VI – QUADRO INSTITUCIONAL E ADMINISTRAÇÃO DO BCEAO
6.2 – ADMINISTRAÇÃO DO BCEAO
6.2.1 – Gestão dos recursos humanos
6.2.1.1 – Organigrama e medidas individuais
O organigrama do Banco Central sofreu alterações durante o ano 2009 e, em termos de medidas individuais, foram tomadas decisões de nomeação.
6.2.1.2 – Pessoal
A 31 de dezembro de 2012, o pessoal total do Banco Central , todos os corpos combinados, totalizaram 3.605 agentes face a 3.494 agentes no final de dezembro de 2011. Este número é constituído por 3.552 agentes que operam nos locais do BCEAO e 53 agentes destacados ou em disponibilidade.
O pessoal em atividade, dividido entre a Sede, as 08 Agências Principais, as 12 Agências Auxiliares, as Representações e a Secretaria Geral da Comissão Bancária da UMOA, aumentou de 121 pessoas, incluindo 10 agentes que reintegraram o Banco, seja um aumento de 3,47 % em relação ao seu nível a 31 de dezembro de 2011.
Com um pessoal constituido por 1.191 agentes, dos quais 70 membros da Alta Administração e Diretores, o pessoal de enquadramento representa 33,04 % do pessoal em atividade. Este número registou um aumento de 19 agentes desde 31 de dezembro de 2011.
O pessoal Administrativo e Técnico representa 66,47 % do pessoal em atividade a 31 de dezembro de 2012. O número deste corpo aumentou de 102 pessoas em relação a o de 31 de Dezembro do ano anterior.
Para cada local, o número total do pessoal em atividade a 31 de dezembro de 2012 é como segue:
- Sede : 711 agentes ;
- Direções Nacionais (Agências Principais e Auxiliares) : 2.723 agentes ;
- Representação do BCEAO junto das Instituições Europeias de Cooperação : 4 agentes ; - Representação do Governador junto da Comissão da UEMOA : 10 agentes ;
-
Secretaria Geral da Comissão Bancária da UMOA : 104 agentes.Em relação ao pessoal por género a 31 de Dezembro de 2012, o pessoal masculino representa 61, 94% e conta 2.200 agentes, ao passo que para o pessoal feminino, a percentagem é de 38,06%, seja 1.352 agentes.
A evolução do número do pessoal em atividade por ofício desde 1995, bem como as informações relativas à aposentadoria estão juntas em anexo.
Gráfico 11 : Evolução do pessoal do BCEAO de 1994 a 2012
Fonte : BCEAO.
6.2.1.3 - Formação
Durante o exercício de 2012, o programa do Centro Oeste Africano de Formação e Estudos Bancários (COFEB) abrangeu as áreas relativas às ações de formação para o pessoal do BCEAO por um lado, e, por outro lado, para os agentes das administrações económicas e financeiras bem como das instituições de crédito da União e dos bancos centrais parceiros .
Para as atividades correntes, o Centro implementou aulas e seminários em regime
presencial e por visioconferência. Ações de formação decentralizadas foram realizadas em sítios distantes. As temáticas desenvolvidas durante estas sessões são relativas principalmente às áreas de especialização do Banco Central.
Também, uma parte da formação do pessoal realizou-se na forma de inscrições de agentes do BCEAO a estágios e formações organizados por outras instituições ou organismos de formação. No total, essas formações interessaram dois mil e setenta e seis (2.876) agentes repartidos da seguinte forma :
- 607 agentes para as quarenta e cinco (45) sessões de formação em regime presencial organizadas na Sede ;
– 891 participantes para as nove (9) ações de formação por visioconferência ;
– 1.051 participantes para as quarenta e uma (41) ações de formação descentralizadas que se realizaram nos sítios distantes ;
1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 0 200 400 600 800 1 000 1 200 1 400 1 600 1 800 2 000 2 200 2 400 2 600 2 800 3 000 3 200 3 400 3 600 3 800 4 000 4 200
– 91 agentes para os sessenta e dois (62) estágios e estadias de informação realizados junto dos parceiros e organismos de formação exteriores ;
– 236 agentes no âmbito do treinamento online.
No âmbito das atividades específicas que visam melhorar as capacidades e os desempenhos
operacionais dos agentes do BCEAO, o COFEB realizou a 4 de março de 2012, uma conferência- atualidade sobre o tema : « os Bancos Centrais à prova das crises financeiras e soberanas », animada pelo Senhor Gilles MORISSON do Banco de França. Outra ação prevista no âmbito do reforço da cultura económica dos agentes do Banco foi relativa à criação e difusão, para agentes do BCEAO, duma publicação designada « Apêndices do COFEB ». Trata-se de documentos sintéticos e didáticos sobre temas em relação direta com as principais áreas de especialização do BCEAO e/ou os principais temas económicos e financeiros recorrentes cujo domínio é julgado indispensável por todo o pessoal do Banco. O primeiro número foi publicado em setembro de 2012 sobre o tema : « Moeda e Política monetária do BCEAO ». Foi publicado na intranet em formato papel e online.
No âmbito das ações de formação em prol dos agentes das administrações económicas e financeiras bem como das instituições de crédito da União, as ações realizadas são as
seguintes :
– A organização de cursos da 34a promoção do COFEB para o ano académico 2011-2012. Esta promoção é composta por trinta e seis(36) auditores dos quais trinta e cinco (35) provenientes das administrações económicas e financeiras dos Estados-Membros da União e um (1) agente do Banco Central da República de Guiné ;
– A preparação e organização do teste de pré-requisitos para a seleção dos auditores da 35a promoção do ciclo de formação a 20 de junho de 2012. A reunião do Comité Científico que deliberou sobre os resultados realizou-se a 26 de julho de 2012, um teste de recuperação foi organizado a 14 de Novembro de 2012 para os Estados que não tinham alcançado cota requerida de cinco (5) bolsas concedidas pelo BCEAO, a saber a Côte d’Ivoire, a Guiné- Bissau, o Mali e o Senegal ;
– A elaboração de um programa de formação para agentes das instituições de crédito da União no âmbito das ações prioritárias que constam na declaração de missão do Diretor Geral dos Recursos Humanos e da Formação. Este programa foi concebido no fim de um processo participativo que permitiu distinguir as três (3) categorias, nomeadamente as ações de formação relativas às obrigações regulamentares das instituições de crédito, as sessões cujos temas se relacionam com as áreas de especialização das intituiçõoes de crédito bem como as formações transversais sobre a gestão e a liderança ;
– A organização de seis (6) seminários regionais no âmbito dos programas de ações exteriores de formação. Estes seminários registaram a participação de cento e dezassete (117) agentes provenientes das administrações económicas e financeiras dos Estados da União e dos Bancos Centrais da Mauritânia, República da Guiné e do Burundi. Estas ações de formação incidiram sobre a avaliação das políticas públicas, gestão macroeconómica, quadro de formulação das estratégias a médio prazo de gestão da dívida, técnicas de previsão económica e análise conjuntural, gestão dos bancos em dificuldade e resolução das crises bancárias bem como a planificação e programação dos investimentos públicos.
Por outro lado, no âmbito do reforço da parceria exterior, com vista a diversificar as formações ministradas e melhorar de forma significativa o nível da oferta, o COFEB tomou medidas com vista a desenvolver uma parceria com instituições de formação de renome em França e na Grã Bretanha. O objetivo visado é disponibilizar para o público alvo (pessoal do BCEAO e quadros das instituições de crédito da UMOA), produtos de formação de qualidade conformes às normas internacionais. Neste âmbito, foi assinado um protocolo de acordo de cooperação com HEC-Paris, a 13 de dezembro de 2012 em Dakar. As diligências relativas à materialização dos projetos de cooperação com as outras escolas continuam.
Do mesmo modo, o COFEB continua a formalização das parcerias com os institutos de formação dos outros bancos centrais e instituições financeiras internacionais (Instituto Bancário e Financeiro Internacional (IBFI) do Banco de França e Bank Al Maghrib).
6.2.2 - Evolução da rede do BCEAO
Durante o ano, foi retomado o processo de reconstrução dos prédios das Agências Auxiliares de Bouaké e de Man e de restauração da Agência Auxiliar de Korhogo, interrompido em 2010 e 2011 devido à crise pós-eleitoral em Côte d’Ivoire. Todos os gabinetes de estudos que devem atuar nestes projetos foram selecionados após concursos públicos em setembro de 2012.
Quanto à escolha de arquitetos, concursos de arquitetura lançados em setembro e outubro de 2012 permitiram selecionar os projetos cuja realização arrancará em 2013.
6.2.3 - Sistema de informação e comunicação
Durante o exercício 2012, o Banco Central continuou as ações visando tornar o seu sistema de informação mais integrado e performante.
Neste âmbito, foi prosseguido o projeto de reformulação do Centro de tratamento iniciado em 2011. O novo Datacenter, que comecerá a funcionar no primeiro trimestre do ano 2013 proporcionará uma melhor disponibilidade dos sistemas e das aplicações. Garantirá um nível de serviço elevado às estruturas internas do Banco bem como às instituições de crédito, utilizadoras dos sistemas de pagamento.
Na área das infraestruturas redes, o Banco instalou uma ligação de socorro por satélite com vista a proteger-se contra uma eventual falha dos acessos internet alugados junto dos operadores locais. Além disso, o Instituto de emissão reforçou a sua rede de telecomunicação aumentando a capacidade do segmento espacial utlizado no satélite. Esta evolução permite antecipar as necessidades futuras, sobretudo o funcionamento do sistema automatizado de gestão dos títulos e da liquidez (TRESOr) e a criação do site de socorro.
O Banco Central procedeu também à reformulação do seu sistema de vídeoconferência renovando os equipamentos obsoletas e optimizando a utilização da largura da banda da rede VSAT. O novo sistema proporciona uma qualidade de imagem e alta definição.
No que se refere a desenvolvimentos informáticos, a atividade incidiu sobre a reformulação do Portal Intranet que doravante proporciona novas funcionalidades que contribuirão para a melhoria da comunicação e do trabalho colaborativo.
Finalmente, no plano organizacional, o Banco adquiriu um novo quadro metodológico para melhor controlar a gestão dos seus projetos informáticos.
Neste âmbito, o projeto de reformulação do Centro de tratamento iniciado em 2011, continuou. O novo Datacenter, que comecerá a funcionar no primeiro trimestre do ano 2013, proporcionará uma melhor disponibilidade dos sistemas e das aplicações. Garantirá um nível de serviço elevado às estruturas internas do Banco bem como às instituições de crédito, utilizadoras dos sistemas de pagamento.
6.2.4 - Modernização da documentação e dos arquivos
No âmbito da modernização das funções documentação e arquivos, foi criado um sistema integrado que permite partilhar os recursos arquivísticos e documentários em todos os sítios do BCEAO. Durante o ano 2012, foram realizadas duas (2) ações no âmbito da documentação. Centraram na criação de uma nova versão do software documentário utilizado no Banco Central e na capacitação dos documentalistas e arquivistas. Foi realizada a migração da base de dados documentais, que reúne as notas bibliográficas da Sede, das Direções Nacionais e da Secretaria Geral da Commissão Bancária da UMOA para uma nova versão do referido software. Esta versão designada « Full Web », mais convivial, contribui para a dinâmica de melhoria contínua dos desempenhos em matéria de gestão da documentação. No total, foram formados na utilização deste software dezasseis (16) agentes do BCEAO e da Secretaria Geral da Comissão Bancária da UMOA.
6.2.5 - Dispositivos de gestão dos riscos e atividades de controlo
As ações realizadas durante o ano 2012 inscrevem-se no âmbito das atividades de controlo das operações da Inspeção e Auditoria Interna bem como da coordenação dos trabalhos de controlo externo. Também foram relativas à continuação das obras e projetos iniciados, particularmente a gestão de continuidade das atividades e gestão de crise. O reforço das competências dos atores do controlo foi também prosseguido.
No âmbito do controlo das operações ou controlo de primeiro nível, as atividades realizadas
foram relativas essencialmente à exploração dos diferentes relatórios de controlo bem como ao seguimento da implementação das recomendações.
Assim, a exploração dos relatórios das operações permitiu garantir o acompanhamento da implementação das recomendações dos diferentes serviços de controlo. A este respeito, as sínteses trimestrais relativas às anomalias notadas, causas destes disfuncionamentos, níveis de implementação das recomendações bem como à análise dos riscos incorridos pelo Banco Central, foram elaboradas.
Por outro lado, as revistas trimestrais do cumprimento das regras promulgadas em matéria de investimento das reservas cambiais do BCEAO foram realizadas e enviadas ao Comité de Orientação e Supervisão da Gestão das Reservas Cambiais (COSGRC) pelo Revisor Geral. Os diferentes Obras e projetos iniciados em 2011 com vista a melhorar o funcionamento do sistema de controlo e a análise dos riscos continuaram.
Assim, o Governo do Banco Central validou a nota de orientação da re-estruturação do sistema de gestão dos riscos do BCEAO e um grupo de projeto composto por representantes das diferentes estruturas do Banco foi criado. O arranque do projeto foi marcado por uma importante mensagem do Governador publicada a 06 de dezembro de 2012.
Quanto à gestão da continuidade da atividade e gestão de crise, os trabalhos do projeto de realização do plano de continuidade de atividade (PCA) foram finalizados por missões itinerantes dos membros do Comité Técnico do projeto em todos os sítios do Instituto de emissão, exceta a Direção Nacional do BCEAO para o Níger e a Representação junto das Instituições Européias de Cooperação. As missões a nível destes dois sítios são previstas durante o ano 2013. O primeiro teste do dispositivo de continuidade de atividade foi realizado na quinta-feira 29 de novembro de 2012 a fim de avaliar as ferramentas de gestão de crise bem como a reação das estruturas operacionais e de gestão crise em questão.
Os resultados deste teste permitiram proceder à recolha dos trabalhos do projeto durante o Comité de Pilotagem realizado a 05 de dezembro de 2012. Durante este Comité, o arranque da fase de manutenção em condição operacional do dispositivo de gestão de crise e de continuidade de atividade do BCEAO também foi aprovado.
A decisão relativa à criação dos orgãos permanentes de gestão de crise e segurança do Banco Central dos Estados da África Ocidental foi revista. Teve em conta a reorganização dos serviços do Banco ocorrida em janeiro de 2012 e os resultados dos trabalhos do Plano de Continuidade de Atividade (PCA).
No que diz respeito ao reforço das competências dos atores responsáveis pela prevenção
dos riscos e controlo de primeiro nível, traduziu-se em 2012 pela realização de várias ações de
formação. As atividades de formação durante o período registaram a participação de dois (2) agentes da Direção da Prevenção dos Riscos (DPR) nos seminários sobre os temas : « A gestão dos riscos segundo ISO 31000» e « Desenrolar um sistema de gestão global dos riscos » realizados por AFNOR em Paris de 2 a 7 de abril de 2012 e de 24 a 26 de setembro de 2012. A DPR participou também na sessão de formação sobre a avaliação dos dispositivos de salvaguarda dos bancos centrais realizada conjuntamente pelo Departamento Financeiro do FMI e pela Parceria Multilateral para África (PMA) em Tunis de 16 a 20 de Abril de 2012.
Além do mais, a DPR participou em Paris, no seminário sobre a governação dum banco central realizado pelo Instituto Bancário e Financeiro Internacional (IBFI) de 24 a 27 de setembro de 2012. Também participou no seminário de formação sobre a auditoria e o risk management num Banco Central, organizado pelo Instituto Bancário e Financeiro Internacional (IBFI) em Paris de 8 a 12 de outubro de 2012.
Por último, um seminário animado pelo gabinete 2B Consulting foi organizado pela Direção da Prevenção dos Riscos sobre o tema : « O controlo interno num banco central », de 17 a 22 de dezembro de 2012 na Sede do BCEAO para agentes da DPR e Revisores das operações.
No âmbito do controlo de segundo nível, as atividades desenrolaram-se no quadro da
implementação do programa dos controlos da Direção da Inspeção e Auditorias (DIA) adotado pelo Governador e aprovado pelo Comité de Auditoria do BCEAO. Este programa teve em conta as missões não realizadas em 2011, o perfil de riscos das entidades incluídas no perímetro de auditoria do Banco bem como pedidos específicos expressos pelas autoridades.
Assim, procedeu à avaliação do domínio das atividades pelas estruturas operacionais e à apreciação da conformidade às instruções ou disposições regulamentares em vigor.
Missões de auditoria foram realizadas numa (1) Direção dos Serviços Centrais sobre as transferências emitidas fora da UEMOA. Também auditorias foram realizadas sobre os efetivos da Caixa e o processo de tratamento das notas anuladas, respetivamente em duas (2) Agências Principais. Também foi o mesmo para as áreas de riscos numa (1) Agência Principal e numa (1) Agência Auxiliar. Além disso, as atividades dos projetos monéticas duma (1) Estrutura relacionada com o BCEAO foram auditadas.
Tratando-se das missões de verificação de depósitos e de destrução de notas anuladas, foram relativas a seis (6) Agências Principais e onze (11) Agências Auxiliares. Estas operações permitiram descongestionar os cofres dos sítios visitados e apreciar o cumprimento das normas regulamentares de ocupação dos seus compartimentos à luz da limitação dos riscos de património e emissão associados à conservação dos valores.
Quanto às missões específicas e as solicitadas em curso de exercício pelas autoridades do Banco, centraram-se no incidente de Caixa no Burkina Faso, uma assistência à devolução de escrituras do período de fecho temporário da rede do BCEAO em Côte d’Ivoire em 2011 e a procura dos justificativos que devem permitir a restituição dos depósitos do Tesouro marfinense nas Agências fechadas no país desde 2012.
Também, trinta e oito (38) transferências de serviço e cargos foram supervisionados em vários locais do Banco. Estas passações são consecutivas às nomeações de responsáveis pelo Senhor Governador no âmbito da reorganização dos Serviços do Banco, ocorrida em 2012.
No âmbito da capacitação contínua dos Auditores, várias ações de formação foram realizadas. Dois seminários sobre temas de auditoria interna animados por dois (2) Bancos Centrais parceiros do BCEAO (Banco de França e Bank Al-Maghrib) bem como o Institute of Internal Auditors (IIA- Senegal), foram organizados para todos os Auditores.
Também para o Senegal, foram iniciados estágios de formação e informação nas Direções e Serviços Centrais da Sede e na Direção Nacional do BCEAO a favor dos agentes colocados, transferidos e recrutados durante o ano 2012.
Também estágios de formação qualificante foram realizados junto dos dois (2) bancos centrais parceiros acima referidos, por seis (6) novos Chefes de Missão.
Estas estadias foram uma fonte de enriquecimento individual e coletivo, à luz das experiências partilhadas. Permitiram compreender as melhorias possíveis das práticas e melhor compreender a importância bem como as exigências de conformidade com as normas internacionais de auditoria e qualidade.
A Coordenação dos trabalhos do controlo externo ou controlo de terceiro nível centrou-se na auditoria das contas do BCEAO para o exercício de 2011 pelo Comissário Controlador e os Controladores Nacionais. Depois centrou-se nas atividades desenvolvidas no âmbito da revisão anual da gestão de reservas cambiais pelo Auditor Externo das operações. Também esta diligência foi relativa às missões de auditoria específicas, particularmente a revisão das contas da Vertente “formação em gestão macroeconómica do projeto BCEAO/BEAC " para o exercício de 2011.
Além disso, o acompanhamento das recomendações da missão de salvaguarda dos recursos do FMI foi realizado. Durante o período em análise, novos fiscalizadores externos do Banco foram designados para os anos de 2012, 2013 e 2014 .
6.2.6 - Dispositivo de Controlo de Gestão
Durante o exercício de 2012, o dispositivo de controlo de gestão inscreveu-se numa dinâmica de mudança, de acordo com o sistema de gestão da qualidade. Destina-se a desenvolver o desempenho da instituição de emissão, à luz das expectativas dos seus clientes e parceiros. A este respeito, as principais ações realizadas centraram-se na implementação da planificação estratégica, a implantação de um novo dispositivo de pilotagem eficiente e o estabelecimento de uma nova abordagem da contabilidade analítica.
No que diz respeito à planificação estratégica, ações prioritárias atribuídas, no início do ano, a cada Direção-Geral pelo Governador formaram a base em que foi construída a edição 2012 do Plano Estratégico 2011-2015. O acompanhamento dessas ações foi realizado periodicamente pela revista da situação de avanço dos Progamas de implementação das Ações Prioritárias (PAP) . Quanto ao novo dispositivo de pilotagem, responde à necessidade de recentrar a pilotagem do desempenho a nível de vários responsáveis, por uma melhor animação das Estruturas e uma gestão mais eficaz das atividades. Baseia-se no tríptico " painel de avaliação, ações de melhoria e instância de pilotagem”. Sessões de formação e de acompanhamento personalizado para todos os Responsáveis das Direções dos Serviços Centrais da Sede e da Direção da Agência Principal de Dakar foram realizadas neste âmbito com o apoio de um gabinete de consultores. Também