Na coleta de dados, segundo Vergara (2013, pag.51), “o leitor deve ser informado de como você pretende obter os dados de que precisa para responder ao problema”. De acordo com a autora, para a realização de pesquisa no campo pode-se utilizar da observação, do questionário, do formulário e da entrevista.
As técnicas utilizadas para a coleta de dados foram: questionário, entrevistas e análises documentais. Gil (1991, p. 122) explica que
a coleta de dados no estudo de caso é feita mediante o concurso dos mais diversos procedimentos. Os mais usuais são: a observação, a análise de documentos, a entrevista e a história de vida. Geralmente utiliza-se mais de um procedimento.
Em conformidade com Vergara (2013, p.52) “o questionário caracteriza-se por uma série de questões apresentada ao respondente. Ele pode ser: questionário aberto, pouco ou não estruturado, ou fechado, estruturado”.
A estrutura de questionário aplicado por essa pesquisa foi do tipo fechado. Foi tomado como base o questionário aplicado por Holanda em seu trabalho (2010, Sistema de informação de custos na administração pública federal: uma política de Estado) e também o trabalho de Serra (2008, Modelo aberto de gestão para resultados no setor público). O mesmo foi aplicado em todos os campi descritos acima, in loco, para as seguintes categorias de servidores: os diretores administrativos e os servidores ligados aos setores financeiro e contábil, com o intento de analisar tanto os sistemas contábeis, bem como conhecer suas funcionalidades e descobrir o grau de conhecimento dos referidos servidores sobre o sistema de custo.
Foi também usada a técnica da entrevista que, para Vergara (2013, p.52) “é o procedimento no qual você faz perguntas a alguém que oralmente lhe responde”. A entrevista aplicada foi focalizada (fechada), com o intuito de enfatizar um assunto a ser exposto na entrevista para obtenção dos dados; tomando como base, nesse aspecto, os instrumentos metodológicos de entrevistas realizados por Faria (2010).
Junto aos diretores administrativos, o objetivo foi esclarecer se eles observam as informações contábeis na tomada de decisão e se os mesmos possuem conhecimentos sobre os indicadores de desempenho de custo de suas unidades.
Posteriormente, após a coleta de dados procedeu-se a análise do caso na concepção do referencial teórico. A interpretação dos dados foi efetuada a partir dos elementos coletados, sendo organizados de acordo com os objetivos da pesquisa.
5 CENÁRIO ATUAL
Sobre o cenário atual de operacionalização da gestão do IFPB, de acordo com as informações dos diretores administrativos da instituição, não há um sistema contábil gerencial de custo para auxiliar os gestores na tomada de decisão, assim como não há indicadores de desempenhos, controle e planejamento mais contundente da gestão, bem como homogeneidade nas relações contábeis/administrativas para todas as unidades.
O que existe atualmente são instrumentos contábeis e financeiros obrigatórios para todas as unidades da federação como o Sistema Integrado de Administração Financeira (SIAFI), Compras NET e outros sistemas que compõem os setores orçamentário, financeiro e contábil.
Ressalva-se a iniciativa desenvolvida pelo Campus João Pessoa, unidade de maior representatividade orçamentária do Instituto, que desde o ano de 2011, publica trimestralmente Relatório Mensal de Execução e Controle. O instrumento busca dar conhecimento à Gestão da realidade contábil, patrimonial, orçamentária e financeira da Instituição, auxiliando na gestão dos recursos públicos com transparência e efetividade.
Outras ações do referido campus são destaque, a exemplo de ações pontuais que têm como maior desafio tentar aproximar as Demonstrações Contábeis à realidade da situação orçamentária, financeira e patrimonial da entidade; além da adequação ao "Novo de Modelo de Contabilidade Aplicada ao Setor Público", que tem como objetivo convergir as práticas de contabilidade vigentes aos padrões estabelecidos nas Normas Internacionais de Contabilidade Aplicadas ao Setor Público.
Apesar de serem iniciativas que podem auxiliar a tomada de decisões na unidade, as ações desenvolvidas pelos campi ainda são consideradas insuficientes, diante das diversas ferramentas de gestão propiciadas pelo Sistema de Custos, conforme visto anteriormente. Assim, a inserção de um sistema de custo no Instituto, auxiliaria, de forma mais precisa e educativa, o planejamento orçamentário e o controle e planejamento dos gastos públicos.
6 CENÁRIO PROPOSTO
Aqui, descreveremos o sistema particular de gestão a ser implantado ou proposto ao IFPB, com informações também detalhadas de sua forma de operacionalização.
De acordo com a Secretaria do Tesouro Nacional (STN), em relação à estrutura do sistema, foram realizados estudos preliminares pelo Serviço Federal de Processamento de Dados (Serpro) acerca dos pontos de integração nos sistemas estruturantes, com vistas à construção do armazém de informações (data warehouse) do Sistema de Informação de Custos e estudos acerca da metodologia de ajuste contábil, pela Coordenação-Geral de Contabilidade da União, da Secretaria do Tesouro Nacional.
Em março de 2010, a fase de homologação do sistema foi encerrada e as diretrizes de treinamento e capacitação dos usuários iniciadas. Durante esse ano, mais de 100 usuários, em todo país, foram capacitados a utilizar a ferramenta. (STN, 2015).
Conforme o STN, em 2011, a Gerência de Informação de Custos, responsável pela manutenção e pelo aperfeiçoamento do SIC, foi estabelecida na Secretaria do Tesouro Nacional. Em março de 2011, a Portaria nº 157 criou o Sistema de Custos do Governo Federal. Também foram criados, no âmbito dos ministérios, os Comitês de Análise e Validação das Informações de Custos.
Para a construção do Sistema de Custos foram consideradas as seguintes premissas de acordo com a Secretaria do Tesouro Nacional:
Os sistemas estruturantes Sistema Integrado de Administração Financeira (SIAFI), Sistema de Informações Gerenciais e Planejamento (SIGPLAN) e Sistema Integrado de Administração de Recursos Humanos (SIAPE) não foram alterados para a inclusão de dados não existentes nestes sistemas;
Foram considerados os dados da Administração Direta, Autarquias e Fundações que integram o sistema SIAPE;
No caso dos dados de pessoal, o nível de detalhamento dos dados será restrito à menor unidade fornecida pelo sistema SIAPE, sem identificação do funcionário; Os dados para efeito de apropriação de custo abrangem somente servidores ativos.
No entanto, os dados de inativos e pensionistas (aposentados e instituidor de pensão, respectivamente) foram carregados;
Não foi contemplada solução que permita fazer alocação de custos;
O acesso ao sistema é autorizado conforme níveis de acesso e perfis específicos. Segundo Martins e Rocha (1998), o conceito de custo contempla duas dimensões: a física e a monetária. A dimensão física dos custos refere-se à sua quantificação em termos de peso, volume, área, etc. No caso específico da União, a dimensão física pode ser expressa pelos produtos, programas e ações orçamentárias. Por sua vez, a dimensão monetária está relacionada à expressão econômico-financeira: reais, dólares, euros etc. O SIC foi estruturado para extrair os dados da dimensão monetária pelo SIAFI. Já a dimensão física pode ser obtida a partir de dados do SIGPLAN, do SIAPE e do próprio SIAFI dentre outros sistemas a que vir a integrar a contabilidade governamental.
A informação de custo é carregada inicialmente no momento das informações financeiras obtidas do SIAFI, especificamente no estágio da liquidação da despesa orçamentária, que mais se aproxima da informação de custo, sendo, portanto, a despesa liquidada o ponto de partida da informação que deve alimentar o sistema de custos.
Os ajustes contábeis são efetuados em dois momentos. No primeiro, o ajuste inicial consiste na identificação e carregamento de informações baseadas em contas contábeis que trazem a informação orçamentária e não orçamentária, ajustando-se por acréscimo ou exclusão dos valores, conforme conceitos de contabilidade de custos. A segunda etapa do ajuste consiste na exclusão de informações que estejam nas contas acima, mas que não compõem a informação de custo.
Figura 9 – Ajustes contábeis. Fonte: Holanda (2010).
A partir desse momento, se chega ao custo ideal e se começa a mensurar as ações do governo, sejam as atividades e os projetos, para uma melhor tomada de decisão, seja com o intuito de fazer a comparabilidade dos programas, para outras decisões.
Nesse instante, os órgãos setoriais, depois de terem chegado ao custo de suas unidades, devem encaminhar um relatório de custo, conforme o Art.3 da portaria Nº 716, de 24 de outubro de 2011:
Art.3º Compete aos Órgãos Setoriais do Sistema de Custos do Governo
Federal:
XIII – Elaborar os relatórios de análise de custos que deverão compor a Prestação de Contas do Presidente da República, conforme as orientações do Tribunal de Contas da União.
A orientação normativa Nº 01, de 17 de dezembro de 2015, dispõe sobre os procedimentos para elaboração dos relatórios de custos que irão compor a Prestação de Contas do Presidente da República – PCPR, para suas unidades gestoras.
O Anexo III dessa orientação normativa, transcrito e comentado abaixo, demostra como será realizada a avalição da gestão em relação a sua eficácia, eficiência e economicidade.
Cesta de Indicadores de Desempenho de Custos – medidas de desempenho do consumo de recursos (custos), mediante aproximações à realidade, sobre eficácia, eficiência e economicidade, evidenciadas no anexo III.
Os resultados dos indicadores são classificados em faixas de atingimento, sendo necessário que a classificação na primeira ou na última faixa apresente esclarecimentos sobre a situação objeto de análise.
O primeiro a ser analisado e o indicador de eficácia. De acordo com Paludo e Procopiuck (2014, p.15) “eficácia é o grau de alcance de metas, é uma medida de resultado utilizada para avaliar o desempenho da administração em curto prazo".
Eficácia: Execução Física Real / Execução Física Prevista (grifo nosso) Onde:
- Execução Física Real (Qtde Realizada (LOA)): quantidade realizada do produto da ação do orçamento do ano;
- Execução Física Prevista (Qtde Meta Atualizada): quantidade a ser realizada do produto da ação do orçamento do ano.
Resultado do indicador e faixas de atingimento: · < 0,5 – Ineficaz
· ≥ 0,5 < 1 – Eficácia contida · = 1 – Eficaz
· > 1 – Eficácia excedente
1ª Faixa – Ineficaz. Indica que não houve alcance das metas programadas, ou seja, os bens ou serviços não foram providos de acordo com o estabelecido no planejamento das ações.
2ª Faixa – Eficácia contida. Indica que houve tendência à eficácia, contida por fatores impeditivos ao cumprimento das metas programadas no período determinado.
3ª Faixa – Eficaz. Indica que as metas programadas foram alcançadas plenamente, evidenciando a capacidade de prover bens ou serviços de acordo com o estabelecido no planejamento das ações.
4ª Faixa – Eficácia excedente. Indica que o alcance das metas programadas excedeu as expectativas previstas no planejamento.
Próximo passo é calcular a eficiência da unidade. Para Paludo e Procopiuck(2014, p.15) é o uso racional e econômico dos insumos na produção de bens e serviços, é uma
relação entre insumo e produto. Insumo são recursos humanos e matérias necessários á obtenção de produto. Demostra a capacidade de transformação insumo em produto, respeitando a economicidade, a qualidade do tempo.
Eficiência: Gasto Unitário Previsto / Custo Unitário Real (grifo nosso) Onde:
- Gasto Unitário Previsto: equivale a razão entre o valor da dotação prevista no orçamento do ano acrescido de créditos adicionais (Valor Dotação Atual) e a quantidade a ser realizada (Qtde Meta Atualizada) do produto da ação do orçamento do ano.
- Custo Unitário Real: equivale a razão entre o custo total no ano (Custo (LOA+RAP)) e a quantidade total realizada (Qtde Realizada (LOA+RAP)) do produto da ação no ano.
Resultado do indicador e faixas de atingimento: – Ineficiente
≥ 0,5 ≤ 1 – Eficiência contida ≤ 1,5 – Eficiente
– Eficiência excedente
1ª Faixa – Ineficiente. Indica que não houve minimização dos custos ou maximização dos bens ou serviços providos, considerando a relação entre o custo unitário previsto e o custo unitário realizado em um determinado período de tempo.
2ª Faixa – Eficiência contida. Indica que houve tendência à eficiência, contida por fatores impeditivos da minimização dos custos ou da maximização dos bens ou serviços providos. 3ª Faixa – Eficiente. Indica que houve minimização dos custos ou maximização dos bens ou serviços providos no período de tempo determinado.
4ª Faixa – Eficiência excedente. Indica que houve minimização dos custos ou maximização dos bens ou serviços providos, reduzindo de forma excessiva a expectativa do custo unitário no período de tempo determinado.
Em seguida calcula-se a economicidade. Na opinião de Paludo e Procopiuck (2014,p.15) economicidade “é a minimização dos custos dos recursos utilizados na execução das ações, sem comprometer os padrões de qualidade. Demostra a capacidade de gerir adequadamente os recursos financeiros colocada o sua disposição”.
Economicidade: Custo Unitário Real do Período Anterior / Custo Unitário Real (grifo nosso) Onde:
- Custo Unitário Real do Período Anterior: equivale a razão entre o custo total do ano anterior (Custo (LOA+RAP)) e a quantidade total realizada (Qtde Realizada (LOA+RAP)) do produto da ação no ano anterior.
- Custo Unitário Real: equivale a razão entre o custo total no ano (Custo (LOA+RAP)) e a quantidade total realizada (Qtde Realizada (LOA+RAP)) do produto da ação no ano.
Resultado do indicador e faixas de atingimento:
· < 0,5 – sem economicidade
· ≥ 0,5 ≤ 1 – economicidade contida · > 1 ≤ 1,5 – Econômico
· > 1,5 – Economicidade excedente
1ª Faixa – Sem economicidade. Indica que não houve minimização dos custos incorridos em relação ao objeto de comparação (período de tempo anterior ou outro órgão/entidade afim). 2ª Faixa – Economicidade contida. Indica que houve tendência à economia, contida por fatores impeditivos da minimização dos custos incorridos.
3ª Faixa – Econômico. Indica que houve minimização dos custos incorridos, com gestão econômica dos recursos financeiros colocados à disposição do órgão ou entidade.
4ª Faixa – Economicidade excedente. Indica que houve minimização dos custos incorridos, mediante redução bastante significativa em relação ao objeto de comparação.
7 AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS
7.1 ANÁLISE DO SISTEMA CONTÁBIL COMO INSTRUMENTO DE TOMADA DE