O que se busca indagar e averiguar neste tópico são as percepções e compreensões dos gestores e responsáveis pelo setor de finanças do IFPB sobre a importância e a necessidade de se implantar um sistema de custo no instituto.
Cada vez mais se observa a importância da melhoria do funcionamento e do desempenho de uma organização governamental, o que requer sistemas de informações gerenciais que deem sustentação aos processos decisórios. De acordo com Faria (2011, p.3), “a existência de um Sistema de Custos permite que a administração pública possa avaliar a utilização dos recursos alocados e os resultados por eles atingidos”.
Num primeiro momento, foi verificada a existência efetiva ou não, em algum campi, de algum sistema de custo dentro de sua unidade, uma vez que no IFPB cada campi é autônomo. Assim, a tomada de decisão de onde e como gastar as verbas é de cada unidade, ou seja, a capacidade de gerenciamento e gastos financeiros não levam em consideração uma rotina predeterminada por um órgão máximo.
Fonte: Elaboração própria a partir dos dados primários obtidos.
32 0 0 1 0 1 0 0 5 10 15 20 25 30 35 RESPOSTA 1 : INEXISTENTE RESPOSTA 2: PROPOSTO RESPOSTA 3: INICIADO RESPOSTA 4: DESENVOLVIDO RESPOSTA 5: IMPLEMENTADO RESPOSTA 6: CONCOLIDADO NÃO RESPONDEU
Dentro da minha UG foi implementado algum sistema de custo?
Como foi verificado, mais de 94% responderam que não existia nenhum sistema de custo dentro de sua unidade, o que pode inferir, portanto, que praticamente não existe sistema de custo no IFPB.
O passo subsequente é questionar se a implantação de um sistema de custo seria importante para aprimorar as áreas dentro de sua unidade, no intuito de inferir dos entrevistados em que ponto a implantação do sistema seria fundamental. O entendimento de Faria (2011) é que os sistemas de custos na administração pública têm que ir além da apropriação e gestão de custos, necessitando atrelamento a outros modelos de gestão e instrumentos de controle, de forma a propiciar uma análise e mapeamento completos de funções, processos, atividades e riscos - o que certamente contribuirá para dar um valor maior à tomada de decisão dos gestores públicos.
Fonte: Elaboração própria a partir dos dados primários obtidos.
De acordo com os entrevistados, a implantação do sistema seria importante para melhorar o planejamento das atividades, com 38% dos entrevistados enfatizando esse aspecto. Para 18% dos entrevistados, sua implantação seria significativa para melhoraria do controle e gerenciamento das atividades na instituição.
Assim, percebe-se, claramente, nas respostadas dadas pelos servidores, a percepção de que essa ferramenta ou sistema, em termos gerais, melhora o planejamento e o processo de controle. A visão dos entrevistados está em consonância com a necessidade de uma gestão voltada para os resultados. Devemos lembrar, conforme Abrúcio (2010), que o managerialism
38% 18% 13% 13% 12% 6% 0%
Informação de custos seria importante para?
Melhorar o planejamento das atividades
Controlar e gerenciar as atividades
Promover melhoria nos processos
Reduzir os custos dos insumos utilizados Reduzir custos das atividades produtos Informações a sociedade
se acoplou, dentro de um processo de defesa da modernização do setor público, a conceitos como: busca contínua da qualidade, planejamento e avaliação dos serviços públicos, coadunando com o pensamento da gestão voltada para resultados, para a qual a implantação de um instrumento de sistema de custos seria uma ferramenta indispensável nesse processo.
A próxima indagação referiu-se ao seguinte aspecto: a implantação do sistema de custo vai influenciar o IFPB nas avaliações de desempenho? A contabilidade de custos é uma ferramenta gerencial que visa à melhoria da qualidade na gestão do serviço público, especialmente ao ser vista como subsídio metodológico para a concepção de um sistema de gestão que considere a eficiência dos gastos da Administração Pública sempre aliada à eficácia e a efetividade de suas ações.
Fonte: Elaboração própria a partir dos dados primários obtidos.
A pesquisa sinaliza que 76% dos servidores acreditam que sua implantação melhoraria o órgão sobre os três aspectos: na melhoria da eficiência, ou seja, na alocação dos recursos; no alcance dos resultados, isto é, o instituto seria mais eficaz, atingindo seu fim; assim como tornaria também mais efetivas as suas ações em termos de impacto institucional, na efetividade dos serviços prestados. A orientação normativa Nº 01, de 17 de dezembro de 2015, no seu anexo III, vai mesurar, dentro das unidades, a eficácia, eficiência e economicidade das instituições. Lembrar que o pensamento dos servidores coaduna com o da orientação normativa.
Também procurou-se entender na pesquisa, o nível de interpretação das informações de custo junto os servidores do IFPB, além de sua compreensão como uma ferramenta de
18%
3% 3%
76%
Informação de custos refere-se a?
a) Eficiência b) Eficácia c) Efetividade d) As três alternativas
gestão. Ferrari (2011) descreve que as informações de custos são ferramentas estratégicas não só para a área financeira e contábil da União, mas também para os responsáveis pelo planejamento das ações e do orçamento governamentais, e pelos gastos nas áreas finalísticas e nas áreas meio do governo.
Fonte: Elaboração própria a partir dos dados primários obtidos.
No gráfico acima, perguntou-se se conhecer os custos seria relevante para o órgão mensurar suas ações, em comparação com os benefícios trazidos para a sociedade. 60% dos entrevistados responderam que concorda totalmente que essa informação seria relevante para demostrar a importância da ação. 26% afirmam que concordam que essa informação traria benefício para essa análise. Se somarmos as duas respostas, tem-se que 86% dos servidores acreditam que essa informação é relevante. Segundo Leone (2000, p.25) “a contabilidade de custos produz informações gerenciais para que os diversos níveis hierárquicos da administração sejam capazes de planejar, controlar e decidir com maior eficiência e eficácia”. Constata-se a ciência dos entrevistados da importância da informação do sistema de custo como método de medição, em relação com aquilo que é desembolsado para colocar em prática as ações do governo e os seus benefícios.
Conforme a resolução CFC N.º 1.366/11, objetos de custos públicos têm por objetivo: mensurar, registrar e evidenciar os custos dos produtos, serviços, programas, projetos, atividades, ações, órgãos e outros objetos de custos da entidade.
A pergunta posterior indaga se o conhecimento dos custos serve para auxiliar o gestor a decidir se o mesmo deve continuar, incrementar ou paralisar suas atividades. Alonso (1998, p. 39) discorre que o conhecimento do custo dos serviços públicos é de extrema importância
1 0 2 2 9 21 0 0 5 10 15 20 25
RESP. 1 RESP. 2 RESP. 3 RESP. 4 RESP. 5 RESP. 6 NÃO RESP.
Conhecer o custo da UG, serve para analisar a relação
custo X benefícios?
RESPOSTA 6: CONCORDO TOTALMENTE RESPOSTA: 5 CONCORDO MUITO RESPOSTA 4: MAISCONCORDO QUE DISCORDO RESPOSTA 3: MAIS
DISCORDO QUE CONCORDO RESPOSTA: 2 DISCORDO MUITO
RESPOSTA: 1 DISCORDO TOTALMENTE
para uma alocação eficiente de recursos e o desconhecimento dos custos é o maior indicador de ineficiência no provimento dos serviços públicos.
Fonte: Elaboração própria a partir dos dados primários obtidos.
As respostas dadas pelos servidores indicam que 56% concordam totalmente que essa informação será significativa para os indivíduos tomar a decisão de ajustar um programa, projeto ou atividade do governo; e 35% concorda muito que esse tipo de análise auxilia a gestão para amparar essa tomada de decisão. Se unirmos as duas respostas, teremos 91% dos entrevistados concordando que a apuração dos custos contribui para auxiliar as pessoas nas suas decisões. Percebe-se que os servidores têm a clareza de que se conhecerem os custos dos produtos, serviços, programas, projetos, atividades e ações poderão melhorar os julgamentos dos gestores quanto ao gasto público.
A próxima pergunta trouxe a seguinte interrogação: conhecer os custos ajuda a avaliar o desempenho dos gestores envolvidos? Como afirma Ferrari (2011), as vantagens que a mensuração de custos introduz, sem a intenção de esgotar o universo dos benefícios possíveis, aponta a refletir acerca das atividades de planejamento, de orçamento, de execução financeira e de controle e como a informação de custos poderia melhorá-las.
0 0 1 2 12 19 0 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20
RESP. 1 RESP. 2 RESP. 3 RESP. 4 RESP. 5 RESP. 6 NÃO RESP.
conhecer o custo da UG, serve para decidir pela sua
continuidade, incremento ou paralisação de alguma
atividade?
RESPOSTA 6: CONCORDO TOTALMENTE RESPOSTA: 5 CONCORDO MUITO RESPOSTA 4: MAISCONCORDO QUE DISCORDO RESPOSTA 3: MAIS
DISCORDO QUE CONCORDO RESPOSTA: 2 DISCORDO MUITO
RESPOSTA: 1 DISCORDO TOTALMENTE
Fonte: Elaboração própria a partir dos dados primários obtidos.
Para Machado e Holanda (2010, p.797), o Sistema de Informações de Custo tem como finalidade proporcionar maior eficiência do processo alocativo — permitindo avaliar se determinados bens ou serviços produzidos pelo governo justificam os custos correspondentes, ou se há alternativas a custos menos elevados, contribuindo para que os órgãos de planejamento e orçamento avaliem as alternativas, em geral no decorrer do processo de decisão, quanto à alocação dos recursos públicos (caráter ex ante).
A percepção dos entrevistados é de que se apurar o custo de ação do governo e se essas ações ocorrerem em várias unidades, seria possível realizar uma comparação de quem realizou o mesmo serviço, com menor quantidade de recursos, realizando assim um melhor planejamento. O resultado foi o seguinte: a soma das respostas 6 e 5 (que são as respostas mais favoráveis) correspondem a 73% dos entrevistados, que afirmam a importância de se conhecer o custo com esse fim. A pesquisa vem reafirmando a importância de implantação do sistema de custo no IFPB.
O intento da próxima pergunta é saber se os servidores possuem ciência de que a solicitação de mais recursos deve estar pautada em justificativas plausíveis, e que uma delas pode ser o conhecimento dos custos.
3 1 0 5 13 12 0 0 2 4 6 8 10 12 14
RESP. 1 RESP. 2 RESP. 3 RESP. 4 RESP. 5 RESP. 6 NÃO RESP.
Conhecer o custo da UG, serve para analisar o
desempenho dos gestores envolvidos?
RESPOSTA 6: CONCORDO TOTALMENTE RESPOSTA: 5 CONCORDO MUITO RESPOSTA 4: MAIS CONCORDO QUE DISCORDO RESPOSTA 3: MAIS DISCORDO QUE CONCORDO RESPOSTA: 2 DISCORDO MUITO RESPOSTA: 1 DISCORDO TOTALMENTE
Fonte: Elaboração própria a partir dos dados primários obtidos.
Como foram percebidos, 44% dos entrevistados concordam totalmente que seria um dos pontos importantes no que corresponde à apuração dos custos, para solicitar mais recursos para seu plano de ação governamental ou setor de planejamento. 32% responderam que concordam muito com essa informação. Ao todo, 76% dos servidores são proativos a essa informação como forma de justificativa para solicitar mais recursos ao setor de planejamento. Lopes (2000) considera que a contabilidade de custo deve produzir informações para os diversos níveis gerenciais de uma entidade e para auxiliar no processo de planejamento, orçamento, execução, avaliação e controles das operações públicas. Um desses níveis gerenciais é a avaliação da execução financeira e saber se os custos contribuem na solicitação de mais recursos aos órgãos de planejamento.
Dando continuidade às entrevistas, argumentou-se da necessidade de averiguação de que se nas unidades entrevistadas existe algum sistema ou processo para conhecer as variáveis relevantes dos serviços prestados pela sua unidade e do seu processo.
1 1 1 5 11 15 0 0 2 4 6 8 10 12 14 16
RESP. 1RESP. 2RESP. 3RESP. 4RESP. 5RESP. 6 NÃO RESP.
Conhecer o custo da UG, serve para solicitar mais
recursos ao setor de planejamento?
RESPOSTA 6: CONCORDO TOTALMENTE RESPOSTA: 5 CONCORDO MUITO RESPOSTA 4: MAIS CONCORDO QUE DISCORDO RESPOSTA 3: MAIS DISCORDO QUE CONCORDO RESPOSTA: 2 DISCORDO MUITO RESPOSTA: 1 DISCORDO TOTALMENTE
Fonte: Elaboração própria a partir dos dados primários obtidos.
Em conjunto com essa informação, foi realizada uma entrevista com os diretores administrativos indagando se no instituto existia algum sistema que proporcionasse indicadores para a avaliação institucional, cumprimento de metas das pessoas ou da própria instituição.
Os diretores, em sua totalidade, responderam que não existe este tipo de procedimento dentro das unidades, que consideram importante a sua inserção dentro da instituição. O que há é Plano de Trabalho Anual (PTA). Segundo os diretores administrativos dos campi Sousa e Monteiro o plano é obrigatório para todas as unidades, relatando que o mesmo é um sistema de informação de controle. Porém, 70% dos entrevistados discordam da existência desse tipo de procedimento dentro do órgão.
A avaliação de gestão mais comumente constatada foi avaliação do estágio probatório dos servidores técnico-administrativos. Os professores, por sua vez, não possuem uma avalição tácita - que é uma obrigatoriedade legal. Apesar de haver uma auditoria interna não foi relatado na entrevista, pelos diretores administrativos, a existência de indicadores de desempenho das unidades realizadas pela auditoria interna.
Assim, fazendo uma analogia dos resultados da pesquisa com a entrevista realizada com os diretores administrativos, podemos inferir algumas análises. É sabido pelos gestores a importância da implantação do sistema de custo dentro do instituto, uma vez que foram indagadas suas expectativas para uma implantação do sistema de custo dentro do instituto e qual seriam as influências positivas e negativas de sua inserção.
21 3 4 4 0 2 0 0 5 10 15 20 25
RESP. 1 RESP. 2 RESP. 3 RESP. 4 RESP. 5 RESP. 6 NÃO RESP.
A unidade dispõe-se de sistemas de informação que
permitem conhecer as variáveis relevantes do processo
de produção do serviço ou produto?
RESPOSTA 6: CONCORDO TOTALMENTE RESPOSTA: 5 CONCORDO MUITO RESPOSTA 4: MAIS CONCORDO QUE DISCORDO RESPOSTA 3: MAIS DISCORDO QUE CONCORDO RESPOSTA: 2 DISCORDO MUITO RESPOSTA: 1 DISCORDO TOTALMENTE
Constatou-se o seguinte: sua implantação originará um centro de custo capaz de analisar o real custou de cada ação realizada pelo instituto, seja uma viagem, organização de eventos, etc.
A implantação de um sistema de custos ajudaria a diminuir o desperdício de recursos públicos, gerando economia na sua unidade, ajudando a identificar os gargalos nos processos, buscando, assim, focar numa gestão mais gerencial, e proporcionar aspectos positivos. Um ponto negativo, constatado principalmente nos campi do interior, é que a quantidade de pessoal é limitada, o que traria – diante da implantação do sistema - mais responsabilididades aos servidores, pois a carga de trabalho existente é alta, ocasionando dificuldades de sua implantação.
O mais importante é que em nenhum momento os servidores foram contra a implantação, mas sim muito favoráveis, para melhorar a capacidade de eficiência da gestão, coadunando com a portaria Nº 716, de 24 de outubro de 2011, que relata que o sistema de cursto promove maior eficiência nos órgãos e entidades da administração pública federal.
Foi perguntado qual seria o principal motivo para a implantação de um sistema de custo dentro IFPB e foram formatadas opções para os servidores. Um diretor relatou a obrigatoriedade de sua implantação devido às exigências Lei de Responsabilidade Fiscal. Porém, os demais discorreram que a implantação melhoraria o controle dos gastos e ajudaria a elaborar o orçamento e o gerenciamento de recurso de forma mais eficiente; assim como melhoraria o planejamento. Através dessas informações, percebe-se que a implantação de um sistema de informação de custos tem sua importância além do cumprimento da determinação legal, mas também para fins gerenciais no auxílio à gestão pública, como afirmam Cruz e Neto (2007).
A pesquisa aponta que tanto os servidores do setor financeiro quanto os gestores que participaram das entrevistas reconhecem a importância da implementação do sistema de custo na sua unidade. Porém, foi inferido aos diretores administrativos o porquê da não exploração dos indicadores de desempenho, e porque não foi pensado e implementado o sistema de custo no IFPB. Também foi questionado aos gestores o motivo do não desenvolvimento de um estudo para a implementação do sistema de custo e qual seria o caminho para desenvolvê-lo.
A resposta dada com unanimidade foi devido à falta de pessoal, mas a limitação não foi apenas essa , segundo diretores administrativos. Falta alocação de mão de obra qualificada, omissão de treinamento para o pessoal, ausência de reconhecimento dos trabalhos desenvolvidos por parte da alta gestão, supressão da obrigatoriedade, trabalho mais aprofundado na mudança de cultura dos servidores (pois, no serviço público, os servidores se
acomodam em fazer só um único tipo de serviço, sem desejo de melhorar e transformar sua instituição), e a ausência da alta gestão na cobrança de sua implementação. Ainda de acordo com os entrevistados, "faltam interesse e motivação dos gestores, pois quando se quer se realiza".
Foi perguntado, ainda, para os diretores se existiam recursos financeiros para treinamento e captação para a implementação. Todos afirmaram, de forma direta, que há recursos para a realização desse trabalho. Dessa maneira, constata-se que não é falta de recurso financeiro que vai impedir a implantação sistema de custo. Também não é a ausência de conhecimento dos gestores sobre o assunto e os benefícios que sua inserção na unidade ofertaria. O que se pode inferir é uma questão mais de falta vontade e de prioridade sobre a questão na agenda de planejamento do IFPB.
7.3 OS DESAFIOS DA IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA DE CUSTO DO GOVERNO