O questionário online (Apêndice 1) foi realizado no período de 11 de setembro de 2017 a 23 de setembro de 2017 e obteve 92 respostas de gestores. Apesar de representar pouco mais de 7% do total de gestores, o resultado somado ao relatório extraído do SIGRH trouxe importantes dados para análise e sustentação do trabalho proposto.
Foi perguntado ao gestor se ele tinha as informações necessárias para atuar na gestão (Gráfico 11), 43% responderam ser suficiente e 1% muito suficiente, mas em termos de qualidade, era de se esperar que esse percentual fosse bem maior, próximo dos 100%. A opção nem suficiente nem insuficiente (34%) preocupa, pois como se trata de um questionário online, essa opção pode indicar que o respondente não tenha entendido a pergunta. De toda forma, 22% entenderam ser insuficientes e esse dado por si só já demonstra uma falha na comunicação.
Gráfico 11 - Informações necessárias para o exercício da gestão
Fonte: Questionário online.
Sobre o sentimento da segurança em usar o sistema para realizar os procedimentos de gestão de pessoas (Gráfico 12), 21% se disseram inseguros (em parte ou totalmente) e 8% nem seguro nem inseguro, o que aponta para uma situação de incerteza quanto ao sentimento de segurança.
0% 10% 20% 30% 40% 50% Muito Suficiente
Suficiente Nem Suficiente nem insuficiente Insuficiente Muito Insuficiente 1% 43% 34% 22% 0%
Gráfico 12 - Segurança em usar o sistema
Fonte: Questionário online
O gráfico que aborda a questão da terceirização das atividades de gestão mostrou algo que culturalmente existe na UFRN. Algumas atividades de responsabilidade do gestor acabam sendo repassadas a terceiros. Apenas 29% dos gestores afirmaram que executam totalmente as atividades de gestão.
As atividades de gestão de pessoas no SIGRH (marcação de férias, homologações, avaliação de desempenho, acompanhamento da frequência entre outros) são de responsabilidade do gestor e, quando foi perguntado sobre quem executa essas atividades no sistema (Gráfico 13), apenas 29% disseram executar totalmente, de alguma forma (conjunta ou não), os demais 71% são ajudados por outras pessoas. A questão que surge de posse desse resultado é: Como isso é possível? Repassando a senha que deve ser pessoal e intransferível? Essa informação já era conhecida, mas o questionário possibilitou sua confirmação.
Gráfico 13 - Execução das atividades de gestão
Fonte: Questionário online.
0% 10% 20% 30% 40% 50%
Totalmente Seguro Seguro em partes Nem seguro nem inseguro Inseguro em partes Totalmente inseguro Não responderam 20% 50% 8% 16% 5% 1% 0% 10% 20% 30% 40% 50% Totalmente pelo gestor
Em partes pelo gestor Em partes pelo gestor em partes por outra
pessoa
Em partes por outra pessoa Totalmente por outra pessoa
29% 40% 25%
2% 3%
Em outra questão foi perguntado aos gestores se todas as homologações no sistema necessárias para sua equipe (ocorrências, férias, capacitação, frequência, horário de trabalho) estavam sempre em dia (Gráfico 14). Apenas 37% dos gestores afirmaram que estavam em dia com as homologações, 53% disseram tentar deixar em dia, o que demonstra uma vontade em fazer seu trabalho como gestor de forma correta.
Apesar de apenas 7% afirmar que nunca estão em dia com as homologações, confrontando essa informação, foi extraído em fevereiro de 2018 um relatório de ausências e ocorrências de ponto eletrônico pendentes de autorização e observou-se que existem 4.541 registros pendentes. Desses, 2.095 são do ano 2018, 2.327 são do ano 2017 e 106 são do ano 2016, o restante das pendências (14) são anteriores ao ano 2016.
Gráfico 14 - Homologações em dia no sistema
Fonte: Questionário online.
Considerando o volume de atividades que o gestor acumula, foi perguntado se ele priorizava as operações no SIGRH (Gráfico 15), como por exemplo, a pendência de homologações ou preenchimento de avaliação.
Confrontando mais uma vez com a informação coletada do sistema, 46% dos gestores disseram priorizar totalmente, podendo supor que a resposta do questionário não corresponde a realidade. Alguns fatores podem ter levado a esse percentual:
1. O gestor não entendeu a pergunta;
2. Ele acredita estar em dia com as homologações e por isso afirma a priorização dada; 3. Ele não encontra claramente no sistema o que está pendente de homologação e deduz
que estar em dia, acreditando dessa maneira ter priorizado as operações no SIGRH; 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%
Completamente em dia Tento deixar em dia Nunca estão em dia Não sei como deixar em dia Não responderam 37% 53% 7% 1% 2%
4. O gestor não se preocupou em como responder ao questionário; 5. Outras questões.
Gráfico 15 - Priorização das ações de gestão no SIGRH
Fonte: Questionário online.
Sobre a forma de acesso ao sistema, foi perguntado ao gestor, como ele acessa o SIGRH para realizar suas atividades de gestão (Gráfico 16). Com um resultado preocupante, 10% responderam que não acessam ou não sabem acessar, fato que pode estar atrelado ao Gráfico 13, que traz a informação sobre a terceirização da atividade de gestão.
Gráfico 16 - Acesso no SIGRH
Fonte: Questionário online.
46% 39% 12% 2% 0% 1% 0% 10% 20% 30% 40% 50% Priorizo totalmente Priorizo em partes Nem priorizo nem rejeito Rejeito em partes Rejeito totalmente Não responderam
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% Portal do servidor, aba chefia da
unidade
Portal chefia da unidade Não sei acessar Não acesso Não responderam 73% 16% 2% 8% 1%
Ainda sobre como os gestores acessam o SIGRH para realizar suas atividades de gestão, 16% disseram ser pelo Portal Chefia da Unidade. Em outra pergunta foi questionado se eles conheciam o Portal Chefia da Unidade no SIGRH (Gráfico 17), 33% responderam desconhecer em parte ou totalmente e 12% nem conhecer nem desconhecer. Esses percentuais altos refletem problemas de facilidade de acesso, uma vez que nem todos os gestores possuem o acesso ao portal, e também para a usabilidade, uma vez que nem todos sabem o caminho para acessar o portal.
Gráfico 17 - Sobre conhecer o portal chefia da unidade
Fonte: Questionário online.
No final do questionário (Gráfico 18), 58% dos gestores se disponibilizaram a participar da 2ª fase da pesquisa. Esse dado demonstra o interesse e a atenção que os gestores depositam nesse estudo.
Gráfico 18 - Disponibilidade em Participar da 2ª Fase da Pesquisa
Fonte: Questionário online.
O questionário online aconteceu em setembro de 2017 e, em novembro de 2017 foi feita uma solicitação de dados juntos à SINFO por meio do chamado número 131352. O objetivo dessa solicitação foi investigar a quantidade de acesso aos portais dos gestores e
0% 10% 20% 30% 40% 50% Conheço totalmente
Conheço em parte Nem conheço nem desconheço Desconheço em parte Desconheço totalmente 11% 45% 12% 9% 24%
Sobre conhecer o portal chefia da
unidade
Sim 58% Não
confrontar com a quantidade de gestores que possuem esse acesso e dessa forma compreender como as funcionalidades estão sendo utilizadas.
Em janeiro de 2018 a SINFO retornou como os dados que segue abaixo:
Tabela 6 - Retorno dos Dados sobre Acesso aos Portais
Quantos usuários tem acesso ao Portal do Gestor?
Resposta da SINFO 8 usuários Análise da
Informação
Um grupo bem restrito. Em um universo de 1.336 gestores, oito gestores representa 0,6%.
Quantos usuários tem acesso ao Portal Chefia da Unidade?
Resposta da SINFO 271 usuários
Análise da Informação
Existem 264 gestores de unidade na UFRN, esse é o grupo que possui acesso a esse portal de forma automática pela função cadastrada. Mas é possível atribuir um papel de acesso pelo sistema possibilitando que outros usuários, mesmo sem designação, fiquem com esse acesso. Esse cadastro é feito e controlado exclusivamente pela SINFO.
Quantos usuários acessaram o Portal Chefia da Unidade em Outubro dos anos 2015, 2016 e em 2017? Resposta da SINFO 2015: 0 2016: 26 2017: 66 Análise da Informação
Dos 271 gestores que possuem esse acesso, apenas 66 acessaram em 2017, representando 24%. Em 2016 esse percentual foi ainda menor, 9,5% e em 2015, 0%.
Algumas reflexões:
1. Não acessa porque não conhece
2. Não acessa porque não sabe o caminho para acessar
3. Não acessa porque apesar de saber o caminho não acha ele tão simples (hoje não existe atalho)
anos, talvez atrelado pela divulgação e expansão de cursos de capacitação voltados para o SIGRH.
Quantos usuários acessaram o Portal do Gestor em Outubro dos anos 2015, 2016 e em 2017?
Resposta da SINFO 2015: 0 2016: 0 2017: 0 Análise da Informação
A análise foi feita em apenas um mês de cada ano, mas de toda maneira, fica claro que o portal é pouco usado, talvez por ter poucas funcionalidades (apenas relatórios) e poucos gestores terem acesso.
Quantos usuários acessaram na aba chefia da unidade, a operação (portal do servidor > chefia da unidade > homologação de frequência > homologar frequência) em Outubro dos anos 2015, 2016 e em 2017? Resposta da SINFO 2015: 0 2016: 8 2017: 90 Análise da Informação
Os 264 gestores de unidades deveriam acessar essa funcionalidade todo mês para homologar a frequência da sua unidade. Em 2017 foi implantado o ponto eletrônico na UFRN, talvez por isso a quantidade de acesso tenha sido maior. Mas, 90 usuários representam apenas 34% dos gestores, os demais 66% não homologaram sua frequência no mês de outubro? Provavelmente não.
Fonte: Elaboração própria.
De acordo com os dados obtidos por meio da Análise dos Logs, pode-se perceber que existe uma deficiência nos gestores da UFRN, em relação ao uso do SIGRH e essa deficiência está associada a falhas na usabilidade e na facilidade de acesso. Seja por falta de clareza, de interesse, ou por dificuldade em utilizá-lo.
Por outro lado, a pesquisa apontou que existe uma vontade nos gestores de querer aprender e se aprofundar no uso dos sistemas.