A Importância da Internet no Processo de Compras

A internet tem sido uma ferramenta fundamental no Sistema de Informação e sua utilização, na realização do processo de compras nos setores governamentais, começou bastante atrasado em relação à iniciativa privada. Apesar disso, o Governo identificou essa necessidade e implantou o sistema eletrônico de compras (pregão eletrônico) como modalidade prioritária na aquisição de bens e serviços. Isso exigiu a análise das estruturas das instituições e a criação de um desenho mais adequado ao novo contexto.

Segundo Costa (2004) a introdução das Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC) tem como principal impacto a separação entre o meio físico e a informação necessária ao seu processo de divulgação, como uma espécie de desmaterialização dos bens e serviços. O autor cita como exemplo a internet banking que permite ao correntista realizar transações financeiras (informação) sem precisar ir a uma agência bancária (meio físico).

Alguns estudos têm demonstrado a importância da TIC, caracterizando um Governo Eletrônico ou Administração Eletrônica, em busca da melhora na eficiência e eficácia das ações desenvolvidas, tanto pela administração pública, como na administração privada (FUGINI et al 2005; BNDES, 2000 e 2001, REZENDE 2000). Segundo Fugini (2005), a TIC estava presa a uma função de apoio à burocracia interna e, posteriormente, sua utilização começou a se mover para fora das instituições, para a interação com os cidadãos e o mercado. A internet tem significado um veículo fundamental no que se refere à acessibilidade, possibilitando aos cidadãos e as empresas acesso à informação em tempo real.

O Governo Eletrônico envolve três tipos de transações: quando se trata de uma relação intra ou inter governos, transações entre governos e fornecedores e envolvendo relações entre governos e cidadãos. Estas transações ocorrem, não apenas por meio da internet, mas também por meio de telefonia móvel, televisão digital, call centers e outros tipos de aplicações ligadas aos computadores pessoais (FUGINI, 2005). As principais funções desse tipo de governo são:

1. Prestação eletrônica de informações e serviços;

2. Regulamentação das redes de informação, envolvendo principalmente governança, certificação e tributação;

3. Prestação de contas públicas, transparência e monitoramento da execução orçamentária,

4. Ensino à distância, alfabetização digital e manutenção de bibliotecas virtuais; 5. Difusão cultural com ênfase nas identidades locais, fomento e preservação de culturas locais;

6. E-procurement, isto é, aquisição de bens e serviços por meio da Internet como licitações públicas eletrônicas, pregões eletrônicos;

7. Estímulo aos e-negócios, através da criação de ambientes de transações seguras, especialmente para pequenas e médias empresas.

A internet tem possibilitado a utilização de um tipo de tecnologia relativamente acessível e rápida quando comparada com os caros, complexos e lentos sistemas fechados, que originalmente ligavam firmas com outras firmas. Isso tem permitido que um número crescente de empresas e, mais recentemente, de governos reduzam custos, melhore a qualidade das compras e a relação com os parceiros (BNDES, 2000). Dessa forma, a internet significa uma ferramenta administrativa que possibilita ao gestor um melhor planejamento, controle e supervisão das atividades desenvolvidas pela instituição.

Segundo Amaral et al (2007), a internet subsidia o gestor nas funções administrativas e na tomada de decisões, uma vez que a Tecnologia da Informação busca, restaura, processa e guarda dados desconexos para transformá-los em informações que possam ser disseminadas aos principais interessados na instituição.

As transações comerciais via internet oferece, como principais vantagens, a informação em tempo real e facilidade de acesso dos agentes interessados em participar do processo que poderão realizar esta atividade do seu próprio local de trabalho, por exemplo. Isso possibilita maior número de compradores e chance de que o bem ou serviço seja adquirido por um valor menor, em razão da alta concorrência e comodidade para os participantes.

Apesar das vantagens, a transação on-line também oferece algumas desvantagens ou dificuldades para ser implantada nos diversos segmentos institucionais, como, por exemplo, a resistência de alguns profissionais ao uso de computadores, (pela insegurança e/ou falta de familiaridade com o instrumento) e a necessidade de altos custos iniciais para a sua implantação, exigindo também mudanças significativas na estrutura da instituição.

No processo de compras, os custos referentes à pesquisa e informação podem estar presentes durante todo o processo, ou seja, desde o momento da solicitação do medicamento pela área técnica, passando pela pesquisa de preços do bem ou serviço transacionado, aos possíveis comportamentos oportunistas de um dos agentes (na medida em que ele esconde uma informação do outro agente com o qual está efetuando a transação) até a incerteza do cumprimento das cláusulas contratuais que foi acordado entre as partes.

No serviço público, a busca pela redução de custos é uma das formas que pode permitir a liberação rápida de recursos para aplicação em outras ações, especialmente, considerando as restrições impostas pela alta carga tributária e pelos limites de gastos. No caso de compras de medicamentos, esses custos surgem tanto da relação da SMS com os fornecedores desses medicamentos, como internamente, isto é, entre os profissionais que trabalham em diversos setores por onde transitam os processos de compras. Nesses termos, destacam-se o tempo gasto na busca das informações sobre preços dos medicamentos, elaboração de editais, despesas com divulgação e publicidade, despesas com comunicação entre agentes, encargos jurídicos, gastos com intermediação comercial e financeira; custos de manutenção da logística de informações. Esses custos são relevantes nesse processo de comercialização, dado o componente de assimetrias de informações presentes, que podem inviabilizar o processo ou torná-lo mais demorado e conseqüentemente mais oneroso para a SMS.

Desse modo, informatização tem sido fundamental no desenvolvimento das atividades na SMS, tanto por permitir maior celeridade ao processo de licitação, como para uma melhor qualidade da comunicação interna e na relação entre fornecedores e demais parceiros. Para compreender esse processo de comunicação, faz-se necessário entender inicialmente como se dá o processo licitatório para compras pela SMS.