Nesse momento, são expostas as observações realizadas sobre o IFPB relacionadas aos seguintes enfoques: primeiro, será verificada a adequabilidade da existência ou não de ferramentas contábeis nas tomadas de decisão no Instituto, em relação ao sistema propriamente dito, comparando suas funcionalidades da operacionalização da apropriação. No segundo momento, será analisado o ponto de vista dos gestores e dos servidores do setor financeiro sobre seus entendimentos acerca de custo e a importância da implantação do sistema de custo no IFPB. Na análise final discorre sobre os gargalos a serem corrigidos para implantação do sistema na instituição
A pesquisa foi realizada in loco, nos campi citados anteriormente. Foram realizadas entrevistas com os diretores administrativos e aplicados questionários com servidores do setor de finanças. Dos 62 servidores lotados neste setor, 34 responderam ao questionário, correspondendo a 57% do universo, conforme o quadro abaixo..
APLICAÇÃO DO QUESTINÁRIO E A ENTREVISTA
ENTREVISTA COM DIRETORES ADMINISTRATIVO QUANTITATIVO DE PESSOAL DA AREA QUANTITATIVO QUE RESPONDERAM O QUESTIONÁRIO
Campus João Pessoa SIM 12 7
Campus Campina Grande SIM 7 4
Campus Picuí SIM 4 2
Campus Monteiro SIM 4 2
Campus Guarabira SIM 5 4
Campus Sousa SIM 8 5
Campus Patos SIM 4 1
Reitoria (unidade
administrativa) 18 9
Quadro 2 – Aplicação do questionário e a entrevista. Fonte: Elaboração própria
Na primeira parte da pesquisa foi analisada a área de formação dos diretores gerais, os diretores administrativos e os servidores da área de finanças de todos os campi supracitados. O objetivo dessa análise, não foi mensurar o grau de competência dos gestores ou dos
operadores financeiros, mas sim observar a proatividade para receber a implantação do sistema de custos numa visão mais gerencial, e como simples cumprimento da legalidade.
Para a análise da pesquisa, consideram-se a área de finanças e a formação nas seguintes áreas: Administração, Contabilidade e Economia.
Fonte: Elaboração própria, a partir dos dados primários obtidos.
Dos sete campi visitados, em relação à área de formação dos diretores gerais, há uma ausência quase que total de formação na área de finanças. Não se sabe bem porque esse fenômeno ocorre, o que se sabe é que o cargo é eletivo ou político, portanto, indicado pelo reitor.
Fonte: Elaboração própria, a partir dos dados primários obtidos.
Os diretores administrativos possuem uma área de formação mais homogênea, com relação às áreas voltadas para finanças: 57% estão correlacionados com a área. Apesar de alguns não possuírem formação na área, todos se reportaram pela a importância de existir uma contabilidade bem estruturada, não como uma ferramenta apenas de cunho burocrático e cumprimento da legalidade, mas, sobretudo, como ferramenta direcionadora à tomada de decisão, com relatórios mais gerencias.
1 0 0 6 Administração Contabilidade Economia Outras
Qual a área de formação dos Diretores Gerais ?
1 3 0 3 Administração Contabilidade Economia Outras
Qual a área de formação dos Diretores Adminstrativos ?
Fonte: Elaboração própria, a partir dos dados primários obtidos.
A pesquisa realizada com servidores das áreas financeira e contábil - que não possuem cargos de direção, demostrou que 79,5% desses funcionários possuem formação na área de finanças. Assim, chega-se à seguinte conclusão: há um corpo técnico altamente uniforme da área, proporcionando grande vantagem para os gestores, pois não causa inconstância de capacidade técnica.
Diante do exposto, fazendo uma analogia desses três grupos de servidores, percebe-se que, quanto maior a distância da direção geral, mais técnicos são os servidores da administração; sendo, portanto, as pessoas mais habilitadas para receber informações e transformar essas informações técnicas em relatórios, para ajudar os gestores nas tomadas de decisão.
Partindo para outro momento da pesquisa, buscou-se verificar o grau de conhecimento dos funcionários sobre a existência dos programas contábeis em suas respectivas unidades, não se preocupando em saber se eles saberiam ou não operar o programa, mas sim o conhecimento da funcionalidade dele na sua unidade. Pois, o que se busca é analisar se esses servidores possuem ciência das informações prestada por cada programa disponível na sua unidade.
Fonte: Elaboração própria, a partir dos dados primários obtidos. 5 16 2 4 Administração Contabilidade Economia Outras
Qual a área de formação do Setor Financeiro ?
34 21 13 1 18 15 26 8 2 18 14 29 4 1 0 10 20 30 40
SIM NÃO DESCONHEÇO
SISTEMA UTILIZADOS NA SUA UNIDADE
O Sistema Integrado de Administração Financeira (SIAFI) possui 100% de conhecimento entre os entrevistados. Esse sistema foi criado em 1986, com o objetivo de registrar, acompanhar e controlar a execução orçamentária, financeira e patrimonial do Governo Federal, trabalhando com todos os registros dentro da unidade.
Em segundo lugar veio o Sistema de Concessão de Diárias e Passagem (SCDP) com 85% dos entrevistados respondendo que conhecia esse sistema. Logo após, em terceiro lugar, ficou o Sistema Integrado Administração de Recursos Humano (SIAPE), com 74% dos entrevistados respondendo que tinham conhecimento de sua existência. Cabe salientar porém, que foi observado em dados da pesquisa a subutilização dos gestores em relação a esse sistema, pois ele é visto – para esses dirigentes - apenas como ferramenta de efetivação da folha de pagamento. Sabe-se, porém, que sua utilidade não é apenas essa. Trata-se de um sistema muito mais amplo, de alocação de pessoal. Assim presenciamos uma limitação no uso desse sistema na gestão, o qual poderia ser melhor aproveitado.
A pesquisa aponta para um dado negativo em relação à identificação dos outros dois sistemas contábeis: Sistema Integrado de planejamento Orçamentário (SIOP), com 44% dos entrevistados desconhecendo esse sistema; e o Sistema de Informações Organizacionais (SIORG) - 41% o desconhece. Esses dois sistemas são considerados de planejamento de gestão, mas 40% desconhecem e mais de 50% nunca operaram dentro de sua unidade.
Considerando que a pesquisa entrevistou as pessoas mais habilitadas na área de finanças do IFPB, poucos servidores conhecem e participam de planejamento dentro do instituto. Com relação Sistema Integrado de Dado Orçamentário (SIDOR), a situação é mais delicada: 61,7% não operam nas suas unidades e 38,3% desconhecem o sistema, ou seja, nenhuma unidade opera com esse sistema.
Fonte: Holanda (2010)
Fazendo uma comparação, por exemplo, com a pesquisa realizada por Holanda (2010),a qual foi realiza nos três poderes: executivo; legislativo e judiciário, apesar de ser mais abrangente com os sistemas, percebe-se muita similaridade das respostas em comparação com os resultados em relação aos sistemas mais usados em ambas as pesquisas. Percebe-se que o SIAFI, SIAPE e SCDP são os sistemas mais operantes dentro da administração pública. São programas mais utilizados porque correspondem aos fatos mais recorrentes dentro da administração. Uma constatação em relação às duas pesquisas é que, após 6 anos da pesquisa realiza por Holanda, o estágio de conhecimento dos programas de planejamento não foi muito diferente. Como exemplo, temos o SIORG e SIDOR, que são muito pouco difundidos dentro da administração.
A tabela a seguir serve para verificar as escalas de valores de avaliação distribuídas dentro da pesquisa.
ESCALA DE AVALIAÇÃO
EXISTÊNCIA ESTADO DA QUESTÃO DESENVOLVIMENTO NÍVEL DE
E QUALIDADE SITUAÇÃO
1 NÃO TOTALMENTE DISCORDO NULO INEXISTENTE
2 DISCORDO
MUITO BAIXO PROPOSTO
3 MAIS DISCORDO QUE CONCORDO MEIO-BAIXO INICIADO 4 MAIS CONCORDO
QUE DISCORDO MEIO-ALTO
DESENVOLVIDO
5 CONCORDO
MUITO ALTO IMPLEMENTADO
6 SIM TOTOALMENTE CONCORDO EXCELENTE CONCOLIDADO Quadro 3 – Escala de avaliação.
Fonte: Do autor.
Como se sabe, o SIAFI é o programa mais utilizado dentro da administração pública federal, porém o que se busca saber dentro IFPB é se esse sistema é de fácil operacionalização. Após a analise dos dados dentro do instituto, foi realizada uma analogia também com a pesquisa realizada por Holanda (2010)10, para sabermos se existe desnivelamento de pensamento.
10 A pesquisa tem como base o trabalho realizado por Holanda, uma vez que ele foi um dos precursores do
sistema de custo. Após seis anos da pesquisa realizada por ele pretende-se verificar as mudanças ocorridas e as suas percepções. HOLANDA, Victor Branco de; LATTMAN-WELTMAN, Fernando; GUIMARÃES, Fabrícia (Orgs.). Sistema de informação de custos na administração pública federal : uma política de Estado — Rio de Janeiro : Editora FGV, 2010. Victor Branco de Holanda é contador e economista, doutor em contabilidade controladoria pela FEA/USP.Professor da UFRN e membro do Grupo de Trabalho do Conselho Federal de Contabilidade para o Setor Público, é diretor de Gestão Estratégica do Ministério da Fazenda, onde supervisionou projetos prioritários, com destaque para o projeto de implantação do Sistema de Informação de Custos do Governo Federal.
Fonte: Elaboração própria, a partir dos dados primários obtidos.
As respostas dadas pelos entrevistados, conforme o quadro acima, levam em consideração o estado da questão. Dentro do IFPB as respostas 6, 5 e 4 correspondem a 85% dos entrevistados, que são respostas proativas para o sistema, demostrando que esse programa de contabilidade é fácil operacionalização.
Fonte: Holanda (2010)
Fazendo uma correlação entre a esta pesquisa e a de Holanda (2010), percebe-se que o sistema SIAFI sofreu pouquíssimas alterações referentes à sua operacionalidade e ao grau de facilidade de sua utilização. Apesar de o SIAFI passar por transformações por causa do
0 1 4 13 14 2 0 0 2 4 6 8 10 12 14 16
RESP. 1 RESP. 2 RESP. 3 RESP. 4 RESP. 5 RESP. 6 NÃO RESP.
O SIAFI é de fácil manuseio e utilização?
RESPOSTA 6: CONCORDO TOTALMENTE
RESPOSTA: 5 CONCORDO MUITO
RESPOSTA 4: MAIS
CONCORDO QUE DISCORDO RESPOSTA 3: MAIS
DISCORDO QUE CONCORDO RESPOSTA: 2 DISCORDO MUITO
RESPOSTA: 1 DISCORDO TOTALMENTE
enquadramento aos padrões internacionais, ele continua bem avaliado pelos seus usuários, com relação sua fácil operacionalidade.
Nesse instante, a análise a ser sistematizada refere-se às informações contábeis - se as mesmas são simples informações burocráticas ou se são úteis aos gestores para tomada de decisão. Além disso, pretende-se entender se elas existem e se os gestores as utilizam para direcionar suas decisões.
Fonte: Elaboração própria a partir dos dados primários obtidos.
Conforme a tabela exposta acima, percebe-se que o setor contábil fornece informações de gestão para direcionar os gestores na tomada de decisão. A análise constatou que 21% dos entrevistados responderam à pergunta 1; desta forma, infere-se que não existe esse tipo de informação no instituto. Ao somarmos os resultados das perguntas 1, 2 e 3, percebe-se que 56% dos entrevistados discordam de que as informações contábeis são suficientes. Por outro lado, 12% afirmam que elas que existem e que são suficientes – de acordo com pergunta 6. Contudo, se levarmos em consideração as respostas que afirmam que essas informações são razoáveis (perguntas 4, 5 e 6), tem-se 44% dos entrevistados. As observações apontam que a maioria dos operadores de finanças no IFPB constatam que as informações da contabilidade não fornecem subsídios aos gestores.
21% 12% 23% 6% 26% 12%
A contabilidade fornece informação de gestão aos
gerentes (despesa unitária, custos etc.)
RESPOSTA: 1 DISCORDO TOTALMEMTE
RESPOSTA: 2 DISCORDO MUITO RESPOSTA: 3 MAIS DISCORDO QUE CONCORDO
RESPOSTA : 4 MAIS CONCORDO QUE DISCORDO
RESPOSTA: 5 CONCORDO MUITO RESPOSTA: 6 CONCORDO TOTALMENTE
Fonte: Elaboração própria a partir dos dados primários obtidos.
Ao questionarmos se as informações prestadas pelo setor contábil são utilizadas, como apontam as questões 4, 5 e 6, tem-se que 59% dos servidores as consideram utilizadas pelos gestores de forma construtiva na tomada de decisão. Outros 41% discordam do exposto, conforme as respostas 1, 2 e 3. Estes não as consideram muito úteis para direcionarem suas tomadas de decisões.
Fazendo uma correlação entre os dois gráficos anteriores e questionando se as informações prestadas pelo setor contábil são úteis para direcionar a decisão, 59% dos entrevistados afirmam que são utilizadas, porém 56% desses reforçam que os setores contábeis não prestam informações de forma adequada. Não se sabe o porquê desse gargalo, precisaríamos de maiores informações para chegarmos a uma conclusão, mas, se percebe uma problemática: há a necessidade de que as informações contábeis sejam prestadas de forma mais adequada. 20% 12% 9% 12% 26% 21%
A informação da contabilidade é utilizada para a
tomada de decisões?
RESPOSTA: 1 DISCORDO TOTALMEMTE
RESPOSTA: 2 DISCORDO MUITO RESPOSTA: 3 MAIS DISCORDO QUE CONCORDO
RESPOSTA : 4 MAIS CONCORDO QUE DISCORDO
RESPOSTA: 5 CONCORDO MUITO RESPOSTA: 6 CONCORDO TOTALMENTE
Fonte: Elaboração própria a partir dos dados primários obtidos.
A partir do gráfico acima, busca-se compreender se as ações dos gestores são analisadas por alguma instância e, caso a mesma exista, se essas informações são divulgadas. O exame realizado chegou ao seguinte diagnóstico: 47% dos entrevistados afirmam que essa instância não existe no instituto. Se somarmos as respostas 1, 2 e 3, o que corresponderá a 74% dos servidores participantes da pesquisa, constata-se que não existe um controle adequado sobre os atos dos gestores do IFPB, e, se existe, o mesmo não é divulgado, pois os servidores desconhecem essas informações. É preocupante, pois não existem ferramentas para avaliação dos atos da gestão, sejam eles contábil ou administrativa.
O que pode ser averiguado, de acordo com o referencial teórico apresentado, é que os sistemas contábeis ou os programas contábeis do governo federal evoluíram com o passar dos anos e as mudanças ocorridas são para melhor, como a mudança do enfoque orçamentário para enfoque patrimonial e a busca de sistemas que melhor avaliem a gestão - de forma que não procure suprir só o aspeto da legalidade, da obrigatoriedade da lei, mas a busca de sistemas que melhorem o planejamento, o controle e avaliação da gestão.
Em síntese, percebe-se que dentro do IFPB há uma perfeita sinalização que o sistema contábil produz informações para cumprimento da legalidade, pois a maioria dos entrevistados afirma que informações contábeis não proveem de informações de desempenho ou unidade de avaliação de gestão. A administração ainda está muito presa ao modelo de administração Weberiano, pouco voltado para administração de resultado, apesar de haver sistema de fácil manuseio à disposição para avalição da gestão, como o tesouro gerencial. Isso ocorre por vários motivos, um deles pode ser a falta de treinamento ou divulgação de sistemas contábeis dentro da instituição, falha na comunicação, dentre outros problemas.
16 4 5 8 0 0 1 0 5 10 15 20
RESP. 1 RESP. 2 RESP. 3 RESP. 4 RESP. 5 RESP. 6 NÃO RESP.
Existem instâncias explicitamente previstas para a
análise da gestão e suas conclusões são difundidas?
RESPOSTA 6: CONCORDO TOTALMENTE
RESPOSTA: 5 CONCORDO MUITO
RESPOSTA 4: MAIS
CONCORDO QUE DISCORDO RESPOSTA 3: MAIS
DISCORDO QUE CONCORDO RESPOSTA: 2 DISCORDO MUITO
RESPOSTA: 1 DISCORDO TOTALMENTE
A transformação do modelo de gestão burocrática para gestão por resultado passa por várias fases, não cabendo mais ao gestor apenas o cumprimento da legalidade. O mesmo deve voltar-se para uma administração com um maior planejamento de avaliações e controle, pois não basta apenas aperfeiçoar sistemas, mas sim mudar completamente a sua cultura, para se tornar mais eficiente, eficaz e efetivo.
7.2 ANÁLISE DA IMPORTÂNCIA DO SISTEMA DE CUSTO COMO FERRAMENTA