Análise de sistemas de informação

A análise dos sistemas de informação utiliza diversas ferramentas conhecidas como técnicas de diagramação, com base nos dados e informações coletados dentro da empresa, que possibilitam a modelagem e representação gráfica desse sistema.

Capítulo 4 – A Gestão do Conhecimento nos Projetos de Edificações 94

MARTIN; MCCLURE apud CINTRA (1998) realizaram um estudo sobre a sua utilização, onde identificaram para o estudo do relacionamento lógico entre os processos as seguintes técnicas: diagramas de ação, diagramas HOS (Higher-Order Software) e diagramas de fluxo de dados. O diagrama de fluxo de dados é considerado, por vários autores, a principal técnica na análise do fluxo de informações.

Segundo DAVIS apud CINTRA (1998), o “Diagrama de Fluxos de Dados (DFD) tem como objetivo facilitar a comunicação com o usuário, bem como apoiar o desenvolvimento de novos sistemas”. Esse diagrama mostra o que acontece no sistema de informação, quais as transformações sofridas pelos dados nas várias áreas do processo em questão, sem considerar como isto ocorre.

Os dados relevantes para a elaboração do sistema de informação de uma empresa, de acordo com CINTRA (1998), podem ser coletados através das seguintes formas:

• Entrevista

A forma mais eficiente para se obter os dados necessários durante a fase de coleta. O analista pergunta aos membros da organização sobre as suas funções e a utilidade do sistema de informação dentro de seu trabalho. Inicia-se com os executivos da empresa, para se obter uma caracterização dos processos e seus responsáveis a nível macro. Após entrevistados esses responsáveis, “o analista consegue obter em linhas gerais a configuração do sistema presente na empresa, seus sub-sistemas e a interface entre os mesmos.”

• Questionário

Este processo tem o mesmo objetivo da entrevista. De forma estruturada pergunta aos membros da organização sobre as suas funções e a utilidade do sistema de informação dentro de seu trabalho.

Capítulo 4 – A Gestão do Conhecimento nos Projetos de Edificações 95

Esta técnica só é recomendada quando o responsável pelo andamento dos trabalhos tem conhecimento pleno do processo e necessita de algumas respostas para validação de hipóteses, que tenham sido estabelecidas no início do estudo (BERNARDES apud CINTRA, 1998).

• Observação

Esta técnica se baseia no bom senso do analista e, na maioria das vezes, não é planejada nem estruturada. Procura obter informações não conseguidas pelo pesquisador através de outras formas de coleta de dados. Adequada aos tomadores de decisão devido à suas atividades com características não estruturadas. Visa obter o seu perfil observando o ambiente de trabalho, o relacionamento com os demais funcionários e a maneira como desempenham suas funções.

• Análise de documentos

Possibilita um contato com as informações formais que circulam pela organização. Assim, o analista adquire um maior entendimento da importância da documentação.

Através do DFD, os dirigentes das organizações terão subsídios, mesmo sem possuir conhecimentos específicos na área de análise de sistemas, para determinar as áreas que deverão sofrer intervenções. A análise do fluxo de informações obtida através deste diagrama, permite identificar deficiências, mostrando os pontos que devem sofrer intervenção na busca pela melhoria do processo.

A simbologia gráfica utilizada na representação do diagrama de fluxos de dados, semelhante à usada em programação de dados, é constituída por quadrado, retângulos e flecha, conforme descrito no quadro 4.7, a seguir:

Capítulo 4 – A Gestão do Conhecimento nos Projetos de Edificações 96

QUADRO 4.7 - Simbologia gráfica utilizada no DFD

SÍMBOLO NOME DEFINIÇÃO

Quadrado Entidade externa que define a origem ou o

destino do dado.

Retângulo

vértices arredondados

Processo de transformação de dados.

Retângulo

aberto em um lado

Depósito de dados em repouso.

Flecha

Troca de dados de um ponto a outro.

Flechas paralelas representam um fluxo de informação simultâneo.

Fonte: baseado em CINTRA (1998)

A figura 4.8, a seguir, apresenta um exemplo de DFD, no qual um cliente solicita à empresa construtora uma alteração de projeto. O responsável técnico analisa a solicitação mediante as diretrizes estabelecidas pela diretoria. Esta análise corresponde a identificar as implicações para a construtora atender ao pedido, a necessidade de um novo projeto para a área afetada. A partir destas considerações e com base nas cotações de materiais e serviços dos fornecedores, parte-se para a elaboração da proposta técnica a ser encaminhada para aprovação do cliente.

Figura 4.8 - Diagrama de fluxo de dados Fonte: CINTRA (1998) Diretrizes Cotações Proposta Solicita alteração Projeto Solicitação analisada CLIENTE CLIENTE DIRETORIA Analisar Solicitação FORNECEDOR Elaborar Proposta

Capítulo 4 – A Gestão do Conhecimento nos Projetos de Edificações 97

Quando o diagrama se torna confuso devido à repetição dos símbolos, os processos internos são explodidos e passam a constituir um novo DFD, facilitando a leitura de todo o processo. O processo “elaborar proposta”, apresentado no diagrama da figura 4.8, pode ser dividido em processos menores, de forma a obter o diagrama explodido, apresentado na figura 4.9, a seguir:

Figura 4.9 - Diagrama de fluxo de dados explodido Fonte: CINTRA (1998)

De acordo com este novo diagrama, depois de analisada a solicitação, são definidos os serviços a serem executados e levanta-se a quantidade necessária de insumos consultando-se o banco de dados de composição de preço. De posse destes valores faz-se um levantamento de custo dos insumos junto a um banco de dados da empresa ou através de cotação com fornecedores de material ou mão-de-obra. Após obter estes custos elabora-se a proposta de alteração do projeto a ser enviada para aprovação do cliente.

É necessário que os símbolos usados no diagrama de fluxo de dados sejam definidos através de um dicionário de dados (DD). Este guia a concepção do DFD e permite a análise do sistema, fornecendo informações sobre a definição, a estrutura e a utilização dos dados pela organização.

Analisar Solicitação Custos Cotações Lista Serviços Solicitação analisada FORNECEDOR CLIENTE Realizar Cálculos Levantar Quantidades Definir Serviços Composição Preço Insumos Quanti- dades Levantar Custos

Capítulo 4 – A Gestão do Conhecimento nos Projetos de Edificações 98

Um exemplo de DD para os diagramas das figuras 4.8 e 4.9, consta do quadro 4.8, a seguir:

QUADRO 4.8 - Dicionário de dados para o DFD das figuras 4.8 e 4.9

NOME DESCRIÇÃO ORIGEM DESTINO

Solicitação de alteração de projeto

Solicitação de alteração de

projeto feita pelo cliente Cliente Gerência

Diretrizes

Diretrizes quanto aos prazos e custos do empreendimento que inclui o imóvel deste cliente

Diretoria Gerência

Solicitação analisada

Solicitação do cliente analisada segundo as diretrizes

estabelecidas pela diretoria, incluindo verificação de projetos

Gerência Orçamento

Lista de serviços Relação dos serviços a serem

executados no imóvel Orçamento Orçamento

Quantidades

Quantidades de insumos: material, mão-de-obra e equipamentos para a realização dos serviços

Orçamento Orçamento

Cotações Cotação dos insumos necessários

para realização dos serviços Orçamento Fornecedor

Custos Custos dos insumos Orçamento Gerência

Proposta

Proposta contendo prazos e custos para atendimento da solicitação feita pelo cliente

Gerência Cliente

Fonte: CINTRA (1998)

Os DD podem ajudar os analistas a evitar redundâncias de dados que são necessários a várias entidades dentro de uma mesma organização, pela descrição única destes dados. Quando estes dados são pensados no início do desenvolvimento de um sistema, tem-se melhores condições de se criar uma base de dados comum para toda a empresa. (DAVIS apud CINTRA, 1998)

No método de elaboração do sistema de informação, a etapa mais difícil é quando o desenho do DFD da empresa é comparado com um diagrama ideal, obtido através da consulta à bibliografia especializada, à profissionais reconhecidos na área e aos funcionários da empresa que dominam o seu processo produtivo (CINTRA, 1998). Essa comparação permite uma análise do sistema de informação vigente na empresa, identificando as intervenções e mudanças necessárias para a melhoria do sistema.

Capítulo 4 – A Gestão do Conhecimento nos Projetos de Edificações 99

O sistema de informação de uma empresa exerce influência na implantação de medidas de racionalização, as quais têm por objetivo: minimizar os custos, maximizar os lucros, aumentar a produtividade e tornar a empresa mais competitiva. É importante salientar, que o sistema de informação utilizado pela empresa deve ser aberto. Desta forma, ele permitirá alterações quando necessário, garantindo a permanente eficácia do sistema de informações adotado.

O uso adequado dos sistemas de informação e das novas tecnologias de informática para distribuir e compartilhar informações e novos conhecimentos promove a transferência de experiências, habilidades e decisões deliberadas em reuniões de coordenação de projetos gerando, assim, novos métodos e procedimentos que agreguem valor ao processo de projeto. Desta forma, permite aos profissionais aproveitar melhor o seu tempo, dedicando-se a propor soluções técnicas mais eficazes na sua especialidade, favorecendo a qualidade ao longo do processo e no produto final.

4.2.2 Os recursos de informática nos projetos de