Programas gerenciadores de documentos de projeto

O gerenciamento de documentos é fundamental para o processo de desenvolvimento dos projetos de edificações. “A coordenação do projeto através do sistema de documentação vem sendo uma prática comum, existindo inclusive sistemas computacionais específicos para esta finalidade que garantem o registro de informações e conhecimento” (SOUZA E SILVA; HEINECK, 2001).

A gerência dos documentos de projetos de edifícios pode ser totalmente eletrônica, como é o caso do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED).

No GED criam-se tipos ou padrões de documentos que são associados a índices para pesquisa e recuperação que permitem localizar rapidamente o documento. Podem ser gerenciados documentos de texto, imagem ou voz todos em mídias analógicas ou digitais. A grande vantagem ... é a facilidade do controle de versões, que pode ser automatizado, evitando o uso de documentos desatualizados. (GIANDON; MENDES JUNIOR; SCHEER, 2001)

Os sistemas de arquivo eletrônico “permitem uma otimização dos prazos, redução de custos, aumento de produtividade, melhoria da comunicação, além de oferecer segurança a quem utiliza, permitindo inclusive que o incorporador que não domina o processo de projeto consiga acompanhar o desenvolvimento do processo, desde que tenha domínio da ferramenta” (ADESSE, 2002).

PICORAL (2000) propôs um método de gerência de documentos, aplicado como subsídio à coordenação de projetos. Este “busca padronizar procedimentos para os aspectos referentes ao fluxo de informações de projeto internos à coordenação de projetos (procedimentos a serem adotados por esta); e ao fluxo de informações entre os diversos intervenientes da etapa de

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projeto”. Assim, padroniza documentos (pranchas dos projetos e memoriais descritivos) e procedimentos (internos e externos). A autora detalha os procedimentos tanto para sistemas off-line, quanto para sistemas on-line (disponibilizados via extranet). (PICORAL, 2002)

De acordo com o observado nos estudos de caso, a coordenação de projetos através do gerenciamento eletrônico de documentos pode dispor de um banco de dados próprio que controla, instantaneamente, todos os dados do sistema, fazendo uso dos recursos da internet e de seus aplicativos (correio eletrônico, transferência de arquivos, etc). O sistema gera, automaticamente, relatórios que auxiliam a coordenação, com procedimentos de controle de recebimento de projetos (análise crítica e verificação) ao final de cada etapa do projeto, e controle de suas revisões e alterações. Um banco de dados paramétricos e editáveis pode evitar que erros se repitam, contudo não tem o objetivo de apresentar soluções pré-determinadas, mas auxiliar os projetistas. Os recursos desse banco de dados consistem em:

- Lista de verificação de projetos (check list)

Planilha repassada à equipe de projetistas antes do início de um projeto, com os erros verificados em projetos anteriores, para que deste modo não se repitam.

- Caderno de projetos

Registro da memória técnica que se constitui num histórico dos resultados obtidos em projetos realizados anteriormente.

Os diversos projetistas e o engenheiro da obra ao se cadastrarem no sistema têm acesso aos arquivos do banco de dados, com controle e autorização prévia da coordenação de projetos. Deste modo, o coordenador é avisado quando o projetista acessa os arquivos, podendo, assim, controlar o tempo que falta para a conclusão de cada fase do processo de projeto. As revisões de projeto devem ter a aprovação da coordenação de projetos. O projetista deve fornecer o motivo junto com a solicitação de alteração de projeto

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para conhecimento da coordenação que pode alterar o projeto ou arquivar esse motivo como um documento, além de avaliar a necessidade de alimentação das listas de verificação. O engenheiro da obra também tem acesso ao sistema no canteiro de obras e pode, assim, plotar as plantas diretamente.

A figura 4.10, a seguir, esquematiza a composição de um programa gerenciador de documento de projetos, bem como as suas principais vantagens.

Figura 4.10 - Gerenciador de documentos de projeto gera relatórios que auxiliam a coordenação

banco de dados lista de verificação de projetos

caderno de projetos anteriores

padronização

pranchas dos projetos memoriais descritivos outros documentos de projeto

procedimentos (internos e externos) fluxo de informações

GERENCIADOR DE DOCUMENTOS DE PROJETO

vantagens

localização rápida de documentos controle de versões

comunicação instantânea maior produtividade otimização dos prazos minimização dos custos

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Este capítulo introduziu a gestão do conhecimento aplicada aos projetos de edificações. O principal insumo e produto dos projetos é o conhecimento. Os profissionais de projeto, com base nos seus conhecimentos especializados, vendem muito mais do que um simples produto formado por representações gráficas, especificações técnicas, etc. Nas soluções projetuais estão implícitos conhecimentos e conceitos, que resultaram na concepção dos ambientes, na composição das estruturas e na instalação dos diversos sistemas, elaborados para aquela edificação.

Assim, as empresas e profissionais devem registrar, disseminar e utilizar o conhecimento adquirido nos vários projetos realizados. A gestão do conhecimento nos projetos de edificações deve integrar o conhecimento especializado e desenvolver as competências dos diversos profissionais envolvidos.

CAPÍTULO 5

ESTUDOS DE CASO

Este capítulo apresenta os estudos de caso realizados, referentes à coordenação e à gestão do conhecimento nos projetos de edificações. Ao final do capítulo, são estabelecidas as considerações relevantes.

Os estudos de caso sobre coordenação identificaram as práticas adotadas no mercado relacionadas à coordenação de projetos de edificações e seus principais aspectos, através da pesquisa em cinco empresas.

O estudo de caso sobre gestão do conhecimento foi realizado numa destas empresas, uma grande construtora e incorporadora. Esta empresa apresenta práticas de gestão do conhecimento sistematizadas e documentadas, viabilizando assim a realização da pesquisa.

Com o objetivo de obter dados relevantes ao desenvolvimento do trabalho, os estudos de caso compreenderam aspectos como:

- caracterizar os responsáveis pela coordenação de projetos e as suas atribuições no processo de projeto;

- colher informações a respeito dos procedimentos adotados com relação à coordenação de projetos;

- obter informações sobre as práticas de gestão do conhecimento;

- coletar demais informações relevantes para o desenvolvimento da pesquisa. O trabalho envolveu as seguintes etapas: a definição das empresas pesquisadas, a elaboração dos roteiros para os estudos de caso, a aplicação dos questionários, a realização das entrevistas técnicas e a compilação das informações obtidas.