4 A GESTÃO DO CONHECIMENTO NOS PROJETOS DE
4.2 Gestão do conhecimento aplicada aos projetos
4.2.2 Os recursos de informática nos projetos de edificações
4.2.2.1 As tecnologias de comunicação no processo de projeto
4.2.2.1.1 A extranet no processo e na coordenação de projetos
A extranet pode ser caracterizada como uma rede de computadores que utiliza tecnologia de internet para conectar empresas com seus colaboradores e parceiros (fornecedores e clientes) que compartilham objetivos comuns. Contém um repositório central de dados e um conjunto de ferramentas para visualização e controle com a permanente atualização e disponibilidade on-line de informações.
A conexão por rede extranet passa a funcionar como ferramenta de gerenciamento de documentos de projeto (compartilhamento e armazenamento de informações, comunicações, orçamentos, cronogramas, planejamento, arquivos de projetos, alterações) (PICORAL; SOLANO, 2001).
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O uso da extranet tem resolvido os problemas de troca de informações entre a equipe de projetos, garantindo que a informação atualizada esteja disponível instantaneamente. Tais softwares colaborativos são eficazes à medida que a equipe de projetos os utilize corretamente, havendo a necessidade de um acompanhamento e treinamento constantes.
As diretrizes gerais que podem ser usadas para se atingir o sucesso quando da implementação do sistema extranet se concentram nos aspectos apresentados no quadro 4.9, a seguir:
QUADRO 4.9 - Diretrizes gerais para implementação da extranet
DIRETRIZES ASPECTOS
Designar coordenadores para a equipe de projeto
Esses devem ter experiência e credibilidade para guiar a equipe na adoção da tecnologia.
Usar o sistema para avaliações de desempenho individuais e coletivas
O objetivo é proporcionar aos coordenadores a possibilidade de criação de um ambiente que promove e dá suporte à utilização do sistema.
Definir prioridades antes da implantação definitiva
Para estimular o uso de todas as capacidades do sistema, permitindo que os usuários definam com antecedência as suas tarefas.
Cumprir todas as exigências para os usos especificados
Os coordenadores de projetos devem requerer que os
membros da equipe usem a extranet como única plataforma de compartilhamento de informação.
Definir os tipos de uso a partir do contexto de cada empreendimento
Definir os objetivos e as responsabilidades
organizacionais.Como uma ferramenta colaborativa, a extranet dá suporte a iniciativas de parceria.
Não impor o uso da extranet para projetos em andamento
Estes já possuem uma sistemática própria e fazem uso de outros meios de comunicação.
Definir claramente quem terá acesso ao sistema e mapear o fluxo de informações
Especificar quem deve ter acesso ao web-site e criar um mapa das informações.
Reconhecer que, as extranets não são dispositivos de economia de trabalho para todos os indivíduos da equipe de projeto
Principalmente para aqueles membros que tratam e
compartilham com a informação interna e externa ao web-site.
“Semear” na extranet informações úteis antes de disponibilizá-la para a equipe de projeto
O ideal é que desde o primeiro acesso, o usuário seja capaz de usar a informação para realizar algum trabalho. A primeira impressão é uma das maneiras mais eficazes para acelerar o uso do sistema.
Criar uma etiqueta para uso
O compartilhamento de informações e a comunicação na
extranet é um ato público entre os membros da equipe de
projeto.
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Podem ser reconhecidas várias vantagens competitivas no processo de projeto baseado na extranet, mas sua real ocorrência depende da adoção integral do sistema por todos os membros do projeto. Conforme
DOHERTY apud SCHMITT; GUERRERO; BORDIN (2001) as principais
vantagens apresentadas por provedores e adeptos da utilização de extranet são:
- diminuição nos erros de comunicação entre os membros do projeto; - ter os projetos sempre atualizados;
- redução nos custos com mensageiros, cópias e correio;
- criação de um repositório central de documentos do empreendimento; - acesso controlado e customizado para cada usuário;
- segurança e privacidade na troca de dados; - ter um histórico do empreendimento.
Para que o uso da extranet no processo de projeto obtenha sucesso, devem ser observados alguns fatores e recomendações constantes no quadro 4.10, a seguir:
QUADRO 4.10 - Fatores de sucesso do projeto com o uso da extranet
FATORES CONTEÚDO
Necessidade de treinamento
Definir e orientar o trabalho de cada indivíduo da equipe, quanto ao uso da ferramenta.
Senha e definição do limite do sistema
Quem tem acesso ao web-site? Decidir com clareza e responsabilidade quem tem permissão de entrar no sistema. A escolha acertada do limite do sistema é importante, para que assim todas as informações essenciais estejam no sistema e com isso façam parte do banco de dados central. Uso de outros canais
de comunicação
O grande número de canais de comunicação tradicionais impõe desafios para as redes extranet.
Trabalho em equipe O sistema extranet é genérico em sua operação e nem todos os usuários
têm o mesmo trabalho e as mesmas necessidades de comunicação. Maturidade
colaborativa
Indica o nível com que os indivíduos se dispõem a trabalhar em conjunto e compartilhar informações e experiências. Em ambientes colaborativos a tendência é centralizar a informação na coordenação de projetos.
Aspectos legais A validade, perante a lei, de documentos e informações veiculadas por meio
eletrônico.
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SCHMITT; GUERRERO; BORDIN (2001) salientam que o processo de projeto de edificações está sofrendo alterações bastante marcantes com a utilização da extranet. A substituição do processo tradicional pelo colaborativo, com o uso da extranet, exige postura diferente dos profissionais e os expõe a novas situações. Ao contrário do processo via
extranet, no processo tradicional é necessária uma permanente cobrança por
parte do coordenador de projetos de tarefas indicadas para cada membro da equipe.
As possibilidades de acesso para cada membro, no uso da
extranet, são individualizadas e controladas, tendo vários níveis de acesso aos
dados. Toda a comunicação a ser desenvolvida no projeto deve ser feita através da extranet, utilizando-se, na maior parte dos casos correio eletrônico com transferência de arquivos.
A substituição do processo tradicional pelo colaborativo com o recurso da extranet agiliza a coordenação do processo de projeto. O coordenador passa a ser um supervisor do funcionamento da extranet e agente que define a necessidade de reuniões com a participação direta dos profissionais de projeto. Existe, assim, a transparência do processo, a possibilidade de mais fácil integração entre o responsável pelo projeto arquitetônico, os outros profissionais de projeto e o controle efetivo no momento em que novas informações e alterações dos projetos são disponibilizadas. Desta forma a flexibilidade no projeto como fruto da fácil e rápida comunicação pode representar uma menor incidência de problemas originados no projeto.
É possível vislumbrar uma ferramenta promissora em relação à troca de informações entre membros de um projeto provenientes de diferentes organizações. A extranet utilizada no desenvolvimento e na coordenação de projetos de edificações significa a integração de todo o processo de projeto. Por se tratar de uma recente tecnologia de informação, a extranet necessita de uma contínua avaliação para que seja definitivamente incorporada como uma forte plataforma no processo de projeto colaborativo.
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