabela de Temporalidade. Tais inconsistências estavam sendo solucionadas para que pudesse haver uma nova publicação desse instrumento.
Em relação ao sistema desenvolvido para abrigar a tabela de temporalidade, também foram detectados problemas. Esse sistema é bastante antigo, foi desenvolvido no ano 2000 e é o primeiro sistema Web da Prefeitura. Desde seu desenvolvimento, já houve algumas tentativas de substituição e de ajustes no próprio sistema que não foram implementadas. Entre os problemas detectados destacam-se a falta de histórico das alterações na tabela de temporalidade, ou seja, quando um documento tem seu prazo de guarda alterado, o prazo antigo é perdido. Nesse caso, trata-se de algo muito grave, pois as autorizações de eliminação são dadas pelo APCBH com base na tabela vigente. Assim, caso o prazo de guarda seja alterado, como poderá o funcionário que autorizou (ou negou) a eliminação de um documento provar que o fez de acordo com a tabela vigente à época? Uma prática utilizada pelo Departamento de Gestão de Documentos é a impressão da página da Tabela de Temporalidade com o prazo de guarda, para anexar à lista de eliminação aprovada.
Outro problema detectado é a falta de integridade referencial entre as tabelas do banco de dados. No modo manutenção da tabela, o funcionário responsável pela atualização da tabela pode excluir um grupo ao qual haja documentos vinculados sem nenhum tipo de bloqueio ou aviso. Essa situação tem gerado documentos “soltos” na Tabela de Temporalidade, prejudicando todo o trabalho da gestão de documentos. Além desses problemas estruturais, o sistema tem grandes problemas de usabilidade que dificultam a aplicação do instrumento de gestão. Um exemplo desses problemas é que a pesquisa pelo nome do documento no sistema não retorna o grupo ao qual pertence o documento, o que gera muitas dúvidas em sua destinação. Algumas telas desse sistema são apresentadas no ANEXO 12
Não se pretendeu aqui fazer uma análise detalhada do conteúdo da tabela de temporalidade do município de Belo Horizonte, visto que estes problemas já foram apresentados em outras ocasiões. Acredita-se que os exemplos que aqui foram apresentados oferecem parte da explicação para a baixa utilização desse instrumento, conforme poderá ser visto no próximo capítulo.