4 Síntese e suporte ao instrumento desenvolvido
5.3 Técnicas de investigação
6.2.1 Análise das respostas obtidas no survey – Associações de Municípios
Qual área em que exerce a sua função? Qual a função que exerce?
A estas questões obtivemos resposta de 54 dos inquiridos, representando 91,5% do total. Apenas 5 dos colaboradores não quiseram indicar a área de atividade e a função que desempenha.
Clarificação da Estratégia Organizacional
1.A. Antes da aplicação da metodologia Mlearn, até que ponto a estratégia organizacional era formalizada, documentada e comunicada a todos os níveis hierárquicos da organização?
A maior parte dos colaboradores – aproximadamente 45% - escolheu a opção de resposta 1: “A estratégia organizacional não estava formalizada”.
1.B. Considera que tem agora uma perceção de como a organização deve mudar para que a estratégia organizacional seja formalizada, documentada e comunicada a todos os níveis hierárquicos da organização?
A maior parte dos colaboradores – aproximadamente 48% - escolheu a opção de resposta 4: “Sim, tenho uma boa perceção”.
Complemente a sua resposta com as observações que entender pertinentes:
o “A estratégia organizacional está, obviamente documentada, mas corresponde a uma obrigação restrita ao papel. Esta, intuitivamente, é aplicada, resultando, desta forma, uma organização orgânica com três vetores: O regulamento intuitivamente aplicado, as vontades do executivo e as perturbações de alguns que desejam tirar proveito de uma estratégia (não) organizacional não comunicada a todos.”
o “A implementação da estratégia está condicionada pela cultura organizacional e pelo modelo de governação da autarquia local.”
o “Uma câmara é uma estrutura complexa e comunicação entre todos os setores é fundamental para que se possa planear, executar e avaliar os vários procedimentos que acontecem todos os dias.”
o “Considero que os objetivos estratégicos devem ser de definidos com clareza e metas. Sendo fundamental existir indicadores fiáveis e rigorosos para monitorizar os resultados, de preferência trimestral, semestral e anal. O envolvimento de toda a estrutura organizacional é fundamental, a liderança e melhoria contínua é muito importante. Cabe aos políticos e dirigentes incrementar novas mudanças de
liderança e motivar com congruência e exemplo as organizações. Só assim haverá excelência nas organizações.”
o “A estratégia só será possível se a informática tiver ferramentas para o efeito.”
2.A. Antes da aplicação da metodologia Mlearn, tinha uma perfeita noção dos conceitos de objetivo, indicador e meta organizacional?
A maior parte dos colaboradores – aproximadamente 39% - escolheu a opção de resposta 3: “Tinha uma pequena noção”.
2.B. Considera que tem agora uma perfeita noção dos conceitos de objetivo, indicador e meta organizacional?
A maior parte dos colaboradores – aproximadamente 39% - escolheu a opção de resposta 5: “Tenho uma noção perfeita da definição de objetivo, indicador e meta organizacional”.
Complemente a sua resposta com as observações que entender pertinentes: Nada a registar.
3.A. Antes da aplicação da metodologia Mlearn, até que ponto estavam definidos, documentados, monitorizados e comunicados os objetivos, indicadores e metas organizacionais?
A maior parte dos colaboradores escolheu a opção de resposta 1 – “Não estavam definidos nenhuns”, com aproximadamente 29%, e a opção de resposta 2 – “Estavam definidos os objetivos mas não os indicadores nem as metas”, com aproximadamente 34%.
3.B. Considera que tem agora uma perceção de como a organização deve mudar para que sejam claramente definidos, documentados, monitorizados e comunicados os objetivos, indicadores e metas organizacionais?
A maior parte dos colaboradores – aproximadamente 42% – escolheu a opção de resposta 4: “Sim, tenho uma boa perceção.”
Complemente a sua resposta com as observações que entender pertinentes:
o “A minha resposta é em função de conhecimento adquirido tomando como referência a satisfação por parte do Munícipe, no caso, e o que se pretende atingir em termos de bem-estar da população em geral.”
o “Para que um organização melhor o seu funcionamento é muito importante ter definido os objetivos que quer atingir e ou melhorar, pelo que isso implica a definição de indicadores e metas organizacionais.”
o “É fundamental estar escrito e documentado os objetivos e metas para avaliar no final os resultados. A busca da melhoria contínua permitirá melhorar sempre e exigir mais ambição nos objetivos organizacionais.”
o “Antes da intervenção da Mlearn a definição de objetivos, indicadores e metas, não estava muito bem definida tendo por base a organização da estrutura orgânica do Município. Os objetivos eram definidos tendo em conta as funções do trabalhador não o objetivo final do Município.”
4.A. Antes da aplicação da metodologia Mlearn, até que ponto existia uma preocupação com a avaliação das necessidades dos stakeholders?
A maior parte dos colaboradores – aproximadamente 76% - escolheu a opção de resposta 1: “ Estavam identificados os stakeholders mas a sua satisfação era considerada apenas quando se manifestavam”.
4.B. Considera que tem agora uma perceção mais crítica de como a organização deve mudar para que exista uma preocupação com as necessidades dos stakeholders?
A maior parte dos colaboradores – aproximadamente 37% - escolheu a opção de resposta 4: “Sim, tenho uma boa perceção”.
o “As parcerias com os stakeholders são fundamentais para uma relação estratégica eficiente, eficaz e saudável, de forma a ter resultados.”
5.A. Antes da aplicação da metodologia Mlearn, com que frequência era possível identificar o que é que um determinado stakeholder ganha/ perde quando um determinado processo de negócio funciona bem/ mal?
A maior parte dos colaboradores – aproximadamente 48% - escolheu a opção de resposta 2: “ Raramente”.
5.B. Considera que tem agora uma perceção mais crítica de como a organização deve mudar para que seja possível identificar sempre o que é que um determinado stakeholder ganha/ perde quando um determinado processo de negócio funciona bem/ mal?
A maior parte dos colaboradores – aproximadamente 48% - escolheu a opção de resposta 4: “Sim, tenho uma boa perceção”.
Complemente a sua resposta com as observações que entender pertinentes:
o “A agilização dos processos e o papel que cada colaborador desempenha na organização é importante estar identificado e medir a sua eficiência.”
Orientação a processos
6.A. Antes da aplicação da metodologia Mlearn, até que ponto estavam identificados, definidos e documentados os processos?
A maior parte dos colaboradores – aproximadamente 44% - escolheu a opção de resposta 2: “Os processos principais estavam identificados e definidos”.
6.B. Considera que tem agora uma perceção mais crítica de como a organização deve mudar para que sejam claramente identificados, definidos e documentados os processos?
A maior parte dos colaboradores – aproximadamente 44% - escolheu a opção de resposta 4: “Sim, tenho uma boa perceção”.
Complemente a sua resposta com as observações que entender pertinentes:
o “A desmaterialização e workflow são tecnologias que permite agilização dos processos de forma a permitir o controlo e monitorizar com o início e fim do processo com prazo desejado. Assim, permite melhorar a satisfação dos stakeholders da organização.”
o “A metodologia proposta foi muito importante para mostrar a necessidade de identificação, definição e documentação dos processos e permitir-nos fundamentar perante executivo e colaboradores que esse é o caminho certo para melhorar o funcionamento da organização, ainda que algumas dessas tarefas pareçam redundantes.”
7.A. Antes da aplicação da metodologia Mlearn, que termos eram usados pelos funcionários quando se referiam ao seu trabalho ou quando comunicavam uns com os outros?
A maior parte dos colaboradores – aproximadamente 49% - escolheu a opção de resposta 1: “Os funcionários falavam sobre as suas tarefas e atividades”.
7.B. Considera que tem agora uma perceção mais crítica de como a organização deve mudar para que os termos usados pelos funcionários, quando se referem ao seu trabalho ou quando comunicam uns com os outros, tenham uma orientação a processos?
A maior parte dos colaboradores – aproximadamente 39% - escolheu a opção de resposta 4: “Sim, tenho uma boa perceção”.
Complemente a sua resposta com as observações que entender pertinentes:
o “Nesta divisão orgânica de serviços os funcionários sentiam-se e sentem-se parte integrante do processo. Corresponde a minha forma de estar: Todos por um e por todos, logo a responsabilidade de cada um faz parte de um todo e cada um poderá contribuir para a qualidade de resposta de todos, alertando internamente para qualquer deficiência encontrada.”
o “A comunicação é fundamental com todos os colaboradores no sentido de existir clareza e nitidez nos resultados a alcançar por todos.”
8.A. Antes da aplicação da metodologia Mlearn, até que ponto é que a execução dos processos era feita conforme a sua definição?
A maior parte dos colaboradores – aproximadamente 63% - escolheu a opção de resposta 2: “A execução dos processos desenrolava-se de acordo com as rotinas já estabelecidas.”.
8.B. Considera que tem agora uma perceção mais crítica de como a organização deve mudar para que a execução dos processos seja feita conforme a sua definição?
A maior parte dos colaboradores – aproximadamente 42% - escolheu a opção de resposta 4: “Sim, tenho uma boa perceção”.
Complemente a sua resposta com as observações que entender pertinentes:
o “Por norma os processo obedecem a rotinas. Por vezes estas não estão devidamente articuladas, entre diferentes serviços e com o executivo. Existem processo que dependem apenas da vontade do executivo e fogem à organização escrita (regulamento).”
o “Só definindo os processos documentalmente e monitorizados existirá rigor e melhoramentos nos prazos do processos.”
9.A. Antes da aplicação da metodologia Mlearn, que tipo de monitorização dos processos era efetuada?
A maior parte dos colaboradores – aproximadamente 44% - escolheu a opção de resposta 2: “Apenas se efetuava a monitorização relacionada com os funcionários e as atividades”.
9.B. Considera que tem agora uma perceção mais crítica de como a organização deve mudar para que os processos sejam monitorizados e otimizados continuamente?
A maior parte dos colaboradores – aproximadamente 46% - escolheu a opção de resposta 4: “Sim, tenho uma boa perceção”.
Complemente a sua resposta com as observações que entender pertinentes: o “A monotorização é incipiente.”
o “O reporte pelo menos, trimestral é fundamental para garantir resultados desejados.”
Definição da arquitetura organizacional
10.A. Antes da aplicação da metodologia Mlearn, até que ponto é que existia uma Arquitetura Organizacional clara, documentada e comunicada?
A maior parte dos colaboradores – aproximadamente 44% - escolheu a opção de resposta 1: “Estava formalizado apenas o organigrama da organização”.
10.B. Considera que tem agora uma perceção mais crítica de como a organização deve mudar para que exista uma Arquitetura Organizacional clara, documentada e comunicada?
A maior parte dos colaboradores escolheu a opção de resposta 3 – “Sim, tenho alguma perceção”, com aproximadamente 31%, e a opção de resposta 4 – “Sim, tenho uma boa perceção”, com aproximadamente 33%.
Complemente a sua resposta com as observações que entender pertinentes:
o “Depois... Depois da exposição Mlearn a organização em si, perdeu-se e destruiu algumas formas organizadas de estar, porque partiu para o fim, sem a essência. Logo... se não acordarem nunca atingirão a meta.”
o “Sim, a estrutura organizacional deve ser dinâmica.”
Definição das responsabilidades individuais
11.A. Antes da aplicação da metodologia Mlearn, até que ponto estavam identificadas, definidas e eram do conhecimento geral as responsabilidades individuais?
A maior parte dos colaboradores – aproximadamente 41% - escolheu a opção de resposta 2: “Algumas estavam identificadas, mas não definidas devidamente as suas fronteiras”.
11.B. Considera que tem agora uma perceção mais crítica de como a organização deve mudar para que sejam identificadas, definidas e do conhecimento geral as responsabilidades individuais?
A maior parte dos colaboradores – aproximadamente 41% - escolheu a opção de resposta 4: “Sim, tenho uma boa perceção”.
Complemente a sua resposta com as observações que entender pertinentes:
o “A aplicação do SIADAP é igual à sombra do sol da manha. As cotas do Siadap, matam a solidariedade do processo, entendido como um todo, onde todos colaboram.”
o “O papel de cada colaborador e chefia deve estar claramente definido.”
12.A. Antes da aplicação da metodologia Mlearn, com que frequência se conseguia apurar as responsabilidades relativamente a determinada atividade/ tarefa?
A maior parte dos colaboradores escolheu a opção de resposta 2 – “Raramente”, com aproximadamente 31%, e a opção de resposta 3 – “Algumas vezes”, com aproximadamente 36%.
12.B. Considera que tem agora uma perceção mais crítica de como a organização deve mudar para que seja sempre possível apurar as responsabilidades relativamente a determinada atividade/ tarefa?
A maior parte dos colaboradores – aproximadamente 49% - escolheu a opção de resposta 4: “Sim, tenho uma boa perceção”.
Complemente a sua resposta com as observações que entender pertinentes:
o “O papel de cada colaborador é fundamental para alcançar os resultados excelentes, para isso deve estar identificado as responsabilidades de cada um, até porque é
importante dar reconhecimento e premiar os colaboradores excelente, já deve o mesmo responsabilizar quem não tem os mesmos resultados, que pode ser através de um acompanhamento.”
o “A organização não está preparada para serem assumidas responsabilidades individuais por tarefas e os colaboradores veem a clara definição de responsabilidades individuais como algo que poderá prejudicar a organização. Ex: se A é responsável por aquele processo então B não atende o interessado no mesmo quando o A não está, o que resulta em prejuízo para o serviço.”
13.A. Antes da aplicação da metodologia Mlearn, com que frequência eram atribuídas tarefas a um colaborador, as quais não se enquadravam no âmbito das suas funções?
A maior parte dos colaboradores – aproximadamente 54% - escolheu a opção de resposta 3: “Algumas vezes”.
13.B. Considera que tem agora uma perceção mais crítica de como a organização deve mudar para evitar situações em que são atribuídas tarefas a um colaborador, as quais não se enquadrem no âmbito das suas funções?
A maior parte dos colaboradores – aproximadamente 45% - escolheu a opção de resposta 4: “Sim, tenho uma boa perceção”.
Complemente a sua resposta com as observações que entender pertinentes:
o “Por norma, faço as tarefas mais díspares. Eis um bombeiro que concebe e executa, quase todas as rotinas de um processo, principalmente quando mais ninguém sabe ou quer fazer.”
o “Depende das tarefas. Os colaboradores deverão estar abertos a exercer outras funções e tarefas que não se restrinjam apenas ao âmbito das funções que frequentemente exercerem.”
o “Deve ser incentivado aos colaboradores desempenhar as funções que gosta e que ambiciona melhorar, daí a excelente pessoal é muito importante, semear campões nas organizações para recolher resultados mais tarde. Isso só se consegue se todos
fazem o que realmente gostam e sentem a importância das suas funções na organização.”
Suporte das Tecnologias e Sistemas de Informação (TSI) face à Estratégia Organizacional
14.A. Antes da aplicação da metodologia Mlearn, até que ponto as Tecnologias e Sistemas de Informação (TSI) proporcionavam o devido suporte à execução dos processos?
A maior parte dos colaboradores escolheu a opção de resposta 1 – “Não existia nenhum suporte por parte das TSI”, com aproximadamente 21%, a opção de resposta 2 – “Existiam TSI para executar os processos, mas não eram utilizadas”, com aproximadamente 21%, e também a opção de resposta 4 – “Eram utilizadas TSI para executar os processos através das quais se conseguiam obter alguns resultados, sendo necessário, geralmente, proceder à realização de cálculos adicionais/ manuais”, com aproximadamente 36%.
14.B. Considera que tem agora uma perceção mais crítica sobre a organização e sobre a forma como deve mudar para que as Tecnologias e Sistemas de Informação (TSI) proporcionem o devido suporte à execução dos processos?
A maior parte dos colaboradores – aproximadamente 54% - escolheu a opção de resposta 4: “Sim, tenho uma boa perceção”.
Complemente a sua resposta com as observações que entender pertinentes:
o “As Tecnologias e Sistemas de Informação (TSI) são fundamental para qualquer organização garantir que determinados objetivos conduzam aos resultados desejados, medindo periodicamente as metas através dos indicadores.”
15.A. Antes da aplicação da metodologia Mlearn, até que ponto as Tecnologias e Sistemas de Informação (TSI) proporcionavam o devido suporte à monitorização dos processos?
A maior parte dos colaboradores escolheu a opção de resposta 1 – “Não existia nenhum suporte por parte das TSI”, com aproximadamente 23%, a opção de resposta 2 –
“Existiam TSI para monitorizar os processos, mas não eram utilizadas”, com aproximadamente 26%, e também a opção de resposta 4 – “Eram utilizadas TSI para monitorizar os processos através das quais se conseguiam obter alguns resultados, sendo necessário, geralmente, proceder à realização de cálculos adicionais/ manuais”, com aproximadamente 28%.
15.B. Considera que tem agora uma perceção mais crítica sobre a organização e sobre a forma como deve mudar para que as Tecnologias e Sistemas de Informação (TSI) proporcionem o devido suporte à monitorização dos processos?
A maior parte dos colaboradores – aproximadamente 51% - escolheu a opção de resposta 4: “Sim, tenho uma boa perceção”.
Complemente a sua resposta com as observações que entender pertinentes: Nada a registar.