Seguidamente, a comissão de avaliação examina as propostas técnicas, enquanto as propostas financeiras são mantidas lacradas. Ao avaliar as propostas técnicas, cada membro da comissão atribui a cada proposta uma pontuação numa escala de 1 a 100 pontos, em conformidade com a grelha de avaliação da conformidade técnica (que inclui todos os critérios e subcritérios e as respetivas ponderações) prevista no processo de concurso (ver ponto 3.3.4.). Só as propostas que atingem uma
pontuação de 75 ou mais são declaradas «tecnicamente aceites». A comissão de avaliação e os seus membros não podem, em caso algum, alterar a grelha de avaliação da conformidade técnica comunicada aos proponentes no processo de concurso.
Constam da grelha do avaliador (Anexos B12a e B12b) as instruções e orientações para a atribuição de pontos e a pontuação na avaliação de contratos baseados em honorários e de contratos de preço fixo. Os peritos devem ser avaliados com base nos requisitos indicados nas condições de referência. Os peritos principais devem cumprir os requisitos mínimos para todos os critérios. Caso contrário, a proposta deve ser considerada inadmissível e, por conseguinte, ser rejeitada.
As propostas incompletas ou que não cumpram significativamente um ou mais dos critérios da grelha de avaliação da conformidade técnica previstos no processo de concurso (por exemplo, no caso de um perito não preencher os requisitos mínimos indicados no perfil) serão automaticamente rejeitadas, sem que lhes seja atribuída qualquer pontuação, mas essa rejeição deve ser devidamente fundamentada no relatório de avaliação.
A pontuação dos peritos deve ser atribuída em função dos requisitos e os critérios fixados nas condições de referência. Os peritos principais devem cumprir os requisitos mínimos para todos os critérios. Se não for o caso, a proposta deve ser rejeitada.
Os proponentes devem apresentar documentos comprovativos em relação aos peritos principais propostos. Estas provas incluem cópias dos diplomas mencionados no CV, bem como certificados e referências dos empregadores que atestam a experiência profissional indicada no CV. Só podem ser solicitadas provas documentais em falta que digam respeito a experiência relevante e aos diplomas exigidos nas condições de referência. Só serão tidos em conta os diplomas e a experiência que sejam confirmados por provas documentais.
Os funcionários ou outro pessoal da administração pública do país parceiro, ou de organizações internacionais/regionais com base no país, independentemente da sua situação administrativa, só podem ser aceites pela Comissão Europeia se tal for devidamente justificado. Na sua proposta, o proponente deve incluir informações sobre o valor acrescentado do perito, bem como prova de que o perito se encontra destacado ou em licença sem vencimento.
No caso de os proponentes proporem membros do pessoal das delegações da UE (agentes locais) serem propostos pelos proponentes na qualidade de peritos, a Comissão Europeia deve assegurar-se de que o contrato com a instituição da UE está oficialmente rescindido antes de o perito começar a trabalhar num projeto financiado pela UE ao abrigo de um contrato com uma organização/empresa externa.
No que respeita aos contratos baseados em honorários, a indicação exata do tempo de trabalho dos peritos principais fica à discrição dos proponentes, na medida em que esse tempo de trabalho tem de ser conforme com a metodologia proposta. A metodologia deve incluir o tempo de trabalho necessário para que cada perito principal atinja os resultados do projeto exigidos.
Nos casos em que forem autorizadas variantes, a autoridade contratante pode tê-las em conta se: - forem apresentadas pelo proponente que apresenta a proposta que, após a avaliação, se revelou ser a proposta economicamente mais vantajosa, e
- preencherem os requisitos especificados no processo de concurso, atingindo, pelo menos, o nível mínimo em termos de qualidade e desempenho.
Cada avaliador preenche uma grelha de avaliação (ver Anexo B12) para registar a sua avaliação de cada proposta técnica, de modo a estabelecer uma apreciação global dos pontos fortes e dos pontos fracos de cada proposta técnica.
No termo da avaliação da conformidade técnica, a pontuação atribuída por cada membro é comparada numa reunião da comissão de avaliação. Além da pontuação atribuída, cada membro deve indicar as razões da sua escolha e justificar à comissão de avaliação a pontuação que atribuiu.
A comissão de avaliação discute em seguida cada proposta técnica, devendo cada um dos membros atribuir-lhe uma nota final. Os avaliadores podem alterar a sua avaliação individual em consequência da discussão geral sobre o mérito de cada proposta.
Se se observarem divergências importantes, os membros que discordam devem apresentar uma fundamentação completa. Após análise, cada avaliador finaliza a respetiva grelha de avaliação sobre cada proposta técnica, na qual apõe a sua assinatura antes de a transmitir ao secretário da comissão de avaliação. O secretário elabora uma síntese das observações dos membros da comissão, a incluir no relatório de avaliação.
Em seguida, calcula a nota final global, que será a média aritmética das notas finais individuais. A realização de entrevistas deve ser uma prática habitual sempre que o perito proposto não possua experiência relevante em projetos da UE, como atestado pelo seu currículo, e quando esta experiência é um elemento fundamental para o cargo e para a execução do projeto. Noutros casos (por exemplo, no caso de gestão direta), pode ser mais apropriado proceder a verificações/controlos na Comissão Europeia. O processo de concurso deverá, pois, prever a realização de entrevistas, que deverão ser cuidadosamente preparadas.
As entrevistas serão feitas, de preferência, por telefone (ou através de meio equivalente). A título excecional e somente em casos devidamente justificados, atendendo aos custos tanto para os proponentes como para a autoridade contratante, os peritos podem ser entrevistados pessoalmente. Antes de encerrar definitivamente a avaliação da conformidade técnica das propostas, a comissão de avaliação pode decidir entrevistar os peritos principais constantes das propostas que tenham sido consideradas conformes com as especificações técnicas (ou seja, as propostas que, na fase da avaliação da conformidade técnica, tenham obtido uma pontuação média igual ou superior a 75 pontos). Recomenda-se que sejam igualmente convidados para uma entrevista todos os proponentes que tenham obtido uma pontuação muito próxima do limiar da pontuação técnica previsto. As entrevistas devem ser realizadas pela comissão de avaliação em intervalos de tempo suficientemente próximos
para permitir comparar os peritos. As entrevistas devem ser conduzidas segundo uma grelha previamente acordada pela comissão de avaliação que contém perguntas previamente formuladas, sendo aplicável a todos os peritos ou equipas que sejam entrevistados. O calendário indicativo destas entrevistas deve ser mencionado no processo de concurso.
O dia e a hora da entrevista devem ser comunicados aos proponentes com pelo menos dez dias de antecedência. Se, por razões de força maior, um proponente não puder comparecer à entrevista, será fixada outra data/hora a acordar entre as partes. Se o proponente não comparecer a esta segunda entrevista, a sua proposta pode ser eliminada.
No termo das entrevistas e sem alterar nem a composição, nem a ponderação atribuída aos critérios previstos na grelha de avaliação da conformidade técnica, a comissão de avaliação decide se é necessário ajustar a pontuação dos peritos entrevistados. Quaisquer ajustamentos devem ser fundamentados. Este processo deve ser registado no relatório de avaliação.
Uma vez estabelecida a pontuação média de cada proposta técnica (a pontuação final corresponde à média aritmética das pontuações atribuídas por cada membro com direito de voto), serão automaticamente excluídas as propostas que não tenham obtido 75 pontos. Se nenhuma das propostas tiver atingido 75 pontos ou mais, o processo de concurso é anulado.
À melhor das propostas que tenham alcançado o limiar de 75 pontos será atribuída a classificação de 100 pontos, sendo às restantes atribuída uma classificação calculada de acordo com a seguinte fórmula:
Pontuação técnica = (nota final atribuída à proposta técnica em questão/ nota final atribuída à melhor proposta técnica) x 100.
Exemplo de resumo da avaliação de uma proposta: