Outros pontos essenciais Conflitos de interesses:

O conceito de «conflito de interesses» é utilizado com significados diferentes em contextos diferentes. Podem distinguir-se quatro casos:

1)Conflito de interess es para a autoridade contratante, 2) Falta grave em matéria profissional,

3) Participação na elaboração do caderno de encargos e distorção da concorrência, 4) Situação de conflito de interesses profissionais.

Existe conflito de interesses nos casos em que o exercício imparcial e objetivo das funções da autoridade contratante ou em que a observância dos princípios de concorrência, não discriminação ou igualdade de tratamento dos candidatos/proponentes/requerentes e contratantes ficarem comprometidos por motivos de ordem familiar, afetiva, de afinidades políticas ou nacionais, de interesse económico ou por qualquer outra razão de comunhão de interesses com um beneficiário de programas financiados pela UE. Pode existir um risco de conflito de interesses sempre que, por exemplo, um membro da comissão de avaliação ou da autoridade contratante ou outras pessoas que 1)

injustificadas influenciando o resultado. Se esta situação se verificar ou se existir um risco de que esta situação possa acontecer, a pessoa tem a obrigação de informar a sua hierarquia, por escrito e a hierarquia decidirá das medidas adequadas.

No caso de membros do pessoal das delegações da UE (agentes locais) serem propostos pelos proponentes na qualidade de peritos, a Comissão Europeia deve assegurar-se de que o contrato com a instituição da UE está oficialmente rescindido antes de o perito começar a trabalhar num projeto financiado pela UE ao abrigo de um contrato com uma organização/empresa externa. Os funcionários o u o u t r o p e s s o a l d a a d m i n i s t r a ç ã o p ú b l i c a d o p a í s p a r c e i r o , o u d e o r g a n i z a ç õ e s internacionais/regionais com base no país, independentemente da sua situação administrativa, só podem ser aprovados pela Comissão Europeia se tal for devidamente justificado. Na sua proposta, o proponente deve incluir informações sobre o valor acrescentado do perito, bem como prova de que o perito se encontra destacado ou em licença sem vencimento (ver ponto 3.3.10.3. do Guia prático).

O conceito de «conflito de interesses» não se aplica aos operadores económicos e não deve ser utilizado com referência a estes últimos. Só se pode referir à autoridade contratante.

Os casos em que um perito ou empresa tentar obter informações que conduzam a uma vantagem desleal em procedimentos de concurso ulteriores ou conexos ou tentar influenciar o processo de tomada de decisão da autoridade contratante ou entrar em acordo com outros operadores económicos com o objetivo de distorcer a concorrência, devem ser considerados como falta grave em matéria profissional e constituem uma base para rejeitar/excluir o operador económico em questão (ver pontos 2.3.3.1 e 2.3.3.2).

2)

Há casos em que a autoridade contratante utiliza um contrato de assistência técnica para a ajudar a redigir o caderno de encargos de um procedimento de contratação posterior. Nesse caso, é da responsabilidade da autoridade contratante assegurar a igualdade de tratamento entre os operadores envolvidos na assistência técnica e os outros operadores económicos. O contratante envolvido na preparação dos documentos do concurso só pode ser excluído do procedimento subsequente se a sua participação implicar uma distorção da concorrência que não possa ser resolvida de outro modo (ver ponto 2.3.3.2).

3)

Cabe à autoridade contratante comprovar a distorção da concorrência e demonstrar que tomou todas as medidas possíveis para evitar a rejeição. Em especial, estas medidas incluem a comunicação aos restantes candidatos e proponentes das informações pertinentes trocadas no âmbito ou em resultado da participação do candidato ou proponente na preparação do procedimento de adjudicação e a fixação de prazos adequados para a receção de propostas. A rejeição é objeto de um processo contraditório, o proponente deve ter a possibilidade de provar que a sua participação prévia não pode falsear a concorrência.

Por último, existem casos em que o operador tenha um conflito de interesses profissionais, que afete negativamente a sua capacidade de executar um contrato. Esta questão é tratada na fase de seleção. para evitar casos em que é adjudicado um contrato a um operador para avaliar um projeto 4)

em que participou ou auditar contas que previamente tenha certificado.

Se o operador se encontrar nessa situação, a proposta correspondente é rejeitada. Estes casos surgem frequentemente em contratos-quadro de avaliação ou de auditoria, em que o contratante pode ter um conflito de interesses profissionais relativamente a um contrato específico.

Caso exista um risco de conflito de interesses no âmbito de um contrato já em curso, o contratante deve imediatamente avisar a autoridade contratante e devem ser adotadas medidas apropriadas para evitar ou resolver esse conflito, que podem incluir, se necessário, a rescisão do contrato.

Princípios de adjudicação:

Todos os contratos financiados, total ou parcialmente, pelo orçamento da UE e pelo FED devem ser adjudicados observando os princípios de transparência, proporcionalidade, igualdade de tratamento e não discriminação.

Não retroatividade:

Os contratos produzem efeitos a partir da data da respetiva assinatura pelo último signatário. Todos os contratos devem ostentar as datas em que as partes contratantes os assinaram. Excecionalmente, são aplicáveis a partir de uma data anterior (em casos de financiamento retroativo, por exemplo).

Utilização de modelos de documentos:

Os contratos e outros documentos devem ser estabelecidos nos modelos e formulários previstos para o efeito.

Conservação de documentos:

Em conformidade com a sua legislação no que respeita ao acesso aos documentos, a autoridade contratante deve conservar, protegendo a sua confidencialidade, os documentos relativos a todo o procedimento de concurso e de concessão de subvenções em conformidade com a política aplicável em matéria de arquivo. Quando a legislação da autoridade contratante for contrária às regras de confidencialidade, esta deve obter a autorização prévia da Comissão Europeia antes de divulgar quaisquer informações.

As propostas não selecionadas para um convite à apresentação de propostas devem ser conservadas durante um período de três anos a contar do termo do prazo para apresentação das propostas, enquanto as propostas não selecionadas para um concurso devem ser conservadas durante um período de cinco anos a contar do termo do prazo para apresentação das propostas. Os documentos contratuais e financeiros devem ser conservados durante um período mínimo de sete anos após o pagamento do saldo e até à prescrição de eventuais ações judiciais sobre a legislação aplicável aos contratos. Durante e após este período, a autoridade contratante tratará os dados pessoais em conformidade com a sua política de confidencialidade. Os documentos a conservar incluem todos os documentos preparatórios, a s c o n v e n ç õ e s d e f i n a n c i a m e n t o c o r r e s p o n d e n t e s , o o r i g i n a l d e t o d o s o s p e d i d o s / c a n d i d a t u r a s / p r o p o s t a s a p r e s e n t a d a s e e v e n t u a l c o r r e s p o n d ê n c i a c o n e x a .

As garantias financeiras (originais) devem ser conservadas num lugar seguro e protegidas contra o risco de uma eventual perda ou roubo até ao final do respetivo período de validade.

Disponibilidade dos fundos:

Os fundos devem ser disponibilizados antes do lançamento de qualquer procedimento. A título excecional, os convites à apresentação de propostas podem ser lançados com uma cláusula suspensiva após aprovação prévia dos serviços competentes. Nesse caso, os convites à apresentação de propostas são lançados antes da decisão de financiamento ou antes da assinatura da convenção de financiamento entre a Comissão Europeia e o país parceiro. Os convites à apresentação de propostas são anulados se a decisão da Comissão Europeia não for adotada e se a convenção de financiamento não for assinada. O contrato só pode ser assinado se os fundos já tiverem sido disponibilizados (ver ponto 2.4.12.). Questões ambientais:

Na medida do possível, as considerações ambientais devem ser devidamente tidas em conta, sob reserva dos princípios que regem a adjudicação de contratos e a concessão de subvenções, tal como a c o n c o r r ê n c i a e a n ã o d i s c r i m i n a ç ã o . T a l p o d e i n c l u i r a f i x a ç ã o d e c o n d i ç õ e s d e referência/orientações/especificações mais respeitadoras do ambiente, uma maior utilização das tecnologias da informação e a redução do consumo de papel (impressão reto/verso, utilização de materiais biodegradáveis para as apresentações, etc.).

Por exemplo, aquando da elaboração das especificações técnicas, devem ser igualmente tomados em consideração os produtos mais compatíveis com o ambiente disponíveis no mercado desde que tal não conduza a uma diminuição da concorrência.

Acessibilidade para pessoas com deficiência:

Todos os contratos e subvenções que tenham por objeto o fornecimento de bens, a prestação de serviços ou a construção de infraestruturas destinadas a pessoas singulares, quer se trate do público em geral, quer do pessoal da autoridade contratante, devem incluir, nas suas especificações técnicas, requisitos em matéria de acessibilidade para as pessoas com deficiência. As especificações técnicas devem ser concebidas para todos os públicos (é possível remeter para as normas nacionais/europeias ou internacionais em matéria de acessibilidade), exceto em casos devidamente justificados.

Procedimento conjunto de adjudicação de contratos com um Estado-Membro da UE, um Estado da EFTA ou um país candidato à adesão à UE:

No caso de uma ação conjunta entre uma instituição da UE e uma autoridade contratante de um Estado-Membro, de um Estado da EFTA ou de um país candidato à adesão à UE, o procedimento de adjudicação de contratos pode ser efetuado conjuntamente pela instituição da UE e por essa autoridade contratante. Nesse caso, aplicam-se as regras processuais da Comissão Europeia30.

No entanto, em certos casos específicos, pode decidir-se que são aplicáveis as regras processuais dessa

30 Consultar o artigo 133.º das normas de execução.

autoridade contratante, desde que possam ser consideradas equivalentes às da instituição. Publicação ex post da lista dos beneficiários:

Além das regras aplicáveis em matéria de publicidade a cada tipo de procedimento, a Comissão Europeia disponibiliza anualmente a lista dos beneficiários dos fundos da UE (tanto beneficiários de subvenções como contratantes), independentemente do modo de gestão utilizado. Estas informações podem ser consultadas no seguinte sítio: http://ec.europa.eu/europeaid/funding/about-funding-and- procedures/funding-recipients_en .