Após as Avaliações Cooperativas foi realizado um fechamento das sugestões e ideias surgidas nos encontros (Tabela 7). A proposta foi apresentar a lista de recomendações juntamente com o protótipo de algumas telas, aliando o contexto do projeto, às proposições e desenhando uma solução. Os julgamentos que não foram realizados nas fases anteriores, sobre viabilidade da solução, foram considerados neste momento.
Tabela 7 - Resumo do Resultado da Avaliação Cooperativa 1. Repasse da senha de acesso ao sistema que deve ser pessoal e intransferível
Análise da Informação
Algumas atribuições dadas exclusivamente aos gestores são executadas por outras pessoas como prática comum. A terceirização de algumas atividades já existe culturalmente nas unidades. É preciso repensar o que de fato é exclusivo do gestor e o que pode ser delegado. O acesso devido às funcionalidades diminuiria o repasse da senha para terceiros, uma vez que o servidor (devidamente autorizado) passaria a executar as atividades na sua própria senha. Sobre os usuários que são secretários de unidade o registro de muitos deles estão errados no sistema. Esses usuários precisam ter duas designações cadastradas: uma como chefe da unidade secretaria, para poder responder pela unidade e pelos servidores localizados nela, e uma outra como secretário da unidade maior para que o sistema permita que ele auxilie o gestor da unidade com as atividades no SIGRH usando sua própria senha.
Referência
Benyon (2011): As pessoas são excluídas do acesso aos sistemas interativos dentre outros, por questões culturais. São feitas suposições inadequadas sobre como as pessoas trabalham e organizam a vida.
2. Excesso de funcionalidades que não são usadas
Informação funcionalidades que de fato são úteis e necessárias ao exercício da gestão.
Referência
Nielsen e Loranger (2007): a usabilidade é um atributo de qualidade relacionado à facilidade de usar algo. Mais especificamente, refere-se à rapidez com que usuários podem aprender a usar alguma coisa, a eficiência deles ao usá-la, o quanto lembram daquilo, seu grau de propensão a erros e o quanto gostam de utilizá-la. Se as pessoas não puderem ou não utilizarem um recurso, ele pode muito bem não existir.
3. Uma mesma funcionalidade pode ser acessada por mais de um caminho
Análise da Informação
O gestor fica confuso e inseguro sobre qual o caminho correto e muitas vezes, na dúvida, deixa de executar a operação. Pela falta de tempo e pelo acúmulo de atribuições, o gestor vai deixando para depois o que não consegue resolver imediatamente, acarretando atrasos.
Referência
Nielsen e Loranger (2007): é melhor apresentar claramente algo em um único lugar. Reduzir a redundância minimiza a poluição, facilitando a localização das informações.
4. Não é tão claro o espaço destinado às atividades dos gestores
5. O Portal Chefia da Unidade ainda é pouco usado e pode ajudar o gestor a enxergar mais claramente suas atividades de gestão no SIGRH
Análise da Informação
Um portal exclusivo para gestores ajudaria ao gestor enxergar quais as atividades que são de sua responsabilidade como gestor e quais aguardam um comando seu. Misturar esse espaço com as funcionalidades pessoais confunde esse entendimento.
Referência
Norman (2006): O termo affordances (do inglês afford, propiciar) se refere às propriedades percebidas e reais de um objeto, principalmente as propriedades fundamentais que determinam de que maneira o objeto poderia ser usado. O mau design permite que ocorra qualquer tipo de falsa causalidade.
Santa Rosa, Pereira Júnior e Lameira (2016): Um entendimento claro das possibilidades de affordance deve ser a plataforma de início para o bom design. Benyon (2011): É importante garantir que as coisas sejam visíveis, de forma que as pessoas possam ver quais as funções estão disponíveis e o que o sistema está fazendo atualmente.
6. Algumas informações disponíveis não são usadas por possivelmente não estarem de fácil acesso
Análise da Informação
A poluição é tão grande que funcionalidades importantes deixam de ser usadas e conhecidas.
Referência
Nielsen e Loranger (2007): com níveis demais, torna-se um problema de navegação por si só encontrar a opção desejada nos submenus que constantemente se expandem e se ocultam.
7. Os gestores sentem uma sobrecarga de atividades a serem realizadas no sistema
Análise da Informação
A forma como aparecem as funcionalidades gera esse sentimento de que tem muito a ser feito. Uma organização tornaria o sistema mais agradável, além da descentralização das operações que ajudaria a resolver o problema de repasse de senha que gera a falha na facilidade de acesso.
Referência
Santa Rosa e Moraes (2012a): o problema principal dos websites é que as pessoas não encontram o que precisam, e acabam desistindo da tarefa. “Há muitos casos que isso acontece não apenas por problemas da usabilidade, mas por falhas em sua Arquitetura da Informação”.
8. Gestores de unidades (Diretores e Pró-Reitores) têm acesso a servidores lotados em unidades hierarquicamente abaixo
Análise da Informação
De fato, pelo nível da hierarquia que ocupam, alguns gestores devem ter acesso a outras unidades. Contudo, por padrão, o sistema deveria trazer apenas os servidores sob sua responsabilidade direta, possibilitando, alterar a unidade ou incluir outras, caso o gestor assim precise.
Referência
Nielsen e Loranger (2007): Os problemas de usabilidade não são a causa direta de uma falha na tarefa ainda podem prejudicar de várias maneiras seu negócio. Irritar os usuários constantemente com problemas como baixa legibilidade consequentemente fará com que eles gostem menos do seu portal.
9. Centralização de funcionalidades - assim como as férias, as inscrições para atividades de capacitação são autorizadas apenas pelos Gestores de Unidades, os Gestores Comuns (chefia imediata) não tem esse acesso
Análise da Informação
É uma questão cultural que algumas atividades no sistema que são exclusivas de gestores de uma hierarquia maior, na prática são feitas pelos gestores imediatos. É necessário adequar o sistema a essa realidade, possibilitando os acessos devidos a quem de fato é responsável pelo controle do processo. Evitando o repasse da senha de acesso ao sistema e a burocratização dos processos.
Referência
Benyon (2011): A Acessibilidade diz respeito à remoção de barreiras que, de outra forma, excluiriam totalmente algumas pessoas de usar o sistema. A usabilidade refere-se à qualidade da interação em termos de parâmetros, como o tempo consumido na realização de tarefas, o número de erros cometidos e o tempo necessário para tornar um usuário competente. Evidentemente um sistema precisa ser acessível antes de ser usável.
10. Novo layout da avaliação de desempenho
Análise da Informação
A avaliação de desempenho ganhou um layout completamente diferente do sistema atual, inclusive nas cores. Não há duvidas que melhorou em relação ao modelo anterior. Porém, o servidor ficou confuso, considerando que ele já estava acostumado com o modelo anterior e esse novo requereu mais atenção sua (que ele nem sempre consegue dispor pela dinâmica do seu trabalho). Talvez a falha tenha sido na ausência de explicação na própria tela.
Um dado apresentado pelo questionário on-line diz respeito ao acesso às informações necessárias para atuar na gestão, 22% dos gestores entenderam ser insuficientes as informações. Esse problema pode gerar insatisfação do usuário que precisa da informação e pode ser resolvido incorporando ao desenvolvimento do sistema, como prática, a criação de links para breves tutoriais explicativos.
Referência
Nielsen e Loranger (2007): Quando a navegação muda drasticamente de uma página para outra, as pessoas precisam desviar sua atenção do uso do site para descobrir como utilizá-la.
Fonte: Elaboração própria.
Embasado nos resultados atingidos durante pesquisa, elaborou-se uma lista de recomendações, resultado das técnicas de imersão e Avaliação Cooperativa, para o acesso dos gestores no SIGRH, com destaque no reconhecimento de falhas na usabilidade e na facilidade de acesso. Para sintetizar as recomendações, foi criado um infográfico ilustrado na Figura 26.
Figura 26 - Infográfico das Recomendações
Fonte: Elaboração própria.
A organização dessa solução final será em forma de lista de recomendações (Tabela 8) para ser enviado a PROGESP, como interessado direto na temática para que possa incluir em suas demandas de solicitação esse aprimoramento do SIGRH, e para a SINFO, como responsável pela melhoria do SIGRH para providências. Mais uma vez é importante acrescentar que alguns pontos necessitam de reflexão e discussão sobre normas antes da efetivação no sistema.
Tabela 8 - Lista de Recomendações LISTA DE RECOMENDAÇÕES
1 Criar nova ocorrência de ponto eletrônico para a atividade de preceptoria nos hospitais universitários.
2 Criar botões de acesso rápido para os portais e os sistemas. 3 Layout mais atrativo no Portal Chefia da Unidade
4 Permitir que qualquer gestor possa homologar férias e inscrição de capacitação dos servidores subordinados diretamente a ele.
5 Agrupar todos os relatórios em um mesmo lugar facilitando a busca por um relatório e ampliando o conhecimento sobre todos os relatórios disponíveis.
6 Retirar da aba Chefia da Unidade as duplicidades nas operações.
7 Atualizar o Portal Chefia da Unidade com as operações que estão no Portal do Servidor na aba Chefia da Unidade.
8
Ao logar no sistema, caso o usuário seja Chefe de Unidade, direcionar o usuário para o Portal Chefia da Unidade. Assim, sempre que entrar no SIGRH o gestor visualizará primeiramente suas atividades como gestor.
9
Verificar se as consultas existentes no Portal do Gestor estão disponíveis em algum outro lugar, caso não estejam, acrescentar nos módulos pertinentes e depois excluir o Portal do Gestor.
10 Renomear o Portal Chefia da Unidade com o nome Portal do Gestor
11
Permitir que todo e qualquer gestor tenha acesso ao Portal do Gestor, mas que apareça para ele apenas as operações pertinentes ao seu perfil de gestor, como já ocorre no Portal do Servidor na aba Chefia da Unidade
12
Ao logar no sistema, caso o usuário seja gestor, direcionar o usuário para o Portal do Gestor. Assim, sempre que entrar no SIGRH o gestor visualizará primeiramente suas atividades como gestor.
13
Incluir filtro de unidade de exercício e localização nas telas de Homologar
Ocorrências/Ausências do Servidor. Caso seja um Gestor de Unidade, trazer marcada a unidade do gestor na unidade de exercício, caso seja um Gestor Comum, trazer a unidade de localização marcada com a sua unidade.
14 Incluir filtro de unidade de lotação e exercício nas telas de gerar o relatório de horário de trabalho por turno.
15
Incluir nas telas da Avaliação de Desempenho link para pequenos vídeos e/ou arquivos tutoriais, por exemplo: “como cadastrar processos de trabalho” ou “tire aqui sua dúvida”. Usar essa mesma prática para as novas funcionalidades e traçar estratégia para incluir nas outras funcionalidades já existentes priorizando as mais acessadas.
16 No espaço destinado a “Notícias” que aparece nos Portais, exibir apenas o título como link para, caso o gestor deseje, clicar e saber a notícia completa.
17
Solicitar à DAP, Diretoria de Administração de Pessoal, que é vinculado à PROGESP, para conferir e atualizar as designações para as secretarias que precisam estar como chefes da unidade secretaria e secretário(a) da unidade hierarquicamente superior.
É possível que a implementação dessas recomendações traga melhorias significativas para a atividade dos gestores no âmbito da gestão de pessoas na UFRN. A pretensão é estimular um redesign da interface do Portal do Gestor com vistas à correção das falhas de usabilidade e facilidade de acesso.
A lista de recomendações foi organizada de maneira a possibilitar a implementação das soluções de modo escalonada, por etapa. Todavia muitas das recomendações requerem discussões sobre normas que estão em vigor, devendo antecipadamente serem revistas para que possam ser providenciadas no SIGRH.
De acordo com Brinck, Gergle e Wood (2002, apud SANTA ROSA; MORAES, 2012a, p. 111), à proporção que o avaliador lista os problemas, deve priorizá-los para determinar qual tratar primeiro (alguns podem não ser fáceis de consertar, outros podem simplesmente representar trabalho em demasia e não compensar. Por essa razão, a avaliação técnica (legal e operacional) da lista de recomendações deve ser analisada pela PROGESP e pela SINFO.
Algumas recomendações sugeridas na Tabela 8 precisam ser detalhadas, conforme abaixo:
Nova ocorrência de ponto eletrônico
As ocorrências de ponto eletrônico para os técnicos administrativos podem ser cadastradas no SIGRH pelo próprio servidor ou pelo seu gestor. Essas ocorrências são justificativas para horas trabalhadas que não foram computadas no sistema.
Nos hospitais universitários, alguns servidores técnicos realizam acompanhamentos dos alunos da residência médica ou multidisciplinar, essa é a atividade chamada de preceptoria. Na lista de ocorrências/ausências (Figura 27), que podem ser cadastradas no SIGRH, não consta a preceptoria.
Figura 27 - Lista de Ocorrências/Ausências
Fonte: Portal do SIGRH (2018).
Botões de acesso rápido para os portais e os sistemas
É possível alternar de um sistema para outro sem precisar logar novamente, isso porque os sistemas são integrados e o acesso (login e senha) é único para qualquer um dos sistemas.
Em cada sistema existem os portais disponíveis para acesso a depender do nível de permissão de cada usuário. Para acessar outro sistema, ou para acessar um determinado portal, é preciso clicar no botão “Módulos” (Figura 28), mas isso não é intuitivo e é um dos motivos de muitos usuários desconhecerem os portais e continuarem logando novamente para acessar outro sistema.
Figura 28 - Acesso aos Módulos do SIGRH
Fonte: Portal do SIGRH (2018).
A sugestão é desmembrar o botão de módulos em Módulos, Portais e Outros Sistemas (Figura 29) e acrescentar nos portais, no menu lateral, superior ou inferior, links de acesso rápido (Figura 30) para os portais que o usuário tenha acesso e para os outros dois principais sistemas. Caso o usuário esteja no SIGRH, os links serão do SIGAA e do SIPAC. Essa proposta deve ser incluída não apenas no Portal do Servidor, mas também nos demais portais do SIGRH.
Figura 29 - Botão de Portais e Outros Sistemas
Fonte: Adaptado do Portal do SIGRH (2018).
Figura 30 - Links de Acesso Rápidos para Portais e Sistemas
Fonte: Adaptado do Portal do SIGRH (2018).
Duplicidades nas operações
É preciso a SINFO analisar todas as operações para saber quais de fato são duplicadas na aba Chefia da Unidade (Figura 31).
Figura 31 - Aba Chefia da Unidade
Fonte: Portal do SIGRH (2018).
O estudo já apontou algumas questões relacionadas a reorganização desses itens a fim de melhorar sua usabilidade. É preciso retirar: Escalas de Trabalho, Homologação de Frequência, Homologação de Ponto Eletrônico e Horário de Trabalho; e criar: Escala e Horário de Trabalho, Frequência e Ponto Eletrônico e Relatórios.
Ademais, as operações disponíveis nos itens Escalas de Trabalho e Horário de Trabalho devem ser organizadas em um único item, assim como as operações de Homologação de Frequência e Homologação de Ponto Eletrônico. Conquanto, tudo que tratar- se de homologação em si, deve ir para o item Homologações, assim como todo e qualquer relatório deve estar dentro do item Relatório.
5.2 CONSIDERAÇÕES
Existe muito espaço para inovação no setor público, e essa inovação se faz necessária considerando que se tem um grande número de pessoas que usam seus serviços ou atuam nele, direta ou indiretamente. Os efeitos de uma mudança em escala serão fortemente sentidos.
Claramente existem muitas falhas e lacunas na entrega dos serviços públicos para a população e aplicar ideias criativas e inovadores para resolver esses problemas ajudaria a
tornar a gestão mais eficiente. Atrelado às práticas inovadoras e criativas, está o preparo do gestor para lidar com o novo modelo de gestão.
Um dos levantamentos da pesquisa foi a escolaridade dos gestores. Os docentes que são gestores, pela própria natureza da atividade e exigência do cargo já era esperando o alto índice de doutores (89%). O interessante foi analisar o técnico administrativo, em sua maioria ocupando cargo de nível médio ou fundamental mas com formação em especialização, mestrado ou doutorado (73,8%).
Embora o levantamento feito dos cursos de capacitação ofertados pela UFRN para seus gestores apontem um baixo índice de conclusão, é notório que existe um grande investimento em capacitação para gestores na UFRN e o mais importante, existe interesse dos gestores em buscar esse conhecimento. A Coordenadoria de Capacitação e Educação Profissional e a Assessoria Técnica da PROGESP estão elaborando um estudo para propor soluções para essa questão.
Em 2018, a UFRN completará 60 anos, considerando sua idade, o gestor da UFRN é um servidor recente, mais da metade dos gestores estão na UFRN a menos de 10 anos. Esse dado é reflexo do Programa de Apoio a Planos de Reestruturação e Expansão das Universidades Federais (Reuni) que trouxe a expansão do ensino superior e renovação do quadro de pessoal das universidades federais de 2008 a 2011.
Esses perfis dos gestores somados às políticas de incentivo a capacitação, posicionam os gestores em uma situação favorável para o aprendizado, preparando-os para as mudanças nos procedimentos e para a nova realidade da gestão pública. É possível fazer uma gestão melhor, usando a mesma estrutura, conhecendo os processos e estimulando práticas de criatividade e inovação. “Para ser criativo, um lugar não precisa ser maluco, e cêntrico e localizado no norte da Califórnia. O pré-requisito é um ambiente – social e espacial – em que as pessoas saibam que podem fazer experimentos, assumir riscos e explorar todas as suas aptidões” (BROWN, 2010, p. 30).
A grande inovação proposta na pesquisa está em construir uma solução de maneira conjunta, envolvendo seus usuários, permitindo um olhar múltiplo sobre o problema. A proposta é implantar essa estratégia como prática na PROGESP. É comum, nos sistema integrados, as soluções não atenderem plenamente a real necessidade, pois foi construída de forma separada e não houve a imersão no problema. A participação do usuário além de promover a aproximação com a equipe de desenvolvimento e, consequentemente, o levantamento das necessidades e requisitos funcionais mais detalhados nas fases iniciais do
projeto, reduz erros de interpretação e entendimento pelos desenvolvedores (SANTA ROSA; MORAES, 2012a, p. 20).
No percurso da construção desse projeto, em cada etapa da pesquisa, ficava mais evidente a relevância da participação dos usuários envolvidos no processo de construção da proposta apresentada. Sem dúvidas, enriqueceu a abordagem e possibilitou a criação de uma lista de recomendações conivente com a necessidade dos usuários.
Por meio do envolvimento do usuário, é possível melhorar a qualidade do sistema (já que é possível identificar com mais clareza e precisão suas necessidades), evitar a implementação de funções de sistema que sejam dispendiosas e sem utilidade, melhorar o nível de aceitação do sistema, alem de propiciar um uso mais efetivo (através de melhor entendimento do sistema pelos usuários) (NIELSEN, 1993 apud SANTA ROSA; MORAES, 2012b, p. 21).
Doravante a pesquisa apresenta propostas para o gestor desenvolver suas atividades e obrigações no sistema de maneira mais prática e menos confusa, corrigindo as falhas de usabilidade e facilidade de acesso.
Com tantas outras atribuições e considerando o alto índice de rotatividade, tudo o que o gestor não precisa é de um sistema com suas atribuições descentralizadas, como está atualmente. Com a proposta implementada, o gestor poderá entrar no sistema e facilmente enxergar o que deve ser feito.
Essa facilidade de acesso ao sistema trará uma satisfação para os usuários gestores, além de eficiência e efetividade no exercício da gestão, estamos falando de usabilidade.
A usabilidade do sistema deve ser considerada no desenvolvimento da solução, em termos funcionais-humanos, de ser usado com facilidade e eficácia pelos gestores, fornecendo-lhes suporte necessário (SANTA ROSA; MORAES, 2012b, p.16).
Por fim, considerando que hoje os sistema são utilizados por vinte e quatro instituições por meio de um acordo de cooperação para uso dos sistemas, espera-se que a implementação dessa pesquisa traga benefícios em escala nacional.
5.3 LIMITAÇÕES DO ESTUDO
A motivação desse estudo surgiu pela natureza do trabalho que a pesquisadora exerce. Hoje, estando responsável pela assessoria técnica de sistemas da Pró-reitoria de Gestão de Pessoas, a pesquisadora tem contato com vários gestores e usuários do SIGRH.
Os sistemas da UFRN cresceram em uma velocidade maior que a capacidade de organização e otimização de suas funcionalidades. É comum lidar com problemas originados do passado, como um dado armazenado da forma errada ou funcionalidades nada usuais.
Um dos desafios quando se imaginou trabalhar o sistema para os gestores foi como entender as necessidades de um grupo de usuário tão misto, com perspectivas, áreas de atuação, pensamentos e estilos de gestão tão diferentes.
A decisão pelo uso do questionário online buscou atingir o máximo de gestores